Sổ tay chất lượng.doc

Sổ tay chất lượng.

Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin 13

CHƯƠNG MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

CHƯƠNG 1 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Sổ tay chất lượng này nhằm xác định và mô tả Hệ thống quản lý chất lượng của Công

ty Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được mô tả trong sổ tay này đáp ứng theotiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

- Trong sổ tay này cũng mô tả trách nhiệm–quyền hạn của các cán bộ quản lý và nhânviên đối với chất lượng, cách thức đáp ứng của Công ty đối với các yêu cầu của tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2000 và cách thức đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũngnhư đáp ứng các yêu cầu của luật định

- Sổ tay này được kiểm sốt theo Thủ tục kiểm sốt tài liệu

1 Phạm vi áp dụng:

- Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong Sổ tay chất lượng này được xây dựng và

áp dụng tại Trụ sở của Công ty tại số: và chi nhánh tại số

- Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong STCL này được xây dựng và áp dụngcho các hoạt động sản xuất, gia công các sản phẩm ngành dệt, nhuộm, thêu, may

2 Các loại trừ:

- Hiện Công ty không có quá trình đặc biệt, nên Công ty không xem xét các vấn đề liênquan để xác định giá trị sử dụng theo 7.5.2

CHƯƠNG 2 TIÊU CHUẨN THAM KHẢO

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9004:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến

CHƯƠNG 3 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

Các thuật ngữ sử dụng trong sổ tay này phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000

1 Các chữ viết tắt:

Chuỗi cung ứng : Mô tả mối liên hệ giữa các bên liên quan:

Bên cung ứng < -> Tổ chức < -> Khách hàng

CHƯƠNG 4

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 4.1 Đáp ứng các yêu cầu chung:

Công ty cam kết thực hiện xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì Hệ thống quản lýchất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của Hệ thống theo các yêu cầu của Tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2000.

Việc áp dụng và tuân thủ tiêu chuẩn được thực hiện bằng cách:

a) Nhận biết các quá trình cần thiết trong Hệ thống và áp dụng chúng trong tồn bộ Công ty(Xem phần phụ lục 1);

b) Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này (Xem phần phụ lục 2);

c) Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm sốtcác quá trình này có hiệu lực;

d) Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp

và theo dõi các quá trình này;

e) Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình này; và

f) Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quátrình này

Các quá trình được quản lý tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Hiện nay Công ty không sử dụng các quá trình từ bên ngồi Khi có các quá trình đượcchọn từ nguồn bên ngồi để phục vụ cho Hệ thống, các quá trình này được xác định và kiểm sốttheo mô tả ở mục 7.4

4.2 Tài liệu của Hệ thống:

4.2.1 Khái quát:

Các tài liệu của Hệ thống dùng để mô tả Hệ thống, xác định các chuẩn mực, các phươngpháp cần thiết để đảm bảo việc xác định, thực hiện, kiểm sốt, và điều hành các quá trình mộtcách có hiệu lực

Các tài liệu của Hệ thống bao gồm:

a) Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng;

b) Sổ tay chất lượng;

c) Các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000;

d) Các tài liệu cần có của Công ty để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm sốt cóhiệu lực các quá trình của Công ty; và

e) Các hồ sơ theo yêu cầu bởi Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Các tài liệu được biên soạn với hình thức đơn giản, dễ hiểu, thuận lợi cho việc sử dụng

và đúng với thực tế của Công ty

Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:

Chính sách chất lượng

Sổ tay chất lượng

Các Thủ tục

Các tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp,các Qui định, Kế hoạch, Mục tiêu,

Tiêu chuẩn, Bản vẽ, Sơ đồ

Các loại Hồ sơ ,các Biểu mẫu

4.2.2 Sổ tay chất lượng:

Sổ tay chất lượng này được lập nhằm xác định và mô tả Hệ thống quản lý chất lượng củaCông ty

4.2.3 Kiểm sốt tài liệu:

Công ty lập và duy trì Thủ tục kiểm sốt tài liệu để kiểm sốt mọi tài liệu trong Hệ thốngtheo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

4.2.4 Kiểm sốt hồ sơ:

Công ty lập và duy trì Thủ tục kiểm sốt hồ sơ để qui định cách thức xác định, thuthập, lưu trữ, bảo quản, sắp xếp, truy cập, sử dụng, và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng

4.3 Tài liệu liên quan:

- Thủ tục kiểm sốt tài liệu: 0087

- Thủ tục kiểm sốt hồ sơ: 0085

CHƯƠNG 5 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO

Tổng Giám Đốc Công ty cam kết xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng vàviệc cải tiến thường xuyên hiệu lực của Hệ thống bằng cách:

a) Truyền đạt cho tồn thể các thành viên trong Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứngkhách hàng cũng như các yêu cầu về pháp luật và chế định trong các cuộc họp xem xét củalãnh đạo, trong các chương trình đào tạo và trong các cuộc họp liên quan đến sản xuất kinhdoanh của Công ty;

b) Thiết lập chính sách chất lượng của Công ty;

c) Chỉ đạo các cấp quản lý xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp với chính sách chất lượng;d) Chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xem xét và quyết định chỉ đạo kịp thời Hệ thống.Đảm bảo Hệ thống được duy trì có hiệu quả và liên tục được cải tiến;

e) Đảm bảo sẵn có các nguồn lực để thực hiện, duy trì, cải tiến hệ thống và thoả mãn kháchhàng

Tài liệu liên quan:

Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021

- Các hoạt động nghiên cứu thị trường;

- Các hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng như Hội nghị khách hàng, thăm dò ý kiếnkhách hàng, hội thảo, hội chợ, triển lãm, giới thiệu sản phẩm;

- Các hoạt động xúc tiến bán hàng, giải quyết các ý kiến, thắc mắc của khách hàng

Định hướng khách hàng cũng được xem xét trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo đểđảm bảo thích hợp trong từng thời kỳ

Các nhu cầu được chuyển thành các yêu cầu cụ thể trong các quá trình của Công ty

Hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện để đảm bảo các yêu cầu nàyđược đáp ứng, qua đó đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng

Các yêu cầu của khách hàng được truyền đạt tương ứng ở mọi cấp trong Công ty đểmọi người thấu hiểu và thực hiện đầy đủ, qua đó đảm bảo và nâng cao sự thoả mãn củakhách hàng

Tài liệu liên quan:

- Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021

- Hướng dẫn thu thập và xử lý thông tin của khách hàng: 0122

Các mục tiêu chất lượng được xây dựng theo nguyên tắc:

“ Cụ thể – Thực tế – Khả thi – Đánh giá được – Nhất quán với chính sách chất lượng “.

Việc xây dựng, điều chỉnh các mục tiêu được đề cập và xem xét trong các cuộc họpxem xét của lãnh đạo và các cuộc họp bất thường khác Các mục tiêu chung của Công tyđược xây dựng và triển khai ra bằng các mục tiêu cụ thể của các Bộ phận trong Công ty.Trưởng các Bộ phận trực tiếp chỉ đạo việc xây dựng mục tiêu của Bộ phận mình

Mục tiêu chất lượng được kiểm sốt theo Thủ tục kiểm sốt tài liệu

5.4.2 Hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng:

Tổng Giám Đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo, phân công việc hoạch định Hệ thống quản

lý chất lượng của Công ty Việc hoạch định này nhắm đáp ứng đầy đủ yêu cầu nêu trong nộidung 4.1 của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Việc hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm việc xác định các quá trình của Hệ thống, các phương pháp, chuẩn mực tác nghiệp, kiểm sốt, và các nguồn lực cần thiết

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:

1 Tổng Giám đốc Công ty:

- Lập và công bố chính sách chất lượng;

- Đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;

- Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng;

- Chỉ đạo tồn bộ các hoạt động của Công ty;

- Chỉ đạo việc truyền đạt trong tồn Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàngcũng như các yêu cầu của pháp luật và các chế định;

- Điều hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo;

- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực;

- Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các Trưởng bộ phận

2 Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí còn lại:

Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí khác trong Công ty được qui định trong tài liệu Quiđịnh về chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc của Công ty mã số: 0201 và các tài liệu kháccủa Hệ thống Trong Quyết định này xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của nhânviên trong tất cả mọi vấn đề liên quan đến chất lượng

Mọi nhân viên khi vào làm việc trong Công ty đều được giới thiệu về trách nhiệm và quyền hạn của mình và các vị trí liên quan

5.5.2 – Đại diện lãnh đạo:

Tổng Giám đốc Công ty chỉ định một lãnh đạo cấp cao làm Đại Diện Lãnh Đạo, ngồicác nhiệm vụ khác, Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm sau đây:

- Đảm bảo các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện vàduy trì;

- Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng và mọinhu cầu cải tiến; và

- Đảm bảo thúc đầy tồn bộ Công ty nhận thức được các yêu cầu của khách hàng;

- Liên hệ với bên ngồi về vấn đề liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty;

- Lập lịch và kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ;

- Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp đối với sản phẩm, quátrình và Hệ thống quản lý chất lượng;

- Thẩm tra xác nhận việc thực hiện các giải pháp;

- Phát hiện và lập hồ sơ mọi vấn đề về sản phẩm, quá trình và Hệ thống quản lý chất lượng;

- Đề xuất, kiến nghị hoặc cung cấp các giải pháp thực hiện;

- Kiểm sốt việc xử lý tiếp theo, phân phối sản phẩm không phù hợp cho đến khi khuyết tật hoặcđiều kiện không thỏa mãn được khắc phục;

- Phối hợp các Phòng chức năng để thực hiện các công việc khác của Công ty,

PTC HC

P Kế tốn

P KHK D

XN P QLC L

XN

4 Hệ thống quản lý chất lượng

4.2 Các yêu cầu về hệ thống tài liệu

5 Trách nhiệm của lãnh đạo

5.4 Hoạch định HTQLCL

5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng C H

5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thơng tin

5.6 Xem xét lãnh đạo

PTC HC

P Kế tốn

P KHK D

XN P QLC L

XN

6.4 Môi trường làm việc C H

7 Tạo sản phẩm

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung

PTC HC

P Kế tốn

P KHK D

XN P QLC L

5.5.3 Thông tin nội bộ:

Cách thức trao đổi thông tin trong Công ty được Qui định trong các tài liệu của Hệthống Theo đó, trách nhiệm cung cấp, xử lý thông tin được qui định theo chức năng nhiệm vụ

Các hình thức truyền đạt thông tin khác có thể thông qua:

- Các cuộc họp, các lớp huấn luyện, đào tạo;

- Các thông báo, báo cáo bằng văn bản hay bằng lời trực tiếp

Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo các thông tin trong nội bộ Công ty đượcthông suốt, và các thông tin về hoạt động của Hệ thống được chuyển đến Lãnh đạo

Tài liệu liên quan:

- Bản qui định chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc các bộ phận của Công ty

- Qui định về việc quản lý thông tin, dữ liệu trên máy vi tính

- Ma trận trách nhiệm, quyền hàn đối với việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng

Các cuộc họp xem xét của lãnh đạo được triệu tập để đánh giá tồn bộ Hệ thống quản lý chất lượng và nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng

Tài liệu liên quan:

Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021

Thủ tục kiểm sốt hồ sơ: 0085

CHƯƠNG 6 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC 6.1 Cung cấp nguồn lực:

Ban Giám Đốc Công ty xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết để thựchiện, duy trì và thường xuyên nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng, và nhằmtăng sự thỏa mãn khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

Việc xem xét các nguồn lực có thể được thực hiện định kỳ trong cuộc họp xem xétcủa lãnh đạo hoặc xem xét từ những đề xuất cụ thể trong từng kế hoạch, dự án

Nhu cầu về nguồn lực được xem xét, xác định trên cơ sở nhu cầu để thực hiện mụctiêu chất lượng, dự án và xem xét đánh giá kết quả thực hiện công việc

Việc quyết định về nguồn lực được ủy quyền tới từng cấp quản lý theo bản Qui địnhtrách nhiệm và quyền hạn

6.2 Nguồn nhân lực:

Lãnh đạo cao nhất của Công ty đảm bảo mọi cán bộ công nhân viên phải được đàotạo thích hợp để có đủ năng lực đảm nhiệm công việc được giao

Tài liệu liên quan:

Thủ tục Tuyển dụng và Đào tạo: 0044

6.3 Cơ sở hạ tầng:

Cơ sở hạ tầng của Công ty được xác định bao gồm:

a) Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo;

b) Trang thiết bị (cả phần cứng và phần mềm); và

c) Dịch vụ hỗ trợ (như vận chuyển, trao đổi thông tin)

Nhu cầu về cơ sở hạ tầng được đáp ứng thông qua các kế hoạch duy tu, bảo dưỡng trangthiết bị, nhà xưởng, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch đầu tư trang thiết bị, mặt bằng, khobãi

Việc xây dựng kế hoạch đáp ứng nhu cầu cơ sở hạ tầng do cácPhòng chức năng thựchiện theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc và biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo

Tài liệu liên quan:

Thủ tục bảo trì thiết bị: 0073

6.4 Môi trường làm việc:

Công ty xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đốivới các yêu cầu của sản phẩm, các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm:

- Đảm bảo ánh sáng đầy đủ, tư thế làm việc của nhân viên phù hợp, không gian làm việc đủ

- Môi trường kho bãi và nơi sản xuất đảo bảo điều kiện để không làm ảnh hưởng hay suygiảm chất lượng sản phẩm;

- Duy trì mối quan hệ thân thiện, đồn kết trong tồn Công ty

Việc đánh giá mội trường làm việc được thực hiện định kỳ hàng năm theo kế hoạchkiểm tra môi trường của Cơ quan y tế Bộ phận văn phòng và Trạm Y tế căn cứ theo kết quảkiểm tra và khuyến cáo của cơ quan kiểm tra để đề xuất các biện pháp thích hợp và lập kếhoạch tổ chức thực hiện

CHƯƠNG 7 THỰC HIỆN SẢN PHẨM 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

Công ty lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm.Hoạch định việc tạo sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của các quá trình khác trong hệthống quản lý chất lượng

Khi hoạch định, Công ty xác định những điều sau:

a) Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm, các yêu cầu này bao gồm các yêucầu xác định trong các tài liệu đặt hàng/mời thầu của khách hàng, các yêu cầu kỹ thuật/tiêuchuẩn sản phẩm, các mẫu đối chứng, và các yêu cầu Luật định có liên quan;

b) Xác định các quá trình, tài liệu cần thiết và việc cung cấp các nguồn lực cụ thể để thực hiệnsản phẩm;

c) Các hoạt động kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng, các hoạt động theo dõi, kiểmtra và thử nghiệm cụ thể đối với sản phẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm;

d) Các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng rằng các quá trình thực hiện và sản phẩm tạothành đáp ứng các yêu cầu

Kết quả hoạch định việc thực hiện sản phẩm thể hiện dưới dạng: Bản vẽ, các loại Kếhoạch, Thủ tục, Hướng dẫn, Tiêu chuẩn, Biểu mẫu

Tài liệu liên quan:

Thủ tục lập kế hoạch và triển khai sản xuất: 0119

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng:

Việc thực hiện các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và việc xem xét các yêu cầu đóđược xác định trong thủ tục này để đảm bảo mọi yếu tố liên quan đến sản phẩm đã được giảiquyết trước khi ký kết hợp đồng

Tài liệu liên quan:

Thủ tục xem xét hợp đồng: 0101

Thủ tục ghi nhận và xử lý ý kiến, khiếu nại của khách hàng: 0122

7.3 Thiết kế và phát triển:

Hiện nay công ty thiết kế và phát triển sản phẩm theo các bước sau:

- Hoạch định cho việc phát triển sản phẩm;

- Xem xét các yêu cầu đầu vào;

- Xem xét và xác định việc đáp ứng đầu ra của phát triển;

- Xem xét đánh giá khả năng đáp ứng;

- Kiểm tra xác nhận;

- Xác định giá trị sử dụng nếu cần thiết;

- Kiểm sốt các thay đổi nếu có phát sinh xảy ra