thiết kế phần mềm quản lý phòng học tại học viện quản lý giáo dục

thiết kế phần mềm quản lý phòng học tại học viện quản lý giáo dục

1 LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với tốc độ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ như hiện nay thì rấtnhiều ứng dụng đã được phát triển để phục vụ cho các nhu cầu của con người.Ở Việt Nam nói riêng và cả thế giới nói chung , công nghệ thông tin đang là một trong những lĩnh vực được đầu tư phát triển ưu tiên Công nghệ thông tin có rất nhiều ứng dụng thực tiến, đã và đang phát triển để phục vụ cho tất cả các lĩnh vực của cuộc sống: kinh tế, chính trị văn hóa , giáo dục …Đã có rất nhiều công ty , tập đoàn, xí nghiệp, nhà hàng , trường học …được xây dựng và thành lập , đồng nghĩa với đó là công tác quản lý trong các đơn vị ấy cũng càng trở nên khó khăn và phức tạp hơn Nhưng chính điều đó lại là động lực thúc đẩy cho những người lập trình không ngừng nghiên cứu và khám phá để thiết kế những ứng dụng, phần mềm phù hợp phục vụ tốt hơn cho công việc và cuộc sống

Là một trong những sinh viên còn đang học tập và rèn luyện trên giảng đường đại học cùng với vốn kiến thức nhỏ bé của mình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo đặc biệt là PGS.TS Phạm Quang Trình, chúng em đã mạnh dạn thiết kế hệ thống phần mềm “Quản lý phòng học tại Học viện Quản lý giáo dục” Với mục đích là củng cố nâng cao kiến thức mà chúng em đã được học tập đồng thời giúp ích một phần cho công tác quản lý phòng học tại Học viện – nơi mà chúng em đang theo học Trong quá trình thiết kế chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thành thật tốt đề tài này Tuy nhiên, do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, chương trình của chúng em còn nhiều thiếu sót rất mong sự đónggóp ý kiến của các thầy (cô) và các bạn Nhóm chúng em chân thành cảm ơn !

2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

a Lý do chọn đề tài.

Thứ nhất, đề tài Quản lý phòng học tại Học viện Quản lý giáo dục là một đềtài có tính thực tiễn cao, có thể áp dụng các kiến thức đã được học tập và nghiên cứu để triển khai đề tài

Thứ hai , nhóm thực hiện đang là sinh viên năm 3 khoa Công nghệ thông tincủa Học viện quản lý giáo dục nên cũng muốn tìm hiểu về công tác quản lý phòng học tại học viện, hoạt động này liên quan đến chính những hoạt động dạy và học hàng ngày của sinh viên

Thứ ba, đề tài có điều kiện thuận tiện cho việc đi lại khảo sát điều tra, đánh giá.

b Phương pháp thực hiện đề tài.

Để thực hiện được đề tài Quản lý phòng học tại Học viện Quản lý giáo dục, nhóm sinh viên thực hiện chúng em đã tiến hành khảo sát điều tra thực tế đểđánh giá hiện trạng

Các phương pháp nhóm thực hiện đã sủ dụng: nghiên cứu tài liệu viết, biểu mẫu có liên quan có được khi đi khảo sát, quan sát tình trạng thực tế của cácđối tượng Đặc biệt là phỏng vấn các chuyên viên những người trực tiếp giao tiếp và vận hành hệ thống, cùng các nhân viên trợ lý thiết bị

Từ các thông tin điều tra có được đã phân loại và biên tập lại một cách có hệthống Ta hình thành được 1 bản trình bày mô tả các thành phần và hoạt động của hệ thống Bản trình bày này có thể kèm theo 1 số đồ thị, bảng biểuminh họa Bản trình bày dùng để trao đổi trong nhóm sinh viên thực hiện cũng như để trao đổi với các người dùng và cơ quan chủ quản hệ thống

c Công cụ cài đặt.

Nhóm thực hiện sẽ cài đặt và kiểm thử trên các công cụ:

 Visual Studio 2013 Professional 2013

 SQL Server 2008 Enterprise

3 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1 Mô tả cơ cấu tổ chức cơ quan.

 Ban giám đốc:

Thông tin lãnh đạo của Học viện Quản lý giáo dục:

Phó Giám đốc Phụ trách Học viện: GS TSKH Nguyễn Mạnh Hùng

Phó Giám đốc: PGS TS Lê Phước Minh

Phó Giám đốc: TS Trần Hữu Hoan

 Sơ đồ các phòng,ban

Hiện tại , Học viện Quản lý giáo dục đang đào tạo sinh viên hệ chính quy,liên thông , bồi dưỡng cán bộ và đào tạo sau đại học tương đương với các cơ sở đào tạo Đại học Và Học viện quản lý giáo dục đang làm rất tốt nhiệm vụ này.

2 Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống hiện tại.

Học viện đào tạo sinh viên theo 2 hình thức học tập niên chế tập trung và tích lũy tín chỉ Tại thời điểm khảo sát làm đề tài, nhóm thực hiện khảo sát hệ thống đối với hình thứchọc tập trung niên chế Một năm có 2 kỳ , mỗi kỳ có 5 tháng học tập, thực hành, kiểm tra

và thực tập đối với các khóa có chương trình thực tập

Việc tổ chức quản lý và phân phối sắp xếp phòng học cho sinh viên các lớp do “PhòngQuản trị thiết bị” đảm nhiệm chính và được tiến hành thủ công (bảng biểu, sổ sách…)

và chủ yếu dùng Excel hỗ trợ , chưa sử dụng phần mềm hỗ trợ nào

Vào đầu kỳ học, Phòng Đào tạo sẽ gửi chương trình học (các môn học và số đơn vị học trình từng môn) của các lớp và kế hoạch ngày nghỉ lễ cũng như thời gian thực tập cho Phòng Quản Trị Thiết Bị

BAN GIÁM ĐỐC

Văn phòng học việnPhòng tổ chức–cán bộPhòng Quản trị Thiết bịPhòng Đào tạo

Phòng Quản lý Khoa họcPhòng Kế hoạch Tài chínhPhòng Công tác học sinh – sinh viênPhòng hợp tác quốc tế và phát triển dự án

Bằng việc xác định đối tượng (sinh viên liên thông hay chính quy, cán bộ bồi dưỡng, đào tạo sau đại học) mà hệ thống sẽ lọc ra các phòng cho từng loại đối tượng

Hệ thống kiểm tra tình trạng, thông tin phòng để đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị Nếu đủ điều kiện thì sẽ đưa phòng danh sách đợi sắp xếp Nếu phòng hay cơ sở vật chất – trang thiết bị có sự cố hay gặp vấn đề cần sửa chữa, bảo trì, nâng cấp hay thay thế thì sẽ thông báo để chuyên viên quản trị kịp thời khắc phục

Việc sắp xếp phòng học theo chương trình học đã lên sẵn và sĩ số lớp sao cho đảm bảo thời gian và số lượng chỗ ngồi trong phòng học Hiện nay, Học viện đào tạo

cả buổi sáng và buổi chiều, từ thứ 2 đến thứ Chủ nhật mỗi buổi 6 tiết ( 1 đơn vị học trình ứng với 1 tiết học kéo dài 45 phút )

Về các chương trình học thường nhật , kế hoạc thực tập cơ sở, thực tập tốt nghiệp và cả kế hoach nghỉ lễ trong kế hoạch đào tạo đã có , riêng các buổi hội thảo sẽphải đăng ký trước và gửi giấy đăng ký đến phòng Quản trị thiết bị vào thứ 6 hàng tuần Khi có sự cập nhật về phòng học , các lớp Đào tạo thông báo tới cho phòng Đào tạo và phòng Đào tạo sẽ thông báo tới Phòng Quản trị thiết bị để cập nhật ,chỉnh sửa sao cho phù hợp

Sau khi đã sắp xếp được phòng học , phòng Quản trị thiết bị sẽ gửi lại cho phòng Đào tạo để quản lý việc học tại các phòng , đưa ra thông báo cho học viên/ sinh viên theo dõi và chuyển cho nhân viên trợ lý thiết bị có kế hoạch về thiết bị cũng như phục vụ phòng

Các nhân viên trợ lý thiết bị theo dõi tình trạng phòng và thống kê tình trạng sử dụng phòng, thống kê cơ sở vật chất cần được bổ sung ( nếu thiếu) , sửa chữa ( nếu hỏng), thay thế (nếu cần)….Sau mỗi kỳ học hoặc năm học , phòng Quản trị thiết bị sẽ tổng hợp và in ra báo cáo trình Ban Giám Đốc xét duyệt kinh phí để sửa chữa, thay thếhoặc mua mới

3 Thông tin đầu vào( các mẫu thu nhận thông tin)

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

PHÒNG QUẢN TRỊ THIẾT BỊ

GIẤY ĐĂNG KÝ PHÒNG HỌC , HỘI TRƯỜNG

Tên đơn vị đăng ký:………

Nội dung công việc:………

Thời gian:………

Đăng ký phòng số:………

Số lượng người:………

Phòng được sử dụng:………

Nhân viên phục vụ:………

Yêu cầu về trang thiết bị và các nhu cầu kèm theo:………

Chúng tôi cam kết thực hiện đúng các quy định sau:  Tắt điện khi không sử dụng  Trả chìa khóa và thiết bị như khi nhận cho nhân viê phục vụ  Giữ gìn vệ sinh môi trường Ghi chú: Phòng học,hội trường chỉ dùng cho các công việc chung của Học viện, các đơn vị gửi giấy trước 1 tuần. Hà Nội, ngày …… tháng …… năm……

TP Quản trị thiết bị Trưởng đơn vị

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

PHÒNG ĐÀO TẠO

THỜI KHÓA BIỂU HỌC KỲ … NĂM HỌC ………

(Lớp……….)STT Tuần lễ (từ ngày…- đến ngày…) Thời gian học

Tên môn

Số trìnhGiảng viên - SĐT

4 Thông tin đầu ra (các biểu mẫu thông báo, báo cáo)

Lịch phân phòng học, hội thảo

Thứ bảy

Chủ nhật

Ghi chú: Các đơn vị gửi yêu cầu về thay đổi về phòng học, hội thảo đến phòng

Quản trị vào sáng thứ 6 hàng tuần

 Trên đây là biểu mẫu xuất ra lịch phân phòng, các lớp đào tạo sẽ được sắp lịch, ứng với cột sáng (S) hoặc chiều (C) là mã lớp và thời gian học

từ tiết … đến tiết …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Vậy đề nghị Lãnh đạo Học viện xem xét phê duyệt

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách P.KH-TC TP.Quản trị thiết bị

 Ban giám đôc (BGĐ)

Quản lý phòng học tại NIEM

Kiểm tra trạng thái phòng Xếp lịch phòng

Nhập thông tin phòng Cập nhật lịch phòng Thống kê tình trạng sử dụng phòng

Lọc các loại phòng

Báo cáo BGĐ Tìm kiếm lịch phòng

Cập nhật thông tin phòng

b Biểu đồ luồng dữ liệu

 Mức khung cảnh:

Tình trạng TTB Nhân viên trợ lý thiết

bị

Kế hoạch đào tạo

Phòng Đào tạo

Các yêu cầu cập nhật

Lịch

phòng

Quản lý phòng học tại NIEM

Các yêu cầu tìm kiếm

Quyết định phản hồi

Thời khóa biểu

Đăng

ký sử dụng phòng

Ban Giám Đốc Lớp đào tạo

Phản hổi thông tin TTB

QL thông tin phòng

Đăng ký phòng

Lớp Đào tạo

QL phân phối phòng

Phản hồi đăng ký phòng

Các yêu cầu tìm kiếm

Kế hoạch đào tạo

Phòng Đào tạo

Yêu cầu cập nhật Lịch phòng đã sắp xếp

In ấn, thống kê, báo cáo Lịch phòng đã sắp xếp

Lịch phòng đã sắp xếp

Quyết định phản hồi Báo cáo tình trạng CSVC Ban Giám Đốc

 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

 Phân rã chức năng “Quản lý thông tin phòng”:

Thông tin cập nhật phòng

Phòng đã kiểm tra

Lọc các loại phòng

KT Trạng

thái

phòng

Nhập thông tin phòng

Thông tin phòng Nhân viên trợ lý thiết bị

 Phân rã chức năng “Quản lý phân phối phòng”:

 Phân ra chức năng “ In ấn , thống kê, báo cáo”:

Kế hoạch đào tạo

Phòng Đào Tạo Thông tin

phòng

Yêu cầu cập nhật Lịch phòng đã cập nhât

Xếp lịch

phòng

Cập nhật lịch phòng

đã

Ban Giám Đốc

Thống kê tình trạng

sử dụng phòng

Lịch phòng Lịch

phòng

 MaNV: Mã nhân viên trợ lý phục vụ

 Soluong: Số lượng chỗ ngổi, trang thiết bị

 LoaiPh: Loại phòng dành cho đối tượng đào tạo (chính quy, liên thông, bồi dưỡng …)

 Lớp đào tạo

 MaLop: Mã lớp đào tạo

 MaDT: Mã loại hình đào tạo

 TenLop: Tên lớp đào tạo

 Noidung: Nội dung công việc

 Siso: Sĩ số lớp đào tạo

 Thoigian: Thời gian sử dụng phòng

 Nhân viên trợ lý thiết bị

 MaNV: Mã nhân viên trợ lý thiết bị

 TenNV: Tên nhân viên trợ lý thiết bị

 MaLop: Mã lớp đào tạo phục vụ

 Soluong: Số lượng chỗ ngồi, trang thiết bị

 MaPH: Mã phòng

 Đào tạo

 MaDT: Mã loại hình đào tạo

 MaMH: Mã môn học

 TenMH: Tên môn học

 SoDVHT: Số đơn vị học trình từng môn

 MaGV: Mã giảng viên

 TenGV: Tên Giảng viên

 MaLop: Mã lớp đào tạo

 Siso: Sĩ số lớp đào tạo

 Lịch phân phòng:

 MaDT: Mã Đào tạo

 MaPh: Mã phòng

 MaLop: Mã lớp đào tạo

 MaNV: Mã nhân viên trợ lý thiết bị

 Thoigian: Thời gian áp dụng lịch phân phòng

 SoTiet: Số tiết học ( từ tiết … đến tiết ….)

Vậy ta có lược đồ dữ liệu:

5.THIẾT KẾ HỆ THỐNG

A Thiết kế chương trình

 Các module của chương trình

Hệ thống Quản lý phòng học Học viện quản lý giáo dục có 4 module chính:

 Đăng nhập –đăng ký- đăng xuất

 Kiểm tra và nhập thông tin phòng

Nhân viên trợ lý TB Lớp đào tạo

Lịch phân phòng

Phòng học Đào tạo

trị chịu trách nhiệm sắp lịch phòng) sẽ dùng quyền đăng nhậpvào hế thống và tiến hành các thao tác đăng ký sử dụng phòng Chỉ có sau khi đăng nhập mới có thể thao tác trên cơ

sở dữ liệu Sau khi đăng ký và tiến hành các thao tác xong , người dùng đăng xuất khỏi hệ thống để đảm bảo tính bảo mật cũng như an toàn cơ sở dữ liệu

 Kiểm tra và nhập thông tin phòng: Để biết được 1 phòng có

đủ điều kiện để đưa vào hệ thống rồi phân phối sử dụng đảm bảo được mục đích thì cần kiểm tra trạng thái phòng có đảm bảo ổn định hay có cần bảo trì sửa chữa, nâng cấp hay không ? Nếu hỏng cần tiến hành sửa chữa nâng cấp để sớm đưa về hệ thống Nếu phòng đảm bảo tiếp đến kiểm tra trang thiết bị trong phòng xem thiếu hay hỏng thiết bị nào … Nhập các thông tin đầy đủ để quản lý , lọc ra các phòng đủ điều kiện

để phân phối đưa vào sử dụng, lọc các phòng chưa đủ điều kiện để sớm khắc phục

 Tìm kiếm phòng: Với bất cứ 1 dạng thông tin nào thì yêu cầu tìm kiếm cũng là 1 trong những yêu cầu không thể thiếu , vì vậy nhóm tác giả đã xây dựng hệ thống mới với chức năng tìm kiếm ưu việt theo mã phòng, theo mã đào tạo, mã lớp, mãmôn, theo thời gian sử dụng…

 In ra thông báo: Để cung cấp thông tin đến người dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, hệ thống với chức năng in

ra thông báo 1 cách nhanh chóng và chính xác nhất Người dùng có thể nhanh chóng có được lịch phân phòng học và các đơn vị quản lý cũng có thể nắm bắt nhanh hơn về lịch phân phối sử dụng các phòng

B Thiết kế các file dữ liệu

ThoiGian Small date time

Bảng Nhân viên trợ lý thiết bị

Thoigian Small date time

SoTiet int

C Thiết kế giao diện nhập

Phần thiết kế giao diện là phần rất quan trọng cho phần mềm quản lý của nhóm tác giả chúng tôi Giao diện phải đáp ứng được yêu cầu tạo cảm giác thân thiện,khoa học dễ sử dụng và trực quan đối với người dùng Trước yêu cầu đó, chúng tôi đã thiết kế 1 số form chính cho phần mềm như sau:

Đầu tiên là form chính và dưới đây là giao diện của chúng :

Tiếp theo là form đăng nhập yêu cầu người dùng nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống:

Sau khi đăng nhập người dùng mới có thể thao tác trên cơ sở dữ liệu.Form đăng ký của hệ thống:

Người làm việc trong Học viện có thể đăng ký sử dụng để biết được hơn về thông tin tùy thuộc vào quyền hạn được cấp

Form nhập thông tin phòng của hệ thống:

Form tìm kiếm của hệ thống:

D Thiết kế các biểu mẫu xuất

5 KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ nội dung của đề tài “ Quản lý phòng họ tại Học viện Quản lý giáo dục” của nhóm thực hiện chúng tôi Qua quá trình tìm hiểu , khảo sát hiện trạng thực tế và các phần mềm đã được xây dựng để rút ra những mục tiêu yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng và các mặt hạn chế vẫn còn tồn tại của phần mềm

Trong quá trình phân tích và vẽ các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, lược đồ dữ liệu chúng tôi đã nảy sinh rất nhiều ý tưởng mới cho phần mềm so với những dự kiến ban đầu xong do lượng kiến thức thực tế còn rất hạn chế nên mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng chúng tôi chắc chắn là không thể khỏi tránh khỏi những sai sót trong quá trình thiết kế

Bên cạnh đó, do ngôn ngữ lập trình chưa đủ mạnh và chưa có kinh nghiệm trong quản lý cơ sở dữ liệu nên chủng tôi chưa thể viết mã nguồn ( source code) cho phần mềm Mọi thứ mới chỉ là những tài liệu phân tích và thiết kế cho các nhà lập trình chưa có phần mềm chạy thực sự Đây cũng là điểm khiến cả nhóm thực hiện chúng tôi không hài lòng nhất của đề tài Tuy nhiên, do chúng tôi vừa mới làm quen nên mọi thứ còn nhiều ngỡ ngàng, hạn chế là không tránh khỏi

Mong nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng phần mềm ngày càng hoàn thiện và tối ưu hơn của thầy cô và các bạn !

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn !

Nhóm thực hiện Nhóm 4-K6A-CNTT-NIEM

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC