Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20

II.Giới thiệu quan hệ mô hình các cấp trong chương trình Căn cứ vào thực tế quản lý TSCĐ tại EVN, đơn vị cấp cha sẽ quản lý TSCĐ của cácđơn vị cấp con dưới nó do vậy hệ thống quản lý đư

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 3

I.Giới thiệu về phạm vi ứng dụng của chương trình 3

II.Giới thiệu quan hệ mô hình các cấp trong chương trình 4

PHẦN I QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHƯƠNG TRÌNH 5

PHẦN II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 6

CHƯƠNG 1: XÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRÊN TOÀN HỆ THỐNG 6

A/Giới thiệu nghiệp vụ 6

I Quản lý danh mục 6

1 Danh mục đơn vị 6

2 Danh mục hiện trạng 6

3 Danh mục loại hình 7

4 Danh mục biến động 7

5 Danh mục nơi sử dụng 9

6 Danh mục nhóm sử dụng 9

7 Danh mục nguồn vốn 9

8 Danh mục tài sản 10

II Quản lý ngày tháng làm việc 10

1 Đổi tháng năm làm việc 10

2 Khoá tháng làm việc 10

3 Tạo tháng năm làm việc mới 10

III Quản lý người sử dụng 10

1 Cấp phát người sử dụng 10

2 Cấp quyền sử dụng 10

3 Đổi acccount truy nhập 10

4 Đổi tên - mật khẩu 10

IV Tạo tham số báo cáo 10

B/ Hướng dẫn sử dụng 11

I Quản lý danh mục 11

II Quản lý ngày tháng làm việc 12

III Quản lý người sử dụng 12

IV Quản lý tham số báo cáo 14

V Xác lập tham số kết nối chương trình 16

CHƯƠNG 3: ĐÁNH MÃ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 17

A/Nghiệp vụ 17

I Nghiệp vụ đánh mã Tài sản hữu hình 17

II Nghiệp vụ đánh mã Tài sản vô hình 17

III Nghiệp vụ đánh mã TSCĐ thuê tài chính 18

IV Khởi tạo tài sản 18

B/Hướng dẫn sử dụng 18

I Đánh mã Tài sản cố định 18

II Khởi tạo tài sản 19

CHƯƠNG 4: TĂNG, GIẢM, ĐIỀU CHỈNH TÀI SẢN 20

1

A/Nghiệp vụ 20

I Nghiệp vụ tăng tài sản 20

II Nghiệp vụ giảm tài sản 20

III Nghiệp vụ điều chỉnh tài sản 20

IV Nhập tỷ lệ phân bổ 21

B/Hướng dẫn sử dụng 22

I Nghiệp vụ tăng tài sản 22

II Nghiệp vụ giảm tài sản 29

III Nghiệp vụ điều chỉnh tài sản 31

IV Nhập tỷ lệ phân bổ 33

CHƯƠNG 5: TRÍCH KHẤU HAO TÀI SẢN 34

A/Nghiệp vụ 34

I Nghiệp vụ trích khấu hao Tài sản 34

II Nghiệp vụ trích khấu hao bổ sung TSCĐ 34

III Chuyển chứng từ sang kế toán (Bảng kê chi tiết chứng từ khấu hao tháng) 34

B/Hướng dẫn sử dụng 35

I Trích khấu hao TSCĐ 35

II Trích khấu hao bổ sung 35

III Chuyển chứng từ sang kế toán (Bảng kê chi tiết chứng từ khấu hao tháng) 36

CHƯƠNG 6: KIỂM KÊ TÀI SẢN 38

A\Giới thiệu nghiệp vụ 38

B\Hướng dẫn sử dụng 38

CHƯƠNG 7: IN BÁO CÁO VÀ CHUYỂN/NHẬN DỮ LIỆU 41

A/Nghiệp vụ 41

I In báo cáo 41

II Chuyển/ nhận dữ liệu 42

B/Hướng dẫn sử dụng 42

I In báo cáo 42

II.Chuyển/ Nhận dữ liệu 43

CHƯƠNG 8: CÁC TIỆN ÍCH SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 46

A/Các tiện ích sử dụng trong chương trình 46

I Tra cứu tài sản 46

II Tìm kiếm tài sản 46

VII Sao chép dữ liệu (Export/import data) 47

VIII Hướng dẫn sử dụng trực tuyến (Help Online) 47

B/Hướng dẫn sử dụng 47

3

MỞ ĐẦU

I.Giới thiệu về phạm vi ứng dụng của chương trình

Chương trình Quản lý và hạch toán tài sản cố định trên máy tính được xây dựng nhằmđáp ứng công tác quản lý tài sản cố định (TSCĐ) theo qui định của Tập đoàn để cungcấp thông tin về các tài sản cố định của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xácđáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý

Hệ thống có khả năng:

chi tiết của toàn bộ tài sản cố định (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuêtài chính)

nguồn vốn hình thành TSCĐ

Phân bổ được khấu hao với TSCĐ dùng cho nhiều loại hình sản xuất và theonhiều hình thức phân bổ khác nhau

Hệ thống cho phép quản lý theo 2 cấp: Công ty và Điện Lực (chi nhánh)

Tuỳ theo đặc điểm, Công ty điện lực có thể quản lý tập trung (1 cấp) tại công ty

Cho phép áp dụng theo 2 cấp (phân cấp) hoặc 1 cấp (tập trung)

công ty cổ phần nhiệt điện

II.Giới thiệu quan hệ mô hình các cấp trong chương trình

Căn cứ vào thực tế quản lý TSCĐ tại EVN, đơn vị cấp cha sẽ quản lý TSCĐ của cácđơn vị cấp con dưới nó do vậy hệ thống quản lý được tổ chức và áp dụng theo mô hìnhsau:

CÊp 1

Hệ thống quản lý tài sản cố định xây dựng để áp dụng quản lý theo mô hình tương đối

2 cấp:

Cấp 1: sẽ quản lý trực tiếp cấp 2 (cấp nhỏ hơn).

Đơn vị cấp trên không thực hiện các phát sinh xảy ra tại đơn vị mà tại cấp trênchỉ thực hiện các công tác mang tính chất quản lý trên cơ sở các phát sinh tạiđơn vị gửi về bao gồm:

Cấp 2: sau khi tiến hành tổng hợp từ cấp dưới (nếu có) sẽ tiến hành gửi số liệu

và báo cáo lên cấp trên để tổng hợp

Toàn bộ các phát sinh tăng giảm, điều chỉnh sẽ được thực hiện tại đơn vị vàhàng tháng các số liệu phát sinh đó sẽ được chuyển lên cấp trên

Do tính chất tương đối nên đơn vị cấp hai lại có thể sử dụng hệ thống để quản lý cấpdưới và lúc này nó được coi là cấp 1 đối với đơn vị cấp dưới (cấp 2)

Ví dụ: Công ty điện lực 1 sẽ là cấp cha (cấp 1), các điện lực Hoà Bình, điện lực LaiChâu, Trung tâm máy tính sẽ là cấp con (cấp 2) Theo như đó công ty điện lực 1 sẽ làcấp con của Tập đoàn

5

PHẦN I QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHƯƠNG TRÌNH

 Bước 1: Cài đặt CSDL trên máy chủ Bước này phải được thực hiện trước tiên

nhằm xác định nơi chứa dữ liệu và đăng ký các thông số hệ thống để máy trạm kết

nối vào CSDL để khai thác Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương

trình - Cấu hình cơ sở dữ liệu (CSDL) - Cài đặt trên máy chủ, ngược lại có thể

chuyển qua bước 2

 Bước 2: Cài đặt chương trình trên máy trạm Bước này cung cấp các chức năng,

giao diện cho người dùng khai báo các thông số kết nối hệ thống, vận hành và khai

thác dữ liệu Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương trình - Cấu hình

cơ sở dữ liệu – Cài đặt trên máy trạm, ngược lại có thể chuyển qua bước 3

 Bước 3: Khởi tạo hoặc kết chuyển tháng làm việc mới, sau bước này có thể chuyển

qua bước 4,5,6,7,8,9

 Bước 4: Cấp phát người sử dụng và chức năng chương trình Tùy theo nhu cầu tổ

chức quản lý có thể xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương trình, hoặc

chuyển qua bước 4,6,7,8,9

 Bước 5: Khởi tạo các danh mục Bước này cần phải thực hiện đúng qui định và

chuẩn xác nhằm tạo ra các bộ danh mục đúng nghĩa cho hệ thống về lâu dài Trongquá trình hoạt động nếu phát sinh dữ liệu danh mục thì việc khởi tạo danh mục phảiđược thực hiện trước khi dữ liệu biến động phát sinh, nhằm tạo mối quan hệ đúng

đắn giữa các danh mục và dữ liệu biến động Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Khởi

tạo chương trình - Khởi tạo danh mục, nếu không có phát sinh danh mục thì có

thể chuyển qua bước 6, 7

 Bước 6: Cập nhật tăng giảm tài sản Bước này được thực hiện mỗi tháng tại cấp

phát sinh dữ liệu, việc tạo chứng từ tăng giảm tài sản chuyển qua hệ thống kế toáncũng được thực hiện đồng thời trong quá trình cập nhật Xem hướng dẫn chi tiết tại

mục Cập nhật tăng giảm tài sản, cập nhật xong có thể chuyển qua bước 6 hoặc

chưa khởi tạo danh mục thì quay lại bước 5

 Bước 7: Trích khấu hao tháng, tạo chứng từ khấu hao Xem hướng dẫn chi tiết tại

mục Trích khấu hao Nếu số liệu khấu hao đúng thì có thể chuyển qua bước 8,

ngược lại sai quay lại bước 6

 Bước 8: Tra cứu, báo cáo, khấu hao bổ sung, kiểm kê Xem hướng dẫn chi tiết tại

mục Tra cứu Báo cáo, Kiểm kê, Trích khấu hao - Khấu hao bổ sung Nếu số

liệu đúng thì có thể chuyển qua bước 9, ngược lại sai quay lại bước 5

 Bước 9: Chuyển/nhận dữ liệu:

 Chuyển dữ liệu: tại đơn vị phát sinh dữ liệu mỗi tháng sau khi đã hoàn thành số

liệu phát sinh và báo cáo thì chuyển số liệu phát sinh trong tháng lên cấp trên đểtổng hợp Nếu số liệu chuyển được cấp trên đồng ý thì có thể quay lại bước 3,

ngược lại quay lại bước 6 Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Chuyển/nhận dữ liệu

-Chuyển dữ liệu.

 Nhận dữ liệu: tại đơn vị tổng hợp dữ liệu mỗi tháng nhận số liệu phát sinh từ các

đơn vị cấp dưới để tổng hợp, theo dõi, in báo cáo Nếu kiểm tra thấy dữ liệu sai thìyêu cầu cấp dưới quay lại bước 6, ngược lại có thể quay lại bước 3 Xem hướng dẫn

chi tiết tại mục Chuyển/nhận dữ liệu - Nhận dữ liệu.

X|XX|XXX| và được chia làm 5 khối

hiện mã đơn vị cấp 2 được phân nhóm trong khối 1

khối 1, đối với các đơn vị không xác định khối sử dụng ký tự “– ” đểphân biệt

hiện mã đơn vị cấp 3 phân nhóm theo khối 3

nguồn từ quỹ phúc lợi

7

3 Danh mục loại hình

Danh mục loại hình sẽ xác định theo qui định trong danh mục kế toán, danh mụcnày ban đầu sẽ được khởi tạo đầy đủ Khi hệ thống kế toán đã hoạt động thì danhmục này sẽ được đăng ký lại cho phù hợp Mục đích quản lý danh mục loại hìnhnhằm xác định những loại hình mà tài sản sẽ phân bổ sau khi trích khấu hao

T: tăng; G: giảm; D: điều chỉnh

(T,G,D) và loại biến động (M,D) hoặc (H,D)

bộ danh mục biến động có giá trị từ: A – Z

Nhóm biến động điều

động thì ký tự thứ 3 là D

toàn, có giá trị : M : Tăng mới hoàn toàn, D :

Tăng hoặc giảm một phần, H : Giảm hết

Mã biến

động

sản

cụ

GEKD Điều chỉnh giảm do thiếu trong kiểm kê Kiểm kê

nâng cấp

Cải tạo nâng cấp

bàn giao

Xây dựng cơ bản hoànthành bàn giao

7 Danh mục nguồn vốn

Danh mục nguồn vốn bao gồm những nguồn vốn do Tập đoànqui định, chủ yếugồm 5 nguồn chính Để dễ dàng trong việc xác định tài khoản tài sản, bảng mãnguồn vốn trong chương trình được phân chia cụ thể như sau (gồm 3 ký tự):

- Ký tự 1và 2 tương ứng với ký tự 5 và 6 của tài khoản tài sản cố định (theo hệ tài khoản mới của Tập đoànmới ban hành)

ST

T

Mã nguồn vốn

1

1

ký mã số 5 và 6 của tàikhoản tài sản (211) ví dụ:tài sản nhà cửa dùngnguồn ngân sách(110) thìtài khoản là 211211

9

8 Danh mục tài sản

Danh mục tài sản tuân theo các qui định chuẩn của Tập đoàn, các tài sản cụ thể

sẽ được phân chia theo hình thái của tài sản, bao gồm số năm sử dụng tối đa vàtối thiểu của từng tài sản đồng thời xác định số năm trích khấu hao của các tàisản đó

Ngoài ra một số các danh mục khác như danh mục cấp điện áp, danh mục nướcsản xuất sẽ không có trong phần khởi tạo danh mục và được khai báo cố địnhtrong cơ sở dữ liệu

II Quản lý ngày tháng làm việc

1 Đổi tháng năm làm việc

Xác định thời điểm làm việc của chương trình, theo danh sách tháng năm làmviệc trên hệ thống đồng thời quản lý tỷ lệ phân bổ tài sản theo nhóm đối với cáctài sản chưa xác định được loại hình và tỷ lệ phân bổ

2 Khoá tháng làm việc

Thực hiện khoá tháng làm việc để kết chuyển sang các tháng năm làm việc khác

và nhằm thông báo các biến động trong tháng đã kết thúc

3 Tạo tháng năm làm việc mới

Nhằm tạo thêm các tháng năm làm việc mới trong danh sách tháng năm làmviệc của chương trình

III.Quản lý người sử dụng

1 Cấp phát người sử dụng

Việc cấp phát người sử dụng để quản lý số người sử dụng chương trình

2 Cấp quyền sử dụng

Sau khi cấp phát người sử dụng, người đó sẽ được cấp quyền được sử dụng một

số hoặc toàn bộ các chức năng (cụ thể là những menu) trong chương trình

3 Đổi acccount truy nhập

Chuyển quyền truy cập cho người sử dụng khác trong trạng thái chương trình

đang thực thi mà không cần khởi động lại

4 Đổi tên - mật khẩu

Cho phép đổi tên và mật khẩu theo yêu cầu của người sử dụng

IV Tạo tham số báo cáo

Việc tạo tham số báo cáo sẽ quản lý thông tin về các báo cáo được sử dụngtrong chương trình Các báo cáo này có thể tuỳ biến theo yêu cầu quản lý củatừng đơn vị để có thể bổ xung thêm bớt các báo cáo cần thiết

B/ Hướng dẫn sử dụng

I Quản lý danh mục

Thực hiện quản lý danh mục là thống nhất chung trong toàn bộ chương trình do đó

sẽ lấy ví dụ một số mục quản lý danh mục tiêu biểu để hướng dẫn cụ thể

Trên giao diện chương trình để khởi tạo các danh mục sẽ bao gồm ba phần chính:

Ví dụ: Quản lý danh mục hiện trạng

Vào menu chọn Hệ thống - Khởi tạo – [chọn danh mục muốn khởi tạo], cửa sổ

giao diện

11

 Nhập thông tin vào phần 1

để bỏ qua thao tác vừa thực hiện

bỏ qua thao tác vừa thực hiện

thống báo khẳng định lại, nếu Người sử dụng muốn xóa thì chọn

<Yes>, ngược lại chọn <No>

II Quản lý ngày tháng làm việc

1 Đổi tháng năm làm việc

 Qui định: phải kết thúc biến động các tháng trước tháng được chọn

 Thực hiện : vào menu chọn Hệ thống - Đổi thông số làm việc

2 Khoá tháng làm việc

 Qui định:

 Thực hiện: vào menu chọn Hệ thống – Khoá tháng làm việc.

Trong cửa sổ giao diện thể hiện danh sách tất cả các tháng đã tồn tại trong

Phần thể hiện thông tin cập nhật

Phần các nút chức năng

Phần thể hiện danh sách danh mục đã được cập nhật

một năm, khi chọn khoá/mở (bằng cách nháy chuột vào ô vuông chọn) thìuser khóa/mở và ngày khóa/mở sẽ được ghi nhận lại.

3 Tạo tháng năm làm việc mới

 Qui định :

hiện chức năng này

tồn tại trong hệ thống, giá trị này chương trình sẽ để mặc định trêngiao diện

 Thực hiện : vào menu chọn Hệ thống - Kết chuyển tháng năm làm việc mới

III.Quản lý người sử dụng

1 Cấp phát người sử dụng

- Chương trình được thiết kế luôn tồn tại mặc nhiên một user để đảm nhận việccấp quyền truy cập vào chương trình User này có tên là admin và mật khẩu đểtrống (mặc định, có thể thay đổi được)

-Khi truy cập vào chương trình thành công thì user này có quyền thay đổi mậtkhẩu, nhưng tên thì không cho phép thay đổi

Thực hiện: vào menu chọn Hệ thống - Cấp phát người sử dụng, cửa sổ giao

diện được chia làm bốn phần :

- Phần thể hiện thông tin cập nhật

+ Tên người sử dụng: mô tả tên truy cập rõ ràng hơn, cho phép gõ tiếngviệt, khoảng trắng,

+ Tên truy cập: thông tin này không nên gõ tiếng việt, khoảng trắng+ Mật khẩu

+ Nhập lại mật khẩu : khẳng định lại mật khẩu đã nhập, nhằm tránh sựnhầm lẫn trong quá trình nhập

- Phần thể hiện danh sách các người sử dụng đã được cấp phát

- Phần các nút chức năng

- Phần chọn cách thể hiện thông tin

- Sửa thông tin người sử dụng:

+ Chọn đối tượng muốn sửa trong phần 2+ Chọn nút <Sửa> hoặc <Enter> hoặc nhấp đôi chuột+ Sau khi sửa, chọn nút <Lưu> để ghi nhận hoặc chọn nút <Bỏ qua> để

bỏ qua thao tác vừa thực hiện

- Xóa người sử dụng:

+ Chọn đối tượng muốn xóa trong phần 2+ Chọn nút <Xóa> để thực hiện việc xóa, trước khi xóa chương trình sẽthông báo khẳng định lại, nếu Người sử dụng muốn xóa thì chọn <Yes>,ngược lại chọn <No>

13

Phần thể hiện thông tin cập nhật

Phần các nút chức năng

Phần thể hiện danh sách các người sử dụng đã được cấp phát

Phần chọn cách thể hiện thông

tin

2 Cấp quyền sử dụng

Mục đích : sau khi được cấp quyền truy cập vào chương trình, tùy theo chức

năng và công việc của mỗi user thì sẽ được cấp những quyền tương ứng trênmenu

Thực hiện : vào menu chọn Hệ thống - Cấp quyền sử dụng

- Chọn user muốn cấp quyền trong Combobox “Tên truy cập”, tất cả các user sẽđược liệt kê ở đây

- Các chức năng được phép cấp sẽ liệt kê ở phía dưới, muốn cấp cho user chứcnăng nào thì đánh dấu vào chức năng đó

- Chọn nút <Đồng ý> để ghi nhận các chức năng đã cấp

3 Đổi account truy nhập

 Quy định : người Admin có quyền thay đổi account của tất cả những người sử

dụng còn lại Ngoài ra, người sử dụng nào đăng nhập vào bằng account thì cóquyền thay đổi tài khoản của mình nhưng không được phép thay đổi quyền sửdụng

4 Đổi tên - mật khẩu

 Qui định: chỉ được phép đổi tên, mật khẩu của người truy cập vào chương

trình hiện hành

 Thực hiện : vào menu chọn Hệ thống - Đổi tên - Mật khẩu

IV Quản lý tham số báo cáo

 Qui định :

khi bảng in phục vụ nhu cầu quản lý tại đơn vị, đối với các biểu báo cáolên cấp trên thì không nên sửa)

dùng có thể thay đổi để phần hiển thị mang tính gợi nhớ

mẫu của EVN Ví dụ: biểu in tổng hợp tăng giảm TSCĐ là báo cáo sốMẫu 09/THKT

liệu, khi người sử dụng có nhu cầu thiết kế lại báo cáo theo yêu cầu đơn

vị mình (ví dụ: thay đổi cở giấy, font chữ …) thì có thể sửa lại và thayđổi tên file báo cáo ở đây

liệu, khi người sử dụng có nhu cầu thiết kế lại báo cáo theo yêu cầu đơn

vị mình (ví dụ: thay đổi cở giấy, font chữ …) thì có thể sửa lại và thayđổi tên file báo cáo ở đây

Ví dụ: Chức danh 2 đổi lại là Trưởng phòng TCKT thay cho Kế toán trưởng

V Xác lập tham số kết nối chương trình

Việc xác lập thông số kết nối giữa chương trình Kế toán và quản lý TSCĐ đượcthực hiện ngay từ thời điểm thiết lập tham số cài đặt ba chương trình (Quá trìnhcài đặt này chỉ được thực hiện trên máy chủ và được hướng dẫn cụ thể trong tàiliệu hướng dẫn cài đặt

Định nghĩa profile chương trình

+ Bước đầu tiên thực hiện “Chọn hệ thống” bằng cách nháy chuột vàobiểu tượng bên trái của Form “Đăng nhập chương trình quản lý TSCĐ”,chương trình sẽ xuất hiện Form “Định nghĩa profile chương trình”.+ Trong combo “Tên Profile”, Người sử dụng gõ tên muốn dùng để truynhập chương trình, “Tên máy chủ” lưu cơ sở dữ liệu TSCĐ, “Tên cơ sở

dữ liệu” dùng để lưu cơ sở dữ liệu quản lý của chương trình Kế toán.Sau đó nhấn nút <Ghi> để thực hiện lưu và <Thoát> để ra khỏi Formnày

+ Việc tạo profile này chỉ cần thiết được tạo một lần sau đó chương trình

sẽ tự ngầm hiểu cho những lần đăng nhập sau

Truy cập vào chương trình

+ Sau khi thực hiện định nghĩa profile chương trình, Người sử dụng thựchiện “Chọn hệ thống” theo danh sách đã có sẵn

+ Tên truy cập và mật khẩu : khi chương trình mới cài đặt thì tồn tại mộtuser mặc định tên là admin, mật khẩu : để trống, user này sẽ cấp phátcác user tiếp theo cho chương trình, xem chi tiết ở phần cấp phát người

19

1: Quyền sử dụng đất 2: Quyền phát hành 3: Bản quyền, bằng sáng chế 4: Nhãn hiệu hàng hoá 5: Phần mềm máy tính 6: Giấy phép, giấy phép nhượng quyền 8: TSCĐ vô hình khác

Mã từ cấp 4-5: 0

Mã cấp 6: thể hiện số thứ tự của tài sản vô hình trong đơn vị

Ví dụ: 9.1.00.00.00.001 TSCĐ vô hình quyền sử dụng đất

III Nghiệp vụ đánh mã TSCĐ thuê tài chính

Mã tài sản cố định thuê tài chính áp dụng bộ mã của TSCĐ vô hình và hữuhình Nếu tài sản thuê tài chính là hữu hình thì mã áp dụng giống mã TSCĐ hữuhình còn nếu TSCĐ thuê là TSCĐ vô hình thì áp dụng cách đánh mã giốngTSCD vô hình

IV Khởi tạo tài sản

Đối với các đơn vị chưa áp dụng máy tính vào trong việc quản lý TSCD thì khitiến hành sử dụng chương trình này, đơn vị cần phải thực hiện khởi tạo số liệuban đầu là toàn bộ tài sản đang có tại đơn vị

Với các đơn vị đã áp dụng máy tính vào trong quản lý TSCD thì có thể khôngcần sử dụng chức năng khởi tạo tài sản mà sẽ sử dụng chương trình chuyển đổi

để chuyển đổi từ dữ liệu hệ thống cũ sang hệ thống mới nhằm tránh công nhậpliệu

Đối với phần nhập tài sản ban đầu này sẽ không cần nhập định khoản mà chỉnhập số chứng từ đã phát sinh

B/Hướng dẫn sử dụng

I Đánh mã Tài sản cố định

Việc đánh mã Tài sản cố định hữu hình, vô hình và thuê tài chính trong chươngtrình đều được hỗ trợ tự động, mã tài sản cấp 1, 2, 3, 4 là bắt buộc phải nhậptheo quy định của chương trình còn cấp 5, 6 sẽ cho phép người dùng thay đổi

Có hai cách nhập mã tài sản

- Cách 1: Người dùng nhập trực tiếp mã tài sản trong các Form nhập tài sản gốchoặc tăng tài sản

- Cách 2: Người dùng có thể đứng tại ô nhập mã tài sản và nhấn phím F2, Form

hỗ trợ nhập tài sản sẽ xuất hiện Để nhập các mã cấp 1, 2, 3… đề nghị Người sửdụng nhấn tiếp phím F2 rồi nhấn Enter để di chuyển tới các cấp khác Sau khi

nhập xong nhấn nút <Chấp nhận> để thoát khỏi Form này

21

II Khởi tạo tài sản

Về nguyên tắc phần nhập khởi tạo tài sản không khác so với phần nhập tài sảntăng, nhưng chứng từ định khoản sẽ không yêu cầu cập nhật Cụ thể hướng dẫncập nhật sẽ được trình bày trong phần cập nhật tăng tài sản

Ngoài ra chương trình còn hỗ trợ việc cập nhật chứng từ tăng, giảm và điều chỉnh

Để thuận tiện cho người sử dụng trong việc hỗ trợ đánh số chứng từ thì ngườidùng cần phải xác định ngay từ ban đầu một số quy tắc đánh số chứng từ.Hiện tại chương tình hỗ trợ việc phân biệt và tăng tự động theo 4 loại chứng từsau:

đánh mã như sau: Mã đơn vị + “T” + STT

Trong đó:

Mã đơn vị: chương trình sẽ tự động điền thông tin này T: ký tự thể hiện chứng từ tăng mới tài sản

STT: thể hiện số thứ tự của chứng từ tăng mới tài sản

đánh mã như sau: Mã đơn vị + “DT” + STT

đánh mã như sau: Mã đơn vị + “DG” + STT

DG: thể hiện là chứng từ điều chỉnh giảm

sau: Mã đơn vị + “G” + STT

G: Chứng từ giảm tài sản

như sau: Mã đơn vị + “TT” + STT

TT: thể hiện là chứng từ tạm tăng

CHƯƠNG 4: TĂNG, GIẢM, ĐIỀU CHỈNH TÀI SẢN

A/Nghiệp vụ

Để có thể nhập thông tin về tài sản, người sử dụng cần xem một số quy định sau :

kế toán đã khoá sổ thì chứng từ phát sinh bên tài sản không thể chuyển sang kếtoán và quá trình cập nhật sẽ không thành công

mới tiến hành cập nhật

khác người sử dụng sẽ không sửa được biến động của tháng vừa thực hiện

trước Người sử dụng phải được phép của chương trình kế toán đồng ý mở sổ vàchấp nhận các kết quả Người sử dụng sẽ sửa Khi tiến hành quay lại và sửa thì

toàn bộ các biến động mà Người sử dụng đã thực hiện kể từ sau thời điểm

quay lại của tài sản đang sửa sẽ bị xoá khỏi hệ thống và Người sử dụng phải

thực hiện lại các biến động đó (chương trình sẽ hỗ trợ Người sử dụng in cácbiến động đó trước khi xoá khỏi hệ thống)

I Nghiệp vụ tăng tài sản

Mục đích: Phần nhập tăng tài sản sẽ thực hiện tăng mới một tài sản và đưa nó

vào quản lý

Qui định:

đảm bảo kết quả các báo cáo và truy vấn dữ liệu được chính xác Khi nhậpthông tin Người sử dụng chỉ có thể sửa các thông tin về tài sản đó ở thángngười sử dụng nhập tài sản còn khi đã sang tháng khác thì người sử dụngkhông thể sửa thông tin

ngay Nếu vì lý do nào đó không tiến hành định khoản hoặc không chuyểnđược ngay chứng từ sang chương trình kế toán thì hệ thống sẽ không chophép người sử dụng tăng tài sản đó

II Nghiệp vụ giảm tài sản

Mục đích: Thực hiện việc giảm tài sản và không trích khấu hao với các tài sản

giảm hết

Quy định:

sản

III Nghiệp vụ điều chỉnh tài sản

Mục đích: Điều chỉnh tăng giảm tài sản sau khi đã có tài sản và tiến hành động

tác thay đổi giá trị của tài sản

23

Quy định

thời điểm điều chỉnh tài sản Tức là sẽ trích khấu hao ngay từ thời điểm điềuchỉnh tăng tài sản và sẽ thôi trích khấu hao sau ngày điều chỉnh giảm tài sản

khác nhau Hiện tại hệ thống tính khấu hao theo cách như sau:

IV Nhập tỷ lệ phân bổ

Hiện tại chương trình cho phép phân bổ số khấu hao tài sản theo 3 hình thức:

Hình thức 1: Ngay từ khi tăng mới hoặc điều chỉnh tài sản đã xác định khấu

hao của tài sản sẽ phân bổ cho loại hình nào và theo tỷ lệ là bao nhiêu Sau khi

đã xác định loại hình và tỷ lệ thì kết quả phân bổ đó sẽ được sử dụng để phân

bổ khấu hao của tài sản đó cho đến khi người sử dụng thay đổi lại tham số phânbổ

Hình thức 2: Khi người sử dụng chưa xác định được khấu hao của tài sản sẽ

phân bổ cho các loại hình theo tỷ lệ % là bao nhiêu mặc dù người sử dụng đãbiết tài sản đó là sử dụng cho loại hình nào Khi dó, người sử dụng cần phảinhập loại hình phân bổ của tài sản và nhập tỷ lệ bằng 0% Đến cuối mỗi tháng,người sử dụng sẽ phải thực hiện động tác xác định tỷ lệ % cho mỗi loại hình

Hình thức 3: Khi người sử dụng chưa xác định cả loại hình và tỷ lệ phân bổ thì

đến cuối tháng, hệ thống sẽ nhóm các tài sản lại theo từng loại, nhóm và giúpngười sử dụng phân bổ theo nhóm

*Đối với hình thức 1, cần phải nhập và xác định tỷ lệ trong phần cập nhật

*Đối với hình thức 2, cần phải nhập trong phần cập nhật và đến cuối mỗi thángcần phải nhập tỷ lệ theo các loại hình

*Đối với hình thức 3, thì người sử dụng không cần phải nhập thông tin về phân

bổ khấu hao trong phần cập nhật mà chỉ đến cuối mỗi tháng người sử dụng sẽ

vào phần nhập tỷ lệ phân bổ thực hiện phân bổ khấu hao.

Mục đích:

Phần này dùng để phân bổ khấu hao cho các tài sản cố định thuộc 2 hình thức

phân bổ 2 và 3

Quy định:

phân bổ riêng lẻ theo từng tài sản (nếu muốn phân bổ riêng lẻ theo từng tàisản, cần vào mục cập nhật để thực hiện)

có thể chạy được thủ tục tính khấu hao

giống nhau

25

Để nhập mã đúng và được hệ thống chấp nhận thì yêu cầu:

báo

trước đó)

trong công tác quản lý vì hệ thống sẽ hỗ trợ việc tìm kiếm, quản trị , dựa trên

mã của các tài sản được nhập vào

Ví dụ: Thống kê các trạm biến áp tăng áp từ 10-15 kv sẽ hiệu quả nếu như mã tài

sản được nhập vào đúng theo qui định, vì khi đó người sử dụng chỉ cần tìm kiếm

tất cả các tài sản có mã của 3 cấp đầu là :3142 Nếu người sử dụng muốn xem chi

tiết hơn thì các mã theo sau như cấp 4 và 5 thì phải nhập chính xác như cách phân

loại trong bộ mã đã ban hành của EVN (chi tiết xin xem trong tài liệu : “Mã số

dùng cho tài sản cố định”).

Khi đánh mã tài sản chương trình sẽ kiểm tra xem việc nhập có hợp lệ không Nếu

mã không hợp lệ thì chương trình sẽ hiện lên form hỗ trợ đánh mã tài sản như hìnhdưới:

Sử dụng form trên người sử dụng sẽ được hỗ trợ tối đa cách đánh mã và đảm bảo

mã được đánh là không trùng và đúng với danh mục đã khai báo Việc hỗ trợ nàydựa trên danh mục mã tài sản đã khai báo từ đầu vì vậy để giúp người sử dụng đánh

mã được tốt thì ngay từ ban đầu ban cần phải kiểm tra lại và sửa đổi lại danh mụcnếu thấy cần thiết (hiện tại danh mục đã tương đối đầy đủ và đáp ứng được yêu cầuđánh mã tại các đơn vị)

 Tên tài sản: Sau khi nhập mã, chương trình sẽ tự động điền các thông tin về tên

tài sản như khai báo trong danh mục

 Số thẻ: Hiện tại chương trình hỗ trợ đánh số thẻ theo thứ tự tăng dần của tài sản.

Yêu cầu khi nhập số thẻ phải là duy nhất không được trùng với bất cứ số thẻ nào

đã có

 Ngày lập thẻ: ngày tiến hành lập thẻ của tài sản

 Ngày sử dụng: ngày bắt đầu đưa tài sản vào sử dụng

 Số năm sử dụng:

Sau khi khai báo mã tài sản thì chương trình hỗ trợ ngay số năm sử dụng của tàisản như trong khai báo trong danh mục tài sản Người dùng có thể sửa đổi nếuthấy cần thiết

hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho người dùng

 Số năm còn lại, và Số tháng còn lại: Để xác định thời gian sử dụng còn lại của

tài sản quy theo tháng, việc tính giá trị hao mòn tháng của tài sản phụ thuộc chínhvào giá trị số năm còn lại và số tháng còn lại nhập vào

 Số lượng: số lượng của tài sản

 Đơn vị tính: đơn vị tính của tài sản, thường giá trị này được hỗ trợ ngay sau khi

người sử dụng nhập mã tài sản, tuy nhiên hoàn toàn có thể thay đổi giá trị này

 Nơi sử dụng: vị trí nơi sử dụng tài sản, người sử dụng phải chọn một trong các vị

trí có sẵn trong danh mục Nếu chưa có vị trí sử dụng theo yêu cầu thì người sửdụng phải vào phần cập nhật danh mục để thêm một vị trí sử dụng mới

 Nhóm sử dụng: Đây là mục nhập thông tin nhằm giúp người sử dụng quản lý tài

sản theo nhóm Người sử dụng có thể khai báo một nhóm và sau đó đưa những tàisản nào đó vào một nhóm, khi đó người sử dụng có thể dễ dàng truy vấn theonhóm và quản lý tài sản theo nhóm đã mở

 Đơn vị điều động: Nhằm xác định đơn vị điều động trong trường hợp tài sản

tăng giảm do điều động nội bộ

 Hiện trạng: Xác định hiện trạng sử dụng tài sản, nhập theo hiện trạng của tài sản

trong danh mục đã khai báo

 Cấp điện áp: Để phục vụ công tác phân loại tài sản theo cấp điện áp thì chương

trình cho phép người sử dụng phân cấp điện áp ngay từ khi tăng mới tài sản Tuynhiên người sử dụng cũng có thể không cần chọn giá trị trong mục phân cấp điện

áp nếu thấy không cần thiết phải phân lưới cấp điện áp cho tài sản đó

 Model: Số ký mã hiệu của tài sản

 Số serial: Số serial của tài sản

 Công suất thiết kế: Công suất thiết kế của tài sản.

 Công suất khả dụng: Công suất khả dụng nếu có của tài sản.

 Mã TS tách: Để tiện lợi cho việc theo dõi tài sản sau khi đã tách ra từ một tài sản

nào đó thì người sử dụng phải nhập thông tin mã tài sản gốc trước khi tách

 Nước sản suất: Phụ thuộc vào danh mục nước sản xuất đã được khai báo cố định

trong cơ sở dữ liệu, người sử dụng nhập một trong các nước sản xuất từ danh mụcnước sản suất Việc nhập nước sản xuất là không bắt buộc nhưng nếu nhập sẽ hỗtrợ việc tìm kiếm tài sản sau này

27