Tổ chức và hoạt động của Công ty Quảng cáo trẻ

Tổ chức và hoạt động của Công ty Quảng cáo trẻ

Lời nói đầu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo hớng XHCN, hoạt động quảng cáo cũng phát triển mạnh mẽ, sôi động và đa dạng Cuối thập kỷ 80 ở thành phố Hồ Chí Minh với có vài ba đơn vị hoạt động quảng cáo, dăm bẩy biển treo rải rác trên các phố thì hiện nay cả nớc ta đã có hơn 100 đơn vị quảng cáo, Công ty Quảng cáo trẻ cũng đợc đánh giá là Công ty Quảng cáo hàng đầu tại Việt Nam

Với phơng châm Quảng cáo không chỉ phục vụ kinh doanh mà còn góp phần tạo nên cảnh quan tơi đẹp, hớng dẫn thị hiếu ngời tiêu dùng, thúc đẩy sản xuất hàng trong nớc Công ty Quảng cáo trẻ chú trọng phát triển các loại hình quảng cáo hiện đại : Quảng cáo điện tử, Quảng cáo neon, biển quảng cáo thay

đổi theo chơng trình, quảng cáo biển tấm lớn, … Nhờ đó Công ty Quảng cáo Nhờ đó Công ty Quảng cáo trẻ phát triển rất nhanh trên mọi lĩnh vực

Về hội trợ và các hoạt động dịch vụ thơng mại, hàng quà tặng truyền thống

và các sản phẩm khác cũng không ngừng đợc mở rộng

Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của việc phát triển kinh doanh về dịch vụ Quảng cáo, sau một thời gian thực tế tại Công ty Quảng cáo trẻ Hà nội

em đã thu đợc bản báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Em xin trân thành cảm ơn sự hớng dẫn chỉ bảo nhiệt tình của GS TS :Trần Minh Đạo và Ban lãnh đạo, phòng ban trong Công ty Quảng cáo trẻ để em hoàn thành bản báo cáo này

I quá trình hình thành và phát triển của Công ty quảng cáo trẻ

hà nội

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty quảng cáo trẻ Hà nội

Công ty quảng cáo trẻ Hà nội đợc UBND thành phố Hà nội cấp giấy phép thành lập số 3074 GP/TLDN ngày 21 tháng 5 năm 1997

Trớc đây, tiền thân Công ty là một trung tâm Quảng cáo thành lập theo thông t số VHTT_TT ngày 01 tháng 07 năm 1995 của bộ văn hoá thông tin hớng dẫn thi hành nghị định 194/CP

Ban đầu Công ty quảng cáo trẻ Hà nội gặp nhiều khó khăn là một trung tâm nên không có t cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng Thiết bị nhà x-ởng thì cũ nát, tài chính hạn hẹp Trớc khó khăn trên công ty đợc sự ủng hộ của các cấp từng bớc khắc phục khó khăn, xây dựng đợc cơ sở vật chất, đội ngũ công nhân viên lành nghề, dần dần khẳng định đợc sự tồn tại của mình

Mục tiêu ban đầu của công ty là đảm bảo công ăn việc làm, thu nhập ổn

định đời sống của cán bộ công nhân viên, duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức kinh tế, giữ vững đội ngũ cán bộ, công nhân viên

Công ty quảng cáo trẻ Hà nội là một doanh nghiệp trẻ, song đã sớm hoà nhập và khẳng định vị trí của mình trên thơng trờng Cùng với đà đi lên đó, bộ máy tổ chức của công ty cũng dần đợc hoàn thiện và làm việc một cách có hiệu quả phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty Mục tiêu của công ty sẽ trở thành công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Quảng Cáo Với đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ và chuyên môn cao

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

a) Chức năng

Công ty quảng cáo trẻ Hà nội đợc phép kinh doanh trên lĩnh vực Quảng cáo thơng mại về kinh tế, hội trợ triển lãm thơng mại, lắp dựng biển quảng cáo, in

ấn

Thực hiện nhiệm vụ nghĩa vụ nhà nớc giao

Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kế toán độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theo quy định Nhà nớc

b) Nhiệm vụ

Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh Tạo tích luỹ ban đầu, nhằm tăng cờng lực lợng sản xuất Giải quyết đầy đủ công ăn ciệc làm cải thiện đời sống cho ngời lao động, đóng góp một phần cho ngân sách Nhà nớc

3 Tổ chức và hoạt động của công ty quảng cáo trẻ

Tổ chức quản lý :

Cấu trúc của công ty đơn giản nhằm tăng cờng khả năng linh hoạt và phản ứng nhanh của công ty

Đến nay công ty gồm các bộ phận sau :

- Bộ phận giám đốc :

Chịu trách nhiệm trong việc bổ nhiệm các vị trí trong công ty và chịu trách nhiệm hoạt động của công ty Bộ phận này bao gồm giám đốc và phó giám đốc

- Bộ phận tài chính kế toán :

Quản lý toàn bộ tài sản, các loại vốn quỹ của công ty bảo toàn phát triển và

có hiệu quả

Tham gia kiểm tra xét duyệt các định mức và chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm công trình, hớng dẫn các đơn vị thực hiện, chế hạch toán kế toán, quản lý tài chính, quan hệ với ngân hàng để gải quyết các nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh

Tham gia ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài

n-ớc và thanh toán hợp đồng kinh tế với khách hàng

Phân tích hoạt động kinh tế theo pháp lệnh kế toán thống kê, tổng hợp báo cáo kế toán định kỳ và quyết toán cuối năm với Nhà nớc

- Bộ phận kế hoạch kinh doanh

Chịu trách nhiệm về việc tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc, liên hệ với khách hàng có sản phẩm cần quảng cáo, liên hệ với các nơi thuê địa điểm để làm quảng cáo

Tham gia xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất kỹ thuật, tài chính cung ứng sản phẩm theo mục tiêu của công ty

Tiến hành phân tích môi trờng vĩ mô, vi mô, kết hợp điều kiện thích ứng của công ty để tìm cơ hội hấp dẫn, khai thác triệt để thông tin Đây là một bộ phận rất quan trọng của Công ty Quảng cáo, vì bộ phận này có nhiệm vụ thu hút

đợc khách hàng làm biển quảng cáo, in ấn và lắp dựng biển qua công ty mình

- Bộ phận hành chính

Chịu trách nhiệm đối với công việc hành chính văn phòng và soạn thảo công văn, hợp đồng, tài liệu, văn bản

Tiếp nhận luân chuyển, quản lý văn th giữa cơ quan Nhà nớc với công ty, các

đối tác kinh doanh, các đơn vị trức thuộc Thực hiện tốt cơ chế bảo mật tài liệu theo quy định của Nhà nớc

Thông báo triệu tập các cuộc họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho các cuộc họp, hội thảo … Nhờ đó Công ty Quảng cáo phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh của công ty

Tham mu cho lãnh đạo trong việc khen thởng, kỷ luật, năng lực đào tạo, giảI quyết các chế độ, chính sách đối với cán bộ theo quy định Nhà nớc Tham

mu cho ban giám đốc công tác quy hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân bậc cao của công ty

-Bộ phận thiết kế

Triển khai thiết kế, tạo lập theo hợp đồng về market, panô biển quảng cáo Kiểm nghiệm và thiết kế sửa chữa công trình

- Công ty gồm hai xí nghiệp

Xí nghiệp sản xuất biển điện tử

Xí nghiệp sản xuất thiết kế và lắp dựng biển quảng cáo

sơ đồ tổ chức công ty

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng thiết kế

Phòng kế toán

Phòng tổ chức hành chính

Xí nghiệp lập

dựng biển quảng

cáo

Xí nghiệp sản xuất biển điện tử Phòng kinh

doanh

4 Tình hình cơ sở vật chất kinh doanh của công ty

 Tình hình cơ sở vật chất

Trụ sở giao dịch:văn phòng 59-65 Nguyễn Thái Học, Hà Nội

Điện thoại:8433057-8434753

Fax:8433057

Xí nghiệp sản xuất sản phẩm Quảng cáo

Đờng Trung Kính

Diện tích nhà xởng : xởng 1 : 100m2

Xởng 2 : 100m2

Máy móc thiết bị hiện đại

 Tình hình sử dụng tài chính của công ty

Công tác quản lý tài chính ở công ty vừa tập trung vừa phân tán xí nghiệp đợc quản lý vốn tài sản nằm trong quy chế khoán của công ty, phần chi phí quản lý trực tiếp và quản lý tài sản theo số lợng và theo dõi chất lợn tài sản

đó

Cơ chế phân cấp quản lý của công ty là công ty chịu trách nhiệm về quản lý nguồn vốn, doanh thu, lợi nhụân và công tác bảo toàn vốn tính toán sử dụng hiệu quả đồng vốn Các xí nghiệp thì quản lý theo các chi phí vật t công nhân, chi phí máy móc

Về tài sản cố định :Công ty chủ động cân đối có kế hoạch mua sắm tài sản

cố định còn các xí nghiệp xó trách nhiệm sử dụng tài sản đó sao cho có hiệu quả

và đáp ứng mục đích

Về tài sản lu động : Công ty đáp ứng nhu cầu về vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh từ các nguồn vốn tự có, vốn vay hoặc liên doanh liên kết theo quy định của Nhà nớc

Về doanh thu :Chi phí và tính giá thành sản phẩm doanh thu là toàn bộ số tiền thu đợc trong sản xuất kinh doanh của công ty Toàn bộ doanh thu đợc công

ty quản lý, tất cả các hợp đồng công ty ký hay uỷ quyền cho xí nghiệp Từ khi bắt đầu cho đến khi thanh toán đều do công ty quản lý

Nguồn vốn công ty

Đơn vị tính :triệu ĐVN

số

Năm 2001 Năm 2002

B-nguồn vốn chủ sở

hữu

1 Nguồn vốn kinh doanh

- Nguồn vốn tự bổ sung

+vốn lu động

+vốn cố định

2 Chênh lệch tỷ giá

3 Quỹ phát triển kinh doanh

4 Quỹ dự trữ

5 Quỹ dự phòng TC mất việc làm

6 Quỹ khen thởng phúc lợi

+ quỹ khen thởng

+ quỹ phúc lợi

7 Nguồn vốn đầu t XDCB

400

410

413

ơ

414 415 416 417

418

20.320

12.118 5.275 1.305 3.952 176 400 186 92 817 597 219 6.531

21.661

13.609 6.198 1.305 4.892 322 411 366 195 227 193 33 6.531 Nguồn :Công ty Quảng cáo trẻ Hà nội

- Nguồn vốn tự bổ sung :

Trong đó doanh nghiệp tự bổ sung vốn cố định của mình năm 2002 hơn năm 2001 là 940 triệu bằng 123% tài sản cố định

Ngoài ra chênh lệch tỷ giá năm 2002 tăng hơn năm 2001 là 146 triệu bằng 182%

- Quỹ phát triển kinh doanh tăng 11 triệu bằng 103%

- Quỹ dự trữ tăng 180 triệu bằng 197 %

- Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm tăng 103 triệu bằng 212%

- Quỹ khen thởng phúc lợi giảm 278, 458 triệu (năm 2001 trích các quỹ 999 151 triệu số d cuối kỳ còn 817 triệu, năm 2002 trích các quỹ

720 693 triệu số d cuối kỳ còn 227 triệu ) bằng -27% lý do lãI năm 2002 giảm hơn năm 2001 vì thế việc trích quỹ cũng giảm

Hiệu quả sử dụng vốn :

Từ khi thành lập đến nay công ty luôn hoàn thành vợt mức chỉ tiêu về doanh thu Lợi nhuận và công ty nộp ngân sách đầy đủ đảm bảo vốn để doanh nghiệp phát triển nh sau:

Bảng tỷ trọng sử dụng vốn

Đơn vị tính :triệu ĐVN Nguồn vốn

Năm 2001 Năm 2002

Số vốn Tỷ

trọng

Số vốn Tỷ

trọng Tổng vốn kinh doanh b/quân

Trong đó :

Nguồn vốn chủ sở hữu b/quân

Nguồn vốn vay b/quân

Nguồn vốn chiếm dụngb/quân

22.804

15.999 1.693 5.112

70%

7%

23%

26.874

20.990 667 5.217

78%

2%

20%

Nguồn :Công ty Quảng cáo trẻ Hà nội Qua số liệu trên ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn kinh doanh bình quân của doanh nghiệp, nguồn vốn vay chiếm tỷ trọng ít Vì vậy, doanh nghiệp tích cực trong việc thu hồi vốn

 Số lợng công nhân viên trong công ty

Nhân viên trong công ty có trên 50 lao động hiện đang làm việc tại

Phòng kinh doanh :8 ngời gồm một trởng nhóm và 7 nhân viên Đây là đội ngũ cực kỳ quan trọng của công ty luôn luôn tập hợp thông tin nhanh và tìm hiểu săn sóc khách hàng kỹ lỡng Đội ngũ này có trình độ đại học và trên đại học, kinh nghiệm trong nghiệp vụ quảng cáo

Phòng hành chính : 3 ngời

Phòng thiết kế : 4 ngời

Phòng kế toán :4 ngời

Xởng sản xuất 2 xởng, mỗi xởng có tổ sắt, tổ điện, mỗi tổ có một tổ trởng

điều hành việc Cách bố trí cơ cấu lao động là hợp lý rất linh động trong hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp

Hai xởng sản xuất lại có các kế toán riêng của từng xởng, đợc gọi là kế toán

xí nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán tr ởng

tổng hợp Kế toán hành chính

Kế toán xí nghiệp

lắp dựng biển Kế toán xí nghiệp biển điện tử

II tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một số năm qua

1 Công ty

Sản phẩm mà công ty cung cấp

Hệ thống dịch vụ mà Quảng cáo trẻ cung cấp cho khách hàng trong những năm qua đợc thể hiện rõ nét thông các sản phẩm quảng cáo ngoài trời Trớc tiên

là hình ảnh thiết kế thể hiện trên các thông điệp có tính mỹ thuật, sự khác biệt nổi trội và tạo đợc cảm giác chân thật về sản phẩm, dịch vụ đợc quảng cáo Chất lợng sản phẩm có độ bền cao, tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp ra ngoài thị trờng luôn đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo độ bền và ổn định về chất lợng

Đặc biệt là các sản phẩm dùng quảng cáo ngoài trời nh panô, áp phích các biển bảng lớn luôn giữ đợc màu sắc nguyên thuỷ của sản phẩm, không phai màu dới tác dụng trực tiếp của ma nắng, vị trí thi công các bảng quảng cáo này có sự an toàn cao Riêng đối với hệ thống các loại bảng đèn ( bảng Led, bảng đèn điện tử, bảng đèn chiếu … Nhờ đó Công ty Quảng cáo)

Các loại sản phẩm nh:

- In ấn, sách báo, truyện tờ rơi, tờ gấp lịch, thiếp mời, cardvisit, giấy mời … Nhờ đó Công ty Quảng cáo

- Thiết kế logo, slogan

- Bảng biển, panô, aphích, bảng điện tử, đèn neonigh theo ý kiến của khách hàng

- T vấn về quảng cáo, tổ chức các sự kiện, các sản phẩm của công ty mang tính cách riêng của công ty nhât quán, nghiêm túc

Đảm bảo yếu tố cạnh tranh của công ty

2 Thị trờng kinh doanh của công ty

Sự có mặt của các công ty Quảng cáo quốc tế tại thị trờng Việt Nam đã làm cho cuộc chạy đua cạnh tranh trong nghành diễn ra ngày càng gay gắt và phức tạp hơn, đặc biệt trong lĩnh vực Quảng cáo ngoài trời bằng bảng biển Nguyên nhân là do các công ty Quảng cáo Việt Nam do không có đủ điều kiện và đủ khả

năng trong việc khai khác và đáp ứng những hợp đồng lớn cho nên các hợp đồng này đã rơi vào tay của các công ty nớc ngoài Vì lý do đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty một số công ty Quảng cáo nội địa đã nhận gia công một phần dịch vụ cho những công ty quảng cáo nớc ngoài, đặc biệt trong lĩnh vực quảng cáo ngoài trời Chính sự hợp tác chéo nhau nh vậy đã làm cho đoạn thi trờng quảng cáo ngoài trời trở thành một đoạn thị trờng có sự tham gia cạnh tranh

đông đảo nhất của các Công ty Quảng cáo nội địa Xét về khía cạnh sản phẩm thì các Công ty Quảng cáo này đang kinh doanh cùng một chủng loại sản phẩm cho nên là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của nhau

Nếu chỉ xét riêng lĩnh vực Quảng cáo ngoài trời thì mức cung cho dịch vụ này là rất lớn, thủ đô Hà Nội là nơi tập trung khá nhiều cácCông ty Quảng cáo

đ-ợc coi là mạnh về mảng này, hiện nay công ty Quảng cáo trẻ đang phải cạnh tranh trực tiếp với các công ty Quảng cáo nh:

- Công ty Quảng cáo Bình Minh

- Quảng cáo Vinaxad

- Công ty Quảng cáo An Dơng

- Công ty Quảng cáo Hà Thái

- Công ty Quảng cáo Goldsun

- Công ty cổ phần giải pháp thị trờng Hoàng Gia

- Công ty Quảng cáo Bút Việt… Nhờ đó Công ty Quảng cáo

Mức cầu về Quảng cáo ngoài trời đang ngày một tăng trong những năm qua Đây là một dấu hiệu cho thấy các doanh nghiệp đang đánh giá cao vai trò tác động của Quảng cáo ngoài trời trong việc hỗ trợ cho các Quảng cáo trên các phơng tiện truyền thông khác trong cùng một chiến dịch Quảng cáo

Bảng tỷ lệ các loại hình Quảng cáo trên Hà Nội năm 2002

Quảng cáo ngoài trời

Quảng cáo trên radio

Quảng cáo trên báo chí

Quảng cáo trên tivi

16 %

3 %

32 %

49 % Nguồn : Từ TNS Adex 2002

Kinh doanh ngày càng phát triển, cạnh tranh cũng ngày càng khốc liệt các doanh nghiệp lần lợt sử dụng các công cụ cạnh tranh, các biện pháp đẩy mạnh doanh thu, giảm chi phí để kinh doanh có hiệu quả, trong đó Quảng cáo là

một là một công cụ hết sức hiệu quả Nh vậy thị trờng cho Quảng cáo rất rộng lớn khó có thể phân đoạn Công ty Quảng cáo trẻ với chiến lợc đa dạng hoá kinh doanh, ở nhiều lĩnh vực và sản phẩm, cung ứng cho nhiều đối tợng khách hàng

Khách hàng truyền thống trong công ty

- Bia Hà Nội : biển và đèn quang

- Bia Haliđa: biển tấm lớn và đèn quang

- Bao bì hoa việt

- Xe Matiz

- Xe Daewoo

- Sản phẩm mỹ phẩm E’ZUP

- Sữa Vinamilk

- Azbank, Toshiba,

- Thiết bị sứ vệ sinh cao cấp nhật bản INAX

- Cửa sổ EURWINDOW

- Xi măng Hoàng thạch

Đèn neon

Biển điện LIOA, FOSTERS, Carsberg, Cocacola… Nhờ đó Công ty Quảng cáo

Tất cả biển và đèn mà công ty thiết kế đèn có tính thẩm mỹ thơng mại cao hơn, nội dung thông điệp thể hiện phong phú và sâu sắc Đặc điểm cũng là u

điểm nội trội của Quảng cáo trẻ là những bảng biển tấm lớn do công ty sản xuất

đều đợc đặt tại các vị trí khá đẹp, nh trên toà nhà, tại nút giao thông có nhiều

ng-ời qua lại

Công ty luôn chú ý tới quy định về pháp lệnh Quảng cáo và có tính thẩm mỹ

về đờng phố Công ty luôn chú trọng đến sự an toàn cho khu vực đặt biển trong mọi điều kiện thời tiết

Để có thể cạnh tranh với đối thủ Quảng cáo trẻ đã đặt ra tiêu chí không những

về giá cả hấp dẫn mà còn về uy tín chất lợng của sản phẩm Hiện nay công ty có chính sách về giá u đãi cho khách hàng trung thành và định giá u đãi để thu hút khách hàng của đối thủ cạnh tranh và khách hàng tiềm năng

Phơng thức thanh toán : Hình thức giao dịch trong thanh toán các hợp đồng

đ-ợc công ty sử dụng là chuyển khoản, hình thức thanh toán bằng tiền trong trờng hợp đợc khách hàng đề nghị Hình thức này giúp cả hai bên dễ dàng giao dịch và

dễ dàng kiểm tra tiến độ thanh toán của hợp đồng cũng nh có thể kiểm tra đợc khả năng tài chính của đối tác tránh đợc rủi do tồn nợ

3 Một số hoạt động nhằm nâng cao hình ảnh của công ty