Hướng đẫn trộn thư bằng Microsoft Word 2003

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ BẰNG MICROSOFT WORD XP hoặc MICROSOFT WORD 2003

I Giới thiệu :

Có bao giờ các quý giáo viên giấy khen học sinh trên máy vi tính bằng cách in em này xong xoá bỏ viết tên em khác vào rồi ra lệnh in tiếp, cứ làm như thế cho đến hết số học sinh của mình chưa? Làm như thế quả thật quá phiền phức Trong lúc đó chắc hẵn quý thầy cô nghĩ rằng nếu như mình đã có danh sách học sinh mình chỉ việc tạo một mẫu giấy khen rồi cho in tất cả các học sinh có trong danh sách mà không cần phải nhập lại tên Để giải quyết vấn đề này Microsoft Word cho ra một ứng dụng rất hay đó là Mail Merge (trộn thư).

II Chuẩn bị:

1 Một mẫu Giấy khen.

2 Danh sách học sinh (có thể bằng Word hoặc Excel) Nếu để ý chúng ta sẽ thấy 3 dấu ? trong thư mời, đó là 3 nơi chúng ta sẽ chèn 3 Field (trường) Họ và tên, Lớp vàDanh hiệu thi đua trong tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” vào.

Lưu ý trong quá trình thực hành chúng ta không nên để dấu ? này.

* Chú ý: Danh sách học sinh phải lưu với tên sao cho dễ nhớ, vì trong danh sách này chỉ có tên các field và mỗi một field có 1 dòng tiêu đề đại diện Không có tiêu đề cho cả bảng.

3 Thanh Mail Merge.

Theo mặc định thanh Mail Merge không tự động hiển thị sau khi cài đặt Do vậy muốn lấy được thanh Mail Merge thì vào Menu View -> Toolbars -> Mail Merge

Lúc này thanh Mail Merge sẽ xuất hiện như sau:

III Thực hiện:

* Nếu tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” còn mở thì nên lưu và đóng lại.

1 Click vào nút Open data Source để mở dữ liệu nguồn.

2 Cửa sổ Select Data Source xuất hiện Chọn nơi chứa tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN”và chọn tập tin đó

Nếu tập tin nguồn (tức là bảng “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” mà chúng ta đã chuẩn bị ở phần II) là Word thì chúng ta bỏ qua bước 3.

3 Sau khi chọn xong một cửa sổ: Select Table xuất hiện, chọn Sheet mà chúng ta chứa danh sách học sinh Xong OK để sang bước kế tiếp.

4 Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn mẫu tin và Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field.

Click chọn Field cần chèn (ví dụ: Họ và tên) và Click nút Insert Lúc này nút Cancel sẽ đổi thành nút Close Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Fields.

Tiếp tục đặt con trỏ chuột vào vị trí khác và Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field, Click chọn Field cần chèn, Click nút Insert và Click nút

Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field Cứ làm như thế cho đến hết các Field Sau khi chèn xong bức thư sẽ có hình dáng như thế này:

Đừng lo, chúng ta chỉ cần Click vào nút View Megre Data để xem kết quả:

5 Bây giờ chỉ cần Click Print là in bình thường Xong em này Click nút Next Record để sang em kế tiết và cho lệnh in (Click Print) cho đến hết.

* Với phương pháp này quý thầy cô chỉ cần click Next Recordrồi click Print cho đến hết mà không cần phải ngồi gõ từng têntừng em cho mệt.

Chúc thành công!