Tiểu luận bản chất của mua hàng thanh toán

CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN I. BẢN CHẤT CHU TRÌNH Theo quan niệm của quản trị kinh doanh, trong doanh nghiệp thương mại quá trình mua hàng được hiểu như sau Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Trong đó, mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng trong nước (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của các quốc gia khác). Tuy nhiên, theo quan niệm của kế toán, quá trình mua hàng được hiểu một cách rộng hơn cho tất cả các loại doanh nghiệp như sau: Quá trình mua vào hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thức bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Từ đó ta có thể thấy được, mua hàng thực chất là quá trình cung cấp đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa để bắt đầu một chu trình sản xuất kinh doanh mới của các doanh nghiệp II. CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Chu trình mua hàng và thanh toán liên quan tới những quyết định và quy trình cần thiết để mua hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Chu trình thường bắt đầu với yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi bộ phận có nhu cầu và được phê chuẩn bởi nhân viên có thẩm quyền của công ty và kết thúc với việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc ghi nhận một khoản nợ phải trả. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm 3 chức năng chính: + Ghi nhận và xử lý đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ + Ghi nhận khoản thanh toán với người bán + Quy trình xử lý hàng mua trả lại và giảm giá, chiết khấu hàng mua Bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu mua hàng hóa Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Bộ phận kế toán Bộ phận nhận hàng( kho) Nhà cung cấp Bộ phận nhận hàng Kho Phiếu nhập kho Hàng hóa và chứng từ vận chuyển Bản saoBản sao Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng được phê chuẩn i. GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Chu trình bắt đầu bằng việc bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa lập yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ. Mẫu chính xác của yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa, dịch vụ và các chính sách của công ty. Nội dung quy trình: + Lâp yêu cầu mua hàng và phê chuẩn: Yêu cầu mua hàng được bộ phận có nhu cầu mua hàng trong công ty dùng để yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ, bộ phận sản xuất hoặc quản lý kho yêu cầu mua nguyên vật liệu, bộ phận quản lý công ty hay phân xưởng yêu cầu mua dịch vụ sửa chữa, hoặc yêu cầu mua dịch vụ bảo hiểm cho các tài sản và trang thiết bị của công ty. Sự phê chuẩn với yêu cầu mua hàng là một hoạt động kiểm soát cần thiết vì nó đảm bảo cho hàng hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục tương tự ở mức khác. VD: một số công ty dựa vào mức đặt hàng được xác định trước bằng máy tính để tiến hành lập yêu cầu mua hàng ở bất cứ thời điểm nào một cách tự động. Tuy nhiên, với các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên thì có thể được phê chuẩn bởi những nhân viên có thẩm quyền hay HĐQT. Rủi ro có thể xảy ra: • BGĐ có thể bỏ qua chức năng của bộ phận kho và bộ phận đặt yêu cầu mua hàng, từ đó phê duyệt giấy yêu cầu đặt mua đối với người bán không có thật. • Người không có thẩm quyền vẫn đề nghị mua hàng được + Yêu cầu mua hàng sau khi được phê chuẩn sẽ chuyển cho bộ phận mua hàng để lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập và gửi cho nhà cung cấp ghi rõ mặt hàng cụ thể, số lượng, thông tiên liên quan tới hàng hóa, dịch vụ mà công ty dự định mua và mức giá nhất định( thường sẽ được xác định khi bộ phận mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá và chọn mức giá của nhà cung cấp phù hợp). 2 bản sao của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận kế toán và bộ phận nhận hàng. Đây là một chứng từ hợp pháp và được xem như đề nghị mua. Rủi ro: • Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận chiết khấu hoặc hoa hồng; • Duyệt mua nhiều hơn mức cần thiết; + Khi công ty nhận được hàng hóa và dịch vụ từ người bán, kế toán ghi nhận khoản nợ liên quan lên sổ sách. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi vào nhật ký mua hàng. Quá trình kiểm soát thích hợp trong giai đoạn này là kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và điều kiện hàng hóa, dịch vụ được ghi trên chứng từ vận chuyển. Bộ phận nhận hàng thường thực hiện nhiệm vụ này, các chứng từ liên quan bao gồm: biên bản kiểm kê hàng hóa, biên bản giao nhận.v.v. Một bản sao của chứng từ sẽ được gửi cho bộ phận kho, bản khác gửi cho bộ phận kế toán. Cuối cùng bộ phận nhận hàng chuyển hàng cho bộ phận kho, bộ phận kho lập phiếu nhập kho, và xuất kho cho bộ phận có nhu cầu. Khi nhận được hóa đơn của người bán, kế toán so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên háo đơn với thông tin trên đơn đặt mua và khi nào áp dụng được, với nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng từ bộ phận nhận hàng. Sau đó nghiệp vụ mua được ghi sổ như một khoản nợ, chi phí hoặc tài sản và số tiền được chuyển vào tài khoản chi tiết các khoản phải trả. Rủi ro: • Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng do không có biên bản kiểm nghiệm hay đối chiếu với hợp đồng và đơn đặt mua; • Nhà cung cấp cố thể phát hành và gửi hóa đơn sai; • Kế toán phản ánh khoản nợ phải trả ít hơn thực tế hoặc tạo ra một khoản nợ phải trả của người bán không có thật ii. GHI NHẬN KHOẢN THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN Thanh toán là một trong những tác nghiệp thường xuyên, quan trọng hay xảy ra nhầm lẫn và gian lận trong hoạt động của Doanh nghiệp. Thanh toán đúng, đủ, hợp lí sẽ góp phần giúp doanh nghiệp tận dụng được các chính sách chiết khấu của nhà cung cấp, chiếm dụng hợp lí vốn, tăng uy tín của doanh nghiệp trong các thương vụ kinh tế. Chính sách, chứng từ luân chuyển trong thanh toán không những đảm bảo cơ sở kiểm tra kiểm soát được chặt chẽ, phụ vụ đắc lực cho quản trị doanh nghiệp mà còn phải thự hiện đúng pháp luật và chế độ tài chính. 1. Tổ chức chứng từ nghiệp vụ trong chi tiền mặt: - Các chứng từ liên quan: Chứng từ xin chi Chứng từ duyệt chi Chứng từ phản ánh số tiền chi: Phiếu chi - Trách nhiệm lập và luân chuyển phiếu chi: Do kế toán thanh toán lập thành 2 hoặc 3 liên( 3 liên trong trường hợp chi tiền mặt cho công ty con trực thuộc) Phương án 1: Đề nghị chi Người nhận tiền KTTT Giám đốc, KTT Thủ quỹ Bảo quản lưu trữ NV Chi TM Giám đốc, KTT KTTT Duyệt chi Lập phiếu chi Kí phiếu chi Chi tiền Ghi sổ 1 2 3 4 5 6 Giám đốc ký trước, kế toán trưởng kí sau. Ưu điểm của phương án này là Kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ chi nhưng nhược điểm là không thuận lợi về mặt nhân sự. Phiếu chi sẽ không được thực hiện khi không có mặt KTT và giám đốc. Phương án thường sử dụng cho các nghiệp vụ trọng yếu. Phương án 2: Giám đóc kí trước, kế toán trưởng kí sau. Khắc phục được nhược điểm phương án 1 nhưng không kiểm soát chặt chẽ được nghiệp vụ chi. Phương án được sử dụng cho các nghiệp vu chi thường xuyên. Đề nghị chi Người nhận tiền KTTT Giám đốc, KTT KT TT Bảo quản lưu trữ NV Chi TM Thủ quỹ Giám đốc, KTT Duyệt chi Lập phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Ký phiếu chi 1 2 3 4 5 6 Kiểm soát quá trình này cần chú ý các yếu tố sau: -Đảm bảo hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu gồm: Quy trình tuân thủ, thẩm quyền xét duyệt, định mức chi tiêu… -Không bỏ qua các chi tiêu nhỏ lẻ. -Phân công phân nhiệm rõ ràng hợp lí. 2. Thanh toán các khoản phải trả: Các khoản phải trả phản ánh nghĩa vụ của đơn vị với quyền sở hữu một tài sản, dịch vụ đã nhận được hoặc một nghĩa vụ pháp lí về các khoản phải nộp, phải trả khác. Khi quản lí các khoản phải trả cần lưu ý một số vấn đề: -Kiểm soát đồng bộ và liên hoàn các chứng từ thanh toán: mọi chứng từ thanh toán phải được chuyển trực tiếp cho bộ phận thanh toán. Các giấy tờ đảm bảo tính đầy đủ, hiệu lực và chính xác. Được xử lí ghi sổ và lưu giữ bảo quản để thanh toán đến hạn. -Kiểm tra sổ sách: Ghi nhận các khoản vào các sổ liên quan đồng thời có sự đối chiếu soát xét định kì. -Tính toán và kết chuyển đầy đủ các khoản chi tiêu cũng như chiết khấu: phân loại chi tiêu đúng chế độ chuẩn mực đồng thời các chính sách chiết khấu mà người bán thông báo cần được nắm bắt và tận dụng triệt để. -Thực hiện đúng thời hạn thanh toán: đây là một trong những yêu cầu bắt buộc nhằm làm giảm chi phí, tăng uy tín thương mại của doanh nghiệp. - Xử lí các khoản nợ: Các khoản nợ cần được phân loại không chỉ cho riêng từng nhà cung cấp mà còn đảm bảo phân bổ theo thời gian thanh toán để doanh nghiệp có kế hoạch phân bổ tài chính phù hợp việc chi trả. Các khoản nợ sau khi được xử cần lưu lại những chứng từ cần thiết và hủy bỏ những chứng từ không cần thiết để đảm bảo các khoản phải trả chỉ được thanh toán đầy đủ một lần. Rủi ro: • Khoản thanh toán bằng séc hoặc UNC có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp hoặc chữ kí ủy quyền không hợp lý hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả mạo hoặc thanh toán trùn. • Các nhân viên thông đồng làm chứng từ giả để chuyển tiền vào tài khoản ma. 3. Quy trình thanh toán qua thư tín dụng L/C 1. 2 bên kí kết hợp đồng TM; 2. Ng làm thủ tục yêu cầu NH mở L/C mở L/C cho ng bán thụ hưởng; 3. NH mở L/C mở L/C theo yêu cầu của ng mua và chuyển L/C sang NH thông báo để báo cho ng bán biết; 4. NH thông báo thông báo cho ng bán biết rằng L/C đã mở; 5. Dựa vào nội dung của L/C, ng bán giao hàng cho ng mua; 6. Ng bán sau khi giao hàng lập bộ chứng từ thanh toán gửi vào NH thông báo để được thanh toán; 7. NH thông báo chuyển bộ chứng từ thanh toán sang để NH mở L/C xem xét trả tiền; 8. NH mở L/C sau khi kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp thì trích tiền chuyển sang NH thông báo để ghi có cho ng thụ hưởng. nếu không phù hợp thì từ chối thanh toán; 9. NH thông báo ghi có và báo cho ng bán; [...]... kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại là mục tiêu về tính hợp lý chung và mục tiêu khác Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản liên quan có được trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: - Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ...10 Ng mua xem xét chấp nhận trả tiền và NH mở L/C trao bộ chứng từ để ng mua co thể nhận hàng Lưu ý: Khi mở L/C, người mua phải ký quỹ một số tiền tại ngân hàng (có thể lên đến 100% giá trị L/C) L/C không phải là phương thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ làm việc trên chứng từ chứ không xét đến chất lượng hàng hoá Bộ chứng từ đề nghị thanh toán L/C do các bên thoả... MỤC TIÊU KIỂM TOÁN Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì việc đưa ra các mục tiêu kiểm toán là rất cần thiết Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng yếu trong chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiệu kiểm toán cho chu trình này được chia ra: mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục... quyền sở hữu của doanh nghiệp và nợ phải trả người bán thê hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này - Định giá: các tài sản, hàng hóa mua về hay các khoản nợ phải trả người bán phải ghi chép theo giá trị chế độ kế toán thích hiện hợp trên hành cơ (hoặc sở chuẩn được mực thừa và nhận) Các mục tiêu nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu... thanh toán Các loại chứng từ thường gặp: Bill of Lading – B/L (Vận đơn); Invoice (Hoá đơn); Packing List (Bảng kê chi tiết hàng hoá đóng thùng); Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc); Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng) ; Shipping Documents(Chứng từ giao hàng) ; Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật); Fumigation Certificate (Giấy chứng nhận hàng. .. được đảm bảo bằng sự tồn tại của tài sản cũng như công nợ đó - Đầy đủ: việc nghi nhận các hàng hóa hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán phải đúng với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý - Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người... đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán và biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ - Trình bày và công bố: việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán phải đúng với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết - Quyền và nghĩa vụ: phải đúng với ý nghĩa tài sản mua. .. sở chuẩn được mực thừa và nhận) Các mục tiêu nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theo từng mục tiêu Từ đó, đánh giá rủi ro kiểm soát theo từng . nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng trong nước (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của các. đặt mua hàng hóa, dịch vụ + Ghi nhận khoản thanh toán với người bán + Quy trình xử lý hàng mua trả lại và giảm giá, chiết khấu hàng mua Bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu mua hàng hóa Bộ phận mua hàng Nhà. CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN I. BẢN CHẤT CHU TRÌNH Theo quan niệm của quản trị kinh doanh, trong doanh nghiệp thương mại quá trình mua hàng được hiểu như sau Chức năng chủ yếu của doanh