Phần mềm Project chuyên về dự án tuy nhiên cũng nó khá bao trùm mà chúng ta không sử dụng hết được tính năng của phần mềm này. Hướng dẫn chi tiết các làm tiến độ dự án bằng EXcel mô tả chi tiết về cách làm tiến độ. Phương pháp này đơn giản và dễ dàng cho việc in ấn hơn Project.
Trang 1TIẾN ĐỘ EXCEL
Tác giả: Trần Chiến Thắng, Kỹ sư Kinh tế Xây dựng, Giảng viên
www.dutoan.com; www.facebook.com/thangdutoan72; 094.233.1972
Các sản phẩm khác:
- Phần mềm tính dự toán dtPro Excellent!
- Giáo trình Dự toán Thực hành www.dutoanonline.blogspot.com
Bài 1 Tại sao lại là Excel mà không phải là Project?
Nói tới tiến độ là mọi người đều nghĩ tới Project Tuy nhiên, Project quá lớn, quá nhiều công dụng (mà mình không dùng tới) nên nó lại phức tạp và khó sử dụng Trong khi chúng ta chỉ cần 2 điều cơ bản: Tiến độ ngang và biểu đồ nhân lực
Trước tôi cũng làm tiến độ bằng Project, sau thấy rắc rối quá nên bỏ thời gian làm tiến độ hoàn toàn bằng các công thức của Excel Và công sức thật xứng đáng Mỗi tiến độ dự thầu tôi chỉ làm trong vòng 30', kể cả thời gian in ấn
Biểu đồ ngang sẽ tự động chạy theo ngày (bắt đầu, kết thúc) bạn nhập vào Liên kết giữa các công việc hoàn toàn là công thức Excel nên rất linh hoạt để bạn chỉnh sửa Biểu đồ nhân lực tự động chạy theo số nhân công nhập vào, nhưng bạn cũng có thể tự nhập số để biểu đồ trông đẹp nhất
Nói tóm lại, nếu bạn muốn làm bài bản chuẩn chỉ thì cứ Project, nhưng nếu cần mì ăn liền thì Tiến độ Excel này là lựa chọn hoàn hảo
Các chức năng chính:
- Biểu đồ tiến độ ngang
- Biểu đồ nhân lực
- Dự trù chi phí - nguồn vốn
Tôi đang tập hợp một số mẫu tiến độ như: nhà cao tầng, hạ tầng, nhà xưởng Nếu có mẫu chuẩn, mỗi tiến độ dự thầu các bạn có thể làm trong 15'
Ứng dụng:
- Làm tiến độ dự thầu
- Làm và quản lý tiến độ (tuần, tháng) khi thi công
Trang 2Bài 2 Tham quan một vòng nào!
Bạn hãy download file tại www.dutoan.com/files/tiendo.zip
Nó chỉ là file Excel bình thường, tôi lập công thức và định dạng theo yêu cầu mà thôi
Bảng tiến độ này tôi lập để in ấn dạng trang ngang, từ khổ giấy A4 tới A1 đều đẹp và cân đối
Tối ưu là khoảng 250 cột và 40-60 dòng
Trường hợp số ngày nhiều hơn 250 thì để mỗi cột là 2-3-4-5 ngày
Bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu, và các công thức là tiến độ ngang sẽ tự động chạy
Biểu đồ nhân lực cũng tự cộng theo số nhân công bạn nhập vào
Ở dưới tiến độ là phần dự trù chi phí và nguồn vốn
Trang 3Bạn nhập chi phí ở cạnh cột ngày, Excel sẽ tự tính chi phí ngày và chi phí cộng dồn Bạn nhập ngày dự kiến thanh toán sẽ ra số tiền vốn phải bỏ ra từng thời điểm
Bài 3 Nhập thời gian
Bạn nhập ngày bắt đầu (ô F4) số ngày dự kiến (ô G4) Ô ngày kết thúc (H4)
đã có sẵn công thức (=F4+G4) nên Excel sẽ tự tính ra ngày kết thúc
Lưu ý: Tùy vào cài đặt Excel của bạn mà hình thức ngày nhập có thể khác
nhau Ngày hiện trên ô tôi đã định dạng theo kiểu VN (ngày/tháng) nhưng khi nhập vẫn theo mặc định của máy VD: ngày 18/12/2013 có thể bạn sẽ phải nhập là
12/18/2013
Trường hợp bạn muốn chốt ngày kết thúc, bạn có thể nhập ngày kết thúc Lúc này bạn đổi công thức ở ô số ngày dự kiến (G4) thành (=H4-F4)
Bạn cũng có thể nhập ngày kết thúc theo ngày kết thúc của công việc cuối cùng
Ghi chú: Bạn có thể thấy sự linh hoạt của tiến độ Excel này Trường hợp
bạn chốt ngày kết thúc, bạn có thể link công thức của các công việc liên quan để
nó tự động thay đổi khi bạn điều chỉnh tổng tiến độ Chẳng hạn công việc "Dọn dẹp vệ sinh", bạn nhập ngày kết thúc (=H4-3), như vậy công việc này luôn kết
thúc trước khi hoàn thành công trình 3 ngày
File Excel này tôi làm trên định dạng Office 2003 nên tối đa chỉ được khoảng trên 240 cột ngày Nói chung, bạn chỉ nên để từ 180-240 cột thì bảng in sẽ
Trang 4đẹp nhất Trường hợp số ngày nhiều hơn, bạn cho mỗ cột là 2, 3, 4 ngày bằng cách nhập vào ô số ngày mỗi cột (ô I3)
Nếu bạn muốn số cột nhiều hơn, bạn hãy sử dụng Office từ 2007 trở lên, save as file này lại thì có thể thêm số cột trên 240
Ở dòng 9, từ cột I trở đi thể hiện ngày
Ở dòng 10, từ cột I trở đi thể hiện số ngày
Ở các ô ngày bắt đầu, số ngày, ngày kết thúc của mỗi công việc tương tự
Ngày bắt đầu, bạn có thể nhập hoặc link với các ô khác VD:
+ Công tác đầu tiên, bạn có thể link với ngày bắt đầu công trình (=F4) + Các công tác phụ thuộc nhau, bạn link công thức rồi cộng hoặc trừ số ngày tương ứng
- Công tác cốt thép dầm sàn, bắt đầu sau công tác ván khuôn sàn 4 ngày (đã làm được một số ô sàn, bắt đầu lắp được cốt thép) Công thức trong ô sẽ là (=Fx+4) x là số dòng công tác ván khuôn
- Công tác đổ BT dầm sàn bắt đầu ngay sau khi hoàn thành ván khuôn
và cốt thép Công thức trong ô sẽ là (=Hy+1) y là số dòng công tác cốt thép
Số ngày, bạn có thể nhập vào hoặc link công thức tùy ý
+ Nếu số ngày có thể dự trù được trước, bạn nhập vào ô số ngày Chẳng hạn với các công tác ván khuôn, cốt thép, BT thì có thể dự trù được là một sàn làm trong 8-12 ngày
+ Với các công tác thời gian thi công lâu (xây, tô ) bạn có thể chốt ngày bắt đầu và kết thúc thì số ngày sẽ bằng (ngày kết thúc - ngày bắt đầu)
Ngày kết thúc, bạn có thể nhập hoặc link với các ô khác VD:
+ Công tác cuối cùng (dọn dẹp vệ sinh bàn giao), bạn có thể link với ngày kết thúc công trình (=H4)
+ Các công tác phụ thuộc nhau, bạn link công thức rồi cộng hoặc trừ số ngày tương ứng
Khi bạn nhập, tiến độ ngang sẽ được tự động điều chỉnh
Bạn thử nhập vào file mẫu để xem kết quả
Bài 4 Nhập công tác và hạng mục
Tùy loại công trình mà bạn lập danh sách công việc và hạng mục công việc cho phù hợp VD:
Trang 5- Các công trình đơn lẻ: Một tòa cao ốc, một nhà xưởng, một cây cầu thì bạn chia hạng mục phần móng/phần thân/MEP/hoàn thiện
- Gói thầu gồm nhiều hạng mục thì chia theo hạng mục: Nhà chính/cổng hàng rào/nhà xe/nhà bảo vệ/sân đường/cống rãnh
Tuy nhiên, với tiến độ dự thầu, bạn chỉ nên khống chế từ 40-60 đầu công việc Nhiều hơn người chấm thầu cũng chẳng xem hết đâu Vả lại, tiến độ dự thầu hầu như cũng chỉ làm chơi cho vui vậy thôi chứ bên chấm thầu ít khi xem xét kỹ lắm
Mỗi dòng công việc sử dụng 3 dòng của Excel, trong đó dòng giữa thể hiện tiến độ ngang Tôi đã cài sẵn định dạng, ô ngày sẽ chuyển thành đen/trắng để thể hiện tiến độ ngang
Nguyên tắc khi muốn thêm dòng/cột, bạn phải copy các dòng/cột có sẵn thì
ở các ô mới mới có đủ công thức/định dạng
Khi bạn muốn thêm dòng công việc, bạn copy cả 3 dòng và dán vào chỗ cần thêm Bạn xem thêm cách copy/cắt/dán của Excel, ở đây tôi hướng dẫn cách làm nhanh nhất:
+ Bạn chọn một công việc bất kỳ, bấm Shift + Dấu cách để chọn 3 dòng, sau đó nhấn Ctrl+C hoặc nút Copy trên thanh công cụ
+ Ở nơi bạn muốn chèn thêm dòng (lên phía trên), bạn cũng nhấn Shift + Dấu cách để chọn cả 3 dòng, sau đó nhấn Ctrl+"+" (dấu + trên bàn phím) hoặc nhấp phải chuột, chọn Insert Copied Cells
Khi xóa, bạn cũng phải xóa cả 3 dòng bằng cách bấm Shift + Dấu cách để chọn 3 dòng, sau đó nhấn Ctrl+"-" (dấu - trên bàn phím) hoặc nhấp phải chuột, chọn Delete
Ở file mẫu, tôi tạo sẵn khoảng 240 cột ngày Nếu bạn không sử dụng hết có thể giấu hoặc xóa các cột cuối đi Nếu số ngày lớn hơn, hãy đặt mỗi cột là 2, 3, 4 ngày
Trường hợp bạn vẫn muốn số cột lớn hơn, bạn có thể copy các cột và insert vào thoải mái, nhưng phải sử dụng Office từ 2007 trở lên và save as thành dạng
".xlsx" Khi đó bạn cũng chọn các cột cần copy, nhấn Ctrl+C rồi chọn cột cuối cùng bảng, nhấn Ctrl+"+" (dấu + trên bàn phím) hoặc nhấp phải chuột, chọn Insert Copied Cells
Bài 5 Thử chút chơi
Bạn hãy mở file tiến độ mẫu và làm thử vài dòng cho biết
- Giả sử công trình này chỉ làm trong thời gian ngắn, mỗi cột là 1 ngày Bạn sửa ô I4 thành 1
Trang 6- Giả sử thời gian dự kiến là 60 ngày, bạn chọn các cột từ ngày 61 trở đi, nhấp phải chuột chọn Hide
- Bạn nhập ngày bắt đầu dự kiến Chẳng hạn tôi nhập ngày bắt đầu thi công
là 15/2/2014 vào ô F4 (Lưu ý, định dạng ngày trong ô luôn là ngày/tháng nhưng lúc nhập thì có thể lại theo kiểu tháng/ngày/năm Nếu bạn nhập 15/2/2014 không được bạn hãy nhập 2/15/2014)
- Bạn nhập số ngày dự kiến là 60 vào ô G4
- Bạn nhập công thức vào ô ngày kết thúc H4: =F4+G4 (bấm dấu =, chọn ô F4, bấm dấu +, chọn ô G4) Bạn thấy Excel tự động tính ra ngày kết thúc là
- Bắt đầu nhập hạng mục và công việc Hạng mục đầu tiên, ví dụ là MÓNG
BÈ, bạn xóa chữ PHẦN MÓNG đi và nhập chữ MÓNG BÈ vào
- Ngày bắt đầu của hạng mục, bạn nhập bằng ngày bắt đầu của công trình Bạn nhập vào ô F11: =F4
- Ngày kết thúc để sau ta sẽ nhập bằng ngày kết thúc của công việc cuối cùng Số ngày bằng ngày kết thúc trừ ngày bắt đầu
- Công việc đầu tiên, ví dụ là "Đào đất móng", bạn xóa nội dung cũ đi và nhập vào ô B12
- Ngày bắt đầu, bạn nhập bằng ngày bắt đầu của hạng mục: nhập vào ô F12:
=F11 Lưu ý ô này được nhập từ 3 ô F12, F13, F14 nhưng địa chỉ lấy là địa chỉ ô đầu tiên là F12
- Bạn nhập số ngày vào ô G12 Thử thay đổi số ngày để xem tiến độ ngang chạy theo
- Ngày kết thúc đã có công thức sẵn nên được tự động tính theo số ngày và ngày bắt đầu
- Bạn hãy copy thêm một dòng để làm dòng công việc thứ 2 Chuyển lên dòng công việc thứ nhất ô B12 (hoặc bất kỳ dòng nào bạn muốn), nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau đó nhấn Ctrl + C để copy
- Chuyển xuống dòng B15, nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau đó nhấn Ctrl + "+" (dấu +) để chèn thêm dòng vừa copy
- Sau đó bạn nhập tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc đã hướng dẫn
ở trên Lưu ý có thể linh hoạt, chẳng hạn chốt ngày kết thúc bằng ngày kết thúc công trình trừ đi mấy ngày, ngày bắt đầu sẽ theo ngày kết thúc Hoặc số ngày sẽ bằng 1/5 tổng số ngày của công trình v v Do hoàn toàn là công thức của Excel nên nó cực kỳ linh hoạt giúp bạn binh một tiến độ hợp lý nhất
- Vừa rồi tôi hướng dẫn các bạn copy 1 dòng Các bạn có thể copy nhiều dòng một lúc như sau: Chọn nhiều dòng, nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau
đó nhấn Ctrl + C để copy
Trang 7- Bạn có thể xóa dòng bằng cách Shift + dấu cách để đánh dấu, sau đó nhấn Ctrl + "-" (dấu trừ)
- Với các dòng hạng mục, copy cắt dán và nhập tương tự
Bài 6 Sắp xếp tiến độ hợp lý
Tùy công trình mà có thể có các cách làm tiến độ khác nhau Ở đây, tôi thông qua một ví dụ nhà cao tầng để các bạn nắm được cách link thời gian giữa các công việc
- Đối với các công việc phần thô (cọc, móng, BTCT thân ) thì đa số là có
số ngày xác định Chẳng hạn đào đất móng trong bao nhiêu ngày, đổ cột đà sàn mỗi sàn 8-12 ngày
- Ngày bắt đầu của các công việc này có thể phụ thuộc vào ngày bắt đầu của công việc trước Chẳng hạn sau khi đào đất mấy ngày thì bắt đầu làm BT lót, sau mấy ngày thì bắt đầu làm cốt thép móng, sau mấy ngày thì bắt đầu làm ván khuôn móng (làm cuốn chiếu)
- Ngày bắt đầu cũng có thể phụ thuộc vào ngày kết thúc của các công việc trước VD đổ BT móng phải bắt đầu sau ngày làm xong ván khuôn, hoặc muốn tiếp tục làm cột tầng trên thì phải đổ BT sàn dưới
- Các công việc hoàn thiện thường lại không có số ngày xác định Chẳng hạn việc xây tường có thể bắt đầu ngay sau khi dỡ ván khuôn nhưng nhiều khi làm lai rai đến khi gần xong công trình
- Ngày có thể bắt đầu các công việc hoàn thiện thường bị phụ thuộc vào các
công việc trước Chẳng hạn, sau khi dỡ ván khuôn thì có thể xây tường, nhưng tùy thuộc tình hình mà sắp xếp có xây hay không Xây tường sau bao nhiêu ngày thì
có thể tô, có thể sơn nước Như vậy bạn có thể lập:
+ Ngày tháo ván khuôn dầm sàn: Sau ngày đổ BT dầm sàn tầng đầu tiên 18-24 ngày
+ Ngày xây tường: Sau khi tháo ván khuôn một vài ngày
+ Đi dây ống hệ thống MEP: Sau xây tường một vài tuần
+ Ngày tô tường: Sau ngày xây tường một vài tuần (sau ngày đi dây ống MEP càng tốt)
- Ngày kết thúc công việc thường bị phụ thuộc vào ngày hoàn thành công trình Ví dụ phần sơn nước phải hoàn thành trước khi bàn giao mấy ngày (còn vệ sinh để bàn giao), đương nhiên phần tô phải xong trước mấy ngày nữa (để tường khô mới matit và sơn nước được), tương tự phần xây cũng phải xong trước mấy ngày nữa VD:
+ Ngày dọn dẹp vệ sinh bàn giao: Bằng ngày kết thúc công trình
Trang 8+ Ngày xong phần sơn nước: trước ngày kết thúc công trình vài ngày + Ngày xong phần lắp dựng cửa, vách kính: trước ngày xong phần sơn nước vài ngày
+ Ngày xong phần tô tường: trước ngày xong phần lắp dựng cửa vách kính vài ngày
Sau này, khi muốn điều chỉnh tổng tiến độ (VD sếp bạn muốn giảm hoặc tăng tổng số ngày hoàn thành công trình), bạn chỉ cần nhập số ngày ở ô G4, toàn
bộ tiến độ sẽ được điều chỉnh theo
Bài 7 Biểu đồ nhân lực
Các công thức tôi đã lập sẵn Sau khi bạn nhập tiến độ, bạn nhập số người vào cột C, Excel sẽ tự động tính và vẽ biểu đồ nhân lực
Bạn cuộn xuống phần biểu đồ nhân lực (Phần này tôi trình bày với số dòng của file mẫu Trường hợp bạn thêm/bớt dòng công việc, số dòng sẽ khác đi)
- Cột C, từ C108 tới C89 thể hiện số người trong biểu đồ nhân lực Mỗi dòng tương ứng với 15 người Bạn có thể thay đổi bằng cách nhập vào ô C108 Bạn cũng có thể thêm/bớt số dòng này nếu muốn bằng cách copy như với dòng công việc
- Dòng 109, từ cột I trở đi là công thức SUMIF() để tính tổng số người trên công trường Bạn có thể thay đổi công thức này hoặc nhập thẳng con số vào để biểu đồ đẹp hơn (binh số) Thường tôi làm xong tiến độ, nếu thấy ngày nào bị tăng/giảm quá nhiều tôi sẽ nhập lại số cho đẹp
Bài 8 Tài chính đơn giản
Ở bên dưới bảng tiến độ là bảng tính toán tài chính dạng đơn giản Bạn có thể dùng để tính chi phí hoặc sản lượng hoàn thành
Tuy nhiên, chi phí hay sản lượng này tính trung bình cho những ngày thi công nên nó cũng chỉ mang tính chất để tham khảo chứ không được chính xác lắm Chẳng hạn như công tác cốt thép, thường sẽ nhập khối lượng lớn cho rẻ, nhưng tiền lại công nợ được nên việc tính chi phí theo tiến độ thi công sẽ không đúng chính xác theo thực tế Nhưng dù sao nó cũng là cơ sở để biết chi phí là khoảng bao nhiêu
Để tính sản lượng hoàn thành, bạn chỉ cần nhập giá trị dự thầu vào cột D (cột chi phí, bạn có thể sửa lại thành sản lượng nếu muốn) Trường hợp công việc
có nhiều mục nhỏ thì cộng tổng lại (ví dụ việc xây tường sẽ gồm xây tường 100,
200, dưới 4m, dưới 16m )
Trang 9Sản lượng bình quân ngày sẽ được tính bằng giá trị sản lượng công việc chia cho số ngày
Dòng 111 sẽ tính tổng sản lượng trong ngày
Dòng 112 sẽ tính tổng sản lượng cộng dồn
Nói chung, tuy không được chính xác lắm nhưng cũng đủ để lãnh đạo công
ty nắm và kiểm soát công việc
Tính chi phí tương tự
- Trường hợp đơn giản nhất, bạn tính chi phí bằng khoảng 70-80% giá trị dự thầu sau đó nhập vào cột D
- Chính xác hơn, bạn lấy dự toán dự thầu, bỏ hết các chi phí quản lý, lãi (TNCTTT) nhập lại đơn giá vật tư nhân công theo thực tế, cần thiết có thể nhập lại định mức thực tế
- Chính xác hơn, bạn nhập các chi phí cho gần nhất với thực tế Chẳng hạn + Trong dự thầu tính cẩu tháp, vận thăng vào từng công việc nhưng thực
tế sẽ phải trả tiền vận chuyển, lắp đặt ngay từ đầu, rồi sau đó hàng tháng mới trả tiền thuê hoặc khấu hao (nếu của công ty mua)
+ Trong dự thầu tính chi phí quản lý vào từng công việc nhưng thực tế sẽ phải trả lương, văn phòng phẩm hàng tháng
Nói chung, vụ chi phí này còn nhiều lằng nhằng lắm, tôi đang dự định làm một blog nữa về dự toán giá thành, các bạn chú ý theo dõi
Sau khi có chi phí và chi phí cộng dồn, bạn nhập dự kiến thanh toán thì sẽ
có được nhu cầu về vốn
Lưu ý: File này không tính được đồng thời cả sản lượng và chi phí Nếu bạn cần thì save as thành file khác nhé
Bài 9 Bên trong cỗ máy
Nhiều bạn nằn nì: Anh ơi chỉ cho em cách làm các công thức và định dạng,
để có gì em tự sửa
Tri thức là của chung, tôi cũng chẳng giấu làm gì nhưng hầu hết chỉ được 5 phút là xin: Thôi anh ạ, rắc rối quá Thôi kệ bên trong nó có gì, cứ đút vào sướng
là được
Ở đây tôi nói kỹ hơn một chút về cách tạo các công thức và định dạng, để bạn nào có chung đam mê thì có thể nghiên cứu cải tiến cho cái tdPro này ngày càng ngon lên
Trang 10- Để hiển thị tiến độ, tôi dùng 3 dòng, trong đó dòng giữa thể hiện tiến độ ngang bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) Nếu ô nằm trong khoảng ngày của tiến độ thì đổi sang màu đen, nếu không thì màu trắng
- Bạn có thể thay đổi màu hiển thị bằng cách vào Menu
Format->Conditional Formatting (tôi sử dụng office 2003, office khác bạn tự tìm hiểu)
Bạn bấm nút Format để chọn màu ô Lưu ý phía trên là công thức, bạn có thể thay đổi nếu muốn
- Để tính số nhân công cho biểu đồ nhân lực, tôi dùng hàm sumif() Hàm này sẽ cộng số nhân công của công việc nếu ngày nằm trong khoảng ngày thi công
- Tính chi phí tương tự như tính nhân lực
Tôi sống ở Sài Gòn, nếu bạn nào muốn chia sẻ thêm, xin liên hệ, tôi sẵn sàng chia sẻ
Bài 10 Biểu đồ Vật liệu và Máy thi công
Rất nhiều hồ sơ mời thầu yêu cầu cả biểu đồ cung cấp vật liệu và lắp đặt sử dụng máy thi công
Tôi nhớ mang máng hồi trước học có cái biểu đồ cung cấp và sử dụng vật liệu (hình như kiểu răng cưa), đại khái max là sức chứa kho công trường, min là khối lượng đủ để thi công trong x ngày nếu việc cung cấp bị gián đoạn (kiểu như thiên tai bão lũ) Chắc cái này là theo giáo trình Liên Xô (kinh tế kế hoạch) chứ giờ miễn là thanh toán tốt thì bốc điện thoại lên bọn cung cấp có mà chạy cong đít
Nhưng chắc trong mẫu hồ sơ mời thầu của Bộ Tài chính có vụ này nên mấy ông tư vấn đấu thầu cứ copy nguyên sang cho chắc, còn dùng hay không thì tính sau