Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Kết cấu của chuyên đề : Tên chuyên đề “ Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội “ Bố cục của chuyên đề gồm Phần Mở Đầu, 3 chương và Phần kếtluận,

Mở đầu

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội là một chi nhánh của Ngân hàngNgoại thương Việt Nam, được thành lập nhằm phục vụ nhu cầu vốn chophát triển kinh tế của thủ đô nhất là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Đây làmột trong những Ngân hàng Thương mại hoạt động kinh doanh có hiệu quảcủa Thành phố Hà Nội trong những năm qua Ngân hàng Ngoại thương HàNội có nguồn vốn cho vay tương đối dồi dào đáp ứng nhu cầu vay vốn đểsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cũng nh nhân dân

Trong quá trình hoạt động, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội luôn chú

ý đến việc đổi mới công nghệ nhằm phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinhdoanh Đây là một trong những Ngân hàng đầu tiên ở Việt Nam áp dụngcông nghệ Ngân hàng hiện đại cùng với trang thiết bị tiên tiến Nhận thấyđược vai trò hết sức quan trọng của khoa học công nghệ đối với hoạt độngcủa ngân hàng, chi nhánh đang tiếp tục đầu tư nâng cấp và phát triển côngnghệ đặc biệt là công nghệ thông tin nhằm biến Ngân hàng Ngoại thương HàNội thành một Ngân hàng Thương mại hiện đại đủ sức cạnh tranh với cácNgân hàng khác trên địa bàn Hà Nội

Hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng luôn là hoạt động quantrọng nhất của các ngân hàng thương mại Quá trình cho vay thường phảitrải qua nhiều công đoạn Việc ứng dụng của tin học vào lĩnh vực này luônđược các ngân hàng đặc biệt quan tâm Nhờ có công cụ tin học mà việc quản

lý các hoạt động tín dụng trở thuận tiện hơn

Trong chuyên đề thực tập này em xin được trình bày quá trình phântích thiết kế hệ thống quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay tạingân hàng ngoại thương Hà Nội Đây là một đề tài mang tính chất cấp thiếtđối với ngân hàng ngoại thương Hà Nội nói riêng và các ngân hàng thươngmại nói chung Tín dụng, nhất là tín dụng cho vay luôn là hoạt động phứctạp có mức độ rủi do cao và yêu cầu độ chính xác luôn được đặt lên hàngđầu, chính vì lẽ đó mà việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực này

là một yêu cầu bức thiết của các Ngân hàng thương mại Hệ thống quản lý

và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay cho phép có thể thực hiện quản lý vàthực hiện toàn bộ quá trình cho vay của Ngân hàng, theo dõi tình hình trả nợ,

dư nợ của khách hàng

Kết cấu của chuyên đề :

Tên chuyên đề “ Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội “

Bố cục của chuyên đề gồm Phần Mở Đầu, 3 chương và Phần kếtluận, Phần phụ lục :

Chương I - Tổng quan về cơ sở thực tập và các vấn chuyên môn cần

nghiên cứu

Chương II – Các vấn đề về phương pháp luận trong việc nghiên cứu

đề tài

CHƯƠNG III - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN

LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

PHẦN PHỤ LỤC – MỘT SÈ GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Lời cảm ơn

Để có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập này em phải nhờ đến

sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, cơ quan thực tập, bạn bè, người thân.Những người đã trực tiếp, gián tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, tạo điều kiện thuậnlợi cho em trong suốt quá trình thực tập và thực hiện chuyên đề

Trước hết em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo TS ơng Văn Tú về những hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình và khoa học đối với emtrong suốt quá trình thực tập và thực hiện chuyên đề này.

Trư-Em xin cám ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh Tế trườngĐại Học Kinh Tế Quốc Dân đã giảng dạy em trong suốt 4 năm đại học, giúp

em có được những kiến thức khoa học, tư duy làm việc phục vụ cho côngviệc sau này

Em xin gửi lời cảm ơn đến anh Phạm Văn Hoàng - cán bộ của phòngTin Học, anh Nguyễn Tuấn Phong- cán bộ phòng Tín Dụng Tổng Hợp Ngânhàng Ngoại thơng Hà Nội, những người đã trực tiếp hướng dẫn em trongthời gian thực tập Đồng thời em cũng cũng xin cảm ơn các anh chị trongphòng Tin Học, Phòng Tín Dụng Tổng Hợp đã tạo điều kiện thuận lợi cho

em trong suốt thời gian thực tập

Sau cùng em xin được gửi lời cảm ơn tới ngời thân trong gia đình, bạn

bè những người giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em có thể hoàn thành đượcchuyên đề thực tập này

Xin chân thành cảm ơn!

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội là chi nhánh của Ngân hàng Ngoạithương Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 177/NH.QĐ ngày22/12/1984 của Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Chinhánh chính thức được thành lập và đi vào hoạt động ngày 01 tháng 03 năm

1985 với mụch đích phục vụ nhu cầu vốn để phát triển kinh tế - xã hội củathủ đô Đây là thời kỳ nền kinh tế nước ta bắt đầu chuyển sang cơ chế thịtrường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có trụ sở tại 78 Nguyễn Du - đây là địađiểm lý tưởng cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng và các chi nhánh

cấp 2 tại Thành Công, Cầu Giấy, một quầy đổi tiền tại sân bay Nội Bài,Phòng giao dịch Số 2 Hàng Bài

Từ khi đổi mới đến nay nền kinh tế thủ đô đã có những bước phát triểnvượt bậc, đời sống của nhân dân được nâng nên rõ rệt Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội luôn bám sát nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của thủ đôtrong từng giai đoạn cụ thể Phân tích thế mạnh và lợi thế so sánh của mình,Chi nhánh đã hoạch định chiến lược, mục tiêu kinh doanh cụ thể nhằm manglại hiệu quả cao nhất trong việc sử dụng vốn, hạn chế thấp nhất rủi ro trongkinh doanh Ngân hàng Với nhận thức đó trong quá trình hoạch định chínhsách, cũng như mục tiêu kinh doanh, Chi nhánh luôn hướng tới và coi trọngcông tác tín dụng, cho vay các dự án và phương án kinh doanh, phục vụ sảnxuất có hiệu quả, đặc biệt là những dự án thuộc lĩnh vực ưu tiên phát triểncủa thành phố Trong những năm qua, Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội ngoài cho vay các phương án phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệungắn hạn, còn cho vay để đầu tư vào các công trình Sau đây là sơ bộ về quátrình hoạt động và phát triển của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội :

Bằng nguồn vốn vay ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cácdoanh nghiệp của Thủ đô nhập các thiết bị, máy móc nhằm đổi mới côngnghệ cũng như nguyên vật liệu và hàng hoá máy móc phục vụ sản xuất vàtiêu dùng Tuy nhiên trong những năm cuối thập niên 80 và đầu thập niên 90của thế kỷ XX, tốc độ tăng trưởng tín dụng ngoại tệ chậm Lý do đây là thờiđầu đổi mới các doanh nghiệp của Thủ đô chập chững bước vào nền kinh tếthị trường, còn nhều bỡ ngỡ và chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro Trong khi đó

tỷ giá hối đoái, không khuyến khích nhà xuất khẩu Còn cơ chế thương mạithì hạn chế xuất - nhập khẩu, chỉ có một số Ýt doanh nghiệp được cấp giấy

phép xuất – nhập khẩu trực tiếp Tất cả các yếu tố đó đã tác động không tốtđến công tác tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội.

Những năm đầu mới thành lập, nguồn vốn ngoại tệ còn hạn hẹp, nhu cầuvốn cho tín dụng lớn hơn khả năng huy động vốn, do vậy Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội vay bù đắp vốn ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thương ViệtNam để cho vay Bắt đầu từ năm 1998, Nguồn vốn huy động ngoại tệ tăngmạnh, năm sau cao hơn năm trước Mặc dù dư nợ tín dụng có tăng nhưngkhông bằng tốc độ tăng của huy động vốn, công tác huy động vốn tạo đà đắclực cho công tác tín dụng phát triển Công tác tín dụng phát triển tạo thuậnlợi cho tăng nhanh huy động vốn Từ đó trong sử dụng vốn, ngoài nghiệp vụcho vay còn có nghiệp vụ kinh doanh tiền gửi, ở đây thực hiện sự chỉ đạocủa Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là : an toàn và hiệu quả cho toàn hệthống, vốn của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội chủ yếu được gửi ở Ngânhàng Ngoại thương Việt Nam , tạo điều kiện cho Ngân hàng Ngoại thươngtăng thêm nguồn lực đầu tư vào các dự án lớn cho thủ đô Hà Nội nói riêng

và cả nước nói chung

Từ năm 1992, sau khi chủ nghĩa xã hội ở Liên Xô và Đông âu sụp đổ,nước ta đã đẩy mạnh công cuộc đổi mới trên tất cả các lĩnh vực Trên lĩnhvực tài chính Ngân hàng nước ta đã khai thông quan hệ với các tổ chức tàichính trên thế giới nh : Quỹ tiền tệ thế giới: IMF, Ngân hàng thế giới: WB,Ngân hàng phát triển Châu á: ADB Các chính sách kinh tế vĩ mô nh: điềuhành tỷ giá, kiềm chế lạm phát v.v đã phát huy tác dụng, nền kinh tế nước

ta đã phát triển với tốc độ tương đối cao Nhu cầu nhập khẩu máy móc,nguyên vật liệu và hàng hoá thiết yếu phục vụ sản xuất và đời sống tăngnhanh Trong khi đó Ngân hàng Ngoại thương là Ngân hàng chủ đạo phục

vụ kinh tế đối ngoại lúc bấy giờ Thanh toán xuất nhập khẩu qua hệ thốngNgân hàng Ngoại thương chiếm tỷ trọng khá cao trong nền kinh tế quốc dân.

Có thể nói các nghiệp vụ Ngân hàng phục vụ cho kinh doanh xuất nhập khẩu

là nghiệp vụ truyền thống cuả Ngân hàng Ngoại thương đây là thế mạnh màNgân hàng Ngoại thương cần duy trì và phát triển Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội đã luôn phát huy thế mạnh của mình trong quá trình hoạt động vàphát triển

Tuy những năm này tốc độ phát triển tín dụng rất nhanh song tăng trưởngnguồn vố ngoại tệ còn nhanh hơn nhiều Nh vậy luôn có một số lượng vốnngoại tệ dư được gửi tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

Cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ xảy ra tại một số nước Đông Nam á

và Châu á vào năm 1997 đã cá tác động lớn đến nền kinh tế nước ta Cuộckhủng hoảng này đã làm cho một loạt doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, dẫn tới

đổ bể tín dụng, vỡ nợ tác động đến việc tăng trưởng của dư nợ tín dụng Dư

nợ tín dụng ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội giảm dần, trongkhi nguồn vố huy động ngoại tệ vẫn tăng nhanh, số dư tiền gửi ngoại tệ củaNgân hàng Ngoại thương Hà Nội tại Ngân hàng Ngoại thương trung ươnglại càng tăng, nghiệp vụ tiền gửi đã mang lại nguồn thu đáng kể cho Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội do chênh lệch lãi suất giữa việc sử dụng vốn vàhuy động vốn ngoại tệ

Ngay từ ngày thành lập, công tác huy động vốn bằng VNĐ luôn đáp ứngđầy đủ nhu cầu tín dụng của chi nhánh Dư nợ bằng VNĐ luôn tăng trưởng,phục vụ chủ yếu cho thu mua, sản xuất hàng xuất khẩu và nhập khẩu hàngthiết yếu của sản xuất và đời sống Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội luôn có

số dư tiền gửi của khách hàng chờ thanh toán ở mức cao, đây là nguồn vố cólãi suất thấp ( lãi suất không kỳ hạn ), với chức năng của Ngân hàng Thươngmại là : Tạo nguồn vốn có kỳ hạn từ nguốn vốn không kỳ hạn ( Chức năngtạo tiền của Ngân hàng Thương mại ) Đó chính là lợi thế của Ngân hàngNgoại thương Hà Nội trong việc cạnh tranh về mặt lãi suất.

Trong sử dụng vốn VNĐ, ngoài vốn để cho vay và đảm bảo khả năngthanh toán hàng ngày, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội còn thừa vốn, quatính toán lãi suất huy động vốn đầu vào, xem xét để thực hiện các cuộc mua

kỳ phiếu cũng như gửi tiền ở các Ngân hàng Thương mại khác Nhờ đó đãtăng thêm hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng vốn của chi nhánh Tuy nhiên,thực hiện mục tiêu kinh doanh của toàn hệ thống nguồn vốn VNĐ của Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội chủ yếu được tại Ngân hàng Ngoại thương ViệtNam

Kể từ khi thành lập, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội không ngừng pháttriển, từng bước khẳng định là một chi nhánh Ngân hàng vững mạnh trên địabàn thủ đô Từ chỗ chỉ có 5 phòng khi mới thành lập, đến nay chi nhánh đã

có 9 phòng và các chi nhánh cấp 2 đó là các chi nhánh Thành Công và Chinhánh Cầu Giấy, một quầy đổi tiền ở sân bay Nội Bài, sắp tới Ngân hàngNgoại thương Hà Nội sẽ mở thêm chi nhánh tại Gia Lâm và ở một số nơikhác Số cán bộ nhân viên của chi nhánh từ 58 người tăng lên 104 người vàcòn tiếp tục tăng lên trong thời gian tới nhằm đáp ứng với nhu cầu phát triển

và mở rộng của chi nhánh Số cán bộ có trình độ trên đại học trở lên chiếmtrên 90%, tuổi đời bình quân là 33,5 tuổi Đội ngũ cán bộ của Ngân hàngNgoại thương Hà Nội có trình độ, có kinh nghiệm có ý thức tổ chức kỷ luật,

có tinh thần đoàn kết và có chí hướng vươn lên trong công việc Đó là yếu tố

quan trọng giúp chi nhánh là doanh nghiệp được Nhà nước xếp hạng I, cótốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu : nguồn vốn, sử dụng vốn, lợi nhuận v.v.năm sau cao hơn năm trước Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã và đang cóchính sách khuyến khích cử cán bộ công nhân viên đi học tập và đào tạonhằm nâng cao trình độ và kỹ năng trong công việc.

Sau 20 năm đi vào hoạt động Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã đạtđược nhiều thành tích xuất sắc, luôn là lá cờ đầu trong hệ thống Ngân hàngNgoại thương Việt Nam

Các chỉ tiêu huy động vốn – dư nợ lợi nhuận

Từ năm 1985 đến năm 2000

Đơn vị tính: 1 triệu đồng và 1000USD

1998 449.127 90.274 110.771 12.105 24.649

1999 454.398 109.957 209.529 13.796 28.012

2000 520.072 154.242 263.317 14.486 34.650

Nguồn : Niên giám 15 năm Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Chi nhánh đã nộp cho ngân sách của Hà Nội hàng trăm tỷ đồng, góp phầnvào công cuộc đổi mới kinh tế xã hội của thủ đô trong suốt thời gian qua.Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cũng như các chi nhánh khác của Ngânhàng Ngoại thương Việt Nam đang hàng ngày khắc phục những khó khăn,yếu kém làm lành mạnh hoá tình hình tài chính, thực hiện thành công lộtrình cơ cấu lại Ngân hàng Thương mại để xây dựng Ngân hàng Ngoạithương thành một Ngân hàng Thương mại hàng đầu của Việt Nam, đủ sứccạnh tranh với các Ngân hàng khác trong khu vực, phù hợp với xu thế mởcửa và hội nhập

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam nói chung và Hà Nộinói riêng đã có những bước phát triển vượt bậc Do vậy tình cho vay củaNgân hàng Ngoại thương Hà Nội cũng có những bước tiến đáng kể Điềunày được thể hiện qua các chỉ tiêu nh : quy mô cho vay, cơ cấu cho vay vàchất lượng cho vay Đặc biệt chất lượng cho vay của Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội ngày càng được nâng cao

Tình hình tăng trưởng cho vay của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Từ năm 1997 – 2000 ( quy ra VNĐ )

Đơn vị : triệu đ

Sau gần 20 năm đi vào hoạt động chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương HàNội đã có sự tăng trưởng và phát triển vượt bậc, đóng vai trò quan trọngtrong hệ thống chi nhánh cấp 1 của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, thúcđẩy quá trình phát triển kinh tế của thủ đô trong những năm qua Từ khithành lập đến nay mặc dù trải qua nhiều thăng trầm của nền kinh tế nhưngNgân hàng Ngoại thương Hà Nội vẫn vững vàng đi lên, tạo được lòng tin đốivới các doanh nghiệp của thủ đô nhất là các doanh nghiệp hoạt động sảnxuất kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

2 Những kết quả đã đạt được cho đến năm 2001

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội là địa chỉ đáng tin cậy của khách hàngtrên địa bàn thủ đô với số lượng khách hàng hiện nay là 19.250, quản lýkhoảng 43.000 tài khoản tiết kiệm và kỳ phiếu ( Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội quản sổ tiết kiệm và kỳ phiếu bằng tài khoản ), có 3.500 tài khoản cánhân giao dịch Bình quân một ngày có khoảng 2.000 giao dịch được thựchiện Chi nhánh là đơn vị đầu tiên của hệ thống Ngân hàng Ngoại thương đãtriển khai công nghệ “ Ngân hàng bán lẻ “ là một công nghệ ngân hàng hiệnđại vào tháng 9 năm 2000, tạo điều kiện cho Ngân hàng Ngoại thương áp

dụng khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ ngân hàng, giúp cho nối mạngONLINE ( trực tuyến ) trong toàn hệ thống

Với tác phong phục vụ tận tình chu đáo, công nghệ ngân hàng tương đốihiện đại và chỉ số an toàn cao, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có nguồnvốn huy động tăng nhanh và chiếm tỷ trọng đáng kể so với hơn 90 tổ chứcTín dụng khác trên địa bàn Hà Nội :

Tháng 12 năm 1997 : Tổng nguồn vố qui VNĐ đạt 1.084 tỷ, chiếm3,68% tổng nguồn vốn huy động của các ngân hàng trên địa bàn

Tháng 12 năm 1998 : Tổng nguồn vố qui VNĐ đạt 1.587 tỷ, tăng 51,4%

so với năm trước, chiếm 3,68% tổng nguồn vốn huy động của các ngân hàngtrên địa bàn

Tháng 12 năm 1999 : Tổng nguồn vố qui VNĐ đạt 2.065 tỷ, tăng 30,1%

so với năm trước, chiếm 3,68% tổng nguồn vốn huy động của các ngân hàngtrên địa bàn

Tháng 12 năm 2000 : Tổng nguồn vố qui VNĐ đạt 2.757 tỷ, tăng 33,5%

so với năm trước, chiếm 3,68% tổng nguồn vốn huy động của các ngân hàngtrên địa bàn

Đến 31 tháng 7 năm 2001 : Tổng nguồn vố qui VNĐ đạt 3.198 tỷ, tăng15,08% so với cuối năm trước, chiếm 3,68% tổng nguồn vốn huy động củacác ngân hàng trên địa bàn

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có nguồn vốn tương đối lớn luôn luônđáp ứng được mọi nhu cầu nguồn vốn cho vay với lãi suất thấp Ví dụ vào31/07/2001, nguồn vốn VNĐ của chi nhánh dồi dào trong khi các Ngân hàngThương mại khác lại hết sức căng thẳng Lãi suất huy động vốn thấp, bìnhquân là 0,322% tháng ở thời điểm trên khi Ngân hàng Nhà Nước đã công bốlãi suất cơ bản VNĐ là 0,65% tháng

Dư nợ cho vay hàng năm đều tăng, năm sau cao hơn năm trước, nguồnvốn tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội góp một phần vốnào sựnghiệp phát triển kinh tế của thủ đô, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội tạo ra cho mình được nhiều khách hàngtruyền thống có bề dày thời gian gắn bó, họ luôn mong muốn có được nhữngdịch vụ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội Còn Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội luôn lắng ý kiến của khách háng, đổi mới phong cách và chất lượngphục vụ đồng thời với mức phí cạnh tranh, nhằm thu hút và mở rộng cho vaytheo hướng : đa loại hình, đa phương thức, đa thành phần kinh tế, đần chọlọc khách hàng để đưa vào đội ngũ khách hàng truyền thống

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã và đang hướng tới đa phương thức

và hình thức cho vay Năm 1999 chỉ cho vay theo phương thức từng lần vàcho vay theo dự án đầu tư là chủ yếu, đến năm 2000 phát triển các phươngthức cho vay nh : cho vay theo hình thức đồng tài trợ, cho vay theo hạn mứctín dụng Đó là hai hình thức cho vay tạo điều kiện cho khách hàng và cho

cả Ngân hàng nhằm mục đích mở rộng và nâng cao chất lượng cho vay Chinhánh đã chú trọng hơn vào cho vay trung và dài hạn đem nguồn vốn vàophục vụ các dự án phát triển kinh tế của Hà Nội và cả nước, làm thay đổi

dần cơ cấu dư nợ, dư nợ cho vay trung và dài hạn đang tăng lên cả về sốlượng và tỷ trọng.

Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã và đang hướng tới cho vay đa thànhphần kinh tế Dư nợ của các thành phần kinh tế ngoài Doanh nghiệp NhàNước đang tăng lên về cả số lượng và tỷ trọng Nhiều công ty cổ phần, công

ty TNHH chi nhánh đã cho vay tín chấp và nhận thấy rằng đây là thành phầnkinh tế tiềm năng

Chính sách lãi suất cho vay của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội linhhoạt, cạnh tranh và có tính chất định hướng rõ ràng là : ưu tiên các Doanhnghiệp sản suất đặc biệt là các Doanh nghiệp sản suất hoặc thu mua hàngxuất nhập khẩu

Tóm lại, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã và đang khẳng định mình làmột Ngân hàng Thương mại kinh doanh có hiệu quả trên địa bàn thủ đô.Nguồn vốn cho vay của chi nhánh góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế

xã hội của Hà Nội

3 Các hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cũng giống nh hoạtđộng của các Ngân hàng Thương mại khác Ngày nay hoạt động của Ngânhàng Thương mại hết sức đa dạng và phong phó Tuy nhiên có thể khái quáttoàn bộ hoạt động kinh doanh của một Ngân hàng Thương mại nh sau :

- Nhận tiền gửi : Ngân hàng Thương mại được nhận tiền gửi của cá nhân,

tổ chức, các đơn vị kinh tế và các Ngân hàng Thương mại khác dưới hìnhthức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiền gửi khác

- Dịch vụ thanh toán : Trong quá trình làm trung gian thanh toán, Ngânhàng Thương mại cung ứng các dịch vụ thanh toán sau : thực hiện thanhtoán trong nước cho khách hàng, thanh toán quốc tế, thực hiện dịch vụthu hộ và chi hộ Ngân hàng có thể sử dụng tiền nhàn rỗi của các dịch vụthanh toán vào mục đích kinh doanh còng nh tài trợ Đây là nguồn vốn cóchi phí thấp nhất bởi vì tiền của khách hàng ở Ngân hàng Thương mạivới mục đích giao dịch chứ không phaỉ mục đích sinh lời

- Tài trợ cho nền kinh tế : Tài trơ cho nền kinh tế là hoạt động quan trọngnhất của Ngân hàng Thương mại, nó bao gồm các hoạt động sau : cho các

cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp vay nhằm đáp ứng nhu cầu sản suất kinhdoanh; đầu tư vào các dự án sản xuất kinh doanh, cáccông trình; cho các

cá nhân doanh nghiệp thuê tài chính; bảo lãnh bằng uy tín và khả năng tàichính của mình đối với người nhận bảo lãnh

- Kinh doanh ngoại tệ : Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội kinh doanhngoại tệ nhằm phục vụ khách hàng kinh doanh xuất nhập khẩu Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội kinh doanh ngoại tệ nhằm tìm kiếm lợi nhuậnthông qua thị trường ngoại tệ trong và ngoài nước

- Kinh doanh chứng khoán : Ngân hàng Thương mại phát hành chứngkhoán để thu hút vốn kinh doanh, mua bán các chứng khoán trên thị

trường chứng khoán, phát hành chứng khoán cho các công ty và cho nhànước.

- Dịch vụ khác : Ngân hàng Thương mại có các dịch vụ khác trên thịtrường như : dịch vụ tư vấn; dịch vụ ngân quỹ; kinh doanh và dịch vụbảo hiểm; kinh doanh bất động sản; nghiệp vụ uỷ thác đại lý; dịch vụbảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá, cho thuê tủ két, cầm đồ… Cácdịch vụ này giúp Ngân hàng thu được một khoản lợi nhuận

4 Giới thiệu về các dịch vụ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

a/ Dịch vụ bảo lãnh Bằng kinh nghiệm hoạt động, uy tín lâu năm của

mình Ngân hàng Ngoại thương đã trở thành bạn hàng đáng tin cậy của mọikhách hàng không phân biệt thành phần kinh tế Với các nghiệp vụ bảo lãnhphong phú, thuận tiện, mức phí hấp dẫn luôn thu hút được khách hàng Cácloại bảo lãnh chủ yếu : Bảo lãnh bằng vốn ( vốn trong nước và vốn nướcngoài ), bảo lãnh thanh toán và thư tín dự phòng, bảo lãmh hợp đồng, bảolãnh dự phòng, bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh chất lượng sản phẩm…

b/ Dịch vô cho vay Trong những năm qua Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội luôn duy trì được một lượng vốn lớn đáp ứng được nhu cầu vay vốn

để phát triển sản xuất kinh doanh, đặc biệt là cho vay xuất nhập khẩu Thủtục cho vay nhanh gọn, thuận tiện, lãi suất hấp dẫn, đội ngũ cán bộ có trình

độ chuyên môn cao

c/ Dịch vụ chuyển tiền Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam nhận

chuyển tiền cho quý khách trong và ngoài nước Nhờ mạng lưới rộng khắpnên việc chuyển tiền được thuận tiện, giá cước thuận tiện

d/ Dịch vô thanh toán quốc tế Hoạt động thanh toán quốc tế luôn là

hoạt động mạnh nhất của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Đây chính làNgân hàng của Việt Nam chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đối ngoại LàNgân hàng thương mại đầu tiên của Việt Nam tham gia vào mạng thanh toánquốc tế SWIFT Ngân hàng Ngoại thương 5 năm liền được công nhận làNgân hàng có chất lượng thanh toán SWIFT tốt nhất

e/ Dịch vụ Ngân hàng đại lý Năm 2002 VietComBank triển khai hệ

thống E- Bank , thanh toán điện tử giữa VietCombank với các Ngân hàngđại lý trong nước

f/ Dịch vụ kỳ phiếu Tuỳ theo nhu cầu vốn ngắn hạn trong từng thời

kỳ, Ngân hàng Ngoại thương phát hành kỳ phiếu Đây là hình thức đầu tư antoàn với lãi suất cao, được đảm bảo bí mật

g/ Dịch vụ chiết khấu chứng từ Tạo thuận lợi cho các khách hàng có

nhu cầu vốn tạm thời khi những chứng từ chưa đến hạn thanh toán, hoặc cáckhách hàng xuất khẩu đang chờ Ngân hàng nước ngoài thanh toán khi đãxuất trình chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Ngoại thương thì Ngân hàng

có thể áp dụng dịch vụ này

5 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Tổ chức bộ máy của chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội theoQuyết định số 287/QĐ/TCCB-ĐT ngày 27/7/2000 của Tổng giám đốc Ngânhàng Ngoại thương Việt Nam gồm có các phòng sau :

9 – Tổ Kiểm tra và kiểm toán nội bộ

Mỗi phòng do Trưởng phòng điều hành và có một số Phó trưởng phònggiúp việc

Ngoài ra Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội còn có các chi nhánh cấp 2 :

 Chi nhánh cấp 2 Thành Công có 5 phòng chức năng

 Chi nhánh cấp 2 Cầu Giấy có 5 phòng chức năng

Trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội củaThành phố Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội sẽ tiếp tục mở rộngquy mô hoạt động ở các quận huyện khác trong thành phố như : ThanhXuân, Ba Đình, Gia Lâm, Thanh Trì v.v

II- Các vấn đề chuyên môn thu được trong quá trình thực tập tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

1 Tình ứng dụng công nghệ thông tin tại Ngân hàng Ngoại thương

Hà Nội

Trang thiết bị và công nghệ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Namđược đánh giá là một Ngân hàng trong nước đi đầu về lĩnh vực công nghệ,nói chung là hiện đại với tiêu chuẩn 1 người một máy tính, hệ thống máytính được nối mạng trực tuyến ( ONLINE ) trong toàn bộ hệ thống Ngânhàng Ngoại thương

Hiện nay Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã mở rộng hoạt động củamình xuống các chi nhánh cấp 2 Các chi nhánh này được nối mạng với chinhánh cấp 1, chi nhánh lại được nối với Ngân hàng Ngoại thương trungương Các nghiệp vụ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội hầu hết đượcthực hiện thông qua máy tính bằng các phần mềm chuyên dụng của ngânhàng, các trương trình này đều được cài đặt trên Host và được quản lý mộtcách thống nhất Hệ thống mạng máy tính của Ngân hàng Ngoại thương HàNội sử dụng hệ điều hành WINDOWS NT 4.0, đây là hệ điều hành mạngthông dụng hiện nay Đây là hệ điều hành của hãng Microsoft, được thiết kế

để hoạt động trong vai trò cả mày phục vụ và máy sử dụng trong môi trườngmạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN), hệ điều hành này có chế độbảo mật cao rất phù hợp với hoạt động của Ngân hàng Hầu hết các dữ liệucủa Ngân hàng được lưu trữ bằng FOXPRO, nhiều chương trình cũng đượcthiết kế bằng ngôn ngữ này Tuy nhiên vẫn còn nhiều bất cập trong việc ứngdụng công nghệ : một nghiệp vụ phải sử dụng nhiều chương trình khác nhau

trên chương trình của Ngân hàng bán lẻ Do mới sử dụng nên chương trìnhNgân hàng bán lẻ vẫn còn một số lỗi nhất định vẫn còn một số lỗi nhất định,gây khó khăn cho cán bộ tín dụng trong việc quản lý các món vay, đặc biệt

là khi tính lãi tiền vay

Toàn bộ hoạt động của hệ thống mạng máy tính của Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội được thực hiện bởi Phòng Tin học Phòng Tin học của Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội bao gồm các kỹ sư, cử nhân có trình độ, kinhnghiệm, năng lực, có tinh thần trách nhiệm cao

2 Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tin học

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tin học được quy định tại quyết định số16/QĐ-NHNTHN ngày 01/8/2000 của giám đốc chi nhánh Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội bao gồm :

- Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ Ngân hàng, cảitiến, bổ sung các chương trình phần mềm hiện có và xây dựng cácchương trình phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của chi nhánh Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội

- Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của chi nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Giám đốcchi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội và Tổng giám đốc Ngânhàng Ngoại thương Việt Nam ban hành

- Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứngdụng nghiệp vụ của Ngân hàng Việt Nam để triển khai tại chi nhánh và

có trách nhiệm bảo quản các phần mềm đó như những tài sản khác của cơquan.

- Xây dựng kế hoạch vật tư, trang bị mới và bảo hành các thiết bị tin họcnhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tạichi nhánh

- Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng của chi nhánhNgân hàng Ngoại thương Hà Nội

- Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quyđịnh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và chi nhánh

- Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho cácphòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác trong lĩnh vực tin học mà giám đốcgiao

3 Hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Hoạt động tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội chủ yếu là cáchoạt động cho vay Hoạt động cho vay của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nộiluôn có bước phát triển và là địa chỉ đáng tin cậy cung cấp các sản phẩmdịch vụ Ngân hàng cho các doanh nghiệp của thủ đô

Hiện nay Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đang áp dụng các cơ cấu chovay nh sau :

- Cho vay theo hình thức chủ sở hữu Khách hàng vay vốn tại Ngân hàngNgoại thương Hà Nội bao gồm các doanh nghiệp Nhà nước (DNNN),công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và tư nhân Dư nợphân theo hai thành phần chính đó là DNNN và doanh nghiệp ngoài Nhànước.

- Cơ cấu cho vay theo thời hạn Cho vay theo thời hạn bao gồm cho vayngắn hạn, trung hạn, dài hạn Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội cho vaychủ yếu là ngắn hạn và trung hạn, còn dài hạn thì chưa được phát triển

Dư nợ được phân theo từng hình thức cho vay

- Cho vay xuất nhập khẩu : Như đã đề cập ở trên Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội là Ngân hàng Thương mại đối ngoại đầu tiên của thủ đô,

đó là đặc điểm quan trọng, nó chi phối đến toàn bộ quá trình hoạt độngkinh doanh của mình Với đặc điểm đó dư nợ cho vay xuất nhập khẩu củaNgân hàng Ngoại thương Hà Nội chiếm đa số trong tổng dư nợ

- Cho vay có bảo đảm và cho vay không có bảo đảm Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội cho vay không có bảo đảm (tín chấp ) là chủ yếu, đó làcho vay không có tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh của người thứ

ba mà chỉ dựa vào phương án kinh doanh và uy tín của khách hàng Tuynhiên tuỳ theo phương án kinh doanh và uy tin của khách hàng mà Ngânhàng Ngoại thương Hà Nội cho khách hàng vay có đảm bảo Tức là đòikhách hàng phải có tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh của người thứba

Việc phân loại các cơ cấu cho vay nh vậy giúp cho Ngân hàng Ngoạithương Hà Nội có thể quản lý tốt hơn hoạt động tín dụng của mình, thuậntiện trong việc theo dõi các khoản nợ của khách hàng.

Quy trình cho vay vốn tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội được thựchiện thông qua các bước sau :

- Kiểm tra thẩm định trước khi vay bao gồm các công việc : thu nhận hồ

sơ vay vốn; thẩm định tính khả thi, hiệu quả của dự án, khả năng trả nợ

và lập tờ trình thẩm định

- Kiểm tra trong và sau khi cho vay, tính lãi và thu lãi, thu nợ Các côngviệc chủ yếu nh sau : kiểm tra, kiểm soát vốn vay; gia hạn nợ; thu nợ

4 Đề tài nghiên cứu

Sau giai đoạn thực tập tổng hợp tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nộiđược tìm hiểu về chức năng, vai trò và các hoạt động của Ngân hàng và tìnhhình ứng dụng công nghệ thông tin tại đây em quyết định chọn đề tài : Xây

dựng phần mềm “ Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội ”

Quản lý và theo dõi hoạt động tín dụng của Ngân hàng bao gồm các côngviệc như : Quản lý các món vay theo các cơ chế đã phân loại ở trên, quản lýtheo dõi tình hình công nợ của khách hàng, quản lý quá trình thu nợ, tính lãivay, thu lãi, hàng tháng in ra các báo cáo về tình hình dư nợ, các khoản nợquá hạn, các báo cáo tín dụng chi tiết , các báo cáo tín dụng theo thành phầnkinh tế

Đây là vấn đề mang tính thực tiễn cao, nó giúp cho cán bộ tín dụng thuậntiện hơn trong công việc của mình Hiện nay Ngân hàng Ngoại thương HàNội đã có các phần mềm thực hiện các chức năng này nhưng chúng là cácphần mềm riêng lẻ chưa thống nhất vẫn còn một số yêu cầu chưa thực hiệnđược như việc gia hạn nợ đối vơi khách hàng.

Hiện nay dữ liệu của ngân hàng ngoại thương Hà Nội chủ yếu được lưutrữ bằng Foxpro Do vậy trong chuyên đề thực tập này em chọn công cụ là

hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 6.0 để thiết kế chương trình Đây làcông cụ thuận tiện và nhanh chóng cho việc thiết kế CSDL còng nh thiết kếchương trình, nó cung cấp cho người dùng nhiều tính năng mạnh mẽ tiện lợi

Chương 2

Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài

I - Các khái vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

1 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập các dàng buộc được gọi là môi trường.

Mô hình hệ thống thông tin :

Hiện nay tồn tại nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức,nhưng có hai các phân loại thông dụng nhất là:

- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Phân loại theo theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

2 Cơ sở dữ liệu

Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, các nhà doanh nghiệp luônphải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý Dữ liệu có tầmquan trọng sống còn đối với các doanh nghiệp hay tổ chức

Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả các thông tin đó vẫn được thuthập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật Các dữ liệu này được ghi trên các

bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… và ngay trongđầu của nhân viên làm việc.

Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu :

Thực thể ( Entity ) Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị

muốn lưu trữ thông tin về nó Chẳng hạn nh nhân viên, máy móc thiết bị,hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thểcần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loaị

Trường dữ liệu ( Field ) Để lưu trữ thông tin về từng thực thể mà người

ta thiết lập một bộ thuộc tính để ghi các giá trị cho các thuộc tính đó Mỗithuộc tính được gọi là một trường Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng lênnhững bộ thuộc tính nh vậy cho các thực thể

Bản ghi ( Record ) Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể

cụ thể làm thành một bản ghi

Bảng ( Table ) Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể

tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

Cơ sở dữ liệu ( Data Base ) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan

với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu

sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thôngtin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau

Cập nhật dữ liệu : Đây là nhệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ

sở dữ liệu Xu thế hiện nay của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là làm dễ dàngcho việc tạo và nhập dữ liệu Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệukhông giống nh thể thức dữ liệu được nhìn thấy Hiện nay hầu hết các phầnmềm quản trị cơ sở dữ liệu đều cho phép ta sử dụng giao diện đồ hoạ đểnhập dữ liệu, điều này giúp cho người dùng dễ dàng khi nhập dữ liệu

Truy vấn dữ liệu Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ

cơ sở dữ liệu Để thực hiện được nhiệm vụ này ta phải có cách thức nào đógiao tác với cơ sở dữ liệu Thông thường là thông qua một dạng nào đó củangôn ngữ truy vấn

 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL ( Structured Query Language ) Là

ngôn ngữ phổ dụng nhất dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Việcviết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều thời gian và kỹ năng, nhất là những truyvấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn có nhiều thực thể

 Truy vấn bằng ví dụ QBE ( Quyre By Example ) Nhiều hệ quản trị cơ

sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vàokhái niệm QBE QBE tạo cho người sở dụng một lưới điền hoặc một mẫu đểxây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họ muốn tìm kiếm

Lập các báo cáo ( Report) từ cơ sở dữ liệu Thường thì các hệ quản trị

cơ sở dữ liệu bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu Báocáo là những dữ liệu được kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đưa

ra dưới dạng in Ên Tuy nhiên báo cáo vẫn có thể được thể hiện ra trên mànhình Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu được

dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đẻ xử lý và đưa ra cho người sử dụngdưới một thể thức sử dụng được.

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu phải tổ chức theo một cách

nào đó để không dư thửa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu đượcchúng Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải cấu trúc lại Để lưu trữ dữ liệu chúng tacần một cơ chế đẻ gắn kết các thực thể mà chúng có mối quan hệ tự nhiêngiữa cái nọ với cái kia Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hìnhsau để chế ngự các mối quan hệ nào đó :

 Mô hình phân cấp ( Hierarchical Model )

 Mô hình mạng lưới ( Network Model )

 Mô hình quan hệ ( Relational Model )

3 Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là

cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Các công đoạn chủ yếu của quá trình phân tích thiết kế một hệ thống thôngtin

a/ Đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi cóbản yêu cầu Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian

mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiệnsau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sư

phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó đượcgọi là nghiên cứu khả thi và cơ hội.

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án.Một sai lầm trong giai đoạn này có thể làm lùi bước của toàn bộ dự án, kéotheo những chi phí lớn cho tổ chức

Đánh giá yêu cầu gồm có 4 công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu,đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo

- Lập kế hoạch

- Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu có mục đích làm cho phân tích viên

hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu Xác định chính xác đối tượngyêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xácđịnh khung cảnh nghiên cứu

- Đánh giá khả thi Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm

xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cáchthành công giải pháp đã đề xuất không? Tất nhiên trong quá trình pháttriển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại những vấn đềchính về khả năng thực thi là : khả thi về tổ chức, khả thi về kỹ thuật,

khả thi về tài chính

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo cho phép

các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại Báo cáophải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình vàkhuyến nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thường được trìnhbày để các nhà quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề Sau đó là

quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án

b/ Phân tích chi tiết

Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra một chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại, xác định mục tiêu của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu

tố giải pháp cho phép đạt được các mục tiêu trên

Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống

Ghi chép, phỏng vấn, kết quả

Khảo sát, quan sát các mẫu Các yêu cầu HT

Hồ sơ dự án

Kế hoạch xây dưng HTTT, lịch

phân tích HT, yêu cầu HT…

CÊuTróc ho¸ yªu cÇu

Chiến lược đề xuất

Các phương pháp thu thập thông tin

Thông thường người ta sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứutài liệu để thu thập thông tin Hiện nay có các phương pháp thu thập thôngtin phổ biến sau :

 Phỏng vấn là phương pháp mà phân tích viên thu thập thông tinthông qua các cuộc tiếp xúc với khách hàng

 Nghiên cứu tài liệu, cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh

 Sử dụng các phiếu điều tra, được dùng khi phải lấy thông tin từ sốlượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng

 Quan sát là phương pháp phân tích viên thu thập các thông tin màkhông thể hiện trong tài liệu hoặc qua phỏng vấn

Mã hoá dữ liệu

Mã hoá dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp các hàm thức mang tính quyước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cáh cho liên hệ với những đốitượng cần biểu diễn.Khi xây dựng hệ thống thông tin thì việc mã hoá dữ liệu

là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện các đói tượng không bị nhầm lẫn,

mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn.Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm :

- Phương pháp mã hoá phân cấp

- Phương pháp mã hoá liên tiếp

- Phương pháp mã hoá theo xeri

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

- Phương pháp mã hoá ghép nối

Công cụ mô hình hoá

Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô tả hệ thốngthông tin đó là sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu

 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram ) dùng để

mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Các ký pháp được sử dụngtrong mô hình luồng thông tin như sau :

Tin học hoá hoàn toàn

Kho dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

Dòng thông tin Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ) dùng để mô tả hệthông tin trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,các xử lý, các lưu trứ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tớinơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Ký pháp dùng cho sơ đồluồng dữ liệu :

xö lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chínhcủa hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao chochỉ cần một lần nhì là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồngỡ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lýcập nhật Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0 Đây chính là môhình tổng thể về hoạt động của hệ thống thông tin

Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người ta dùng kýthuật phân rã ( Explosion ) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh người ta phân

rã thành các sơ đồ ở các mức tiếp theo Các xử lý được chia nhỏ hơn, cơ sở

dữ liệu của hệ thống phải được thể hiện trong sơ đồ chi tiết Nhờ kỹ thuậtphân rã sơ đồ mà phân tích viên có thể chi tiết hoá các công đoạn hoạt độngcủa hệ thống

c/ Thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế logic nhằm mục tiêu xác định một cách chi tiết vàchính xác cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt các mục tiêu đã được thiếtlập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc củamôi trường Sản phẩm của quá trình này là các sơ đồ DFD, các sơ đồ cấu

trúc dữ liệu DSD ( Data Structure Diagram ), các sơ đồ phân tích tra cứu và

các phích logic của từ điển hệ thống

Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ Thiết kế cơ sở dữ

liệu xác định yêu cầu thông tin của của người sử dụng hệ thống thông tinmới Tồn tại nhiều phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu khác nhau, nhưng có

2 phương pháp được dùng phổ biến là : Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thôngtin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá

Thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra : là phương pháp xác định các tệp

cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin ra của hệ thống Các bước thực hiệnkhi thiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra :

Xác định các đầu ra : liệt kê tất cả các thông tin ra của hệ thống, nội dungtần suất và nơi nhận của chúng

Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu racủa hệ thống : Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, thực hiện chuẩn hoámức 1 ( 1.NF ), thực hiện chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF ), chuẩn hoá mức 3(3.NF)

, mô tả các tệp cơ sở dữ liệu

Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá: Để sử dụng phương

pháp thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá người ta đưa racác khái niệm :

Thực thể ( Entity ) Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để

biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà

người ta muốn lưu trữ thông tin về chúng Để biểu diễn một thực thể người

ta sử dụng hình sau :

Liên kết ( Association ), một thực thể không tồn tại độc lập với các thựcthể khác, mà chúng có mối liên hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hayquan hệ dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thựcthể Để biểu diễn mối liên hệ ta dùng hình sau :

Số mức độ liên kết : Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thốngthông tin, ngoài việc biểu diễn thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao,còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lầnxuất của thực thể B và ngược lại Có các loại liên kết của thực thể :

+ 1@1 Liên kết Một – Một : Một lần xuất của thực thể A chỉ liên kếtvới 1 lần xuất của thực thể B và ngược lại

+ 1@N Liên kết Một – Nhiều : Một lần xuất của thực thể A liên kếtvới một hay nhiều lần xuất của B, mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kếtvới duy nhất một lần xuất của thực thể A

+ N@M Liên kết Nhiều – Nhiều : Một lần xuất của thực thể A liên kếtvới nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại

Tªn thùc thÓ

Liª

n kÕt

Khả năng tuỳ chọn liên kết, có những trường hợp lần xuất của A khôngkhông tham gia vào liên kết giữa thực thể A và B, trong trường hợp này gọi

là liên kết tuỳ chọn, người ta dùng hình ô van nhỏ để biểu diễn thực thể liênkết

Thực thể khái quát : Khái quát hoá thực thể là tạo ra cấu trúc thứ bậctrong các thực thể, có những thực thể chung và những thực thể bộ phận Chuyển sơ đồ liên kết thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Từ

sơ đồ liên kết thực thể ta phải chuyển đổi sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.Chuyển các quan hệ 1@1 quan hệ Một – Mét, 1@N quan hệ Một – Nhiều,

N@M quan hệ Nhiều – Nhiều, chuyển từ thực thể khái quát

Thiết kế xử lý logic và tính khối lượng xử lý Các sơ đồ logic của xử lýxhỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu mà khôngquan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức Thiết kế xử lý logic được thựchiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật

Phân tích tra cứu : Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem, bằng cách nào có

thể có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phầnthiết kế CSDL

Phân tích cập nhật : Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải thường xuyên

được cập nhật đảm bảo CSDL phản ánh được tình trạng mới nhất của các

đối tượng mà nó quản lý Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau :Lập bảng sự kiện – cập nhật, xác định các cách thức hợp lý hoá dữ liệu cậpnhật

Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật : một xử lý trên sơ đồ

con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hay xử lý cập nhật Để

tính toán khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khốilượng xử lý của một thao tác được lựa chọn làm đơn vị.

d/ Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các phương án của giải pháp đãđược lựa chọn

Thiết kế chi tiết vào/ra : Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và

thể thức nhập tin cho người dùng Các bước thực hiện :

+ Thiết kế vật lý các đầu ra : Lựa chọn vật mang tin, bố trí thông tintrên vật mang, thiết kế trang in ra, thiết kế ra trên màn hình

+ Thiết kế vào : Lựa chọn phương tiện nhập

Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá Đây chính là công

việc thiết kế giao tác giữa người và máy, nếu việc thiết kế này kém có thểdẫn đến việc hạn chế nhiều tới việc sở dụng của hệ thống

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím

+ Giao tác qua thực đơn ( Menu )

+ Giao tác thông qua các biểu tượng

e/ Triển khai hệ thống thông tin

Thiết kế vật lý trong Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích đảm bảo độ

chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, Ýt chi phí

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong Thiết kế cơ sở dữ liệu trong nhằm

mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và hiệu quả Có 2 phương thứcquan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ số hoá các tệp và thêm dữ liệu

hỗ trợ các tệp

Thiết kế vật lý trong các xử lý Để thực hiện tốt các các thiết kế xử lý cho

phép viết tốt các chương trình sau này IBM đã đưa ra phương pháp HIPO ( Improved Programming Technoloies Hierachical Input Proces Output ) kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra.

IPT-Khi thiết kế chương trình ta cần phải chú ý tới các khái niệm sau :

+ Sự kiện ( Evenement ) là một việc thực khi đến nó làm khởi sinhviệc thực hiện một hoặc nhiều xử lý nào đó

+ Công việc ( Operation ) Là dãy xử lý có chung sự kiện khởi sinh+ Tiến trình ( Process ) là dãy các công việc mà các xử lý bên trongcủa nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ

+ Pha xử lý Là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức

và thực hiện chúng Ta có thể phân bổ các xử lý nh sau :