Hướng dẫn điền bản mô tả công việc n5

1. Thiết kế biểu mẫu cho bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày hiệu lực: Cập nhật bởi: Ngày cập nhật: Số trang: THÔNG TIN CHUNG Chức danh công việc Mã chức danh: Tên phòng / ban Cấp trực tiếp quản lý Chức danh dưới quyền trực tiếp Loại hợp đồng MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ Chức năng Nhiệm vụ Tần suất Kết quả đầu ra 1. 2. 1 3. Ghi chú: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn Trách nhiệm QUAN HỆ CÔNG VIỆC Tên đơn vị, chức danh phối hợp Mục đích Quan hệ làm việc bên trong công ty Quan hệ làm việc bên ngoài công ty ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC 2 TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Trình độ học vấn tối thiểu Kinh nghiệm tối thiểu Chuyên môn Yêu cầu ngoại ngữ Kiến thức Kỹ năng cần thiết Kỹ năng chuyên môn Kỹ năng quản lý Kỹ năng bổ trợ Thái độ và tố chất ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPIs) Chỉ số tài chính Chỉ số hoạt động Chỉ số về khách hàng Chỉ số nhân sự 3 2. Hướng dẫn điền thông tin vào biểu mẫu bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày hiệu lực: Ghi đầy đủ ngày,tháng,năm mà bản mô tả công việc bắt đầu có giá trị và được cho phép áp dụng. Cập nhật bởi: Ghi đầy đủ tên và chức vụ của người cập nhật. Ngày cập nhật: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm. Số trang: Độ dài của bản mô tả công việc tính theo trang. THÔNG TIN CHUNG Chức danh công việc Ghi rõ chức vụ lãnh đạo, hoặc chức danh công việc chính được phân công đảm nhiệm, kể cả chức vụ kiêm nhiệm. Mã chức danh: Ghi rõ mã chức danh theo quy định Tên phòng / ban Ghi rõ tên phòng/ban bao hàm chức danh công việc đang mô tả. Cấp trực tiếp quản lý Ghi rõ chức danh công việc của người quản lý trực tiếp ( quản lý người đảm nhiệm chức danh mô tả mà không thông qua bất kì một cá nhân nào khác). Chức danh dưới quyền trực tiếp ghi rõ chức danh công việc mà người đảm nhiệm chức danh mô tả đang quản lý trực tiếp. Loại hợp đồng Ghi rõ loại hợp đồng được kí kết khi đảm nhận chức danh được mô tả. Theo quy định tại Điều 27 của Bộ Luật Lao Động Hợp đồng Lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây : a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định 4 thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng. b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn. Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoản thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC Viết ngắn gọn 2 hoặc 3 dòng về mục đích công việc, trả lời các câu hỏi “ vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty? Trong phạm vi giới hạn nào?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “ bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ Chức năng Nhiệm vụ Tần suất Kết quả đầu ra Ghi rõ các chức năng phải đảm nhiệm cho công việc (Ví dụ chức năng tham mưu, giám sát, …) Ghi rõ các nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành đối với mỗi loại chức năng đảm nhiệm. Ghi rõ tần suất thực hiện mỗi nhiệm vụ (ngày, tuần, tháng, quý hay theo yêu cầu) Ghi rõ tần suất thực hiện mỗi nhiệm vụ (ngày, tuần, tháng, quý hay theo yêu cầu) Ghi chú: Các chức năng ghi theo mức độ quan trọng giảm dần 5 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn Trách nhiệm Thẩm quyền của anh (chị) đối với việc phê duyệt các chứng từ ? Quyền xử lý và chịu trách nhiệm của anh (chị) khi công việc xảy ra sự cố ? Yêu cầu của anh (chị) khi gặp công việc ngoài khả năng của mình ? • Trách nhiệm của anh (chị) khi kiểm tra về chứng từ ? ( độ hợp pháp, hợp lệ và chính xác) • Trách nhiệm của anh (chị) trước các bí mật kinh doanh của công ty ? và sự chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty khi thông tin bị rò rỉ? • Anh (chị) phải hoàn thành mức chỉ tiêu doanh số tối thiểu là bao nhiêu? • Trách nhiệm bảo vệ và phát triển thương hiệu công ty ? • Anh (chị) phải tuân thủ quy trình làm việc như thế nào? • Anh (chị) khắc phục sự cố công việc như thế nào? QUAN HỆ CÔNG VIỆC Tên đơn vị, chức danh phối hợp Mục đích 6 Quan hệ làm việc bên trong công ty Ghi chức danh có quan hệ phái báo cáo công việc Nêu rõ vai trò, nội dung của mối quan hệ Ghi tên các đơn vị,chức danh có quan hệ quản lý Nêu rõ vai trò, nội dung của mối quan hệ Ghi tên các đơn vị, chức danh có quan hệ phối hợp Nêu rõ vai trò, nội dung của mối quan hệ Quan hệ làm việc bên ngoài công ty Công việc cần phải phối hợp với các cá nhân, tổ chức nào ngoài công ty Nêu rõ vai trò, nội dung của mối quan hệ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tấn suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp, các công cụ thực hiện công việc, bảo hộ lao động, thời gian làm việc, môi trường làm việc. TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Trình độ học vấn tối thiểu Ghi rõ trình độ học vấn tối thiểu ứng với vị trí công việc Kinh nghiệm tối thiểu Ghi rõ số năm/ tháng kinh nghiệm tối thiểu cần thiết cho ứng với vị trí công việc Ví dụ: 1 năm kinh nghiệm tại vị trí công việc hoặc vị trí công việc tương đương. Chuyên môn Ghi rõ những chuyên môn nhất định phải có Yêu cầu ngoại ngữ Ghi rõ yêu cầu về ngoại ngữ. Nếu là Tiếng Anh thì Toeic/Ielt/Tofel chứng chỉ. Đối với ngôn ngữ khác: Ngôn ngữ - bằng cấp, chứng chỉ Ví dụ: Toeic 650, Nga_D,… 7 Kiến thức Ghi rõ những kiến thức cần thiết Kỹ năng cần thiết Liệt kê những kỹ năng cần thiết và mức độ tối thiểu ứng với kỹ năng đó Ví dụ: kỹ năg giao tiếp tốt Kỹ năng quản lý Khả năng quản lý yêu cầu ở mức độ nào: không cần/ trung bình/ khá/ tốt? Kỹ năng bổ trợ Liệt kê những kỹ năng bổ trợ liên quan đến vị trí công việc và mức độ tương ứng Ví dụ: tin học văn phòng tốt Thái độ và tố chất Liệt kê những thái độ, tố chất quan trọng cần phải có Ví dụ: trung thực, nhiệt tình,… ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPIs) Chỉ số tài chính Dựa vào KPIs để tra  điền vào Chỉ số hoạt động Dựa vào KPIs để tra  điền vào Chỉ số về khách hàng Dựa vào KPIs để tra  điền vào Chỉ số nhân sự Dựa vào KPIs để tra  điền vào 8 . sự 3 2. Hướng dẫn điền thông tin vào biểu mẫu bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày hiệu lực: Ghi đầy đủ ngày,tháng,năm mà bản mô tả công việc bắt đầu có giá trị và được cho phép áp dụng. Cập. 1. Thiết kế biểu mẫu cho bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Ngày hiệu lực: Cập nhật bởi: Ngày cập nhật: Số trang: THÔNG TIN CHUNG Chức danh công việc Mã chức danh: Tên phòng / ban Cấp. năm. Số trang: Độ dài của bản mô tả công việc tính theo trang. THÔNG TIN CHUNG Chức danh công việc Ghi rõ chức vụ lãnh đạo, hoặc chức danh công việc chính được phân công đảm nhiệm, kể cả chức