MÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆP

MÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆPMÔ HÌNH 7S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH NGHIỆP

MÔ HÌNH 7-S: BẢY YẾU TỐ THÀNH CÔNG TRONG MỖI DOANH

NGHIỆP

I Bối cảnh ra đời của mô hình 7-S

Cuối những năm 70 thế kỷ XX xuất hiện những nhân tố mới trong tư duy quản

lý, nó giải đáp về nguyên nhân sự thành công của doanh nghiệp Hai chuyên gia

tư vấn của công ty Mc Kinsey là Tom Peters và Robert Waterman đã nghiên cứu một nhóm công ty hàng đầu tại Mỹ như là: Kodak, HP, IBM, Procter & Gamble, 3M, v.v Năm 1982, họ xuất bản quyển sách với tiêu đề “In Search of Excellence”

bao gồm 7 yếu tố: Chiến lược (Strategy), cơ cấu (Structure), hệ thống (Systems), giá trị chia sẻ (Shared values), phong cách (Style), nhân viên (Staff), kỹ năng (Skills) Do 7 yếu tố trong tiếng Anh được viết bắt đầu từ chữ cái S, vì vậy mô

hình tìm ra được đặt tên là mô hình 7-S Mô hình này dựa trên quan điểm rằng doanh nghiệp không chỉ là một mô hình tổ chức, hơn thế nó được đặc trưng bởi 7 yếu tố trên

II Ý tưởng hình thành và ý nghĩa mô hình

1 Ý tưởng hình thành

Vào những năm 70 là thời điểm các công ty Nhật rất thành công Triết lý quản

lý của họ vào lúc này là chú trọng đến nhân tố con người, tạo điều kiện cho họ

phát triển, chia sẻ tầm nhìn và giá trị trong toàn tổ chức, đề cao sự cống hiến và trung thành Trên nền tảng nghiên cứu thành công đó, các nhà tư vấn của hãng tư

vấn Mc Kinsey đã cho ra đời mô hình 7-S Mô hình này thực sự làm cho các công

ty Mỹ suy nghĩ lại chính mình khi mà họ chỉ chú trọng đến các yếu tố “cứng” mà quên đi yếu tố “con người”

Ứng dụng chủ yếu của 7-S chính là phân tích tổ chức và hành vi của tổ chức.

2 Ý nghĩa của mô hình

Mô hình 7-S của McKinsey có thể giải quyết hầu hết các vấn đề về hiệu quả của đội nhóm và tổ chức Nếu nhóm và tổ chức không hoạt động tốt, có thể vấn đề

nằm ở chỗ các yếu tố làm việc không thống nhất với nhau Một khi tìm ra được những nhân tố không đồng nhất đó, chúng ta có thể bắt đầu sắp xếp lại các nhân tố nội tại để cải thiện chúng và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu và giá trị cả tổ chức

để làm tăng giá trị, tăng quy mô, tạo sự phát triển bền vững của đơn vị

Quy trình phân tích vị trí hiện tại chúng ta nhờ vào 7 nhân tố đó rất đáng giá Nhưng nếu nâng tầm phân tích lên một bậc và tìm ra giải pháp tối ưu cho từng nhân tố, chúng ta sẽ thúc đẩy được đội ngũ tiến lên phía trước

Ngoài ra, mô hình có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ra sự hòa điệu trong tổ chức

II Nội dung chính của mô hình 7s

Bảy yếu tố trong mô hình được phân chia thành nhóm yếu tố “mềm” (thuộc về cảm xúc) và nhóm yếu tố “cứng” (lý trí, hữu hình) Mọi doanh nghiệp đều có cả 7 yếu tố nhưng chúng tồn tại ở các dạng khác nhau

Cơ cấu

Giá trị chia sẻ

Phon

g cách

Kỹ năng

Nhân sự

Hệ thốn g

Chiế

n lược

Cấu trúc 7-S

2.1 Nhóm yếu tố cứng

Những yếu tố cứng thường dễ dàng nhận thấy và bộ phận quản lý chi phối trực tiếp đến các yếu tố này như: chiến lược, sơ đồ tổ chức và hệ thống báo cáo, quy trình chính thống và hệ thống công nghệ thông tin Nhóm yếu tố cứng quyết

định sự thành công của mỗi doanh nghiệp Chúng tồn tại ở dạng có thể nắm bắt, quan sát và đo lường được Người ta có thể đọc chúng trong báo cáo chiến lược,

bản kế hoạch hay tài liệu liên quan đến xây dựng và quy trình hoạt động tổ chức v.v

2.1.1 Cơ cấu

Liên quan tới cấu trúc tổ chức, hệ thống thứ bậc và sự điều phối Là cơ sở cho việc chuyên môn hóa, điều phối và hợp tác giữa các bộ phận doanh nghiệp

Cơ cấu phụ thuộc vào chiến lược, quy mô và số lượng sản phẩm của doanh nghiệp Hệ thống cơ cấu theo cấp bậc được triển khai trong doanh nghiệp tạo ra sự gắn kết, quyền tự quyết và tự chịu trách nhiệm trong mỗi đơn vị

Ví dụ:

Một doanh nghiệp từ trước đến nay luôn sản xuất dưới dạng băng chuyền, nay muốn đạt được kết quả sản xuất nhanh hơn và sáng tạo hơn, thì họ phải xác lập những nhóm nhỏ, theo dạng tổ chức liên kết, đơn giản hóa cấp bậc tổ chức và những con đường ngắn đưa ra quyết định thay vì hệ thống cấp bậc mờ mịt

2.1.2 Chiến lược

Liên quan tới các mục tiêu của doanh nghiệp và những lựa chọn đã được cân nhắc kỹ để đạt được các mục tiêu đó Chiến lược tạo ra những hoạt động có định hướng mục tiêu của doanh nghiệp theo một kế hoạch nhất định hoặc làm cho doanh nghiệp thích ứng với môi trường xung quanh Một chiến lược đúng sẽ chi phối sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp

Ví dụ:

Một doanh nghiệp nhỏ và năng động muốn gia tăng mức độ nổi tiếng trên thương trường Chi phí cho những quảng cáo rầm rộ sẽ rất cao và đó là chiến lược

không khả thi Một chiến lược quảng cáo tốt sẽ là dán những logo của doanh nghiệp lên đội xe của công ty

2.1.3 Hệ thống

Là các quy trình sơ cấp và thứ cấp mà tổ chức sử dụng để mọi việc hoạt động, chẳng hạn như hệ thống sản xuất, hoạch định nguồn cung ứng, và quy trình nhận đơn đặt hàng Các quy trình đều đặn cũng như các dòng thông tin chính thức

và không chính thức hỗ trợ việc thực hiện chiến lược

2.2 Nhóm yếu tố mềm

Yếu tố thành công mềm như là: kỹ năng, nhân viên, phong cách, giá trị chia sẻ, chúng thay đổi và phát triển thường xuyên trong mỗi doanh nghiệp – thông thường

nó có tính chất cảm xúc, bản năng, rất khó nắm bắt hay đo lường và không thể hiện thành văn bản Những yếu tố mềm ít chịu tác động bên ngoài vì chúng phụ

thuộc bởi con người hành động Đây là những yếu tố ẩn nhưng gây ảnh hưởng không nhỏ tới nhóm yếu tố cứng

2.2.1 Kĩ năng

Là những khả năng đặc thù của đội ngũ nhân sự và của tổ chức nói chung cũng như của từng cá nhân nói riêng Đây là những đặc điểm và khả năng nổi trội của doanh nghiệp, nó nâng tầm vị trí của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh

Ví dụ:

Một doanh nghiệp công nghệ thông tin trước đây là công ty hàng đầu thế giới

về sản xuất máy văn phòng, chẳng hạn như máy chữ v.v Hãy hình dung, nếu như doanh nghiệp đó chậm chân trong việc phát triển kỹ năng khác biệt đó theo hướng

hệ thống xử lý văn bản điện tử v.v

2.2.2 Nhân viên

Gồm toàn bộ các hoạt động liên quan đến nhân lực như: trình độ nhân lực, quá trình phát triển nhân lực, quá trình xã hội hóa, bồi dưỡng đội ngũ quản lý kế cận, gắn kết nhân viên mới, cơ hội thăng tiến, hệ thống kèm cặp và phản hồi Mỗi nhân viên đều quan trọng Sự phối hợp khả năng mỗi cá nhân mang lại kết quả chung

cho doanh nghiệp Với thay đổi về thời gian và sự phát triển của doanh nghiệp sẽ đặt ra những thách thức mới cho khả năng của đội ngũ nhân viên

Ví dụ:

Một kỹ sư xuất chúng tại một công ty lớn hơn phát minh ra những cải tiến sản phẩm hữu ích Công ty vui mừng đón nhận và có nhu cầu tuyển dụng chuyên gia như vậy cho việc xác lập bản quyền phát minh

2.2.3 Phong cách

Liên quan tới những bằng chứng hữu hình chưa được văn bản hóa về cách các nhà quản lý thực sự thiết lập ưu tiên và sử dụng thời gian như thế nào Hành vi tượng trưng và cách nhà quản lý quan hệ với nhân viên của mình là các chỉ báo về phong cách của tổ chức

Phong cách quản lý thể hiện rõ nét ở những gì nhà quản lý hành động hơn là phát ngôn Nhà quản lý phải ý thức được rằng, không chỉ có một phong cách lãnh đạo

Ví dụ:

Một doanh nghiệp lâm vào tình trạnh khủng hoảng do chính sách thu hồi sản phẩm Điều này dẫn tới việc mọi việc phải quyết định nhanh chóng Như thế phong cách quản lý lúc này mang tính độc tài nhiều hơn là dân chủ

2.2.4 Giá trị chia sẽ

Là các giá trị làm rõ nét mục đích tồn tại thực sự của tổ chức, là những gì được truyền tải tới mọi nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm niềm tin và kỳ vọng cốt lõi mà nhân viên có đối với doanh nghiệp Theo nhận định của Peters và Waterman thì những giá trị này có tầm quan trọng định hướng cho sự ổn định của sáu yếu tố còn lại và chúng chỉ chịu tác động thay đổi sau một thời gian dài Vì vậy, chúng được đặt ở trung tâm của cấu trúc

III/ Mô hình được sử dụng khi nào

- Ứng dụng chủ yếu của 7-S chính là phân tích tổ chức và hành vi của tổ

chức Đây là một công cụ mang tính tổng quát và khá đầy đủ giúp cho những nhà lãnh đạo hoạch định chiến lược, quản lý sự thay đổi của tổ chức

- Có thể áp dụng mô hình 7S cho đội nhóm hoặc một dự án nào đó Khi sử dụng mô hình này, tổ chức sẽ biết được yếu tố nào cần được điều chỉnh để nâng cao hiệu quả hoặc cần duy trì trong khi các nhân tố khác thay đổi Dù có thay đổi yếu tố nào – cấu trúc lại, lập ra quy trình mới, sáp nhập tổ chức, tổ chức hệ thống mới, thay đổi lãnh đạo…đều có thể áp dụng mô hình này để hiểu từng yếu tố liên quan và đảm bảo hiệu quả thay đổi rộng lớn trong mỗi khu vực

- Mô hình này giúp cho người sử dụng nó làm việc với tính kỷ luật cao và cùng lúc cho phép nhìn nhận những triển vọng “mềm” và “cứng” trong tổ chức

Mô hình có thể được sử dụng để phân tích tổ chức hiện tại hoặc một tình huống trong tương lai, và có thể giúp nhận diện những khác biệt và mâu thuẩn giữa chúng

- Mô hình cũng được sử dụng khi cần đánh giá tính khả thi của kế hoạch chiến lược từ triển vọng về khả năng của tổ chức tới thành công với chiến lược đề xuất Trong trường hợp này, mô hình 7-S giống như một chiếc la bàn, cho biết liệu các yếu tố tổ chức có cùng chỉ về một hướng không

IV Cách sử dụng mô hình 7-S

Cấu trúc 7-S có thể được dùng như một ma trận hoặc bảng biểu để đánh giá tác động của chiến lược đề xuất của tổ chức Xây dựng một ma trận trong đó liệt kê các mâu thuẫn và giải pháp cũng như những kết hợp khả thi của 7-S, để từ đó quyết định hoặc điều chỉnh chiến lược như thế nào, hoặc thay đổi tổ chức cho phù hợp với chiến lược Nếu phương pháp này được thực hiện với tính kỹ luật cao, cấu trúc 7-S sẽ tạo ra một chiến lược mang tính tổng thể hơn hầu hết các chiến lược từng có

Chúng ta phát triển một danh sách và ma trận để kiểm tra cách 7 nhân tố hòa hợp với nhau Chúng ta cũng có thể thêm vào các câu hỏi của riêng mình dựa trên điều kiện cụ thể của tổ chức

Các bước tiến hành để phân tích mô hình 7s

Đây là bảng câu hỏi chúng ta cần khám phá để hiểu thêm về tình trạng của tổ chức khi sử dụng mô hình 7-S Chúng ta có thể sử dụng mô hình này để phân tích

vị trí hiện tại và vị trí tương lai

Chiến lược:

- Chiến lược của công ty bạn là gì?

- Làm sao để đạt được mục tiêu?

- Làm sao đối phó với các áp lực cạnh tranh?

- Làm sao để giải quyết sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng?

- Làm sao để điều chỉnh chiến lược phù hợp với yếu tố môi trường?

Cấu trúc:

- Công ty/đội nhóm được phân chia như thế nào?

- Hệ thống cấp bậc của công ty là gì?

- Làm sao để các phòng ban khác nhau cùng liên kết và hoạt động cùng nhau?

- Làm sao để từng thành viên trong nhóm tổ chức và điều chỉnh bản thân?

- Quy trình ra quyết định và kiểm soát tập trung hay phân tán?

- Đây là ngôn ngữ giao tiếp? Rõ ràng hay ẩn dụ?

Hệ thống

- Hệ thống chính nào đang vận hành tổ chức? Cân nhắc hệ thống tài chính và

HR (Human Resource) cũng như giao tiếp và lưu trữ tài liệu

- Hệ thống quản lý công ty ở đâu? Làm sao để đo đạc và đánh giá chúng?

- Quy tắc và quy trình nội bộ nào được mọi người sử dụng để theo dõi?

Giá trị chia sẽ (giá trị cốt lõi):

- Giá trị cốt lõi của công ty là gì?

- Văn hóa của tổ chức/đội nhóm là gì?

- Các giá trị đó mạnh mẽ ra sao?

- Giá trị cơ bản nào xây dựng nên công ty/đội nhóm?

Phong cách

- Phong cách lãnh đạo của đội ngũ quản lý như thế nào?

- Phong cách đó có hiệu quả ra sao?

- Nhân viên/thành viên trong nhóm cạnh tranh hay hợp tác với nhau?

- Các nhóm trong công ty hoạt động hiệu quả hay chỉ là hình thức?

Nhân sự

- Trong nhóm đang có những chuyên gia và vị trí nào?

- Vị trí nào cần được bổ sung?

- Có sự lệch pha nào trong năng lực không?

Kỹ năng:

- Đội nhóm/công ty mạnh về kỹ năng gì?

- Có kỹ năng nào lệch pha không?

- Công ty/đội nhóm được biết tới vì cái gì?

- Nhân viên/thành viên của nhóm có khả năng hoàn thành công việc khác?

- Kỹ năng được đo đạc và đánh giá như thế nào?

VII Ví dụ minh họa

Áp dụng mô hình 7-S trong quản lý hoạt động đào tạo nghề của nhà trường

1 Structure - Cơ cấu tổ chức

Là yếu tố quan trọng được xây dựng nhằm để vận hành, điều phối và hợp tác giữa các đơn vị Cơ cấu phụ thuộc vào chiến lược, quy mô và chất lượng đào tạo của nhà trường Hệ thống cơ cấu theo cấp bậc từ tổ môn (bộ phận), khoa, phòng, trung tâm lên đến ban giám hiệu được triển khai, thực hiện tạo ra một sự gắn kết, trao quyền tự quyết, tự chịu trách nhiệm trong mỗi đơn vị

2 Strategy – Chiến lược

Hiện nay, trong bối cảnh các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề nói chung đang có sự cạnh tranh về người học, thì đơn vị nào tạo ra những hoạt

động có định hướng “mục tiêu đặc biệt” mang màu sắc của đơn vị đó, thì chiến lược đó sẽ đem lại sự thành công Bám sát chiến lược “mục tiêu đặc biệt” đó, những năm qua thay vì nói về nhà trường ở báo này hay tạp chí kia, chúng ta đặt mua các sản phẩm, in lô gô của trường, như: áo phông, bút viết, khuyến khích viết bài cho tạp chí nhà trường sau đó phát trực tiếp cho học sinh – sinh viên và các địa phương nơi bộ phận tuyển sinh đến cộng tác và những người này là cầu nối với bên ngoài rất hữu hiệu Bên cạnh đó, chiến lược nâng cao chất lượng đào tạo, xây dựng uy tín, thương hiệu nhà trường là chiến lược cốt lõi được lãnh đạo, các đơn vị trong trường quan tâm đẩy mạnh bằng nhiều giải pháp: dự giờ, thao giảng, hội thảo, quản lý học sinh – sinh viên, công tác giáo viên chủ nhiệm

3 Systems - Hệ thống

Quy trình của các đơn vị thực hiện theo một hệ thống chung, đó là: các phòng, trung tâm xử lý công việc nghiệp vụ và các khoa chuyên môn trực tiếp chỉ đạo hoạt động dạy học, sau mỗi tuần, hoặc đột xuất tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của đơn vị đó về ban giám hiệu, kịp thời giải quyết các vấn đề quan trọng Với các công việc hữu hình hay vô hình được triển khai, thực hiện ở các đơn vị đều nhằm mục đích vì sự phát triển nhà trường

4 Skills - Kỹ năng

Kỹ năng là những đặc điểm và khả năng nổi trội của một đơn vị, nó nâng tầm vị trí, uy tín so với các đối thủ cạnh tranh Và chúng ta hãy thử hình dung, nếu trường chúng ta vẫn còn sử dụng các trang thiết bị cũ, lạc hậu để đào tạo, thời đại khoa học kỹ thuật không tinh thông áp dụng công nghệ thông tin, phương tiện dạy học hiện đại vào giảng dạy, quản lý, chậm chân trong việc nắm bắt nhu cầu thị trường lao động, bằng lòng với những gì đã

có, không học tập nâng cao trình độ, không mở rộng phát triển trường thì sản phẩm đầu ra sẽ như thế nào?

5 Staff – Nhân viên

Trong 5 yếu tố: Đội ngũ giáo viên; chương trình, giáo trình đào tạo; cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo; phương tiện dạy học và quản lý Trong đó,

đội ngũ giáo viên được xác định là Số Một-khâu quan trọng nhất Vì vậy,

bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ giáo viên đạt chuẩn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm là việc làm thường xuyên liên tục Song song với công tác xây dựng đội ngũ, công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý được xem

là yếu tố then chốt cho sự nghiệp phát triển nhà trường Bên cạnh đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý, đội ngũ phục vụ đào tạo mặc dù không trực tiếp lên lớp nhưng mỗi người trong số họ đều rất quan trọng và quan trọng hơn người quản lý dùng họ như thế nào, cho công việc gì? công việc đó có phát huy khả năng, năng lực của họ được hay không?

6 Style – Phong cách

Văn hóa trường học được cấu thành bởi các nhóm yếu tố: văn hoá nghề và phong cách quản lý hay cách thức giao tiếp giữa cán bộ quản lý với giáo viên, giữa giáo viên với học sinh – sinh viên, đó là những giá trị văn hoá, truyền thống và chuẩn mực Phong cách quản lý được thể hiện rõ nét ở hành động của cán bộ quản lý hơn là phát ngôn

7 Shared Values – Giá trị được chia sẻ

Hay còn gọi là “những mục tiêu khác thường” bao gồm giá trị cốt lõi của đơn vị, giá trị được chia sẻ được xếp ở giữa mô hình nhằm nhấn mạnh rằng đây chính là nhân tố cốt lõi ảnh hưởng tới sự phát triển các nhân tố còn lại Cấu trúc, chiến lược, hệ thống, phong cách, nhân sự và kỹ năng bắt nguồn

từ lý do vì sao đơn vị được thành lập, và thành lập nhằm mục đích gì Sứ mệnh, tầm nhìn của đơn vị được thành lập từ các giá trị của bộ máy lãnh đạo Khi giá trị này thay đổi, các nhân tố kia sẽ thay đổi theo

V/ Kết luận

Cấu trúc 7-S là một mô hình chẩn đoán rõ ràng và thiết thực Tuy nhiên, các yếu tố mềm của cấu trúc này là một thách thức khi sử dụng bởi chúng rất khó