Một số biện pháp hoàn thiện hồ sơ dự thầu nhằm nâng cao khả năng trúng thầu của công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thông thăng long

phân tích thực trạng hồ sơ dự thầu để thấy đựợc những kết quả đã đạt được, những hạn chếvà nguyên nhân của nó để đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hồ sơ dự thầu, nâng cao khả năng trúng thầu của công ty.

Phần mở đầu

Nước ta là một nước đang phát triển với mục tiêu của đảng và nhà nướcmuốn đưa đất nước ta phát triển lên thành một nước công nghiệp phát triển theohướng công nghiệp hoá hiện đại hoá Thực tế trước đây nước ta là một nướcnông nghiệp với cơ sở hạ tầng, giao thông ở mức trung bình so với các nướctrong khu vực Vì vậy đảng và nhà nước ta trong giai đoạn công nghiệp hoá,hiện đại hoá này đã có chủ trương xây dựng 1 hệ thống cơ sở hạ tầng và giaothông hiện đại phục vụ cho sự nghiệp phát triển đất nước trong hiện tại và trongtương lai Đồng thời để hoà chung với nền kinh tế thế giới, nền kinh tế thịtrường tự do cạnh tranh thì thời gian qua chính phủ đã có chính sách chỉ đạophát triển các nghành kinh tế nhà nước theo hướng cổ phần hoá từ đó giảm bớtcác thành phần kinh tế nhà và các công ty sẽ hoạt động tự chủ hơn thúc đẩykinh tế tư nhân phát triển làm cho thị trường phát triển

Hoà chung với nhịp điệu phát triển của đất nước công ty cơ khí sửa chữacông trình cầu đường bộ II đã đổi tên thành công ty cổ phần cơ khí xây dựnggiao thông thăng long hiện nay Với các nghành nghề kinh doanh về cơ khí giaothông, xây dựng giao thông và an toàn giao thông Trong thời gian qua công ty

đã đạt được những thành tựu to lớn Tuy nhiên trước đây khi chưa cổ phần hoácông ty chủ yếu tham gia các gói thầu theo hình thức chỉ định thầu hoặc đấuthầu hạn chế nhưng hiện nay công ty đang phát triển theo hướng công ty cổphần nên hình thức đấu thầu rộng rãi sẽ trở thành chủ yếu Vì vậy đây vừa làmột thách thức vừa là một cơ hội cho công ty trong thời gian tới Vì thế nên vấn

đề hồ sơ dự thầu là một vấn đề thực tế cần quan tâm trong giai đoạn hiện nay

Từ những phân tích đó em đã chọn đề tài:”Một số biện pháp hoàn thiện

hồ sơ dự thầu nhằm nâng cao khả năng trúng thầu của công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thông thăng long” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là: phân tích thực trạng hồ sơ dự thầu đểthấy đựợc những kết quả đã đạt được, những hạn chếvà nguyên nhân của nó để

đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hồ sơ dự thầu, nâng cao khảnăng trúng thầu của công ty.

Ngoài mục lục, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo và các phụ lụcgồm có những nội dung sau:

Phần I: Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao

thông thăng long

Phần II: Thực trạng hồ sơ dự thầu tại công ty cổ phần cơ khí xây dựng

giao thông thăng long

Phần III: Giả pháp kiến nghị để nâng cao chất lượng hồ sở dự thầu tại

công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thông thăng long

Trong quá trình thực hiện đề tài do kiến thức còn hạn chế em đã gặpkhông ít khó khăn nhưng với sự chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ công nhân viêncông ty và đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo của cô giáo: Thạc sĩ Hoàn ThịThanh Hương đã giúp em hoàn thành đề tài này

Phần I Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao

thông thăng long.

I)Thông tin chung về công ty.

1.1) Thông tin chung.

Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Cơ Khí Xây Dựng Giao Thông ThăngLong

Tên giao dịch quốc tế: Thang long civil engineering constructioncommunication mechanical joint stock company

Tên giao dịch quốc tế viết tắt: Thalocomesc

Trụ sở chính: 321 Đường Vĩnh Hưng- Phường Thanh Trì- Quận HoàngMai- Thành Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0100108991

Tài khoản ngân hàng: 102010000019556

Mở tại ngân hàng Công Thương khu vực II- Quận Hai Bà Thành Phố Hà Nội

Trưng-Tel: 04.6446001 04.6446329

Fax: 04.6446001

Tổng Giám Đốc Công Ty: Ông: Đào Huy Thưởng

Tổng số cán bộ công nhân viên: 197 người

1.2) Lĩnh vực hoạt động của công ty.

Trải qua các giai đoạn phát triển lâu dài từ khi được thành lập đến nay, kếthừa những thành tựu đã đạt được qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển Hiệnnay công ty đang phát triển sản xuất kinh doanh theo các lĩnh vực cụ thể sau:Một là: sản xuất các mặt hàng phục vụ an toàn giao thông: sản xuất biểnbáo giao thông các loại, cột cây số, đinh đường, chế tạo các loại gương cầu lồi

phục vụ an toàn giao thông, sản xuất tường hộ lan mềm bằng thép phục vụ antoàn giao thông.

Hai là: sản xuất cầu thép, các loại phụ kiện cầu phục vụ xây dựng giaothông và đảm bảo giao thông: cầu bai ley

Ba là: sản xuất các kết cấu thép phục vụ xây dựng dân dụng

Bốn là: chuyên chế tạo các thiết bị máy móc phục vụ xây dựng giao thôngduy tu và bảo dưỡng đường bộ: máy phun nhựa đường, xe phun nhũ tương,máy phun sơn kẻ đường, máy sơn nóng

Năm là: xây dựng các công trình giao thông đường bộ: cầu, đường, trạmthu phí

Sáu là: sửa chữa các loại máy thi công giao thông, sửa chữa các thiết bịphục vụ giao thông, an toàn giao thông Sửa chữa các công trình giao thông vừa

và nhỏ

Bảy là: kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị

Tám là: kinh doanh dịch vụ thể thao, cho thuê kho bãi

II) Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

2.1) Thời kỳ trước cổ phần hoá.

Theo quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải ngày12 tháng 10năm 1971 cong ty được thành lập với tên ban đầu là nhà máy cơ khí 200 thuộckhu quản lý đường bộ 2 Công ty được thành lập trong thời kỳ đất nước cònchịu ảnh hưởng của chiến tranh vì thế gặp rất nhiều khó khăn Nhưng với sự nỗlực của một đơn vị trực thuộc nghành giao thông vận tải nhà máy đã góp phần

nỗ lực vào sự nghiệp xây dựng đất nước Trong giai đoạn này, nhà máy chuyênsửa chữa ô tô và các phương tiện vượt sông như phao phà

Với việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và có nhiều sáng tạo trongquá trình sản xuất nhà máy được nhà nước tặng thưởng huân chương lao độnghạng III

Sau khi chiến tranh kết thúc, đất nước mới được thống nhất, nhân dân cảnước cùng nhau tiến lên trên con đường quá độ Cùng trong bối cảnh đó nhàmáy cũng gặp không ít những khó khăn Tuy nhiên với sự nỗ lực của công nhânviên toàn nhà máy đã cùng nhau khắc phục mọi khó khăn để xây dựng nhà máytrong giai đoạn mới Trong giai đoạn cả nước cùng vững bước trên con đườngquá độ này công ty cũng đã hết sức cố gắng vươn lên trong mọi khó khăn tồntại để phát triển.trong một thời kỳ dài để phù hợp với điều kiện mới cũng nhưquy mô phát triển của công ty, công ty đã đổi tên nhiều lần Tháng 3 năm 1985nhà máy cơ khí 200 đổi tên thành xí nghiệp cơ khí giao thông II Tháng 12 năm

1997 xí nghiệp cơ khí giao thông II đổi tên thành công ty cơ khí sửa chữa côngtrình cầu đường bộ II

Trong thời gian này tuy công ty mang hình thức của một công ty nhà nướcnhưng công ty hoạt đọng trên nguyên tắc hạch toán độc lập vì vậy công ty cũnggặp không ít khó khăn trong quá trình phát triển do phải hoàn thành tốt nhiệm

vụ nộp ngân sách nhà nước mà cơ quan cấp trên giao cho tuy nhiên cán bộ côngnhân viên công ty đã lao động không biết mệt mỏi và đã hoàn thành suất sắcnhiệm vụ được giao Điều đó được thể hiện qua kết quả sản xuất kinh doanhtrong thời kỳ này năm sau luôn tăng so với năm trước

2.2) Từ khi cổ phần hoá đến nay.

Tuy nhiên, với xu thế phát triển chung, với sự hướng dẫn chỉ đạo của đảngnhà nước, chính phủ trong giai đoạn mới: căn cứ

+ Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩaViệt Nam khoá X kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 12/06/1999

+ Nghị định số 187/2004/NĐ-CP ngày16/11/2004 của chính phủ về việcchuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần

+ Quyết định số 4490/QĐ-BGTVT ngày 21/11/2005 của Bộ trưởng BộGiao Thông Vận Tải phê duyệt phương án chuyển công ty cơ khí sửa chữacông trình cầu đường bộ II trực thuộc khu quản lý đường bộ II thành công ty cổphần

Thực hiện sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên công ty cơ khí sửa chữa côngtrình cầu đường bộ II thuộc khu quản lý đường bộ II chuyển thành công ty cổphần cơ khí xây dựng giao thông thăng long rên cơ sở bán 1 phần vốn nhà nướchiện có tại doanh nghiệp cho công nhân viên chức - lao động trong công ty vàngoài công ty Được tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp đã được QuốcHội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá X kỳ họp thứ 5 thông quangày 12/06/1999.

Và bắt đầu từ ngày 1/9/2006 công ty cổ phần cơ khí xây dựng giao thôngthăng long chính thức hoạt động kinh doanh trên thị trường với tư cách là mộtcông ty cổ phần có tư cách pháp nhân riêng, tổ chức sản xuất kinh doanh vàhạch toán độc lập

Với việc chuyển hình thức sở hữu mới nhưng đội ngũ cán bộ lãnh đạo vàcông nhân viên là nòng cốt của công ty sẽ càng động lực thúc đẩy công ty pháttriển hơn nữa trong thời gian tới đặc biệt trong năm 2007 này là năm đánh dấunăm đầu phát triển trong hình thức cổ phần của công ty

III) Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây.

3.1) Kết quả hoạt động sản xuất.

Hoạt động chủ yếu của công ty là hoạt động sản xuất và xây dựng Trong

đó công ty sản xuất các mặt hàng phục vụ an toàn giao thông và cơ khí gồm có:

+ Biển báo các loại

+ Cột biển báo

+ Tấm sóng các loại ( tường hộ lan)

+ Gương cầu phục vụ an toàn giao thông

+ Cầu bailey (cầu tạm)

+ Sản xuất rọ đá

+ Máy phun sơn nóng

+ Máy phát điện

+ Máy quét đường thuỷ lực.

+ Máy phun tưới nhựa đường

+ Thiết bị nấu nhựa đường

Trong thời gian qua với sự cố gắng và tinh thần làm việc hăng say của cán

bộ công nhân viên công ty trong hoạt động sản xuất của công ty đã đạt đượcnhững kết quả đáng khen ngợi thể hiện:

Bảng 1.1: Thống kê chỉ tiêu sản lượng cơ bản Đơn vị tính:VNĐ

Tổng sản lượng 17.456.259.785 19.457.563.256 22.417.693.253Sản lượng sản xuất 11.258.589.475 12.030.780897 13.291.934.560Sản lượng dự thầu 6.197.670.310 7.426.782.359 9.125.758.693

Nguồn: phòng tài chính kế toán

Nhìn vào bảng thống kê ta thấy sản lượng sản xuất qua các năm của công

ty luôn luôn tăng thể hiện một kết quả sản xuất phát triển theo xu thế tốt trong

đó ta thấy sản lượng sản phẩm sản xuất tại công ty chiếm một tỷ lệ cao hơn sovới sản lượng công ty thực hiện qua các gói thầu Như vậy thể hiện khả năngtrúng thầu của công ty trong thời gian qua còn chưa cao cung như lợi nhuận thuđược từ đấu thầu của công ty chưa cao Tỷ lệ sản lượng đạt được từ đấu thầucao nhất vào năm 2006 chỉ đạt 39% Trong thực tế hệ thống giao thông nước ta

đang phát triển rất mạnh vì vậy khả năng công ty có thể nâng cao mức sảnlượng vào năm tới còn rất nhiều tiềm năng.

3.2) Kết quả hoạt động kinh doanh.

3.2.1) Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế.

Trong thời gian qua tuy công ty phải chịu tác động của nhiều sự thay đổinhưng công ty vẫn đạt được những kết quả đáng kể

Bảng 1.2: Thống kê một số chỉ tiêu cơ bản trong bảng cân đối kế toán Đơn vị tính: VNĐ

Nguồn : phòng tài chính kế toán

Qua bảng thống kê trên ta thấy về cơ bản các chỉ tiêu năm sau có xuhướng tăng so với năm trước Để thấy rõ hơn xu thế đó ta có bảng thống kê sosánh các chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu

Khả năng ttoán nhanh 0.32lần 0.44lần 0.66lần 0.72lầnKhả năng ttoán hiện hành 1.1lần 1.09lần 1.2lần 1.25lầnDoanh thu/Tổng tài sản 1.2 lần 1.1 lần 1.12 lần 1.14 lần

Tỷ suất LNTT/ doanh thu 0.09% 0.21% 0.22% 0.25%

Tỷ suất LNST/ doanh thu 0.06% 0.15% 0.17% 0.19%

Qua bảng phân tích các chỉ tiêu kinh tế ta thấy: kết qua hoạt động kinhdoanh của công ty thời gian qua rất ổn định thể hiện ở các chỉ tiêu trên Nhưkhả năng sinh lợi của tổng tài sản qua các năm dao động ở mức nhỏ tuy có sựđầu tư mới tài sản nhưng tỷ lệ sinh lợi của doanh thu trên tổng tài sản từ năm

2004 đến nay năm sau luôn cao hơn năm trước, đó là một tín hiệu tốt trong việc

sử dụng tài sản tại công ty Đặc biệt tỷ lệ lợi nhuận trên doanh qua các nămluôn tăng thể hiện một kết quả hoạt động kinhh doanh thời gian qua là rất tốt

3.2.2) Tình hình tiêu thụ sản phẩm.

Đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty là công ty sản xuất các mặt hàngphục vụ giao thông và an toàn giao thông trong đó có những mặt hàng công tysản xuất tại xưởng sản xuất vì vậy trong quá trình tiệu thụ sản phẩm của công tykhông thể không có sản phẩm tồn kho sản phẩm tồn kho thể hiện khả năngcung ứng sản phẩm của công ty tại những thời điểm khác nhau Nhưng nó cũngthể hiện khả năng bán hàng của công ty trong thời gian qua, thể hiện chất lượngsản phẩm của công ty Trong đó các công trình mà công ty đấu thầu tuy không

có sản phẩm tồn kho nhưng chúng ta xem xét về mặt tiến độ thực hiện côngtrình mà giá trị của nó cũng nằm trong danh mục chi phí sản xuất dở dang củacông ty Ta có bảng thống kê sau:

Bảng1.3: Chỉ tiêu tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty

Tổng sản lượng 17.456.259.785 19.457.563.256 22.417.693.253Sản lượng sản xuất 11.258.589.475 12.030.780897 13.291.934.560

Sản lượng dự thầu 6.197.670.310 7.426.782.359 9.125.758.693Chi phí sản xuất dở

dang

5.489.268.376 7.563.487.658 10.457.689.235

Hàng tồn kho 2.457.427.359 1.957.865.326 1.458.657.923Sản lượng tiêu thụ 15.998.832.426 18.499.697.930 21.959.035.330

Qua bảng thống kê ta thấy chi phí sản xuất dở dang của công ty có xuhướng tăng qua các năm Nguyên nhân chính không phải do hàng hoá sản xuấttại công ty công ty tồn đọng trong quá trinh sản xuất mà ta thấy tỷ lệ tăng nàyphù hợp với giá trị dự thầu mà công ty có được như vậy cho thấy các công trìnhthầu của công ty trong thời gian dài ngày càng tăng Bởi do các công trình cóthời gian dài nên không thể thực hiện trong thời gian ngắn vì thế nó tồn tại dướidạng chi phí sản xuất dở dang làm cho tổng chi phí sản xuất dở dang tăng lên

Về mặt hàng tồn kho có xu thế giảm qua các năm nguyên nhân chính doviệc thực hiện các đơn đặt hàng của công ty thời gian qua luôn đúng tiến độ sảnxuất vì thế việc thực hiện các đơn hàng luôn đúng thời hạn đồng thời trong thờigian các mặt hàng như biển báo, tường hộ lan,… có nhu cầu lớn vì thế tỷ lệhàng tồn kho của các mặt hàng này hầu như không có Điều đó dẫn đến hàngtồn kho của công ty trong thời gian qua giảm đáng kể

Nhìn chung kết quả tiêu thụ sản phẩm của công ty trong thời gian qua đãđạt được chỉ tiêu của công ty đề ra Với tốc độ phát triển của kết quả tiêu thụnhư vậy hy vọng trong thời gian tới công ty sẽ phát huy tốt hơn những gì đã đạtđược

Phần II Thực trạng hồ sơ dự thầu tại công ty cổ phần cơ khí xây dựng

giao thông thăng long.

I)Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật liên quan đến hồ sơ dự thầu của công ty

1.1) Đặc điểm về sản phẩm thị trường của công ty

Sản phẩm của công ty bao gồm rất nhiều chủng loại cũng như đặc tínhkhác nhau nhưng có thể tạm chia thành 2 loại cơ bản: sản phẩm được sản xuấttrực tiếp tại trụ sở công ty không qua quá trình đấu thầu và sản phẩm được công

ty thực hiện thông qua các hợp đồng đấu thầu xây lắp Ở đây do tính chất hạnchế của đề tài nên chỉ xét đến sản phẩm qua đấu thầu của công ty cụ thể đó làcác sản phẩm về sản xuất xây dựng của công ty Sản phẩm xây dựng cụ thể củacông ty là các sản phẩm phục vụ giao thông và an toàn giao thông như cầu,đường và các sản phẩm phụ phục vụ cho giao thông

Sản phẩm xây dựng cũng là một sản phẩm đặc biệt so với các loại sảnphẩm sản xuất khác Chúng ta có thể phân chia nó theo hai loại đặc điểm cơbản sau:

- Thứ nhất là đặc điểm về kinh tế kỹ thuật bao gồm:

+ Sản phẩm xây dựng thường mang tính đơn chiếc, thường được sảnxuất theo đơn đặt hàng của từng chủ đầu tư

+ Sản phẩm xây dựng rất đa dạng, có kết cấu phức tạp, khó chế tạo,khó sửa chữa, yêu cầu chất lượng cao

+ Sản phẩm xây dựng thường có kích thước quy mô lớn, chi phí nhiều,thời gian tạo ra sản phẩm dài và thời gian khai thác cũng kéo dài

+ Sản phẩm xây dựng là công trình bị cố định tại nơi xây dựng, phụthuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên, điều kiện địa phương và thường đặt ở ngoàitrời

+ Sản phẩm xây dựng là sản phẩm tổng hợp liên nghành, mang ý nghĩakinh tế chính trị, xã hội văn hoá , quốc phòng an ninh

- Thứ hai là đặc điểm của sản xuất xây dựng

+ Tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất xây dựng luôn bị biến đổi theocác giai đoạn xây dựng và theo trình tự công nghệ xây dựng

+ Sản xuất xây dựng thực hiện ở ngoài trời, chịu ảnh hưởng trực tiếpcủa điều kiện tự nhiên và điều kiện địa phương

+ Sản xuất xây dựng có công nghệ và tổ chức sản xuất rất phức tạp,khó áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất hơn so với các nghành sảnxuất khác.

Từ những đặc điểm trên cho ta thấy sản xuất sản phẩm xây dựng phảiquan tâm đến rất nhiều yếu tố tác động đến nó vì vậy không những phải cónăng lực kỹ thuật công nghệ tốt mà còn phải có mọt đội ngũ công nhân kỹ thuật

và quản lý chuyên nghiệp

Với tính chất các công trình của công ty tham gia chủ yếu là các congtrình thuộc về giao thông mà mạng giao thông nước ta trải dài từ bắc vào nam

vì thế công ty có thể xác định thị trường của mình rất rộng lớn Tuy nhiên nănglực có hạn nên hiện tại thị trường chủ yếu của công ty là các tỉnh phía bắc vàcác vùng thuộc Nghệ An, Hà Tĩnh

Với đặc điểm sản phẩm và thị trường như vậy cùng với sự lớn mạnh củacác công ty xây dựng trong thời gian hiện nay sa quá trình cổ phần hoá Công

ty sẽ gặp phải sự cạnh tranh quyết liệt từ thị trường và làm thế nào để nâng caokhả năng cạnh tranh của sản phẩm và cụ thể là nâng cao khả năng trúng thầu làyêu cầu chủ yếu trong giai đoạn hiện nay

1.2) Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty

Sau quá trình cổ phần hoá sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty được bố chínhư sau:

Phòng Hành

Chính

Phòng kế hoạch Kỹ thuật

Phòng tổ chức cán bộ lao động

Phòng tài chính kế toán

Phòng kinh doanh

XN Cơkhí giaothông số3

XN XâydựngThươngmại giaothông

XN sản xuất sản phẩm antoàn giao thông

XN Xâydựngcôngtrìnhgiaothông số1

XN Cơ khí xây dựng giao thông 2

XN Thương mại Dịch vụ vận tải

XN Xây dựng dân dụng Dịch vụ Thương mại

XNSX kinh doanh hàng dândụng dịch vụ tổng hợp

Nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty ta thấy: hội đồng quản trị có quyềncao nhất trong công ty Điều đó phù hợp với luật tổ chức của công ty cổ phần.Tuy nhiên người thừa hành thay hội đồng quản trị để quản lý công ty là tổnggiám đốc công ty cũng chính là chủ tịch hội đồng quản trị Giúp việc cho tổnggiám đốc có 3 phó tổng giám đốc phụ trách các mảng công việc khác nhau vàbên dưới là các phòng ban chức năng chịu sự quản lý trực tiếp của Tỏng giámđốc cùng với đó là các xí nghiệp sản xuất.

Bộ phận mà ở đó lập hồ sơ dự thầu và tham gia chủ yếu trong quá trìnhthầu công trình là phòng Kế hoạch kỹ thuật Phòng này bao gồm các cán bộ,chuyên viên kỹ thuật, các kỹ sư và cử nhân Nhiệm vụ của phòng là lập kếhoạch sản xuất sản phẩm trong công ty cho các xí nghiệp, kiểm tra chất lượngcác sản phẩm đã được sản xuất ra, theo dõi kiểm tra nguyên vật liệu hàng hoátồn kho và đặc biệt là ký kết các hợp đồng trong đó có một bộ phận chuyêntrách về lập hồ sơ dự thầu Quy trình thực hiện thầu được thực hiện như sau:Khi có thư mời thầu của chủ đầu tư, phòng thông qua ý kiến chỉ đạo cuẩTổng giám đốc Một bộ phận của phòng sẽ bắt đầu thực hiện công việc của quátrình đấu thầu Ban đầu sẽ là khảo sát hiện trường của gói thầu gặp gỡ ban đầuvới chủ đầu tư… sau đó lập hồ sơ dự thầu qua sự kiểm tra của trưởng phòng sẽthông qua sự kiểm tra về mặt kỹ thuật cơ bản trong hồ sơ của Phó tổng giámđốc phụ trách xây dựng cơ bản Cuối cùng lên Tổng giám đốc xin ý kiến chỉđạo và quyết định của Tổng giám đốc Sau khi Tổng giám đốc duyệt sẽ gửi hồ

sơ tham gia dự thầu cho bên chủ đầu tư hay tổ chức thay mặt chủ đầu tư tổ chứcđấu thầu Và phòng Kế hoạch kỹ thuật tiếp tục thực hiện các bứoc tiếp theo củaquá trình thầu công trình

Như vậy hồ sơ đấu thầu không được thực hiện thông qua một phòngchuyên trách về đấu thầu xây dựng mà chỉ là một ban trong phòng Ké hoạch kỹthuật dưới sự kiểm tra giám sát của trưởng phòng và sự giám sát chỉ đạo trựctiếp từ Tổng giám đốc của công ty Điều đó cho thấy cơ cấu tổ chức quản lý củacông ty chưa phù hợp với một công ty chuyên thực hiện đấu thầu các công trìnhxây dựng

1.3) Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty

Nhân lực là yếu tố quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty là tri thức,lao động để cấu thành lên công ty giúp công ty tồn tại và phát triển Với tầmquan trọng của nguồn nhân lực như vậy nên khi nghiên cứu về hồ sơ dự thầukhông thể bỏ qua tầm quan trọng đó của nguồn nhân lực Từ khi thành lập đếnnăm 1993 công ty chỉ có 78 cán bộ công nhân viên Đến năm 1997 công ty có

142 cán bộ công nhân viên, vào năm 2001 số công nhân viên là 162 người.Sang năm 2002 và năm 2003 số lượng nhân viên là 176 và 175 người Hiện naycông ty có 197 cán bộ công nhân viên Ta có:

Biểu đồ 2.1) Thể hiện số lượng lao động qua các năm

Nguồn: Phòng tổ chức cán bộ lao động

Qua biểu đồ ta thấy được số lượng lao động tăng qua các năm nhưng tỷ lệnày không nhiều, không phải do quy mô công ty nhỏ mà do đặc điểm sản xuấtcủa công ty trong đó bao gồm cả hình thức xây dựng công trình vì thế cơ cấucủa đội xây dựng chỉ cần có cán bộ kỹ thuật giỏi, một số cán bộ quản lý và một

số công nhân lành nghề còn sẽ thực hiện thuê ngoài để giảm chi phí và lợi thếkhi sử dụng lao động địa phương

Theo báo cáo về tổng số lao động ngày 31/12/2003 và ngày 31/12/2006 ta

có một số chỉ tiêu so sánh sau:

+ Cơ cấu lao động về giới tính

Bảng 2.1) Cơ cấu lao động theo giới tính

(người)

Nữ(người)

Bảng 2.2) Cơ cấu lao động theo độ tuổi

(người)

từ31t-50t(người)

từ51t-60t(người)

Tỷ lệ (%)Dưới 30t 31t-50t 51t-60t

Nguồn: Phòng tổ chức cán bộ lao độngQua bảng ta thấy cơ cấu lao động trong công ty ngày càng được trẻ hoá đó

là một tiềm năng của công ty trong thời gian tới Với cơ cấu lao động trẻ đócông ty cần quan tâm đến công tác đào tạo phát triển lao động trong giai đoạntới

• Theo kết quả thống kê về lao động ngày 31/12/2006 ta còn có nhữngkết quả cụ thể về lao động như sau:

Trong tổng số lao động là 197 người:

+ Số lao động gián tiếp là 40 người chiếm 20% tổng số lao động trongcông ty Với tỷ lệ lao động gián tiếp trong công ty tại thưòi gian hiện tại này

chiếm một tỷ lệ khá cao, trong thời gian tới công ty cần điều chỉnh tỷ lệ laođộng này cho phù hợp hơn.

+ Trình độ của lao động hiện tại

Trình độ đại học là 37 người

Trong đó:

Kỹ sư cơ khí ô tô là: 8 người

Kỹ sư xơ khí cầu đường là: 4 người

Cử nhân kinh tế là: 23 người

Cử nhân khác là: 2 ngườiTrình độ cao đẳng là: 3 người

Trình độ trung cấp là: 2 người

Như vậy trình độ đại học trong công ty chiếm 19% lao động trong công

ty Thể hiện chất luợng lao động hiện tại của công ty về trình độ học vấn là rấtcao

Ngoài ra còn có số liệu thống kê về bậc thợ lao động hiện tại trong công

có chất lượng khá cao

Nhìn chung nguồn nhân lưc của công ty có chất lượng tốt Từ nguồn nhânlực này ta có thể so sánh đội ngũ cán bộ lập hồ sơ dự thầu của công ty gồm có 6cán bộ đều là kỹ sư tốt nghiệp từ đại học giao thông vận tải.như vậy về chuyênmôn kỹ thuật của cán bộ lập hồ sơ dự thầu là phù hợp với chuyên môn vềnghành chính của công ty là lĩnh vực giao thông vận tải Tuy nhiên với tổ chức

cơ cấu lao động như thế chưa phải là thực sự hợp lý do còn thiếu cán bộ thuộclĩnh vực quản lý.

1.4) Đặc điểm về công nghệ và máy móc thiết bị thi công của công ty

Khi tham gia đấu thầu thì nhà đầu tư sẽ quan tâm đến năng lực nhà thầu.Trong năng lực của nhà thầu thì gồm có năng lực về nhân lực ta đã xét ở trên,năng lực về tài chính sẽ xem xét ở phần sau và năng lực về máy móc thiết bị.muốn thực hiện tốt một công trình thì yêu cầu về máy móc thiết bị đúng chủngloại, chất lượng tốt là yêu cầu cần thiết để đảm bảo công trình có chất lượng tốt

và đảm bảo đúng tiến độ

Trước đây khi công ty còn là công ty nhà nước thì máy móc thiết bị dưới

sự quản lý của cơ quan nhà nước chỉ được cấp phát theo chỉ tiêu vì thế dẫn đếnmáy móc thiết bị không đồng bộ Sau thời gian công ty dần đi vào cổ phần hoácông ty đã đầu tư một số thiết bị mới cho phù hợp hơn trong quá trình thi công.Hiện tại công ty sở hữu các thiết bị phục vụ thi công sau:

Bảng2.4) Thống kê máy móc thiết bị phục vụ thi công

STT Tên máy móc thiết bị

Nămsảnxuất

Nước sảnxuất

Thời gian đãhoạt động

Chất Lượngthực tế hiênnay

13 Máy đầm bê tông 1985 Liên xô 20 Năm 20%

14 Thiết bị phun cát tẩy rỉ

16 Thiết bị phun sơn nóng,

Nguồn: phòng tổ chức cán bộ lao độngNhìn vào biểu thiết bị ta thấy máy móc thiết bị của công ty phục vụ chothi công công trình đường bộ và cầu chưa thể hiện một năng lực máy móc thiết

bị đồng bộ và đầy đủ Hay nói các khác năng lực về máy móc thiết bị của công

ty còn nhiều thiếu thốn Thực tế trong quá trình thi công công ty thường xuyênphải thuê ngoài máy móc thiết bị Một số máy móc thiết bị đã qua sử dụngnhiều lần và khả năng sử dụng không còn được tốt do quá cũ nhưng công tyvãn đưa vào sử dụng làm giảm năng suất trong khi thi công xây dựng côngtrình Tất cả máy móc thiết bị trên là phục vụ trong lĩnh vực thầu của công trìnhtrong tất cả các loại công trình về đường bộ và cầu

Như vậy ta thấy công nghệ của công ty chưa thực sự mạnh đủ để cạnhtranh trên thị trường hay cụ thể hơn để chiếm ưu thế trong quá trình dự thầu

1.5) Đặc điểm về năng lực tài chính của công ty.

Năng lực tài chính cuẩ một công ty là lĩnh vực cần quan tâm chủ yếu Nó

là vấn đề hết sức quan trọng trong việc phát triển công ty cũng như khẳng địnhthương hiệu của công ty trên thị trường Bởi vì mỗi công ty đều có nhu cầu mởrộng sản xuất kinh doanh mà muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì công ty đóphải có năng lực tài chính tốt Hơn nữa đối với một công ty xây dựng lại càngquan trọng bởi đặc điểm của sản phẩm xây dựng là thực hiện trong thời gian dài

và yêu cầu phải có nguồn vốn lớn Công ty muốn thực hiện tốt một công trình

và muốn trúng thầu công trình lớn thì phải có nguồn vốn lớn thì mới đủ khảnăng trang trải trong quá trình thực hiện gói thầu Còn khi công ty có năng lựctài chính tốt cùng với công nghệ đủ đáp ứng thực hiện nhiều công trình thì việcthực hiện nhiều gói thầu để đáp ứng công việc trong một thời gian dài hay đốivới phương thức đó có thể thuê nhà thầu phụ sẽ đem lại càng nhiều lợi nhuậncho công ty Như vậy lợi thế của việc có năng lực tài chính tốt là rất thuận lợiđối với một công ty thầu xây dựng như công ty cổ phần cơ khí xây dựng giaothông thăng long.

Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu về năng lực tài chính của công ty trongthời gian qua cho thấy một số số liệu thống kê sau:

Bảng 2.5) một số chỉ tiêu thống kê thông qua bảng cân đối tài sản

Đơn vị tính: VNĐMột số

Ta thấy Tổng tài sản của công ty tăng qua các năm Cụ thể từ năm 2003đến năm 2006 tăng 5.398.970.566đ tương ứng tăng 30% trong đó ta thấy chủyếu là tài sản cố định tăng còn tài sản lưu động hầu như là không tăng Điềunày cho thấy trong thời gian qua công ty đã đầu tư nhiều vào tài sản cố định.Điều này dẫn đến khả năng thanh toán của công ty sẽ giảm chí phí tăng do khấuhao tài sản cố định tăng Khả năng thanh toán không cao sẽ dẫn đến sự kém hấpdẫn trong khả năng thu hút tài chính từ các khoản nợ khách hàng và tất nhiên sẽgiảm ưu thế trong đấu thầu khi năng lực tài chính kém Tuy nhiên ta thấy nợphải trả của công ty vẫn tăng qua các năm chứng tỏ uy tín của công ty đối vớikhách hàng là khá cao cụ thể từ năm 2003 đến năm 2006 nợ phải tăng2.823.270.365đ Song nguồn vốn chủ sở hữu cũng tăng tới 2.575.700.201đchứng tỏ năng lực tài chính trong thời gian qua của công ty cũng tăng đáng kểtrong thời gian qua.Sự hiệu quả trong tài chính của công ty còn thể hiện qua kếtquả kinh doanh của công ty từ năm 2003 đến năm 2006 lợi nhuận của công tytăng 4.894.774đ tuơng ứng tăng 6% đây là một tỷ lệ tăng khá cao nó thể hiệnhiệu quả của hoạt động kinh doanh từ đó cho thấy sức mạnh tài chính của công

ty ngày càng được nâng cao Việc khẳng định sức mạnh tài chính cũng gópphần khẳng định sức mạnh thương hiệu của mình Góp phần vào việc khẳngđịnh chất lượng của bộ hồ sơ dự thầu của công ty ngày càng được hoàn thiện

II) Phân tích thực trạng lập hồ sơ dự thầu của công ty

2.1) Nội dung bộ hồ sơ dự thầu của công ty

Trong bộ hồ sơ dự thầu của bất kỳ công ty nào nó cũng thể hiện tất cả cáckhả năng vốn có của công ty và các giải pháp kinh tế kỹ thuật, giải pháp thicông, giá dự thầu của nhà thầu đối với gói thầu Để lập hồ sơ dự thầu thì công

ty phải căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu bên chủ đầu tư là chủ yếu bởi vìtheo quy định của pháp luật cũng như thực tế yêu cầu thì việc lập hồ sơ dự thầucủa bất kỳ công trình nào đều phải dựa vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu Vì vậycông ty cần xem xét kỹ bộ hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư công trình cũng nhưtheo dõi và liên hệ thường xuyên với bên mời thầu ngoài ra cũng còn phải căn

cứ vào một số giấy tờ pháp lý có công chứng thuộc thẩm quyền nhà nước vàmột số tài liệu khác.

Nội dung của bộ hồ sơ dự thầu thường bao gồm:

Đơn dự thầu: Sau khi nghiên cứu thư mời thầu của chủ đầu tư gửi đến vàcông ty nhận thấy có khả năng thực hiện gói thầu thì công ty sẽ tiến hành làmđơn xin dự thầu trong đơn dự thầu công ty sẽ nêu ra giá dự thầu của công ty và

sẽ cam kết nếu hồ sơ dự thầu được chấp nhận thì công ty sẽ tiến hành ngaycông việc khi nhân lệnh khởi công và hoàn thành bàn giao toàn bộ công việc đãnêu trong hợp đồng đúng thời hạn

Thông tin chung

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty: giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh của công ty là loại giấy tờ phản ánh tư cách pháp nhân củacông ty nó khẳng định sự tồn tại của công ty trên thị trường Trong đó cũng nêu

rõ các nghành nghề mà công ty đăng ký kinh doanh Nó là cơ sở giúp cho chủđầu tư kiểm tra tính hợp lệ của công ty khi xem xét hồ sơ dự thầu gửi đến từcông ty

+ Quyết định chuyển đổi hình thức công ty sang công ty cổ phần: tronggiai đoạn hiện nay do công ty mới thực hiện cổ phần hoá lên trên thị trườngchưa quen hoặc chưa biết đến hình thức chuyển đổi mới này của công ty nên cóthể gây nhầm lẫn trong hợp đồng cho nên quyết định chuyển đổi hình thức công

ty là giấy tờ khẳng định hình thức tồn tại mới của công ty

+ Các báo cáo kết quả kinh doanh ba năm gần đây nhất của công ty vàkèm theo là các biên bản kiểm tra quyết toán thuế tại công ty của từng năm.Qua đó khẳng định hiệu quả hoạt đọng của công ty trên thị trường đồng thờicho thấy hiệu quả hoạt động của công ty trên thị trường xây lắp, và tình hìnhthực hiện nghĩa vụ của công ty với nhà nước Đây cũng là cơ sở để khẳng địnhvới chủ đầu tư về năng lực của công ty trong thời gian qua và hiện tại thời điểmbây giờ Nhờ đó tăng thêm độ tin cậy của chủ đầu tư vào năng lực của công ty.Đây là một trong những phần không thể thiếu của bộ hồ sơ dự thầu

+ Hồ sơ năng lực:

Bản giới thiệu về công ty không thể thiếu được năng lực về kinh nghiệm,năng lực tài chính, năng lực máy móc thiết bị của công ty Trong bản giới thiệunăng lực này công ty sẽ giới thiệu lại một lần nữa về công ty với chủ đầu tư như

về tên công ty, trụ sở chính, số tài khoản, mã số thuế… trong đó công ty sẽ làm

rõ thêm về nguồn nhân lực sẽ thực hiện gói thầu này bao gồm những người nhưthế nào, trình độ như thế nào, đã tham gia những công trình nào đã qua để chothấy năng lực và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ sẽ tham thực hiện khi công tytrúng thầu Tiếp đến công ty sẽ giới thiệu về máy móc thiết bị hiện có tại công

ty có thể tham gia thực hiện gói thầu Và cũng một lần nữa khẳng định lại nănglực tài chính thông qua việc phân tích sơ bộ tài chính của công ty trong thờigian qua đã thực hiện những gói thầu đã qua như thế nào

Trong đó còn có danh sách các công trình mà công ty đã trúng thầu trongthời gian qua đặc biệt những công trình mà công ty đã làm tương tự so với côngtrình mà chủ đầu tư mời thầu

Hồ sơ năng lực sẽ bao gồm cả năng lực của những cán bộ dự kiến sẽ thamgia thực hiện thi công công trình nếu công ty trúng thầu

Tất cả sẽ là cơ sở để chủ đầu tư so sánh đánh giá về năng lực của nhà thầutrong quá trình xét tuyển

 Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công : biện phápquản lý kỹ thuật và tổ chức thi công là một trong những nội dung quan trọngnhất của bộ hồ sơ dự thầu biện pháp kỹ thuật là phần quan trọng trong hồ sơ dựthầu Ở đó công ty sẽ đưa ra biện pháp thi công của mình với công trình đó chophù hợp với yêu cầu về kỹ thuật của chủ đầu tư, yêu cầu về địa điểm thi côngđối với công trình và tất cả những yêu cầu ngoại cảnh có tác động đến côngtrình mà công ty đã phân tích Trong biện pháp thi công công trình cần phải cóthuyết minh để đảm bảo chỉ rõ cho chủ đầu tư biết về những việc mình sẽlàm.Việc công ty có biện pháp thi công hiệu quả không những giúp cho công tythắng thầu mà còn làm giảm chi phí xây dựng công trình Và đặc biệt đó là cơ

sở để khẳng định thế mạnh của công ty so với đối thủ cạnh tranh, giúp xây

dựng lên một thương hiệu mạnh thông qua niềm tin của các chủ đầu tư đã lựachọn.

Căn cứ để lập biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công bao gồm:+ Nội dung yêu cầu của hồ sơ mời thầu

+ Căn cứ thực tế khảo sát tại hiện trường về mặt bằng thi công công trình:đối với bất kỳ một công trình nào trong quá trình mời thầu cảu bên chủ đầu tư

và trong quá trình lập hồ sơ dự thầu của bên dư thầu đều phải có thời gian đểkhảo sát hiện trường thi công trước khi có quyết định chính thức tham gia thầucông trình Đây là yếu tố cần thiết trong thầu xây dựng nói chung và trong thầuxây dựng giao thông nói riêng Bởi vì hiện trường thi công không những dothời tiết khí hậu ảnh hưởng đến mà đối với một công trình giao thông còn phảixem xét cả đến mức độ yêu cầu giao thông hiện tại của hiện trường để đưa rabiện pháp đảm bảo giao thông cho phù hợp cũng như tiến độ thực hiện cho phùhợp

+ Căn cứ vào bộ máy tổ chức, năng lực quản lý, năng lực kỹ thuật và thiết

bị thi công của công ty Đây là căn cứ nội tại năng lực của công ty, dựa vào đâycông ty sẽ tự khẳng định khả năng của mình có đủ năng lực để tham gia côngtrình này hay không và sẽ tham gia công trình này như thế nào cho phù hợpnhất

+ Khối lượng các hạng mục công việc chính cần thực hiện trong hồ sơthiết kế kỹ thuật thi công công trình Khi đưa ra thư mời thầu đến công ty chủđầu tư sẽ phổ biến sơ qua về các hạng mục công việc chính cần thực hiện củanhà đầu tư để nhà đầu tư dự tính dự toán công ttrình cho phù hợp mà trong hồ

sơ dự thầu có yêu cầu dự toán dự tính của công ty tham gia Hơn nữa đây cũng

là yếu tố quan trọng để công ty đưa ra biện pháp quản lý kinh tế kỹ thuật vàbiện pháp thi công tốt nhất

+ Năng lực kinh nghiệm và khả năng huy động thiết bị thi công hợp lý củacông ty Từ những căn cứ trên sẽ lập nên biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi côngcủa công ty

Những nội dung cụ thể của của biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thicông công trình được lập tuỳ theo từng công trình cụ thể nhưng nó thường gồmnhững nội dung cơ bản sau:

- Sơ qua về đặc điểm công trình: đây là phần mô tả sơ qua về công trình

mà chủ đầu tư mời thầu Ở đó sẽ đề cập đến nội dung tổng thể của công trìnhqua giới thiệu của chủ đầu tư và qua quá trình khảo sát hiện trường của các cán

bộ lập hồ sơ của công ty nó gồm có: địa điểm, địa chất, khí hậu, … và nhữngyêu cầu kỹ thuật mà chủ đầu tư yêu cầu trong thư mời thầu

- Biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức thi công của công ty:

 Những công việc chung bao gồm có

+ Công tác chuẩn bị thi công: đối với bất kỳ một công trình nào đềucần phải có công tác chuẩn bị thi công bởi vì muốn thi công công trình đảm bảođúng kỹ thuật và tiến độ thi công thì cần phải làm tốt công tác chuản bị thi Nóbao gồm các công việc như chuẩn bị mặt bằng, chuẩn bị nguyên vật liệu, chuẩn

bị cơ sở vật chất cho thi công công trình, chuẩn bị chỗ ăn nghỉ cho công nhân

và cán bộ quản lý thi công công trình, đặt mối quan hệ tại địa phương thực hiệnxây dựng công công trình Và khi công ty nhận được thông báo trúng thầu và

ký hợp đồng thì công ty sẽ làm những công việc sau:

 Thành lập ban chỉ huy công trình trong đó gồm có những cán bộcủa ban lãnh đạo công ty và các cán bộ chuyên trách về xây dựng công trìnhthuộc phòng kế hoạch kỹ thuật ngoài ra còn có thể có các cán bộ chuyênnghành khác được công ty mời tham gia hoặc chủ đầu tư chỉ định Trụ sở củaban chỉ huy sẽ được đặt tại công trình thi công để đảm bảo chỉ đạo kịp thời vàđầy đủ trong quá trình thi công

 Công ty cũng phải thành lập một bộ phận để tìm hiểu phong tụctập quán của địa phương để đảm bảo tránh mắc phải những sai sót trong mốiquan hệ và gây nên những sai phạm bất lợi cho địa phương và cho cả công tytham gia xây dựng công trình

+ Công tác chuẩn bị kỹ thuật

 Khảo sát kỹ hiện trường trước khi thi công bằng việc đo đạc lạikhu vực thi công Đưa ra các biện pháp làm các công trình tạm và tránh trongkhi thi công Tổ chức giải phóng mặt bằng thi công Điểm quan trọng trong cáccông trình giao thông ở việc tạo ra đường giao thông tránh tạm thời trong quátrình thi công và việc chọn thời điểm thi công cho phù hợp để tránh việc thicông khi có nhiều người đi lại vì hầu như công trình giao thông được thi côngdựa trên nền của công trình cũ đã thi công.

 Tổ chức vận chuyển máy móc trang thiết bị từ địa điểm khác đếntheo đúng tiến độ thời gian

 Tổ chức tiếp nhận và xử lý việc bảo quản vật liệu cho thi công

 Dựa vào bản thiết kế thi công để tiến hành làm trước một số chitiết trước khi thực hiện các công việc chính

+ Nhân lực quản lý thi công

 Lãnh đạo công ty là người chỉ đạo và điều hành chung

 Ban chỉ huy công trình trực tiếp điều hành tại hiện trường

 Những kỹ sư có đủ trình độ và năng lực chỉ đạo thi công trực tiếp,lựa chọn những công nhân có đủ tay nghề trình đọ tham gia những công việcthích hợp nhất

+ Công tác an toàn lao động: việc bảo đảm an toàn lao động cho côngnhân thi công công trình là một yếu tố quan trọng bởi tai nạn xảy ra trong xâydựng không ít Vì vậy việc đảm bảo an toàn cho công nhân xây dựng công trình

là điều cần thiết Hơn thế nữa việc bảo đẩm an toàn cho người không có liênquan đến việc thi công cũng là yếu tố cần thiết do công trình giao thông nằm tạinơi có nhiều đối tượng qua lại dễ gây tai nạn không mong muốn Vì thế công ty

sẽ cam kết thực hiện những yêu cầu như:

 Trước khi thi công công ty sẽ quán triệt phổ biến biện pháp thicông đến toàn bộ cán bộ công nhân viên thi công xây dựng công trình