Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo
LỜI NĨI ĐẦU Nói đến cơng tác văn thư là nói đến những cơng việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giả quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thơng tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan,tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì cơng tác văn thư chưa thể nói là hồn thiện và điié đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của cơng tác văn thư thì có thể nói cơng việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bời vì văn bản giấy tờ hình thành rất nhiều trong q trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá nhân, đơn vị cũng như cho cơng tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là cơng việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng của (DMHS) được lập. Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị các cán bộ chun mơn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các cơ quan, đơn vị khơng tiến hành lập (DMHS) hoạc nếu có được lập thì chỉ mang tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) khơng đảm bảo đầy đủ những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có. Từ thực tế trên tơi đã tiến hành tìm hiểu về vấn đề (DMHS). Đơn vị mà tơi tiến hành khoả sát là ở Bộ Tài ngun và Mơi trường, địa chỉ số 83 Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội. Thực hiện đề tài này trước hết là để cho bản thân có điều kiện củng cố lại phần lí luận về cơng tác lập hồ sơ, cụ thể là phần lập (DMHS) , cũng như trang bị cho bản thân những kiến thức thực tế về vấn đề này. Sau đó, là mong muốn được góp một tiếng nói nhỏ tác động đến nhận thứ của các cán bộ làm cơng tác cơng văn THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN giấy tờ về ý nghĩa cũng như sự cần thiết phải lập (DMHS), để cơng tác này được thực hiện tốt hơn trong thực tế. Trong phạm vi đề tài là niên luận năm thứ 3, tơi đã tìm hiểu, nghiên cứu về tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường. Đồng thời khảo sát thực tế về tình hình lập (DMHS) của Bộ. Trên cơ sở thực tế tài liệu được hình thành trong q trình hoạt động của Văn phòng, tơi đưa ra bản dự kiến (DMHS) mẫu của Văn phòng Bộ. Bố cục của niên luận gồm những nội dung sau: Phần một :Sự cần thiết của việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường. Phần hai: Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho cơ quan. Phần 3 :Dự kiến (DMHS) mẫu cho Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường. Để hồn thành bài niên luận tơi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát, so sánh, đánh giá, đọc tài liệu và tổng hợp kiến thức. Do thời gian cũng như sự hiểu biết còn hạn chế, nên khi tơi viết về vấn đề này chác chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong được sự phê bình, góp ý cuả các thầy cơ và các bạn. Nhân đây, tơi xin cảm ơn các cán bộ Phòng Văn thư- Lưu trữ Bộ Tài ngun và Mơi trường đã tạo cho tơi có đièu kiện đẻ khảo sát thực tế và tơi xin gửi lời cảm ơn đến cơ giáo đã giúp đỡ tơi hồn thành bài niên luận này. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PHẦN MỘT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ ĐỐI VỚI BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG. 1. Khái niệm về danh mục hồ sơ(DMHS). Bởi vì lập (DMHS) là một khâu quan trọng trong cơng tác lập hồ sơ, nó qu y định đến chất lượng của hố sơ và để có cái nhìn hồn chỉnh vê (DMHS) cũng như vai trò của nó đối với cơng tác lập hồ sơ thì phải tìm hiểu về bản chất hay nói cách khác là hiểu khái niệm về hai cơng việc này. - Khái niệm hồ sơ: Theo “lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền thì “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản)có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong q trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lai do có những đặc điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. - Khái niệm lập hồ sơ: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong q trình giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề từng sự việc, hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học. - Khái niệm (DMHS) hiện nay có nhiều khái niệm về (DMHS). Trong “lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền có nêu “(DMHS) là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập” Trong cuốn “ hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính” cuả nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xn Lam, Bùi Xn Lự thì (DMHS) được hiểu “là bảng kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị dự kiến cần THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN phải lập trong năm,nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi , giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ, chủ động, hợp lí, khoa học, thuạn tiện cho việc kiểm tra , đơn đốc cơngh tác lập hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ và cơ sở vật chất cần thiết cho cơng tác này. Cuối cùng là chuẩn bị tốt cho cơng tác thu thập và nộp lưu hồ sơ theoi quy định của Nhà nước. Qua một số khái niệm trên có thể thấy quan điểm về (DMHS) là tương đối thống nhất. Các khái niệm đều đề cập đến (DMHS) là bảng kê tài liệu hình thành trog năm của cơ quan, đơn vị và đều nói đến ý nghĩa tác dụng của việc lập (DMHS). Tuy nhiên những quan điểm trên lại chưa nêu được một cách khái qt những u cầu của một bản danh mục hồ sơ là bảng phân loại khoa học tài liệu và được lập, xác định giá trị ngay từ lúc lập hồ sơ hiện hành. Hạn chế này sẽ được khắc phục trong khái niệm (DMHS) được đề cập đến trơng “ những cơ sở lý luận và thực tiễn về xây dựng (DMHS) trong cơ quan của tác giả Phan Ngọc Dĩnh mà theo tơi (DMHS) được hiểu một cách đầy đủ và chính xác hơn cả. Theo đó, (DMHS) là bảng kê có hệ thống tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm của một cơ quan, một đơn vị tổ chức của một cơ quan, kèm theo kí hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ nhất định. 2. ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường việc lập (DMHS) hàng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt đọng của cơ quan, đặc biệt là đối với cơng tác văn thư và lưu trữ của Bộ Tài ngun và Mơi trường. Trước hết phải nhấn mạnh rằng việc lạp (DMHS) hàng năm có một vai trò nhất định đối với Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Bởi vì quan (DMHS) Lãnh đạo cố thể nắm được một cách khái qt cơng việc của các đơn vị, các cán bộ cũng như những loại hồ sơ mà các cán bộ, các đơn vị hình thành nên, tứ đó Lãnh đạo và các Thủ trưởng có thể nghiên cứu và giải quyết cơng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất. Đảm bảo phân cơng cơng việc một cách hợp lý, đúng người , đúng việc , đúng trách nhiệm. Đồng thời (DMHS) còn là căn cứ để Lãnh đạo Bộ , Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ kí các quyết định cấp phát trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lập (DMHS). Bên cạnh đó, cũng cần phải nói đến ý nghĩa tác dụng mà (DMHS) đem đến cho cơng tác văn thư. Bởi vì, lập (DMHS) là cơng việc cuối cùng của khâu văn thư., nó góp phần hồn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng, hiệu quả cho cơng tác văn thư cũng như các cán bộ làm cơng tác cơng văn giấy tờ. + Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn thư, cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Nó giúp cho các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần lập trong một năm. Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch hố việc lập hồ sơ và kế hoạch này chính là căn cứ để lập hồ sơ hiện hành. Như thế , (DMHS) giúp các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chủ động hơn trong cơng tác lập hồ sơ, khơng làm mất nhiều thì gian và cơng sức mà hồ sơ được lập lại có chất lượng tốt. đảm bảo các u cầu của một hồ sơ và phục vụ tốt nhất cho nhu cấu sử dụng tài liệu cuả các cá nhân, đơn vị trong cơ quan. + Đồng thời, (DMHS) còn là căn cứ để văn thư Bộ tiến hành kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ phần hành, cán bộ văn thư của các đơn vị thuộc Bộ . Từ đó việc lập hồ sơ của cơ quian được thống nhất, tăng cường ý thức và trách nhiệm của các cán bộ. + Hơn nữa, (DMHS) còn giúp cho văn thư chung, văn thư của các đơn vị cũng như cán bộ phần hành chuẩn bị tốt cho cơng tác nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ. Bởi vì, Bộ Tài ngun và Mơi trường đảm nhận nhiều chức năng nhiệm vụ, có nhiều đơn vị trực thuộc, do đó tài liệu hình thành trong q trình hoạt động cũng khác nhau và thời hạn giao nộp tài liệu đối với từng loại tài liệu cũng được quy định khác nhau. Như theo Quy chế về cơng tác văn thư - lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Bộ Tài ngun và Mơi trường thì thời hạn giao nộp hồ sơ được quy định như sau: Với hồ sơ tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật , tài liệu ứng dụng cơng nghệ thì phải nộp sau 1 năm cơng việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản thời hạn nộp là 3 tháng sau khi cơng trình quyết tốn; thời hạn là 1 tháng áp dụng đối với tài liệu phim ảnh, ghi âm. Cùng với những ý nghĩa của (DMHS) đối vớ cơng tác văn thư và với các cán bộ trong cơ quan thì (DMHS) còn đem đến những ý nghĩa đặc biệt đối với cơng tác lưu trữ của Bộ. + Trước hết, (DMHS) là căn cứ quan trọng để các cán bộ lưu trữ tiến hành hướng dẫn đơn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng việc cũng như xác định trách nhiệm của các cán bộ chun viên trong từng đơn vị trực thuộc Bộ đối với việc lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ cơng việc. + Tiếp theo, (DMHS) chính là một căn cứ quan trọng để xác định nguồn tài liệu chủ yếu mà các đơn vị trực thuộc Bộ phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ việc xác định được các nguồn tài liệu sẽ giúp việc thu tài liệu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, đảm bảo thu đầy đủ tài liệu, khơng bị thiếu xót và đảm bảo đúng thời gian theo như quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và quy chế của Bộ về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước. + sau khi hồ sơ tài liệu được thu đầy đủ vào lưu trữ Bộ thì theo định kì hoặc đột xuất các cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu và sự có mặt của (DMHS) sẽ giúp cho việc xác định giá trị được tiến hành nhanh chóng, chính xác. Bởi vì, trong (DMHS) được lập có cột ghi yếu tố thời hạn bảo quiản của các hồ sơ, tài liệu; các cán bộ lưu trữ có thể căn cứ vào đó để xác định giá trị cũng như thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ. Như vậy, (DMHS) có ý nghĩa rất lớn đối với Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ , các cán bộ phần hành và đặc biệt là đối với cơng tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Có thể nói, nếu khơng có (DMHS) thì việc nắm bắt cơng việc, những hồ sơ hình thành tróng q trình giải quyết cơng việc của Lãnh dậo Bộ và THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thủ trưởng các đơn vị đối với các cá nhân, đơn vị thuộc Bộ sẽ bị hạn chế rất nhiều, điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng quản lý của các lãnh đạo. Khơng chỉ dừng ở đó, nếu thiếu (DMHS) thì việc lập hồ sơ hiện hành sẽ khơng thuạn lợi, chất lượng hồ sơ khơng cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc cơng tác lập hồ sơ, xác định nguồn tài liệu phải nộp vào lưu trữ và việc xác định giá trị các hồ sơ, tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều. Từ thực tế trên cho thấy, việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường cũng như đối với các đơn vị trực thuộc Bộ là rất cần thiết. 3. Tình hình lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ ở Bộ Tài ngun và Mơi trường.(BTN&MT) Tình hình ban hành văn bản liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hành và lập (DMHS) ở Bộ Tài ngun và Mơi trường. Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành đối với cơ quan, đặc biệt là đối với cơng tác văn thư – lưu trữ của Bộ, Lãnh đạo BTN&MT đã có sự quan tâm nhất định đối với cơng tác này. Với việc ban hành những văn bản chỉ đạo liên quan đến cơng tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành của Bộ. ví dụ: Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng BTN&MT về việc ban hành quy chế về cơng tác văn thư- lưu trữ của Bộ Trong phần quy định về cơng tác văn thư, tại chương II, Điều 6 cơng tác xây dựng (DMHS) được quy định tương đối rõ ràng, quy định các cán bộ văn thư chung các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ và các cánn bộ phần hành phải lập (DMHS) vào đầu năm , trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ và giải quyết cơng việc phải lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ cơng việc. Ví dụ: Trong quy chế làm việc cảu Bộ và cảu các đơn vị trực thuộc Bộ được xây dựng hàng năm cũng quy định rõ trách nhiệm lập (DMHS) lập hồ sơ hiện hành, lập hồ sơ cơng việc. - Nhận xét: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN + Ưu điểm: Với việc ban hành những văn bản quy định về cơng tác xây dưng (DMHS) là lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng việc , Lãnh đạo Bộ đã tạo lên cơ sở pháp lí vững chắc để các cán bộ, chun viên có thể tiến hành các cơng việc liên quan đến cơng tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành một cách thuận lợi. +Hạn chế: Tuy Lãnh đạo Bộ đã ban hành những văn bản mang tính pháp lý liên quan đến cơng tác này, xong những văn bản đã ban hành mới chỉ dừng ở việc nêu tên cơng việc và quy định trách nhiệm thực hiện mà chưa nêu được quy trình và cơng việc cụ thể của từng cán bộ , đơn vị cụ thể, đặc biệt là chưa có sự hướng dẫn cũng như kiểm tra việc thực hiện các cơng tác này trên thực tế . Do vậy mà vấn đề xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng việc ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ TN&MT chưa đi vào thực tế như mơng muốn. Tình hình xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT. Tuy đã có sự quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng như của Lãnh đạo Bộ về việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành , nhưng qua khảo sát thực tế tơi thấy việc xây dựng (DMHS) cũng như lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT chưa được thực hiện theo đúng quy chế. Cụ thể, đối với cơng tác xây dựng (DMHS), theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và theo quy chế của Bộ thì (DMHS) phải được lập trước khi bắt đầu một năm hoạt động mới, nghĩa là (DMHS) được hình thành trước khi có hồ sơ tài liệu . Việc lập (DMHS) phải dựa trên cơ sở chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ cơng tác năm của từng đơn vị ; nhiệm vụ và cơng việc cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị.ngồi (DMHS) chung của Bộ thì mỗi đơn vị trực thuộc và cá nhân được giao nhiệm vụ cụ thể đều phải có (DMHS) riêng. Tuy nhiên trên thực tế thì lại khác, các đơn vị cũng như các cán bộ phàn hành khơng xây dựng (DMHS). chỉ có (DMHS) chung của Bộ , xong quy trình xây dựng lại khơng tn thủ theo quy định của Cục THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Lưu trữ Nhà nước và của Bộ . Đó là, (DMHS) sau khi các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cươ quan; sau khi các cán bộ lưu trữ phân loại, lập hồ sơ thì (DMHS) mới được xây dựng. Với việc lập (DMHS) như thế sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hơ sơ tài liệu mà các cá nhân, đơn vị phải nộp vào lưu trữ , đồng thời sẽ làm mất đi hầu hết những ý nghĩa tác dụng của (DMHS).(DMHS) lúc này chỉ còn giúp cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. Bên cạnh đó (DMHS) được lập khơng có yếu tố thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu; khơng ghi tên người lập hồ sơ, như thế sẽ rất khó khăn khi xác định giá trị tài liệu và quy trách nhiệm khi cần thiết. + Đối với cơng tác lập hồ sơ hiện hành cũng vậy, theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và theo quy chế về cơng tác văn thư – lưu trữ cuả Bộ , thì lập hồ sơ hiện hành là ở khâu văn thư , do các cán bộ văn thư , các cán bộ được giao nhiệm vụ theo dõi hay giải quyết cơng việc có trách nhiệm lập . Nhưng trên thực tế thì hồ sơ hiện hành khơng được lập ở khâu văn thư mà được lập ở khâu lưu trữ. ở khâu văn thư các cán bộ, chun viên chỉ sắp xếp tài liệu theo thời gian và tên loại như tập cơng văn lưu tháng 01…, tập quyết định tháng 01…, tập tờ trình, rồi cho vào cặp 3 dây để bảo quản. Đối với hồ sơ cơng việc cũng vậy, những tài liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc theo quy định là phải được lập ngay sau khio cơng việc được giả quyết xong, nhưng trên thực tế các cán bộ có trách nhiệm theo dõi , giải quyết cơng việc sau khi hồn thành cơng việc khơng lập hồ sơ về cơng việc đó mà để tất cả tài liệu của tất cả các cơng việc vào 1 cặp 3 dây, đến khi đầy thì thay cặp khác, như thế vấn đề này sẽ bị lẫn với vấn đề khác , đến khi nộp vào lưu trữ sẽ gây khơng ít khó khăn cho các cán bộ lưu trữ trong cơng tác phân loại, xác định giá trị tài liệu. Qua thực tế khảo sát, tơi xin đưa ra một vài nhận xét về cơng tác lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT: + việc lập (DMHS) khơng thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc mất tài liệu . Bên cạnh đó, việc khơng xây dựng (DMHS) khiến cơng tác lập hồ sơ hiên hành gặp nhiều khó khăn . THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN + vấn đề lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT thực sự là một vấn đề bất cập. Hồ sơ hiện hành khơng được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ dẫn đến hồ sơ được lập chất lượng khơng cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến khó khăn cho người sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất nhiều thời gian, kinh phí trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài liệu. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường 1 Khái niệm (DMHS) 2 Ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường 3 Tình hình lập hồ sơ hiện hành và (DMHS) của Bộ Tài ngun và Mơi trường Phần hai: Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho cơ quan 1 Quy trình và phương pháp xây dựng (DMHS) 2 Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường 2.1 Mơ tả nhiệm vụ của các bộ phận... NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO VĂN PHỊNG BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG 1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường 1.1 căn cứ để xây dựng (DMHS) - Căn cứ pháp lý: + Căn cứ vào Quyết định số ….ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài ngun và Mơi trường quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cuả Văn phòng Bộ +Căn cứ vào Quyết định... của Bộ trưởng Bộ Tài ngun và Mơi trường về quy chế cơng tác văn thư-lưu trữ của Bộ + Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng năm - Căn cứ thực tế + Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ + Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của Văn phòng Bộ + Thành phần, số lượng, nội dung tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của Văn phòng Bộ. .. cán bộ lưu trữ quản lí chặt chẽ hồ sơ và tra tìm hồ sơ nhanh chóng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng BTN&MT 2.1 Mơ tả nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng - Phòng Tổng hợp: Phòng Tổng hợp trực thuộc Văn phòng Bộ, có nhiẹm vụ tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng về các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Phòng Tổng hợp và những vấn đề khác khi Lãnh đạo Văn phòng. .. phòng Đây là một ngun tắc cơ bản, quan trọng nhất để xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ trong (DMHS) của văn phòng Bộ Những cơng việc mà các cán bộ văn phòng giải quyết hàng ngày là để thực hiện chức năng nhiệm vụ mà lãnh đạo Bộ giao cho Văn phòng Nếu nắm vững chức năng nhiệm vụ của văn phòng thi các cán bộ văn phòng có thể dự đốn được những hồ sơ cần phải lập, đảm bảo hồ sơ có chất lượng vi đáp... Quy trình và phương pháp lập (DMHS) ở Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường 1.2.1 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong (DMHS) - Phân loại hồ sơ, tài liệu trong (DMHS) là sắp xếp một cách khoa học các vấn đề lớn, vấn đề nhỏ tyheo những tiêu chí nhất định để đảm bảo một hệ thống chặt chẽ cho tài liệu cho tài liệu trong (DMHS) THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ở cơng đoạn này, khi tiến hành phân loại tài liệu... xây dựng (DMHS) 2 Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường 2.1 Mơ tả nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Văn phòng Bộ 2.2 Ngun tắc xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ cần lập của Văn phòng Bộ Phần 3: Dự kiến (DMHS) mẫu cho Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường Kết luận ... trình lập (DMHS) sau khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong (DMHS) Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ, vì tài liệu của các phòng ban trực thuộc Văn phòng đều nộp vào lưu trữ rồi mới tiến hành phân loại, lập hồ sơ Điều này dẫn đến những khó khăn khơng nhỏ cho cán bộ lưu trữ, tuy họ là những người trực tiếp lập (DMHS) nhưng lại khơng am hiểu nhiều về tài liệu... Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức là lấy các phòng ban chức năng thuộc Văn phòng đã được thành lập làm đề mục lớn trong (DMHS) Khi phân loại (DMHS) của Văn phòng Bộ TN&MT theo cơ cấu tổ chức thì bảng danh mục này sẽ mang đến những ưu điểm : + Phản ánh một cách khái qt chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Văn phòng Bộ + Phản ánh hoạt động của các phòng ban thuộc văn phòng và khi nộp... quan và các cơ quan tổ chức bên ngồi - Phòng Kế hoạch- Tài vụ Phòng Kế hoạch – Tài vụ trực thuộc Văn phòng Bộ , có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động định kì cho Bộ , Văn phòng đồng thời tiến hành theo dõi, kiểm tra kết quản thực hiện kế hoạch đó và lập báo cáo Phòng Kế hoạch – Tài vụ có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý theo chức năng đối với các nhu cầu cung ứng vật tư , tranmg thiết bị cho các . dựng (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi trường. Phần hai: Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho cơ quan. Phần 3 :Dự kiến (DMHS) mẫu cho Văn phòng Bộ Tài. MỤC HỒ SƠ CHO VĂN PHỊNG BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG 1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi trường 1.1