Tổng quan về công ty TNHH Hoa Mai

Đề tài: Tổng quan về công ty TNHH Hoa Mai

Lời cảm ơn "Công cha nghĩa mẹ ơn thầy" Đó điều mà ngời sinh lớn lên đợc dậy dõ trởng thành quên Công trình nhỏ bé vào đời trớc hết khái quát trình học tập hai năm ngồi ghế giảng đờng trờng trung học kỹ thuật tin học ESTIH thành dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt gia đình, nhà trờng, xà hội với bố mẹ ngời thân, bạn bè đặc biệt thầy cô giáo thân Bằng tất lòng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo trờng Trung học kỹ thuật tin học ESTIH Với ngời đà dìu dắt bảo cho em tri thức hành trang sống suốt qúa trình học tập Qua em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Hoàng Bích Phơng ngời đà trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành tốt đề tài Đồng thời qua em xin gửi lời cảm ơn tới cô chú, anh chị công ty TNHH Hoa Mai Đặc biệt chị Lê Thuý Nga - ngời đà nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em thời gian viết đề tài Học sinh : Đỗ Ngọc Đại Lời nói đầu Chúng ta sống kỷ XXI - kỷ thời đại thông tin Trong lĩnh vực trị, văn hoá, kinh tế, xà hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh việc nắm bắt thông tin nhanh chóng xác đời hái mèi quan t©m cđa mäi ngêi, mäi cÊp X· hội ngày văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thông tin đa dạng phong phú việc nắm bắt thông tin trở nên cấp thiết Cùng với phát triển nh vũ bÃo KHKT, máy vi tính đà trở thành công cụ đắc lực giúp cho ngời giai đợc nhiều công việc nhanh gọn xác nớc ta máy vi tính phần mềm tin học ngày đợc sử dụng rộng rÃi đon vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trờng đặc biệt công tác văn phòng Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ vấn đề cấp thiết tin học đại ngày Tiếp thu kiến thức thầy cô truyền đạt em bớc đầu đà nắm vững kỹ thao tác chơng trình thuộc ngành tin học văn phòng Nhng tất kiến thức sách Víi sù gióp ®ì cđa Trêng kü tht tin häc ESTIH công ty TNHH Hoa Mai em đà đợc vào thực tiễn Dới phần báo cáo công việc đợc giao đề tài tốt nghiệp em thời gian em thực tập công ty Mục lục Trang Lời cảm ơn Lời nói đầu Nội dung Phần I : Sự thành lập phát triển công ty I : Quá trình hình thành công ty II : Hoạt động thành tích công ty III : Cơ cấu tổ chức IV : Lĩnh vực hoạt động công ty Phần cứng Phần mềm Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy Dịch vụ bảo hành bảo trì V : Năng lực nghiên cứu Hoạch định sách đào tạo lực lợng cán kỹ thuật Đầu t cho ngành nghiên cứu 6 phần II : Nội dung thực tập kết hình thành I : Công việc đợc giao 7 Soạn thảo văn Trực điện thoại Nhận công văn giấy tờ đến Chuyển giao giấy tờ Phần đề tài : ngời th ký với công tác văn th 10 11 I : Tổ chức Quản lý công tác văn th Khái niệm công tác văn th 11 Nội dung công tác văn th 11 Yêu cầu công tác văn th II Phân công trách nhiệm quan 13 13 Tr¸ch nhiƯm cđa Thđ trëng 13 Tr¸ch nhiƯm Chánh văn phòng 14 Trách nhiệm Cán văn phòng Trách nhiệm ngời làm công tác văn th chuyên trách III : Ngời th ký với công tác quản lý văn đến 15 15 Nguyên tắc chung 16 Các nghiệp vụ cụ thể 19 IV : Th ký với việc công tác quản lý văn V : Ngời th ký với việc soạn thảo văn khái niệm văn Nhà nớc 20 21 22 Phân loại văn Thẩm quyền ban hành văn 22 Thể thức văn 27 VI : Ngời th ký với công tác văn th việc lập hồ sơ Công tác hồ sơ 27 27 Cách lập hồ sơ kết luận Phần I Cơ quan tiếp nhận thực tập I Quá trình hình thành công ty Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company Limited Thµnh lËp : ngµy 17/10/1997 Theo giÊy phÐp : số 3209 GP/TLDN (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) Cơ sở giao dịch đặt B10-34A - Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội Tel: 733 0127 / 843 8212 II Hoạt động thành tích Công ty Phạm vi hoạt động chủ yếu công ty là: Chuyển giao công nghệ, đặc biệt lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, phần mềm øng dơng  T vÊn, cung cÊp vµ triĨn khai mạng thiết bị mạng Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng Với phơng châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thiết bị nh hỗ trợ mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'', quản lý lÃnh đạo Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - ngời có kinh nghiệm dày dặn lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - t vấn hệ thống chuyển giao công nghệ nên Công ty đà thực thành công dự án lớn cho Bộ, ngành, tổ chức nớc Qua trình độ chuyên môn kinh nghiệm đội ngũ cán Công ty Hoa Mai đà đợc nâng lên, tạo khả tiền đề cho Công ty triển khai thực dự án lớn hơn, dự án đòi hỏi tính chuyên môn cao yêu cầu kỹ thuật đại, đồng thời môi trờng phát triển để bắt kịp đợc xu hớng thời đại Để trì đợc điều này, Công ty đà không ngừng đa giải pháp phơng thức phục vụ tối u, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán kỹ thuật có mặt trờng Việt Nam nh IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL, BROTHER, MINOLTA… Víi ®éi ngũ cán kỹ thuật có trình độ cao kinh nghiệm có mặt địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng thắc mắc trình sử dụng thiết bị Công ty cung cấp Công ty t vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn thiết bị phù hợp yêu cầu công việc khách hàng nhằm giúp khách hàng tiết kiệm cách tối đa chi phí đạt đợc hiệu công việc cao Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd đại lý cung cấp thiết bị tin học văn phòng, t vấn, tích hợp hệ thống hÃng lớn giới: Đại lý uỷ quyền phân phối DELL Đại lý uỷ quyền phân phối COMPAQ Đại lý uỷ quyền phân phối BROTHER Đại lý uỷ quyền phân phối MINOLTA Một số dự án tiêu biểu đà thực từ 1999 - 2002 Tên dự án STT Ban quản lý dự án Văn phòng Tỉnh uỷ Tỉnh Ninh Bình Văn phòng Tỉnh uỷ tỉnh Hng Yên Giá trị hợp Năm đồng thực 285.324$ Cung cấp lắp đặt máy tính, 1999 máy in, máy Photocopy 24.043$ Cung cấp lắp đặt máy chủ 1999 thiết bị mạng 56.128.000 VNĐ Văn phòng UBND 354.669.000 tỉnh Hải Dơng Văn phòng tỉnh uỷ VNĐ 305.000.000 tỉnh Ninh Bình Sở KHCN MT VNĐ 465.000.000 tỉnh Hng Yên Văn phòng UBND VNĐ 970.000.000 tỉnh Hải Dơng Học viện Hành VN§ 250.000.000 chÝnh Quèc Gia VN§ 500.000.000 Bé T pháp 10 VNĐ 12 Ban quản lý 2.500.000.000 Dự án 18 11 VNĐ 1.395.408.000 Báo Hà nội Nội dung thực VNĐ III Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức 1999 1999 1999 1999 2000 2000 2000 2001 2002 … Cung cÊp m¸y tÝnh, máy in, máy chủ triển khai mạng diện rộng Cung cấp lắp đặt máy tính thiết bị mạng Router Cung cấp lắp đặt máy tính, thiết bị mạng Cung cấp máy tính triển khai lắp đặt mạng diện rộng, máy Cung cấp lắp đặt máy tính, máy in, thiết bị mạng Cung cấp lắp đặt máy tính, Router, thiết bị tin học Cung cấp lắp đặt máy tính, máy in, máy Fax, thiết bị mạng Cung cấp máy tính, máy in, Notebook Triển khai lắp đặt máy tính, thiết bị mạng, phần mềm Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trởng Ban giám đốc: Nguyễn Tuấn Hùng Giám đốc Ngô Phú Cờng Phó giám đốc Trần Bích Hoa Phó giám đốc Lê Hơng Giang Kế toán trởng Đội ngũ nhân viên Công ty Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt ®éng cã hiƯu qu¶ díi sù qu¶n lý cđa ®éi ngũ lÃnh đạo có kinh nghiệm Số cán bộ, nhân viên tin học công ty số kỹ s ®iƯn tư, tin häc chiÕm ®Õn 75%, ti trung bình dới 30 Đội ngũ kỹ s đợc đào tạo quy, đợc trang bị thêm kiến thức qua khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn đối tác nớc tổ chức đợc thử thách qua dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ đợc công nghệ tiên tiến giới ứng dụng cách có hiệu tiến khoa học vào kinh tế nớc nhà IV Lĩnh vực hoạt ®éng cđa c«ng ty : Trong lÜnh vùc tin häc Công ty Hoa Mai hoạt động theo hớng sau Chuyển giao công nghệ, đặc biệt lĩnh vực c«ng nghƯ th«ng tin, viƠn th«ng …  Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, phần mềm ứng dụng T vấn, cung cấp triển khai mạng thiết bị mạng Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng Phần cứng: Khai thác thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho hÃng tin học lớn giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì sửa chữa thiết bị Phần mềm: Khai thác phần mềm ứng dụng, viết triển khai phần mềm chuyên dụng Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy: Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành sửa chữa thiết bị thích hợp hệ thống Dịch vụ bảo hành bảo trì : Đối ngũ cán kỹ thuật có tay nghề cao dày dặn kinh nghiệm đợc đúc rút từ dự án lớn nh đà đề cập có mặt nơi đợc yêu cầu bảo hành thời gian sớm nhất: Trong vòng 02 địa bàn Hà Nội Trong vòng 24 địa điểm cách Hà Nội dới 50 km Trong vòng 48 địa điểm cách Hà Nội dới 100 km V Năng lực nghiên cứu phát triển : Công ty TNHH Hoa Mai trọng đầu t cho nghiên cứu đào tạo phát triển : Hoạch định sách đào tạo lực lợng cán kỹ thuật thông qua khoá đào tạo kỹ thuật hÃng tin học lớn giới tổ chức, nâng cấp chuyên môn cách tổ chức hoạt động thực tế cho dự án thực thi Công ty Đầu t cho phòng nghiên cứu a- Phòng kỹ thuật số xử lý số tín hiệu b- Phòng thống kê c- phòng hệ thống mạng d- Phòng công nghệ phần mềm e- Phòng kỹ thuật multimedia g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB số hoá đồ * Nhận xét chung tinh thần, thái độ làm việc nhân viên Công ty Cán bộ, nhân viên Công ty ngời có khả quản lý điều hành công việc đạt hiệu cao, có trình độ nhận thức xử lý thông tin nhanh, xác Hơn họ có trách nhiệm công việc nh công việc chung thờng xuyên qua tâm hoà đồng với đồng nghiệp khác Nhân viên công ty ngời hiểu biết làm việc với thái độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm Hơn nhân viên công ty có mối quan hệ tốt với lÃnh đạo, với đồng nghiệp Họ cởi mở quan tâm giúp đỡ công việc 10 Phần đề tài ngời th ký với công tác văn th Công tác văn th công ty công việc thiếu Công tác văn th mặt hoạt động máy quản lý gắn liền với công ty, gắn liền với sách Nhà nớc công tác văn th ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng trình hoạt động công ty Có nhiều loại văn đợc sử dụng để làm phơng tiện giao tiếp, đạo, quản lý mặt hoạt động công ty Đặc biệt công tác văn th có ý nghĩa quan trọng : Đảm bảo cho việc giải công việc cách hiệu Giữ bí mật Góp phần gìn giữ đầy đủ hồ sơ tài liệu cần thiết để có giá trị phục vụ việc tra cứu trớc mắt lâu dài Chính mà em định chọn đề tài "Ngời th ký với công tác văn th" 14 ngời th ký với công tác văn th I công tác văn th Th tổ chức quản lý Công tác văn th Tổ chức quản lý công tác văn th toàn hoạt động để bảo đảm thông tin văn Công tác văn th bao gồm từ việc soạn thảo văn bản, giao nhận văn đến việc tổ chức quản lý lu trữ văn Các loại văn đợc hình thành trình hoạt động quan, tổ chức xà hội, doanh nghiệp Nội dung Công tác văn th Công tác xây dựng văn : gồm soạn thảo văn bản, duyệt thảo đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in văn bản, ban hành văn Tổ chức quản lý : việc xây dựng văn xử lý văn bao gồm công việc tổ chức giải văn đến đi, lập hồ sơ lu trữ hồ sơ Bảo quản sử dụng dấu : tất dấu quan đợc quản lý chặt chẽ Kích thớc, khuôn khổ, mẫu mà loại dấu đợc nội vụ quản lý chặt chÏ : Con dÊu cđa c¬ quan ; Con dÊu văn phòng ; Con dấu chức danh ; Con dÊu ®Õn ; Con dÊu ®i ; Con dÊu khÈn Yêu cầu công tác văn th a Yêu cầu nhanh chóng : Công tác văn th liên quan chặt chẽ đến việc điều hành quản lý quan, công tác văn th giải xử lý cách nhanh chóng hoạt động quan thông suốt thúc đẩy đợc công việc quan hoạt động có hiệu Nếu công tác văn th tiến hành cách chậm chập, bê trễ làm cản trở tới guồng máy hoạt động chung chí ý nghĩa hỏng việc b Yêu cầu xác : Nội dung văn đợc biểu đạt xác : nội dung văn không trái với đờng lối sách pháp luật Đảng Nhà nớc : 15 Nội dung văn phải có sở lý luận vào thực tiễn để xác định nội dung, Nội dung văn ph¶i cã sè liƯu chøng tõ chung thùc,  Néi dung văn phải đảm bảo đối tợng, yêu cầu, Nội dung văn phải có hình thức văn xác Nội dung văn phải thể thể thức Nhà nớc quy định để đảm bảo tính pháp lý hiệu lực thi hành : Văn ban hành phải thẩm quyền Văn không đợc trái với văn cấp Văn phải đảm bảo quyền lợi chung cho ngời Văn phải thể tính bình đẳng c Yêu cầu bí mật : Những văn liên quan đến đờng lối chủ trơng sách vànhững cách thức điều hành quản lý máy Nhà nớc quyền lợi trách nhiệm công dân đợc phổ biến đối tợng Những văn quan trọng đợc công bố nội hay số ngời đợc biết Vì công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu bí mật Bí mật nội dung văn Văn cha đợc công bố thức : không phổ biến Không để lọt văn mật quản lý d Yêu cầu đại : CTVT đòi hỏi tính áp dụng KHKT vào công việc nhng cần ý Phải phù hợp với điều kiện Kinh tế - Chính trị đất nớc Phải phù hợp với khả tài quan II Phân công trách nhiệm quan với việc công tác văn th Tr¸ch nhiƯm cđa ngêi thđ trëng 16 Thđ trëng cã trách nhiệm giải hay phân công cho cấp dới đơn vị trực thuộc giải kịp thời xác công tác văn th Thủ trởng ký văn theo quy định Nhà nớc : văn pháp quy, văn có nội dung quan trọng Thđ trëng cã thĨ ủ qun cho c¸c phã thđ trëng ký thay Thđ trëng ph¶i xem xÐt cho ý kiến việc soạn thảo văn bản, phân phối văn bản, giải văn việc quản lý Công tác văn th Trách nhiệm tránh văn phòng Chánh văn phòng ngời trực tiếp giúp thủ trởng tổ chức thực Công tác văn th đạo nghiệp vụ công tác văn th cấp dới Xem xét văn gửi đến đề xuất ý kiến việc phân phối văn tới đơn vị cá nhân báo cáo thủ trởng công viƯc quan träng Ký thõa lƯnh thđ trëng c¬ quan vào số văn đợc thủ trởng giao cho ký văn văn phòng ban hành Tham gia đạo xây dựng văn theo yêu cầu thủ trởng quan Xem xét mặt thđ tơc vỊ thĨ thøc vỊ thÈm qun ®èi víi tất văn đợc phát hành để trình ký gửi Chánh văn phòng đợc giao số việc công tác văn th chuyên trách Chánh văn phòng uỷ nhiệm cho phó giải số công việc công tác văn th Nhiệm vụ cán văn phòng Mọi viên chức, cán văn phòng phải tự thực công tác văn th liên quan đến đến công tác nh sau : Giải kịp thời xác bí mật văn đến theo yêu cầu thủ trởng Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm Lập hồ sơ công việc làm nộp vào lu trữ quan Phải đảm bảo bí mật an toàn văn đợc giao cho để khai thác Thực quy định cụ thể công tác văn th mà quan quy định 17 Nhiệm vụ ngời làm công tác văn th chuyên trách a Đối với văn đến : Tiếp nhận văn Phân loại văn Bóc bì văn trình lÃnh đạo để xin ý kiến phân phối Đóng dấu đến Nếu văn sai địa phải trả lại Trình văn bản, ký văn cho Thủ trởng quan Chuyển giao văn nhng ph¶i nhí lu mét b¶n ( b¶n photo) Theo dõi việc thực văn b Đối với văn : Kiểm tra nội dung thể thức cảu văn Trình văn bản, ký văn Cho số ghi ngày, tháng đóng dấu Đa vào bao th : phải ghi số ký hiệu bao th Ghi tên quan nhận văn Chuyển văn cho bu điện liên lạc Lu 02 văn : 01 cho Thủ trởng 01 cho đơn vị soạn thảo văn Giấy tờ khác : quản lý giấy giới thiệu, giấy đờng, giấy tờ khác c Lập hồ sơ Những văn đà hÕt thêi gian khai th¸c sư dơng ngêi th ký tập hợp lại tạo thành hồ sơ Giúp chánh văn phòng làm danh mục hồ sơ hớng dẫn cán lu trữ nhân viên văn phòng lập hồ sơ theo danh mục giúp tránh văn phòng kiểm tra việc lập hồ sơ đơn vị cấp dới ban trực thuộc d Lu trữ hồ sơ Gìn giữ hồ sơ : Hồ sơ văn th lập Hồ sơ cán văn phòng Hồ sơ đợc lập từ đơn vị cấp dới 18 e Quản lý dấu sử dụng dấu Những dấu phải đợc cất cách cẩn thận không đợc đem quan Đóng dấu chách ngắn mờ phải đóng lại dấu phải trùm 1/3 chữ ký phía trái Ngời làm công tác văn th phải trực tiếp đóng dấu không nhờ ngời khác đóng dấu Công việc khác Tuỳ theo lực, yêu cầu quan mà ngời làm công tác văn th kiêm nhiệm thêm số công ciệc khác nh : trực điện thoại, tiếp khách, đánh máy, lu trữ III THƯ Ký Và VIệC Tổ chức quản lý văn đến Nguyên tắc chung Mọi văn đến với hình thức phải đợc qua phận Văn th để tiếp nhận, đăng ký Các văn bẩn đến quan phải đợc giải cách kịp thời xác nhanh chóng bí mật Tất văn đến phải đợc trình cho Thủ trởng chánh văn phòng ngời đợc uỷ nhiệm để xem xét cho ý kiến phân phối để chuyển tới đơn vị, cá nhân thực Mọi ngời kể Thủ trởng nhận văn phải ký vào sổ "chuyển giao văn bản" Các nghiệp vụ cụ thể để tổ chức quản lý văn đến a Tiếp nhận văn Xem lớt văn Nếu phát văn gửi nhầm địa phải trả lại cho ngời gửi văn 19 Nếu phát văn đà bị bóc, bị rách phải lập biên Nếu thấy khả nghi (bong th, chất trắng,) báo cho cảnh sát Phân loại văn : ấn phẩm thờng bao bì gồm tên riêng, văn thuộc tổ chức quan, văn gửi cho đơn vị cấp dới Nhng văn mật (văn tuyệt mật, văn tối mật,) b Bóc bì văn Dồn ruột văn bên trái bao th, Dùng kéo cắt mép phải nhớ bớt mép từ 1- cm : gọi râu bao th, Lấy văn : không để rách văn bản, không bỏ xót, Đa râu vào ruột bao th, Không làm dấu bu điện : tên quan gửi số ký hiệu văn c Trình Thủ trởng chánh văn phòng để xin ý kiến phối văn Những văn khẩn, thợng khẩn, hoả tốc phải trình sau nhận đợc văn Những văn đến phải đợc trình ngày văn quan trọng đặt phía hồ trình ngày Trong trờng hợp đặc biệt để đến ngày hôm sau LÃnh đạo cho ý kiến phân phối hai cách: Ghi trực tiếp vào lễ văn : Ghi vào 01 tờ giấy dính vào văn (ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn bản) d Dấu đến Số đến số văn đến ngày tháng Ngày đến Chuyển giao văn cho cá nhân đơn vị Số hồ sơ : điền vào vb(2) e Mẫu đăng ký văn : 20 Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày Số Tên đến đến quan ban Sè & ký Ngµy/ Trích yếu & Đơn vị cá Ký hiệu vb tháng/ tên loại vb nhân nhận vb hành vb năm vb nhận Ghi vb Mẫu sổ đăng ký văn đến - mật 10 Ngày Số Cơ quan ban Số & ký Ngày/tháng/ Mức Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến hành vb hiệu vb vb độ & trích cá nhận mật yếu vb nhận vb nhân vb Mẫu sổ đăng ký Đơn - Th - Khiếu nại - Tố cáo 10 Ngày Số Tên Số ký Ngày/ TrÝch Ngêi Ký nhËn TrÝch yÕu Sè ký Ghi ®Õn đến ngời hiệu tháng/ yếu nội nhận vb văn nội dung hiệu vb gửi vb năm vb dung tr¶ lêi vb b»ng vb vb 11 tr¶ lêi g, Chuyển văn Những văn có dấu hiệu khẩn, thợng khẩn, hoả tốc phải chuyển sau đăng ký Các văn phải đợc chuyển ngày Chuyển văn phải gửi tận tay cho ngời nhận, không đợc nhờ ngời gửi Nếu đơn vị gần (văn phòng tập trung) ta chuyển văn yêu cầu ngời nhận ký vào sổ "đăng ký văn đến" 21 Nếu đơn vị xa (văn phòng phân tán) ta chuyển giao liên ngời làm CTVT có sổ "chuyển giao văn bản" Mẫu sổ giao - nhận văn Ngµy Sè ký hiƯu Số lợng Đơn vị cá Ký nhận văn Ghi chuyển văn bì văn bì văn nhân nhận văn bản bản h, Theo dõi thực văn Văn có đợc thực nơi nhận văn hay không ? Ngời giải văn có thời hạn hay không ? Họ thực có tinh thần đạo thủ trởng đơn vị không ? Họ giải văn có đối tợng không ? IV th ký với công việc tổ chức quản lý văn Nguyên tắc chung Trớc gửi văn ngời th ký phải xem xét văn lần cuối (vỊ thĨ thøc, vỊ thÈm qun), xong ghi râ sè, ngày, tháng văn gửi đóng dấu ngắn Vào sổ đăng ký văn theo mẫu sổ quy định Lu văn : 01 phòng văn th ; 01 đơn vị soạn thảo Sắp xếp văn lu Làm thủ tục chuyển bu điện Đối với quan nhỏ Ngời th ký làm việc đầy đủ với nghiệp vụ công tác văn th Xem sét văn lần cuối (về thể thức, thẩm quyền ký văn bản) sau ghi ngày tháng đóng dấu cách ngắn Vào sổ đăng ký văn theo mẫu quy định 22 Mẫu sổ đăng ký văn STT Ngày/ tháng Số & ký Trích yếu Ngời ký Ngời Nơi lu Số lợng Ghi văn hiệu vb nội dung vb văn nhận vb văn văn Mẫu sổ đăng ký văn - mật 10 STT Ngày/tháng Số & Trích Mức độ Ngời ký Ngời Nơi lu Số lợng Ghi văn ký hiệu yếu nội mật văn văn nhận vb văn vb vb dung vb Đối với quan lớn Cơ quan lớn có nhiều văn ngời th ký làm nhiệm vụ sau : Trình văn Các văn từ đơn vụ đến ®Ĩ thđ trëng ký ®ỵc chun qua ngêi th ký Kiểm tra lại văn (về thể thức, thẩm quyền ký), ngời th ký chịu trách nhiệm trớc giám đốc vấn đề Khi kiểm tra văn xong ngời th ký xếp văn khẩn, văn quan trọng trớc sau đa vào cặp trình ký cho thủ trởng Chuyển văn cho văn phòng văn th để làm thủ tục gửi văn Lu văn xếp băn lu V Ngời th ký với công việc soạn thảo văn Khái niệm văn quản lý nhà nớc 23 Văn quản lý Nhà nớc định quản lý nhà nớc quan nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo thể thức Quyết định mang tính quyền lực đơn phơng làm phát sinh hệ quản lý Thẩm quyền quyền hành quan đợc quy định Quyền lực đơn phơng: Là ngời lệnh ngời phải thực Phân loại văn a Văn pháp luật : Là quan quyền lực nhầ nớc ban hành(Quốc hội) Đây hệ thống văn làm cứ, làm gốc để ban hành văn khác VD : Hiến pháp quan lập pháp ban hành b Văn pháp quy : Do quan hành pháp ban hành (cơ quan hành nhà nớc gồm phủ, quyền địa phơng) để cụ thể hoá văn Văn pháp quy đa sử dụng chung, đợc áp dụng nhiều lần, thời gian dài đợc ban hành sửa đổi theo thẩm quyền có nguyên tắc xử riêng đợc gọi văn cá biệt Văn pháp quy bao gồm văn phủ, hợp đồng nội dung cấp, uỷ ban nhân dân cấp, bộ, ngành, quan quản lý Nhà nớc c Văn hành thông thờng : Là văn cụ thể hoá văn pháp quy, văn hành thông thờng mang tính giao dịch, quan hệ cấp trên, cấp dới, ngang cấp nhằm thực công tác nhiệm vụ cụ thể quan quản lý Nhà nớc đợc quan quản lý nhà nớc ban hành VD : Quyết định cá biệt, thông báo, biên bản, diễn văn, tờ trình giấy đờng, giấy giới thiệu sổ sách, đơn, th d Văn kỹ thuật : Là văn mang tính chuyên môn cao áp dụng cho số quan định số lĩnh vực định VD : Bộ ngoai giao có công hàm, tối hậu th Viện kiểm sát : kiến nghị, cáo trạng, Ngành kiến trúc, xây dựng, có vẽ 24 e, Các văn chuyển đổi : Là văn kèm với văn pháp quy mang tính pháp quy VD : Quy chế, điều lệ, nội quy, quy định Thẩm quyền ban hành văn Quốc hội : Đợc ban hành hiên pháp luật, nghị Uỷ ban thờng vụ quốc hội quan thờng trực quốc hội đợc ban hành văn bản, pháp lệnh, nghị Chính phủ đợc ban hành nghi định, nghị Các đợc ban hành định, thị, thông t Hội đồng nhân dân cấp ban hành nghị Uỷ ban nhân dân cấp : Quyết định thị Cơ quan quản lý nhà nớc : Đợc ban hành định hành thông thờng Chủ tịch nớc đợc ban hành lệnh Thủ tớng phủ định thị Các trởng, giám đốc đợc ban hành văn thuộc thẩm quyền quan 4, Thể thức văn Tiêu đề : Là yếu tố cấu thành văn nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực Nó phải có đủ yếu tố, phải viết quy định, vị trí văn Đối với văn đảng có tiêu đề "Đảng cộng sản Việt nam " Đối với văn hành tiêu đề bao gồm : Quốc hội " Céng hoµ x· héi chđ nghÜa ViƯt nam" chØ rõ chế độ trị tên nớc Viết chữ in Tiêu ngữ gồm " Độc lập" gạch nối đợc viết chữ thờng, từ đầu có viết hoa Tiêu ngữ rõ mục tiêu phấn đấu dân tộc dới tiêu ngữ ta gạch chân Tiêu đề đợc viết văn trang, dới tiêu ngữ ta gạch chân 25 VD : cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên quan chủ quản : Cơ quan chủ quản đợc viết chữ thờng chữ in mảnh Chỉ rõ vị trí quan hệ thống quyền Nhà nớc Tác giả văn bản: Tên quan ban hành văn viết chữ in đậm viết bên trái văn bản, không viết tắt, viết tên đợc thành lập quan VD : Công ty TNHH hoa mai Số ký hiệu : Ghi dới tên quan ban hành văn Sau số phải có dấu hai chấm, sau số phải có gạch chéo có chữ viết tắt tên loại văn Số văn đợc đánh từ 01 đến hết năm VD : C«ng ty TNHH hoa mai Sè : 01/ TB Địa danh ngày tháng : Văn thuộc cấp văn ghi tên cấp Địa danh ta viết hoa chữ đầu Ghi ngày từ ngày 01 đến ngày 09 phải thêm số "0" đằng trớc Đối với tháng ta thêm số "0" đằng trớc vào tháng 01 tháng 02 Ngày đợc ghi ngày phát hành văn bản, ghi dới tiêu ngữ cách khoảng -3 dòng 26 VD : Công ty TNHH Hoa mai Céng hoµ x· héi chđ nghÜa ViƯt Nam Sè : 01/TB §éc lËp - Tù - Hạnh phúc ***** Hà Nội, ngày 12 tháng 02 năm 2003 Tên loại trích yếu : Tên loại văn tên gọi văn có tên công văn với văn không tên Đằng sau văn có tên phần trích yếu văn Văn không tên trích yếu đợc viết ngày dới "Số ký hiệu văn bản" Trích yếu văn câu viết tắt mô tả toàn nội dung văn VD : Công ty TNHH Hoa mai Cộng hoà xà héi chđ nghÜa ViƯt Nam Sè : 01/TB §éc lËp - Tự - Hạnh phúc ***** Hà Nội, ngày 12 tháng 02 năm 2003 Thông báo V/v tuyển dụng công nhân viên Nội dung văn : phần quan trọng văn nội dung vấn đề trình bầy văn nội dung đợc trình bầy sau phần trích yếu văn (hoặc sau dòng kính gửi) Nội dung phải trình bầy đầy đủ xác, nội dung phải có tính thực tiễn Chức vụ chữ ký : ghi rõ chức danh Thủ trởng đơn vị chữ in, viết phía bên phải dới trang văn Trong trờng hợp có chữ KT/ : thñ phã ký thay thñ trëng ngêi ký thay cïng cấp phải ghi rõ chức danh VD : KT/giám đốc Phó giám đốc Trần Bình Minh Trong trờng hợp cã ch÷ TL/ : ngêi ký díi mét cÊp thõa lệnh cấp VD : TL/ giám đốc Phó giám đốc 27 Trần Bình Minh Trong trờng hợp có chữ TM/ : ngời ký đại diện cho tập thể VD :TM/giám đốc Phó giám đốc Trần Bình Minh Trong trờng hợp có chữ TUQ/ : ngời ký víi t c¸ch thõa ủ qun VD : TUQ/ bé trëng bé GD §T HiƯu trëng trêng §HBK Mai Lan Top 20 Right Nơi nhận văn : Đợc viết phía tay trái với hai chữ "Nơi nhận" có 30 gạch chân địa nhận phải đánh dấu gạch đầu dòng VD : Nơi nhận : - Phòng hành - Phòng Tài vụ - Lu văn th ì Dấu : Dấu đợc đóng trùm từ 1/3 - 1/4 chữ ký phía trái Dấu phải đóng ngắn, rõ ràng mực màu đỏ cờ Không ®ỵc ®ãng dÊu tríc ký ∝ DÊu khÈn, mËt : Mức độ khẩn mật ngời ký văn định ngời soạn thảo văn đề nghị Đợc đặt dới phần trích yếu Left 10 28 Bottom 20 ... ký với công tác văn th việc lập hồ sơ Công tác hồ sơ 27 27 Cách lập hồ sơ kết luận Phần I Cơ quan tiếp nhận thực tập I Quá trình hình thành công ty Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company... văn : Hầu hết văn phòng công ty phải soạn thảo công văn giấy tờ Một công việc cụ thể em đến thực tập công ty TNHH Hoa Mai em đà đợc giao soạn thảo văn cho công ty Đây công việc bổ ích thiết thực... tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ đợc công nghệ tiên tiến giới ứng dụng cách có hiệu tiến khoa học ®ã vµo kinh tÕ níc nhµ IV LÜnh vùc hoạt động công ty : Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt