Đề tài : Tổng quan về thư viện Quốc gia Việt Nam
Lời nói đầu Khoa học ngày tiến bớc dài cha thấy đem lại biến đổi kỳ diệu lịch sử nhân loại Cùng với phát triển nh vx bÃo khoa học công nghệ nhu câu tinh thần ngời, số lợng sách báo loại hình tài liệu khác giơi hàng năm đợc tăng lên nhanh chóng, kéo theo bùng nổ thông tin kho tài liệu Đứng trớc tình hình thức tế vấn đề đặt cho phải xây dựng kho tằng tri thức vô giá nhân loại nh để phục vụ xà hội cách tích cựcvà hiệu Th viện đà đáp ứng đợc vấn đề này, kể ®Õn mét sè th viƯn lín trªn thÕ giíi nh Th viƯn Qc héi Mü, Th viƯn Qc gia Ph¸p… hoạt hoạt động có hiệu quản nh quan thông tin khoa học mà thay đợc Trong trào lu chung giới nghành thông tin th viện nớc ta ngày đợc mở rộng đại hoá th viện tiên phong th viƯn Qc gia ViƯt Nam(TVQGVN) TVQGVN lµ mét th viện đầu việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực hoạt động th vịên, đà xây dựng đợc nguồn lực thông tin đầy đủ dạng truyền thống lẫn dạng điện tử.Đặc biệt xây dựng vốn tài liệu dân tộc dân tộc nh : Sách báo tạp chí, luận án hoạt Bên cạnh việc thu thập đầy đủ tài liệu truyền thống, TVQGVN đợc nhà nớccho phép giao nhiệm vụ thu thập tài liệu nớc cần thiết để phục vụ bạn đọc.Ngoài th viện xây dựng tài liệu điện tử nh: CDrom Việc xây dựng tài liệu đợc tién hành điều kiện mà dòng thác xuất tren giới tăng lên mạnh mẽ, làm cho th viện giới có đủ khả tài chính, nhân lực kho tàng để bổ sung tài liệu cách đầy đủ Bởi nhiệm vụ công tác ;xây dựng tài liệu ngoại văn tài liệu điện tử điều cần thiết có ý nghĩa vô quan trọng Hơn 80 năm qua, TVQGVN đà có thành tích đáng kể việc xây dựng nguồn lực thông tin cho kho sách mình, phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học sản xuất, góp phần quan trọng vào công xây dựng xà hội nớc ta Phần I: Kết nghiên cứu khảo sát I Sơ lợc lịch sử hình thành phát triển cđa th viƯn Qc gia ViƯt Nam Th viƯn Qc gia Việt Nam th viện công cộng Nhà nớc lớn trực thuộc Bộ Van Hoá - Thông tin Có kho sách đầy đủ toàn hƯ thèng th viƯn c«ng céng ë ViƯt Nam Th viện Quốc gia th viện có lịch sử phát triển lâu năm nớc ta Tiền thân th viên Quốc gia Việt Nam la th viện Đông Dơng mà sau gọi Th viện Trung Ương đợc thành lập theo Nghị điịng ngày 29/11/1917 toàn quyền Pháp Sau thời gian chuẩn bị, th viện mở phục vụ bạn đọc vào ngày 1/9/1919 Lúc kho sách th viện có 5000 đợc tập hợp từ giáo đoàn Bắc Kỳ, báo chí thống chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủ yếu, báo chí tiếng Việt phần lớn công cụ Thức dân Pháp tay sai Năm 1935, Th viện đợc toàn quyền Pháp cho phép mang tên PiePákơ Ngày 20/10/1945 Chính Phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hoà Quyết điịnh đổi tên thành Quốc gia Th viện Năm 1953 Th viện sát lập vào Viện Đại học nên đổi tên thành Tổng th viện Năm 1954 ta tiếp quản Th viện từ tay thực dân pháp vốn tài liệu có khoảng 8-9vạn bản, trang thiết bị, điêù kiện hoạt động nghèo nàn, khó khăn số lợng bạn đọc hạnh chế Năm 1957 th viƯn chÝnh thøc mang tªn Th viƯn Qc gia Việt Nam theo định Thủ Tớng Chính Phủ Phạm Văn Đồng ký Năm 1962 phận lu trữ công văn tách thành Cục lu trữ thuộc Chính Phđ Cịng tõ ®ã Th viƯn Qc gia ®· trë thành quan ngang cục, vụ, viện trực thuộc Bộ Văn Hoá - Thông tin Là th viện lớn nhÊt cđa c¶ níc, Th viƯn Qc gia lËp quan hệ hợp tác trao đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm th viện, quan tổ chức nhiều nớc giới Bên cạnh việc trao đổi sách báo th vịên Quốc gia Việt Nam có quan hƯ mang tÝnh nghỊ nghiƯp víi nhiỊu th viƯn Qc gia c¸c níc kh¸c nh cư c¸n bé sang häc tËp, tham gia c¸c th viƯn cđa c¸c níc có trình độ tiên tiến(úc, Pháp hoạt) đồng thời Th viện tham gia hoạt động tổ chøc nghỊ nghiƯp qc tÕ nh: HiƯp héi th viƯn qc tÕ (IFLA), HiƯp héi Th viƯn Qc gia ®· mời số chuyên gia nớc vào hội thảo đào tạo cán th viện nớc Năm 1986 mốc lịch sử quan trọng đối vơí TVQGV, Cũng từ hoạt động hoạt động th viện có nhiều thay đổi đáng kể Có thể nói bớc phát triển hoàn toàn Lý có thay đổi đặc biệt TVQG VN đợc TVQG Ôtxtrâylia tặng máy vi tính tỉ chøc líp häc cho c¸n bé th viƯn sử dụng Nhờ có phơng tiện mà năm 1987 TVQG bắt đầu tiến hành xây dng sở liệu khác Song song với việc tạo lập sở liệu, Th viện Quốc gia chuuyển nhợng sở liệu sách việt, ngoại cho th viện tổng hợp tỉnh Trong suốt trình hình thành phát triển TVQGVN đà bớc hình thành hoàn thiện cấu tổ chức để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ yêu cầu cụ thfể giai đoạn lịch sử đất nớc Cho đến TVQG đà có công trình định cho phát triển kinh tế văn hoá khoa học đất nớc Những cống hiến đợc Đảng nhà nớc ta ghi nhận trao tặng huân huy chơng Lao động II Chức Nhiệm vụ- Quyền hạn Nhiệm vụ- Quyền hạn Đợc quan tâm Đảng, nhà nớc đồng chí lÃnh đạo nhằm mục đích củng cố, tăng cờng vai trò, trách nhiệm, quyền hạn Th viện Quốc Gia, ngày 9/10/1976 nghị định số 401- TT đờivà đợc Thủ tớng Chính phủ ký duyệt.Theo Nghị định này, TVQG th viện TWcuả nớc CHXHCNVN; đồng thời th viện trọng điểm hệ thống th viện trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin Nghị định đà quy định nhiệm vụ, chức quyền hạn cho Th viện Quốc gia nh sau: Xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và dân tộc)bằng cách thu nhận lu chiểu xuất phẩm nớc theo tinh thần sắc lƯnh sè 18-SL ngµy 31/1/1946 vỊ lu chiĨu Thu nhận luận án tiến sĩ phát minh sáng chế ngời Việt Nam, su tầm bỉ sung hoµn chØnh Ên phÈm níc ngoµi nãi vỊ ViƯt Nam, t¸c phÈm cđa ngêi VN c tró ë nớc ngoài, viết tay danh nhân VN(Việt Nam) Luân chuyển sách báo tài liệu VN nớc thông qua hệ thống th viện Bộ Văn hoá - Thông tin để phục vụ nhân dân địa phơng Biên soạn th mục thống kê, tổng th mục VN, th mục bậc hai th mục chuyên đề hoạt hoạt hoạt hoạttiến hành biên mục tập trung nhằm thèng nhÊt c¸c hƯ thèng c¸c th viƯn tríc hết hệ thống th viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin công tác biên mục sách xuât níc 4 Híng dÉn nghiƯp vơ cho c¸c hƯ thèng th viƯn, tríc hÕt lµ hƯ thèng th viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng cán th vịên, x©y dùng khoa häc th viƯn häc, th mơc häc VN Cùng th viện lớn phối hợp số hoạt động th viện nh biên soạn mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nớc ngoài, trao đổi cho mợn giữu th viện Trao đổi sách báo trao đổi th mục với nớc ngoài, tổ chức mợn sách báo với nớc nhằm phục vụ công tác nghiên cứu nớc giới thiệu văn hoá VN nớc Thực thông t khoa học văn hoá nghệ thuật Ngoài ra, TVQG th viện trung tâm nớc nên chức nhiệm vảitên theo điều 17 Pháp lệnh Th viện đợc UB Thờng vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 TVQGVN có số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc thù sau: Khai thác nguồn tài liệu nớc nớc để đáp ứng nhu cầu ngời đọc Thu nhận xuất phẩm lu chiểu nớc theo quy định , xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng xuất phẩm dân tộc ; biên soạn, xuất Th mục Qc gia vµ tỉng th mơc VN Tỉ chøc phơc vụ đối tợng bạn đọc theo quy chế th viện Hợp tác trao đổi tài liệu nớc nớc Nghiên cứu khoa học công nghểtong lÜnh vùc th«ng tin th viƯn Tỉ chøc båi dỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời làm công tác thông tin th viện hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ th viện theo phân công Bộ Văn hoá - Thông tin III Cơ cấu tổ chức Th viƯn Qc gia ViƯt Nam Theo sè liƯu míi nhÊt TVQGVN có tổng số 175 cán công chức làm việc th viện có khoảng 20% số cán trình độ đại học có 80% trình độ đai học hoạt Ngoài ban giám đốc TVQGVN có phận phòng ban chủ yếu sau: 1- Phòng hành tổng hợp 2- Phòng lu chiểu 3- Phòng bổ sung trao đổi quốc tế 4- Phòng phân loại biên mục 5- Phòng đọc 6- Phòng báo tạp chí 7- Phòng thông tin tra cứu 8- Phòng máy tính 9- Phòng nghiên cứu hớng dẫn nghiệp vụ 10- Phòng bảo quản tu sửa tài liệu 11- Phòng quan hệ quốc tế III.1 Phòng hành tổng hợp - - Cơ cấu tổ chức phòng có:Trởng phòng có trách nhiệm quản lý phụ trách phân công công việc cho phòng + Chức nhiệm vụ phòng là: Tham mu cho ban Giám đốc xây dựng máy tổ chức ; quản lý sử dụng công chức; thức chế độ, sách công chức ngời lao động theo quy định Tổng hợp tình hình hoạt động coả quan theo định kỳ Đề xuất biện pháp nhằm bảo đảm phối hợp gia phòng chức để thực chức kế hoạch công tác chung Bảo vệ đơn vị an toàn Đáp ứng nhu cầu tài chính, thiết bị vật t hoạt III.2 Phòng lu chiểu: Phòng bao gồm có 13 nhân viên, có trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc tổ chức công tác phòng, lÃnh đạo toàn hoạt động phân công công việc phòng đảm bảo tính t tởng, trị, khoa học công tác chuyển giao + Chức nhiệm vụ phòng Thu thập tàng trữ lâu dài di sản văn hoá dân tộc Là sở để đăng ký thống kê toàn xuất phẩm đất nớcvà biên soạn th mục Quốc gia Cung cấp kịp thời xuất phẩm lu chiểu chế tạo nguồn bổ sung Ên phÈm cho th viƯn + NhiƯm vơ cđa phòng lu chiểu: Thu nhận loại ấn phẩm sau xuất đợc ngáy nhập vào phòng lu chiểu Sau nhận đợc4 phòng lu chiểu nhập cho phòng đọc bản, phòng đọc phụ kho lu chiểu Trong kho lu chiểu quan trọng mà ấn phẩm phải có mà kho khác lấy theo chế độ bổ sung thực theo hình thức khác (mua bán trao đổi) Đồng thời xử lý tài liệu, biên soạn th mục Quốc gia máy vi tính theo form miêu tả MACR21 hoạt III.3 Phòng bổ sung trao đổi quốc tế Phòng bao gồm có 10 ngời có ngời trình độ đại học ngời tốt nghiệp đại học chức.Phòng bao gồm có máy tính để phục vụ công tác thông tin th viện Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc lÃnh đạo phân công công việc phòng trợ giúp phó phòng + Chức nhiệm vụ phòng là: - bổ sung trao đổi sách báo với nớc giới - Nghiên cứu nguồn t liệu tổ chức đánh giá nguồn bổ sung - Xây dựng tổ chức kế hoạch bổ sung trao đổi nhận tài liệu bao gồm: Sách tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catolog công nghiệp - Đăng ký t liệu nhận đợc - Xử lý kỹ thuật trớc nhập kho - Tổ chức quản lý kho dự trữ trao đổi - Làm thủ tục lọc tài liệu - Theo dõi kiểm tra tổ chức quản lý t liệu với th viện nớc - Bảo trì cập liệu III.4: Phòng phân loại biên mục Phòng gồm có 13 cán công nhân viên chức Hoạt động tổ chức phòng gồm có trởng phòng chịu trách nhiệm trứoc Giám đốc phân công công việc phó phòng + Chức nhiệm vụ phòng là: - xử lý khoa học sách việt sách ngoại văn nhập vào TVQG - Tạo lập cập nhật sở liệu chỉnh lý loại mục lục - Nghiên cứu biên soạn bảng phân loại theo nguyên tắc mô tả ấn định kỳ cho TVQG th viện công cộng khác - Tóm tắt định từ khoá, phân loại, nhập máy hoạt III.4: Phòng đọc Bao gồm có 32 nhân viên có trình độ đại học đào tạo theo chuyên nghành Trong có trởng phòng phó phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc đồng thời lÃnh đạo phòng đạo công tác tái phục nhiêm vụ ngời đọc , tổ chức việc hớng dẫn bạn đọc + Chức nhiệm vụ phòng là: Phục vụ tài liệu cho cán nghiên cứu khoa học thuộc tất lĩnh vực, sinh viên năm cuối ngời có trình độ đại học trở lên đến th viện đọc - Phục vụ bạn đọc chỗ - Tổ chức hình thức tuyên truyền sách báo - Nghiên cứu nhu cầu bạn đọc - Cấp thẻ th viện cho độc giả - Phòng làm công tác phục vụ tra cứu thông tin mạng, phục vụ tốt việc nối mạng th viện địa phơng III.6 Phòng báo, tạp chí Bao gồm 18 nhân viên có phËn xư lý tht gåm ngêi, thđ th ngời, lại số ngời khác làm công việc kho nh thu nhận sách, báo tạp chí về,sắp xếp lên giá soạn đóng tài liệu, vệ sinh kho tàng Phân nhân phòng đà tốt nghiệp đại học qua đào tạo chuyên môn Đợc tổ chức theo chế độ thủ trởng phó phòng Tổ chức đạo nghiệp vụ kho báo, tạp chí, lùa chän bỉ sung, xư lý kü tht b¸o chÝ cđa th viƯn Tỉ chøc viƯc tỉ chu8øc viƯc phơc vụ cho ngời đọc sử dụng vốn báo chí Đặt kế hoạch công tác tổ chức phòng + Chức nhiệm vụ phòng: Xử lý khai thác toàn bọ lợng báo tạp chí quan phục vụ yêu cầu tìm tạp chí bạn đọc Công tác xử lý, bảo quản tài liệu công tác phục vụ bạn đọc III.7 Phòng tra cứu: Phòng gồm 13 cán Cơ cấu tổ chức phòng gồm có trởng phòng cán công đoàn Trỏng phòng có trách nhiệm phân công công việc cho phòng + Chức nhiệm vụchính phòng là: Phục vụ đọc giả tra cứuvà tìm tin th mục, kiện cho bạn đọc Tổ chức dịch vụ thông tin tra cứu Đáp ứng nhu cầu thông tin ngời sử dụng th viện Từng bớc hoàn thiện máy tra cứu thông tin TVQGVN Biên soạn th mục chuyên ®Ị , chØ dÉn th mơc, phơc vơ th«ng tin th mục cho lÃnh đạo Bộ Văn hoá- Thông tin Văn hoá - Nghệ thuật Hớng dẫn ngời dùng tin Là chi nhánh th viện Liên hợp Quốc từ năm 1983:Tàng trữ, x rlý kỹ thuật phục vụ ban đọc tài liệu Liên hợp Quốc quan tổ chức LHQ III.8: Phòng máy tính : Phòng gồm có cán bộ, cÊu tỉ chøc cđa phßng gåm cã trëng phßng phó phòng Trởng phòng có trách nhiệm trớc Giám đốc tổ chức công việc phòng + Chức nhiệm vụ phòng: Thiết lập quản trị sở liệu th viện Quốc gia Quản lý, bảo trì mạng máy tính cục (LAN)và mạng diện rộng (WAN) Hiệu đính nâng cao chất lợng sở liệu Cung cấp dịch vụ mạng(WAN) (Th điện tử, truyên file tra cứu trực tuyến) Hiệu đính in th mục Quốc gia Đào tạo nghiệp vụ máy tính cho cán th vện III.9: Phòng nghiên cứu hớng dẫn nghiệp vụ Phòng có cán trởng phòng co trách nhiệm phân công công việc cho phòng với phó phòng phụ trách quản lý công việc chung phòng +Chức nhiệm vụ phòng xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa häc vỊ phßng tin th viƯn Tỉ chøc héi thảo khoa học hội thảo th viện Phối hợp với phòng khác để lập kế hoạch và biên soạn nghiệp vụ th viện Theo dõi hoạt động vµ híng dÉn nghiƯp vơ cho hƯ thèng th viƯn công cộng Biên soạn tập san th viện thông tin văn hoá-nghệ thuật Phục vụ bạn đọc phòng đọc tài liệu nghiệp vụ th liệu Đào tạo, bồi dỡng cán th viện nghành III.10: Phòng bảo quản tu sửa tài liệu Phòng có 15 cán Phòng đợc tổ chức theo chế độ trởng phòng phó phòng.Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc Giám đóc quản lý công việc cho phòng + Chức nhiệm vụ phòng: - Bảo quản tài liệu, chống mối mọt,tu sủa, phục chế sách báo tạp chí - Bảo quản, gìm giữ vốn tài liệu th viện quốc gia - Nghiên cứu áp dụng biện pháp phòng chống tác nhân huỷ hoại tài liệu - Vi phin hoá tài liệu quý III.11: Phòng quan hệ quốc tế: Phòng gồm có cán + Chức nhiệm vụ phòng là: - xây dng kế hoạch hợp tác dài hạn ngắn hạn với th viện nớc - Duy trì phát triển quan hệ TVQG với th viện nớc - Phối hợp hỗ trợ phòng chứcnăng thực việc bổ sung trao đổi tài liệu với nớc khu vực giới IV:Quy trình tổ chức công tác thông tin th viện - Mét nh÷ng nhiƯm vơ chÝnh cđa th viƯn Quốc gia thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu,nghiên cứu luận án phục vụ bạn đọc nớc Do đó,nhiệm vụ TVQGVN mang tính đa nghành, đơn vị thông tin mang tính quốc gia, đáp ứng nhu cầu thông tin th viện cho bạn đọc.Với tính chất quy mô lớn TVQGVN đà tổ chức công tác thông tin th viện theo quy trình công nghệ nh sau: Tạo lập nguồn thông tin bao gồm thông tin: Thu thập, tạo lập bổ sung tài liệu Xử lý tài liệu thông tin Lu trữ bảo quản Tìm kiếm thông tin Phục vụ cung cấp thông tin cho ngời dùng tin IV.1: Tạo lập nguồn tin Đây giai đoạn quy trình hoạt đông thông tin th viện.Công việc tiến hành tốt xay dựng trì đợc kho thông tin phong phú, Tào tiền đề để thực giai đoạn Nhận thức rõ tầm quan trọng nay,ngay sau thành lập TVQGVN đà tạo lỗ lực việc xxây dựng kho tài liệu đa dạng phong phú với nhiều hình thức khác nhau.Sau tiếp quản th viện từ tay Thực dân Pháp(10/1954),TVQGVN đà bắt đầu bổ sung thêm số liệu đẩy mạnh công tác phục vụ bạn đọc.Những năm th viện, nguồn tài liệu 10 TVQG từ nớc xà hội chử nghĩa nh Liên Xô cũ chiếm tỷ lệ cao 100 đầu sách TQ.Trong năm gần th viện Quốc gia đà mở rông quan hệ với nhiều nớc tên giới để tao lập thêm nguồn tin tăng số lợng tài liệu kho th viện đồng thời xây dựng sách bổ sung tài liệu:Bổ sung tất tài liệu đợc xuất nớc xuát phẩm nớc nói VN Các nguồn bổ sung TVQGVN + Chế độ nộp lu chiểu TVQGVN:Đây nguồn bổ sung chủ yếu th viên từ trớc tới Chính nguồn đà đảm bảo cho th viện thực chức vốn ấn phẩm dân tộc.Công việcb đợc th viện tiến hành từ năm 1922 + Mua trao đổi sách quốc tế Công việc mua trao đổi sách Quốc tế Công việc mua trao đổi sách, báo với nớc phòng bổ sung trao đổi quốc tế đảm nhận.Công việc phòng tiến hành mua, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu tổ chức cá nhân nớc Mua tài liệu th viện quốc gia, mau tài liệu níc vµ ngoµi níc.ViƯc mua tµi liƯu thch vµo kinh phí đợc cấp để mua tài liệu tài liệu đợc mua trực tiếp ttại nhà xuất bản, công ty khác phát hành sách nớc đối việc mua tài liệu ngoại văn từ năm 1992.TVQGVN đợc nhà nớc cấp cho100000 USD để mua tài liệu ngoại văn , hàng năm th viện mau 40 tên báo tập chí nớc để bổ sung tài liệu cho kho sách th viện Th viện Quốc gia đà bổ sung sách Việt văn sau ngày giải phóng TVQG đà tiến hành trao đổi tài liệu với nhiều quốc gia tren giới.Năm 1961, TVQG đà tiến hành trao đổi sách báo 48 th viện 35 nớc.Những năm tiép theo số th viện trao đổi sách báo với nớc ta ngày tăng, 1956 ta trao ®ỉi víi 84 th viƯn cđa 48 nớc, năm 1966 số 100 th viện, năm 1967 đà có 144 th viện 67 nớc tren giới với trao đổi tài liệu với TV QG Năm 1980 TVQGVN đà trao đổi tài liệu tfhờng xuyên với 300 th viện, quan khoa học lớn 100 nớc tren giới Trong loại hình tài liệu Th viện Quốc gia đặc biệt ý tới bổ sung sách tra cứu loại tài liệu thông tin ẩn phẩm thức, tài liệu văn hoá nghệ thuật tài liệu nghiên cứu nói VN nớc giới 11 + Nguồn biếu tặng: Thông qua nguồn hàng năm th viên nhận đợc vài trăm ten tài liệu chủ yếu thông qua Đại sứ quán nớc Hà Nội.Qua nguồn hàng năm th viện nhập khoảng 3000 tên sách , 7000000 tên báo tạp chÝ níc ngoµi NÕu tríc tµi liƯu chđ u Xlavơ, ngày phần lớn loại sách thuộc ngôn ngữ hệ La Tinh TVQGVN đà xây dựng đợc kho sách nghiệp vụ th viện th mục gồm 3000 sách vài ngàn số khoảng 20 tờ báo, tạp chí nghiệp vụ ngòai nớc Ngoài raq th viện có vốn vi fim, vi phích lớn IV.2 Xử lý thông tin Xử lý tài liệu công việc quan sau bổ sung tài liệu quy trình hoạt động thông tin th viện.Xử lý tài liệu bao gồm hình thức xử lý :Xử lý hình thức vầ xử lý nội dung + Xử lý hình thức tài liệu đợc tiến hành phòng lu chiểu, phòng bổ sung.Xử lý hình thức ta xác định đợc loại hình tài liệu, xác định đợc ngôn ngữ, nhan đề tài liệu, tên tác giả + Xử lý nội dung tài liệu, đợc tiến hành phòng phân loại biên mục xử lý nội dung tài liệu tức tìm hiểu qua nội dung tài liệu qua công việc nh :định từ khoá, làm tóm tắt, hoạt + Biên soạn th mục công đoạn giúp cho việc làm phiếu mục lục đa vào hộp phiếu mục lục phục vụ cho trình tra tìm thủ công.Định từ khoá giúp cho việc tìm tin tự động hoá Các mức độ xử lý hình thøc vµ néi dung cđa tµi liƯu nh»m më réng diện tìm kiếm thông tin cách nhanhb chóng xấc.Sau sử lý phải xây dựng biểu mẫu nhập tin giúp cho cho việc tạo lập sở liệu đa thông tin lên mạng Quá trình xử lý thông tin tạo sản phẩm thông tin sau: - Các ấn phẩm thông tin - Các th mục, tóm tắt - Các sở liệu IV.3 Lu trữ bảo quản thông tin Các tài liệu đợc xử lý phải đợc lu trữ bảo quản thông qua việc tạo lập sở liệu tạo lập tủ mục lục để giúp cho tra cứu thông tin Tài liệu sau đợc xử lý đợc gián nhÃn xếp lên giá để bảo quản Do đối tợng phục vụ Th viện Quốc gia năm cuối trờng 12 đại học cán nghiên cứu đồng thời th viện đầu nghành trực thuộc Bộ Văn hóa Thông tin nên số lợng tài liệu lớn Cho nên th viện đà tồn hệ thống tìm tin ®ã lµ : HƯ thèng mơc lơc tra cøu phÝch hệ thống tìm tin tự động hoa Việc xếp tài liệu kho theo số đăng ký cá biệt, năm theo khổ tài liệu đà giúp cho việc tìm tin đợc dễ dàng IV.4 Tìm kiếm thông tin Hiện Th viện Quốc gia cã hai h×nh thøc t×m tin chđ u: T×m tin thủ công tìm tin tự động hoá Tìm tin Thủ công: Là phơng thức tìm tin mà ngời tìm tin dựa vào hệ thống mục lục chữ mạuc lục phân loại đợc đặt th viện để tìm thông tin (hay tài liệu) mà cần Tìm tin tự động hoá: Phơng thức tìm thông qua máy tính hệ thống máy tính để tìm kiếm thông tin đợc tổ chức dới dạng sở liệu máy tính mạng Tìm tin tự động hoá có hai hình thức tìm tìm trực tiếp tìm giấn tiếp + Tìm trực tiếp : phơng thức tìm mà ngời dùng tin tìm tin trực tiếp mạng máy tính, sở liệu CD-ROM thông qua yêu cầu độc giả + Tìm tin gián tiếp: Là phơng thức tìm mà ngời dùng tin đa yêu cầu cho cán thông tin tren sở liệu, mạng Internet hoạtd ới dạng biểu thức tìm tin để đa kết phù hợp với nhu cầu ngời dùng tin(độc giả) IV.5 Phục vụ cung cấp tin cho ngời dùng tin Đây giai đoạn cuối quy trình hoạt động thông tin thue viện mục đích cuối TVQGVN TVQGVN đà áp dụng nguyên tắc phục vụ phân biệt theo dạng tài liệu: Tổ chức phòng đọc sách tổng hợp, phòng đọc báo tạp chí, phòng nghiên cứu đặc biệt Hình thức phục vụ theo phiếu yêu cầu độc giả Ngoài phục vụ chỗ th viện cho mợn nhà nhà lÃnh đạo cấp cao công tác Hà Nội trờng hợp cần thíêt Hình thức phục vụ thông tin trức tiếp trao đổi thông tin th viện cho ngời dùng tin qua Fax, qua th điện tử, qua điện thoại Các hình thức cung cấp tài liệu chủ yếu Th viện Quốc gia Việt Nam là: - Cung cấp tài liệu cấp nh sách báo tạp chí hoạt 13 - Cung cấp tài liệu dẫn - Cung cấp nội dung tóm tắt tài liệu phòng tra cứu TVQGVN tiến hành việc phục vụ thông tin tuyên truyền tài liệu cho bạn đọc Ngoài th viện tổ chức buổi nói chuyện đề tài thời sự, kinh tế, trị, văn học, nghệ thuật gần th viên đà tổ chức triển lÃm sách liên quan đến kỷ niệm 50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ hoạt Phần II: Những đúc kết thu hoạch nhận thức lý luận thực tiễn công tác thông tin Th viện Quốc gia Việt Nam Trong trình em thực tập Th viện Quốc gia Việt Nam, em đà đợc cán tai th viện hớng dẫn thực hành số công việc chủ yếu trình hoạt động thông tin th viện 1.1.Phòng lu chiểu: - Thu nhận loại ấn phẩm sau xuất đợc ngày nhập vào phòng lu chiểu Sau nhận đợc phòng lu chiểu chuyến sang phòng đọc bản, phòng đọc phụ kho lu chiểu Trong kho lu chiĨu lµ quan träng nhÊt mµ bÊt kú mét Ên phẩm phải có mà kho khác lấy theo chế độ bổ sung thực theo hình thức khác (mua bán trao đổi) Đồng thời xử lý tài liệu, biên soạn th mục Quốc gia máy vi tính theo form miêu tả MACR21 hoạt Đây khâu xử lý hình thức quan trọng quy trình xử lý tài liệu th viện mà chúng em đà đựơc thực hành thời gian thực tËp t¹i th viƯn 14 Lu chiĨu - In Ên - In thông báo sách - In th mục Qc gia th¸ng - In sè lu chiĨu - Thu nhËn xư lý lu chiĨu - Bs Th mơc th¸ng - HiƯu ®Ýnh th mơc -Thu nhËn lu chiĨu - ghi số lu chiểu vào sách số dăng ký cá biệt - Đóng dấu dán nhÃn - giao sách cho GĐ - Hiệu đính máy Mô tả th mục Số kho Tên sách khớp với số lu chiêủ, chuyển sách Biên mục thẳng thông tin th mục chuyển - Phân loại đồ BBK Quy trình sử lý sách việt phòng lu chiểu 1.2 Phân loại biên mục tài liệu(xử lý thông tin) Phân loại, biên mục tài liệu đợc thực tập phòng phân loại biên mục Công việc phân loại biên mục hay xử lý tiền máy tập hợp phơng pháp xử lý nội dung tài liệu, định chủ đề , giải , định từ khoá, làm tóm tắt thành dạng dễ quản trị dễ sử lý ngời dùng tin chuyên gia tìm tin Phân loại tài liệu dựa vào khung phân loại, chủ yếu bảng BBK để phân loại môn tài liệu Định chủ đề: Là phơng pháp mà thực đợc đề tài yêu cầu cô động giúp cho việc tìm tin dễ dàng Chú giải: Là mô tả vắn tắt đặc trng tài liệu nh: Tên tác giả, năm xuaats bản, ngôn ngữ , trang khổ hoạtcủa tài liệu Định tứ khoá : trình xem xét nọi dung tài liệu nhằm đa từ có ích cho việc xây dụng biểu thức tìm tin Làm tóm tắt: Là cách trình bày ngắn gọn nội dung tài liệu phù hợp với mục đích sử dụng khong cần đọc hết số tài liệu mà hiểu đợc nội dung thông tin mà tài liệu thể Do chức chÝnh cđa Th viƯn Qc gia ViƯt Nam lµ phơc vụ bạn đọc cung cấp thông tin Vì mà công việc cuối trình phân loại biên mục tài liệu nhập sở liệu in phích xếp 15 phích cho việc tra cứu thông tin độc giả đợc dễ dàng Phích đựoc in xếp theo mục lục phân loại chữ tủ phích mục lục giúp cho công việc tra cứu thử cộng độc giả Nhập sở liệu giúp cho công việc tra cứu tìm tin tự động hoá Phân loại biên mục Xử lý sách theo khai -Phân loại chi tiết hai bảng BBKvà 19 lớp - ký hiệu tên sách, từ khoá, tóm tắt, đặc điểm Nhập máy khai Hiệu đính máy(phân loại, nội dung, từ khoá) In phiếu mục lục hàng tháng,chuyển cho phòng tra cứu xếp Quy trình xử lý sách việt phòng phân loại biên mục 1.3 Phòng tra cứu: Đợc phân công xếp phích vào mục lục chữ đồng thời hớng dẫn độc giả tra cứu máy Tìm tin th mục, kiệ cho ban đọc Tổ chức dịch vụ thông tin tra cứu Đáp ứng nhu cầu thông tin cho ngời sử dụng Th viện Biên soạn th mục chuyên đề, dẫn th mục, phục vụ thông tin th mục cho lÃnh đạo Bộ Văn hoá - Thông tin văn hoá - nghƯ tht 16 PhÇn III: Phơ Lơc Phơ lơc 1: Quy trình làm việc Th viện Quốc gia Việt Nam Phòng bổ sung Phòng lu chiểu Phòng phân loại biên mục Phòng báo tạp chí Phòng máy tính Phòng đọc sách Phòng tra cứu Phòng bảo quản Phụ lục 2: C¬ cÊu tỉ chøc Th viƯn Qc gia ViƯt Nam Ban giám đốc Hội đồng khoa học Đòng lÃnh đạo phòng lu chiểu phòng đọc Phòng tin học Phòng bổ sung p.báo, tạp chí Phòng hành 17 Phòng phân loại p.nc,hớng dẫn phòng quan hệ quốc tế Phóng tra cứu Phò ng bảo n Đờng phối hợp Phụ lục3: Danh mục loại sản phẩm dịch vơ th«ng tin cđa Th viƯn Qc gia ViƯt Nam +Trong hƯ thèng Th viƯn Qc gia ViƯt Nam th× th viƯn th viƯn Qc gia lµ th viƯn cã đầy đủ sở liệu Các Ên phÈm th«ng tin gåm cã: - Th mơc Qc gia Việt Nam hàng năm, loại th mục tổng kết lại tài liệu đợc xuất nớc năm(sách, báo, tạp chí, băng nhạc hoạt ) - Th mục Quốc gia hàng tháng loại th mục tổng kết tất loại tài liệu đợc xuất tháng nớc + Các sở liệu - Cơ sở liệu sách (CSDLSACH), loại sở liệu th mơc CSDL CDS/ISIS:4850 biĨu ghi - CSDL SVHC, l CSDL th mục CDS/ISIS:17800 biểu ghi, loại CSDL từ năm 1987 trë vỊ tríc cã 17087 biĨu ghi - Ln án tiến sĩ:3500 biểu ghi , sở liệu mới có năm trở lại đây(1993), từ trớc năm1993 có mục lục Ngoìa có số sách nhập hàng năm không cố định nhng trung bình theo th mục Quốc gia hàng năm có - SACH:135000 biểu ghi - NCUU(báo tạp chí Đông Dơng):1760 biĨu ghi - LA(ln ¸n):3500 biĨu ghi - JM(b¸o – Tạp Chí):6600 biểu ghi + Các loại ấn phẩm định kỳ ấn phẩm không định kỳ: 18 Sách :1000000 Sách Hán Nôm:2700 Luận án tiến sĩ :9000 tên Kho lu chiểu: 120000 tên (200000) Báo tạp chí: Khoảng 9000 tên + nhiều ấn phẩm đặc biết ấn phẩm thông tin khác : Tranh, ảnh , đồ, microfilm,microfiche, CD-R0M + Các dịch vụ thông tin khác : - cung cấp th mục chuyên đề - Cung cấp tạp chí đà đợc thông báo mục lục tạp chí - Một số dịch vụ mạng WAN: Email, FTP,Web, ISISNET(tra cứu cáccơ sở liệu Th viện Quốc gia từ xa) 19 Phụ lục 4: Dnh mục công cụ nghiệp vụ hỗ trợ cho quản trị thông tin th viƯn : 4.1.Bé tõ kho¸ : Th viƯn Qc héi sư dơng bé m¸y BBK A: Chđ nghÜa M¸c- Lê nin B: Các khoa học tự nhiên C: Các khoa häc to¸n lý D: C¸c khoa häc ho¸ häc E: C¸c khoa häc sinh vËt £/L : Kü thuËt khoa học kỹ thuật hoạt Y : Các khoa học triết học, tâm lý học Z: Tài liệu có nội dung tổng hợp 4.2 Các tiêu chuẩn Quốc tế Việt Nam đợc sử dụng th viện Mô tả tài liệu theo ISBD Quản lý tài liệu CSDL.CDS/ISIS 4.3: Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu Tạo lập nguồn tin Xử lý tài liệu Tài liệu tham khảo : Lu tữ bảo quản Tìm kiếm tin Lịch sử nghiệpPhục hìnhvụ thành TVQGVN tiến trình văn hoá dân cung cấp tộc, Dơng Bích Hồng ,Vụ Th viên- Bộ Văn hoá Thông tin Về công tác thông tin th viện NXB Văn hoá - thông tin Cẩm nang th viện, Lê Văn Viết, NXB Văn hoá - thông tin 4.Pháp lệnh th viện - H,.NXB Chính trị Quốc gia 5.Vơ th viƯn , kû u héi nghÞ th viƯn công cộng toàn quốc 1996-H Bộ vân hoá thông tin,1996 Nguyễn Hữu Hùng - Vấn đề phất triển nguồn lực thông tin bối cảnh công nghệ thông tin /Tạp chí thông tin t liệu-1995.Số 20 ... thông tin Th viện Quốc gia Việt Nam Trong trình em thực tập Th viện Quốc gia Việt Nam, em đà đợc cán tai th viện hớng dẫn thực hành số công việc chủ yếu trình hoạt động thông tin th viện 1.1.Phòng... Quèc gia ViÖt Nam Th viÖn Quèc gia Việt Nam th viện công cộng Nhà nớc lớn trực thuộc Bộ Van Hoá - Thông tin Có kho sách đầy đủ toàn hệ thèng th viƯn c«ng céng ë ViƯt Nam Th viƯn Quốc gia th viện. .. th viện lớn cđa c¶ níc, Th viƯn Qc gia lËp quan hƯ hợp tác trao đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm th viện, quan tổ chức nhiều nớc giới Bên cạnh việc trao đổi sách báo th vịên Quốc gia Việt Nam