ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

KHOA SAU ĐẠI HỌC

- -CHUYÊN ĐỀ: ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG

Đề tài:

ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI

TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TS Huỳnh Thanh Tú

Học viên: Nguyễn Phước Lân

Lớp: QTKD-K 16- Đêm 2

TP Hồ Chí Minh, Tháng 02 Năm 2008

Nhận xét và chấm điểm của giáo viên

Mục lục

Trang

Lời mở đầu 4

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

1.1.Các khái niệm 5

1.1.1 Khái niệm hệ thống 5

1.1.2.Khái niệm về quản trị 5

1.1.3 Khái niệm về môi trường của hệ thống 5

1.1.4 Khái niệm đầu vào và đầu ra của hệ thống 6

1.1.5 Khái niệm về cấu trúc của hệ thống 6

1.1.6 Khái niệm mục tiêu của hệ thống 7

1.2 Nội dung, chức năng tổ chức, quan điểm hệ thống và qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức 7

1.2.1 Nội dung tổ chức Error! Bookmark not defined 1.2.2 Chức năng tổ chức Error! Bookmark not defined. 1.2.3 Quan điểm hệ thống rút ra 8

1.2.4 Qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức và các phương pháp tiếp cận hệ thống .Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG VÀO VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM Error! Bookmark not defined 2.1 Giới thiệu về Trung Tâm Ngoại Ngữ ĐHQG-HCM Error! Bookmark not defined 2.2 Cơ cấu tổ chức nhân sự qua các thời kỳ Error! Bookmark not defined 2.3 Thuận lợi & Khó khăn trong hoạt động tổ chức nhân sự tại TTNN ĐHQG-HCM Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Mục tiêu Hoạt động tổ chức Nhân sự Error! Bookmark not defined 3.2 Giải pháp: Error! Bookmark not defined 3.3 Kiến nghị và kết luận Error! Bookmark not defined Tài liệu tham khảo……… 20

Lời mở đầu

Đổi mới tư duy quản lývà phong cách tổ chức nhân sự trong thời kỳ hộp nhập phải biết vận dụng những kiến thức khoa học một cách sáng tạo và hợp lý Một trong những kiến thức khoa học cần thiết hiện nay chính là lý thuyết hệ thống, tư duy hệ thống và điều khiển học

Sau khi học xong môn lý thuyết hệ thống của thầy, và xuất phát từ những khúc mắc chưa có lời giải đáp trong họat động tổ chức nhân sự của TTNN ĐHQG- HCM.Em xin mạnh

dạn chọn đề tài “ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH

NGHIỆP VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM “

Bài viết chắc chắn khó tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết, kính mong nhận được

sự chỉ dẫn của thầy để bài viết này được hoàn thiện tốt hơn, để bài viết này cũng là tài liệu cho Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng nó trong quá trình hoạt động

Chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1.Các khái niệm

1.1.1 Khái niệm hệ thống

Hệ thống, theo quan điểm lý thuyết hệ thống, được hiểu là một tập hợp hay một tổng thể gồm các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự đảm bảo tính thống nhất và có khá năng thực hiện một số chức năng và mục tiêu nhất định

1.1.2.Khái niệm về quản trị

Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp

Từ khái niệm này giúp chúng ta nhận ra rằng , quản trị là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức và thúc đẩy các vấn đề chuyển động

Theo quan điểm quản trị kinh doanh : công tác quản trị trong doanh nghiệp là quá

trình lập kế hoạch , tổ chức phối hợp, điều chỉnh các hoạt động của các thành viên, các bộ phận và các chức năng trong doanh nghiệp nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức

Theo quan điểm hệ thống quản trị :Quản trị còn là việc thực hành các hoạt động

trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển

1.1.3 Khái niệm về môi trường của hệ thống

Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, môi trường là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài

hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó

Để xác định môi trường của hệ thống, các nhà quản trị thường dựa vào các câu trả lời của hai câu hỏi sau đây:

1.Yếu tố đó có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống hay không?

2 Hệ thống có quyền thay đổi đến các yếu tố đó hay không ?

Nếu yếu tố nào trả lời “ có” ở câu hỏi 1 và “không” ở câu hỏai 2, thì nó là yếu tố môi trường của hệ thống

1.1.4 Khái niệm đầu vào và đầu ra của hệ thống

Đầu vào của hệ thống là sự tác động của môi trường vào hệ thống của nó Ngược lại, đầu ra của hệ thống được coi là sự tác động của hệ thống đến môi trường của nó

Đầu vào và đầu ra của hệ thống trên thực tế có thể được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau và có biểu diễn mối quan hệ đầu vào và đầu ra với hệ thống như sau:

1.1.5 Khái niệm về cấu trúc của hệ thống

Cấu trúc là sự sắp xếp các phần tử bên trong của một hệ thống Thực tế cho thấy, mỗi cách sắp xếp khác nhau có thể dẫn đến kết quả hoạt động của hệ thống không giống nhau

Muốn hệ thống hoạt động với kết quả tối đa, cần lựa chọn cách sắp xếp tối ưu

Trên thực tế hiện nay, có nhiều cách sắp xếp cấu trúc của hệ thống Xin gới thiệu một

số mô hình phổ biến hiện nay:

1.Mô hình “Ghép nối tiếp”

2.Mô hình “ Ghép song song”

V1

3.Mô hình “ Ghép có mối liên hệ ngược”

- Mô hình ghép có mối liên hệ ngược “gián tiếp”

Môi trường

Hệ thống

Phần tử 1 Phần tử 2 Phần tử 3

Phần tử 1

Phần tử 2

Phần tử 3 R

3

R 2

V 3 V

2

R 1

- Mô hình ghép có mối liên hệ ngược “trực tiếp”

1.1.6 Khái niệm mục tiêu của hệ thống

Mục tiêu là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có của hệ thống tại một thời điểm hoặc sau một khoảng thời gian nhất định

Mục tiêu là hướng để hệ thống phát triển theo quỹ đạo đã đề ra

Quỹ đạo là con đường để hệ thống chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác, theo hướng tiến đến mục tiêu Có những trạng thái không mong đợi nhưng lại xảy ra Do đó, muốn tránh điều này đòi hỏi người điều khiển hệ thống phải có trình độ hiểu biết nhất định

về các quy luật phát triển của hệ thống và phải có tầm nhìn xa, trông rộng

1.2 Nội dung, chức năng tổ chức và quan điểm hệ thống

- Xác định những nhiệm vụ phải làm và phân công người thục hiện nhiệm vụ đó

- Xây dựng những bộ phận cần thiết và qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi

bộ phận

- Thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và giữa các thành viên trong tổ chức

1.2.2 Chức năng tổ chức

- Với sự phát triển và trình độ ngày càng cao của các tổ chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng, đòi hỏi việc thực hiện chứa năng tổ chức đối với các nhà quản trị ngày càng phức tạp và khó khăn

- Tổ chức thường được coi là quá trình xác định những công việc cần làm, phân công cho các bộ phận và các cá nhân đảm nhận các công việc đó, thiết lập và tạo ra những mối quan hệ cần thiết trong nội bộ và bên ngoài nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra với hiệu quả tối ưu

Phần tử 3

V

1

R 1

V 2

R 2

R 3

V 3

E

1.2.3 Quan điểm hệ thống

Với cách hiểu trên và từ quan điểm hệ thống có thể rút ra một số nhận xét sau đây: a) Nội dung cơ bản của công tác tổ chức đối với các nhả quản trị bao gồm:

- Xác lập được cơ cấu tổ chức hợp lý trên cơ sở xuất phát từ những mục tiêu đã hoạch

định

Cơ cấu tổ chức quản lý là một tổng thể gốm những khâu (bộ phận) quản lý với chức năng, quyền hạn nhất định, được phân bổ ở các cấp quản lý khác nhau, có mối quan hệ qua lại với nhau, có khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra

Vì vậy, để có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý, các nhà quản trị trong quá trình thiết kế cần phải:

1 Tính đến các yếu tố như:

- Nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

- Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

- Lĩnh vực và qui mô hoạt động của doanh nghiệp

- Năng lực vá trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý

- V.v…

2 Trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức cần trả lời được những câu hỏi sau:

- Tầm hạn quản lý và số lượng các cấp trong cơ cấu thường được xác định trên cơ

sở nào?

- Việc phân chia các bộ phận (hoặc các khâu quản lý) trong cơ cấu tổ chức được thực hiện theo nguyên tắc nào? Và ưu, nhược điểm của cách phân chia đó là gì?

- Cơ cấu tổ chức được thiết kế có giúp dược những bộ phận và những người dưới quyền phát huy tối đa sức lực và trí tuệ của ho hay không?

- Khả năng thích nghi của cơ cấu tổ chức ở mức nào?

Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp các nhà quản trị định hướng đúng trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý

1.2.4 Qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức và các phương pháp tiếp cận hệ

thống

Cần thực hiện qui trình thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý với các bước sau (xem sơ đồ số 15)

- Thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức.

Trên thực tế, để có thể hoàn thành được một trách nhiệm và một nhiệm vụ, đòi hỏi các khâu quản lý và các cá nhân thực hiện nhiệm vụ phải có những quyền hành nhất định

Vì vậy, việc thiết lập mối quan hệ quyền lực phù hợp trong cơ cấu tổ chức là một yếu

tố quan trọng nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện

Thiết lập mối quan hệ quyền lực này trên thực tế thường được thực hiện theo 2

xu hướng cơ bản Đó là:

Thứ nhất là: xu hướng phân quyền, tức là giao quyền quyết định cho các bộ phận hoặc các khâu cấp dưới Xu hướng này sẽ mang lại những lợi ích nhất định cho các nhà quản lý doanh nghiệp, như: tính phù hợp với thực tiễn của các quyết định dược nâng cao hơn, công việc thường được triển khai nhanh hơn, tạo được tính chủ động cho cấp dưới torng công việc

Thứ hai là: xu hướng tập trung quyền lực, tức là quyền lực được tập trung vào một số bộ phận hoặc một số cá nhân nhất định

Trên thực tế dù là xu hướng nào, khi thiết lập mối quan hệ quyền lực chi các bộ phận hoặc cá nhân đều cần pảhi sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

- Xác định biên chế của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức và trên cơ sở đó tuyển

dụng, bố trí và sử dụng người cho phù hợp với yêu cầu của các công việc.

SƠ ĐỒ SỐ 15:

QUI TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ

CƠ CẤ U

Khào sát và phân

tích hệ thống

quản lý hiện có

Xác định mục

tiêu và phương

hướng

Xác định các

phần từ, chức

năng cơ bản

Xác định số cấp,

số bộ phận từng

cấp

Xác định quyền

hạn, trách nhiệm

các cấp

Xác định mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận

Tóm lại, các nội dung cơ bản của công tác tổ chức có thể tóm tắt trong sơ đồ sau đây

SƠ ĐỒ SỐ 16: NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC DƯỚI QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG

b) Việc thực hiện định biên và bố trí cán bộ trên thực tế có nhiều cách làm, trong

đó việc sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống là một phương pháp quan trọng

Nội dung của phương pháp tiếp cận hệ thống nhằm xác định biên chế và lựa chọn cán bộ của một tổ chức được thể hiện trong sơ đồ 17 và sơ đồ 18

SƠ ĐỒ SỐ 17: NỘI DUNG CỦA PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG TRONG QUÁ TRÌNH ĐỊNH BIÊN CỦA MỘT TỔ CHỨC

Liên hệ ngược

Mục tiêu

doanh

nghiệp

2 Các

mục

tiêu

chính

sách

hỗ trợ

3 Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu

4 Nhóm các hoạt động theo nguồn lực và hoàn cảnh

5 Giao quyền hạn cho người đứng đầu mối nhóm

6 Ràng buộc các nhóm ngang dọc qua các mối liên hệ quyền hạn và thông tin

7 Biên chế

8 Chỉ đạo

9 Kiểm tra

Môi trường bên trong

Các chính sách nhân lực

Hệ thống khen thưởng

SƠ ĐỒ SỐ 18: SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG ĐỂ LỰA CHỌN CÁN BỘ

Môi trường bên ngoài

Các kế hoạch của doanh nghiệp

Các kế hoạch tổ chức

Số lượng

người

quản lý

cần thiết

phân tích nhu cầu về người quản lý

Nguồn

cán bộ

quản lý

Nguồn

từ bên ngoài

Nguồn

từ nội bộ

Tuyển

mộ, lựa chọn, sắp xếp,

đề bạt

Đào tạo và phát triển

Chỉ đạo và kiểm tra

Kế hoạch

về nhu

cầu cán

bộ

Môi trường bên ngoài

Yêu cầu

đối với

tường

cương vị

Đặc

điểm cá

nhân

Tuyển

mộ, lựa chọn, sắp xếp, đề bạt

Môi trường bên trong

Định hướng

Thực hiện công tác quản lý

Thực hiện công việc của doanh nghiệp

Phát triển khen thưởngĐánh giá và

Đề bạt, giáng chức, thay thế, cho về hưu

Qua sơ đồ số 17 và 18 có thể rút ra được các nhận xét sau:

Việc định biên có quan hệ với toàn bộ hệ thống quản lý, đặc biệt là các kế hoạch của doanh nghiệp Vì vậy, việc định biên cán bộ phải xuất phát, trước hết, từ những kế hoạch

Việc định biên có thể xem như một quá trình hệ thống hoá và quản lý các nguồn nhân lực của doanh nghiệp Nó không chỉ bao gồm các công việc tuyển lựa, lựa chọn, sắp xếp mà còn phải giải quyết vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong tương lai

Việc định biên và lựa chọn cán bộ trên thực tế có lien quan đến nhiều biến số khác nhau, như các công việc hiện nay, công việc sắp tới và các công việc triong tương lai (xem

sơ đồ 19)

SƠ ĐỒ SỐ 19: QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN VÀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ

Công việc hiên nay Công việc sắp tới Tương lai

Kết quả

thực

hiện

thực tế

Kết quả thực hiện dự tính

Năng lực hiện nay

Năng lực cần có

Nhu cầu bổ sung, xác định bởi ban quản trị cao cấp

Chênh lệch: nhu cầu

xác định bằng cách

kiểm tra việc thực hiện

Chênh lệch: nhu cầu xác định bằng cách kiểm tra năng lực

Nhu cầu đào tạo của từng người

Nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Đào tạo tại chỗ đào tạo trong và ngoài Phát triển tổ chức

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG

LÝ THUYẾT HỆ THỐNG VÀO VÀO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ TẠI TRUNG

TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA

TP.HCM

2.1 Giới thiệu về Trung Tâm Ngoại Ngữ ĐHQG-HCM

(TTNN- ĐHQG- HCM)

 Trung tâm Ngoại ngữ ĐHQG-HCM được thành lập theo quyết định số 283/QD/DHQG/TCCB ngày 20 tháng 9 năm 1997 về việc thành lập Trung Tâm Ngọai ngữ ĐHQG-HCM trực thuộc Đại học Quốc gia Tp HCM, là một trong những Trung Tâm Anh ngữ có uy tín trong lĩnh vực đào tạo Anh ngữ từ năm 1996

 ACL là Trung Tâm Ngôn Ngữ cung cấp các khóa đào tạo Anh ngữ và kỹ năng trong công việc lớn nhất tại Úc Từ 1995, ACL đã tổ chức các khóa huấn luyện Anh ngữ và

kỹ năng chất lượng cao cho các công ty và quan chức chính phủ Việt Nam Những khóa học này được giảng dạy ở Việt Nam và Úc ACL hiện nay đã trở thành tập đoàn

về giáo dục có các cơ sở tại hầu hết các nước Châu Á ACL là một trong những trung tâm test TOEIC do viện ETS Hoa Kỳ uỷ quyền

 AUSP là chương trình hợp tác Quốc tế ra đời từ tháng 2/1998 trực thuộc Trung Tâm Ngọai Ngữ ĐHQG-HCM AUSP được thành lập để tiếp nhận vai trò cung cấp các khóa huấn luyện kỹ năng và Anh ngữ chất lượng cao của ACL tại Việt Nam

 Từ khi mới thành lập, AUSP đã có một nền tảng vững chắc dựa trên sự hỗ trợ của ACL và thiết lập được uy tín lớn về chất lượng đào tạo tại TP HCM

Sự tín nhiệm

Nhờ vào quan hệ rộng rãi của VNU-HCMC và sự thành công của ACL tại Úc- đạt chứng nhận ISO 9001 về chất lượng đào tạo, đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho

TTNN- ĐHQG- HCM trong hoạt động đào tạo giáo dục tại Việt Nam Qua hơn 10 năm vận hành trung tâm đã khẳng định được vị trí hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng và Anh ngữ chất lượng cao tại Việt Nam

Cơ sở vật chất

TTNN- ĐHQG- HCM toạ lạc tại Quận 3, Tân Bình TPHCM với các ưu điểm sau:

 Lớp học dược trang bị hiện đại với máy điều hoà và các thiết bị hỗ trợ cho việc học tập của học viên

 Phòng họp tiện nghi hiện đại

 Có bãi đỗ xe miễn phí cho học viên

 Sử dụng thư viện có hơn 2000 đầu sách

 Tham gia Câu lạc bộ Tiếng Anh

 Truy cập Internet miễn phí