sổ tay chất lượng, an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường (sổ tay qshe)

Trang 1

'

'OUA\ T !~ II~HI\I~H [)() A\~H X A\~113 ;[)A\ UIl ~ A\~ , f) H A \~\ H() A \ [) A \U

& f >U~113 'CA\ f) ICA\IC [)IJ'ClH VtJ It\~ THU ~\ T X A\~ 'I3[)A\U

sOTAY CHAT LU'Q'NG, AN ToAN,

Don vi duo'c phan phBi :

Nguoi ki~m soat

Kguy~n Van CanhBao Van Hlll1g

Truong Ban ISO Cong ty

Trang 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN SỔ TAY QSHE 1.1 MỤC ĐÍCH:

Sổ tay QSHE của Petrolimex Sài Gòn là tài liệu cơ bản nhất công bố chính sách về quản lý chất lượng,

an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường (gọi tắt là QSHE) của Công ty; được mô tả đầy đủ các quá trình nghiệp vụ và sự tương tác giữa chúng trong hệ thống quản lý; đồng thời định hướng cho việc xây dựng và quản lý thực thi hệ thống tài liệu nội bộ để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo Công ty và phù hợp với yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001

1.2 PHẠM VI:

Áp dụng cho tất cả nghiệp vụ tại tất cả các phòng ban, đơn vị trong toàn Công ty theo yêu cầu các tiêu

chuẩn hiện đang áp dụng tại Công ty, cụ thể:

- Tiêu chuẩn ISO 9001: áp dụng tại các phòng ban, đơn vị trong toàn Công ty;

- Tiêu chuẩn ISO 14001: áp dụng tại TKNB, Phòng hóa nghiệm trung tâm và Xưởng xử lý chất thải trực thuộc Phòng dịch vụ kỹ thuật của Xí nghiệp dịch vụ;

- Tiêu chuẩn OHSAS 18001: áp dụng tại TKNB và Phòng hóa nghiệm trung tâm;

- Tiêu chuẩn ISO/IEC 17025: áp dụng tại Phòng hóa nghiệm trung tâm;

lý chất lượng, an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường trong phạm vi toàn Công ty

- Hệ thống tài liệu: bao gồm Sổ tay QSHE, các quy định quản lý nội bộ, các văn bản thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, danh mục, hồ sơ và các tài liệu bên ngoài liên quan đã được kiểm soát

- Tài liệu bên ngoài: là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty (bao gồm: các văn bản pháp quy do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành; các tiêu chuẩn Ngành, quốc gia, quốc tế liên quan; các quy định của Tập đoàn; và các tài liệu do khách hàng cung cấp)

Trang 3

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU PETROLIMEX SÀI GÒN 2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:

Công ty xăng dầu khu vực II – TNHH một thành viên, tên giao dịch Petrolimex Sài Gòn thành lập

ngày 17/09/1975, là công ty con của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam

Văn phòng giao dịch: 15 Lê Duẩn, Quận 1, TP.HCM Website: kv2.petrolimex.com.vn

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty đã trải qua các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1975 – 1985: củng cố hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật và thực hiện nhiệm vụ cấp phát xăng dầu theo chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước

Giai đoạn 1986 – 1995: chuyển sang hạch toán độc lập và bước đầu đa dạng hóa loại kinh doanh, lấy xăng dầu làm trục chính

- Năm 1986: bắt đầu đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh, chú trọng mở rộng bán lẻ phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân TP.HCM và các địa phương

- Năm 1989: chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập; tiến hành các dịch vụ giữ hộ xăng dầu và cho thuê kho hàng; tái sinh dầu mỡ nhờn và cung ứng vận tải; thực hiện mục tiêu đa dạng hóa kinh doanh nhưng vẫn lấy kinh doanh xăng dầu làm trục chính

- Năm 1995: sáp nhập Chi nhánh dầu lửa Miền Nam vào Công ty xăng dầu khu vực II Nâng cấp tổng thể các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, bước đầu khẳng định Petrolimex Sài Gòn là thương hiệu mạnh trên thị trường

Giai đoạn 1996 đến nay: xây dựng, hoàn thiện hệ thống hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật và cơ chế quản lý theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa

- Từ năm 1996, Công ty đã tập trung đầu tư vào hạ tầng, đổi mới công nghệ theo hướng “Quy mô, hiện đại, an toàn và thân thiện với môi trường” Đến nay, Công ty đã có một hệ thống cơ sở vật chất

kỹ thuật quy mô, hiện đại: Cụm kho cảng xăng dầu với tổng diện tích 196 ha trải dài hơn 03 km dọc sông Nhà Bè, tổng sức chứa hơn 600.000 m3, hệ thống điều khiển xuất nhập tự động tại 09 cầu cảng có thể tiếp nhận tàu đến 40.000 DWT và tại 03 bến xuất đường bộ nằm ở 03 kho Sản lượng qua kho hàng năm hơn 04 triệu m3/tấn xăng dầu các loại Ngoài ra, Công ty có hệ thống cửa hàng bán lẻ xăng dầu nằm rộng khắp địa bàn TP.HCM và không ngừng được phát triển mở rộng mạng lưới qua các năm Tất cả cửa hàng của Công ty đều được trang bị trụ bơm hiện đại, độ chính xác cao cùng với hệ thống đo mức bể chứa và quản lý tự động giúp quản lý bán hàng chính xác, nhanh chóng, giảm hao hụt, bảo vệ môi trường và đảm bảo an toàn

- Từ năm 1997, Công ty đẩy mạnh đầu tư xây dựng Phòng thử nghiệm xăng dầu với trang thiết bị hiện đại bên cạnh Hệ thống quản lý năng lực thử nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC Guide 25, sau đó chuyển đổi sang ISO/IEC 17025:1999 và được VILAS chứng nhận năm 2002 với 30 phép thử Năm 2005 chuyển đổi tiếp sang phiên bản mới ISO/IEC 17025:2005, đến nay đã được công nhận đến 60 phép thử và là một trong những phòng thử nghiệm hiện đại, ngang tầm khu vực Châu Á – Thái Bình Dương

- Bên cạnh phát triển hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật, Công ty xây dựng đội ngũ nhân sự có trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ cao, kỹ năng làm việc hiệu quả, đáp ứng yêu cầu đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế

- Năm 2002, Công ty triển khai áp dụng thành công hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO, tiếp tục khẳng định thương hiệu Petrolimex Sài Gòn – một thành viên năng động và vững mạnh của Petrolimex Việt Nam

Trang 4

Phạm vi hoạt động của Công ty:

- Điều tiết thị trường cung ứng xăng dầu cho sản xuất và tiêu dùng xã hội tại TP.HCM và khu vực phía Nam

- Dự trữ xăng dầu quốc gia, đảm bảo an ninh năng lượng xăng dầu trong mọi tình huống

- Tổ chức kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác liên quan đến lĩnh vực xăng dầu

2.3 ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ:

- Sản phẩm kinh doanh chính của Công ty là xăng dầu nhập khẩu có chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Việt nam (TCVN), gồm: Xăng không chì Mogas 92 và Mogas 95 (TCVN 6776:2005); dầu DO 0,05%S và DO 0,25%S (TCVN 5689:2005), dầu FO 3,0%S, FO 3,5%S và FO 380 (TCVN 6239:2002) và dầu KO (TCVN 6240:2002) Ngoài ra, Petrolimex Sài gòn còn kinh doanh mặt hàng nhiên liệu hàng hải RME180 và RME380 cung cấp cho tàu biển theo tiêu chuẩn cơ sở (TCCS05:2009/PETROLIMEX)

- Công ty tiếp nhận xăng dầu nhập khẩu (do Tập đoàn xăng dầu Việt nam ký hợp đồng mua từ các nhà cung cấp nước ngoài, và từ nhà máy lọc dầu Dung Quất), tồn trữ tại Tổng kho xăng dầu Nhà Bè, sau đó xuất bán cho khách hàng và điều động cho các công ty tuyến sau trong nội bộ Ngành Trường hợp đặc biệt, Công ty tự tổ chức pha chế, chuyển loại để tạo nguồn cung ứng

- Mạng lưới và hình thức phân phối xăng dầu của Công ty thông qua:

+ Bán buôn cho khách hàng Tổng đại lý, đại lý, khách hàng công nghiệp

+ Bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng thông qua 65 cửa hàng do Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu quản

lý và hơn 100 đại lý, Tổng đại lý trong mạng lưới phân phối của Công ty

+ Bán tái xuất sang Campuchia, các khu chế xuất và bán cho tàu biển nước ngoài

- Công ty còn tổ chức cung cấp các dịch vụ liên quan đến xăng dầu như:

+ Cho thuê kho - Giữ hộ

+ Nhập khẩu ủy thác

+ Dịch vụ kiểm định, hóa nghiệm, tư vấn và đào tạo về kỹ thuật xăng dầu

+ Dịch vụ cầu cảng, đại lý tàu biển, lai dắt và cung ứng tàu biển

+ Dịch vụ phòng ngừa ứng cứu dầu tràn

+ Thi công xây lắp, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các công trình chuyên ngành xăng dầu

+ Dịch vụ vệ sinh, súc rửa bể chứa xăng dầu, thu gom – vận chuyển và xử lý chất thải nhiễm dầu + Dịch vụ giữ xe, rửa xe ôtô xitéc

+ Cho thuê mặt bằng, không gian quảng cáo,…

- Công ty tổ chức kinh doanh các sản phẩm hóa dầu (Gas, dầu nhờn, mỡ máy, hóa chất) và các chủng loại vật tư, phụ tùng chuyên ngành xăng dầu

Trang 5

2.4 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY:

2.5 QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG ISO CỦA PETROLIMEX SÀI GÒN:

Từ những năm 1997, Petrolimex Saigon đã triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý năng lực

phòng thử nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC Guide 25 để kiểm soát chất lượng xăng dầu trong tất cả

các khâu nhập khẩu, tồn trữ và phân phối ra thị trường Năm 1999, hệ thống được Văn phòng công nhận chất lượng thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng (VILAS) đánh giá, cấp giấy công nhận với số hiệu VILAS 48 Sau hai lần chuyển đổi theo phiên bản ISO 17025:1999 và ISO 17025:2005, đến nay phòng thử nghiệm Petrolimex Saigon đã được công nhận 60 phương pháp thử

Từ tháng 07/2001, Công ty khởi đầu chương trình triển khai áp dụng ISO rộng rãi tại Petrolimex Sài Gòn Đến nay, chương trình này đã trải qua các giai đoạn:

Giai đoạn 1: Triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo chuẩn ISO 9001:2000 đối với lĩnh vực “Bán buôn, xuất, nhập và tồn trữ xăng dầu”

- Công ty ký hợp đồng với công ty tư vấn & đào tạo để tổ chức thực hiện dự án giai đoạn 1 từ ngày 01/08/2001 và đã hoàn thành trong vòng 14 tháng

- Ngày 18/10/2002, HTQLCL giai đoạn 1 được BVQI đánh giá, cấp giấy chứng nhận, đánh dấu một cột mốc quan trọng trong tiến trình triển khai áp dụng ISO tại Petrolimex Sài Gòn

Giai đoạn 2: Mở rộng phạm vi áp dụng ISO 9001:2000 sang lĩnh vực bán lẻ

- Sau 06 tháng duy trì HTQLCL giai đoạn 1, Công ty tiếp tục triển khai mở rộng phạm vi áp dụng ISO 9001:2000 sang lĩnh vực bán lẻ xăng dầu

Chú thích: Quan hệ chỉ đạo theo hệ thống QHSE

Quan hệ chỉ đạo hành chính, nghiệp vụ

Ban ISO Công

ty

Đại diện lãnh đạo về chất lượng

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán tài chính

Phòng

kỹ thuật xăng dầu

Phòng công nghệ đầu

tư

Phòng công nghệ thông tin

Phòng

tổ chức cán

bộ

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng pháp chế thanh tra

Phòng

an toàn môi trường

Ban Lãnh đạo Công ty

Chủ tịch Hội đồng chất lượng Công ty

Xưởng

cơ khí

Đội dịch vụ

kỹ thuật

Đội xây dựng

1

Ban giám đốc Xí nghiệp dịch vụ

Chủ tịch Hội đồng chất lượng XNDV

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán tài chính

Phòng dịch

vụ

kỹ thuật

Phòng dịch

vụ xây lắp

Phòng

tổ chức hành chính

kỹ thuật

65 Cửa

hàng

xăng dầu

01 Cửa hàng chuyên doanh

Phòng

kế toán

tài

vụ

Phòng tin học

tự động hóa

Phòng

Ban chất lượng tổng hợp

Tổ thống

kê kho hàng

Đội giao nhận kho A,B,C

Đội PCCC trung tâm

Tổ

cơ điện

Tổ bảo quản

và VSCN

Tổ SC

TB đo lường

Phòng điều

độ kho cảng

Phòng

kỹ thuật xăng dầu

Phòng

kế toán tài

vụ

Phòng quản lý

kỹ thuật

Phòng tin học

tự động hóa

Phòng

Phòng bảo

vệ PCCC

Phòng khai thác dịch vụ

Trang 6

- Ngày 17/06/2004, HTQLCL giai đoạn 2 được BVQI đánh giá, cấp giấy chứng nhận với phạm vi mới là “Bán buôn, bán lẻ, xuất nhập và tồn trữ xăng dầu” Lãnh đạo Công ty tiếp tục khẳng định mong muốn sử dụng ISO như là công cụ để không ngừng hoàn thiện hệ thống quản lý, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ phân phối xăng dầu, hướng đến sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Giai đoạn 3: Mở rộng phạm vi áp dụng ISO 9001:2000 sang lĩnh vực kinh doanh dịch vụ khác

- Đầu năm 2007, Công ty quyết định tiếp tục triển khai áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động kinh doanh dịch vụ khác của Xí nghiệp bán lẻ, Tổng kho xăng dầu Nhà bè, Xí nghiệp dịch vụ xây lắp

& thương mại Petrolimex Sài Gòn

- Công ty tổ chức khảo sát, triển khai xây dựng tài liệu, đào tạo, áp dụng ISO vào lĩnh vực kinh doanh dịch vụ khác của toàn Công ty trong vòng 6 tháng Phạm vi mở rộng này được BVQI đánh giá, cấp chứng chỉ ngày 31/08/2007

Giai đoạn 4: Triển khai áp dụng Hệ thống quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn OHSAS 18001 và Hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 tại TKXDNB

- Tháng 09/2007 để củng cố, hoàn thiện hoạt động quản lý về an toàn, đảm bảo sức khỏe nghề

nghiệp cho người lao động và bảo vệ môi trường, Công ty tiếp tục triển khai áp dụng thêm cùng lúc hai tiêu chuẩn mới là OHSAS 18001:2007 và ISO 14001:2004 tại Tổng kho xăng dầu Nhà

bè

- Việc xây dựng hệ thống quản lý theo chuẩn ISO 14001 & OHSAS 18001 được tích hợp chung

với HTQLCL ISO 9001:2000 đang vận hành tại Tổng kho, hình thành một Hệ thống tích hợp quản lý chung về Chất lượng – An toàn – Sức khỏe & Môi trường (gọi tắt là Hệ thống quản lý tích hợp QSHE), phù hợp cùng lúc với bốn tiêu chuẩn quản lý là ISO 9001, ISO 17025, ISO

14001 & OHSAS 18001

- Sau gần hai năm nỗ lực triển khai, Hệ thống quản lý tích hợp QSHE của Tổng kho cũng được

BVQI đánh giá và cấp chứng chỉ ngày 30/07/2009

Giai đoạn 5: Triển khai áp dụng mô hình thực hành 5S

- Để huy động mọi người tham gia cải tiến môi trường làm việc, nâng cao năng suất lao động,

giảm chi phí ẩn, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và “nâng tầm dịch vụ - phục vụ”, Công ty đã quyết định triển khai áp dụng mô hình thực hành 5S đầu tiên tại hệ thống cửa hàng bán lẻ xăng dầu

- Đến nay, mô hình 5S đã áp dụng 100% Cửa hàng xăng dầu trực thuộc Xí nghiệp bán lẻ và đang

triển khai mở rộng áp dụng tại Tổng kho xăng dầu Nhà bè và Xí nghiệp dịch vụ để làm công cụ hữu hiệu thúc đẩy chất lượng

Giai đoạn 6: Triển khai áp dụng Hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 tại Xưởng xử lý chất thải trực thuộc Phòng dịch vụ kỹ thuật của Xí nghiệp dịch vụ

- Tháng 05/2012, Công ty xúc tiến triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001:2004 vào hoạt động

thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải nhiễm dầu tại Xưởng xử lý chất thải trực thuộc Phòng dịch vụ kỹ thuật của Xí nghiệp dịch vụ Đến nay Công ty đang xúc tiến ký hợp đồng với tổ chức bên ngoài để đánh giá chứng nhận cho hệ thống này

2.6 ĐIỀU KHOẢN LOẠI TRỪ:

Xăng dầu là hàng hóa do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nhập khẩu và giao cho Petrolimex Sài Gòn tổ chức kinh doanh TKXDNB là nơi tiếp nhận, bảo quản tồn chứa và xuất cấp cho khách hàng theo yêu cầu của Công ty Do xăng dầu không phải là loại thành phẩm do Công ty sản xuất nên hệ thống quản lý chất lượng của Công ty không áp dụng điều khoản 7.3 “Thiết kế & phát triển”, điều khoản 7.5.2 “Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất & cung cấp dịch vụ” của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Trang 7

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG QUẢN LÝ QSHE CỦA PETROLIMEX SÀI GÒN

Hệ thống quản lý chất lượng, an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường được nhận diện và trình

bày theo mối tương tác giữa các quá trình thông qua đầu vào và đầu ra của từng quá trình với nhau

Các quá trình được liên kết chặt chẽ thông qua các hoạt động hoạch định, thực hiện điều hành, kiểm tra

và hành động (PDCA)

3.1 HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC, MỤC TIÊU, KẾ HOẠCH:

Hàng năm, Giám đốc Công ty đề ra mục tiêu kế hoạch cấp Công ty, trên cơ sở đó các phòng ban / đơn

vị xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu bộ phận cùng với việc xác định các nguồn lực cần thiết để triển khai

thực hiện Để đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra, Trưởng các phòng ban, đơn vị xây dựng và triển khai

chương trình hành động, thông qua chương trình công tác (tháng, quý, năm) trong đó phân công trách

nhiệm, thời gian và biện pháp thực hiện Định kỳ hàng quý, Ban ISO tổng hợp kết quả thực hiện từ kết

quả hoạt động SXKD chung của toàn Công ty, báo cáo Giám đốc, Chủ tịch HĐCL Công ty và được

đưa vào nội dung xem xét trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo dưới góc độ QSHE

Tài liệu tham khảo:

- Thủ tục xây dựng và kiểm soát thực hiện mục tiêu kế hoạch KTTC-TT-03

3.2 HỆ THỐNG TIẾP THỊ, QUẢNG CÁO:

3.2.1 Tiếp thị, ký kết và quản lý hợp đồng:

Công tác tiếp thị bán hàng do đội ngũ chuyên viên tiếp thị của văn phòng Công ty, văn phòng Xí

nghiệp bán lẻ và các Cửa hàng trưởng CHXD thực hiện

Mọi nhu cầu của khách hàng đều được khảo sát, xem xét năng lực đáp ứng của nội bộ, đàm phán cụ

thể với khách hàng trước khi xúc tiến ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu

- Thủ tục tiếp thị, đàm phán ký kết hợp đồng và phát hành hóa đơn tại VPCT KD-TT-01

- Thủ tục tiếp thị, đàm phán ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu, đại lý và KDBL-TT-01

phát hành hóa đơn bán hàng tại XNBL

3.2.2 Quảng cáo, khuyến mãi:

Hoạt động quảng cáo – khuyến mãi là một trong những công cụ quan trọng, là con đường ngắn nhất

để truyền tải các thông tin về sản phẩm, dịch vụ của Petrolimex Sài Gòn đến người tiêu dùng, các tổ

chức, cá nhân trong xã hội nhằm nâng cao uy tín, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình cạnh tranh

và mở rộng thị trường

Việc thuê gia công các vật phẩm, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, tài trợ các chương

trình hoạt động xã hội, triển lãm,… được thực hiện theo kế hoạch hàng năm do Giám đốc Công ty

phê duyệt, và phải tuân thủ chặt chẽ quy định của Công ty về việc sử dụng logo, dấu hiệu thương

mại, đảm bảo thống nhất về hình thức và nội dung

3.3 HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG, ĐIỀU ĐỘ NHẬP XUẤT:

3.3.1 Đặt mua hàng Tập đoàn:

Xăng dầu là sản phẩm do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam trực tiếp ký hợp đồng nhập khẩu với các tổ

chức nước ngoài Công ty được Tập đoàn ủy thác nhận hàng nhập khẩu tại Cảng của Tổng kho xăng

dầu Nhà bè và tổ chức thực hiện theo thông báo tiếp nhận tàu hàng tháng của Phòng xuất nhập khẩu

– Tập đoàn xăng dầu Việt Nam

Định kỳ đầu quý, Phòng kinh doanh Công ty tổng hợp nhu cầu kinh doanh của nội bộ Công ty và các

đơn vị nội bộ Ngành (tuyến sau), lập đơn đặt hàng gửi Tập đoàn và theo dõi tình hình thực hiện để

điều chỉnh hoặc bổ sung đơn hàng kịp thời

Trang 8

3.3.2 Điều độ hàng hóa:

Công ty tổ chức điều độ tiếp nhận, xuất cấp theo trình tự được quy định cụ thể nhằm đảm bảo an

toàn, giảm chi phí và đáp ứng nhu cầu nhận hàng của khách hàng

- Thủ tục điều độ nhập, xuất và luân chuyển hàng hóa tại TKXDNB ĐĐKC-TT-01

3.3.3 Nhập hàng:

Căn cứ kế hoạch nhập của Công ty, Tổng kho tổ chức cân đối sức chứa và lên kế hoạch tiếp nhận

hợp lý, rút ngắn thời gian lưu tàu, hạn chế hao hụt nhập và đảm bảo ổn định nguồn xuất cho ba kho

Tất cả mọi nguồn xăng dầu đều phải được lấy mẫu, kiểm tra chất lượng, đảm bảo phù hợp với qui

cách chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn Việt Nam trước khi cho phép nhập hàng vào bể chứa

Ngoài việc nhập hàng từ tàu nhập khẩu là chủ yếu, Tổng kho cũng phải tổ chức nhập tàu nội địa;

nhập đường bộ (hàng trả về); nhập dầu vét (thu hồi ở hố gas, chắt ống,…) theo đúng quy trình kiểm

soát hiện hành

3.3.4 Xuất hàng:

Khách hàng nhận hàng tại Tổng kho xăng dầu Nhà bè, các phòng liên quan tổ chức tiếp nhận đăng

ký hóa đơn; kiểm tra tính hợp lệ và các điều kiện về kỹ thuật đo lường và an toàn phòng chống cháy

nổ của các phương tiện nhận hàng (tàu, xà lan, ôtô xitéc); xuất hàng qua các lưu lượng kế đã được

kiểm định hợp pháp; cùng với đại diện phương tiện lấy mẫu (kiểm tra, lưu) và đo tính, giám định số

lượng tại phương tiện sau khi xuất xong; niêm phong hầm hàng và làm thủ tục hoàn tất xuất hàng

Tổng kho tổ chức xuất nội bộ cho các trường hợp: xuất hàng làm bồn nổi; xuất liên hoàn giữa các

kho; xuất điều chỉnh kiểm kê; và xuất hao hụt định mức,… theo đúng quy trình, quy định hiện hành

và có phải sự giám sát, xác nhận của các bên liên quan cả trên thực tế và trên sổ sách

- Thủ tục kiểm soát xuất hàng đường thủy tại TKXDNB ĐĐKC-TT-04

- Thủ tục kiểm soát xuất hàng đường bộ tại TKXDNB ĐĐKC-TT-05

3.3.5 Thuê bồn nổi:

Để giải quyết tạm thời tình trạng thiếu sức chứa khi tiếp nhận tàu chở xăng dầu tại TKXDNB, đồng

thời quản lý chặt chẽ hàng hóa xuất – nhập, Công ty thiết lập quy trình thuê bồn nổi để quy định

trách nhiệm và trình tự các bước khi thực hiện thuê tàu / xà lan làm bồn nổi cho Công ty

- Thủ tục kiểm soát bồn nổi ĐĐKC-TT-04

3.4 HỆ THỐNG ĐẶT MUA HÀNG, ĐIỀU ĐỘ NHẬP XUẤT:

3.4.1 Kiểm soát giá bán:

Để phù hợp với các qui định hiện hành của Nhà nước, Tập đoàn đồng thời xác định rõ trách nhiệm

của từng bộ phận, Công ty xây dựng trình tự và cách thức quản lý giá bán xăng dầu chặt chẽ trong tất

cả các khâu, các loại hình và phương thức bán xăng dầu

- Thủ tục xây dựng và quản lý thực hiện giá bán xăng dầu KD-TT-02

Trang 9

3.4.2 Kiểm soát tín dụng thương mại:

Công ty xây dựng quy chế, thủ tục quản lý công nợ khách hàng và triển khai thực hiện kiểm soát

toàn bộ diễn biến tình hình công nợ xuyên suốt từ khi ký kết, thực hiện cho đến khi kết thúc và thanh

lý hợp đồng bán hàng trả chậm; làm cơ sở ra quyết định điều hành kinh doanh kịp thời; vừa đảm bảo

an toàn tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn, vừa đáp ứng được sự thỏa mãn tối đa nhu

cầu của khách hàng

Việc khảo sát nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định ký kết hợp đồng

trả chậm phải được thực hiện Ngoài ra, quản lý công nợ của Công ty phải đảm bảo tuân thủ các quy

định, chế độ hiện hành của Nhà nước và Tập đoàn

- Thủ tục kiểm soát công nợ khách hàng trên kênh bán buôn và bán lẻ xăng dầu KTTC-TT-02

3.4.3 Thuê dịch vụ vận tải xăng dầu:

Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch sản lượng kinh doanh được giao và dự báo nhu cầu vận chuyển,

Công ty tiến hành tìm kiếm, đánh giá, xếp hạng, lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải phù

hợp để ký kết hợp đồng thuê vận tải xăng dầu, góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ vận tải

cho Công ty, Xí nghiệp bán lẻ

Mọi ý kiến của khách hàng có liên quan đến việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa đều được thông

báo cho đơn vị vận tải để khắc phục kịp thời Nếu khách hàng khiếu nại đến lần thứ hai về số lượng,

chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng, thái độ phục vụ,… thì phải chuyển giao ngay đơn vị khác

vận chuyển để có chất lượng dịch vụ vận tải tốt hơn Trong trường hợp, có các sai phạm nghiêm

trọng như gian lận hàng hóa,… thì phải tạm ngưng hay từ chối thực hiện tiếp hợp đồng vận tải

- Thủ tục thuê dịch vụ vận tải xăng dầu KD-TT-06

3.4.4 Bán buôn nội địa:

Công ty tổ chức các kênh bán buôn nội địa dưới hai hình thức FOB và CIF cho Tổng đại lý, Đại lý,

khách hàng hộ công nghiệp, Sản phẩm xăng dầu được xuất cho khách hàng tại Tổng kho xăng dầu

Nhà bè (không thông qua trụ bơm tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu trực thuộc Công ty)

- Thủ tục tiếp thị, đàm phán ký kết hợp đồng và phát hành hóa đơn tại VPCT KD-TT-01

- Thủ tục tiếp thị, đàm phán ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu, đại lý và KDBL-TT-01

phát hành hóa đơn bán hàng tại XNBL

- Thủ tục xuất bán hàng trên nguồn nhập xuất thủ tục KD-TT-08

3.4.5 Bán tái xuất:

Khách hàng tái xuất bao gồm khách hàng Cămpuchia, các khu chế xuất, doanh nghiệp chế xuất, tàu

biển nước ngoài và tàu biển Việt Nam chạy tuyến quốc tế

Công ty ban hành thủ tục nhằm mục đích xác lập về trình tự, trách nhiệm cũng như quyền hạn thực

hiện nghiệp vụ kinh doanh tạm nhập bán tái xuất xăng dầu của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị và

các cá nhân có liên quan

- Thủ tục thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tạm nhập tái xuất xăng dầu KD-TT-10

Trang 10

3.4.6 Đầu tư thương mại cho khách hàng:

Petrolimex Sài gòn tạo sự khác biệt về cung cấp sản phẩm và dịch vụ, khẳng định thương hiệu trên

thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững với

khách hàng trên cơ sở hợp tác hỗ trợ đôi bên cùng có lợi Petrolimex Sài gòn tạo điều kiện để khách

hàng được hưởng lợi ích mang lại từ việc sử dụng cơ sở hạ tầng do Petrolimex Sài Gòn đầu tư để tiêu

thụ và bán sản phẩm của Petrolimex Công ty triển khai nhiều chính sách, đa dạng hóa đầu tư cho

khách hàng bán buôn, Tổng đại lý, Đại lý thông qua các hình thức: đầu tư hỗ trợ vốn; đầu tư liên kết

bán hàng; và đầu tư tiếp thị bán hàng

3.4.7 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng:

Công ty cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đặc thù Ngành xăng dầu như: súc rửa và lập barem bồn

bể; kiểm tra kỹ thuật và công nghệ xăng dầu của khách hàng; thử nghiệm kiểm tra chất lượng xăng

dầu; cung cấp các dụng cụ, vật tư giao nhận xăng dầu (thước đo, nhiệt kế, thuốc thử dầu, niêm nhựa,

thiết bị kiểm tra nước nhanh,…) Ngoài ra, Công ty còn tổ chức các hoạt động tư vấn và đào tạo về

thương phẩm, kỹ thuật giao nhận xăng dầu,… khi khách hàng yêu cầu

- Thủ tục cung cấp dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ cho khách hàng KTXD-TT-01

3.4.8 Giải quyết khiếu nại của khách hàng:

Việc tiếp nhận khiếu nại và thông tin phản hồi của khách hàng được thực hiện thông qua nhiều kênh

như: văn bản, Fax, điện thoại, trao đổi trực tiếp, phương tiện thông tin đại chúng,… và được phân

loại thành từng lĩnh vực cụ thể để dễ dàng trong việc phân tích, đánh giá xu hướng và cải tiến về:

chất lượng, chủng loại xăng dầu; số lượng; dịch vụ giao hàng, vận chuyển; giá cả, thanh toán; xử lý

đơn hàng, hồ sơ giao hàng; truyền đạt thông tin, trả lời khách hàng; và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng

Tất cả khiếu nại phải được giải quyết nhanh chóng, thỏa đáng và trả lời khách hàng bằng văn bản

Công ty xác định tất cả các khiếu nại và thông tin phản hồi của khách hàng là thông tin đầu vào của

các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, là cơ hội để cải tiến quá trình cung cấp sản phẩm và nâng cao

chất lượng dịch vụ, nhằm thỏa mãn ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng

- Thủ tục giải quyết khiếu nại và thông tin phản hồi của khách hàng KD-TT-09

3.5 HỆ THỐNG KỸ THUẬT XĂNG DẦU:

3.5.1 Hao hụt xăng dầu:

Số lượng xăng dầu nhập, xuất, luân chuyển và tồn trữ tại Tổng kho, cửa hàng phải được theo dõi,

giám định chặt chẽ bởi các bên liên quan Chế độ ghi chép sổ sách, thống kê, kiểm kê và báo cáo hao

hụt định kỳ được thực hiện theo đúng quy định, hướng dẫn hiện hành của Tập đoàn và Công ty

Định mức hao hụt theo từng công đoạn là định mức để quản lý hao hụt trong quá trình nhập, xuất,

tồn chứa, chuyển bể, vận chuyển,… làm cơ sở xây dựng kế hoạch hao hụt, theo dõi quản lý hao hụt

thực tế trên từng công đoạn để có tác động kịp thời bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ hoặc tăng

cường quản lý nhằm giảm mức hao hụt phát sinh, thực hiện triệt để nguyên tắc tiết kiệm chi phí của

Công ty và là cơ sở để đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế

Tổng kho / CHXD sẵn có các quy trình nhập xuất, hướng dẫn vận hành công nghệ tối ưu, cải tiến các

thiết bị kho dầu để đảm bảo phù hợp với yêu cầu thực tế nhằm giảm sự bay hơi hay thất thoát xăng

dầu

- Thủ tục quản lý hao hụt xăng dầu XDTK-TT-01

Trang 11

3.5.2 Quản lý chất lượng xăng dầu:

Việc quản lý chất lượng xăng dầu được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất từ Công ty đến đơn vị

trực thuộc với sự phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng Mọi sản phẩm xăng dầu qua quá trình tiếp

nhận, bảo quản tồn chứa, pha chế, chuyển bể, xuất bán, vận chuyển cung ứng và bán lẻ trực tiếp cho

người tiêu dùng phải qua kiểm soát chất lượng, đảm bảo đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn Việt nam

- Quy định quản lý chất lượng xăng dầu

- Thủ tục kiểm soát xăng dầu kém, mất phẩm chất XDTK-TT-04

- Thủ tục đánh giá chứng nhận hợp quy / hợp chuẩn đối với xăng không chì KTXD-TT-02

và nhiên liệu Diesel

3.5.3 Súc rửa bể chứa xăng dầu:

Nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa trong bể chứa, Công ty thực hiện chế độ súc rửa bồn bể theo

đúng quy định của Nhà nước và Tập đoàn

- Thủ tục kiểm soát chuyển bể, chuyển kho và súc rửa bồn bể ĐĐKC-TT-06

3.5.4 Pha chế, chuyển loại xăng dầu:

Công ty tổ chức pha chế, chuyển loại xăng dầu theo quy định hiện hành của Tập đoàn để đảm bảo

xăng dầu cung cấp ra thị trường có chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Việt nam hoặc theo hợp đồng mua

bán đã ký với khách hàng; đáp ứng đầy đủ và kịp thời các chủng loại xăng dầu cho nhu cầu phát triển

kinh tế, an ninh quốc phòng, phòng chống thiên tai, nhu cầu tiêu dùng xã hội; thỏa mãn ngày càng đa

dạng về chất lượng hàng hóa của khách hàng trong nền kinh tế thị trường

Tổng kho tổ chức pha chế theo quy trình kỹ thuật và phương án pha chế được Giám đốc Công ty phê

duyệt Phương án pha chế phải được thực hiện trong phòng thí nghiệm và phân tích kết quả đạt yêu

cầu kỹ thuật thì mới tiến hành pha chế tại bồn Việc pha chế chỉ được thực hiện sau khi hoàn tất triển

khai phương án đảm bảo an toàn cháy nổ và bảo vệ môi trường

- Thủ tục pha chế xăng dầu KTXD-TT-04

3.5.5 Kiểm soát phương tiện đo lường xăng dầu:

Tất cả các phương tiện theo dõi và đo lường đều phải được kiểm soát sử dụng thông qua dấu hiệu

nhận biết và danh mục quản lý Hàng năm, các phòng phụ trách quản lý đo lường phải lập kế hoạch

kiểm định, hiệu chuẩn và tổ chức thực hiện đúng chu kỳ theo thủ tục hiện hành để đảm bảo độ chính

xác, phù hợp với yêu cầu đo lường do Nhà nước quy định

Tùy thuộc vào tính chất từng loại thiết bị đo mà việc kiểm định, hiệu chuẩn, hiệu chỉnh có thể được

thực hiện bởi tổ chức bên ngoài hay do Phòng kỹ thuật xăng dầu Công ty trực tiếp thực hiện theo sự

ủy quyền của Tổng cục tiêu chuẩn - đo lường – chất lượng Việt nam

Các đơn vị quản lý sử dụng có trách nhiệm khai thác, vận hành đúng quy cách nhằm ngăn ngừa sự

hư hỏng, sai lệch làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả đo lường; thực hiện bảo trì, sửa chữa

nhằm hạn chế sự hư hỏng và xuống cấp; bảo quản dấu hiệu nhận biết trạng thái kiểm định, hiệu

chuẩn trên các phương tiện đo lường; và phải lưu lại mọi hồ sơ liên quan đến hoạt động kiểm định,

hiệu chuẩn

- Thủ tục kiểm soát phương tiện đo lường KTXD-TT-05

Trang 12

3.5.6 Bảo quản xăng dầu:

Toàn bộ quá trình bảo quản xăng dầu trong tất cả các khâu từ nhập, xuất, tồn chứa để đảm bảo chất

lượng cũng như số lượng xăng dầu được Công ty kiểm soát chặt chẽ

3.5.7 Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật xăng dầu:

Công ty ban hành các hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật xăng dầu để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thừa hành thực hiện theo đúng yêu cầu

- Các hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật xăng dầu của Phòng kỹ thuật xăng dầu Tổng kho

3.5.8 Thuê dịch vụ giám định xăng dầu:

Giám định hàng hóa là một công đoạn không thể thiếu trong giao nhận, đặc biệt là giám định lô hàng nhập khẩu và chỉ được phép nhập vào bồn bể khi số lượng, chất lượng đạt yêu cầu Do đó, đòi hỏi phải có cơ quan giám định độc lập, hoạt động phù hợp với luật pháp Việt Nam và thông lệ quốc tế Việc giám định xăng dầu do Tập đoàn, Công ty hay khách hàng thuê để thực hiện giám định xăng dầu trong quá trình giao nhận (nhập, xuất) tại Tổng kho xăng dầu Nhà bè

- Quy định đánh giá và lựa chọn tổ chức giám định độc lập của Tập đoàn xăng dầu Việt nam

3.5.9 Năng lực phòng thí nghiệm theo ISO 17025:

Để kiểm soát, đánh giá chất lượng xăng dầu, Phòng hóa nghiệm trung tâm (trực thuộc Phòng kỹ thuật xăng dầu Công ty) tiến hành lấy mẫu, phân tích các chỉ tiêu theo quy định của tiêu chuẩn Việt Nam; kết quả phân tích được thể hiện trên Phiếu kết quả thử nghiệm

Phòng hóa nghiệm được trang bị các máy móc, thiết bị thử nghiệm hiện đại và áp dụng Hệ thống quản lý năng lực thử nghiệm được Văn phòng công nhận chất lượng Việt Nam (VILAS) đánh giá, công nhận phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025

- Sổ tay, thủ tục và các hướng dẫn nghiệp vụ của Phòng hóa nghiệm trung tâm

3.6 HỆ THỐNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN:

3.6.1 Sổ sách, chứng từ, báo cáo kế toán tài chính:

Hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc được thực hiện theo chế độ

kế toán của Tập đoàn theo chuẩn mực kế toán của Nhà nước Công ty tổ chức kiểm kê định kỳ, đột xuất theo đúng qui định hiện hành Hàng năm, các đơn vị bên ngoài (kiểm toán độc lập, kiểm toán Nhà nước, thuế,…) vào kiểm tra việc quản lý tài sản, nguồn vốn; ghi chép sổ sách, hạch toán, quyết toán; nghĩa vụ nộp ngân sách,… theo qui định của Nhà nước

- Quy định thực hiện chế độ sổ sách, chứng từ và hệ thống báo cáo áp dụng tại CTXDKVII

- Ban hành hệ thống báo cáo nhanh, báo cáo quản trị áp dụng tại CTXDKVII

3.6.2 Thanh toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:

Công ty xây dựng quy định, thủ tục quản lý thanh toán, hạch toán thu chi nhằm chủ động cân đối nguồn vốn bằng tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo sử dụng vốn an toàn, hiệu quả theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Tập đoàn Mặt khác, xác

Định dạng
Số trang	25
Dung lượng	748,37 KB