1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử Một tài liệu thông tin ghi lại, làm hay nhận trình triển khai, thực hay hoàn tất hoạt động cá nhân hay quan, tổ chức bao gồm nội dung, bối cảnh cấu trúc đủ để cung cấp chứng hoạt động Quan niệm bối cảnh gắn với môi trường tài liệu đó, chẳng hạn giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức tạo tài liệu có khía cạnh khái niệm bối cảnh tài liệu Thứ thông tin bối cảnh có chứa tài liệu (chữ ký quan chức thừa hành) Thứ hai mối quan hệ tài liệu tài liệu khác fond Và, thứ ba hoạt động mà tài liệu tạo Quan niệm cấu trúc gắn với câu hỏi tài liệu ghi lại nào, bao gồm việc sử dụng ký hiệu, cách xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v Đối với tài liệu điện tử việc phân định rõ ràng cấu trúc vật lý cấu trúc lô gic điều cần thiết Khái niệm tài liệu dùng không lệ thuộc vào thể loại (format) hay phương tiện ghi tin Các hệ thống lưu trữ tài liệu hay hệ thống quản lý tài liệu thiết lập để bảo quản tra tìm tài liệu theo cách thích hợp Hệ thống lưu trữ tài liệu hệ thống thông tin xây dựng nhằm mục đích bảo quản tra cứu tài liệu Hệ thống tổ chức để kiểm soát chức cụ thể việc tạo lập, bảo quản tiếp cận tra cứu sử dụng nhằm bảo vệ tính xác thực độ tin cậy tài liệu Như vậy, hệ thống công cụ để bảo quản tài liệu làm cho chúng sẵn sàng cho việc khai thác sử dụng Tuy nhiên, hệ thống lưu giữ tài liệu đồng thời phần bối cảnh tài liệu Hệ thống cung cấp thông tin bối cảnh có vai trò thiết yếu để “chứng minh” tính xác thực tài liệu cung cấp thông tin bối cảnh cần thiết cho việc hiểu nội dung Trong khái niệm “tài liệu” “hệ thống lưu trữ tài liệu” áp dụng chung cho tài liệu dạng số nét đặc sắc tài liệu điện tử có ảnh hưởng tới chiến lược phương pháp hữu hiệu quản lý bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Những đặc điểm giúp cho việc phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu giấy truyền thống, đồng thời, đòi hỏi phải áp dụng phương pháp việc thực thi số chức quản lý văn thư lưu trữ Vì vậy, cần phải hiểu rõ đặc điểm để nhận diện tài liệu điện tử quản lý chúng theo nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực Một tài liệu điện tử tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý máy tính kỹ thuật số Những đặc điểm phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu khác dạng truyền thống: - Việc ghi tin sử dụng ký hiệu Nội dung tài liệu truyền thống ghi phương tiện vật lý (giấy ) cách sử dụng ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v ) mà người tiếp cận (đọc) trực tiếp Tuy nhiên, nội dung tài liệu điện tử, ghi theo cách thức phương tiện vật lý (với mật độ cao thiết bị từ tính hay quang học) mà người tiếp cận (đọc) trực tiếp biểu diễn ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải giải mã Nói chung, tài liệu điện tử làm lưu lại, chuyển giao chuyển đổi từ dạng thức (format) người đọc sang đọc máy Phiên đọc máy phần thông tin ghi lại cấu thành tài liệu Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao chuyển đổi theo chiều ngược lại Do người đọc tài liệu điện tử vốn có nên điều định chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc phải theo tiêu kỹ thuật chúng sử dụng để chuyển đổi ban đầu Để đạt điều đòi hỏi người ta bảo quản an toàn tài liệu mà phải có phương tiện cần thiết (phần cứng phần mềm) để đọc tài liệu thực việc chuyển đổi cách xác với hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm mà ta nhìn thấy ghi lại - Sự liên kết nội dung phương tiện mang tin Nội dung tài liệu truyền thống ghi lại vật mang tin (giấy) tách rời khỏi phương tiện Nội dung tài liệu điện tử ghi lại phương tiện mang tin, nội dung buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên gốc) chuyển sang phương tiện lưu trữ khác (và thường dạng khác) tiếp cận tra cứu tiếp lạc hậu công nghệ buộc người ta phải làm Không tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử không gắn kết vĩnh viễn với phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể đó, khả xảy hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể Điều đặt vấn đề bổ sung việc bảo đảm trì tính xác thực độ tin cậy tài liệu - Những đặc điểm cấu trúc lôgic cấu trúc thực thể (vật lý) Cấu trúc tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng Cấu trúc phận tách rời văn giấy tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực tài liệu Cấu trúc thực thể tài liệu điện tử không diện thường xa lạ người sử dụng thông thường Tất nhiên, mà người làm tài liệu tạo lập hình kết cấu trúc phụ thuộc vào hệ thống máy tính (phần cứng phần mềm) vào chỗ trống lại thiết bị lưu trữ (đĩa cứng, đĩa mềm) Mỗi lần tài liệu chuyển sang thiết bị khác cấu trúc vật lý thay đổi Người sử dụng phải cần đến hệ thống máy tính có đủ khả truy nhập, tra tìm tài liệu vậy, phải có đủ khả để “đọc” cấu trúc vật lý Nhưng, ngoại trừ điều cấu trúc vật lý ý nghĩa không đáng quan tâm người sử dụng Nói tóm lại, tài liệu không phụ thuộc vào ghi tin vật lý cụ thể Khi mà cấu trúc vật lý tài liệu điện tử thay đổi không hữu có vai trò trường hợp tài liệu truyền thống Vì vậy, cần phải có cấu trúc lô gic để nhận diện phân định ranh giới tài liệu trình diễn phần tử cấu trúc nội (như trường sơ đồ hay bảng biểu, lề, đoạn v.v ) Nói chung, cấu trúc lô gic tài liệu điện tử thường cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo hình Để coi hoàn chỉnh xác thực tài liệu, cách đó, phải giữ lại cấu trúc hệ thống máy tính phải tái tạo cấu trúc chuyển đổi tài liệu trở lại dạng người đọc Cấu trúc lô gic tài liệu điện tử lưu lại dạng ký hiệu hay liệu (ký tự thập phân) Vì vậy, đặc tính kỹ thuật phương pháp mã hoá phải sẵn sàng cho lần truy nhập tài liệu - Metadata: Metadata định nghĩa liệu liệu Đó khái niệm quan trọng tài liệu điện tử, lẽ, metadata bối cảnh cấu trúc tài liệu, yếu tố cần thiết để làm cho tài liệu hiểu sử dụng Như trình bày phần khái niệm tài liệu, thông tin bối cảnh phần tử cần thiết việc cung cấp chứng hoạt động mà tài liệu phản ánh Tài liệu điện tử thiếu yếu tố định tài liệu truyền thống - thành tố góp phần thiết lập, xác định mối quan hệ tài liệu bối cảnh hành bối cảnh chức tài liệu Như vậy, tài liệu điện tử phụ thuộc lớn không vào việc bối cảnh hành có ghi lại đầy đủ hay không mà vào việc metadata mô tả việc thông tin ghi lại Metadata mô tả mối quan hệ hành quan hệ tài liệu đơn vị riêng biệt phạm vi hệ thống lưu giữ tài liệu cụ thể suốt vòng đời tài liệu đó, phần bối cảnh tài liệu phải bảo toàn - Xác định, nhận diện tài liệu Một tài liệu điện tử nhận diện cách xem thực thể vật lý mà thay vào tạo nên thực thể lô gic, vừa kết vừa chứng hoạt động hay tác nghiệp công việc Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có song song tài liệu giấy tương ứng thư tín, hợp đồng, biên ghi nhớ, đăng ký v.v Trong trường hợp khác, song song với tài liệu truyền thống tương ứng không hiển diện cách rõ ràng (như trường hợp số loại sở liệu, hypertext, bảng tính điện tử, hệ thống đa phương tiện) Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu (và nguồn gốc xuất xứ chúng) gặp khó khăn, thách thức lớn - Bảo quản tài liệu qua thời gian Bảo quản tài liệu truyền thống có nghĩa giữ gìn đơn vị vật lý (như tờ giấy, tập/quyển tài liệu ) điều kiện tốt nhằm tránh hư hại sửa chữa hư hại có Bảo quản tài liệu điện tử vấn đề tương đối khác Các đơn vị vật lý (phương tiện lưu trữ) phải giữ gìn điều kiện tốt Nhưng cho dù điều kiện bảo quản có tốt đến đâu thông tin điện tử “bị dần” sau thời gian tương đối ngắn (từ - 30 năm tuỳ thuộc vào loại vật mang tin) Hơn nữa, đa số hệ thống máy tính trở nên lạc hậu thời gian ngắn Điều có nghĩa thông tin mà hệ thống máy tính tạo khai thác, sử dụng hệ thống máy tính hệ Vì vậy, để bảo quản an toàn, tài liệu điện tử phải thường xuyên chuyển đổi/di trú sang công nghệ (sao chép sang thiết bị bảo quản chuyển đổi sang dạng phù hợp với hệ thống máy tính mới) Phần minh hoạ đặc tính chung tài liệu điện tử để phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu giấy truyền thống Tuy nhiên, môi trường đa dạng tài liệu điện tử sản sinh tạo loại tài liệu điện tử khác vậy, đòi hỏi phải có phương pháp quản lý văn thư lưu trữ khác Còn nhiều việc quan trọng cần phải làm để xác định môi trường, mà tài liệu điện tử tạo lập, việc xác định dạng hay loại tài liệu ... đặc tính chung tài liệu điện tử để phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu giấy truyền thống Tuy nhiên, môi trường đa dạng tài liệu điện tử sản sinh tạo loại tài liệu điện tử khác vậy, đòi hỏi phải... quan hệ tài liệu đơn vị riêng biệt phạm vi hệ thống lưu giữ tài liệu cụ thể suốt vòng đời tài liệu đó, phần bối cảnh tài liệu phải bảo toàn - Xác định, nhận diện tài liệu Một tài liệu điện tử nhận... lần truy nhập tài liệu - Metadata: Metadata định nghĩa liệu liệu Đó khái niệm quan trọng tài liệu điện tử, lẽ, metadata bối cảnh cấu trúc tài liệu, yếu tố cần thiết để làm cho tài liệu hiểu sử