Câu 1: Lập hội nghị khách hàng Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta? Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hay nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì? câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính. câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính? câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin? câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?
Trang 1Câu 1: Lập hội nghị khách hàng
Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta?
Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì?
câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính
câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính?
câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin?
câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?
câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan?
công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội
dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề gì?
câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội
dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư trình bày
thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung) để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?
câu 15: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì?
câu 16: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi
thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
câu 17: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn
mật thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì
câu 18: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ
quan gồm nội dung gì?
câu 19: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động
của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ:
câu 20: hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001"
câu 21: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước?
Trang 2câu 22: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng
đó? những thiếu sót trong thực tế?
câu 23: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được
đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào?
câu 24: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có các hình thức nào được
áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì sao?
câu 25: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ" những yếu kiém còn mắc phải.
ĐÁP ÁN Câu 1:
1/Chọn thời gian hoạt động:
Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù hợp
2/Chuẩn bị trước khi hoạt động:
-phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.-Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện
-Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ
3/Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ.
-Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách
-Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…
-tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường
4/Gửi giấy mời
Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:
-Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;
-Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời
-Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
-Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng
5/Chọn hội trường
Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng
-Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp
7/Các công việc chuẩn bị khác:
Trang 3-Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.
-Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng
-Bản quyết định người chủ trì Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễhoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào
-Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự
-Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy
8/Trình tự của hội nghị khách hàng
-Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển
sổ tay, một đặc san, báo truyền hình
-Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi
-Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp
-Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu
-Triển lãm văn hoá doanh nghiệp
-Đọc diễn văn đón chào
-Hỏi đáp có thưởng
-Rút thưởng
-Kết thúc, đọc lời cảm ơn
9/Các điểm chủ yếu trong thao tác:
-Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo
-Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút
-Hỏi đáp có thưởng Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời
-Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu) Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất Phần thưởng được bố trí như sau:
Phần thưởng giải nhất: 1 xuất
Phần thưởng giải nhì: 3 xuất
Phần thưởng giải ba: 5 xuất
Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất
Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty
10/Hoạt động sau liên hoan khách hàng
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàngtham gia
11/Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt động nào?
Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân
Câu 2:
Tháng 11 năm 2007Việt Nam đã chính thức trở thanh thành viên của tổ chức
Thương Mại Thế Giới WTO Đã hình thành một làn sóng đầu tư mới của các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam Xu thế đó đã tạo nên môi trường cạnh tranh quyết liệt giữa các
Trang 4doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Đồng thờicũng xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước
ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản
phẩm Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ đây đã phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin” Điều này đã bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứngdụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạtđộng sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoàirất quan tâm và chú trọng xây dựng
Kỷ nguyên công nghệ thông tin đã tạo ra các thiết bị văn phòng hiện đại trợ giúp cho việc xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại Đây là nhân tố quyết định chất lượng của việc quản lý sản xuất và của cả quá trình sản xuất Một văn phòng hiện đại của các doanh nghiệp đã và đang xây dựng không thể thiếu nhân tố con người, nhất là người thu thập, quản lý, xử lý và lưu trữ thông tin.Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là một trong những nhân sự quan trọng của mô hình văn phòng hiện đại hiện nay Với tư cách là người thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin và lưu trữ thông tin Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng trở thành nồng cốt của các văn phòng hiện đại như thế Bằng kỹ năng, chuyên môn , nghiệp vụ của mình các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là người trực tiếp xây dựng và tổ chứccác văn phòng hiện đại cho các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài Đồng thời cũng là ngườitrực tiếp ứng dụng các máy móc hiện đại vào việc thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo
và lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp Việc xây dựng văn phòng hiện đại và làm chủ thông tin đã quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như năng xuất, hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài Chính vì thế cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng sẽ là sự lựa chọn nhân sự đúng đắn của các nhà đầu tư nước ngoài cho văn phong hiện đại của mình hiện nay Tuy nhiên để đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển dụng sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng phải có một trình độ chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp tốt đồng thời phải có sự am hiểu sâu sắc về luật lao động ,luật kinh
tế ,luật thương mại ,nghiệp vụ kế toán và có trình độ ngoại ngữ –tin học cao …
Việc xây dựng ,tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại yêu cầu các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng phải nắm bắt được
kỹ năng sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại đó như :sử dụng thành thạo máy vi tính,máy photo copy, biết truy cập thông tin bằng intranet,internet…Đồng thời trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũng gắn với các luật định của nhà nước Việt Nam chính vì vậy trình độ về pháp luật của Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng và truy cập thông tin pháp luật thường xuyên sẽ là nguồn cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà lãnh đạo Một yêu cầu bức thiết nhất của các nhà đầu tư nước ngoài đối với Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là trình độ ngoại ngữ để có thể soạn thảo các văn bản bằng song ngữ Còn rất nhiều yêu cầu của các nhà đầu tư đối với các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Hành Chính Văn Phòng như khả
Trang 5năng giao tiếp, khả năng sắp xếp lao động khoa học, kế toán, khả năng tổ chức các hội nghị , hội thảo …
Nhưng chúng ta hãy nhìn lại chất lượng đào tạo cử Nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng ở trường ĐHKHXH & NV TP.HCM hiện nay như thế nào? Đã đáp ứng yêu cầu đặt ra của các nhà tuyển dụng hay chưa ? Khi mà đội ngủ Giảng viên của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng hiện nay đang thiếu và yếu, hệ thống giáo trình còn đang thiếu và còn mang tính chắp vá thì những yêu cầu trên hiên nay chúng ta chưa đáp ứng được Mặt khác chương trình đào tạo của Nhà Trường hiện nay đối với ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng còn rất yếu về khối kiến thức chuyên ngành Chương trình đào tạo của trường so với chương trình đào tạo của khoa Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng trường
ĐH KHXH & NV HN còn khác xa Đồng thời số học trình cho các môn chuyên ngành còn quá ít Điều dó dẫn tới chuyên môn, nghiệp vụ của cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng còn yếu và chưa đáp ừng được những yêu cầu của các nhà đầu tư nước ngoài Đó làchưa kể đến việc chương trình đào tạo của trường chúng ta hiện nay còn thiếu một số môn nghiệp vụ bổ trợ như: Luật kinh tế ,luật thương mại ,luật lao động ,kế toán , các môn thuộckhối kiến thức toán tự nhiên …
Từ thực tiễn của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng là một bộ môn mới được thành lập từ năm 2000 đến nay Đồng thời điều kiện của trường hiện nay còn thiếu đội ngủ Giảng viên phải hợp đồng hỗ trợ với các cơ quan tổ chức hữu quan ngoài trường Mặt khác Bộ môn hiện nay vẫn chưa có hệ thống giáo trình hoàn thiện cho nên những khó khăn đang gặp phải lúc này là tất yếu và mang tính khách quan
Nhưng yêu cầu của xã hội thời kỳ mở cửa và hội nhập không cho phép chúng ta đào tạo ra đội ngủ cán bộ Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động hiện nay Những chính sách cải cách hành chính của nhà nước Việt Nam, việc gia nhập WTO, việc xây dụng, tổ chức các văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước buộc cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chỉ có hai lựa chọn hoặc là dáp ứng tốt mọi yêu cầu hoặc là chấp nhận đào thải Chính vì vậy mỗi một sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chúng ta hiện nay phải nhận thức rõ điều này Đồng thời không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình bằng việc tự học và nghiên cứu sâu về các môn học chuyên ngành của mình Mặt khác phải tự mình bổ sung các khối kiến thức còn thiếu cho chính mình để đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường lao động hiện nay
Tuy nhiên trước mắt nhà trường mà đặc biệt khoa Lịch Sử cần cải tiến chương trìnhđào tạo của ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng để dần dần nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường lao động hiện nay Đặc biệt cần đào tạo chuyên sâu khối kiến thức chuyên ngành cho sinh viên bằng việc nâng số học trình cho các môn chuyên ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng Đồng thời cũng cần bổ sung đội ngủ Giảng viên, giáo trình và các môn học chuyên ngành bổ trợ khác nhằm ngày càng nâng cao và hoàn thiện chất lượng đào tạo của trường Ngoài ra Khoa và Nhà Trường nên tổ chức cho sinh viên thực tập, thực tế tại các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài và trong nước Trên đây là những suy nghĩ và mong muốn thiết tha của hầu hết sinh viên Bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng, khoa Lịch Sử ,trường ĐHKHXH & NV TP.HCM, những người đã và đang theo học và chuẩn bị bước vào cuộc chiến sinh tử với thị trường
Trang 6lao động thời kỳ mở cửa, hội nhập đầy cạnh tranh khốc liệt Kính mong Ban giám hiệu trường và Ban chủ nhiệm khoa xem xét, tạo điều kiện, giúp đỡ cho chúng em được toại
Câu 3:
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn mối cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với
cơ quan tổ chức
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần và quản trị cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết
từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạchhai nôị dung này là điều không cần thiết
chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan
tổ chức vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn về cơ bản chúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan
-thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ
Trang 7sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các
cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó.-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung
-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng
-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật,
phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công táccủa cơ quan
-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục
vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học
và văn minh
-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề tình trạng nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức
đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ pháthuy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn
ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan
tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các
Trang 8nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác vănphòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay.chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn
đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức laođộng văn phòng
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc.-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động thực tế cho thấy
ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan
sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn
Câu 5
văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan
tổ chức.xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm từ đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại
văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp
lý và hiệu quả
Trang 9văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
-tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ
-lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học
-tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới
-xây dựng định mức cụ thể và hợp lý
-linh hoạt và hiệu quả
hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh
tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân với mục tiêu đó văn phòng hiện đại
có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí
về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất
-chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian
-khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơquan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính
-giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có năng suất và chất lượng đúng đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ
-đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng,
Trang 10hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với công tác văn phòng.nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng.
-đổi mới nghiệp vụ văn thư
-đổi mới nghiệp vụ lưu trữ
-xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng
-xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc
-đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chinhs
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn
cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý
-tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức
-góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết
-kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.-đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước …
Câu 7
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiệnxảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước
-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước nó là những thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước
Trang 11-xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản
lý nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn
thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước để xử lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học việc phân loại thông tin có thể dựa trên các tiêu chí
1 phân loại theo kênh tiếp nhận
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấpdưới gửi lên cấp trên
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tínhquy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ
-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý
+thông tin trực tiếp
Trang 12+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị
-theo yêu cầu:
+thông tin chỉ đạo
+thông tin báo cáo
+thông tin lưu trữ
-theo chức năng
+thông tin pháp lý
+thông tin thực hiện
+thông tin dự báo
-theo vị trí:
+thông tin gốc
+thông tin phát sinh
+thông tin kết quả
+thông tin tra cứu
Câu 8
có nhiều người không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chương trình kế hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chương trình kế hoạch không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kế hoạch khoa học.chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó chương trình kế hoạch công tác là phương án tổchức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
chương trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian nhất định
trong một môi trường đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng đối với hoạtđộng quản lý nhà nước chương trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.thứ nhất, chương trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc
thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan
tổ chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức
Trang 13trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công tác.
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu chung chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân đối giữa chương trình kế hoạch năm, quý, tháng
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kế hoạch công tác)
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chương trình kế hoạch công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chương trình kế hoạch
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
Câu 9
hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu củamột tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị
trong hoạt động quản lý nhà nước các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan trọng về mục đích các cuộc họp, mục đích thường không phải lúc nào cũng giống nhau do vậy, muốn
có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải được xác định mục đích thật rõ ràng
trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hộihọp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý nhà nước
-tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao
-phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị
-khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp từng ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn,
Trang 14uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
-nếu tổ chức tốt trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể
-bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý
hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn đểcuộc họp họp, hội nghị được tổ chức điều hành có khoa học hay không? đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là cần thiết không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của người lãnh đạo, quản lý
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu đáo
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa trọng tâm đã để ra
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của người điều khiển có một vai trò quan trọng
Câu 10
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ tiếp khách có thể được quan niệm là "phương tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổigiữa một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa cóquan hệ, liên hệ trước đó"
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ được quy định chặt chẽ trong tổ chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân tổ chức trong và ngoài nước
cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hiện công tác tiếp công dân tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm
tư nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản
lý nhà nước
Trang 15-bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trường bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị
-giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài
-bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động
-con đường biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu các kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân
-góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với nhà nước, chính quyền
-khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý…
(có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và tiếp công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản)
tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước chính vì vấn đề xuất phát là đại diện nhà nước, cơ quan nhà nước hoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu câù riêng có
# yêu cầu chung:
-chủ động tiếp khách, tiếp công dân
-bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân
-bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân
-người được giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống, nghi thức nhà nước)
-đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp
* yêu cầu riêng:
1.yêu cầu với tiếp khách:
-bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách
-bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị
-phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng như người tiếp khách
-tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch
2.yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-những người tiếp công dân là những người có thẩm quyền tiếp công dân;
-tôn trọng công dân;
-phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân mang tính hình thức
-người tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tưởng ở dân
đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính văn phòng tiếp khách, tiếp công dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách nhiệm phải quan tâm các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bảnnhất, quan trọng nhất
trước hết là kỹ năng phân loại đối tượng cần tiếp kỹ năng này là cơ sở để bố trí những người thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả
thứ hai là kỹ năng gia tiếp đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xãhội kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng
"phụ hoạ", kỹ năng định hướng giao tiếp…