Hoạt động hội chợ triển lãm đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường và vai trò của VCCI

Những định hướng của các cơ quan quản lý chức năng đối với hoạt động thương mại Việt Nam và hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam.. Trên cơ sở thực trạng đã và đang

Mục Lục

Lời nói đầu 3 Chương I 6 Nội dung, ý nghĩa, vai trò Hoạt động Hội chợ Triển lãm 6

I Xúc tiến thương mại 6

1.Khái niệm xúc tiến thương mại. _Khái niệm xúc tiến thương mại.6

2.Vị trí của hoạt động xúc tiến thương mại _Vị trí của hoạt động xúc tiến thương mại _83.Vai trò của hoạt động xúc tiến thương mại. Vai trò của hoạt động xúc tiến thương mại. 94.Chức năng của hoạt động xúc tiến thương mại. _Chức năng của hoạtđộng xúc tiến thương mại. _105.Nhiệm vụ của hoạt động xúc tiến thương mại. Nhiệm vụ của hoạt động xúc tiến thương mại. _116.Nội dung của hoạt động xúc tiến thương mại. _Nội dung của hoạt động xúc tiến thương mại. _12

II Hoạt động hội chợ triển lãm 14

1.Khái niệm, ý nghĩa và vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm

thương mại. Khái niệm, ý nghĩa và vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại. 14

2 Nội dung của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại của doanh nghiệp. 17

3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động hội chợ triển lãm của

doanh nghiệp. 28

Chương II 33 Thực trạng hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt

Nam những năm vừa qua 33

I Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và vai trò của VCCI trong việc hỗ trợ hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam 33

1.Sù hình thành và phát triển của VCCI. 33

2 Ban hội chợ triển lãm của VCCI. _44

II Thực trạng hoạt động hội chợ triển lãm thương mại của các

doanh nghiệp những năm vừa qua 45

2 Thực trạng hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp ViệtNam những năm vừa qua. _54

3 Nhận xét về hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam và hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm của Ban hội chợ triển lãm -VCCI. 76

Chương III 83 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động hội chợ triển lãm của các

doanh nghiệp Việt nam 83 I.Những định hướng của các cơ quan quản lý chức năng đối với hoạt động thương mại Việt Nam và hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam Những định hướng của các cơ quan quản lý chức năng đối với hoạt động thương mại Việt Nam

và hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam 83

1.Mục tiêu. _Mục tiêu.83

2.Quan điểm. Quan điểm.84

II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt nam Một số giải pháp nhằm hoàn

thiện hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt nam 85

1.Những giải pháp phớa cỏc doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện.Những giải pháp phía các doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện.85

2.Mét số giải pháp mà phía người tổ chức ( VCCI ) cần thực hiện.Một số giải pháp mà phía người tổ chức ( VCCI ) cần thực hiện.89

3.Những kiến nghị đối với các cơ quan chức năng trong việc tạo lập môi trường thuận lợi để doanh nghiệp và VCCI có thể áp dụng các biện pháp trên. _Những kiến nghị đối với các cơ quan chức năng trongviệc tạo lập môi trường thuận lợi để doanh nghiệp và VCCI có thể

áp dụng các biện pháp trên. 92

phần kết luận 95 Tài liệu tham khảo 97

Lời nói đầu

Nền kinh tế nước ta đang trong quá trình đổi mới từ nền kinh tế tập trungquan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, nhiều cơ hội nhưng cũngkhông Ýt những thách thức đặt ra cho các doanh nghiệp Việt nam Để khaithác tốt các cơ hội và hạn chế những rủi ro xuất hiện trong quá trình hoạtđộng kinh doanh của mình thì ngay bõy giờ cỏc doanh nghiệp phải thay đổimột cách nhanh chóng, cơ bản những suy nghĩ của mình về công việc kinhdoanh và chiến lược marketing Thay vì một thương trường với những đốithủ cạnh tranh cố định và đã biết, họ phải hoạt động trong một môi trườngtranh đấu không ngừng nghỉ với những đối thủ cạnh tranh thay đổi một cáchnhanh chóng, những tiến bộ về công nghệ, những đạo luật mới, những chínhsách thương mại mới và sự trung thành của khách hàng ngày càng giảm sút.Các công ty đang phải chạy đua với nhau trên cùng một con đường và vớinhững biển báo và luật lệ luôn luôn thay đổi, không có tuyến đích, không cóchiến thắng vĩnh cửu Họ buộc phải không ngừng chạy đua và hy vọng rằngmình đang chạy đúng hướng mà công chúng mong muốn Điều này thậtchuẩn xác khi hiện nay trên thị trường không có hoạt động nào sôi độngbằng hoạt động xúc tiến thương mại của các doanh nghiệp Với mục tiêunắm bắt chính xác nhu cầu của khách hàng trên thị trường để không ngừngcạnh tranh chiếm lĩnh thị trường, các doanh nghiệp đã sử dụng rất nhiều cáctham số của xúc tiến như: quảng cáo, khuyến mại, trưng bày giới thiệu, hộichợ triển lãm Tuy nhiên, việc sử dụng các tham số trên của các doanhnghiệp còn nhiều vấn đề phải bàn cãi mà nổi lên nhất là hoạt động Hội chợTriển lãm của các doanh nghiệp Nội dung của hoạt động này là tiếp cận thịtrường để cung cấp thông tin, thu thập thông tin phục vụ cho các quyết

định của của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh Nhưngtrên thực tế nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng vị trí và vai trò của nó

và vì vậy chưa khai thác được những ưu điểm của nó

Trên cơ sở thực trạng đã và đang diễn ra đối với các doanh nghiệpViệt nam trong trong việc sử dụng tham số Hội chợ Triển lãm tôi thấy cầnphải có sự phối hợp giữa các doanh nghiệp, nhà tổ chức, cơ quan chứcnăng để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Hội chợ Triểnlãm của các doanh nghiệp tương xứng với sự phát triền của nền kinh tế, vớiquá trình hội nhập của Việt nam với các nước trong khu vực và trên thếgiới

Mét trong những tổ chức đã đang và sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Namtrong quá trình xúc tiến thương mại và một trong số đó là hoạt động hội chợtriển lãm là Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam VCCI Khác vớicác đơn vị tổ chức hội chợ triển lóm khỏc như Vinaxad, Trung tâm HCTLGiảng Võ, Trung tâm HCTL Vân Hồ…tổ chức hội chợ ở tầm vi mô hơnnhư quản lý dàn dựng quầy kệ, gian hàng, tìm địa diểm tổ chức, cho thuêdiện tích làm gian hàng, VCCI đóng một vai trò khá quan trọng hỗ trợ cácdoanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế VCCI đápứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc tư vấn, phốihợp với các cơ quan chức năng để tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm chocác doanh nghiệp Trong phạm vi của một luận văn ngắn em xin phép đượctrình bày hai nội dung chính:

- Mét là hoạt động hội chợ triển lãm trong quá trình kinh doanh củacác doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

- Hai là vai trò của VCCI đối với hoạt động này

Kết cấu của luận văn bao gồm:

Tên đề tài: Hoạt động hội chợ triển lãm đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường và vai trò của VCCI.

Chương I: Nội dung, ý nghĩa, vai trò của hoạt động Hội chợ Triển lãm Chương II: Thực trạng hoạt động Hội chợ Triển lãm của các doanh nghiệp Việt nam những năm vừa qua.

Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Hội chợ Triển lãm của các doanh nghiệp Việt nam

Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:

1 Cô Nguyễn Thanh Phóc GV Trường ĐH Ngoại Thương - Hà Nội

2 Chỳ Lờ Thanh Nghi Trưởng Ban Hội viên và Đào tạo - VCCI

3 Anh Vò Anh Dòng Phó Ban Hội viên và Đào tạo - VCCI.

4 Chú Dương Kỳ Anh Trưởng Ban Hội chợ Triển lãm - VCCI.

5 Chị Trần Lan Phương Kế Toán Ngân Hàng Thế Giới

Chương I

Nội dung, ý nghĩa, vai trò Hoạt động Hội chợ Triển lãm

I Xúc tiến thương mại.

1 Khái niệm xúc tiến thương mại.

Marketing hiện đại cần nhiều thứ hơn chứ không chỉ có phát triển sảnphẩm, định giá sao cho có sức hấp dẫn và tạo điều kiện cho các khách hàngmục tiêu có thể tiếp cận được nó Các công ty cũng phải thông tin cho cáckhách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng Mỗi doanh nghiệp chắc chắn

sẽ phải đóng vai trò là người khuyến mại

Xúc tiến thương mại: " Là truyền đưa, chuyển giao, đưa đến những thông tin marketing cần thiết về doanh nghiệp, về sản phẩm của doanh nghiệp cho khách hàng cũng như những tin tức cần thiết từ phía khách hàng về cho doanh nghiệp phục vụ cho các doanh nghiệp trong việc ra các quyết định Qua đó, doanh nghiệp cũng tìm ra cách tốt nhất để thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng" 1

Thông tin marketing là công cụ xúc tiến hữu Ých của xúc tiến.Doanh nghiệp sử dụng những thông tin marketing để lôi kéo khách hàngđến với sản phẩm của doanh nghiệp

Theo quan điểm xưa, xúc tiến thương mại có mục đích kích thíchhiệu quả của lực lượng bán hàngbằng cách giảm giá sản phẩm hoặc giữnguờn giá mà tăng nội dung của sản phẩm Từ những năm 80 trở lại đây xúctiến là những hoạt động nhằm không chỉ kích thích hiệu quả của lực lượng

bán hàng, kích thích tiêu dùng mà còn có ý nghĩa giúp doanh nghiệp xâydựng một hình ảnh đẹp về doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp.

Xúc tiến thương mại bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

Quảng cáo thương mại: “Quảng cáo thương mại là hành vi thương mại

của thương nhân nhằm giới thiệu hàng hoá, dịch vụ để xúc tiến thương mại"

2

Trưng bày giới thiệu hàng hoá: “Trưng bày giới thiệu hàng hoá là hành

vi thương mại của thương nhân dùng hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo với khách hàng về sản phẩm, hàng hoá của mình nhằm xúc tiến thương mại" 3

Khuyến mại: “Là hành vi thương mại của thương nhân nhằm xúc tiến việc

bán hàng, cung cấp dịch trong phạm vi của thương nhân bằng cách dành những lợi Ých nhất định cho khách hàng" 4

Hội chợ triển lãm thương mại: “Là hoạt động xúc tiến thương mại tập

trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng, mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá cho doanh nghiệp".5

2 LuËt th¬ng m¹i – Môc 13 §iÒu 186 trang 87

3 LuËt Th¬ng m¹i – Môc14 §iÒu 198 trang 93

2 Vị trí của hoạt động xúc tiến thương mại

* Xột trên giác độ vĩ mô: Xóc tiến thương mại liên kết các yếu tố cấu thành

nên hoạt động thương mại trong nền kinh tế quốc dân Các yếu tố cấu thànhnên hoạt động thương mại bao gồm:

* Xột trên giác độ vi mô: Xóc tiến thương mại là một trong những tham số

của Marketing- Mix Những tham số của Marketing- Mix bao gồm:

Marketing-nghiệp và không có tham số nào quan trọng hơn Tuy nhiên, tuỳ theo từnggiai đoạn và điều kiện khác nhau thì tham số nào được chú trọng hơn Xúctiến thương mại là một tham số rất quan trọng, nó kích thích 3 tham số cònlại phát huy hiệu quả cao hơn.

3 Vai trò của hoạt động xúc tiến thương mại.

- Hoạt động xúc tiến thương mại thúc đẩy sự phát triển các nối quan hệthương mại ở trong nước và quốc tế, tạo nên sự giao lưu kinh tế giữa cácdoanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài tạođiều kiện cho sự hiểu biết lẫn nhau và trong quan hệ làm ăn có nhiều thuậnlợi hơn đảm bảo cho doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế nhanh chóng hộinhập vào thị trường khu vực và trên thế giới

- Hoạt động xúc tiến thương mại kích thích sự phát triển của lực lượng sảnxuất thông qua việc nắm bắt các nhu cầu của khách hàng cũng như sự cạnhtranh của các đối thủ, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt những đổimới, những tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng vào sản xuất kinh doanh

để tăng sức trong trong cuộc chạy đua trên thương trường Vì vậy, lựclượng sản xuất ngày càng phát triển

- Xóc tiến thương mại còn là một công cụ hữu hiệu trong việc chiếm lĩnh thịtrường và tăng tính cạnh tranh của hàng hoá, dịch vụ của các doanh nghiệptrên thị trường Thông qua các hoạt động quảng cáo, trưng bày giới thiệu,khuyến mại, hội chợ triển lãm các doanh nghiệp tiếp cận được với thịtrường tiềm năng, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, những dịch vụ

ưu đãi, những điểm mạnh hơn so với các đối thủ cạnh tranh và như vậy, sẽtạo được một hình ảnh tốt về hàng hoá, dịch vụ về doanh nghiệp và đú

chớnh là lợi thế canh tranh mà doanh nghiệp hướng tới thông qua hoạt độngxúc tiến thương mại.

- Thông qua hoạt động xúc tiến thương mại các doanh nghiệp cũng nhậnbiết được những ưu và nhược điểm của hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp

đã và đang cung ứng trên thị trường Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để racác quyết định kịp thời tránh được các rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra đối vớidoanh nghiệp Hơn nữa, các doanh nghiệp cũng có thể thu thập được nhữngthông tin về các đối thủ cạnh tranh thông qua những hành động của họ trênthị trường để cú cỏc quyết định kịp thời có lợi cho doanh nghiệp

4 Chức năng của hoạt động xúc tiến thương mại.

- Hoạt động xúc tiến thương mại là cầu nối giữa doanh nghiệp với kháchhàng ở trong và ngoài nước:

+ Hoạt động xúc tiến thương mại tạo môi trường kinh doanh cho các doanhnghiệp dễ dàng xâm nhập thị trường cả ở trong nước và quốc tế Với chứcnăng này, xúc tiến thương mại phải đóng vai trò như là người đại diện chocộng đồng doanh nghiệp để kiến nghị với các cơ quan chức năng trong việcthiết lập các chính sách, luật pháp, cơ sở hạ tầng tạo điều kiện cho cácdoanh nghiệp có được môi trường kinh doanh ngày càng thông thoáng,thuận lợi hơn

+ Hoạt động xúc tiến thương mại là đầu mối dẫn dắt các doanh nghiệp ởtrong nước còng như nước ngoài tiến hành các công việc kinh doanh như:Đầu tư, buôn bán, thực hiện các ý tưởng marketing, chắp mối với các doanhnghiệp khác ở trong nước cũng như nước ngoài Với chức năng này, hoạtđộng xúc tiến thương mại phải thực hiện việc hướng dẫn tổ chức các đoàndoanh nghiệp tới các địa phương trong nước, nước ngoài để tìm hiểu khảo

sát thị trường, đến làm việc tại các khu vực cụ thể mà doanh nghiệp yêucầu, tiến hành các hoạt động Hội chợ Triển lãm ở trong nước và quốc tế đểtạo điều kiện cho các doanh nghiệp tìm hiểu bạn hàng, tiến hành việc ký kếthợp đồng mở rộng giao lưu buôn bán trong nước cũng như quốc tế.

- Là diễn đàn thông tin trao đổi ý kiến giữa Nhà nước với các doanh nghiệp

và giữa các doanh nghiệp với nhau trong việc thúc đẩy mối quan hệ hữu cơcủa nền kinh tế tạo thuận lợi hơn cho hoạt động thương mại nội địa vàthương mại quốc tế

- Hoạt động xúc tiến thương mại là con đường ngắn nhất, đúng đắn nhất đểsản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận thị trường mục tiêu Với chức năngnày, xúc tiến thương mại là nguồn thông tin có chất lượng cao đối với kháchhàng trong việc lùa chọn sản phẩm nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ.Thông qua đú cỏc doanh nghiệp cũng nhận được những luồng thông tinphản hồi (feedbacks) từ phía khách hàng - mét nguồn tin vô cùng quý giá đểdoanh nghiệp ra những quyết định nhanh, nhạy và đúng đắn tạo lợi thế cạnhtranh trên thương trường

5 Nhiệm vụ của hoạt động xúc tiến thương mại.

- Đẩy nhanh hoạt động thương mại nước ta hội nhập với thương mại trongkhu vực và trên thế giới bằng cách tăng cường khả năng tiếp cận của sảnphẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp Việt nam trên thị trường khu vực vàtrên thế giới Muốn đạt được điều này, nhiệm vụ của xúc tiến thương mại làphải tổ chức tốt công tác hướng dẫn, chắp mối, tổ chức các cuộc tiếp xúcgiữa các doanh nghiệp Việt nam với các đối tác nước ngoài

- Không ngừng tìm kiếm các tiềm năng, lợi thế ở các địa phương trong nước

của họ và tạo điều kiện thuận lợi cho họ đầu tư vào Việt nam để tăng cườngnội lực tạo phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá.

- Thông qua hoạt động xúc tiến thương mại thúc đẩy quá trình chuyển giaocông nghệ vào Việt nam để hiện đại hoá lực lượng sản xuất và tạo điều kiệncho hàng hoá của các doanh nghiệp Việt nam cạnh tranh được với hàng hoácủa các nước trong khu vực và trên thế giới

6 Nội dung của hoạt động xúc tiến thương mại.

Xúc tiến thương mại là một nội dung tương đối rộng Ta có thể chiahoạt động xúc tiến thương mại theo 2 giác độ:

* Trên giác độ vĩ mô- toàn bộ nền kinh tế Nội dung của hoạt động xúc tiến thương mại bao gồm:

- Hướng dẫn các doanh nghiệp Việt nam thiết lập và phát triển quan hệthương mại với các bạn hàng trong nước và quốc tế Hướng dẫn các doanhnghiệp, tổ chức khác của nước ngoài thiết lập và phát triển quan hệ thươngmại với các doanh nghiệp, bạn hàng Việt nam

- Tập hợp, nghiên cứu các ý kiến của các doanh nghiệp để phản ánh, kiếnnghị và tư vấn cho Nhà nước các vấn đề về luật pháp, chính sách kinh tế ; tổchức các cuộc tiếp xúc giữa các doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước đểtrao đổi thông tin, ý kiến nhằm cải thiện môi trường kinh doanh

- Tổ chức thu thập các thông tin liên quan đến thị trường trong nước vànước ngoài để kịp thời cung cấp cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước,nếu các doanh nghiệp này có nhu cầu

- Tổ chức các hội nghị, hội thảo, diễn đàn về hoạt động kinh doanh thươngmại để các doanh nghiệp trong và ngoài nước trao đổi ý kiến, kinh nghiệm

và thảo luận những vấn đề mà cỏc bờn quan tâm

- Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm cho các doanh nghiệp trong và ngoàinước, tư vấn về các vấn đề như quảng cáo, tuyên truyền, giới thiệu sảnphẩm, trưng bày sản phẩm cho các doanh nghiệp trong các cuộc hội chợtriển lãm nếu có nhu cầu

- Phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước tiến hành đào tạo cho cáccán bộ lãnh đạo doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực và kiến thức kinhdoanh

* Trên giác độ vi mô- cấp độ doanh nghiệp Nội dung của hoạt động xúc tiến thương mại bao gồm:

Quảng Cáo thông qua:

- Ên phẩm và truyền hình

- Bao bì ngoài sản phẩm

- Phim ảnh, sách báo và tờ gấp

- Pano, Bảng hiệu, trưng bày tại cửa hàng, các tư liệu nghe nhìn

Trưng bày giới thiệu bằng:

- Mở phòng trưng bày hàng hoá dịch vụ

- Tổ chức giới thiệu hàng hoá

- Tổ chức hội nghị, hội thảo có trưng bày giới thiệu hàng hoá

- Trưng bày trình diễn, phiếu thưởng, bớt tiền

Khuyến mại:

- Thi, trò chơi, sổ số

- Thưởng và quà tặng

- Bán kèm có bớt giá, phiếu mua hàng, đổi hàng cũ

Hội chợ triển lãm:

- Trưng bày hàng hoá

- Quảng cáo trong hội chợ triển lãm

- Quảng cáo trong hội chợ triển lãm

- Các hoạt động vui chơi có thưởng, quà tặng, bình chọn sản phẩmchất lượng tốt, gian hàng đạt văn minh tiếp thị

- Bán hàng trực tiếp, ký kết hợp đồng

II Hoạt động hội chợ triển lãm.

1 Khái niệm, ý nghĩa và vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại.

1.1 Khái niệm.

* Hội chợ thương mại: "Là hoạt động xúc tiến thương mại tập trung

trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh được trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá" 6

* Triển lãm thương mại: "Là hoạt động xúc tiến thương mại thông

qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá" 7

Theo khái niệm mà luật thương mại áp dụng từ ngày 1/1/1998 nêutrên thì giữa hội chợ và triển lãm có sự khác nhau một điểm cơ bản sau:Trong hội chợ thương mại thỡ cỏc doanh nghiệp ngoài việc trưng bày hànghoỏ thỡ cỏc gian hàng được bán hàng hoá trong hụị chợ Còn trong triển

6 LuËt Th¬ng m¹i – Môc 15 §iÒu 208 TiÕt 1 trang 100

lãm thì sự trưng bày hàng hoá là để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá sau nàychứ không trực tiếp bán hàng trong triển lãm Tuy nhiên, trên thực tế thìviệc thực hiện quy định này có sự linh hoạt hơn nghĩa là không có sự ngăncấm các doanh nghiệp tham gia triển lãm bán hàng hoá của mình Do đó, cóthể đưa ra một khái niệm chung cho hoạt động hội chợ triển lãm như sau:

* Hội chợ triển lãm thương mại: “Là hoạt động xúc tiến thương mại

tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng

mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá cho doanh nghiệp" 8

1.2 Vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hoạt động hội chợ triển lãm thương mại giúp cho doanh nghiệp duy trì và làm nổi bật hình ảnh của sản phẩm hàng hoá và hình ảnh của doanh nghiệp trong trí nhớ của khách hàng Thông qua hoạt động hội chợ triển

lãm thương mại, các doanh nghiệp có thể thu thập được những thông tin bổÝch giúp cho việc ra các quyết định đúng đắn

- Hoạt động hội chợ triển lãm thương mại góp phần tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp Tuy chi phí Ýt nhưng các nhân viên chào hàng có thể

tiếp xúc với một lượng lớn khách hàng trong một thời gian ngắn Hội chợtriển lãm thương mại đặc biệt có Ých cho các doanh nghiệp nhỏ vì họ có thểđạt được các giao tiếp quốc gia, quốc tế một cách tương đối không tốn kémlắm và cạnh tranh bình đẳng với các đối thủ cạnh tranh lớn tại các hội chợtriển lãm thương mại

- Tiếp cận những khách hàng và những nhà cung cấp tiềm năng thông qua hội chợ triển lãm thương mại Nhiều doanh nghiệp khi tham gia hội chợ

triển lãm thương mại đó cú thờm thị trường mới vì đến với hội chợ triểnlãm thương mại có rất nhiều nhà sản xuất, nhiều thương nhân, nhiều ngườitiêu dùng đến với hội chợ triển lãm thương mại để trưng bày hàng hoá, bánhàng, xem hàng tìm đối tác kinh doanh, tìm người cung cấp

- Thông qua hội chợ triển lãm thương mại doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với người ra quyết định ở nhiều doanh nghiệp Những người tham gia

hội chợ triển lãm thương mại thường là những người được quyền ra quyếtđịnh cho các doanh nghiệp mà họ đại diện Thường rất khó khăn trong việcthu hót sự chú ý của những người này tại văn phòng của họ Một sự trìnhbày tốt có thể thu hót được nhiều người ra quyết định, sau đó nhân viênchào hàng có dịp tiếp xúc riêng với họ - mét tình huống khụng luụn xảy ra ởvăn phòng

- Trưng bày sản phẩm Hội chợ triển lãm thương mại là nơi mà các doanh

nghiệp có thể trình bày cả những hàng hoá mà khó có thể mang đi chàohàng một cách trực tiếp Tại đây, các doanh nghiệp có thể triển lãm và vậnhành thử cho khách hàng xem trực tiếp

- Đạt được mục tiêu liên hệ với khách hàng Hội chợ triển lãm thương mại

tạo điều kiện cho người mua, người bán gặp được nhau, trao đổi thông tin.Trong một số trường hợp hoàn tất thoả thuận mua bán thì hoạt động muabán có thể diễn ra ngay tại hội chợ triển lãm hoặc là tiền đề cho các thương

vụ tiếp theo Những mối liên hệ này sẽ là điều kiện cho việc phát triển cácmối liên hệ tiềm tàng với các nhà phân phối, khách hàng tiềm năng và tạo rakhả năng bán hàng cao hơn trong tương lai

- Thu thập được những thông tin phản hồi: Với các hoạt động giao tiếp

trong hội chợ triển lãm doanh nghiệp có thể nhận được ý kiến đóng góp,những lời khen, những lời phàn nàn từ phía khách hàng Đây là nguồnthông tin rất quan trọng cho doanh nghiệp trong việc ra các quyết định trongkinh doanh và cho việc hoàn thiện các cuộc hội chợ triển lãm tiếp theo

* Theo kết quả điều tra thỡ cỏc doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm hyvọng đạt được một số lợi Ých của họ bao gồm: Hình thành danh sỏch cỏcmối tiêu thụ mới, bán được nhiều hàng hơn cho các khách hàng hiện có vàgiáo dục khách hàng bằng những Ên phẩm, phim ảnh và các tư liệu nghenhìn Sau đây là một số kết quả thu được:

+ Hội chợ triển lãm thương mại giỳp cỏc doanh nghiệp tiếp cận nhiều kháchhàng tiềm năng mà các lực lượng bán hàng không thể tiếp cận được.Khoảng 90% khách tham quan hội chợ triển lãm thương mại mới gặp nhânviên bán hàng của doanh nghiệp lần đầu tiên

+ Chi phớ trung bỡnh trên một khách tham quan của doanh nghiệp (baogồm các chi phí: triển lãm, đi lại, ăn, ở, tiền lương, chi phí cố định trướctriển lãm)

là 200 USD Các nhà tổ chức hội chợ triển lãm thương mại khẳng định rằngvới mức chi phí này thì hoạt động hội chợ triển lãm tạo ra mức tiêu thụtương tự như cách viếng thăm và chào hàng với mức chi phí cao hơn

2 Nội dung của hoạt động hội chợ triển lãm thương mại của doanh nghiệp.

Hoạt động hội chợ triển lãm thương mại có rất nhiều nội dung, trong

đó mỗi nội dung có tầm quan trọng nhất định Tuy nhiờn, có thể tóm gọntrong 4 nội dung cơ bản sau:

2.1 Công tác chuẩn bị.

Để cho hoạt động hội chợ triển lãm đạt được mục tiêu nhất định màdoanh nghiệp đã đề ra thì doanh nghiệp phải có công tác chuẩn bị chu đáo.Trong đó, công tác chuẩn bị bao gồm các công việc sau:

- Hoạch định một bản kế hoạch thực hiện hoạt động hội chợ triển lãm: Trên

cơ sở mục tiêu đã đề ra kết hợp với các điều kiện của doanh nghiệp và yêucầu của bên ban tổ chức hội chợ triển lãm mà doanh nghiệp lập một bản kếhoạch cho hội chợ triển lãm mà mình sẽ tham gia Bản kế hoạch này baoquát toàn bộ quy trình của một hội chợ triển lãm đồng thời phải cụ thể đếntừng chi tiết nhỏ khi thực hiện hội chợ triển lãm, trong đó phải dự kiến cáctình huống có thể sảy ra và biện pháp giải quyết các tình huống đó Một Bản

kế hoạch hoàn chỉnh phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

+ Xác định được mục tiêu cần đạt tới: Tuỳ theo từng trạng thái cạnh tranhcủa doanh nghiệp trên thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm của doanhnghiệp, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường mà doanh nghiệp đưa racác mục tiêu như là: Tiếp cận thị trường mục tiêu, duy trì thị phần củadoanh nghiệp, mở rộng thị trường, khuyếch trương thanh thế, tìm kiếmngười cung cấp, tăng thêm đầu mối kinh doanh

+ Cỏc cách thực hiện kế hoạch: Đây là một vài phương pháp được đưa ranhằm thực hiện bản kế hoạch đã soạn thảo nhằm đạt được những mục tiêu

đã đề ra một cách tốt nhất Có rất nhiều cách thực hiện 1 bản kế hoạch

nhưng phải dựa trờn điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, địa điểm tổ chứchội chợ triển lãm, điều kiện kinh tế, văn hoá, tập quán để cú cỏc cỏch(cỏch trưng bày hàng hoỏ, cỏch giao tiếp với khách hàng ) cho phù hợp.Muốn có được điều này thỡ cỏc nhân viên của doanh nghiệp cần phải nắmbắt được các thông tin của doanh nghiệp và nơi thực hiện hội chợ triển lãmmột cách đầy đủ và chính xác, phải nắm bắt được các đặc điểm văn hoá xãhội, tình hình kinh tế chính trị, luật pháp và tập quán của địa phương Đây làmột yêu cầu rất khắt khe, bởi nó có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành cônghay thất bại của doanh nghiệp khi tham gia hội chợ triển lãm đó

+ Nguồn kinh phí dành cho hội chợ triển lãm: Trong một bản kế hoạch tổchức hội chợ triển lãm nếu muốn xác định xem nú cú khả thi hay không thìphải dùa phần lớn vào yêu cầu này Bởi nếu nguồn kinh phí mà eo hẹp trongkhi doanh nghiệp lại muốn tổ chức một gian hàng cần một khoản kinh phílớn thì khó có thể “chấp nhận được”

- Chuẩn bị về bộ máy tham gia hội chợ triển lãm: Thông thường bộ máy

tham gia hội chợ triển lãm là kiểu bộ máy có cơ cấu tổ chức theo kiểu giảnđơn bao gồm: Một thủ trưởng và các nhân viên, chuyên viên Với kiểu tổchức này thì thủ trưởng là người quản lý trực tiếp các nhân viên, chuyênviên cũn cỏc nhân viên và chuyên viên làm việc theo nhiệm vụ được giao và

cú trỏch nhiệm báo cáo trực tiếp với thủ trưởng các vấn đề có liên quan vàcác vấn đề phát sinh khi thực hiện nhiệm vụ của mình Trong bộ máy thamgia hội chợ triển lãm thì vai trò của nhân viên chào hàng là quan trọng nhấtbởi đây là lực lượng tiếp cận trực tiếp với khách hàng để truyền tải cácthông tin từ doanh nghiệp tới khách hàng và nhận các thông tin phản hồi từphía khách hàng về cho doanh nghiệp, nhân viên chào hàng là bộ mặt củadoanh nghiệp Do đó, việc lùa chọn và huấn luyện nhân viên chào hàng phải

rất thận trọng có như vậy doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đề racho mội hội chợ triển lãm mà doanh nghiệp quyết định tham gia.

- Chuẩn bị về hàng hoá, thiết bị, máy móc, cataloge, tờ rơi Đây là những

hàng hoá, thiết bị, tài liệu mà doanh nghiệp sẽ tiến hành trưng bày , giớithiệu trong hội chợ triển lãm nhằm cung cấp thông tin cho khách hàng Cáccông việc này phải được chuẩn bị chu đáo để phục vụ cho công tác triểnkhai các công việc tiếp theo được thuận lợi hơn

- Đăng ký với ban tổ chức hoặc ký kết hợp đồng với đơn vị làm dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm: Dù là hình thức tự mình tham gia hội chợ triển lãm

hay thuê đơn vị làm dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thỡ cỏc thủ tục cầnthiết cần phải làm là:

+ Đăng ký với đơn vị tổ chức là mình sẽ tham gia hội chợ triển lãm

đó và hoàn thành các thủ tục mà bên tổ chức yêu cầu

+ Nép lệ phí tham gia, tiền thuê gian hàng và các khoản phớ khỏc.+ Nếu là thuê đơn vị làm dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thì phảihoàn thành một bản hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị làm dịch vụ tổchức hội chợ triển lãm đó theo đúng quy định của luật pháp hiện hành củanước tổ chức hoặc luật pháp quốc tế

- Chuẩn bị về phương tiện vận chuyển: Việc này bao gồm việc vận chuyển

các phương tiện, hàng hoá, thiết bị, tài liệu đến khu vực tổ chức hội chợtriển lãm Các công việc này sẽ dễ dàng hơn khi các doanh nghiệp tham giahội chợ triển lãm trong nước Tuy nghiên, nếu tổ chức trong nước mà địađiểm cách xa so với doanh nghiệp thì cũng cần phải cân nhắc đến các khoảnchi phí vận chuyểnvà thời gian vận chuyển Còn nếu doanh nghiệp tham giacác hội chợ triển lãm nước ngoài thì ngoài việc chú ý đến thời gian và chi

phí vận chuyển, doanh nghiệp cũng cần phải làm các thủ tục hải quan đểtạm xuất tái nhập đối với nước sở tại của doanh nghiệp và tạm nhập tái xuấtđối với nước mà doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm.

Công tác chuẩn bị là bước khởi đầu quan trọng đối với doanh nghiệp.Nếu chuẩn bị tốt nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc tiếp theođược dễ dàng hơn

2.2 Kỹ thuật trưng bày trong hội chợ triển lãm.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào tham gia hội chợ triển lãm đều muốnthu hót được nhiều khách tham quan đến với gian hàng của mình để truyềnđạt những thông tin mà doanh nghiệp cần truyền đạt tới các khách hàng, bánhàng và nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng về cho doanhnghiệp Tuy nhiên, không phải bất cứ gian hàng nào cũng làm được điều đó,bởi kỹ thuật chiêu hàng trong hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp khácnhau là không giống nhau

Để có được một gian hàng gây được Ên tượng, thu hót được nhiềukhách hàng đến thì kỹ thuật trưng bày hàng hoá, thiết bị trong hội chợtriển lãm là rất quan trọng nếu không muốn nói là yếu tố quyết định đến sựthành công hay thất bại của doanh nghiệp khi tham gia hội chợ triển lãm.Khách hàng đến với hội chợ triển lãm thì cái đầu tiên thu hót sự chú ý củakhách hàng là hình thức gian hàng sau đó mới đến cách thức giao tiếp củanhân viên chào hàng và chất lượng, mẫu mã của hàng hoá Nh vậy, để cóđược một gian hàng tốt thì kỹ thuật trưng bày hàng hoá cần đạt được nhữngyêu cầu sau:

- Hình thức phải đẹp, trưng bày khoa học và có không khí;

- Có đủ không gian cho khách hàng đến xem, thử, hỏi ;

- Có đầy đủ các thiết bị nghe, nhìn để giới thiệu về hàng hoá vàdoanh nghiệp;

- Phải độc đáo, có những điểm nổi bật so với các gian hàng khác;

Nhưng tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, thiết bị mà doanh nghiệp muốntrưng bày, địa điểm của gian hàng và mục tiêu của doanh nghiệp khi thamgia hội chợ triển lãm để cú cỏc cỏch trưng bày khác nhau

+ Nếu hàng hoá trưng bày là thiết bị máy móc thì diện tích trưng bàythường là lớn Do đó, có thể sử dụng cả diện tích không có mái che để trưngbày thì mới có thể truyền tải được nhiều thông tin tới khác hàng và có đủkhông gian để khách hàng có thể quan sát và đưa ra những nhận xét đánhgiá về các hàng hoá thiết bị đó

+ Nếu hàng hoá là những sản phẩm tiêu dùng sinh hoạt thì địa điểmgian hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc trưng bày Theo tâm lý chung,khi bước vào hội chợ triển lóm thỡ khách hàng sẽ chủ yếu là đi sang bênphải và nhìn sang bên phải Do đó, đối với loại hàng này cần triệt để khaithác những không gian bên phải để trưng bày những hàng hoá mới, hànghoá chiến lược của doanh nghiệp

+ Đối với sản phẩm là các dõy chuyền công nghệ lớn không có khảnăng đem theo để trưng bày thì cần phải có các mô hình thu nhỏ, cú cỏcbăng ghi hình để giới thiệu về tính năng tác dụng và những ưu điểm của dâychuyền đó

Hơn nữa, nếu mục tiêu của doanh nghiệp là đưa sản phẩm mới tiếpcận vào thị trường mục tiêu hoặc xúc tiến nhằm bán hết các sản phẩm đã

bước vào giai đoạn lóo hoỏ hoặc sản phẩm tiếp cận thị trường mới thìcách thức trưng bày hàng hoá tại các gian hàng cũng có sự khác biệt Theokinh nghiệm của các nhà hội chợ triển lóm thỡ một gian hàng loại này muốnthu hót được sự chú ý của khách hàng cần đạt được các yêu cầu sau:

+ Có sự nổi bật thông qua các biển quảng cáo, kỹ thuật trưng bày,ánh sáng

+ Phải chứng tỏ rằng hàng hoá, dịch vụ của mình có ưu thế, đặcđiểm mới lạ so với các sản phẩm cùng loại khác

+Có những khoảng trắng để gây sự chú ý, nếu có thể

+ Rất cần có một thông điệp nêu lên là doanh nghiệp đã tham gia vàothị trường sản phẩm, dịch vụ này

Cần nhí, một sản phẩm mới nếu muốn thành công trên thị trường thì

Ên tượng đầu tiên đối với khách hàng là vô cùng quan trọng

Đối với doanh nghiệp mà mục tiêu của hội chợ triển lãm là nhằmkích thích việc bán hàng hoặc mở rộng thị trường thỡ cỏch trưng bày hànghoá phải thể hiện được các yêu cầu sau:

+ Khi mua sản phẩm khách hàng có những lợi Ých bên ngoài lợi Ýchcủa sản phẩm

+ Những ưu thế của sản phẩm vẫn còn duy trì tốt so với hàng hoátương tự

+ Áp dụng các kỹ thuật xúc tiến bán hàng nh: bỏn có thưởng, giảmgiá, cho thử sản phẩm, tặng quà

Nh vậy, kỹ thuật trưng bày hàng hoá trong gian hàng ở hội chợ triểnlãm là rất phong phú và đa dạng không thể có một tiêu chuẩn cụ thể nào có

thể áp dụng cho tất cả các gian hàng Do đó, cần phải có những kinhnghiệm, kiến thức và thông tin đầy đủ để thể hiện trên những phương tiệntruyền tải thông tin làm cho khách hàng cảm nhận được những cái mới, cáithuận lợi và những lợi Ých khi họ mua hàng hoá của doanh nghiệp

2.3 Hoạt động giao tiếp với khách hàng.

Trong hoạt động hội chợ triển lãm, chào hàng là một hoạt động giaotiếp với khách hàng nhằm mục đích giới thiệu, chào bán hàng hoá Nhữngngười chịu trách nhiệm chào hàng là các đại diện thương mại của doanhnghiệp tại hội chợ triển lãm

Đại diện thương mại có thể là một quản trị trưởng hoặc một chuyênviờn quản trị bán hàng và hậu cần thương mại của một doanh nghiệp Đạidiện thương mại có thể phục vụ những yêu cầu riêng của khách hàng, nhất

là khách hàng lớn Ngoài ra, họ cũn cú nhiệm vụ tiếp nhận và điều chỉnhcác thông tin từ phía khách hàng Một đại diện thương mại giỏi là người cóthể thuyết phục khách hàng để họ tin rằng: Nếu họ mua hàng hoá, dịch vụcủa doanh nghiệp họ sẽ đạt được mục tiêu mong muốn

Thuyết phục là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong chàohàng ở hội chợ triển lóm Đó là khả năng thuyết phục người khác thay đổicách nghĩ, cách làm theo ý của mình là điều chủ yếu để bán được hàng hiệntại và trong tương lai

Các đại diện thương mại có thể điều chỉnh các loại thông tin cho từngloại khách hàng, sửa đổi cho phù hợp với những thông tin phản hồi từ phíakhách hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng, cung cấp nhữngthông tin về hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp và về bản thân doanh

nghiệp cho khách hàng, đề nghị với khách hàng mua hàng hoặc đặt hàng.Nếu có thất bại, họ tìm cách để thuyết phục lại khách hàng Đại diện thươngmại có thể thuyết phục được những khách hàng đặc biệt hoặc trong nhữngtình huống đặc biệt

Mặt khác, đại diện thương mại là người cố vấn cho khách hàng, giúpgiải quyết một số khó khăn cho khách hàng quen Đại diện thương mại cóthể hướng dẫn khách hàng về quy trình xuất – nhập, giá cả, những giấy tờ

và những thủ tục khác mà khách hàng quan tâm Họ cố gắng khám phánhững nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai từ đó tìm cách thoả mãnnhững nhu cầu đó

Các đại diện thương mại vừa là người chào hàng, vừa là người nhậnđơn đặt hàng, vừa là người trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng, làngười thực hiện các đơn hàng, thực hiện các hợp đồng Chính vì vậy, yêuchung cầu đối với một đại diện thương mại giỏi là:

+ Người có tài thuyết phục đối với người khác

+ Thông minh, nhanh nhẹn trong xử lý các tình huống

+ Năng động và có khả năng quyết đoán

+ Khả năng ngoại ngữ tốt (cần thiết trong các hội chợ triển lãm ởnước ngoài)

+ Ngoại hình có phần dễ gần

Như vậy, việc tuyển dụng đại diện thương mại là hết sức quan trọng

và cần phải đạt được các yêu cầu trên Đại diện thương mại là hình ảnh củadoanh nghiệp, là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, là người quyếtđịnh đến việc khách hàng có quay trở lại với doanh nghiệp hay không, đến

việc thành công hay thất bại của gian hàng trong hội chợ triển lãm màdoanh nghiệp thực hiện.

Các bước trong hoạt động giao tiếp với khách hàng:

+ Điều tra: Bao gồm việc triển khai mét danh sỏch các khách hàng có khả

năng đến thăm quan và mua hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp muốn chàobán tại hội chợ triển lãm Đại diện thương mại có thể dùa vào quảng cáo đểđiều tra các khách hàng tiềm năng Tuy nhiên, các đại diện thương mạithường xác định các khách hàng tiềm năng thông qua các giác quan và kinhnghiệm của mình

+ Tiền tiếp cận: Đây là bước chuẩn bị nhằm thu thập tin tức về đặc điểm và

nhu cầu của khách hàng mà đại diện thương mại sẽ tiếp xúc trong hội chợtriển lãm Nếu bước chuẩn bị này tốt một đại diện thương mại giỏi sẽ vượtqua được các khó khăn trong các bước tiếp theo

+ Tiếp cận: Là những giõy phút mà đại diện thương mại tiếp xúc với khách

hàng tại hội chợ triển lãm Việc gây được Ên tượng ban đầu tốt là hết sứcquan trọng, nó sẽ ảnh hưởng tới sự thành công hay thất bại trong quan hệkinh doanh hiện tại và tương lai

+ Giới thiệu: Trong bước giới thiệu, đại diện thương mại cố thuyết phục

khách hàng mua hàng hoá, dịch vụ và giải đáp những thắc mắc mà kháchhàng quan tâm trong khi giới thiệu Nhiều đại diện thương mại áp dụngcông thức AIDA (Ask Information – Direct Answer) trong công tác giớithiệu Trong bước giới thiệu này các đại diện thương mại phải sử dụngnhững thông tin thu thập được trong các bước điều tra, tiền tiếp cận đểnhận diện nhu cầu của khách hàng Một nguồn thông tin khác, đó là những

thông tin phản hồi từ phía khách hàng mà đại diện thương mại nhận đượctrong lúc giới thiệu Các đại diện thương mại phải chú ý lắng nghe, quan sát

tỷ mỉ những trạng thái tình cảm của khách hàng trong khi giới thiệu để cóphương án chào hàng hữu hiệu Kết thúc bước này người đại diện thươngmại phải đưa ra được một đề nghị mua hàng đối với khách hàng và thoảthuận những điều khoản còn lại để hoàn tất một bản hợp đồng mua bán

+ Kết thúc thương vụ: Đại diện thương mại và khách hàng hoàn tất những

việc còn lại để kết thúc một thương vụ Những kỹ thuật kết thúc thương vụhay bao gồm:

- Tóm lược những điều khoản đã đề cập

- Nắm vững loại hàng hoá mà khách hàng cần

- So sánh sản phẩm của doanh nghiệp với sản phẩm của hãng cạnhtranh theo hướng có lợi cho doanh nghiệp

- Nhấn mạnh với khách hàng rằng “ mua ngay kẻo lỡ cơ hội”

+ Phục vụ khách hàng sau khi bán: Sau khi kết thúc thương vụ trong hội

chợ triển lãm đại diện thương mại không được quên khách hàng Nếu quên,khách hàng sẽ không mua hàng của doanh nghiệp trong các thương vụ tiếptheo, đồng thời có thể gây ra một tiếng ồn không tốt cho doanh nghiệp Mặtkhác, đại diện thương mại phải trở lại với khách hàng sau khi chào đượchàng để bản thân đại diện thương mại yên tâm là không có trục trặc gì xảy

ra và nhu cầu của khách hàng đã được đáp ứng tốt Thãi quen này tạo nênnhững mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài củng cố niềm tin cho khách hàng về mộtthương vụ tốt đẹp đã thực hiện và hy vọng một thương vụ tốt đẹp tiếp theo

2.4 Những hoạt động sau hội chợ triển lãm.

Đây là những hoạt động mang tính chất thủ tục cần phải thực hiện đểhoàn thành một cuộc hội chợ triển lãm Những công việc này là:

+ Thuờ các phương tiện vận tải để vận tải các hàng hoá, thiết bị, mô hình

về kho hoặc cửa hàng của doanh nghiệp, những công việc này đơn giản nếuthực hiện hội chợ triển lãm ở trong nước Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chứchội chợ triển lãm mà cách xa doanh nghiệp thì cũng cần quan tâm đến thờigian và chi phí vận chuyển Còn nếu tham gia các hội chợ triển lãm quốc tếthì ngoài việc quan tâm đến thời gian và chi phí vận chuyển thì phải làm rấtnhiều các thủ tục nhằm thông quan hàng hoá ở nước tổ chức hội chợ triểnlãm và nước sở tại của doanh nghiệp Cần phải có một kế hoạch vận chuyển

và làm các thủ tục thông quan nhanh gọn tránh việc kéo dài thời gian tốnnhiều chi phí giảm hiệu quả hội chợ triển lãm của doanh nghiệp

+ Viết một bản báo cáo tổng kết trong đó cần đưa ra những nhận xét về tiến

độ thực hiện hội chợ triển lãm theo bản kế hoạch đã đề ra, số lượng cáckhách hàng đến tham quan gian hàng của doanh nghiệp, những hợp đồng

mà doanh nghiệp đã ký được thông qua hội chợ triển lãm đó, doanh sè thuđược do bán hàng trong hội chợ triển lãm và nhiều kết quả khác Kết thúcbản tổng kết này doanh nghiệp phải rót ra những kinh nghiệm làm bài họccho các hội chợ triển lãm tiếp theo

3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động hội chợ triển lãm của

doanh nghiệp.

Doanh nghiệp hoạt động trong những môi trường cụ thể nào đó củamôi trường kinh doanh bao quanh họ Sự tác động của các nhân tố thuộcmôi trường có khả năng mở rộng hoặc thu hẹp cơ hội kinh doanh của doanhnghiệp Bởi vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của Marketing hiện

đại là phải nắm được xu hướng vận động của môi trường kinh doanh đểhoạch định được các chiến lược kinh doanh thích ứng với sự biến động củamôi trường Có rất nhiều tham số của môi trường kinh doanh có thể tácđộng đến doanh nghiệp, nhưng ta có thể chia theo 2 cấp độ sau:

3.1 Tham số không thể kiểm soát được.

Đây là những tham số thuộc tầm vĩ mô Các tham số đó bao gồm:

- Môi trường kinh tế công nghệ

- Môi trường cạnh tranh

- Môi trường địa lý sinh thái

- Môi trường chính trị luật pháp

- Môi trường văn hoá xã hội

Đây là các tham số mà doanh nghiệp chỉ có thể điều chỉnh các hoạtđộng kinh doanh của mình phù hợp với sự biến đổi của nó chứ không thểđiều khiển được Để có thể tổ chức được một hội chợ triển lãm đạt kếtquả tốt thì thì phải nghiên cứu kỹ hai tham sè sau:

* Môi trường cạnh tranh: Để có được một kế hoạch tham gia hội

chợ triển lãm tốt phải cú cỏc thông tin chính xác và đầy đủ về các yếu cạnhtranh trên thị trường, trong đó cần chú ý đến cách thức và chiến lược cạnhtranh của các đối thủ từ đó ta cú cỏc cách ứng xử kịp thời Người ta có thể

mô tả trạng thái cạnh tranh bằng nhiều cách Tuy nhiên, 4 tiêu thức sauđược sử dụng rộng rãi nhất

+ Trạng thái cạnh tranh hoàn hảo: Là trạng thái thị trường xuất hiện khi

trên thị trường có rất nhiều đối thủ cùng đưa ra bán một loài sản phẩm

tương tự, tính duy nhất của sản phẩm là không có, quy mô của mỗi đối thủ

so với quy mô của thị trường là rất nhỏ, không có doanh nghiệp nào có khảnăng khống chế thị trường, giá cả là giá cả thị trường, không có doanhnghiệp nào có quyền định giá

+ Trạng thái thị trường cạnh tranh hỗn tạp: Là trạng thái thị trường xuất

hiện khi trên thị trường có một số đối thủ cùng đưa ra bán một loại sảnphẩm tương tự, tính duy nhất của sản phẩm là không có Quy mô của mỗiđối thủ so với quy mô của thị trường là từ nhỏ tới lớn Không có doanhnghiệp có khả năng khống chế thị trường, giá cả là giá cả thị trường Doanhnghiệp chưa có quyền định giá nhưng đôi khi đó cú chiến tranh về giá cả

+ Trạng thái thị trường cạnh tranh độc quyền: Là trạng thái thị trường xuất

hiện khi trên thị trường có một số Ýt các đối thủ cùng đưa ra bán một loạisản phẩm tương tự, tính duy nhất của sản phẩm là không có, quy mô củamỗi đối thủ so với quy mô của thị trường là từ lớn tới nhỏ Doanh nghiệp đã

có quyền định giá, nhưng không hoàn toàn tuỳ ý mỡnh trờn thị trường Ởđây độc quyền được hiểu là doanh nghiệp đang cố gắng làm chủ một thịtrường nhỏ mà nó có khả năng kiểm soát Còn cạnh tranh được hiểu là cókhả năng thay thế

+ Trạng thái thị trường độc quyền: Là trạng thái thị trường xuất hiện khi

chỉ có một đối thủ duy nhất kinh doanh một loại sản phẩm Doanh nghiệp

có quyền định giá, số lượng tuỳ theo ý của mình mà không vướng phải bất

cứ một sự cạnh tranh nào Trên thực tế, trạng thái thị trường độc quyền hầunhư không xuất hiện vì nhiều lý do khác nhau

Tuỳ vào trạng thái cạnh tranh nào trên thị trường mà doanh nghiệpđang đứng mà cú cỏch xử lý cho thích hợp Trong hội chợ triển lãm, sự

cạnh tranh được thể hiện trong mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt tới, cáchthức mà doanh nghiệp trưng bày, chiến lược giao tiếp mà doanh nghiệp thựchiện, hình thức cạnh tranh mà doanh nghiệp sử dụng

* Môi trường văn hoá xã hội: Xu hướng vận động của môi trường

văn hoá xã hội có ảnh hưởng lớn đến cách thức mua sắm của khách hàngcũng như cách thức mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong hội chợ triển lãm đểtác động đến khách hàng Nhiệm vụ của việc nghiên cứu môi trường này làphải thu thập và xử lý các thông tin dự báo về sự vận động của nó và đưa ranhững chỉ dẫn cần thiết trong việc xây dựng một kế hoạch hội chợ triển lãm

Có rất nhiều tham số thuộc môi trường này:

+ Dân số và xu hướng vận động của nó (để dự báo dung lượng thịtrường trong tương lai)

+ Thu nhập và phân bố thu nhập (có thể dự báo được doanh số bán,chủng loại, chất lượng cho từng đối tượng)

+ Xu hướng dịch chuyển của dân cư (tạo ra những cơ hội mở rộnghoặc thu hẹp thị trường)

+ Dõn téc, sắc téc, chủng téc, nền văn hoá, tôn giáo

3.2 Tham số có thể kiểm soát được.

Đây là những tham số thuộc tầm vi mô nằm trong tầm kiểm soát củadoanh nghiệp Những tham số này ta có thể kể đến:

+ Tài chính: Bao gồm vốn tự có và vốn vay, vốn tự có là điều kiện cơ bản

để kinh doanh Tuy nhiên, một doanh nghiệp làm ăn giỏi phải biết sử dụngvốn của người khác (vốn đi vay), nghĩa là doanh nghiệp phải có được những

nguồn vay hết sức phong phú và có khả năng chiếm dụng vốn một cách hợppháp.

+ Nhân lực (con người): Là toàn bộ các cán bộ nhân viên và các cộng sựcủa doanh nghiệp Đây là nguồn lực quan trọng trong việc triển khai các kếhoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong đó có kế hoạch tổ chức hội chợtriển lãm Để có thể khai thác tốt tiềm năng này, cần có chiến lược về conngười trong đó chú trọng từ khâu tuyển dụng đến khâu đào tạo đến việc bốtrí đúng người đúng việc phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân tạo nên mộttổng thể hoàn hảo

+ Sức mạnh vô hình của doanh nghiệp: Là những tài sản vô hình của doanhnghiệp Tuy không tồn tại dưới các hình thái vật chất cụ thể nhưng nó lại cóảnh hưởng nhiều đến việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanhcủa doanh nghiệp trong đó có kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm Nhữngyếu tố này bao gồm:

- Hình ảnh và mức độ nổi tiếng của doanh nghiệp trên thị trường

- Mức độ nổi tiếng của nhãn hiệu hàng hoá

- Mối quan hệ xã hội của lãnh đạo doanh nghiệp

- Sù ổn định và mức độ tin cậy của nguồn cung cấp, sự hợp lý của dùtrữ hàng hoá trong doanh nghiệp

- Mức độ hoàn thiện và tiên tiến của công nghệ tổ chức quản lý kinhdoanh cũng như tính hợp lý của bộ máy quản trị doanh nghiệp

Tham số có thể kiểm soát được có ảnh hưởng rất lớn (nếu khôngmuốn nói là trực tiếp) đến khả năng tìm kiếm và khai thác các cơ hội kinhdoanh của doanh nghiệp Một kế hoạch kinh doanh cũng như một kế hoạch

hội chợ triển lãm cần phải khai thác được đến mức tối đa tiềm năng hiện có

và xu hướng phát triển của nó trong hoạt động kinh doanh./

Chương II

Thực trạng hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp

Việt Nam những năm vừa qua

I Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và vai trò của VCCI trong việc hỗ trợ hoạt động hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam

1.Sù hình thành và phát triển của VCCI.

1.1.Quyết định thành lập và quá trình phát triển của VCCI.

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là một tổ chức độc lậpphi Chính phủ được thành lập năm 1963 thực hiện chức năng xúc tiếnthương mại và đầu tư phục vụ cho lợi Ých của cộng đồng doanh nghiệpViệt nam Với mạng lưới hội viên rộng khắp trong cả nước, hiện nay PhòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam thực sự trở thành cơ quan đại diện

và hỗ trợ đắc lực cho cộng đồng các doanh nghiệp ở Việt Nam

Cơ quan trung ương của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam:

Trụ sở chính: 33 Bà Triệu- Hà nội Việt nam

Tel : 84-4-8253032/8250866

Fax : 84-4-8256446/8344617

Tài khoản : 362111357584 VNĐ

362111370005 USD Tại ngân hàng ngoại thương Hà Nội

362111370005 USD Tại ngân hàng ngoại thương Hà Nội

Được thành lập ngày 27/4/1963, xuất phát từ nhu cầu quan hệ kinh tế đốingoại giữa Việt Nam và các nước trong khu vực và trên thế giới PhòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam lúc này là cơ quan hành chính sựnghiệp trực thuộc Bộ ngoại thương Nền kinh tế mở của Việt Nam đã đánhdấu một mốc quan trọng cho VCCI, sự năng động và đa dạng hoá trong hoạtđộng kinh tế dẫn đến cung cầu về các hoạt động dịch vụ thương mại pháttriển VCCI đã mở rộng các hoạt động xúc tiến mậu dịch, tiến hành các hoạtđộng có thu đáp ứng một phần cho chi phí mậu dịch Những năm tiếp theo,hoạt động của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ngày càng cóhiệu quả và bước đầu đó nộp được ngân sách Nhà nước song vẫn còn nhiềuhạn chế và đến năm 1989 VCCI trực thuộc văn phòng Chính phủ

Tháng 4/1998, Một đại hội quan trọng (Đại hội lần thứ 2) sau 28 nămthành lập đã được tổ chức Thông qua đại hội này cơ cấu tổ chức được phânchia lại, VCCI có đầy đủ tư cách pháp nhân, có điều lệ hoạt động và cótương đối đầy đủ cơ sở vật chất cho các ban chuyên môn hoạt động Tuynhiên, để đáp ứng nhu cầu của các hội viên và của nền kinh tế quốc dân thìVCCI không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức, điều lệ hoạt động và nângcao vị thế của mình ở trong nước cũng như quốc tế

Ngày 29/3/1999, Đại hội toàn quốc Phòng Thương mại và Côngnghiệp Việt Nam lần thứ ba được tổ chức, Đại hội đã thông qua điều lệ sửađổi nhằm hoàn thiện hơn về vai trò và chức năng của Phòng Thương mại vàCông nghiệp Việt nam, của các ban chuyên môn, đề ra các nhiệm vụ và cácgiải pháp nhằm thực hiện các nhiệm vụ đó trong giai đoạn từ năm 1999-

2004 Tiếp tục đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam khai thác tốtcác tiềm năng trong nước và vươn ra chiếm lĩnh thị trường nước ngoài,tranh thủ sự giúp đỡ của các công ty, tập đoàn, tổ chức trên thế giới để phát

VIII Lúc này, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam được địnhnghĩa đầy đủ như sau:

"Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là một tổ chức quốc gia tập hợp và đại diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế

và các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế- xã hội của đất nước, thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam với các nước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi" 9

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là một tổ chức độc lập,phi Chính phủ có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính

Cùng với những bước thăng trầm của nền kinh tế nước nhà, đến nay

đã 35 năm trôi qua kể từ khi thành lập, VCCI đã có những chuyển biến rất

cơ bản và thực sự trưởng thành trong vai trò xúc tiến thương mại của mình.Ngày đầu thành lập VCCI chỉ có 93 hội viên phần lớn là các công ty, xínghiệp quốc doanh, hợp tác xã thuộc quy mô vừa và nhỏ và hoạt động ởMiền Bắc- chủ yếu là Hà nội và Hải phòng Đến nay, VCCI đã có mạnglưới rộng khắp với gần 2000 hội viên trong cả nước Hoạt động của VCCI

có thể toả rộng đến hàng vạn xí nghiệp quốc doanh, tư doanh hợp tác xã lớnnhỏ hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trên mọi miền của đất nước.Không chỉ thu hút cỏc thành viên là các doanh nghiệp Việt nam, VCCI cũn

cú hàng trăm hội viên là các công ty liên doanh, 100% vốn nước ngoài đanghoạt động ở Việt Nam trong đó cú cỏc công ty lớn nổi tiếng trên thế giới

Bộ máy tổ chức của VCCI cũng phát triển thành một cơ quan lớn có trụ sở

9 §iÒu lÖ Phßng Th¬ng m¹i vµ C«ng nghiÖp ViÖt Nam – 1999.

chính đặt tại Hà nội cựng cỏc chi nhánh, văn phòng đại diện ở các trung tâmkinh tế lớn trong cả nước và cả ở nước ngoài

Vai trò và uy tín của VCCI ở trong nước và trên trường quốc tế như một tổchức quốc gia hỗ trợ và xúc tiến thương mại ngày càng tăng cường rõ rệt.Hiện nay VCCI là thành viên của liên đoàn các phòng thương mại và côngnghiệp các nước Châu Á Thái Bình Dương (CACCI), Phòng thương mại vàcông nghiệp ASEAN (ASEAN-CCI), Phòng thương mại và công nghiệpquốc tế (CCI) Với vị thế này VCCI đã từng bước khai thác tốt các cơ hộitrong mối quan hệ là thành viên của các tổ chức trên thông qua việc tổ chứccác đoàn ra đoàn vào, cung cấp các thông tin, chắp mối đầu tư kinh doanh,hướng dẫn cho các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài góp phần khôngnhỏ vào công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, thu hót vốn đầu

tư nước ngoài phát triển quan hệ thương mại giữa các doanh nghiệp trongnước với các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài Hiện nay VCCI còn là diễnđàn thông tin trong đó tập hợp những ý kiến của các doanh nghiệp để phảnánh lên Chính phủ, tư vấn cho các lãnh đạo, nhà lập pháp góp phần tạo ramôi trường kinh doanh ngày càng thuận lợi hơn, thông thoáng hơn cho cácdoanh nghiệp Đồng thời, VCCI cũng là nơi truyền đạt các thông tin về luậtpháp và chính sách cho các doanh nghiệp, khuyến khích, giải thích, giúp đỡ

họ theo đúng quy định của Chính phủ

Giờ đây, khi thế giới đang sôi động chuẩn bị bước vào thế kỷ 21, khitình hình hoạt động thương mại có nhiều những cơ hội nhưng cũng không

Ýt các thách thức Để khai thác tốt các cơ hội, hạn chế các rủi ro cho cácdoanh nghiệp và nền kinh tế nước ta trong công cuộc công nghiệp hoá hiệnđại hoá đất nước thì vai trò của VCCI ngày càng trở nên quan trọng và cầnthiết hơn bao giê hết

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của VCCI

* Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cú cỏc chức năng sau:

- Đại diện để thúc đẩy quyền lợi của cộng đồng doanh nghiệp Việt Namtrong các quan hệ trong nước và quốc tế ;

- Xóc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa công nghệ và các hoạt động kinh doanh khác của các doanh nghiệp ở ViệtNam và nước ngoài

học-* Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cú cỏc nhiệm vụ sau:

- Tập hợp, nghiên cứu các ý kiến của các doanh nghiệp để phản ánh, kiếnnghị và tư vấn với Nhà nước các vấn đề về luật pháp, chính sách kinh tế; Tổchức tiếp xúc giữa các cơ quan lãnh đạo Nhà nước và các doanh nghiệp đểtrao đổi ý kiến nhằm cải thiện môi trường kinh doanh ;

- Bảo vệ quyền lợi chính đáng của các doanh nghiệp trước pháp luật;

- Phối hợp và hỗ trợ các hiệp hội kinh doanh ở Việt nam, hợp tác với cácphòng thương mại và các tổ chức hữu quan ở nước ngoài, tham gia các tổchức quốc tế phù hợp với mục đích của VCCI và giúp đỡ các doanh nghiệptham gia trong các tổ chức đó;

- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, vận động các doanh nghiệp thực hiệnnghiêm chỉnh pháp luật trong kinh doanh ở trong nước và quốc tế, xây dựngquan hệ lao động lành mạnh, bảo vệ môi trường, tham gia các hoạt động xãhội phù hợp với mục tiêu của VCCI;

- Tiến hành các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp phát triển quan hệ kinhdoanh và đầu tư ở trong nước và nước ngoài như: Chắp mối và giới thiệubạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp nghiêncứu khảo sát thị trường, hội thảo, hội nghị, hội chợ triển lãm quảng cáo vàcác hoạt động xúc tiến thương mại khác;

- Tổ chức đào tạo bằng các hình thức thích hợp để giỳp cỏc nhà kinh doanhnâng cao năng lực, kiến thức quản lý và kinh doanh;

- Giúp đăng ký và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ và chuyển giao công nghệ ởViệt Nam và nước ngoài;

- Cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho các sản phẩm xuất khẩu của Việt Nam

và chứng thực các chứng từ cần thiết khác trong kinh doanh; Xác nhận cáctrường hợp bất khả kháng;

- Giỳp các doanh nghiệp trong và ngoài nước giải quyết các bất đồng, tranhchấp thông qua thương lượng, hoà giải hoặc trọng tài; Giúp phân bổ tổn thấtchung khi có yêu cầu;

- Thực hiện các công việc khác mà Chính phủ Việt Nam uỷ thác

1.3 Quyền và nghĩa vụ của các hội viên

Mọi tổ chức, cá nhân tán thành điều lệ của Phòng Thương mại vàCông nghiệp Việt nam, tự nguyện xin tham gia và được Hội đồng quản trịhoặc Đại hội của VCCI chấp nhận đều có thể trở thành hội viên của VCCI

VCCI có bốn loại hội viên sau:

* Hội viên chính thức: Là các hiệp hội kinh doanh và doanh nghiệp của

người Việt Nam và các doanh nghiệp liên doanh có Ýt nhất 50% vốn phápđịnh của ngươỡ Việt Nam có đăng ký hoạt động hợp pháp ở Việt nam;

* Hội viên liên kết: Là các doanh nghiệp của người nước ngoài hoặc liên

doanh giữa người Việt Nam và nước ngoài có đăng ký kinh doanh và hoạtđộng hợp pháp ở Việt nam, các doanh nghiệp Việt Nam có đăng ký kinhdoanh và hoạt động hợp pháp ở nước ngoài ;

* Hội viờn thông tấn: Là cỏc chuyờn gia và tổ chức chuyên môn ở trong và

ngoài nước có khả năng thực hiện các nhiệm vụ của VCCI ;

* Hội viên danh dù: Là các cá nhân có đóng góp đặc biệt vào việc thực hiện

mục tiêu của VCCI

Hội viên có những quyền sau:

- Tham dự Đại hội nếu được bầu;

- Biểu quyết hoặc bỏ phiếu ở Đại hội nếu là hội viên chính thức;

- Được đề cử hoặc ứng cử vào Hội đồng quản trị của VCCI nếu là hội viênchính thức hoặc hội viên thông tấn;

- Đề đạt ý kiến với Đại hội, Hội đồng quản trị, Ban thường trực về hoạtđộng của VCCI và những vấn đề về chính sách, pháp luật, kinh tế và môitrường kinh doanh;

- Yêu cầu của VCCI giúp đỡ và được hưởng dịch vụ của VCCI với điềukiện ưu đãi;

- Thôi là hội viên của VCCI nếu xét thấy không thể hoặc không muốn tiếptục tham gia

Hội viên có những nghĩa vụ sau: