Nhà máy thuốc lá Thăng Long thuộc Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập cách đây hơn 40 năm. Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã trải qua bao thăng trầm của sự phát triển để bây giê lớn mạnh trưởng thành và trở thành con chim đầu đàn trong khu vực miền Bắc trong lĩnh vực sản xuất thuốc lá. Nhà máy được thành lập vào 7111957. Trụ sở chính thuộc Quận Thanh Xuân TP. Hà Nội. Ban đầu nhà máy chỉ là một phân xưởng nhỏ, bao gồm cả ban quản lý và công nhân không đến 50 người. Thời bấy giê cùng với quân và dân miền Bắc cùng kháng chiến chống Mỹ cùng sản xuất để xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa, nhà máy đã cho ra lô hàng đầu tiên. Sau đó nhà máy lớn mạnh dần với việc thành lập tiếp một phân xưởng và thành lập Ban giám đốc của nhà máy. Sản phẩm đầu tiên của nhà máy là thuốc lá Thăng Long chưa có đầu lọc. Ban đầu nhà máy với 2 cơ sở chính để lấy nguyên liệu là trồng cây thuốc lá ở Sóc Sơn Hà Nội và Yên Mô Phú Thọ. Nhà máy liên tục trong mấy chục năm là con chim đầu đàn trong ngành thuốc lá ở miền Bắc, nhà máy liên tục giúp đỡ về tài chính và kỹ thuật cho các nhà máy khác trong khu vực miền Bắc. Đến bây giê nhà máy đã lớn mạnh lên mọi mặt kể cả từ số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm và đa dạng về chủng loại sản phẩm nhà máy có một bộ máy quản lý năng động.
Trang 1I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ MÁY.
Nhà máy thuốc lá Thăng Long thuộc Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam
là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập cách đây hơn 40 năm Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã trải qua bao thăng trầm của sự phát triển để bây giê lớn mạnh trưởng thành và trở thành con chim đầu đàn trong khu vực miền Bắc trong lĩnh vực sản xuất thuốc lá
Nhà máy được thành lập vào 7/11/1957
Trụ sở chính thuộc Quận Thanh Xuân - TP Hà Nội
Ban đầu nhà máy chỉ là một phân xưởng nhỏ, bao gồm cả ban quản lý
và công nhân không đến 50 người Thời bấy giê cùng với quân và dân miền Bắc cùng kháng chiến chống Mỹ cùng sản xuất để xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa, nhà máy đã cho ra lô hàng đầu tiên Sau đó nhà máy lớn mạnh dần với việc thành lập tiếp một phân xưởng và thành lập Ban giám đốc của nhà máy Sản phẩm đầu tiên của nhà máy là thuốc lá Thăng Long chưa có đầu lọc
Ban đầu nhà máy với 2 cơ sở chính để lấy nguyên liệu là trồng cây thuốc lá ở Sóc Sơn Hà Nội và Yên Mô Phú Thọ Nhà máy liên tục trong mấy chục năm là con chim đầu đàn trong ngành thuốc lá ở miền Bắc, nhà máy liên tục giúp đỡ về tài chính và kỹ thuật cho các nhà máy khác trong khu vực miền Bắc
Đến bây giê nhà máy đã lớn mạnh lên mọi mặt kể cả từ số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm và đa dạng về chủng loại sản phẩm nhà máy có một bộ máy quản lý năng động
Trang 2II ĐẶC ĐIỂM BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA NHÀ MÁY.
Mô hình tổ chức bộ máy sơ đồ 1
+ Giám đốc
+ Phó giám đốc phụ trách sản xuất
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
+ Phòng hành chính
+ Phòng tổ chức - lao động
+ Phòng tài vụ
+ Phòng kế hoạch vật tư
+ Phòng kỹ thuật cơ điện
+ Phòng KCS
+ Phòng tiêu thụ
+ Phòng thị trường
Trang 3Sơ đồ ngang
Trang 41 Phòng hành chính :
Thực hiện c hức năng giúp việc Giám đốc về tất cả công việc liên quan đến công tác hành chính trong nhà máy
Có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác XDCB và hành chính quản trị, đời sống, y tế, quản trị…
Công việc cụ thể được phân công dưới đây
* Trưởng phòng : Phô trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc
mọi hoạt động của phòng, trực tiếp làm các phần việc sau :
- Chịu trách nhiệm về công tác đối nội, đối ngoại của nhà máy
- Theo dõi tổng hợp và thường trực hội đồng thi đua khen thưởng nhà máy
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phục vụ làm việc của các đơn vị trong nhà máy, điều hành hoạt động nhà khách
- Tổ chức và chuẩn bị Hội nghị theo yêu cầu Tổng Công ty và Giám đốc nhà máy
- Thường trực ban chống bão lụt nhà máy
- Quản lý và điều hành nhân sự trong phòng
* Phó phòng : Giúp việc trưởng phòng về phần xây dựng cơ bản.
Chịu trách nhiệm làm các phần việc sau :
- Lập kế hoạch sửa chữa lớn, nhỏ trong ngoài nhà máy
- Quản lý công tác vệ sinh công nghiệp nhà máy
- Lập toàn bộ thủ tục ban đầu cho các công trình XDCB Từ thủ tục xin cấp đất (nếu có) cho đến ký kết hợp đồng thi công đối với các công trình thuê ngoài
- Lập kế hoạch hàng năm, quý, tháng cho các công trình xây dựng mới
và sửa chữa
+ Cán bộ thống kê : Làm nhiệm vụ thiết kế sửa chữa, xây dựng lập định mức vật tư, tiến độ thi công và nhân công trong từng công việc
Trang 5+ Cán bé : Theo dõi thi công kiêm chạy vật tư.
+ Cán bé : Theo dõi thi công kiêm thống kê tổng hợp
+ Thủ kho : Quản lý vật tư - vật liệu xây dùng
+ Công nhân méc và nề : Sửa chữa nhỏ trong nhà máy
* Phó phòng : Giúp việc cho trưởng phòng về phần hành chính
-Quản trị Trực tiếp phụ trách các phần việc sau :
- Theo dõi, hướng dẫn chỉ đạo công tác quản trị khu tập thể
- Các phần việc tại các khu vực trong nhà máy ngoài phần trực tiếp quản lý của trưởng phòng do trưởng phòng phân công
- Giúp việc cho trưởng phòng trực tiếp quản lý phụ trách điều hành các hoạt động của nhà nghỉ, y tế, nhà trẻ mẫu giáo, trực tiếp khách
+ Cán bộ phiên dịch : Giao tiếp với khách nước ngoài, dịch thuật giúp giám đốc, dịch các tài liệu của nhà máy
+ Nhân viên văn thư lưu trữ :
- Lưu những công văn đến và đi của nhà máy
- Bảo toàn, bảo mật các sổ sách giấy tờ của nhà máy
* Trạm y tế :
- Phô trách trạm y tế có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ ban đầu lập kế hoạch hoạt động của trạm y tế, vệ sinh công nghiệp dự trù kinh phí, xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, thuốc men chữa bệnh
- Khám và chữa bệnh cho CBCNV và chăm lo công tác bảo hiểm y tế cho CNVC
- Tham gia Ban an toàn lao động và vệ sinh lao động của nhà máy
* Bé phận nhà khách và công tác quản trị khu tập thể :
- Cán bộ phụ trách nhà nghỉ : Tiếp đón khách đến liên hệ công tác và nghỉ phục vụ các Hội nghị
+ Có kế hoạch điều dưỡng cho CBCNV khi nhà máy có yêu cầu + Quản lý xây dựng nếp sống văn minh cho các khu tập thể
* Quản lý, điều hành, nhân viên và công nhân phục vụ dưới đây :
Trang 6- Bảo vệ khu vực nhà nghỉ :
- Bếp ăn
- Thống kê kế toán, phân thêm công việc phục vụ
- Thủ kho, thủ quỹ nhà khách
- Tạp vụ
- Điện, nước, loa đài
- Vệ sinh khu tập thể
* Nhà ăn ca :
- Phục vụ bữa cơm ca
- Thực hiện bồi dưỡng hiện vật cho CBCNV theo chế độ
- Tăng gia sản xuất (chăn nuôi)
* Hoạt động của xe con, xe ca :
- Phục vụ lãnh đạo, CBCNV nhà máy đi công tác, đi tham quan, nghỉ mát… (khi có lệnh)
- Phục vụ công tác thị trường
- Tham gia qúa trình bảo trì xe trong đơn vị mình quản lý
* Bé phận phục vô :
- Chịu trách nhiệm về cảnh quan của nhà máy
- Thực hiện công tác vệ sinh trong nhà máy và tập thể nhà máy quản lý
* Bé phận xe đạp, xe máy : Trông giữ xe đạp, xe máy cho CBCNV
trong thời gian làm việc
* Trường mầm non Thăng Long (nhà trẻ, mẫu giáo).
Bao gồm hiệu trưởng - hiệu phó và các giáo viên
- Chăm sóc sức khoẻ, nuôi dậy con em CBCNV trong nhà máy
- Thực hiện các chương trình giáo dục theo ngành học
2 Phòng tài vô :
Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc giám đốc về mặt tài chính
-kế toán nhà máy
Trang 7Phòng có nhiệm vô : Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính - kế toán của nhà máy như : tổng hợp, thu chi, công
nợ, giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị… Công việc cụ thể được phân công dưới đây :
* Trưởng phòng :
- Phô trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà máy
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế
độ quản lý tài chính của Nhà nước
- Thực hiện các chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán
- Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng
- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp
- Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định
- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê - kế toán các đơn vị trong nhà máy
* Phó phòng : Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng
giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc được phân công
Trực tiếp làm các phần việc :
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành
- Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước
- Kế toán khoản kinh phí trích nép cho Tổng Công ty
* Kế toán thanh toán với người bán và kế toán xây dựng cơ bản :
- Chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại vật tư (trừ nguyên liệu thuốc lá) thông qua các hợp đồng mua vật tư theo quy định
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán
Trang 8- Theo dõi các khoản công nợ với người bán.
- Kiểm tra các dự toán thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản đamr bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự
về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước
* Kế toán thanh toán với người mua :
- Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng
- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng
- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng
- Thực hiện việc kiểm kê hàng tháng
* Kế toán vật tư :
- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư trong nhà máy (kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật tư nông nghiệp, kho phế liệu)
- Thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của Nhà nước
* Kế toán nguyên liệu chính (lá thuốc lá) và kế toán tiền gửi ngân hàng
- Chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả nguyên liệu thuốc lá lá thông qua các hợp đồng
- Theo dõi về tình hình đầu tư trồng nguyên liệu thuốc lá lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu tư
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán
- Theo dõi các khoản công nợ với người bán nguyên liệu
- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm
kê theo quy định
- Thực hiện việc trích quỹ đầu tư theo quy định (hiện tại là 5%)
Trang 9- Giao dịch với Ngân hàng về các khoản thanh toán qua Ngân hàng của nhà máy - làm các thủ tục vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay
* Kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán các khoản tạm ứng,
kế toán các khoản phải thu phải trả và kế toán vật liệu xây dùng
- Theo dõi tài sản cố định hiện có cũng như việc tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về đối tượng sử dụng, nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn, giá trị còn lại
- Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn (nếu có) vào các đối tượng sử dụng Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng
- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, phải thu phải trả khác
- Theo dõi nhập xuất tồn kho vật liệu xây dùng
* Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn
- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc
-Thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định
- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy
- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn
* Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu chi
- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ số sách và thực
tế
- Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ
* Cán bộ theo dõi, đôn đốc các khoản công nợ trả chậm, khó đòi
- Cùng với kế toán thanh toán với người mua và các phòng nghiệp vụ
có liên quan đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi
- Soạn thảo các văn bản có liên quan tới công nợ trả chậm, khó đòi
Trang 10- Làm việc với các cơ quan pháp luật để thu hồi các khoản công nợ trả chậm khó đòi của Nhà máy
- Cùng với các phòng ban có liên quan tham gia định giá tài sản thế chấp
* Thủ quỹ :
- Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy
- Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định
-Quản lý các hồ sở gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm…) và các khoản ký quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng
* Tin học :
-Chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý các thiết
bị tin học trong toàn nhà máy
- Cài đặt, hướng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc
- Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn
vị trong nhà máy
-Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính, bảo mật tài liệu theo quy định
3 Phòng kế hoạch vật tư
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của Nhà máy
Phòng có nhiệm vụ :lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng Điều hành sản xuất theo kế hoạch của thị trường, tham gia xây dựng kế hoạch định mức kinh tế kỹ thuật giá thành, thống kê và theo dõi công tác tiết kiệm…
Trang 11Lập kế hoạch về nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất - kinh doanh theo năm, quý, tháng, ký kết hợp đồng, tìm nguồn mua sắm vật tư, bảo quản, cấp phát phục vụ kịp thời cho sản xuất
Tổng hợp báo cáo lên cấp trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng,tuần
- Công việc cụ thể được phân công dưới đây :
+ Trưởng phòng : Chịu trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng
Trực tiếp làm các phần việc sau :
-Lập các kế hoạch sản xuất hàng năm, dài hạn, chỉ đạo sản xuất theo yêu cầu của thị trường
- Lập các kế hoạch nhu cầu vật tư hàng quý, năm phục vụ cho sản xuất Trực tiếp chỉ đạo các kho cơ khí, vật liệu, nhập, xuất bảo đảm nắm nhu cầy vật tư phục vụ cho sản xuất để tìm kiếm phục vụ kịp thời
-Chuẩn bị các văn bản tài liệu để giám đốc ký kết các hợp đồng cung ứng vật tư
- Điều hành công tác nhân sự trong phòng
* Cán bộ kế hoạch : Chịu trách nhiệm làm các công việc sau
- Làm công tác giá thành, theo dõi mức, tham gia xây dựng mức mới điều chỉnh quản lý mức xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, điều hành khâu điều độ sản xuất và công tác tiết kiệm
* Cán bộ điều độ : Trực tiếp điều độ sản xuất trong ca
* Cán bộ thống kê tổng hợp : Tổng hợp thống kê về tình hình sản xuất
* Nhân viên tiếp liệu :Mua vật tư, vật liệu theo kế hoạch và hợp đồng Chịu trách nhiệm về chất lượng, giá cả vật tư và đảm bảo vật tư cho sản xuất
* Thủ kho cơ khí, thủ kho vật liệu :Quản lý nhập, bảo quản và xuất kho vật tư, vật liệu theo lệnh
Trang 12* Công nhân kho vật liệu và công nhân kho cơ khí : Do thủ kho quản
lý và điều hành, làm nhiệm vụ bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh trong kho
4 Phòng nguyên liệu
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá theo yêu cầu sản xuất - kinh doanh
Nhiệm vô : Về nông nghiệp, nghiên cứu thổ nhưỡng, giống thuốc ká, thực nghiệm tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch về gieo trồng, chăm sóc, hái sấy
Lập kế hoạch, ký kết hợp đồng thu mua nguyên liệu theo vùng, cấp, chủng loại… theo chỉ thị của Giám đốc Quản lý số lượng tồn kho, tổ chức bảo quản nhập xuất theo quy định, quản lý cung ứng vật tư nông nghiệp (nếu có), quản lý kho phế liệu, phế phẩm
5 Phòng kỹ thuật cơ điện
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác kỹ thuật, về quản lý máy móc thiết bị, điện, hơi, nước, lạnh của Nhà máy Phòng có nhiệm vô : Theo dòi quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật,
cơ khí, thiết bị chuyên dùng, chuyên ngành, điện, hơi, lạnh, nước…cả về số lượng, chất lượng trong quá trình sản xuất
Lập kế hoạch về phương án đầu tư chiều sâu, phụ tùng thay thế
Tham gia công tác ATLĐ - VSLĐ và đào tạo thợ cơ khí, kỹ thuật
6 Phòng kỹ thuật công nghệ :
Thực hiện chức năng giúp việc Giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất của nhà máy
Phòng KTCN có nhiệm vụ nhận chỉ thị trực tiếp của Giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, vật tư, hương liệu trong quá trình sản xuất
Nghiên cứu phối chế sản phẩm mới cả nội dung và hình thức bao bì phù hợp với thị hiếu, thị trường từng vùng
Quản lý quy trình công nghệ trong quá trình sản xuất tại nhà máy
Trang 13Quản lý chỉ tiêu lý, hoá về nguyên liệu, sản phẩm nước…
Tham gia công tác môi trường và đào tạo thợ kỹ thuật, thường trực hội đồng sáng kiến nhà máy
7 Phòng KCS
Thực hiện chức năng giúp việc Giám đốc về việc quản lý chất lượng sản phẩm
Phòng có nhiệm vô : Kiểm tra, giám sát về chất lượng nguyên liệu, vật
tư, vật liệu khi khách hàng đưa về nhà máy
Kiểm tra giám sát về chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn, trên dây truyền sản xuất, phát hiện sai sót báo cáo để giám đốc chỉ thị khắc phục Kiểm tra giám sát về chất lượng sản phẩm khi xuất kho, kiểm tra, kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại hoặc hàng giả (nếu có) quản lý các dụng
cụ đo lường được trang bị
8 Phòng tiêu thô
Thực hiện chức năng tham mưu giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của nhà máy
Phòng có nhiệm vô : Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng và từng đại lý Theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, miền dân cư, kết hợp với phòng thị trường mở rộng điện tiêu thụ Thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ bán hàng…
Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng, chủng loại theo quy định để Giám đốc đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất -kinh doanh trong thời gian tới
9 Phòng thị trường
Thực hiện chức năng tham mưu giúp việc lãnh đạo nhà máy về công tác thị trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhà máy
Phòng có nhiệm vô : Theo dõi, phân tích diễn biến thị trường qua bộ phận nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đại lý