Phân tích thiết kế chương trình quản lý kho hàng

Mở đầu Việt Nam là một nước ít nhạy bén với nền Công nghệ thông tin trên thế giới , đang đà tiến hành công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước .Mong muốn được làm bạn với tất cả các nước để cựng phát triển .Việt Nam đã nhận thức được rất sâu sắc vai trò của Công nghệ thông tin trong sự phát triển kinh tếxã hội những năm tới .Chớnh vỡ vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu , động lực của sự phát triển kinh tế xã hội. Muốn khai thác nguồn lực , đáp ứng mục tiờu phỏt triển kinh tế xã hội bền vững .Việt Nam xác định Công nghệ thông tin là quốc sách hàng đầu, là chỡa khoỏ vàng để mở cửa tiến vào tương lai . Đó có nhiều chương trỡnh nghiờn cứu, nhiều chính sách ban hành nhằm phát triển nguồn lực, tạo mọi điều kiện để nền kinh tếxã hội phát triển. Để hoàn thiện chương trình quản lý kho hàng và góp một phần nhỏ vào việc phát triển kinh tế xã hội .Do thời gian viết luận văn không đựơc nhiều và trình độ còn hạn chế, nên trong đề tài này em mới chỉ cập nhật vài vấn đề cơ bản để quản lý kho hàng. Em dựng ngụn ngữ Visual Basic dựa trờn cụng cụ quản trị cơ sở dữ liệu Micrsoft access nội dung của đề tài gồm ba chương : Chương thứ I: Khảo sát và xác định yêu cầu của hệ thống Chương thứ II: Phõn tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng Chương thứ III: Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng Chương thứ IV: Thiết kế giao diện

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG Mở đầu Việt Nam là một nước ít nhạy bén với nền Công nghệ thông tin trên thế giới , đang đà tiến hành công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước .Mong muốn được làm bạn với tất cả các nước để cựng phát triển .Việt Nam đã nhận thức được rất sâu sắc vai trò của Công nghệ thông tin trong sự phát triển kinh tế- xã hội những năm tới .Chớnh vỡ vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu , động lực của sự phát triển kinh tế- xã hội. Muốn khai thác nguồn lực , đáp ứng mục tiờu phỏt triển kinh tế- xã hội bền vững .Việt Nam xác định Công nghệ thông tin là quốc sách hàng đầu, là chỡa khoỏ vàng để mở cửa tiến vào tương lai . Đó có nhiều chương trỡnh nghiờn cứu, nhiều chính sách ban hành nhằm phát triển nguồn lực, tạo mọi điều kiện để nền kinh tế-xã hội phát triển. Để hoàn thiện chương trình quản lý kho hàng và góp một phần nhỏ vào việc phát triển kinh tế -xã hội .Do thời gian viết luận văn không đựơc nhiều và trình độ còn hạn chế, nên trong đề tài này em mới chỉ cập nhật một số vấn đề cơ bản để quản lý kho hàng. Em dựng ngụn ngữ Visual Basic dựa trờn cụng cụ quản trị cơ sở dữ liệu Micrsoft access- nội dung của đề tài gồm ba chương : - Chương thứ I: Khảo sát và xác định yêu cầu của hệ thống - Chương thứ II: Phõn tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng - Chương thứ III: Thiết kế hệ thống quản lý kho hàng - Chương thứ IV: Thiết kế giao diện Trong quá trình thực hiện đề t ài, em đã được sự giúp đỡ vô cùng quý báu của các thầy cô giáo trường trung h ọc công nghiệp Hà Nội v à đặc biệt là thầy Nguyễn Thái Hà - người trực tiếp hướng dẫn em viết báo cáo n ày. Em xin chân thành cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ này! Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 1 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG CHƯƠNG I. KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YấU CẦU HỆ THỐNG QUẢN Lí KHO HÀNG I. YấU CẦU KHẢO SÁT HỆ THỐNG Quản lý kho hàng là một trong những phần nhỏ của quản lý bán hàng, nguồn hàng của kho hàng có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất, các công ty trong hoặc ngoài nước cung cấp, đối tượng của kho hàng là xuất nhập kho và khách hàng. Khách hàng vào quầy tự chọn mặt hàng và ra quầy thu ngân để thanh toán. Việc lựa chọn mặt hàng, khi kết thúc 1 hoá đơn với khách hàng chúng ta sẽ biết được lượng hàng, lượng tồn kho và chủng loại mặt hàng hiện có trong kho. Kiểm tra kho để thông báo cho bộ phận mua hàng (nhập) những mặt hàng nào đã hết cùng với số lượng cụ thể để biết được mặt hàng nào được khách hàng yêu cầu và tình hình xuất nhập trong kho với từng loại mặt hàng trong từng tháng, từng quý, từng năm. Để giảm bớt khó khăn và tăng độ chính xác cao cho công tác quản lý kho hàng thì cần phải xây dựng hệ thống thông tin Quản lý kho hàng một cách khoa học và cần thiết . Hệ thống phải cho phép cập nhật thông tin xuất nhập kho 1 cách nhanh chóng và tìm kiếm chủng loại hàng của từng mặt hàng. Hệ thống quản lý kho hàng được cài đặt trên máy tính cá nhân hoặc trên mạng cục bộ ở phòng kế toán giỳp cho cán bộ phòng quản lý, cập nhật thông tin xuất- nhập kho 1 cách nhanh chóng tìm kiếm và tra cứu thông tin mặt hàng không mất nhiều thời gian .từ đó quy trình làm việc được tổ chức khoa học hơn, hiệu quả công việc cao hơn, độ tin cậy lớn. việc thu ngân và nhập kho hàng phải có báo cáo lờn lónh đạo. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng được ngay khi cú yờu cầu, hàng Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 2 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG ngày cần phải biết tình hình cụ thể để kịp thời bổ sung và đưa ra cỏc xỏc định như: - Nhập kho loại mặt hàng mới đang cần sử dụng . - Xuất kho cho các đơn vị kinh doanh khác . - Cập nhật giấy tờ, sổ sách, chứng từ thu chi, xuất nhập Việc đưa tin học hoá vào công tác quản lý kho hàng ở đõy cần được phát huy tối đa, bảng xuất- nhập phải minh bạch, rõ ràng, không nhầm lẫn, không thiếu hoặc thừa, quy trình tin học hoá phần tính xuất nhập phần nào làm giảm bớt những nhầm lẫn chủ quan trong tính toán của bộ phận quản lý kho hàng và đồng thời đưa ra những con số chính xác về tình hình thu chi trong những tháng, quý vừa qua và trong thời gian tới. 1. LỰA CHỌN CễNG CỤ Với chương trình đặt ra là cập nhật, quản lý thông tin về tình hình xuất nhập trong mỗi ngày, tháng, quý năm phải lựa chọn cụngcụ quản lý để có thể chuyển sang 1 hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Trên cở sở này sẽ thiết kế để xử lý cở sở dữ liệu theo hướng yêu cầu và người quản lý đặt ra. Với chương trình quản lý kho hàng (QLKH), công cụ được lựa chọn là Micrsoft access vì: - Micrsoft access là hệ quản trị c ơ s ở d ữ li ệu trờn môi trường Windows – là một ứng dụng trong bộ Microsoft office, trong đú có sẵn cỏc cụngcụ hữu hiệu và đáp ứng được yêu cầu cho bài quản lý . dựa trên Micrsoft access ta dùng bằng ngôn ngữ V isual b asic – 1 ngôn ngữ lập trỡnh khỏ mạnh mẽ. II. XÁC ĐỊNH YấU CẦU HỆ THỐNG Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 3 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG a. Nhận xét hệ thống cũ Chi phí cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lực, hiệu quả thấp , thời gian theo dõi không kịp thời , kế toán thống kờ khụng chuẩn. b. Yêu cầu của người sử dụng hệ thống mới Khắc phục được nhựơc điểm của hệ thống cũ , tìm kiếm thông tin nhanh . Quản lý kho hàng bằng chương trình phần mềm . hệ thống mới cú cỏc chức năng như sau: - Chức năng Ql xuất kho - Chức năng Ql nhập kho - Chức năng quản lý báo cáo. c. Yêu cầu chức năng • Chức năng quản lý xuất nhập : - Xem bảng thống kê chi tiết tình hình nhập kho trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm. - Thống kê tình hình chi trả và tiền nợ. • Chức năng quản lý xuất kho - Xem bảng thống kê chi tiết tình hình xuất kho trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm. - Thống kê tình hình thu vào và tồn nợ. • Chức năng báo cáo : - Tổng hợp báo cáo , kết xuất thông tin theo yêu cầu cụ thể. - Báo cáo chi tiết về xuất nhập và đưa ra bảng xuất nhập chi tiết - Thống kê tình hình thu chi trong từng tháng, từng quý, từng năm. - Đưa ra công nợ. d. Yêu cầu chức năng Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 4 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG Ngoài những chức năng trờn thỡ cũn 1 số các vấn đề mà giúp cho hệ thống 1cách hoàn chỉnh hơn. - Đ ảm bảo môi trường hệ thống làm việc tốt . - Hệ thống làm việc nhanh chóng và đảm bảo tin cậy. - Hệ thống thân thiện với người sử dụng. - Hệ thống dễ sử dụng. Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 5 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Lí KHO HÀNG I . YấU CẦU VỀ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Từ những dữ liệu đầu vào và yêu cầu quản l ý ,hệ thống quản l ý kho hàng cần có nhữngchức năng và nhiệm vụ sau: - Dữ liệu được cập nhật chính xác từ bàn phím thông qua các biểu mẫu (Form). Các biểu mẫu này được thiết kế đầy đủ các trường thông tin và tránh dư thừa dữ liệu, sau đó cần có thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm tra sai lệch khi nhập dữ liệu . - Tính toán thu chi là một chức năng cơ bản của hệ thống. Dựa vào số liệu ban đầu và các d ữ liệu cụ thể trong bản xuất nhập cho từng ngày từng tháng, từng quý,từng năm để hệ thống tính toán thu chi. - Hệ thống phải cung cấp thông tin theo cỏc yờu cầu tìm kiếm về một đối tượng yêu cầu của người quản l ý. - Với những yêu cầu cụ thể về một hệ thống “QL Kho h àng” như trên ta có thể tiến hành phân t ích theo các bước sau : II. PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Cể CẤU TRÚC - Phương pháp này là một cách tiếp cận hiện đại với các giai đoạn phõn tích và thiết kế của một hệ thống. Một trong những điểm mạnh của phương pháp này là đề ra các mô hình cần phải xây dựng trong mỗi giai đoạn.Ta xây dựng mô hình hệ thống như sau : - Xây dựng mô tả các tiến trình chớnh của hệ thống. Trong mô hình này người phân tích hệ thống chỉ ra được cỏc thụng tin. Mô hình tổ chức Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 6 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG chính trong hệ thống , mỗi tiến hành bao gồm các bước xử l ý chính v à các luồng thông tin giữa các chức năng đó. Mỗi tiến trình phải bắt đầu bằng một sự kiện nào đú.Trong mỗi bước xử l ý phân tích ta chỉ ra cỏc thụng tin- loại xử l ý nhập dữ liệu,bỏo cáo, xử l ý dữ liệu . - Sơ đồ luồng dữ liệu - Mô hình thực tế liên kết - Sơ đồ phân cấp chức năng. a. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ này bao gồm chức năng, d ữ li ệu, các tác nhân ngoài, tỏc nhõn trong. Trong sơ đồ này mỗi chức năng có thể phân thành các chức năng thấp hơn, nó đưa ra đường đi của các dữ liệu, cỏc thụng tin vào ra của từng chức năng, nó tiện cho việc phân tích của hệ thống . b. Sơ đồ phân cấp chức năng: Sơ đồ này thực hiện việc phân cấp chức năng đến mức thấp nhất có thể. Nó phải đưa ra mô tả chi tiết cho từng chức năng . c. Mụ hình thực thể liên kết Đõy là mô hình chủ chốt của phương pháp này. Đó là mô hình trực tiếp liên quan giữa chúng. Trong mỗi thực thể phải chỉ ra các thuộc tính và dữ liệu của nú, khoỏ chớnh, cú thể ghi thờm cỏc th ông tin cho mỗi thực thể, ở giai đoạn này mô hình thực thể quan hệ phải đảm bảo đúng dạng chuẩn 3 (1NF,2NF,3NF) để tránh dư thừa dữ liệu . d. Tạo thiết kế ban đầu Sau khi phân tích kiểm tra kết quả các bước thiết kế ban đầu như sau: - Tạo các thiết kế C ơ s ở dữ liệu ban đầu - Các thực thể được ánh xạ bằng các bảng - Các quan hệ 1- nhiều được kiểm tra bằng cỏc khoỏ tham chiếu Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 7 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG - Tạo thiết kế ứng dụng ban đầu. Sơ đồ chức năng thành sơ đồ cấu trỳc cỏc modul, sơ đồ này là cơ sở để sinh ra hệ thống menu sau này. e. Thiết kế dữ liệu Sau khi phân tích dữ liệu ban đầu ta sẽ có được các bảng, các cột, các ràng buộc tham chiếu. Nhiệm vụ chính của thiết kế là tổ chức các bảng, cột sao cho hợp lý để đạt được kết quả cao. Công việc thiết kế bao gồm: - Chỉnh các cột của bảng sao cho hợp lý với thực tế để nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. - Đ ịnh nghĩa các form (mẫu biểu) f. Cài đặt chương trình - Tiến hành cài đặt chương trình hệ thống. - Bảo vệ và duy trì hoạt động , sửa lại lỗi - Thường xuyên cập nhật thông tin, tăng cường chức năng hệ thống c ơ sở d ữ li ệu - Xác định các truy vấn thông qua khoỏ chớnh Trên cơ sở lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thống, với công cụ là Micrsoft access và ngôn ngữ Visual Basic ta thực hiện để thiết kế chương trình Qu ản l ý kho h àng. III. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Từ những khảo sát và phân tích của chương trình đặt ra ta xác định hệ thống của chương trình quản lý kho hàng gồm các chức năng cơ bản: + Nhập kho + Xuất kho + Bỏo cáo nhằm giải quyết từng công việc cụ thể để tránh sự chồng chéo trong xử lý công việc và nhầm lẫn thông tin. Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 8 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG a. Biểu đồ phân cấp chức năng Thông quan thực tế và sự phân tích các chức năng chính ta có thể cụ thể hóa bằng sơ đồ phân cấp chức năng như sau: * Chức năng nhập kho: - Hệ thống phải thực hiện cỏc cụng việc sau: nhập hàng vào kho và sau đó chi trả tiền. Mục đích : biết lượng hàng nhập vào kho và cần nhập kho • Chức năng xuất kho: Hệ thống phải thực hiện cỏc cụng việc sau: xuất hàng từ trong kho và thu tiền Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 nhập kho nhập hàng Chi trả xuất kho xuất hàng Thu 9 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÂNG Mục đích: biết được lượng hàng đã xuất. • Chức năng báo cáo Hệ thống được thực hiện cỏc cụng việc sau: thống kê lượng hàng đã xuất và nhập trong kho hàng, hạch toán thu chi, làm hóa đơn thanh toán. Mục đích : tổng hợp được tất cả các dữ liệu để có thể xử lý được như : lượng hàng trong kho , thu – chi trong kho. Nguyễn Xuân Huy – Líp T2002-A1 Báo cáo xuất nhập Thu chi Quản lý kho hàng nhập kho chi nhập hàng xuất kho thu xuất hàng Báo cáo chi tiết nhập kho xuất kho Thu chi 10 [...]... QUN Lí KHO HNG Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 15 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG 3.2 Mc 1: S lung d liu mc khung cnh Mặt hàng Mặt hàng Quản lý nhập kho Quản lý xuất kho Lập báo cáo Quản lý chi Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 Quản lý thu 16 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Mặt hàng 3.3 Mc 2,3: S lung d liu mc nh a Qun lý nhp kho Quản lý nhập kho Quản lý Nguyn Xuõn Huy Lớp chi T2002-A1 17 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG... Xuõn Huy Lớp T2002-A1 18 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG b Qun lý xut kho Mặt hàng Quản lý xuất kho Nguyn Xuõn Huy Lớp Quản lý thu T2002-A1 19 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG c Qun lý bỏo cỏo Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 20 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Báo cáo Xuất kho Nhập kho Thu- Chi Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 21 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Chng III Thit k h thng qun lý kho hng I Thit k c s d liu - nh danh cỏc... TRèNH QUN Lí KHO HNG III S LUNG D LIU S nhm din t tp hp cỏc chc nng x lý ca h thng qun lý trong mi quan h trc sau trong tin trỡnh x lý ca h thng trao i thụng tin vi tỏc nhõn ngoi l ngi lónh o- ngi trc tip qun lý kho H thng qun lý kho hng c chia ra thnh cỏc chc nng chớnh biu t cỏc nhim v sau: - Cp nht d liu u vo - Tớnh toỏn thu chi - Thng kờ tỡnh hỡnh xut nhp - Bỏo cỏo Trong quỏ trỡnh x lý thụng tin... trỡnh x lý v trong vic trao i thụng tin cho nhau - Cung cp bc tranh tng th v h thng Phõn mc: + Biu lung d liu ca h thng l rt phc tp khụng th xp gn trong một trang, vỡ vy s lung d liu c phõn ró nh sau: - Mc 0: Mc khung cnh Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 13 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG - Mc 1: Mc nh - Mc 2,3: Mc khung cnh 2.1 Mc 0: S lung d li mc khung cnh Ng-ời quản lý Nhà cung cấp Quản lý kho hàng Trao... toỏn thu chi - Thng kờ tỡnh hỡnh xut nhp - Bỏo cỏo Trong quỏ trỡnh x lý thụng tin ra vo chc nng x lý v cú th lu li trong mt thi gian sau ú mt vi chc nng x lý s dng, õy xut hin cỏc kho thụng tin Quỏ trỡnh x lý lung thụng tin ca h thng qun lý kho hng, mi quan h cỏc lung thụng tin ra vo mi chc nng, cỏc kho d liu chớnh Cỏc thnh phn: a Chc nng: L mt hot ng cú liờn quan n s bin i hay t chc li thụng tin,... TRèNH QUN Lí KHO HNG thng nhng cú trao i trc tip vi h thng S cú mt ca nhõn t ny trờn s ch ra gii hn ca h thng, nh rừ mi quan h ca h thng vi th gii bờn ngoi - Tờn gi: L mt danh t - Biu din: l hỡnh ch nht c Kho d liu: - Biu din cho thụng tin cn ct gi sau ú mt hoc nhiu chc nng s dng chỳng - Tờn gi bao gm: Danh t + tớnh t - Biu din: L cp ng thng song song ch thụng tin cn ct gi Vớ dụ: Kho Kho Vào Kho Ra Cập... Huy Lớp T2002-A1 26 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG b Bng khỏch hng c Bng thu chi Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 27 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG d Bng tn quý Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 28 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG e Bng vt t f Bng xut nhp Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 29 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG II Biu mu chớnh - Auto run Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 30 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG - Form chớnh Nhp xut: 1 Chng... gi: bao gm danh t + tớnh t - Biu din: l mt mi tờn trờn ú ghi thụng tin di chuyn Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 12 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Vớ dụ: Hàng Ghi nhận Hàng đạt tiêu chuẩn e Cỏc tỏc nhõn trong: L mt chc nng hoc mt h thng con ca h thng ang xột c trỡnh by trang khỏc Vỡ lý do trỡnh by nờn cựng mt tỏc nhõn trong cú th xut hin nhiu ni - Tờn gi: L ng t + b ng - Biu din: L hỡnh ch nht thiu mt cnh Vớ... III Mi quan h gia cỏc bng trong c s d liu Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 24 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Cỏc bng cú mi quan h vi nhau theo nguyờn tc ton vn tham chiu Khi c xõy dng hp lý , Microsoft Access t ng xỏc nh mi quan h gia cỏc bng Mi quan h gia cỏc bng nh sau: Nguyn Xuõn Huy Lớp T2002-A1 25 CHNG TRèNH QUN Lí KHO HNG Chng IV Thit k giao din Giao din chng trỡnh c thit k bng Form, c th nh sau: - Trờn... Lí KHO HNG Private Sub Tiep_Click() On Error GoTo Err_Tiep_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Tiep_Click: Exit Sub Err_Tiep_Click: MsgBox "Khong the xem tiep vi day la mau tin cuoi cung!", vbOKOnly, "Thong Bao" Resume Exit_Tiep_Click End Sub - Tr v: Code Private Sub Trove_Click() On Error GoTo Err_Trove_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Trove_Click: Exit Sub Err_Trove_Click: MsgBox "Khong