Sáng kiến kinh nghiệm BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THÔNG TIN BÁO CÁO

Đề tài: BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THÔNG TIN BÁO CÁO ¬¬¬¬¬¬¬¬¬ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thông tin giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Khi đề cập đến vai trò của thông tin quản lý, tác giả C.Barnard trong tác phẩm “chức năng của người quản lý” đã viết rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất giữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, như một công cụ của quyền lực. V.I. Lenin cũng đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Công tác thông tin báo cáo đạt hiệu quả khi “sản phẩm đầu ra” (văn bản) đảm bảo kịp thời về mặt thời gian, đầy đủ về mặt nội dung và chính xác về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày. Nhìn chung trong thời gian vừa qua, các cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục, đơn vị trực thuộc Sở đã thực hiện tương đối tốt về việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý điều hành, tuy nhiên vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định liên quan đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chậm trễ trong việc báo cáo làm ảnh hưởng đến công tác tổng hợp chung của toàn Ngành. Công tác phối hợp thông tin giữa các phòng ban trong cơ quan Sở chưa thật sự đạt hiệu quả. Một số Lãnh đạo đơn vị, cán bộ, chuyên viên nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác tổng hợp trong hoạt động quản lý điều hành, thực hiện báo cáo còn mang tính “đối phó” nên chất lượng thông tin cung cấp cho cấp trên chưa đảm bảo. Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh và mỗi cán bộ công chức không ngừng hoàn thiện bản thân để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc, góp phần quan trọng để phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm là “biện pháp nâng cao hiệu quả công tác thông tin báo cáo”.

Trang 1

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

Đơn vị: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai

Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THÔNG TIN BÁO CÁO

Người thực hiện: Mai Thị Hồng Liên Lĩnh vực nghiên cứu:

- Quản lý giáo dục 

- Phương pháp dạy học bộ môn: 

(Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: 

(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

BM 01-Bia SKKN

Trang 2

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

––––––––––––––––––

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1. Họ và tên: Mai Thị Hồng Liên

2. Ngày tháng năm sinh: 05/8/1985

3. Nam, nữ: Nữ

4. Địa chỉ: 22B/10 Tổ 10, KP 6, Phường Tam Hiệp, TP Biên Hòa

5. Điện thoại: 0613.846.441 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ:

7. Chức vụ: Chuyên viên

8. Nhiệm vụ được giao (quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên

môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…): Công tác tổng hợp

9. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân

- Năm nhận bằng: 2008

- Chuyên ngành đào tạo: Văn học

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác tổng hợp

Số năm có kinh nghiệm: 05

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

1 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình xử lý công việc của chuyên viên

2 Nâng cao hiệu quả quá trình thu thập và xử lí thông tin trong công tác tổng hợp

3 Một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp

BM02-LLKHSKKN

Trang 3

Đề tài: BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THÔNG TIN

BÁO CÁO

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Thông tin giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Khi đề cập đến vai trò của thông tin quản lý, tác giả C.Barnard trong

tác phẩm “chức năng của người quản lý” đã viết rằng thông tin là yếu tố cơ bản

giúp duy trì sự thống nhất giữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, như một công cụ của quyền lực

V.I Lenin cũng đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi

trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”.

Công tác thông tin báo cáo đạt hiệu quả khi “sản phẩm đầu ra” (văn bản) đảm bảo kịp thời về mặt thời gian, đầy đủ về mặt nội dung và chính xác về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày Nhìn chung trong thời gian vừa qua, các cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục, đơn vị trực thuộc Sở đã thực hiện tương đối tốt về việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý điều hành, tuy nhiên vẫn tồn tại một

số hạn chế nhất định liên quan đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chậm trễ trong việc báo cáo làm ảnh hưởng đến công tác tổng hợp chung của toàn Ngành Công tác phối hợp thông tin giữa các phòng ban trong cơ quan Sở chưa thật sự đạt hiệu quả

Một số Lãnh đạo đơn vị, cán bộ, chuyên viên nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác tổng hợp trong hoạt động quản lý điều hành, thực hiện báo cáo còn mang tính “đối phó” nên chất lượng thông tin cung cấp cho cấp trên chưa đảm bảo

Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh và mỗi cán bộ công chức không ngừng hoàn thiện bản thân để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc, góp phần quan trọng để phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị

Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm là “biện

pháp nâng cao hiệu quả công tác thông tin báo cáo”.

Trang 4

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

“Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thông điệp tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp

mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo quản lý” [4, 88]

“Thông tin là đối tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sản phẩm Thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hoàn, vừa được coi như hệ thống thần kinh của công tác lãnh đạo quản lý” [4, 94-95]

Hàng năm, số lượng báo cáo theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh…tương đối nhiều, đòi hỏi chất lượng báo cáo ngày càng cao Chính vì vậy, cán bộ phụ trách mảng tổng hợp, xây dựng báo cáo phải có

sự đầu tư, nghiên cứu nhiều tài liệu, tìm hiểu các văn bản, lĩnh vực công tác liên quan để tổng hợp thông tin từ đó báo cáo gửi cho cấp trên mới có thể đảm bảo chất lượng

Đối với báo cáo theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo: Cán bộ tổng hợp có trách nhiệm xây dựng báo cáo hàng tháng, báo cáo tình hình chuẩn bị năm học mới, báo cáo sơ kết học kỳ I và báo cáo tổng kết năm học Đối với mỗi loại báo cáo, Bộ đều quy định cụ thể thời gian gửi và đề cương kèm phụ lục báo cáo Trong thời gian vừa qua, công tác thông tin báo cáo cho Bộ Giáo dục và Đào tạo đều đảm bảo đúng quy định về thời gian và chất lượng báo cáo (bảo đảm đủ 12 báo cáo tháng/năm, 01 báo cáo chuẩn bị năm học mới, 01 báo cáo sơ kết học kỳ I và 01 báo cáo tổng kết năm học)

Liên quan đến công tác thông tin báo cáo theo quy định của UBND tỉnh: Ngày 20/5/2013, UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành văn bản số 3834/UBND-TH

về việc quy định thời gian gửi báo cáo kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh hàng tháng, quý, năm Ngày 29/5/2014, UBND tỉnh ban hành văn bản số

4622/UBND-TH về việc điều chỉnh thời gian thực hiện gửi báo cáo kinh tế xã hội, quốc phòng

an ninh hàng tháng, quý, năm Theo đó, việc báo cáo đúng hạn là cơ sở để thực hiện đánh giá công vụ các Sở, ngành Trong thời gian qua, UBND tỉnh đã tiến hành thống kê việc gửi báo cáo hàng tháng của các Sở, ngành gửi UBND tỉnh Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai luôn là một trong số các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo (trong 1 năm bảo đảm đủ 48 báo cáo tuần, 12 báo cáo tháng, 01 báo cáo quý, 01 báo cáo 6 tháng, 01 báo cáo 9 tháng và 01 báo cáo năm…)

Ngoài ra còn có các báo cáo mang tính đột xuất, báo cáo khác khi có yêu cầu; các loại báo cáo này không thực hiện thường xuyên, chỉ thực hiện khi có sự việc xảy ra hoặc theo yêu cầu chỉ đạo của cấp trên trong từng thời điểm Vì vậy, công tác thông tin tổng hợp chủ yếu tập trung vào các loại báo cáo mang tính chất định kỳ như báo cáo công tác tuần, báo cáo công tác tháng, báo cáo công tác quý, báo cáo công tác 6 tháng, báo cáo công tác 9 tháng, báo cáo công tác năm, báo cáo chuẩn bị năm học mới, báo cáo sơ kết học kỳ I và báo cáo tổng kết năm học

Trang 5

Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai quản lý số lượng đơn vị, trường học tương đối nhiều bao gồm 11 phòng Giáo dục và Đào tạo, 66 trường trung học phổ thông, 11 trung tâm giáo dục thường xuyên và 07 đơn vị trực thuộc Về phía cơ quan Sở gồm có Ban Giám đốc và 12 phòng ban (không kể Công đoàn Ngành) Trong những năm vừa qua, công tác phối hợp cung cấp thông tin, thu thập thông tin từ các đơn vị cấp dưới, hoặc thông tin từ các phòng ban Sở và các Sở, ngành liên quan luôn được chuyên viên phụ trách mảng tổng hợp chú trọng Để nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng, Văn phòng Sở đã tổ chức các buổi tập huấn cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên phụ trách các mặt công tác như Thi đua khen thưởng, cải cách hành chính, Văn thư lưu trữ, công tác thông tin báo cáo…Thông qua các buổi tập huấn nhằm hướng dẫn các đơn vị trường học thực hiện đúng quy định đồng thời kịp thời chấn chỉnh những sai sót của các đơn

vị còn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc Sở Giáo dục và Đào tạo cũng

đã ban hành văn bản về việc củng cố nề nếp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, trong đó có quy định thời gian các cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục gửi báo cáo lên cho Sở Giáo dục và Đào tạo (thông qua Văn phòng Sở) Từ thông tin dưới cơ sở, cán bộ tổng hợp sẽ tiến hành xây dựng báo cáo gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh và các Sở ngành liên quan

Bên cạnh những mặt thuận lợi như được sự quan tâm, chỉ đạo sâu sát của Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo Văn phòng, sự phối hợp tương đối kịp thời của các phòng, ban Sở và đơn vị, trường học, công tác thông tin báo cáo trong thời gian vừa qua đạt được hiệu quả nhất định Tuy nhiên, đối với công tác thông tin báo cáo của các đơn vị còn tồn tại một số hạn chế như sau:

- Về chế độ thông tin: Một số phòng, ban Sở và đơn vị, trường học còn chậm trễ trong việc thông tin báo cáo, hoặc không gửi báo cáo về Văn phòng Sở

- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Một số đơn vị chưa thực hiện đúng quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản

- Về nội dung thông tin cung cấp: Nội dung báo cáo còn sơ sài, mang tính

“đối phó”, hoặc sao chép từ các đơn vị khác, số liệu không chính xác…

- Lãnh đạo một số đơn vị chưa thật quan tâm sâu sát đến công tác thông tin báo cáo, chưa quy định trách nhiệm cụ thể đối với cán bộ, chuyên viên, nhân viên khi không hoàn thành việc thông tin báo cáo cho cấp trên

Do số lượng đơn vị, trường học thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý nhiều nên cán bộ, chuyên viên cần dành một khoảng thời gian nhất định để tổng hợp dữ liệu Việc chậm trễ trong khâu báo cáo, hoặc nội dung báo cáo không đảm bảo, thể thức văn bản không chính xác sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác thông tin báo cáo chung của toàn Ngành

Trang 6

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

1 Đảm bảo “tính kịp thời” trong công tác thông tin báo cáo

“Tính kịp thời” trong giải pháp đầu tiên với ý nghĩa là đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng về mặt thời gian Từ thực tế công tác tổng hợp là phải thu thập,

xử lý thông tin của các đơn vị trường học, của các phòng ban Sở để xây dựng hoàn chỉnh nội dung báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Văn phòng Sở đã tham mưu Lãnh đạo Sở ký ban hành văn bản về việc củng cố, nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng Theo đó cũng đã quy định chế độ thông tin cụ thể cho từng loại báo cáo như sau:

stt Loại báo cáo Đơn vị thực hiện

gửi báo cáo

Thời gian quy định gửi báo cáo

1 Báo cáo công tác tuần Tất cả các phòng,

ban Sở

Trong giờ làm việc, vào chiều thứ Năm hàng tuần

2 Báo cáo công tác tháng Tất cả các phòng,

ban Sở

Trong giờ làm việc, vào ngày 13 hàng tháng

3 Báo cáo kết quả thực hiện

nhiệm vụ GD&ĐT Quý I,

phương hướng, nhiệm vụ,

giải pháp trọng tâm Quý II

Các phòng, ban Sở; các phòng

trường THPT, trung tâm GDTX, đơn vị trực thuộc

Trước ngày 07/3 hàng năm

4 Báo cáo tình hình GD&ĐT 6

tháng đầu năm và phương

hướng, nhiệm vụ, giải pháp

thực hiện 6 tháng cuối năm

5 Báo cáo kiểm điểm, điều

hành của UBND tỉnh thực

hiện chương trình công tác 6

tháng đầu năm; đề xuất điều

chỉnh, bổ sung chương trình

công tác 6 tháng cuối năm

Tất cả các phòng, ban Sở

6 Báo cáo tình hình GD&ĐT 9

tháng, ước thực hiện cả năm;

phương hướng, nhiệm vụ,

Trang 7

giải pháp trọng tâm Quý IV trường THPT,

trung tâm GDTX, đơn vị trực thuộc

7 Báo cáo tình hình GD&ĐT

cả năm; phương hướng,

nhiệm vụ, giải pháp thực

hiện năm sau

8 Báo cáo kiểm điểm, điều

hành của UBND tỉnh thực

hiện chương trình công tác

năm; đề xuất chương trình

công tác năm sau

9 Báo cáo kết quả thực hiện

Nghị quyết của Tỉnh ủy về

nhiệm vụ GD&ĐT cả năm;

mục tiêu, nhiệm vụ, giải

pháp năm mới

10 Báo cáo tình hình chuẩn bị

năm học, kế hoạch khai

giảng và tình hình tổ chức

khai giảng, kế hoạch thời

gian năm học

11 Báo cáo sơ kết học kỳ I và

phương hướng nhiệm vụ

trọng tâm học kỳ II

12 Báo cáo tổng kết năm học và

phương hướng, nhiệm vụ

năm học sau

Để đảm bảo tính kịp thời trong công tác thông tin báo cáo thì trước tiên cán

bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ tổng hợp của từng đơn vị phải nắm chắc yêu cầu và gửi báo cáo đúng thời gian quy định Có sổ theo dõi đầu công việc, có cách

tổ chức thu thập thông tin khoa học để đảm bảo các báo cáo đều thực hiện đúng thời gian

Trang 8

Tiếp theo, để đảm bảo thông tin báo cáo được truyền đi một cách nhanh chóng, tất cả các đơn vị đều thực hiện gửi báo cáo đến hộp thư điện tử của Văn phòng (không yêu cầu gửi văn bản giấy) Cán bộ tổng hợp Văn phòng Sở sẽ tiếp nhận nguồn thông tin báo cáo từ các đơn vị gửi qua địa chỉ email của Văn phòng Hiện nay, 100% các báo cáo đều được gửi và nhận thông qua hệ thống thư điện tử

Trong những năm vừa qua, việc thực hiện báo cáo đúng thời gian quy định

là một trong những tiêu chí để UBND tỉnh đánh giá công vụ các Sở, ban ngành trong tỉnh đồng thời là căn cứ để Sở Giáo dục và Đào tạo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị, trường học thuộc Sở

Cán bộ, chuyên viên khi được giao nhiệm vụ thực hiện công tác thông tin báo cáo cần chủ động sắp xếp thời gian hợp lý (trong trường hợp được cử đi công tác hoặc tham gia các lớp bồi dưỡng lý luận chính trị…) để có thể hoàn thành báo cáo đúng thời gian quy định

2 Đảm bảo đầy đủ, chính xác về mặt thể thức, nội dung báo cáo

a) Đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản, được áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Văn phòng Sở cũng đã kết hợp tổ chức tập huấn cho đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan Sở trong cuộc họp giao ban tháng, và cho đội ngũ cán bộ, nhân viên các đơn vị, trường học trong đợt tập huấn về công tác Văn phòng

Thông tin báo cáo không thể đảm bảo chất lượng khi không đạt yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Vì vậy, đòi hỏi mỗi cán bộ, chuyên viên, nhân viên cần nghiên cứu kỹ Thông tư 01 để thông tin báo cáo cho cấp trên đạt hiệu quả

Một số lưu ý đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà các đơn vị thường thực hiện chưa đúng theo Thông tư 01:

- Cách định lề trang văn bản: Quy định tài Khoản 3 – Điều 5

- Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản: Quy định tại Khoản 2- Điều 6 và Khoản 5 – Điều 7

- Cách ghi số, ký hiệu văn bản: Quy định tại Khoản 2 – Điều 8

- Cách ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Quy định tại Điều 9

- Cách ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Quy định tại Khoản 2 – Điều 10

- Cách ghi nơi nhận: Quy định tại Điều 14

Tiếp theo, các đơn vị, trường học cần có sự phân công cho một cán bộ phụ trách việc kiểm tra thể thức văn bản, thông thường công việc này sẽ được giao cho

Trang 9

nhân viên Văn thư và nhân viên Văn thư cần nắm chắc các quy định trong Thông

tư 01 để đảm bảo các văn bản nói chung khi ban hành sẽ không bị sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày

Lãnh đạo Văn phòng Sở cũng đã phân công nhiệm vụ cho cán bộ chuyên viên chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày để đảm bảo văn bản soạn thảo của cán bộ, chuyên viên cơ quan Sở đúng quy định theo Thông tư 01, trước khi cán bộ chuyên viên các phòng ban trình Lãnh đạo Sở ký duyệt

b) Đối với nội dung báo cáo

Cán bộ công tác Văn phòng nói chung và công tác tổng hợp nói riêng cần tích cực nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu liên quan, tiếp thu học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp, có tinh thần trách nhiệm với công việc Khi tham mưu cho Lãnh đạo để xây dựng báo cáo cần phải trung thực, khách quan, đúng nội dung và

số liệu yêu cầu

Để nâng cao chất lượng soạn thảo, tổng hợp thông tin thì cần xác định rõ trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên, của lãnh đạo từ khâu xác định yêu cầu của cấp trên để ban hành văn bản gửi các đơn vị cung cấp thông tin, đến khâu thu thập

và xử lý thông tin, khâu soạn thảo báo cáo, và khâu trình duyệt báo cáo trước khi ban hành

Trước khi xây dựng báo cáo thì cán bộ, chuyên viên tổng hợp cần xác định thông tin mà cấp trên yêu cầu là những thông tin gì, thông tin đó có liên quan đến đối tượng nào…nếu nội dung liên quan đến nhiều phòng, ban Sở hoặc liên quan đến các đơn vị trực thuộc Sở thì cán bộ, chuyên viên sẽ tham mưu Lãnh đạo Sở ký văn bản đề nghị các đơn vị cung cấp thông tin để tổng hợp Để đảm bảo thông tin báo cáo có chiều sâu, thì cán bộ, chuyên viên một mặt xử lý thông tin của đơn vị, mặt khác nghiên cứu nhiều văn bản, tài liệu liên quan, tập hợp những vấn đề liên quan để xây dựng báo cáo

Trong quá trình xây dựng báo cáo, cán bộ chuyên viên cần biết chọn lọc thông tin để tổng hợp, những thông tin hữu ích sẽ mang lại giá trị và hiệu quả sử dụng cao

Đối với các báo cáo định kỳ theo quy định, Văn phòng Sở đều gửi đề cương

và phụ lục đính kèm để các đơn vị căn cứ xây dựng báo cáo

Nội dung thông tin các đơn vị cung cấp cần bám sát với đề cương yêu cầu, tránh hiện tượng báo cáo qua loa, hình thức, sao chép báo cáo từ các đơn vị khác, hoặc báo cáo những nội dung không đúng với yêu cầu của cấp trên Nội dung báo cáo cần cụ thể, đi vào trọng tâm, tránh lặp đi lặp lại một nội dung dẫn đến sự trùng lắp

Báo cáo không thể đạt chất lượng khi không được thể hiện qua con số, người

ta thường gọi là “con số biết nói”, nó là minh chứng rõ ràng nhất cho việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị có đạt kết quả hay không, và kết quả đó ở mức độ như thế nào Vì vậy, đối với các báo cáo không có phụ lục đính kèm thì trong nội dung báo cáo các đơn vị cần lưu ý cung cấp số liệu minh họa đối với kết quả từng hoạt

Trang 10

động như cán bộ, giáo viên, nhân viên tham gia các đợt tập huấn, hội thi (tập huấn

về nội dung gì và bao nhiêu người tham dự, số lượng giáo viên tham dự và đạt giải hội thi…), học sinh tham gia kỳ thi cấp tỉnh, quốc gia, các kỳ thi khác (số lượng học sinh tham gia, số lượng học sinh đạt giải).v.v Đối với các báo cáo có đính kèm phụ lục thì các đơn vị cần cung cấp số liệu chính xác, đầy đủ, không được tự ý xóa, chèn thêm hoặc thay đổi vị trí các cột, các dòng trong phụ lục (bảng tính excel)

Khi công tác soạn thảo báo cáo đã hoàn tất, cán bộ, chuyên viên cần chuyển cho Lãnh đạo phòng, ban mình để kiểm duyệt lại nội dung báo cáo, tiếp theo khi Lãnh đạo phòng, ban đã thống nhất nội dung báo cáo, nhân viên Văn thư đã kiểm tra thể thức văn bản thì cán bộ, chuyên viên mới trình Lãnh đạo Sở ký để ban hành

Tất cả các loại báo cáo cần được lưu trữ trên máy tính của cán bộ chuyên viên tổng hợp, được lưu theo năm, theo loại báo cáo, theo thứ tự thời gian thành từng file riêng để thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin phục vụ báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cấp trên Việc lưu trữ thông tin khoa học cũng là yếu tố giúp cho quá trình xử lý công việc của cán bộ, chuyên viên được hiệu quả hơn

3 Tăng cường kiểm tra, theo dõi việc thực hiện công tác thông tin báo cáo

Văn phòng đã phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Kế hoạch Tài chính Sở Giáo dục và Đào tạo thành lập đoàn kiểm tra công tác cải cách hành chính, công tác hành chính văn phòng, thi đua và công tác tổ chức Năm 2014 đã tiến hành kiểm tra 06 trường trung học phổ thông và 03 trung tâm giáo dục thường xuyên Trong 6 tháng đầu năm 2015 đã kiểm tra 06 trường trung học phổ thông và

02 trung tâm giáo dục thường xuyên Thông qua đợt kiểm tra để chấn chỉnh kịp

thời những nội dung mà đơn vị thực hiện chưa đúng theo quy định, từ đó nhằm nâng cao hiệu quả các mặt công tác

Cán bộ chuyên viên phụ trách mảng tổng hợp tiến hành theo dõi tình hình báo cáo của các đơn vị, nắm bắt được đơn vị nào chậm trễ trong khâu báo cáo, đơn

vị nào không nộp báo cáo Qua đó có văn bản nhắc nhở, chấn chỉnh các đơn vị kịp thời Đối với cơ quan Sở thì Văn phòng sẽ theo dõi, thống kê, thông báo trong cuộc họp giao ban giữa Ban Giám đốc với Trưởng các phòng ban và giao ban tháng của toàn cơ quan

Để tiến hành theo dõi tình hình nộp báo cáo tổng kết năm học của các đơn

vị, cán bộ chuyên viên phụ trách tổng hợp sẽ lập bảng cụ thể như sau:

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	157 KB