Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20

Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 4 I.Giới thiệu về phạm vi ứng dụng của chương trình 4 II.Giới thiệu quan hệ mô hình các cấp trong chương trình 5 PHẦN I. QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHƯƠNG TRÌNH 6 PHẦN II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 7 CHƯƠNG 1: XÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRÊN TOÀN HỆ THỐNG7 A/Giới thiệu nghiệp vụ 7 I.Quản lý danh mục 7 1.Danh mục đơn vị 7 2.Danh mục hiện trạng 7 3.Danh mục loại hình 8 4.Danh mục biến động 8 5.Danh mục nơi sử dụng 10 6.Danh mục nhóm sử dụng 10 7.Danh mục nguồn vốn 10 8.Danh mục tài sản 10 II.Quản lý ngày tháng làm việc 11 1.Đổi tháng năm làm việc 11 2.Khoá tháng làm việc 11 3.Tạo tháng năm làm việc mới 11 III.Quản lý người sử dụng 11 1.Cấp phát người sử dụng 11 2.Cấp quyền sử dụng 11 3.Đổi acccount truy nhập 11 4.Đổi tên - mật khẩu 11 IV.Tạo tham số báo cáo 11 B/ Hướng dẫn sử dụng 11 I.Quản lý danh mục 11 II.Quản lý ngày tháng làm việc 12 III.Quản lý người sử dụng 13 IV.Quản lý tham số báo cáo 15 V.Xác lập tham số kết nối chương trình 16 CHƯƠNG 3: ĐÁNH MÃ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 18 A/Nghiệp vụ 18 I.Nghiệp vụ đánh mã Tài sản hữu hình 18 II.Nghiệp vụ đánh mã Tài sản vô hình 18 III. Nghiệp vụ đánh mã TSCĐ thuê tài chính 19 IV.Khởi tạo tài sản 19 B/Hướng dẫn sử dụng 19 I.Đánh mã Tài sản cố định 19 II.Khởi tạo tài sản 20 CHƯƠNG 4: TĂNG, GIẢM, ĐIỀU CHỈNH TÀI SẢN 21 1 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 A/Nghiệp vụ 21 I. Nghiệp vụ tăng tài sản 21 II.Nghiệp vụ giảm tài sản 21 III.Nghiệp vụ điều chỉnh tài sản 21 IV.Nhập tỷ lệ phân bổ 22 B/Hướng dẫn sử dụng 23 I. Nghiệp vụ tăng tài sản 23 II. Nghiệp vụ giảm tài sản 30 III. Nghiệp vụ điều chỉnh tài sản 32 IV. Nhập tỷ lệ phân bổ 34 CHƯƠNG 5: TRÍCH KHẤU HAO TÀI SẢN 35 A/Nghiệp vụ 35 I.Nghiệp vụ trích khấu hao Tài sản 35 II.Nghiệp vụ trích khấu hao bổ sung TSCĐ 35 III. Chuyển chứng từ sang kế toán (Bảng kê chi tiết chứng từ khấu hao tháng) 35 B/Hướng dẫn sử dụng 36 I.Trích khấu hao TSCĐ 36 II.Trích khấu hao bổ sung 36 III.Chuyển chứng từ sang kế toán (Bảng kê chi tiết chứng từ khấu hao tháng) 37 CHƯƠNG 6: KIỂM KÊ TÀI SẢN 39 A\Giới thiệu nghiệp vụ 39 B\Hướng dẫn sử dụng 39 CHƯƠNG 7: IN BÁO CÁO VÀ CHUYỂN/NHẬN DỮ LIỆU 42 A/Nghiệp vụ 42 I. In báo cáo 42 II. Chuyển/ nhận dữ liệu 43 B/Hướng dẫn sử dụng 43 I. In báo cáo 43 II.Chuyển/ Nhận dữ liệu 45 CHƯƠNG 8: CÁC TIỆN ÍCH SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 48 A/Các tiện ích sử dụng trong chương trình 48 I. Tra cứu tài sản 48 II. Tìm kiếm tài sản 48 VII. Sao chép dữ liệu (Export/import data) 49 VIII. Hướng dẫn sử dụng trực tuyến (Help Online) 49 B/Hướng dẫn sử dụng 49 2 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 MỞ ĐẦU I.Giới thiệu về phạm vi ứng dụng của chương trình Chương trình Quản lý và hạch toán tài sản cố định trên máy tính được xây dựng nhằm đáp ứng công tác quản lý tài sản cố định (TSCĐ) theo qui định của Tập đoàn để cung cấp thông tin về các tài sản cố định của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý. Hệ thống có khả năng: • Theo dõi và cung cấp được số lượng và giá trị hiện có, tình hình biến động và chi tiết của toàn bộ tài sản cố định (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính). • Theo dõi nguyên giá, giá trị đã hao mòn và giá trị còn lại của tài sản theo từng nguồn vốn hình thành TSCĐ. • Trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định. Phân bổ được khấu hao với TSCĐ dùng cho nhiều loại hình sản xuất và theo nhiều hình thức phân bổ khác nhau. • Hỗ trợ công tác khấu hao bổ sung, phân bổ giá trị cho từng tài sản theo nhiều tiêu thức tùy chọn. • Hệ thống cho phép tra cứu, theo dõi thông tin quá khứ của tài sản, TSCĐ thuê tài chính • Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị về tài sản cố định theo mẫu Tập đoàn ban hành. • Đáp ứng công tác kiểm kê tài sản. • Giao diện chương trình thân thiện với người dùng, độ ổn định và tính chính xác cao. • Hệ thống quản lý và hạch toán tài sản cố định liên kết trực tuyến (online) với hệ thống kế toán. Phạm vi áp dụng: Hệ thống cho phép khả năng áp dụng tại hầu hết các đơn vị trong Tập đoàn theo quy định về hạch toán và quản lý TSCĐ của Tập đoàn ban hành bao gồm:  Khối các công ty điện lực: Hệ thống cho phép quản lý theo 2 cấp: Công ty và Điện Lực (chi nhánh). Tuỳ theo đặc điểm, Công ty điện lực có thể quản lý tập trung (1 cấp) tại công ty.  Khối các công ty truyền tải: 3 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 Cho phép áp dụng theo 2 cấp (phân cấp) hoặc 1 cấp (tập trung)  Khối nhà máy điện: Bao gồm các nhà máy điện trực thuộc Tập đoàn và các công ty cổ phần nhiệt điện.  Khối các ban A  Khối các công ty sản xuất khác  Khối các đơn vị hành chính II.Giới thiệu quan hệ mô hình các cấp trong chương trình Căn cứ vào thực tế quản lý TSCĐ tại EVN, đơn vị cấp cha sẽ quản lý TSCĐ của các đơn vị cấp con dưới nó do vậy hệ thống quản lý được tổ chức và áp dụng theo mô hình sau: CÊp 2 CÊp 2 CÊp 2 CÊp 1 Hệ thống quản lý tài sản cố định xây dựng để áp dụng quản lý theo mô hình tương đối 2 cấp: Cấp 1: sẽ quản lý trực tiếp cấp 2 (cấp nhỏ hơn). Đơn vị cấp trên không thực hiện các phát sinh xảy ra tại đơn vị mà tại cấp trên chỉ thực hiện các công tác mang tính chất quản lý trên cơ sở các phát sinh tại đơn vị gửi về bao gồm: - Thực hiện các báo cáo toàn công ty cũng như các báo cáo tại đơn vị - Thực hiện tổng hợp và tính khấu hao toàn công ty Cấp 2: sau khi tiến hành tổng hợp từ cấp dưới (nếu có) sẽ tiến hành gửi số liệu và báo cáo lên cấp trên để tổng hợp. Toàn bộ các phát sinh tăng giảm, điều chỉnh sẽ được thực hiện tại đơn vị và hàng tháng các số liệu phát sinh đó sẽ được chuyển lên cấp trên Do tính chất tương đối nên đơn vị cấp hai lại có thể sử dụng hệ thống để quản lý cấp dưới và lúc này nó được coi là cấp 1 đối với đơn vị cấp dưới (cấp 2) Ví dụ: Công ty điện lực 1 sẽ là cấp cha (cấp 1), các điện lực Hoà Bình, điện lực Lai Châu, Trung tâm máy tính sẽ là cấp con (cấp 2). Theo như đó công ty điện lực 1 sẽ là cấp con của Tập đoàn 4 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 PHẦN I. QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHƯƠNG TRÌNH • Bước 1: Cài đặt CSDL trên máy chủ. Bước này phải được thực hiện trước tiên nhằm xác định nơi chứa dữ liệu và đăng ký các thông số hệ thống để máy trạm kết nối vào CSDL để khai thác. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương trình - Cấu hình cơ sở dữ liệu (CSDL) - Cài đặt trên máy chủ, ngược lại có thể chuyển qua bước 2 • Bước 2: Cài đặt chương trình trên máy trạm. Bước này cung cấp các chức năng, giao diện cho người dùng khai báo các thông số kết nối hệ thống, vận hành và khai thác dữ liệu. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương trình - Cấu hình cơ sở dữ liệu – Cài đặt trên máy trạm, ngược lại có thể chuyển qua bước 3 • Bước 3: Khởi tạo hoặc kết chuyển tháng làm việc mới, sau bước này có thể chuyển qua bước 4,5,6,7,8,9 • Bước 4: Cấp phát người sử dụng và chức năng chương trình. Tùy theo nhu cầu tổ chức quản lý có thể xem hướng dẫn chi tiết tại mục Hệ thống chương trình, hoặc chuyển qua bước 4,6,7,8,9 • Bước 5: Khởi tạo các danh mục. Bước này cần phải thực hiện đúng qui định và chuẩn xác nhằm tạo ra các bộ danh mục đúng nghĩa cho hệ thống về lâu dài. Trong quá trình hoạt động nếu phát sinh dữ liệu danh mục thì việc khởi tạo danh mục phải được thực hiện trước khi dữ liệu biến động phát sinh, nhằm tạo mối quan hệ đúng đắn giữa các danh mục và dữ liệu biến động. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Khởi tạo chương trình - Khởi tạo danh mục, nếu không có phát sinh danh mục thì có thể chuyển qua bước 6, 7. • Bước 6: Cập nhật tăng giảm tài sản. Bước này được thực hiện mỗi tháng tại cấp phát sinh dữ liệu, việc tạo chứng từ tăng giảm tài sản chuyển qua hệ thống kế toán cũng được thực hiện đồng thời trong quá trình cập nhật. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Cập nhật tăng giảm tài sản, cập nhật xong có thể chuyển qua bước 6 hoặc chưa khởi tạo danh mục thì quay lại bước 5. • Bước 7: Trích khấu hao tháng, tạo chứng từ khấu hao. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Trích khấu hao. Nếu số liệu khấu hao đúng thì có thể chuyển qua bước 8, ngược lại sai quay lại bước 6. • Bước 8: Tra cứu, báo cáo, khấu hao bổ sung, kiểm kê. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Tra cứu Báo cáo, Kiểm kê, Trích khấu hao - Khấu hao bổ sung . Nếu số liệu đúng thì có thể chuyển qua bước 9, ngược lại sai quay lại bước 5. • Bước 9: Chuyển/nhận dữ liệu: • Chuyển dữ liệu: tại đơn vị phát sinh dữ liệu mỗi tháng sau khi đã hoàn thành số liệu phát sinh và báo cáo thì chuyển số liệu phát sinh trong tháng lên cấp trên để tổng hợp. Nếu số liệu chuyển được cấp trên đồng ý thì có thể quay lại bước 3, ngược lại quay lại bước 6. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Chuyển/nhận dữ liệu - Chuyển dữ liệu. • Nhận dữ liệu: tại đơn vị tổng hợp dữ liệu mỗi tháng nhận số liệu phát sinh từ các đơn vị cấp dưới để tổng hợp, theo dõi, in báo cáo. Nếu kiểm tra thấy dữ liệu sai thì yêu cầu cấp dưới quay lại bước 6, ngược lại có thể quay lại bước 3. Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Chuyển/nhận dữ liệu - Nhận dữ liệu. 5 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 PHẦN II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG 1: XÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRÊN TOÀN HỆ THỐNG A/Giới thiệu nghiệp vụ I. Quản lý danh mục Việc quản lý danh mục chủ yếu là xác định thông tin đầu vào cho các tài sản trên toàn đơn vị nhằm quản lý thống nhất tài sản theo một bộ mã duy nhất. 1. Danh mục đơn vị Để thống nhất cách đánh mã áp dụng trong toàn Tập đoàn, hệ thống cũng xây dựng dựa trên các quy tắc đánh mã sau: • Mã đơn vị có độ dài tối đa 9 ký tự ghép liên tục : |X|XX| X|XX|XXX| và được chia làm 5 khối • Khối 1 : 1 ký tự bằng chữ hoặc số thể hiện nhóm đơn vị. 1. A : Nhóm QLDA 2. B : Nhóm nhà máy điện 3. C : Nhóm truyền tải điện 4. D : Nhóm phụ trợ 5. E : Nhóm HCSN 6. F : Nhóm Kinh doanh điện 7. G : Nhóm Sản xuất khác • Khối 2 : 2 ký tự bằng chữ số được đánh bắt đầu từ 01 thể hiện mã đơn vị cấp 2 được phân nhóm trong khối 1. • Khối 3 : 1 ký tự bằng chữ hoặc số được qui định giống khối 1, đối với các đơn vị không xác định khối sử dụng ký tự “– ” để phân biệt. • Khối 4 : 2 ký tự bằng chữ số được đánh bắt đầu từ 01 thể hiện mã đơn vị cấp 3 phân nhóm theo khối 3 • Khối 5 : 3 ký tự bằng số bắt đầu từ 001 để đánh mã các đơn vị thuộc khối 4. 2. Danh mục hiện trạng Việc quản lý mã hiện trạng tài sản để xác định tài sản đang được sử dụng trong mục đích nào và có tính khấu hao hay không. - Ký tự 1: số 0 xác định hiện trạng không trích khấu hao, số 1 xác định hiện trạng có trích khấu hao - Ký tự 2: Số thứ tự của hiện trạng ST T Mã HT Tên HT Ghi chú 1 19 Dùng trong sản suất kinh doanh Có tính hao mòn 2 18 Dùng cho mục đích phúc lợi Có tính hao mòn sử dụng nguồn từ quỹ phúc lợi 6 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 3 17 Tài sản thế chấp cầm cố, các khoản vay có tính khấu hao Có tính hao mòn 4 16 Tài sản dùng cho ban quản lý Có tính hao mòn 5 07 Tài sản thế chấp cầm cố, các khoản vay không tính khấu hao Không tính hao mòn 6 05 Không cần dùng Không tính hao mòn 7 04 Chờ thanh lý Không tính hao mòn 8 03 Chưa cần dùng Không tính hao mòn 3. Danh mục loại hình Danh mục loại hình sẽ xác định theo qui định trong danh mục kế toán, danh mục này ban đầu sẽ được khởi tạo đầy đủ. Khi hệ thống kế toán đã hoạt động thì danh mục này sẽ được đăng ký lại cho phù hợp. Mục đích quản lý danh mục loại hình nhằm xác định những loại hình mà tài sản sẽ phân bổ sau khi trích khấu hao. 4. Danh mục biến động Danh mục biến động nhằm xác định tài sản thuộc nhóm biến động và nhóm biến động nào Vị trí số Ý nghĩa Ví dụ 1 Thể hiện hình thức tăng hay giảm, có giá trị là : T: tăng; G: giảm; D: điều chỉnh 2 Biểu hiện thứ tự trong một hình thức biến động (T,G,D) và loại biến động (M,D) hoặc (H,D) 3 Thể hiện phân loại nhóm biến động trong toàn bộ danh mục biến động có giá trị từ: A – Z Nhóm biến động điều động thì ký tự thứ 3 là D 4 Biểu hiện loại biến động một phần hay hoàn toàn, có giá trị : M : Tăng mới hoàn toàn, D : Tăng hoặc giảm một phần, H : Giảm hết Mã biến động Mô tả biến động Nhóm biến động DAEC Điều chỉnh cơ cấu nguồn Điều chỉnh cơ cấu nguồn DBTC Điều chỉnh thông số tài sản Điều chỉnh thông số tài sản GAYH Giảm do thanh lý Thanh lý GBIH Giảm do nhượng bán Nhượng bán GCBH Giảm do bàn giao đơn vị ngoài ngành Bàn giao GDUH Giảm do TSCD chuyển thành công cụ TSCĐ chuyển thành công cụ 7 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 GEKD Điều chỉnh giảm do thiếu trong kiểm kê Kiểm kê GEKH Giảm do thiếu trong kiểm kê Kiểm kê GFCH Giảm do cho, biếu tặng Cho, biếu tặng GGPD Điều chỉnh giảm do phân loại lại tài sản Phân loại lại tài sản GGPH Giảm do phân loại lại tài sản Phân loại lại tài sản GIDH Giảm do điều động nội bộ Công ty Điều động nội bộ GJDH Giảm do điều động nội bộ Tập đoàn Điều động nội bộ GKWD Điều chỉnh giảm khác Giảm khác GKWH Giảm khác Giảm khác GLLD Giảm do đánh giá lại Đánh giá lại GNND Giảm do dỡ bỏ một phần do cải tạo nâng cấp Cải tạo nâng cấp TAMM Tăng do mua sắm mới Mua sắm mới TBXM Tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao Xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao TCBM Tăng do nhận bàn giao đơn vị khác Bàn giao TDBM Tăng do nhận bàn giao điện nông thôn Bàn giao TEKD Điều chỉnh tăng do thừa trong kiểm kê Kiểm kê TEKM Tăng do thừa trong kiểm kê Kiểm kê TFCM Tăng do được cho, biếu tặng Cho, biếu tặng TGPD Điều chỉnh tăng do phân loại lại tài sản Phân loại lại tài sản TGPM Tăng do phân loại lại tài sản Phân loại lại tài sản TIDM Tăng do điều động nội bộ Công Ty Điều động nội bộ TJDM Tăng do điều động nội bộ Tập đoàn Điều động nội bộ TKWD Điều chỉnh tăng khác Tăng khác TKWM Tăng khác Tăng khác TLLD Tăng do điều chỉnh đánh giá lại Tăng do đánh giá lại TMQD Điều chỉnh tăng do quyết toán Điều chỉnh theo quyết toán TNND Tăng do điều chỉnh cải tạo nâng cấp Cải tạo nâng cấp ZZZZ Nhập tài sản gốc Nhập tài sản gốc KHBS Khấu hao bổ sung Khấu hao bổ sung 8 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 5. Danh mục nơi sử dụng Phụ thuộc vào vị trí sử dụng của tài sản tại đơn vị quản lý để xác định danh mục nơi sử dụng của những tài sản đó 6. Danh mục nhóm sử dụng Để đáp ứng các yêu cầu quản lý TSCD, chương trình có sử dụng nhóm tài sản, người dùng có thể coi nhóm này như một đối tượng từ đó có cách sử dụng tác dụng của nhóm sử dụng một cách hiệu quả. Ví dụ: để theo dõi xem có những tài sản nào đang dùng trong một công trình nào đó thì có thể khai báo nhóm là một đối tượng công trình. Khi đó người dùng có thể biết được tổng giá trị tài sản cố định đang dùng cho một công trình nào đó, GTCL,….dựa vào các tiện ích mà chương trình cung cấp. 7. Danh mục nguồn vốn Danh mục nguồn vốn bao gồm những nguồn vốn do Tập đoànqui định, chủ yếu gồm 5 nguồn chính. Để dễ dàng trong việc xác định tài khoản tài sản, bảng mã nguồn vốn trong chương trình được phân chia cụ thể như sau (gồm 3 ký tự): - Ký tự 1và 2 tương ứng với ký tự 5 và 6 của tài khoản tài sản cố định (theo hệ tài khoản mới của Tập đoànmới ban hành) ST T Mã nguồn vốn Tên nguồn vốn Ghi chú 1 1 10 Nguồn vốn ngân sách 2 ký tự đầu tương ứng với ký mã số 5 và 6 của tài khoản tài sản (211) ví dụ: tài sản nhà cửa dùng nguồn ngân sách(110) thì tài khoản là 211211. 2 20 Nguồn khấu hao cơ bản Tập đoàn 3 30 Nguồn khấu hao cơ bản Công ty 4 40 Nguồn khấu hao cơ bản Đơn vị 5 2 10 Nguồn vốn tự bổ sung của Tập đoàn nt5 20 Nguồn vốn tự bổ sung của Công ty 6 30 Nguồn vốn tự bổ sung của đơn vị 7 3 00 Nguồn vốn liên doanh nt 8 4 00 Nguồn vốn cổ phần nt 9 5 00 Nguồn vốn vay nt 8. Danh mục tài sản Danh mục tài sản tuân theo các qui định chuẩn của Tập đoàn, các tài sản cụ thể sẽ được phân chia theo hình thái của tài sản, bao gồm số năm sử dụng tối đa và tối thiểu của từng tài sản đồng thời xác định số năm trích khấu hao của các tài sản đó. Ngoài ra một số các danh mục khác như danh mục cấp điện áp, danh mục nước sản xuất sẽ không có trong phần khởi tạo danh mục và được khai báo cố định trong cơ sở dữ liệu. 9 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 II. Quản lý ngày tháng làm việc 1. Đổi tháng năm làm việc Xác định thời điểm làm việc của chương trình, theo danh sách tháng năm làm việc trên hệ thống đồng thời quản lý tỷ lệ phân bổ tài sản theo nhóm đối với các tài sản chưa xác định được loại hình và tỷ lệ phân bổ. 2. Khoá tháng làm việc Thực hiện khoá tháng làm việc để kết chuyển sang các tháng năm làm việc khác và nhằm thông báo các biến động trong tháng đã kết thúc. 3. Tạo tháng năm làm việc mới Nhằm tạo thêm các tháng năm làm việc mới trong danh sách tháng năm làm việc của chương trình III.Quản lý người sử dụng 1. Cấp phát người sử dụng Việc cấp phát người sử dụng để quản lý số người sử dụng chương trình 2. Cấp quyền sử dụng Sau khi cấp phát người sử dụng, người đó sẽ được cấp quyền được sử dụng một số hoặc toàn bộ các chức năng (cụ thể là những menu) trong chương trình 3. Đổi acccount truy nhập Chuyển quyền truy cập cho người sử dụng khác trong trạng thái chương trình đang thực thi mà không cần khởi động lại. 4. Đổi tên - mật khẩu Cho phép đổi tên và mật khẩu theo yêu cầu của người sử dụng IV. Tạo tham số báo cáo Việc tạo tham số báo cáo sẽ quản lý thông tin về các báo cáo được sử dụng trong chương trình. Các báo cáo này có thể tuỳ biến theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị để có thể bổ xung thêm bớt các báo cáo cần thiết. B/ Hướng dẫn sử dụng I. Quản lý danh mục Thực hiện quản lý danh mục là thống nhất chung trong toàn bộ chương trình do đó sẽ lấy ví dụ một số mục quản lý danh mục tiêu biểu để hướng dẫn cụ thể. Trên giao diện chương trình để khởi tạo các danh mục sẽ bao gồm ba phần chính: - Phần 1: Để nhập các dữ liệu cần thiết cho từng danh mục - Phần 2: Thông tin thể hiện sau khi được lưu vào chương trình - Phần 3: Các nút chức năng nhập, thêm, sửa, xoá Ví dụ: Quản lý danh mục hiện trạng Vào menu chọn Hệ thống - Khởi tạo – [chọn danh mục muốn khởi tạo], cửa sổ giao diện • Thêm danh mục : 10 [...]... Người sử dụng sẽ được hỗ trợ tăng theo đúng quy tắc đã xác định trên Ngày lập, ngày hiệu lực, họ tên, bộ phận: nhập giống phần tăng Nhập các định khoản - Người sử dụng phải tiến hành định khoản giảm tài sản - Các định khoản là hợp lệ khi nó là các định khoản giảm tài sản: các tài khoản ghi bên có là các tài khoản tài sản 30 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 - Tổng... thay đổi mã cấp 5,6 của tài sản cố định - Được phép xác định lại số năm sử dụng còn lại của tài sản - Khấu hao tháng sẽ được tính theo công thức: Khấu hao tháng = Giá trị còn lại/(Số năm sử dụng còn lại*12) với số năm sử dụng còn lại là số năm Người sử dụng mới nhập vào 31 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 Tăng, giảm do điều động một phần tài sản Cần thực hiện theo... tin về định khoản, toàn bộ các bút toán liên quan đến tăng giảm tài sản được định khoản ở chương trình tài sản và bên tài sản cũng chỉ thực hiện tạo các bút toán đó Các bút toán khác như tăng giảm nguồn, kê khai thuế, thì sẽ phải thực hiện bên chương trình kế toán • 22 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 Phần 1: Nội dung và cách nhập thông tin tài sản • • Lý do... sang chương trình kế toán II Nghiệp vụ giảm tài sản Để thực hiện giảm tài sản thì người dùng cần chọn tài sản giảm bằng cách vào nhấn vào nút và tài sản đó sẽ được hiện lên màn hình cho phép Người sử dụng tiến hành giảm tài sản Bước 1: chọn tài sản cần giảm: Nhấn nút chọn tài sản để xuất hiện Form cho phép chọn tài sản cần giảm 29 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản. .. tiếp theo cho chương trình, xem chi tiết ở phần cấp phát người sử dụng + Tháng năm làm việc : thể hiện tháng/năm mà chương trình đã hoạt động và tháng kế toán chưa khoá sổ + Sau đó nhấn nút để thực hiện chạy chương trình hoặc nút để thoát khỏi chương trình 16 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 CHƯƠNG 3: ĐÁNH MÃ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH A/Nghiệp vụ... chương trình khuyến cáo Người sử dụng nên đánh mã như sau: Mã đơn vị + “G” + STT G: Chứng từ giảm tài sản - Chứng từ tạm tăng :chương trình khuyến cáo Người sử dụng nên đánh mã như sau: Mã đơn vị + “TT” + STT TT: thể hiện là chứng từ tạm tăng 19 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 CHƯƠNG 4: TĂNG, GIẢM, ĐIỀU CHỈNH TÀI SẢN A/Nghiệp vụ Để có thể nhập thông tin về tài. .. tài sản trong các nhóm này - Nhấn nút để ghi nhận, hoặc để bỏ qua - Để thoát khỏi Form Nhập tỷ lệ phân bổ nhấn nút 33 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 CHƯƠNG 5: TRÍCH KHẤU HAO TÀI SẢN A/Nghiệp vụ I Nghiệp vụ trích khấu hao Tài sản Mục đích: thực hiện trích khấu hao của một tài sản tại thời điểm tăng, giảm và điều chỉnh tài sản Qui định: -. .. người sử dụng có thể chạy được thủ tục tính khấu hao Với mỗi nhóm tài sản không được phân bổ cho quá 1 loại hình và tài khoản giống nhau 21 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 B /Hướng dẫn sử dụng I Nghiệp vụ tăng tài sản Phần 3: nhập thông tin về nguồn hình thành TS Phần 1: nhập thông tin chung về tài sản Phần 2: nhập thông tin phụ tùng kèm theo Phần 4: nhập các định. .. do tăng chậm - Người sử dụng không được sinh chứng từ chuyển sang kế toán 32 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 Các lý do tăng giảm còn lại khác Các lý do tăng khác là các lý do ngoài các lý do đã nêu trên Khi thực hiện việc tăng giảm theo các lý do này thì Người sử dụng cần chú ý các vấn đề sau đây: - Khi tạo các biến động tăng giảm này thì Người sử dụng cần tạo... được tạo một lần sau đó chương trình sẽ tự ngầm hiểu cho những lần đăng nhập sau 15 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài sản cố định - Phiên bản 1.0.20 Truy cập vào chương trình + Sau khi thực hiện định nghĩa profile chương trình, Người sử dụng thực hiện “Chọn hệ thống” theo danh sách đã có sẵn + Tên truy cập và mật khẩu : khi chương trình mới cài đặt thì tồn tại một user mặc định tên là admin, mật . là TSCĐ vô hình thì áp dụng cách đánh mã giống TSCD vô hình. IV. Khởi tạo tài sản Đối với các đơn vị chưa áp dụng máy tính vào trong việc quản lý TSCD thì khi tiến hành sử dụng chương trình này,. danh mục nơi sử dụng của những tài sản đó 6. Danh mục nhóm sử dụng Để đáp ứng các yêu cầu quản lý TSCD, chương trình có sử dụng nhóm tài sản, người dùng có thể coi nhóm này như một đối tượng từ. lý GBIH Giảm do nhượng bán Nhượng bán GCBH Giảm do bàn giao đơn vị ngoài ngành Bàn giao GDUH Giảm do TSCD chuyển thành công cụ TSCĐ chuyển thành công cụ 7 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Tài