Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần nước uống tinh khiết sài gòn SAPUWA

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Phần I: Tổng quan về công ty cổ phần nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA 3 I Quá trình hình thành và phát triển 3 1. Đặc điểm về loại hình doanh nghiệp 3 2. Quá trình hình thành và phát triển 3 II Đặc điểm hoạt động kinh doanh 4 1. Chức năng, nhiệm vụ 4 2. Ngành nghề kinh doanh 5 3. Thị trường 5 3.1. Thị trường trong nước 6 3.2. Thị trường nước ngoài 6 4. Kết quả hoạt động kinh doanh 6 III Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 9 1.Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 9 2.Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh 12 Phần II : Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần nước uống tinh khiết sàI gòn sapuwa 15 I Tổ chức bộ máy kế toán 15 1.Đặc điểm bộ máy kế toán 15 2.Quan hệ của phòng kế toán với các bộ phận khác 17 3.Cơ chế tài chính của Chi nhánh Hà Nội với Công ty 17 II Tổ chức công tác kế toán 17 1.Chính sách kế toán chung 17 2.Áp dụng chế độ kế toán 18 2.1.Chế độ chứng từ 18 2.2.Hệ thống tài khoản 22 2.3.Sổ kế toán 23 2.4.Báo cáo kế toán 26 III Một số phần hành kế toán cơ bản 27 1.Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh: 27 1.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 27 1.2. Chi phí nhân công trực tiếp: 28 1.3.Chi phí sản xuất chung: 30 2.Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán (thanh toán với người mua) 32 3.Hạch toán tài sản cố định 34 PHần iii : Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần nước uống tinh khiết sàI gòn 36 1.Đánh giá 36 1.1.Ưu điểm 36 1.2.Nhược điểm: 38 2.Đề xuất, kiến nghị 39 Kết luận 41

Lời mở đầu

Hiện nay, Việt Nam là một nước có tốc độ phát triển kinh tế cao, nền kinh

tế đang trong giai đoạn chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế Với bối cảnh nh vậy, có rất nhiều loại hình doanh nghiệp, nhiều ngành nghề kinh doanh tham gia vào thị trường Ngành nghề kinh doanh nước uống tinh khiết cũng là một ngành mới xuất hiện ở Việt Nam hơn 10 năm nay và đóng góp đáng kể vào nguồn ngân sách Nhà nước Công ty Cổ phần Nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA là một trong những công ty kinh doanh sản phẩm nước uống tinh khiết đầu tiên tại Việt Nam Với lợi thế là một doanh nghiệp đi tiên phong Công ty đã phấn đấu nỗ lực để đạt được nhiều thành công đáng kể Sau hơn

10 năm thành lập Công ty SAPUWA đã đạt được nhiều giải thưởng về sản phẩm nước uống tinh khiết Từ một Công ty quy mô vừa ở TP Hồ Chí Minh, Công ty đã mở rộng sản xuất, phát triển kinh doanh, xây dựng được nhiều chi nhánh ở các thành phố khác, làm cho nhãn hiệu nước uống tinh khiết SAPUWA trở thành thân quen và nổi tiếng ở Việt Nam Thị trường trong nước không ngừng mở rộng và doanh thu của Công ty SAPUWA còng không ngừng tăng lên qua các năm Xét thấy Công ty Cổ phần nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA là một doanh nghiệp có tầm cỡ và quy mô tương đối lớn, đang trên đà phát triển thuận lợi, đặc biệt bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phân công hợp lý với đầy đủ các phần hành của một doanh nghiệp sản xuất, do vậy em đã chọn Quý Công ty làm nơi thực tập để có điều kiện quan sát thực tế công việc kế toán, trau dồi kinh nghiệm của bản thân và có thể áp dụng những kiến thức mình đã học tại trường Đại học vào thực tiễn công việc

"Báo cáo thực tập tổng hợp" của em bao gồm 3 phần:

PhÇn I Tổng quan về Công ty Cổ phần Nước uống tinh khiết Sài Gòn

SAPUWA

Phần II Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Cổ phần Nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA

Phần III Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công

tác kế toán tại Công ty Cổ phần Nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng và các chị trong phòng kế toán của Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này Do thời gian, kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo còng nh của các chị phòng kế toán của Quý Công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I Tổng quan về công ty cổ phần nước uống tinh khiết Sài Gòn

SAPUWA

I/ Quá trình hình thành và phát triển

1 Đặc điểm về loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dưới hình thức công ty cổ phần Theo điều 51 - Luật Doanh nghiệp năm 1996 có những quy định nh sau về công ty

cổ phần:

Thứ nhất, về vốn: Vốn do cổ đông công ty đóng góp, gọi là vốn điều lệ Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần Cổ đông là người sở hữu cổ phần của công ty Cổ phiếu là tấm phiếu thể hiện cổ phần của công ty Giá trị của cổ phần gọi là mệnh giá của cổ phiếu

Thứ hai, về trách nhiệm: cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa

vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp

Thứ ba, về tư cách pháp nhân: công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Hiện nay công ty cổ phần nước uống SAPUWA mới phát hành cổ phiếu nội bộ trong doanh nghiệp, chưa phát hành cổ phiếu ra bên ngoài Trong tương lai, công ty sẽ kêu gọi vốn bên ngoài bằng cách phát hành cổ phiếu

2 Quá trình hình thành và phát triển

Tên đầy đủ Công ty Cổ phần Nước uống tinh khiết Sài Gòn

189/1 Hoàng Hoa Thám - Quận Ba Đình - Hà Nội(84-4) 8 435 004

(84-4) 8 233 097www.sapuwa.com

Công ty cổ phần nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA được tiến hành xây dựng, chuẩn bị từ năm 1990 và chính thức khai trương vào tháng 9 năm

1992 Công ty đặt trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh và nhiều chi nhánh khác tại các tỉnh thành trong cả nước như Hà Nội, Huế, Vũng Tàu Tại Hà Nội chi nhánh của công ty có địa chỉ tại số 189/1 đường Hoàng Hoa Thám - Quận Ba Đình

SAPUWA là một trong những doanh nghiệp đầu tiên sản xuất kinh doanh nước uống tinh khiết tại Việt Nam, đồng thời cũng là doanh nghiệp đi tiên phong trong việc đưa vào sử dụng máy làm nước nóng lạnh còng nh sản xuất bình 5 gallons tại Việt Nam Đây cũng chính là bước đột phá đối với ngành kinh doanh nước uống tinh khiết tại Việt Nam sau này

Được thành lập năm 1992, đến năm 1993 sản phẩm SAPUWA đã đạt được huy chương vàng tại hội chợ quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam Ngay trong năm đầu đi vào sản xuất, công ty đã chứng tỏ được uy tín và chất lượng của mình

Tháng 8 năm 1994 SAPUWA trở thành thành viên của hiệp hội nước uống thế giới với tư cách là đại biểu quốc gia Việt Nam của hiệp hội

Năm 2000 sản phẩm SAPUWA đạt danh hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn.

Đặc biệt năm 2001 Công ty Cổ phần nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA đã đạt được chứng nhận Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9002.Năm 2002, sản phẩm SAPUWA tiếp tục đạt được giấy chứng nhận tiêu chuẩn Quốc tế về: "Thực phẩm, chất lượng, và An toàn" (SQF 2000: 1997CM HACCP) và trở thành đơn vị sản xuất nước uống tinh khiết đầu tiên và duy nhất hiện nay tại Việt Nam nhận được các chứng nhận Quốc tế này Qua nhiều năm hoạt động trên thị trường Công ty SAPUWA đã xây dựng được một hệ thống hơn 3000 khách hàng tiêu biểu là các Công ty như: CANON, MITSUBISHI, TOTO, DENSO, bảo hiểm PRUDENTIAL, HAI HA KOTOBUKI, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam…

II/ Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Thứ hai, công ty còng mua hàng tiêu dùng chuyên ngành nước uống

Thứ ba, chế biến, mua bán hàng lương thực thực phẩm

Thứ tư, đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

2 Ngành nghề kinh doanh

Mặc dù Công ty đã đăng ký nhiều danh mục hàng hóa kinh doanh để tiện cho việc mở rộng và phát triển sản xuất sau này, song hiện nay Công ty mới

chỉ tiến hành sản xuất và kinh doanh đối với một số mặt hàng nhất định Công

ty chuyên sản xuất nước uống tinh khiết nhãn hiệu SAPUWA các chủng loại:

Hiện nay Công ty mới tiến hành kinh doanh 2 ngành nghề trên, nhưng trong tương lai tới Công ty sẽ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường để có thể mở rộng ngành nghề kinh doanh

3 Thị trường

Đội ngò cán bộ nhân viên, cộng tác viên Công ty nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA là những chuyên gia hàng đầu được đào tạo trong các trường Đại học với chuyên ngành Quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế, kế toán…

và những công nhân lành nghề có kinh nghiệm, trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc Do vậy, kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có hệ thống khách hàng rộng rãi trong và ngoài nước

3.1 Thị trường trong nước

Thị trường trong nước vô cùng rộng lớn, sản phẩm của Công ty được phân phối rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước

Công ty quan hệ với nhiều doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ như hãng Pepsi, Công ty bánh kẹo Hải Hà, Công ty Haihakotobuki, Bảo Minh, Pacific Arline, Bưu điện thành phố…nhiều Công ty TNHH, nhiều khu dân cư, dân phố, các cửa hàng, cá nhân

Đặc biệt sản phẩm của Công ty còn được sử dụng tại các khu Công nghiệp lớn nh: Canon, Panasonic, Toa Việt Nam… Tại các khu Công nghiệp này, khối lượng người sử dụng sản phẩm của Công ty rất lớn, Công ty SAPUWA cũng xác định được điều này nên luôn nỗ lực duy trì mối quan hệ này

Sản phẩm SAPUWA còn được sử dụng thường xuyên trong các trường hoc với đối tượng sử dụng là giáo viên, cán bộ nhân viên nhà trường và học sinh, sinh viên như trường Đại học Kinh tế quốc dân, trường Đại học Công nghệ, trường Đại học Quốc gia…

Ngoài ra cũng phải kể đến các khách hàng lớn và trung thành nhDaihatsu, Hoya Glass Disk VN Ltd…

3.2 Thị trường nước ngoài

Hiện nay, sản phẩm của Công ty mới được tiêu thụ tại thị trường trong nước Thị trường nước ngoài hiện còn đang bỏ ngỏ, Công ty đang cố nỗ lực chuẩn bị để có thể đưa sản phẩm ra thị trường nước ngoài trong một tương lai gần đây

4 Kết quả hoạt động kinh doanh

Từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã có nhiều thành tích đáng kể, kết quả hoạt động KD ngày càng tốt Cã thể so sánh kết quả KD của công ty trong 3 năm gần đây nh sau:

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm (2003 - 2005)

Bảng 1 Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh qua 3 năm

Căn cứ vào bảng trên ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, tổng doanh thu năm 2004 tăng so với năm 2004

là 753.439.675 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 38,09%; năm 2005 tăng so với năm 2004 là 368.532.728 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 13,49% Nh vậy tổng doanh thu có xu hướng tăng lên trong 3 năm gần đây, tuy nhiên tốc

độ tăng có xu hướng giảm dần từ 38,09% xuống 13,49% Nguyên nhân của việc giảm này là do trên thị trường ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên với đội ngò công nhân

viên lành nghề, Công ty đã khắc phục được khó khăn và tiếp tục phát huy sức mạnh của mình, do đó tổng doanh thu qua các năm vẫn có xu hướng tăng lên.Chỉ tiêu lợi nhuận thuần của Công ty cũng đã ngày càng tăng Cụ thể lợi nhuận năm 2004 tăng so với năm 2003 là 6.869.735VNĐ tương ứng với tốc

độ tăng là 47,75%; năm 2005 tăng so với năm 2004 là 5.504.732 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 25,90% Nh vậy, mặc dù doanh thu có xu hướng tăng lên qua các năm song tốc độ tăng của lợi nhuận lại có xu hướng giảm Có thể

do ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh nên Công ty đã đầu tư nhiều hơn, do

đó làm giá vốn tăng thêm nên tốc độ tăng lợi nhuận giảm đi

Tóm lại, qua 3 năm gần đây ta thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty SAPUWA ngày càng mở rộng và đạt hiệu quả kinh doanh cao Công

ty đang dần phát huy những thế mạnh vốn có của mình để đảm bảo việc sản xuất và tăng doanh thu, lợi nhuận

Có thể xem xét tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua việc sử dụng nguồn vốn và tài sản Qua 3 năm gần đây việc sử dụng vốn và tài sản được cụ thể qua các chỉ tiêu sau:

2 Nguồn vốn CSH 396.086.03

9

671.633.975

700.575.078

8Các chỉ tiêu phân

Bảng 2 Một số chỉ tiêu về tình hình sử dụng vốn và tài sản qua 3 năm

Căn cứ vào bảng trên ta thấy tổng tài sản của Công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.729.000.703 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 172,3% (trong đó tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng 116,4% và tài sản cố định

và đầu tư dài hạn tăng 222,8%); tổng tài sản năm 2005 tăng so với năm 2004

là 756.523.279 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 17,54% (trong đó TSLĐ và ĐTNH tăng 50,56%, TSCĐ và ĐTDH giảm 2,48%) Điều này chứng tỏ quy

mô tàI sản của Công ty trong 3 năm gần đây tăng tốc độ tăng giảm đi đáng kể Nguyên nhân là do thị trường ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn

Bên cạnh đó, ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 tăng so với năm

2003 là 275.547.936 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 69,57%; năm 2005 tăng so với năm 2004 là 28.941.103 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là

4,31% Qua đó ta thấy quy mô nguồn vốn chủ sở hữu đều tăng qua các năm, tuy nhiên tốc độ tăng của nguồn vốn chủ sở hữu đều nhỏ hơn so với tốc độ tăng của tài sản, điều này chứng tỏ hầu như tài sản của Công ty tăng lên đều

từ nguồn vốn đi vay Nợ phải trả của năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.453.452.767 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 207,57%; năm 2005 tăng so với năm 2004 là 727.582.176 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 19,98% Điều này chứng tỏ trong năm 2005 Công ty Ýt vay nợ hơn so với năm 2004, đây là một tín hiệu tốt đối với tình hình kinh doanh của Công ty

Từ các chỉ tiêu phân tích ta thấy hệ số tự tài trợ của Công ty có xu hướng giảm dần qua 3 năm Trong 3 năm này ta thấy chỉ tiêu hệ số tự tài trợ không cao vì trong năm Công ty đầu tư vào tài sản và mở rộng sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn đi vay Do đó Công ty gặp khó khăn hơn trong vấn đề chủ động đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Trong những năm tới Công ty đang phấn đấu tăng chỉ tiêu này lên

Về khả năng thanh toán, qua chỉ tiêu hệ số thanh toán bình thường ta thấy khả năng thanh toán của Công ty về các khoản nợ không quá thấp nhưng cũng không cao Tuy nhiên trong năm 2004 hệ số này giảm đi và năm 2005 có tăng song tốc độ tăng thấp hơn so với tốc độ giảm của năm 2004 Nh vậy, Công ty trong những năm tới phải chú trọng nhiều hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh để nâng cao khả năng thanh toán và ổn định tình hình tài chính

III/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

1.Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Sản phẩm của công ty là nước uống tinh khiết, do đó công ty cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về công nghệ, về đảm bảo vệ sinh an toàn

để có thể tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt nhất Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tuân theo sơ đồ sau:

Quy trình sản xuất sản phẩm

Sơ đồ 1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty SAPUWA

Cũng có thể theo dõi quy trình tạo ra thành phẩm qua trình tự như sau:

1 Giếng khoan sâu xấp xỉ 100 m

2 Hệ thống khử sắt

3 Bể chứa nước đã được khử sắt

4 Lọc thô và khử mùi lạ trong nước bằng than hoạt tính

5 Lọc cặn thô

6 Hệ thống thẩm thấu ngược lọc lấy nước tinh khiết

7 Bồn chứa nước tinh khiết có hệ thống sục khí ozone để diệt khuẩn

8 Hệ thống chiết nước thành phẩm vào bình và đóng nắp

9 Vỏ bình quay vòng

10 Khâu rửa thô trong ngoài vỏ bình11.Hệ thống sục rửa diệt khuẩn trong vỏ bình12.Hệ thống sục rửa trong bình bằng nước thành phẩm13.Kho chứa thành phẩm

Nước uống tinh khiết của Công ty SAPUWA được lấy từ nguồn nước ngầm có độ sâu trên 100 m, qua các khâu xử lý và lọc theo công nghệ tiên tiến trên thế giới, nước uống của Công ty luôn đảm bảo chất lượng theo đúng tiêu chuẩn TCVN 6096 - 1995.

Có thể tóm tắt quy trình tạo ra thành phẩm như sau: Nước được hót từ giếng khoan, nhờ hệ thống khử sắt, qua quá trình trao đổi iôn (cation và anion) có tác dụng khử sắt, magan, canxi (làm mềm nước), khử khoáng và các iôn kim loại nặng không có lợi cho sức khoẻ con người Sau đó nước được đưa vào bồn chứa và sục ozone 24/24 giê nhằm diệt khuẩn và oxy hoá các ion kim loại Nước được bơm qua hệ thống lọc thô (với than hoạt tính nhằm khử mùi và các hợp chất hữu cơ, vô cơ), sau đó nước tiếp tục được đưa qua hệ thống lọc tinh với các màng lọc đặc chủng 1 micro; 0,5 micro; 0,2 micro Cuối cùng được lọc qua hệ thống thẩm thấu ngược; tiếp sau đó nước lọc được đưa vào bồn chứa thành phẩm

Vỏ bình có tính chất quay vòng, do đó Công ty cũng có một hệ thống chuyên xử lý vỏ bình Vỏ bình được tái sử dụng sau khi đã được xử lý qua khâu rửa thô trong ngoài vỏ bình và sục rửa diệt khuẩn trong vỏ bình Kết thúc khâu xử lý vỏ bình là hệ thống sục rửa trong bình bằng nước thành phẩm Đặc biệt, nước được xử lý bằng ozone có nghĩa là ozone được hoà trộn trong nước giữ được lâu và quá trình chuyển hóa thành oxy được diễn ra ngay

cả sau khi nước đã được chiết vào chai, bình Nước uống và vỏ bình sau khi thực hiện quy trình trên được đóng thành bình, thành chai và xếp trong kho hàng chờ giao đến cho người tiêu dùng

2.Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh

Công ty nước uống tinh khiết Sài Gòn SAPUWA là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, là đơn vị sản xuất kinh doanh có uy tín trên thị trường Do đó để đảm bảo cho công tác tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh được tốt, bé máy quản lý của Công ty phải được tổ chức theo kiểu trực tuyến, tức là mỗi phòng ban đều có một chức năng riêng biệt và chịu

sự quản lý của trưởng phòng đó

Có thể tóm tắt bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty SAPUWA qua sơ đồ sau:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty SAPUWA

Sơ đồ 2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất tại công ty SAPUWA

Bé phËn Marketing

Bé phËn dÞch vô

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy trên ta thấy mỗi phòng ban, bộ phận đều

có trách nhiệm, chức năng riêng phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, kinh doanh của Công ty Giữa các phòng ban, bộ phận có mối liên hệ qua lại mật thiết với nhau đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả tốt

• Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty:

Ban lãnh đạo:

- Giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc Công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty và là người đại diện hợp pháp của Công ty

- Trợ lý Giám đốc: Là người có trách nhiệm giúp Giám đốc tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại, giúp Giám đốc chuẩn bị tốt các cuộc hội thảo và các công việc khác mà Giám đốc Công ty phân công Trợ lý Giám đốc là người tham mưu cho Giám đốc trong mọi lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của Công ty

Các phòng chức năng:

- Phòng tổ chức:

Phòng tổ chức có trách nhiệm quản lý các khâu liên quan đến công tác hành chính như quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý con dấu của Công ty, phụ trách công tác khen thưởng và bảo vệ tài sản của Công ty

Ngoài ra, phòng tổ chức còn có nhiệm vụ xây dựng điều lệ về tổ chức và hoạt động của Công ty, xây dựng nội quy lao động, quy định về chế độ khen thưởng của Công ty Phòng tổ chức còn có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc

về hình thức tổ chức nhân sự, điều hoà, tuyển chọn và đào tạo lao động nhằm đáp ứng nhu cầu và điều kiện lao động sản xuất kinh doanh của Công ty qua từng thời kỳ

- Bộ phận sản xuất:

Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ tổ chức quản lý công nghệ và chất lượng sản phẩm của Công ty, chỉ đạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm của Công ty

Bộ phận sản xuất còn có trách nhiệm lưu trữ, quản lý hồ sơ dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty và giữ gìn bí mật dây truyền sản xuất của Công ty

Với đặc thù của doanh nghiệp là kinh doanh nước uống tinh khiết, do đó khâu quan trọng trong bộ phận sản xuất là xưởng sản xuất nước Xưởng sản xuất nước có trách nhiệm sản xuất theo đúng kế hoạch do Công ty đề ra, đảm bảo chất lượng nước đóng chai theo đúng quy định của Công ty về an toàn thực phẩm

Bên cạnh bộ phận Marketing là Bộ phận dịch vô khách hàng Bộ phận này có nhiệm vụ cung cấp cho khách hàng dịch vụ hậu mãi tốt nhất, đó là các dịch vụ chăm sóc khách hàng, thu thập ý kiến khách hàng đối với sản phẩm

và chất lượng sản phẩm của Công ty, sau đó tiến hành lập báo cáo và phương

hướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của Công ty Đồng thời bộ phận này còn có trách nhiệm thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và về nhu cầu thị trường, từ đó làm cho Công

ty ngày càng có vị trí cao trên thương trường

Tiếp đến là Bộ phận giao hàng Bộ phận này có nhiệm vụ dùa vào đơn đặt hàng của nhân viên trực tổng đài cung cấp để tiến hành lập phiếu giao hàng cho nhân viên vận chuyển theo dõi sản lượng nước tiêu thụ, tồn kho đầu tháng, đầu quý để báo cáo lại cho bộ phận Marketing lập kế hoạch sản xuất

- Phòng kế toán:

Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính, theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản, đồng thời thực hiện chức năng giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty Đây chính là công cụ quan trọng nhất trong quản lý kinh doanh, quản lý tài sản và cũng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tách tài chính Thông qua mua sắm, nhập, xuất vật tư và tập hợp chi phí… phòng kế toán có nhiệm vụ lập các báo cáo kế toán kịp thời, chính xác, chỉ đạo công tác đối với các bộ phận khác trong Công ty

Phần II

Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công

ty cổ phần nước uống tinh khiết sàI gòn sapuwa

I/ Tổ chức bộ máy kế toán

1.Đặc điểm bộ máy kế toán

Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, từ yờu cầu quản lý của Cụng ty, từ trỡnh độ của cỏn bộ kế toỏn, từ quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm để cho hợp lý và khoa học

Phũng kế toỏn của Cụng ty bao gồm 6 người và được phõn cụng theo sơ

Sơ đồ 3 Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty SAPUWA

Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận nh sau:

và tính giá

thành

Bộ phận

kế toán TSCĐ và tiền lương

Bộ phận

kế toán thanh toán

Thủ quỹ

hiện hành Kế toán trưởng cũng là người kiểm tra tình hình hạch toán đơn vị, cung cấp thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để Ban giám đốc có thể xem xét và đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn nhất.

Ngoài ra kế toán trưởng còn là người vào sổ cái các tài khoản đơn vị sử dụng, cuối năm căn cứ vào sổ sách kế toán lập các báo cáo tài chính để cung cấp cho Ban giám đốc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân quan tâm

Bên dưới kế toán trưởng là các bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện các công việc kế toán thuộc phần hành của mình, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận khác của Công ty thực hiện lập báo cáo kế toán

• Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm:

Bộ phận này có nhiệm vụ phản ánh kịp thời chính xác tình hình xuất bán thành phẩm, tính chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm

• Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và tính giá thành:

Nhiệm vụ của bộ phận này là phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho; phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh; tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, thiếu, thừa, ứ đọng để Công ty có những biện pháp xử lý kịp thời

Đồng thời Bộ phận này còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất từ bộ phận sản xuất để qua đó tính giá thành của sản phẩm

• Bộ phận kế toán tài sản cố định và tiền lương:

Bộ phận này có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp giá trị TSCĐ hiện có, tình hình sử dụng, tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn bộ doanh nghiệp; tính toán và phân bổ mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất - kinh doanh; lập kế hoạch sửa chữa và mua mới TSCĐ

Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về số lượng, thời gian lao động, tính lương và các khoản trích theo lương; theo dõi tình hình thanh toán lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động

• Bộ phận kế toán thanh toán:

Bộ phận này có nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các quá trình thanh toán với người bán, thanh toán với người mua, thanh toán với ngân sách nhà nước

• Thủ quỹ:

Thủ quỹ là người có nhiệm vụ trực tiếp quản lý, thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ; cuối ngày đối chiếu với sổ sách của Bộ phận kế toán thanh toán để đảm bảo việc ghi sổ và kiểm kê phù hợp

2.Quan hệ của phòng kế toán với các bộ phận khác

Phòng kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong một Công ty, có nhiệm vụ then chốt trong quá trình sản xuất kinh doanh Các bộ phận muốn hoạt động tốt được đều phải thông qua phòng kế toán Phòng kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với Ban lãnh đạo Công ty, nhân viên kế toán tổng hợp số liệu thành các báo cáo tài chính - kế toán đưa lên cấp trên xem xét đánh giá Từ các báo cáo đó mà Ban lãnh đạo nói riêng và các cá nhân đơn vị quan tâm nói chung biết được tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó đưa ra những chính sách, chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp với điều kiện

thực tế của Công ty Ngoài ra, phòng kế toán còn có mối liên hệ mật thiết với các phòng ban khác, với các bộ phận khác cùng phát triển công ty ngày càng tốt đẹp hơn.

3.Cơ chế tài chính của Chi nhánh Hà Nội với Công ty

Tại chi nhánh Hà Nội, mọi công tác kế toán đều được ghi chép và tiến hành độc lập Các nhân viên kế toán tiến hành hạch toán mọi nghiệp vụ diễn

ra tại Chi nhánh, dưới sự quản lý và kiểm tra của Giám đốc (Giám đốc là người có quyền cao nhất tại đây) Việc tính toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận đều được rõ ràng đối với chi nhánh Cuối mỗi năm tài chính, Chi nhánh Hà Nội có nhiệm vụ gửi báo cáo kế toán tài chính về Tổng Công ty tại Sài Gòn

để Tổng Công ty biết và quyết toán doanh thu cho toàn bộ trụ sở và các chi nhánh

II/ Tổ chức công tác kế toán

1.Chính sách kế toán chung

Có loại hình doanh nghiệp là Công ty cổ phần, do đó chế độ kế toán mà Công ty SAPUWA áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ kế toán với niên độ là 1 năm, kỳ

kế toán là 1 tháng, sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng (VNĐ)

Công ty sử dụng nhiều phương pháp để hạch toán hàng tồn kho tuỳ theo đặc điểm của từng loại sản phẩm và từng thời kỳ nhất định Tuy nhiên do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên hình thức hạch toán hàng tồn kho

áp dụng phổ biến và đạt hiệu quả cao hơn là phương pháp kê khai thường xuyên Nhờ đó kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục và

có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kế toán Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thuận tiện hơn trong việc xác định giá hàng xuất kho Còn phương pháp khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường thẳng

Công ty đồng thời cũng sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty, thuận tiện hơn cho công việc hạch toán kế toán

- Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa

- Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn Giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng thông thường, hoá đơn thu mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán lẻ

- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ

- Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ

Nh vậy, cụng ty SAPUWA đó thực hiện đỳng chế độ về chứng từ do Bộ Tài chớnh ban hành Kế toỏn thực hiện ghi chộp chứng từ chớnh xỏc, kịp thời

và đầy đủ toàn bộ tỡnh hỡnh thực tế phỏt sinh, nhờ đú cú thể cung cấp toàn bộ thụng tin cần thiết đến Ban giỏm đốc để đỏnh giỏ, hoạch định chiến lược kinh doanh

Cú thể xem xột trỡnh tự lưu chuyển một số loại chứng từ thường sử dụng trong cụng ty SAPUWA như sau:

+ Liờn 1: thủ kho giữ

+ Liờn 2: kế toỏn giữ

Lập biên bản kiệm nghiệm

Đề nghị

nhập

kho

Lập phiếu nhập kho bảo quản, Ghi sổ,

lưu trữ

Ký phiếu nhập kho

Người

giao

hàng

Ban kiểm nghiệm

Cán bộ phòng cung ứng

Phụ trách phòng cung ứng

Thủ kho Kế toán vật tư

Nhập kho

Sơ đồ 4 Sơ đồ lưu chuyển phiếu nhập kho Phiếu xuất kho:

Đối với công ty SAPUWA phiếu xuất kho được chia thành 2 loại:

- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

+ Quản đốc là người chịu trách nhiệm đề nghị xuất kho vật tư theo yêu cầu sản xuất để lập phiếu đề nghị xin lĩnh vật tư gửi lên kế toán

+ Kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị để lập phiếu xuất

+ Sau đó gửi xuống thủ kho để giao cho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất

+ Sau đó lập phiếu xuất kho, được viết thành 2 liên, có đầy đủ chữ ký của

kế toán, thủ trưởng đơn vị và thủ kho

\ Liên 1: kế toán giữ

\ Liên 2: thủ kho giữ

- Phiếu xuất kho hàng hoá, thành phẩm

+ Phòng kinh doanh (Bộ phận dịch vụ) nghe yêu cầu đặt hàng của khách, sau đó ra lệnh xuất đối với từng khách hàng rồi đưa đến bộ phận kế toán.+ Phòng kế toán lập phiếu xuất kho đối với từng khách hàng theo số lượng

và từng tuyến đường

+ Bé phận giao hàng cầm phiếu xuất đưa cho thủ kho và nhập hàng

+ Phiếu xuất kho hàng hoá, thành phẩm cũng được viết thành 2liên:

\ Liên 1: kế toán giữ

\ Liờn 2: thủ kho giữ

Cú thể túm tắt quỏ trỡnh lưu chuyển phiếu xuất kho núi chung theo trỡnh tự sau:

Sơ đồ 5 Sơ đồ lưu chuyển phiếu xuất kho Phiếu thu:

Cụng ty tổ chức theo 2 bộ phận thu tiền: bộ phận thu khỏch hàng lẻ (thu tiền ngay) và bộ phận thu khỏch hàng thanh toỏn vào cuối thỏng, cuối quý (do thu ngõn thu)

- Đối với bộ phận thu khỏch hàng lẻ:

+ Cuối ngày căn cứ vào thẻ giao hàng của bộ phận giao hàng, kế toỏn lập phiếu thu đối với từng khỏch hàng và từng nhõn viờn

+ Bộ phận giao hàng cầm phiếu thu và giao cho thủ quỹ

+ Thủ quỹ giao cho kế toỏn và tiến hành viết phiếu thu

Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán vật tư

Ký duyệt Lập phiếu

xuất kho

Xuất kho,

ký phiếu xuất kho

Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Viết giấy

đề nghị

+ Căn cứ vào thẻ giao hàng, chuyển cho kế toán trưởng xem xét số liệu và lập hoá đơn

+ Hoá đơn và thẻ giao hàng giao cho thu ngân theo tuyến đường nhân viên giao hàng

+ Sau khi nhận phiếu, nhân viên tiến hành đi thu tiền và viết phiếu thu+ Sau đó giao chứng từ cho kế toán

Cú thể túm tắt sơ đồ lưu chuyển phiếu thu nh sau:

Sơ đồ 6 Sơ đồ lưu chuyển phiếu thu

Kế toỏn thanh toỏn tiến hành lập phiếu chi

- Người lập phiếu chi chuyển sang kế toỏn trưởng ký

- Sau đú chuyển cho giỏm đốc ký

- Cuối cựng chuyển xuống thủ quỹ chi tiền

Cú thể túm tắt sơ đồ lưu chuyển phiếu chi nh sau:

Sơ đồ 7 Sơ đồ lưu chuyển phiếu chi

2.2.Hệ thống tài khoản

Cụng ty SAPUWA sử dụng hầu hết tài khoản được quy định theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chớnh Song để phự hợp với đặc thự sản xuất kinh doanh, hệ thống tài khoản của Cụng ty cú một số thay đổi Cụng

Phiếu chi

Kế toán trưởng ỏng đợn Thủ trư

vị

Thủ quỹ vốn bằng Kế toán

tiền

Chi tiền,

ký phiếu chi

Kế toán vốn bằng tiền

Người

nộp tiền Kế toán trưởng

Phiếu thu

Giấy đề nghị

tạm ứng

Kế toán vốn bằng tiền

Ký duyệt phiếu thu

Thủ quỹ

Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Thu tiền, ký

phiếu thu

ty không sử dụng một số tài khoản nh 113, 121, 128, 129, 158, 161, 213, 221,

228, 229, 641, 621, 622, 627 Đồng thời để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác kế toán, Công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi Ví dô nh tài khoản 642 được mở chi tiết nh sau:

Chi phí khấu haoChi phí cho mượn máy nóng lạnhChi phí khác

Chi phí quản lý doanh nghiệpChi phí tiếp tân, khách tiết, hội họpChi phí tiền lương

Chi phí khấu haoChi phí quản lý khác

Sở dĩ không có TK 641 - Chi phí bán hàng mà chuyển thành TK 6421

là vì Công ty sử dụng hệ thống TK áp dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tài khoản 154 cũng được mở chi tiết thành tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện theo dõi và tính toán

Chi phí SXKD dở dang phải phân bổChi phí SXKD dở dang phải phân bổ - Nguyên vật liệu

Chi phí SXKD dở dang phải phân bổ - Nhân côngChi phí SXKD dở dang phải phân bổ - Sản xuấtChi phí SXKD dở dang phải phân bổ - Khấu hao thùng

Bảng hệ thống tài khoản: Phụ lục

2.3.Sổ kế toán

Với đặc thù của Công ty là kinh doanh mặt hàng nước uống, do đó Công

ty áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, các Sổ và thẻ chi tiết

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được

Đặc điểm của hình thức ghi sổ Nhật ký chung là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, tách rời việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo 2 hệ thống, và phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo kế toán vì tài khoản tổng hợp được phản ánh riêng ở những trang sổ khác nhau

Trình tù ghi sổ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 8 Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ vào số

Chứng từ gốc

Nhập vào máy

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối

số phát sinh

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký

đặc biệt

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Trong trường hợp Công ty cần mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các

sổ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp Công ty mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sổ đặc biệt liên quan Cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật

ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật

2.4.Báo cáo kế toán

Công ty sử dụng hệ thống các báo cáo kế toán bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Thuyết minh các báo cáo tài chính

Ngoài ra để phục vụ cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh được

dễ dàng hơn, Công ty còn lập các báo cáo khác nh:

- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nguyên vật liệu trong kho và quá trình sử dụng nguyên vật liệu