Một số kiến thức cơ bản về Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo-phát triển và duy trì con người trong một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu ch

Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo-phát triển và duy trì con người trong một

tổ chức nhằm đạt được kết quả tối

ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên

 Đáp ứng nhu cầu và vượt qua các thử thách của

xã hội một cách có đạo đức (Corporate Social responsibility- CSR)

Ba nhóm chức năng cơ bản

 Thu hút nguo àn nhân lực

 Đào tạo và p hát triển

 Duy trì, sử du ïng và quản lý n guồn nhân lực

Thu hút nguồn nhân lực

 Dự báo và họach định nguồn nhân lực

 Phân tích công việc

 Tuyển mộ và tuyển chọn

 Lưu giữ và xử lý thông tin về

nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

 Định hướng nghề nghiệp

 Huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng

 Cập nhật kiến thức

 Phát triển nghề nghiệp

Duy trì, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực

 Khuyến khích, động viên

 Đánh giá kết quả làm việc

 Trả lương, khen thưởng …

 Xây dựng các mối quan hệ lao

động lành mạnh

Mục tiêu QTNNL

VD : trong một doanh nghiệp

Được tham gia, đóng góp vào các chính sách và các quyết định quản lý của doanh nghiệp Được tạo điều kiện để phát triển các năng lực cá nhân

Người lao động đòi hỏi

Có trách nhiệm với công việc

Sáng tạo, cải tiến Nhiệt huyết, gắn bó, tự giác, Chủ động học hỏi

Doanh nghiệp đòi hỏi

Tối

thiểu

Tối thiểu Không bất mãn

Hơn

Thỏa mãn

Người làm công tác nhân

sự phải là người như thế

nào ?

Cơ chế tổ chức

 Môi trường bên

ngoài: vĩ mô, vi mô

• Môi trường bên

trong

Quan điểm và cách thức quản trị NNL

 Môi trường bên ngoài:

cạnh tranh, nhà cung cấp, chính

• Môi trường bên trong:

tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu, chiến lược, cơ cấu và văn

hoá tổ chức, các nguồn lực

 Quản trị con người là trách

nhiệm của mọi cấp quản lý

chứ không chỉ của riêng bộ

phận nhân sự.

Vậy

-Cán bộ quản lý ở mỗi bộ phận

(quản lý trực tuyến) làm gì ?ø

-Cán bộ phòng QLNNL (quản lý

chức năng) làm gì ?

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Nắm vững công việc cần làm

Có môi trường làm việc thuận lợi Có đủ những phẩm chất

kỹ năng cần thiết

Phân tích công

việc là gì ???

Phân tích công việc là

chìa khóa, là nội dung

có ý nghĩa sống còn

của bất cứ một hệ

thống QTNL hiện đại

nào

John Ivancevich

Mục tiêu chiến lược của tổ chức

Chức năng nhiệm

vụ các bộ phận

 Các công việc cụ thể

trong từng bộ phận

… là quá trình tìm hiểu và xác định

- nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

- các mối quan hệ trong công việc

- các điều kiện tiến hành công việc,

- các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc

- các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần phải có để thực hiện tốt công việc

• Tên công việc

• Tóm tắt công việc

• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

• Chức năng trách nhiệm trong công việc

• Quyền hạn của người thực hiện công việc

• Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hòan thành công

việc

• Điều kiện làm việc

Bản mô tả công việc

• Trình độ (văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ)

• Kinh nghiệm công tác

• Tuổi đời, Sức khỏe

• Đặc điểm tâm lý cá nhân

• Ngoại hình, Giọng nói

• Các năng lực khác….

• Hoàn cảnh gia đình

Phân tích công

việc để làm

gì ???

Phân

tích

công

việc

Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng

Thiết kế chương trình đào tạo

Đánh giá năng lực thực hiện công việc

Định giá công việc Cải thiện điều kiện làm việc

Bản mô tả công việc

Bản tiêu chuẩn nhân viên

Phân công, bố trí nhân viên

Ai sẽ tiến hành

phân tích công

việc ???

Chuyên gia

bên ngoài Chuyên gia bên trong

Người giám sát

(Cấp trên trực tiếp) Người thực hiện công việc

Trình tự tiến

hành phân tích

công việc ???

1 Xem xét lại cơ cấu tổ chức và điểm lại tất

cả các dạng công việc có trong tổ chức

2 Xác định mục đích của phân tích công việc

(xem kết quả của phân tích công việc sẽ được sử dụng như thế nào )

3 Chọn các công việc cần phân tích

4 Tập hợp thông tin, dữ liệu cần thiết bằng

các phương pháp thích hợp

5 Thiết lập bản mô tả công việc

6 Thiết lập bản tiêu chuẩn công việc

Các dạng thông tin cần thu thập

Các hoạt động trong công việc

Máy móc, công cụ, thiết bị và những

phương tiện trợ giúp cho công việc

Các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Bối cảnh công việc

Những yêu cầu về người làm công việc đó

Các phương pháp thu thập thông tin

Bản câu hỏi Nhật ký công việc

Xây dựng

Bản mô tả Công

việc Job

Description

Xây dựng

Bản tiêu chuẩn

nhân viên

Job specification

Viễn cảnh của phân tích công việc

 Số lượng công việc giảm bớt, nội dung công việc

phong phú hơn, có tính thách thức và thú vị hơn

(job design)

 Công việc được tổ chức và quản lý theo quá trình

và được thực hiện bằng các nhóm xuyên chức

năng (Workflow - Cross Functional Team )

 Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn giản hóa

(Flatter Organisation)

Phù hợp giữa công việc và con người

Xu hướng: thiết kế công việc sao cho

 Đòi hỏi hợp lý về thể lực và trí lực

 Sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc

 Tạo động lực làm việc

Các dạng thiết kế công việc

Luân phiên

thay đổi công việc

Luân phiên

thay đổi

công việc

Phát triển công việc theo chiều rộng

Phát triển công việc theo chiều rộng

Phát triển công việc theo

chiều sâu

Phát triển công việc theo

chiều sâu

Làm việc nhóm

Phát triển công việc theo chiều rộng

Được giao thêm những các dạng công việc khác nhau

Trách nhiệm và quyền hành tăng

Phát triển công việc theo chiều sâu

(Job enrichment)

Thế nào là một công việc phong phú?

 Sử dụng đến nhiều kỹ năng

 Được thực hiện một cách trọn

vẹn, có kết quả rõ ràng

 Đòi hỏi tinh thần trách nhiệm

cao

 Chủ động, độc lập khi thực

hiện

 Mau chóng có thông tin phản

hồi về kết quả công việc

Giảm sự đơn điệu, nhàm chán

Nhân viên trưởng thành

Phát hiện khả năng mới

Sử dụng người linh hoạt hơn Phối hợp hoạt động tốt hơn

Dòng công việc

Là tập hợp các công việc cần phải thực hiện của một bộ phận (hay tô chức) được sắp xêp theo

một trình tự nhất định để hoàn thành sản phẩm

hay dịch vụ của bộ phận (hay tổ chức) đó

 Thiết kế dòng công việc là nghiên cứu sắp xếp

các công việc cần phải thực hiện theo một trình

tự hợp lý nhất

Giải quyết khiếu nại của khách hàng

Tiếp

nhận

đơn

Phân lọai

Đối chiếu với Chính sách khách hàng

Khách đã thanh tóan đúng hạn

Viết thư từ chối

Xác định khoản tiền bồi thường

Thông báo cho khách hàng và tiêp nhận phản ứng

Y

N Y

Y

Phương pháp 3W khi thiết kế workflow

Trả lời 03 câu hỏi:

 WHO? (Thành phần tham gia).

 WHAT? (Tham gia làm gì)

 WHEN? (Làm vào khi nào)

HOẠCH ĐỊNH VÀ TUYỂN DỤNG

mộ

Hiện ta đang ở đâu?

Ta muốn đến đâu?

Làm thế nào để đi từ

đây đến đó?

Hoạch định nhân lực = Phân tích, dự

báo,lập kế hoạch và thực hiện các biện

pháp cần thiết để bảo đảm có đủ số lượng

và chất lượng nhân viên ở những vị trí cần thiết vào những thời điểm nhất định

Hoạch định nhân lực là quá trình nỗ lực

gắn kết các kế hoạch về nhân lực với định hướng chiến lược của công ty

Phân tích môi

trường >chiến

lược > mục tiêu

Dự báo cầu nhân lực

Dự báo cung nhân lực

Đối chiếu cung cầu Kế hoạch điều chỉnh Kiểm tra, đánh giá

 Giảm bớt giờ làm hoặc cho làm

chung việc

 Cho thuê lao động

 Khuyến khích nghỉ không ăn lương

 Khuyến khích nghỉ hưu sớm

 Khuyến khích xin thôi việc hưởng

trợ cấp

 Sàng lọc và cho nghỉ …….

Nhu cầu

nhân lực > Nguồn cung nhân lực

nếu dự đoán sẽ thiếu hụt

lao động

Doanh nghiệp cần làm gì

 Bồi dưỡng nâng cao trình độ

 Thuê lao động từ đơn vị khác

 Sử dụng lao động thời vụ hay vụ việc

 Làm việc từ xa, làm việc tại nhà

 Outsourcing

 Tuyển thêm

Kết quả của các biện pháp điều chỉnh

Chấm dứt quan

hệ lao động

Biên chế nhân

sự nội bộ

Bao gồm: giãn thợ, cho thôi việc, thôi việc tự nguyện, về hưu

 Bố trí lại để đưa đúng người vào đúng

việc, nhằm

- đáp ứng mục tiêu hoạt động của tổ chức

- thoả mãn nhu cầu hay hoàn cảnh cụ thể của cá nhân

 Bao gồm Thuyên chuyển, Đề bạt, Giáng chức

• Làm thế nào để

tuyển được đúng người cho đúng

việc, vào đúng thời điểm cần thiết

???

 Tuyển dụng = tuyển mộ + tuyển chọn

Xác định nhu cầu tuyển

Phân tích, rà soát các công việc

cần người Xác định các nguồn cung cấp UV Chọn các phương thức thu hút UV

Quy trình tuyển mộ

Tiếp nhận hồ sơ

Các nguồn từ bên ngoài

Người làm nghề

tự do

Học sinh, sinh viên mới ra trường

Bạn bè thân nhân của nhân viên hiện hữu

Người thất nghiệp

Hình th c ứ thu hut

Quảng cáo Internet

Văn phòng dịch vụ lao động

Liên hệ

với các

trường

Săn lùng trực tiếp

Quan hệ quen biết

Hội chợ

việc làm

Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân viên

Các yếu tố

ảnh hưởng

Bản thân công

việc

Tiếng tăm của doanh nghiệp

Khả năng tài chính của DN

Chính sách của

Chính sách của DN

Nghiên cứu và sàng lọc qua hồ sơ

Tiếp xúc sơ bộ Kiểm tra, trắc nghiệm

Phỏng vấn lần 2

Thẩm tra Khám sức khỏe

Thử việc

 Graphology : Khoa học nghiên cứu chữ viết tay để xác định tính cách của người viết

 Physiognomy: Nghệ thuật xét đoán

tính cách của một người qua diện mạo người đó

 Trắc nghiệm là để loại trừ các ứng viên có ít khả năng nhất.

 Phỏng vấn là để lựa chọn ứng viên thích hợp nhất trong số các ứng viên đã qua vòng

kiểm tra

Trắc nghiệm và phỏng vấn

Các dạng trắc nghiệm

Trắc nghiệm

kiến thức

tổng quát

Trắc nghiệm Tâm lý

Trắc nghiệm Tính cách

Trắc nghiệm Khả năng nhận thức

Các chỉ số về giá trị của con người

IQ: Intelligent Quotient

nghiệp của mỗi người

Vũ khí để phát huy tối đa IQ

Chỉ số

AQ

Xoay chuyển cục diện

chứng tỏ bản lĩnh khi cần

Đảo ngược tình thế

Vượt lên nghịch cảnh

Tìm được lối ra

Theory of Multiple Intelligences (MI) (Howard Gardner )

ược coi là khâu quan trọng

Đ

nhất và được áp dụng rộng rãi để làm sáng tỏ về ứng viên trong quá trình tuyển chọn

Trọng tâm

Tình huống

Hành vi

Căng thẳng

Cá nhân

Máy tính Nhóm

Công cụ STAR

 Situation: Tình huống trong đó ứng viên

đã hành động

 Task: Nhiệm vụ mà ứng viên phải làm

 Action: Ứng viên đã nói hay làm như thế nào

 Results: Kết quả từ hành động đó

NGUYÊN TẮC 3*5

 Phỏng vấn ít nhất 3 ứng viên cho cùng một vị trí

 Phỏng vấn ứng viên có triển vọng nhất ít nhất 3 lần

 Phỏng vấn ứng viên có triển vọng nhất ít nhất ở 3 nơi khác nhau

 Phỏng vấn một ứng viên bởi ít nhất 3 người khác nhau

 Nên tìm và tiếp xúc với ít nhất 3 người đã từng làm việc chung với ứng viên

Các lỗi thường mắc trong phỏng vấn

 Hội nhập môi trường làm việc là một chương trình giới thiệu với nhân viên mới về tổ chức, về đơn vị công tác, về chính công việc mà họ đảm nhận

• mau chóng cảm thấy mình là một thành viên của tổ chức, tránh những bỡ ngỡ

 Trước khi nhân viên mới thực

sự nhận việc

 Ngay sau khi họ bắt đầu làm việc

 Trong quá trình họ đang làm việc

Có thể được tiến hành:

 Giới thiệu tổng quát về công ty

 Hội nhập về chuyên môn

 Theo dõi thực hiện và Đánh giá chương trình

Dành cho nhân viên cũ khi mục tiêu, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty hay bản thân công việc của một số

người có sự thay đổi

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

Yêu cầu công việc

Khả năng

của nhân

viên mới

Hội nhập Đào tạo

Chương trình và nội dung đào tạo (What)

Tại sao phải đào tạo (Why)

Đào tạo

ai (Whom)

Địa điểm đào tạo (Where)

Khi nào cần đào

TiẾN TRÌNH ĐÀO TẠO

Chọn tổ chức đào tạo

Tiến hành đào tạo

Theo dõi việc đào tạo

Đánh giá kết quả- Đối chiếu với mục tiêu

Xác định nhu cầu đào tạo

Phân tích con người

Xác định thứ tự ưu tiên

Quan trọng

Khẩn cấp +

+

-Xác định mục tiêu

 Người học sẽ đạt được kết quả gì về kiến thức, kỹ năng

và thái độ vào cuối chương trình đào tạo

 Công việc và kết quả hoạt động của tổ chức sẽ được cải thiện như thế nào

Ví dụ

Vào cuối khóa học, người học sẽ

Hiểu được …

Nắm vững được …

Chương trình đào tạo

Nội dung đào tạo

Thời gian đào tạo

Hình thức đào tạo

Phương pháp đào tạo

Cách thức đánh giá

Hội nhập nhân viên mới

Huấn luyện kỹ năng

Kỹ thuật an toàn lao động

………

Thời gian đào tạo

 Dài hạn, ngắn hạn

 Trong giờ, ngoài giờ

 Buổi tối, ban ngày

 Trong tuần, cuối tuần

Hình thức

Lớp cạnh xí nghiệp

……

 Uy tín của tổ chức đó

 Đội ngũ giảng viên

 Phương tiện giảng dạy

 Tài liệu tham khảo

 Khả năng hỗ trợ doanh nghiệp để đưa kết quả

đào tạo vào thực tế

 ….

Lựa chọn nơi đào tạo

Trò chơi Quản trị

Nghiên cứu tình huống

Nghiên cứu tình huống

Các phương pháp đào tạo

Tiểu giáo viên

Động não Thả nổi

Áp dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc

 Mục tiêu đào tạo

 Nội dung môn học

 Khả năng, tính cách, sở thích của người

học

 Khả năng và sở trường của người dạy

 Nguồn lực sẵn có

Lên kế hoạch đào tạo

Chương

trình Đối tượng Nội dung Cách thức tổ chức Thời gian thực hiện Kinh phí

Người học áp dụng kết quả học tập như thế nào

Đánh giá kết quả đào tạo theo bốn mức độ

Phản ứng của người học (Họ nghĩ gì về khóa học)

Kết quả học tập (Họ học được những gì)

Tác động gì đến kết quả hoạt động của công ty

Hiệu suất –Efficency

Kết quả - (/) chi phí

Đánh giá

Hiệu quả - Efficacity Kết quả - Mục tiêu

CBQL cấp

trên ủng hộ

CBQL cấp trực tiếp tham gia có chất lượng

Nếu CBQL trực tiếp tham gia đào tạo nhân viên

Ưu điểm (Thuận lợi)

-Hiểu rõ các nhu cầu cụ thể về đào tạo - cả

con người lẫn công việc, minh họa bài giảng

với chính các tình huống, các vấn đề nảy sinh

trong thực tế

-Có thể gắn đào tạo với các hoạt động quản

trị nhân sự khác (phân công, đánh giá, động

viên)

-Tiết kiệm chi phí

Nếu CBQL trực tiếp tham gia đào tạo nhân viên

Nhược điểm (Khó khăn)

-Tăng sức ép cho CBQL

-Người học có thể không chấp nhận hoặc

xem nhẹ

-Người học không thấy thoải máiù

-Kiến thức, kỹ năng, phương pháp sư

phạm có thể hạn chế

-Quen thể hiện “uy quyền”

Có nên ràng buộc khi đào tạo ?

Trách nhiệm của cơ quan, doanh nghiệp ?

Làm sao để người lãnh đạo tích cực đào tạo người kế nhiệm?

Sáu câu hỏi chủ chốt

1 TẠI SAO phải đánh giá? WHY?

2 NHỮNG GÌ cần được đánh giá? WHAT?

3 KHI NÀO cần đánh giá? WHEN?

4 AI sẽ là người đánh giá? WHO?

5 Đánh giá NHƯ THẾ NÀO? HOW?

6 LÀM THẾ NÀO THÔNG BÁO kết quả đánh

giá? HOW TO INFORM?

1 Xác nhận kết quả làm việc trong quá khứ và hướng

cải thiện trong tương lai

2 Dự đoán năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến

3 Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển

 Tóm lại

 Đánh giá nhân viên liên quan

chặt chẽ đến các quyết định về Quản trị nhân lực trong một tổ chức

Đánh giá nhân viên bao gồm tất cả những

hoạt động nhằm theo dõi và đánh giá một

cách hệ thống thái độ, phương pháp làm

việc, kết quả cũng như những phẩm chất,

kỹ năng liên quan đến công việc …… của nhân viên

What

Hành

vi

Đánh giá

Kết quả

Phẩm chất

cá nhân

When ?

-Theo dõi, ghi nhận thường xuyên

- Phân tích, tổng hợp, công bố kết quả

theo định kỳ

90 o

+ Tự đánh giá

Who ?

Qua đó, nhân viên

 Biết được những đánh giá về hành vi

ứng xử của bản thân từ nhiều phía →→ hiểu được chính bản thân mình, giảm thiểu những hành vi không phù hợp và kém hiệu quả,

Qua đó, CBQL

 Hiểu điểm mạnh yếu của bản thân

→→ có kế hoạch hoàn thiện

 Phục vụ cho việc đề bạt, bổ nhiệm, thăng tiến

Để hệ thống 3600 phát huy tốt, cần phải :

Xác định

tiêu chí

Lựa chọn phương pháp

Xác định

và huấn luyện đánh giá viên

Thông báo kết quả

Trao đổi

về hướng phấn đấu

mới

Đánh giá

How to inform

- Trực tiếp với cá nhân

- Công khai trong cuộc họp

- Các quyết định khen thưởng, kỷ luật

Phương pháp đánh giá

Xếp hạng

luân phiên

Quản trị theo mục tiêu

Cho điểm căn cứ hành vi

Phê bình lưu giữ Thang điểm

So sánh cặp

Văn bản tường thuật Theo tiêu chuẩn

Theo tỷ lệ áp đặt