Câu 1: Lập hội nghị khách hàng Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta? Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hay nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì? câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính. câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính? câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin? câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 1 Câu 1: Lập hội nghị khách hàng Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta? Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì? câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính. câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính? câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin? câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì? câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì? câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng? câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan? công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì? câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề gì? câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì? câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?. câu 15: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến". đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì? câu 16: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì? câu 17: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn mật. thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì. câu 18: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì? câu 19: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: câu 20: hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001". câu 21: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước? 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 2 câu 22: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng đó? những thiếu sót trong thực tế? câu 23: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào? câu 24: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì sao? câu 25: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải. ĐÁP ÁN Câu 1: 1/Chọn thời gian hoạt động: Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù hợp. 2/Chuẩn bị trước khi hoạt động: -phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người. -Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. -Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. 3/Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ. -Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách. -Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… -tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường. 4/Gửi giấy mời Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau: -Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự; -Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời -Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia; -Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng. 5/Chọn hội trường Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng. 6/Bố trí hội trường -Bố trí cửa ra vào -Treo khẩu hiệu chào mừng -Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại… -Trưng bày sản phẩm -Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan -Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan. -Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp. 7/Các công việc chuẩn bị khác: 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 3 -Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng. -Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng. -Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào. -Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự. -Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy. 8/Trình tự của hội nghị khách hàng -Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình. -Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi. -Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp. -Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu. -Triển lãm văn hoá doanh nghiệp. -Đọc diễn văn đón chào -Hỏi đáp có thưởng -Rút thưởng -Kết thúc, đọc lời cảm ơn 9/Các điểm chủ yếu trong thao tác: -Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo. -Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút. -Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời. -Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất. Phần thưởng được bố trí như sau: Phần thưởng giải nhất: 1 xuất Phần thưởng giải nhì: 3 xuất Phần thưởng giải ba: 5 xuất Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty. 10/Hoạt động sau liên hoan khách hàng Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia. 11/Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt động nào? Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân. Câu 2: Tháng 11 năm 2007Việt Nam đã chính thức trở thanh thành viên của tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO. Đã hình thành một làn sóng đầu tư mới của các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Xu thế đó đã tạo nên môi trường cạnh tranh quyết liệt giữa các 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 4 doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đồng thời cũng xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản phẩm .Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ đây đã phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin”. Điều này đã bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứng dụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp. Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn. Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoài rất quan tâm và chú trọng xây dựng . Kỷ nguyên công nghệ thông tin đã tạo ra các thiết bị văn phòng hiện đại trợ giúp cho việc xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại. Đây là nhân tố quyết định chất lượng của việc quản lý sản xuất và của cả quá trình sản xuất. Một văn phòng hiện đại của các doanh nghiệp đã và đang xây dựng không thể thiếu nhân tố con người, nhất là người thu thập, quản lý, xử lý và lưu trữ thông tin.Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là một trong những nhân sự quan trọng của mô hình văn phòng hiện đại hiện nay. Với tư cách là người thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin và lưu trữ thông tin Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng trở thành nồng cốt của các văn phòng hiện đại như thế. Bằng kỹ năng, chuyên môn , nghiệp vụ của mình các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là người trực tiếp xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại cho các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài . Đồng thời cũng là người trực tiếp ứng dụng các máy móc hiện đại vào việc thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo và lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp. Việc xây dựng văn phòng hiện đại và làm chủ thông tin đã quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như năng xuất, hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. Chính vì thế cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng sẽ là sự lựa chọn nhân sự đúng đắn của các nhà đầu tư nước ngoài cho văn phong hiện đại của mình hiện nay. Tuy nhiên để đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển dụng sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng phải có một trình độ chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp tốt đồng thời phải có sự am hiểu sâu sắc về luật lao động ,luật kinh tế ,luật thương mại ,nghiệp vụ kế toán và có trình độ ngoại ngữ –tin học cao … Việc xây dựng ,tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại yêu cầu các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng phải nắm bắt được kỹ năng sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại đó như :sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photo copy, biết truy cập thông tin bằng intranet,internet…Đồng thời trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũng gắn với các luật định của nhà nước Việt Nam chính vì vậy trình độ về pháp luật của Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng và truy cập thông tin pháp luật thường xuyên sẽ là nguồn cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà lãnh đạo. Một yêu cầu bức thiết nhất của các nhà đầu tư nước ngoài đối với Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là trình độ ngoại ngữ để có thể soạn thảo các văn bản bằng song ngữ. Còn rất nhiều yêu cầu của các nhà đầu tư đối với các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Hành Chính Văn Phòng như khả 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 5 năng giao tiếp, khả năng sắp xếp lao động khoa học, kế toán, khả năng tổ chức các hội nghị , hội thảo … Nhưng chúng ta hãy nhìn lại chất lượng đào tạo cử Nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng ở trường ĐHKHXH & NV TP.HCM hiện nay như thế nào? Đã đáp ứng yêu cầu đặt ra của các nhà tuyển dụng hay chưa ? Khi mà đội ngủ Giảng viên của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng hiện nay đang thiếu và yếu, hệ thống giáo trình còn đang thiếu và còn mang tính chắp vá thì những yêu cầu trên hiên nay chúng ta chưa đáp ứng được. Mặt khác chương trình đào tạo của Nhà Trường hiện nay đối với ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng còn rất yếu về khối kiến thức chuyên ngành. Chương trình đào tạo của trường so với chương trình đào tạo của khoa Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng trường ĐH KHXH & NV HN còn khác xa . Đồng thời số học trình cho các môn chuyên ngành còn quá ít. Điều dó dẫn tới chuyên môn, nghiệp vụ của cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng còn yếu và chưa đáp ừng được những yêu cầu của các nhà đầu tư nước ngoài. Đó là chưa kể đến việc chương trình đào tạo của trường chúng ta hiện nay còn thiếu một số môn nghiệp vụ bổ trợ như: Luật kinh tế ,luật thương mại ,luật lao động ,kế toán , các môn thuộc khối kiến thức toán tự nhiên … Từ thực tiễn của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng là một bộ môn mới được thành lập từ năm 2000 đến nay. Đồng thời điều kiện của trường hiện nay còn thiếu đội ngủ Giảng viên phải hợp đồng hỗ trợ với các cơ quan tổ chức hữu quan ngoài trường. Mặt khác Bộ môn hiện nay vẫn chưa có hệ thống giáo trình hoàn thiện cho nên những khó khăn đang gặp phải lúc này là tất yếu và mang tính khách quan . Nhưng yêu cầu của xã hội thời kỳ mở cửa và hội nhập không cho phép chúng ta đào tạo ra đội ngủ cán bộ Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Những chính sách cải cách hành chính của nhà nước Việt Nam, việc gia nhập WTO, việc xây dụng, tổ chức các văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước buộc cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chỉ có hai lựa chọn hoặc là dáp ứng tốt mọi yêu cầu hoặc là chấp nhận đào thải. Chính vì vậy mỗi một sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chúng ta hiện nay phải nhận thức rõ điều này. Đồng thời không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình bằng việc tự học và nghiên cứu sâu về các môn học chuyên ngành của mình. Mặt khác phải tự mình bổ sung các khối kiến thức còn thiếu cho chính mình để đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Tuy nhiên trước mắt nhà trường mà đặc biệt khoa Lịch Sử cần cải tiến chương trình đào tạo của ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng để dần dần nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Đặc biệt cần đào tạo chuyên sâu khối kiến thức chuyên ngành cho sinh viên bằng việc nâng số học trình cho các môn chuyên ngành Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng . Đồng thời cũng cần bổ sung đội ngủ Giảng viên, giáo trình và các môn học chuyên ngành bổ trợ khác nhằm ngày càng nâng cao và hoàn thiện chất lượng đào tạo của trường. Ngoài ra Khoa và Nhà Trường nên tổ chức cho sinh viên thực tập, thực tế tại các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài và trong nước. Trên đây là những suy nghĩ và mong muốn thiết tha của hầu hết sinh viên Bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng, khoa Lịch Sử ,trường ĐHKHXH & NV TP.HCM, những người đã và đang theo học và chuẩn bị bước vào cuộc chiến sinh tử với thị trường 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 6 lao động thời kỳ mở cửa, hội nhập đầy cạnh tranh khốc liệt. Kính mong Ban giám hiệu trường và Ban chủ nhiệm khoa xem xét, tạo điều kiện, giúp đỡ cho chúng em được toại Câu 3: Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính. văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú. văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc … văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức. trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần. chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết. từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết. chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu. -xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. -thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 7 sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. -thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó. -tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. -lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng. -mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. -tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. -thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức. Câu 4: tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao. một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu. ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 8 nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất. người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay. chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo. công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng. -thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức. -nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức. -thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung. -xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ. -đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc. -làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động. thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn. Câu 5 văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức.xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm. từ đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại. văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả. 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 9 văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản: -tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ. -lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học. -tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới. -xây dựng định mức cụ thể và hợp lý. -linh hoạt và hiệu quả. hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại. mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản. -một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất. -chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian. -khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính. -giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có năng suất và chất lượng đúng đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ. -đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay. Câu 6: khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ. sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công cụ. khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ thường được dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng như trong một số lĩnh vực khác). đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày. do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của lĩnh vực này. việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng, 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 10 hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với công tác văn phòng. nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng. -đổi mới nghiệp vụ văn thư -đổi mới nghiệp vụ lưu trữ -xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng. -xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc. -đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chinhs. -bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý. -tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức. -góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết. -kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức. -đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước … Câu 7 thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng. dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý. thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước: -bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước. -thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước. nó là những thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước. [...]... công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc: 1-xây dựng và ban hành các văn bản: -soạn thảo văn bản -duyệt văn bản 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 19 -đánh máy, nhân bản -ký, ban hành văn bản 2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan: -tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến -tổ chức chuyển giao văn bản đi -tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội... dạng, không đồng nhất các văn bản khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn bản 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 25 *nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của công việc trong thực tế các văn bản... giá trị phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật -vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 24 vào sổ bì ngoài bì văn bản bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn. .. +thông tin liên lạc đan chéo… -theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý +thông tin trực tiếp 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 12 +thông tin phản hồi -theo nội dung logic của thông tin: +thông tin về các chủ thể quản lý +thông tin về đối tượng quản lý +thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng -theo hình thức thể hiện thông... khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn -áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 26 -lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ -công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách... trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết -khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng -khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 22 mật theo các quy định của nhà nước phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến"... +ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm +ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy ngày 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 23 tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản... đề tổ chức có sự khác biệt ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ chức -chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu đặt ra 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 18 -tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định thành các vị trí để điều hành theo một.. .25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 11 -xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản lý nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước để xử lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin... quyền, không đóng dấu khống; -đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu 25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án 21 -việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt -người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định -việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không . quan? công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì? câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, . độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan. lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần