UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THI TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC Kỳ thi ngày 17 tháng 01 năm2015 ĐÁP ÁN Môn thi viết: Chuyên ngành Văn phòng Câu 1 (2 điểm) Hãy nêu nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Cơ cấu điểm: Có 4 ý lớn - Ý I, có 4 ý, mỗi ý được 0,1 điểm; - Ý II, có 6 ý, mỗi ý được 0,1 điểm; - Ý III, có 5 ý, mỗi ý được 0,1 điểm; - Ý IV, có 5 ý, mỗi ý được 0,1 điểm; I. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; 2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; 3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật; 4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn. II. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1 1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; 2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; 3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý; 4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình; 5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm; 6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo. III. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; 2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật; 3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; 4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương; 5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội. IV. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2 1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật; 2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên; 3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên; 4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện; 5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định. Câu 2 (2 điểm) Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ, quy định việc rà soát, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân như thế nào? Cơ cấu điểm: Có 6 ý - Ý 1, có 2 ý, mỗi ý được 0,2 điểm; - Ý 2, được 0,3 điểm; - Ý 3, được 0,3 điểm; - Ý 4, được 0,3 điểm; - Ý 5, được 0,3 điểm; - Ý 6, có 2 ý, mỗi ý được 0,2 điểm; Rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. 1. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải được thường xuyên rà soát để kịp thời xem xét, kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ khi: a) Tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương đã thay đổi hoặc khi cơ quan nhà nước cấp trên ban hành văn bản mới làm cho nội dung văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân không còn phù hợp; b) Nhận được thông tin, yêu cầu, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành chứa nội dung có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp. 2. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được hệ thống hóa định kỳ 5 (năm) năm theo chuyên đề, lĩnh vực. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được định kỳ hệ thống hóa phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương. 3 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp. 4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm tổ chức rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp ban hành. Phòng Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện rà soát văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã giúp Ủy ban nhân dân cấp xã rà soát văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp. 5. Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã khi tổ chức thực hiện việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật, nếu phát hiện văn bản chứa nội dung có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, không còn phù hợp hoặc văn bản có những quy định cần được sửa đổi, bổ sung phải kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp để kiến nghị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ văn bản đó; định kỳ 6 (sáu) tháng một lần lập danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đã hết hiệu lực thi hành để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp. 6. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm: a) Kịp thời xem xét, có ý kiến chỉ đạo xử lý kết quả rà soát văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân khi nhận được báo cáo của cơ quan tư pháp cùng cấp; b) Tổ chức đăng Công báo (đối với cấp tỉnh), niêm yết (đối với cấp huyện, cấp xã) danh mục văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân đã hết hiệu lực thi hành. Câu 3 (2 điểm) Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ, ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, còn có tổ chức thêm một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện như thế nào? Cơ cấu điểm: Có 4 ý - Ý 1, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,3 điểm; - Ý 2, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,3 điểm; 4 - Ý 3, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,3 điểm; - Ý 4, được 0,2 điểm; Các cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định tại Điều 7 của Nghị định này, tổ chức một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện như sau: 1. Ở các quận: a) Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại; b) Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: Cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông. 2. Ở các thị xã, thành phố thuộc tỉnh: a) Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản, muối; tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại; b) Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: Cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông. 3. Ở các huyện: a) Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 5 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản, muối; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn; b) Phòng Kinh tế và Hạ tầng: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; khoa học và công nghệ. 4. Phòng Dân tộc: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc. Việc thành lập Phòng Dân tộc do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác dân tộc thuộc Ủy ban nhân dân các cấp. Câu 4 (2 điểm) Anh (chị) hãy trình bày cơ cấu tổ chức của sở; người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu sở; chế độ làm việc của sở và trách nhiệm của Giám đốc sở quy định tại Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ. Cơ cấu điểm: Có 3 ý lớn: - Ý I, có 5 ý, nêu đủ 5 ý được 0,4 điểm, thiếu mỗi ý trừ 0,1 điểm; - Ý II, có 3 ý, mỗi ý được 0,2 điểm; - Ý III, có 5 ý, mỗi ý được 0,2 điểm. I. Cơ cấu tổ chức của sở Cơ cấu tổ chức của sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm có: 1. Văn phòng. 2. Thanh tra. 3. Phòng chuyên môn, nghiệp vụ. 4. Chi cục. 5. Đơn vị sự nghiệp công lập. 6 Không nhất thiết các sở đều có các tổ chức quy định tại Khoản 2, 4 và 5 của Điều này. Riêng Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có Cổng Thông tin điện tử. II. Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu sở 1. Người đứng đầu sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (sau đây gọi chung là Giám đốc sở) chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của sở. 2. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (sau đây gọi chung là Phó Giám đốc sở) là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc sở vắng mặt, một Phó Giám đốc sở được Giám đốc sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của sở. Số lượng Phó Giám đốc sở không quá 03 người; riêng số lượng Phó Giám đốc các sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh không quá 04 người. 3. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc sở và Phó Giám đốc sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật. III. Chế độ làm việc của sở và trách nhiệm của Giám đốc sở 1. Sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng và theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ. 2. Căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Giám đốc sở ban hành Quy chế làm việc của sở và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó. 3. Giám đốc sở chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phân công hoặc ủy quyền; không chuyển công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình lên Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc đúng thẩm quyền nhưng không đủ khả năng và điều kiện để giải quyết thì Giám đốc sở phải chủ động làm việc với Giám đốc sở có liên quan để hoàn chỉnh hồ sơ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tham nhũng, gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình. 4. Giám đốc sở có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Bộ, cơ quan ngang Bộ về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi có yêu cầu; cung cấp tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh; trả lời kiến nghị của cử tri, chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh về những vấn 7 đề trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý; phối hợp với các Giám đốc sở khác, người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội, các cơ quan có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của sở. 5. Bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp Trưởng và Phó của cấp Trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc theo quy định. Câu 5 (2 điểm) Hãy nêu việc đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; lưu văn bản đi quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. Cơ cấu điểm: Có 3 ý lớn - Ý I, có 2 ý + Ý 1, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,1 điểm; + Ý 2, có 3 ý nhỏ, mỗi ý được 0,1 điểm; - Ý II, có 3 ý. + Ý 1, có 2 ý, mỗi ý được 0,1 điểm; + Ý 2, có 3 ý nhỏ, mỗi ý được 0,1 điểm; + Ý 3, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,1 điểm; Ý III, có 4 ý + Ý 1, có 2 ý nhỏ, mỗi ý được 0,1 điểm; + Ý 2, 3, 4 mỗi ý được 0,2 điểm. I. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. 1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ a) Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII. 2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này. b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 8 c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý. II. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản - Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. - Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP. 2. Đóng dấu cơ quan a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. 3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). III. Lưu văn bản đi 1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau: a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. 3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI. 9