Quản lí công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông

Chương 10 QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH Ở TRƯỜNG PHỔ THÔNG Giúp người học hiểu biết, nắm vững số nội dung văn cơng tác quản lý văn thư hành nhà trường; hình thành kỹ thực hành việc soạn thảo văn hành trường phổ thơng Trên sở đó, người học trao đổi, vận dụng tổ chức thực nội dung nêu vào thực tiễn quản lý cơng tác văn thư hành phù hợp với đặc điểm điều kiện nhà trường & A VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Khái niệm, chức ý nghĩa 1.1 Khái niệm Văn bản: Văn phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí hiệu nhằm thực mục đích giao tiếp Α Văn quản lý nhà nước: Là văn quan hệ thống máy nhà nước ban hành để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhà nước giao Văn phải đảm bảo quy định Nhà nước thẩm quyền ban hành, hình thức, thể thức văn việc sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn phải tuân theo luật định Như vậy, văn quản lý nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn, quan nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo quy định pháp luật 1.2 Chức Văn quản lý nhà nước có chức chủ yếu sau: - Chức thông tin - Chức quản lý - Chức pháp lý - Chức văn hóa – xã hội chức khác như: chức thống kê, chức sử liệu 1.3 Tác dụng ý nghĩa 1.3.1 Ý nghĩa: Văn quản lý nhà nước có đặc trưng bật tính khn mẫu, tính chặt chẽ, tính rõ ràng, chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao; Văn quản lý nhà nước nguồn thông tin quy phạm, sản phẩm hoạt động quản lý nhà nước công cụ điều hành quan, tổ chức nhà quản lý; Văn quản lý nhà nước pháp lý để khách thể thực định chủ thể quản lý nhà nước, chứng để chủ thể kiểm tra khách thể việc thực định Văn quản lý nhà nước loại văn khơng phản ánh thơng tin quản lý mà cịn thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước 1.3.2 Tác dụng Văn quản lý nhà nước có vai trị quan trọng việc giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành quản lý máy nhà nước cách hữu hiệu Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết hoạt động quản lý quan, tổ chức Làm tốt công tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu hoạt động quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, đơn vị nói riêng ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan máy nhà nước nói chung σ Tại nói văn có chức quản lý Theo Anh/Chị chức quản lý văn thể văn nào? Phân loại Văn phân loại theo nhiều tiêu chí khác tùy theo mục đích, nội dung yêu cầu phân loại Nhìn chung việc phân loại văn để nắm vững tính chất, ý nghĩa tầm quan trọng loại văn Người ta dựa tiêu chí sau để phân loại văn - Phân loại theo tác giả - Phân loại theo tên gọi văn - Phân loại theo nội dung - Phân loại theo mục đích biên soạn - Phân loại theo thời gian địa điểm hình thành văn - Phân loại theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể - Phân loại theo hiệu lực pháp lý Chúng ta nghiên cứu số loại văn quản lý nhà nước thường gặp quan nhà nước bao gồm: - Văn quy phạm pháp luật - Văn hành - Văn chuyên ngành - Văn tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội 2.1 Văn quy phạm pháp luật 2.1.1 Khái niệm: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa 2.1.2 Hình thức văn quy phạm pháp luật - Văn quy phạm pháp luật có hình thức sau: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Văn liên tịch (thông tư liên tịch, nghị liên tịch) - Ngồi ra, văn có tên gọi quy chế, quy định điều lệ chúng ban hành theo định quan có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật xem văn quy phạm pháp luật - Các quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Luật ban hành Văn quy phạm pháp luật qui định quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật đây: + Quốc hội xây dựng, ban hành sửa đổi Hiến pháp, luật, nghị + Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành pháp lệnh, nghị + Chủ tịch nước ban hành lệnh, định + Chính phủ ban hành nghị quyết, nghị định + Thủ tướng Chính phủ ban hành định, thị + Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành định, thị, thông tư + Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao ban hành nghị + Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành định, thị, thông tư + Chánh án án nhân dân tối cao ban hành định, thị, thông tư + Các quan nhà nước có thẩm quyền, quan nhà nước có thẩm quyền tổ chức trị – xã hội phối hợp với ban hành thông tư liên tịch, nghị liên tịch + Hội đồng nhân dân cấp ban hành nghị + Ủy ban nhân dân cấp ban hành định, thị 2.1.3 Hiệu lực văn quy phạm pháp luật Hiệu lực văn quy phạm pháp luật việc xem xét giới hạn tác động theo không gian, thời gian phạm vi đối tượng thi hành Xác định xác giới hạn văn quy phạm pháp luật điều kiện quan trọng cần thiết để thực pháp luật Hiệu lực theo thời gian: giới hạn xác định thời điểm phát sinh chấm dứt hiệu lực văn quy phạm pháp luật Trong pháp luật có ba phương thức xác định thời điểm bắt đầu có hiệu lực: thứ nhất, văn quy phạm pháp luật bắt đầu có hiêu lực từ thời điểm thơng qua cơng bố nó; thứ hai, thời điểm bắt đầu có hiệu lực xác định sau khoảng thời gian định kể từ công bố văn bản; thứ ba, văn quy phạm pháp luật bắt đầu có hiệu lực từ thời điểm thân văn đạo luật khác phê chuẩn văn Thời hạn hiệu lực văn quy phạm pháp luật xác định từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực tới thời điểm hết hiệu lực Văn quy phạm pháp luật hết hiệu lực ba trường hợp: thứ nhất, văn thông qua văn quan ủy quyền có dẫn trực tiếp điều đó; thứ hai, ban hành văn thay văn trên; thứ ba, thời hạn hiệu lực thân văn hết Hiệu lực theo không gian: giới hạn tác động không gian văn quy phạm pháp luật xác định lãnh thổ quốc gia hay địa phương vùng định Hiệu lực theo phạm vi nhóm cá nhân (đối tượng thi hành) Hiệu lực theo không gian văn quy phạm pháp luật gắn liền với tác động nhóm người cụ thể 2.1.4 Sửa đổi, bãi bỏ văn quy phạm pháp luật *Những trường hợp phải sửa đổi, bãi bỏ: + Nội dung văn không phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước + Nội dung văn không phù hợp với văn quan cấp vi phạm đến quyền lợi hợp pháp công dân + Văn ban hành không thẩm quyền *Thẩm quyền sửa đổi, bãi bỏ văn quy phạm pháp luật tuân theo nguyên tắc: + Cơ quan trực tiếp ban hành văn có quyền sửa đổi, bãi bỏ văn + Cấp quan ban hành văn có quyền bãi bỏ, tạm đình thi hành văn 2.2 Văn hành 2.2.1 Văn cá biệt Văn cá biệt văn quan quản lý hành nhà nước ban hành có chứa quy tắc xử riêng để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể Văn cá biệt phổ biến quan nhà nước định hành vụ việc cụ thể, đối tượng cụ thể mà pháp luật cho phép quan thực Ví dụ: định nâng bậc lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức; định xử phạt vi phạm hành văn cá biệt khác.v.v 2.2.2 Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin giao dịch, trao đổi, triển khai giải quyết, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ sở nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật Văn hành thơng thường khơng mang đầy đủ tính chất văn quy phạm pháp luật Loại văn dùng để giải tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép cơng việc phổ biến rộng rãi quan nhà nước; tổ chức trị, tổ chức kinh tế – xã hội; đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp Về hình thức, văn hành thơng thường gồm loại có tên gọi: - Thơng cáo - Chương trình - Kế hoạch cơng tác - Đề án - Phương án - Báo cáo - Tờ trình - Thơng báo - Cơng văn - Biên - Công điện - Hợp đồng - Giấy chứng nhận - Giấy ủy nhiệm - Giấy giới thiệu - Giấy nghỉ phép - Giấy đường - Giấy mời - Phiếu gửi 2.3 Văn chuyên ngành 2.3.1 Văn chuyên môn Văn chuyên môn loại văn mang tính đặc thù quan nhà nước ban hành để quản lý lĩnh vực chuyên môn định Nhà nước ủy quyền, gồm lĩnh vực như: kế hoạch, thống kê, tài chính, y tế, giáo dục-đào tạo, văn hóa, ngoại giao, tư pháp, quốc phịng.v.v Ví dụ: - Hóa đơn, chứng từ ngành tài - Học bạ, văn bằng, chứng ngành giáo dục- đào tạo - Quyết định kháng nghị viện kiểm sát nhân dân 2.3.2 Văn kỹ thuật Là loại giấy tờ hình thành lĩnh vực như: kiến trúc, xây dựng, công nghệ, trắc địa, đồ, thủy văn, khí tượng Ví dụ: - Bản vẽ thiết kế - Luận chứng kinh tế -kỹ thuật - Bản quy trình cơng nghệ - Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… 2.4 Văn tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội quy định II SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Các yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn 1.1 Yêu cầu chung - Phải nắm vững đường lối chủ trương, sách, pháp luật Đảng Nhà nước để thể chế hóa, cụ thể hóa việc thực chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, đơn vị; - Văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan; - Nắm vững nội dung văn cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp; - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức Nhà nước qui định theo văn phong pháp luật-hành chính; - Người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức hiểu biết quản lý hành pháp luật 1.2 Yêu cầu nội dung Nội dung văn thành phần văn bản, toàn việc, vấn đề cần giải định thể đầy đủ nội dung văn Vì vậy, muốn cho văn có chất lượng, phần nội dung văn phải đảm bảo yêu cầu sau: - Văn phải có tính mục đích - Văn phải có tính khoa học - Văn phải có tính đại chúng - Văn phải có tính quy phạm quản lý - Văn phải có tính khả thi 1.3 u cầu văn phong ngôn ngữ 1.3.1 Thể văn - Văn phong phải nghiêm túc, dứt khoát, viết ngắn gọn rõ ràng, súc tích, xác, dễ hiểu, dễ nhớ để người hiểu hiểu theo nghĩa - Không sử dụng câu chữ đa ngữ nghĩa, không dùng câu văn sáo rỗng Tránh dùng nhiều mệnh đề câu lập lập lại nhiều lần vấn đề câu - Văn viết văn phải mang tính đại chúng có sức truyền cảm 1.3.2 Ngơn ngữ - Dùng ngơn ngữ thức nước, khơng dùng tiếng địa phương, tiếng lóng từ cổ dùng; - Chỉ dùng từ nước ngồi từ chưa phiên âm tiếng Việt; - Chỉ dùng từ chuyên môn đối tượng thi hành nhà chuyên môn, dùng từ chuyên môn văn ban hành rộng rãi phải định nghĩa, giải thích rõ ràng; - Phải xem xét thật kỹ lưỡng dùng chữ “.v.v.” ngoặc đơn “(…)”, ngoặc kép “,”, dấu chấm lửng “…”, ý không nên viết tắt Đối với từ kép quen dùng chữ tắt lần đầu văn phải viết đủ chữ, sau viết tắt, ví dụ: Ủy ban nhân dân viết tắt UBND (cần lưu ý tiêu đề văn bản, tên tác giả, quan ban hành văn phải viết đầy đủ, không viết tắt) 1.4 Các yêu cầu khác 1.4.1 Viện dẫn, trích dẫn văn làm pháp lý Trong văn quy phạm pháp luật, định cá biệt văn hành thơng thường viện dẫn, trích dẫn văn khác vào nội dung để làm pháp lý, làm minh chứng phải ghi thật xác, đầy đủ tên văn bản, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, văn quan, tổ chức để tiện cho việc tra cứu cần đến Khi trích dẫn đoạn văn, câu, cụm từ văn để làm minh chứng phải viết nguyên văn đoạn văn, cụm từ cần trích dẫn đặt dấu ngoặc kép 1.4.2 Đánh số trang, chương, mục, điều, khoản, điểm văn - Văn có nhiều trang từ trang thứ hai đánh số trang chữ số Ả rập (1,2,3,…) - Những văn có hai phụ lục phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã (I,II,III,…) - Việc đánh số văn có nhiều đoạn thực theo thứ tự sau: + Các phần, chương dùng chữ số La Mã: I, II, III + Các mục chương dùng chữ in hoa: A, B, C… + Các điều, khoản mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3… + Trong khoản có điểm, đánh số chữ in thường: a, b, c… + Trong điểm để trước phần nhỏ gạch ngang (-) 1.4.3 Khổ giấy, chất liệu giấy văn Khổ giấy: Theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ – Văn phịng Chính phủ hướng dẫn khổ giấy sử dụng soạn thảo văn khổ giấy A4 kích thước: 210 mm x 297 mm (dùng cho văn quy phạm pháp luật) khổ giấy A5 148 mm x 210 mm (dùng cho văn khác phiếu gửi, giấy giới thiệu…) Chất liệu giấy: Sử dụng giấy trắng, bền; văn có tính chất quan trọng bảo quản lâu dài nên sử dụng loại giấy bền, dai, chống thấm nước, mốc, ẩm σ Bằng kinh nghiệm hiểu biết thân, Anh/Chị cho biết số yêu cầu việc soạn thảo ban hành văn Thể thức văn quản lý nhà nước 2.1 Thể thức Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ – Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.1.1 Các yếu tố bắt buộc loại văn a Quốc hiệu Quốc hiệu biểu thị: tên nước, chế độ trị mục tiêu phấn đấu nhà nước ta Ví dụ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc b Tên quan, tổ chức ban hành văn (tác giả) + Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ, văn phịng quốc hội, hội đồng dân tộc uỷ ban quốc hội + Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH (TP)… PHÒNG GIÁO DỤC QUẬN (H) TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG… TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ… c Số ký hiệu văn bản: số ký hiệu văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội quan nhà nước có thẩm quyền khác Trung ương ban hành thực theo quy định điều Nghị định 101/CP ngày 23 tháng năm 1997 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật theo hướng dẫn thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP + Cách ghi số văn sau: • Đối với VBQPPL: Số: ………/Năm ban hành/Tên loại văn – tên quan ban hành Ví dụ: Nghị định Chính phủ: Số: 33/2002/NĐ-CP • Các loại văn hành chính: Số: ………/Tên loại văn bản-tên quan ban hành Ví dụ: Thơng báo Hiệu trưởng trường…: Số: 45/TB–THPT • Đối với cơng văn loại: ký hiệu bao gồm tên tắt quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn chủ trì soạn thảo văn (nếu có) Ví dụ: Cơng văn Hiệu trưởng trường…: Số: 45/THPT…-VP Công văn Giám đốc sở Giáo dục đào tạo Số: 15/SGDĐT…-HC + Số ghi chữ số ả rập, ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm + Ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn d Địa danh ngày, tháng, năm Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Bạc Liêu, ngày 06 tháng 02 năm 2005 e Tên loại trích yếu + Tên loại + Trích yếu Cách ghi trích yếu Nếu văn có tên loại trích• yếu ghi phía tên loại văn Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc khen thưởng học sinh năm học 2003 - 2004 Văn khơng có tên loại• cơng văn loại, trích yếu ghi số ký hiệu văn Ví dụ: PHỊNG GIÁO DỤC QUẬN (HUYỆN)… TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ … Số: 07/ THCS (b) V/v trả lời khiếu nại… f Nội dung văn Tuỳ theo tên loại văn mà soạn thảo nội dung văn cho phù hợp - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Các hình thức ký: + Đối với quan theo chế độ tập thể như: Chính phủ, HĐND, UBND, BCH Cơng đồn… người ký văn nhân danh tập thể phải đề chữ thay mặt (TM.) Ví dụ: TM BCH.CĐCS TM BAN CHỈ ĐẠO CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Phan Văn A Nguyễn Văn B + Đối với quan theo chế độ thủ trưởng người có thẩm quyền ký văn trực tiếp (khơng thay mặt) Ví dụ GIÁM ĐỐC HIỆU TRƯỞNG (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Trần Thị V Nguyễn Thị T g Một số hình thức ký khác + Ký thay (KT.) dùng cho cấp phó cấp trưởng ủy quyền phân công phụ trách số công việc + Ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.), ký quyền (Q.) ký tắt Ví dụ: KT HIỆU TRƯỞNG TM CHÍNH PHỦ TL HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG TUQ.THỦ TƯỚNG TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH (ký tên, đóng dấu trường) Bộ trưởng Bộ… (ký tên, đóng dấu trường) (ký tên, đóng dấu Chính phủ) h Nơi nhận Nơi nhận trình bày dịng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ 12 kiểu chữ nghiêng, đậm i Dấu quan, tổ chức (con dấu) Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Dấu mức độ mật: Có mức theo thứ tự tăng dần: “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” - Dấu mức độ khẩn: Theo thứ tự tăng dần: “Khẩn”, "Thượng khẩn”, "Hỏa tốc” Cả hai loại dấu sử dụng đóng vào khoảng trống số ký hiệu văn mực đỏ (màu quốc kỳ) 2.1.2 Các thành phần thể thức khác - Địa quan, tổ chức, địa email, địa mạng (website), số điện thoại, telex, số fax: Cần thiết văn giao dịch rộng để tiện liên hệ công tác - Các dẫn phạm vi lưu hành văn “trả lại sau hội nghị”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo”, “dự thảo lần n”… - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Đối với văn cần quản lý chặt chẽ nội dung Tên người đánh máy số lượng ghi khoảng trống phần nơi nhận - Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề, văn có từ phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La mã - Số trang: văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số ả rập, số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 2.2 Mẫu trình bày văn quản lý nhà nước Theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ – Văn phịng Chính phủ hướng dẫn sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn sau: - Cách trình bày + Khổ giấy: A4 - Kích thước 210 x 297 mm + Cách trình bày trang Lề (Top): cách mép từ 20-25 mm Lề (Bottom): cách mép từ 20-25 mm Lề trái (Left): cách mép trái từ 30-35 mm Lề phải (Right): cách mép phải từ 15-20 mm + Cách trình bày trang mặt sau Lề (Top): cách mép từ 20-25 mm Lề (Bottom): cách mép từ 20-25 mm Lề trái (Left): cách mép trái từ 15-20 mm Lề phải (Right): cách mép phải từ 30-35 mm + Đối với khổ giấy A5 (210 x 148mm) cách trình bày tương tự trình bày giấy A4 2.3 Thủ tục ban hành văn Theo quy định hành, thủ tục văn gồm có: 2.3.1 Thủ tục trình ký văn Phải đủ hồ sơ trình ký, trường hợp khơng có hồ sơ phải trực tiếp tường trình với người ký 2.3.2 Thủ tục chuyển văn Phải tuyến, địa chỉ, người thi hành Không chuyển vượt cấp, chuyển sai người có thẩm quyền 2.3.3 Thủ tục ký văn Người ký văn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý văn mà ký, cần xem xét kỹ lưỡng thể thức văn trước ký Đảm bảo nguyên tắc ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.), ký quyền (Q.) số văn có nội dung liên quan cần có chữ ký tắt phải sử dụng xác 2.3.4 Thủ tục sửa đổi bãi bỏ văn Cần sửa đổi văn bất hợp lý; bãi bỏ văn bất hợp pháp Phải dùng hình thức văn phù hợp để sửa đổi bãi bỏ văn theo thẩm quyền Không dùng văn hành thơng thường để bãi bỏ đình thi hành văn quy phạm pháp luật 2.3.5 Thủ tục lục văn Việc xác định hình thức quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Có ba loại thủ tục văn y chính, lục, trích Do cần phải phân biệt rõ ranh giới y chính, lục, trích - Sao y chính: đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính, - Sao lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định - Trích sao, trích lục phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 2.3.6 Thủ tục lưu văn Đối với văn gửi cần lưu phận ban hành, văn phòng quan Đối với văn đến lưu văn phịng Nếu văn liên quan đến nhiều phận văn phòng phải thêm để gửi đến phận 2.4 Quy trình xây dựng văn Trong trình soạn thảo văn quản lý nhà nước, vấn đề phải tuân theo quy trình chặt chẽ, nhà chun mơn gọi kế hoạch thực hành xây dựng văn Quy trình soạn thảo văn bước cần thiết để xây dựng văn Muốn xác định bước hợp lý cần ý số vấn đề sau đây: - Văn ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý thuộc loại nào, - Mục đích văn gì? Để đặt quy tắc hay sửa đổi quy tắc cũ hoạt động quan, - Phạm vi tác động văn bản, trật tự pháp lý xác định văn bản, - Văn ban hành so với văn khác quan so với văn quan khác có mâu thuẫn với khơng Quy trình xây dựng loại văn 2.4.1 Đối với văn quy phạm pháp luật Quy trình soạn thảo tuân theo trình tự Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 Chính phủ quy định, gồm bước sau: - Bước 1: Thành lập ban soạn thảo - Bước 2: Lấy ý kiến quan có liên quan - Bước 3: Thẩm định dự thảo - Bước 4: Thông qua phiên họp tập thể - Bước 5: Hoàn chỉnh, ký ban hành 2.4.2 Đối với văn hành thơng thường văn khác thực sau Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, mà người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân có trách nhiệm soạn thảo chủ trì soạn thảo thực cơng việc sau: - Bước 1: Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo - Bước 2: Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan - Bước 3: Soạn thảo văn - Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo - Bước 5: Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Việc phân bước mang tính tương đối Quy trình xây dựng văn phụ thuộc vào tính chất cơng việc quan, tổ chức, nội dung tầm quan trọng văn bản, mức độ phức tạp hay đơn giản để phân bước cách phù hợp linh hoạt nhằm giúp cho cơng việc xử lý nhanh chóng, tránh q nhiều tầng nấc làm chậm việc, đồng thời phải đảm bảo tính thống nhất, chặt chẽ để việc soạn thảo, ban hành văn đạt chất lượng hiệu Tóm lại, văn quản lý nhà nước phương tiện quan trọng sản phẩm chủ yếu máy quản lý hành nhà nước Do đó, - Văn quản lý nhà nước ln ln tồn mang tính hệ thống Do vậy, trình soạn thảo, sử dụng, quản lý văn cần ý đến đặc điểm - Cần ý văn phạm trù lịch sử Chúng phải hoàn thiện thường xuyên Cần sử dụng phương tiện kỹ thuật để hỗ trợ tích cực cho nhiệm vụ quản lý sử dụng văn quản lý nhà nước Máy tính giúp nâng cao hiệu nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Lập hồ sơ: lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Sổ sách: văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ việc hay cá nhân xử lý lưu trữ Sổ sách nhà trường hồ sơ ghi sổ, chúng lưu trữ bảo quản theo quy định chung nhà nước 2.2.2 Ý nghĩa, tác dụng - Lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư đồng thời khâu lề công tác lưu trữ; - Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả; cần nhanh chóng tìm văn - Làm tốt công tác lập hồ sơ tạo điều kiện giúp cho Hiệu trưởng quản lý hiệu toàn công việc nhà trường Đặc biệt, thực tốt quy định hồ sơ sổ sách buộc giáo viên học sinh thực nghiêm túc nhiệm vụ giao, trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo nhà trường Ngồi ra, cải tiến cơng tác quản lý chuyên môn thể đầy đủ loại hồ sơ, biểu mẫu giúp nhà trường cập nhật vấn đề nảy sinh công tác giáo dục đào tạo 2.2.3 Những yêu cầu lập hồ sơ - Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc công việc giải phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ nhà trường, công việc giải - Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết với nhau, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc - Những văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải tuân thủ thể thức Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc - Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản 2.2.4 Phương pháp lập hồ sơ Lập hồ sơ cần phải tập hợp để tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ Có thể vận dụng theo đặc trưng sau: - Theo đặc trưng “tên gọi”: Các văn có chung tên gọi xếp hồ sơ Ví dụ: tập hồ sơ định, tập hồ sơ thông tư - Theo đặc trưng “vấn đề”: văn có liên quan đến vấn đề, vụ việc xếp hồ sơ Ví dụ: tập hồ sơ quản lý học sinh, tập hồ sơ lương giáo viên v.v - Theo đặc trưng “tác giả”: văn bản, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, tên quan làm văn xếp vào hồ sơ Ví dụ: tập hồ sơ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT, Phòng GD & ĐT - Theo đặc trưng “cơ quan giao dịch”: theo đặc trưng văn quan sở hay quan giao dịch khác hay nhiều vấn đề xếp chung vào hồ sơ - Theo đặc trưng “địa lý”: theo đặc trưng này, văn quan địa phương, khu vực hành tập hợp hồ sơ - Theo đặc trưng “thời gian”: theo đặc trưng này, văn thời gian định tập hợp vào hồ sơ Đặc trưng áp dụng phổ biến nhà trường nhà trường hoạt động chu kỳ theo năm học Trong nhà trường, lập hồ sơ văn cấp gửi xuống dùng để làm cho hoạt động nhà trường (hồ sơ nguyên tắc) nên dùng đặc trưng vấn đề, tên gọi, thời gian tác giả Đối với văn phát sinh hoạt động thực tiễn nhà trường tập hợp thành hồ sơ riêng (hồ sơ công việc) với đặc trưng vấn đề thời gian, hồ sơ giới hạn từ tháng năm học trước đến hết tháng năm học sau 2.2.5 Các loại hồ sơ Dựa đặc điểm văn hồ sơ, phân loại sau: - Hồ sơ công việc: tập hợp văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc cụ thể Sau công việc kết thúc, hồ sơ phải nộp lưu - Hồ sơ nguyên tắc: tập văn quản lý nhà nước Đây tập hợp văn nhiều năm hay lập mục lục văn đủ - Hồ sơ nhân sự: tập văn phản ánh trình trưởng thành công tác cán bộ, giáo viên, công nhân viên Đây chứng lịch sử pháp lý để hiệu trưởng nghiên cứu sử dụng Loại hồ sơ thuộc dạng tài liệu mật, phải khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật tôn trọng quyền cá nhân theo hiến định 2.2.6 Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà nhà trường cần phải lập năm duyệt theo chế độ định Danh mục thường làm vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm Nhân viên văn thư hay chuyên trách lưu trữ có trách nhiệm giúp người phụ trách lập văn danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ chung cho tồn trường (danh mục hồ sơ tổng hợp) danh mục hồ sơ riêng (theo đơn vị độc lập) Quy trình lập danh mục hồ sơ - Xác định loại danh mục hồ sơ - Xây dựng đề cương phân loại - Dự kiến hồ sơ đặt tiêu đề hồ sơ - Quy định ký hiệu hồ sơ - Phân công người lập hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ Danh mục hồ sơ có mẫu sau: SỞ GD-ĐT …… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường…… Độc lập - Tự - Hạnh phúc *** *** Địa danh, ngày… tháng … năm… DANH MỤC HỒ SƠ trường …… Năm … Số ký Tiêu đề Thời hạn Người lập Năm Ghi hiệu hồ sơ hồ sơ bảo quản bảo quản Bản danh mục hồ sơ có ….hồ sơ, bao gồm: - ………hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - ………hồ sơ bảo quản lâu dài - ……….hồ sơ bảo quản tạm thời HIỆU TRƯỞNG (Ký tên đóng dấu) 2.2.7 Quy trình lập hồ sơ cơng việc Quy trình lập hồ sơ cơng việc bao gồm bước sau: - Mở hồ sơ - Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ - Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ - Biên mục hồ sơ - Đóng - Nộp lưu hồ sơ Chú ý: Để đạo cơng tác lập hồ sơ có hiệu quả, cần phải xây dựng danh mục hồ sơ Nội dung chi tiết việc lập hồ sơ: a Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ, cán bộ, giáo viên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Nếu nhà trường chưa có danh mục hồ sơ vào kinh nghiệm thực tế công việc năm qua mà viết sẵn số bìa thường lệ để quản lý văn đi, văn đến văn nội Trường hợp chưa dự kiến hết cơng việc mà có cơng việc giao lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn vào hồ sơ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa bên ngồi ghi rõ số, ký hiệu tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, xác, phản ánh khái quát nội dung công việc b Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ Khi hồ sơ mở, phải văn nguồn, có văn bản, giấy tờ giải hay giải xong cho vào bìa hồ sơ Người có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ loại văn bản, giấy tờ có liên quan, khơng để lẫn lộn, mát kể số nháp, tư liệu có liên quan đến việc hồ sơ Căn vào đặc trưng văn bản, tài liệu để chia thành hồ sơ Hồ sơ phân loại theo đặc trưng Trong thực tế, người ta thường vận dụng lúc nhiều đặc trưng để lập hồ sơ, đặc trưng tên gọi, vấn đề coi chủ yếu c Sắp xếp văn bản, giấy tồ hồ sơ: Tuỳ theo đặc điểm hồ sơ mà lựa chọn cách xếp cho thích hợp Trong thực tế người ta thường vận dụng đặc trưng sau: - Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn - Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề - Sắp xếp theo đặc trưng tác giả - Sắp xếp theo đặc trưng quan giao dịch - Sắp xếp theo đặc trưng địa dư - Sắp xếp theo đặc trưng thời gian d Biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét để: - Nếu thấy thiếu văn giấy tờ bổ sung - Loại văn trùng lập, thừa, văn nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ - Kiểm tra lại xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc tra tìm nhanh chóng Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh góc phải tờ văn - Ghi mục lục văn Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý tra tìm văn Trong mục lục văn bản, giới thiệu cách hệ thống thành phần, nội dung văn bản, tài liệu vị trí chúng hồ sơ Mục lục văn hồ sơ viết theo mẫu sau: Tên trường………………… HỒ SƠ ………………………………… ………………………………… ………………………………… Từ ngày …………… đến ngày…… …………tờ Thời hạn bảo quản Phông số………………… Mục lục số……………… Hồ sơ số………………… MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số:……tập số: …… Số Số ký hiệu Ngày, Tháng Tác giả Trích yếu nội Tờ số Ghi TT văn Văn văn dung văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ngày …… tháng ……năm……… Người lập - Viết tờ kết thúc Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài, người lập hồ sơ phải viết tờ “Tờ kết thúc” Tờ kết thúc hồ sơ ghi khái quát điều cần ý hồ sơ nhằm kiểm tra, bảo quản tài liệu, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo Tờ kết thúc ghi số lượng tờ trạng thái vật lý tài liệu hồ sơ Cách ghi tờ kết thúc theo mẫu sau: Tờ kết thúc Hồ sơ số:…… Tập số:…… Hồ sơ gồm có: …… tờ Mục lục văn có: …….tờ Đặc điểm: Ngày tháng năm Người lập hồ sơ Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ in sẵn hay viết phải theo mẫu tiêu chuẩn Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Chữ viết bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, xác, đầy đủ theo quy định chung Viết bìa hồ sơ cịn gọi cơng tác biên mục bên ngồi hồ sơ bao gồm công việc: - Tên nhà trường tên đơn vị - Ghi ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ - Tiêu đề hồ sơ - Ngày tháng bắt đầu, kết thúc - Số lượng tờ - Thời hạn bảo quản g Đóng Hồ sơ sau biên mục xong, cần đóng để cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất, bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu, khai thác hồ sơ h Nộp lưu hồ sơ Lưu hồ sơ nhiệm vụ công tác văn thư thực theo quy định Nhà nước nhằm bảo quản tài liệu có giá trị tạo điều kiện cho việc cứu, sử dụng lâu dài 2.2.8 Các loại hồ sơ, sổ sách quản lý nhà trường a Các loại hồ sơ Trong nhà trường bao gồm loại hồ sơ sau: + Hồ sơ nguyên tắc + Hồ sơ nhân + Hồ sơ công việc + Một số loại hồ sơ khác như: hồ sơ xin thành lập trường, hồ sơ tổ chức máy, hồ sơ quản lý công tác giảng dạy, hồ sơ quản lý học sinh, hồ sơ quản lý tài chính, hồ sơ quản lý sở vật chất khoa học - kỹ thuật, hồ sơ quản lý thư viện, hồ sơ quản lý trường sở, hồ sơ sổ sách hành tổng hợp v.v b Các loại sổ sách Theo điều 28, Điều lệ trường Tiểu học hệ thống sổ sách theo dõi hoạt động giáo dục nhà trường gồm: * Đối với nhà trường - Sổ đăng - Sổ theo dõi Phổ cập giáo dục tiểu học - Sổ nghị nhà trường - Sổ kế hoạch công tác - Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên công tác chuyên môn - Sổ gọi tên ghi điểm - Học bạ học sinh - Sổ khen thưởng kỷ luật học sinh - Sổ quản lý tài sản, sở vật chất, tài - Sổ lưu trữ văn bản, công văn * Đối với giáo viên - Sổ chủ nhiệm - Sổ ghi chép tổng hợp - Sổ dự thăm lớp - Bài soạn Theo điều 25, Điều lệ trường Trung học quy định hệ thống sổ sách theo dõi hoạt động giáo dục nhà trường bao gồm loại sau: * Đối với nhà trường: - Sổ đăng - Sổ gọi tên ghi điểm - Sổ ghi đầu - Học bạ học sinh - Sổ quản lý cấp văn chứng - Sổ theo dõi phổ cập giáo dục trung học sở (khi tiến hành phổ cập trung học sở) - Sổ nghị nhà trường - Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên công tác chuyên môn - Sổ khen thưởng, kỷ luật học sinh - Sổ lưu trữ văn bản, công văn - Sổ quản lý tài sản, sổ quản lý tài * Đối với giáo viên: - Sổ soạn - Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm) - Sổ dự giờ, thăm lớp - Sổ cơng tác Ngồi loại sổ theo quy định, nhà trường cần lập loại sổ khác như: - Sổ ghi biên họp nhà trường - Sổ truyền thống - Sổ cấp giấy giới thiệu đường - Sổ cấp giấy chứng nhận - Sổ điểm cá nhân giáo viên - Sổ theo dõi học sinh trường tốt nghiệp số loại sổ khác theo nhu cầu công việc nhà trường 2.3 Công tác lưu trữ 2.3.1 Khái quát công tác lưu trữ a Một số khái niệm - Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết - Tài liệu lưu trữ : Tài liệu lưu trữ vật mang tin dạng giấy, vỏ cây, da thú dạng hình ảnh, âm hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác, bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định Có loại tài liệu lưu trữ khác tuỳ thuộc theo đặc trưng tài liệu b Ý nghĩa Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa sau: - Được hình thành trình hoạt động quan, tập thể cá nhân, ghi lại hoạt động thời kỳ góp phần tăng cường công tác quản lý Nhà nước; - Phản ánh thật khách quan, tổng hợp có hệ thống giúp cho việc nghiên cứu vấn đề tự nhiên xã hội; - Phục vụ công tác hàng ngày quản lý chuyên môn với khoa học thực tế - Trong nhà trường, hồ sơ tài liệu tài sản quý báu dùng để nghiên cứu lịch sử nhà trường, nghiên cứu lịch sử giáo dục phổ thơng góp phần vào nghiên cứu lịch sử khoa học giáo dục Việt Nam Trong nhà trường, công tác lưu trữ hoạt động thực hai chức chủ yếu sau: + Tổ chức bảo quản an toàn hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ nhà trường + Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực đường lối, chủ trương, sách nhiệm vụ trị Đảng pháp luật Nhà nước đề giai đoạn Hai chức có liên quan chặt chẽ với Thực tốt chức bảo quản tạo tiền đề thực chức tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu c Nội dung công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học sử dụng tài liệu lưu hiệu Đó là: phân loại tài liệu lưu trữ; đánh giá tài liệu lưu trữ; bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương xuống sở, có đạo chặt chẽ thống nghiệp vụ lưu trữ 2.3.2 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ a Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản cụ thể vào đặc trưng chung nhằm tổ chức cách khoa học sử dụng có hiệu tài liệu Tài liệu lưu trữ phân chia thành loại sau: - Tài liệu lưu trữ hành - Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật - Tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm Tài liệu lưu trữ có hình thức lưu trữ sau: - Lưu trữ ngắn hạn: dành cho công văn, giấy tờ có giá trị thời gian định - Lưu trữ dài hạn: dành cho loại tài liệu có giá trị lâu dài, văn pháp quy có tính chất hướng dẫn, quy định chun mơn nghiệp vụ hay thi hành chế độ, sách b Đánh giá tài liệu lưu trữ Đánh giá tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản đồng thời huỷ bỏ tài liệu khơng cịn ý nghĩa c Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công tác sưu tầm, thu thập, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo nguyên tắc phương pháp thống d Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu e Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ để tổ chức khoa học phơng lưu trữ nhằm sử dụng chúng tồn diện hiệu f Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ toàn công việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn tài liệu lưu trữ g Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tồn cơng tác nhằm bảo đảm cung cấp thơng tin cần thiết cho mục đích yêu cầu đáng 2.3.3 Lưu trữ nhà trường - Nhà trường cần phải có tủ đựng hồ sơ, dụng cụ để dựng loại hồ sơ, sổ sách Để thuận tiện cho cơng việc tra tìm tài liệu, sử dụng kỹ thuật sau: + Sử dụng máy vi tính cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu + Làm ô phiếu mục lục theo vấn đề theo thứ tự A, B, C - Nhà trường cần trang bị phương tiện kỹ thuật tối thiểu cho công tác lưu trữ như: + Kho lưu trữ, tủ, giá đựng tài liệu + Các phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu quạt thơng gió, dụng cụ chống ẩm, mối… - Xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đám yêu cầu: + Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm Trong nhà trường kiệt kê số hồ sơ lưu trữ theo thời gian sau: 1) lưu trữ từ đến năm; 2) lưu trữ vĩnh viễn + Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ: - Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: Việc tiêu huỷ tài liệu phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ hiệu trưởng nhà trường 2.4 Chức nhiệm vụ văn phòng nhà trường Trong nhà trường, văn phịng có vai trị quan trọng Văn phịng nhà trường nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản vật tư, thực chế độ sách, tạo điều kiện cho giáo viên học sinh thực tốt nhiệm vụ dạy học Chính vậy, văn phòng nhà trường vừa thực chức quản trị vừa thực chức hành Với chức hành chính, văn phịng nhà trường trạm thơng tin Để thực vai trị trạm thơng tin, văn phòng phải thực số chức sau: 2.4.1 Chức tiếp nhận truyền đạt thông tin - Văn phịng tiếp nhận chuyển giao tồn công văn giấy tờ nội nhà trường nhà trường với quan khác, thực đầy đủ khâu công tác văn thư - Văn phòng nơi tiếp giáo viên, nhân viên, học sinh đối tượng khác đến liên hệ công việc - Sắp xếp gặp gỡ, giao tiếp giúp hiệu trưởng chủ động làm việc - Văn phòng nơi đặt điện thoại để tiếp nhận truyền đạt thơng tin - Văn phịng nơi ghi nhớ đầy đủ việc cần thiết, góp phần giải công việc lúc, kịp thời, không bị trùng lập 2.4.2 Chức theo dõi phối hợp - Văn phòng nhà trường phận trực tiếp giúp Hiệu trưởng theo dõi, liên lạc phối hợp với tổ chức, phận chức danh nhà trường - Với vị trí đầu mối giao lưu thơng tin, qua văn phịng tổ chức, phận nhà trường hỗ trợ, tương tác thực nhiệm vụ II HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH Những u cầu việc quản lý công tác văn thư hành 1.1 Thực cải cách hành Trong nhà trường, hiệu trưởng cần vận dụng tinh thần cải cách hành để đổi cơng tác quản lý giáo dục Đối với nhà trường, cải cách hành quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền đối tượng quản lý, có chế phối hợp rõ ràng, tránh trùng lập, chồng chéo Cải cách hành nhà trường cần bảo đảm tính ổn định, phát huy thành quả, nề nếp có Chỉ thay đổi khâu yếu, bất hợp lý công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu công việc Nội dung cải cách hành vận dụng việc quản lý cơng tác văn thư hành bao gồm số vấn đề sau: - Thực nghiêm túc đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; - Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cho đơn vị, cá nhân nhà trường; - Đơn giản hố thủ tục hành sở bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu đặt ra; - Hiện đại hóa trang thiết bị phương tiện hoạt động phục vụ công tác văn thư hành nhà trường; - Ứng dụng khoa học – cơng nghệ cơng tác văn thư hành - Để thực tốt cải cách hành áp dụng nhà trường cần nghiên cứu kỹ thực trạng cụ thể, riêng biệt trường từ đề nội dung cách thức thích hợp 1.2 Thực nguyên tắc quản lý 1.2.1 Nguyên tắc tuân thủ pháp luật - Quản lý công tác văn thư hành cần thực chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước - Để hướng dẫn, thi hành thực có hiệu nghị quyết, thị cũa Đảng sách pháp luật Nhà nước, hiệu trưởng cần nghiên cứu kỹ, nắm vững tinh thần nội dung chủ yếu 1.2.2 Nguyên tắc mục tiêu - Quản lý công tác văn thư hành cần phải đạt mục tiêu Mục tiêu vấn đề bản, cốt lõi nhà trường Nhà trường muốn tồn phát triển thiết phải đạt mục tiêu dự kiến - Mục tiêu quản lý công tác văn thư hành phải vừa điểm đích mà nhà trường hướng đến trình vận động, vừa điều kiện để nhà trường tồn phát triển thời kỳ 1.2.3 Nguyên tắc hiệu lực, hiệu - Mục tiêu quản lý công tác văn thư hành quan trọng song khơng thể đạt mục tiêu giá nào, mà phải tính toán, cân nhắc đến kết mang lại phải lớn chi phí nhân lực-vật lực - Tính hiệu lực quản lý công tác văn thư hành thực nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động có kết chức giao phó nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư hành trường phổ thơng Nội dung hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành trình bày theo cách tiếp cận chức quản lý 2.1 Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành Đối với nhà trường, xây dựng kế hoạch cơng việc có vai trị ý nghĩa quan trọng công tác quản lý Hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành phải việc xây dựng kế hoạch cho công việc Kế hoạch phương tiện hoạt động nhà trường nhằm bảo đảm cho hoạt động thực liên tục, thống nhất, mục đích yêu cầu đặt ra; sở để hiệu trưởng đạo, điều hành công việc thời gian, vừa bảo đảm chủ động, quán xuyến toàn diện mặt công tác, vừa thực công việc trọng tâm, bảo đảm thực công việc tiến độ Xây dựng kế hoạch cho công tác văn thư hành việc đề mục tiêu cụ thể cần đạt hoạt động biện pháp để thực mục tiêu Kế hoạch phải gắn bó mật thiết với kế hoạch chung toàn trường gắn với kế hoạch hoạt động khác 2.1.1 Căn lập kế hoạch Để xây dựng mục tiêu kế hoạch cho công tác văn thư hành cần dựa vào số sau: - Phương hướng, nhiệm vụ đặt cho năm học nhà trường - Thực trạng cơng tác văn thư hành nhà trường - Những yêu cầu thiết cho công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ - Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn thư hành - u cầu cải cách hành cơng tác Từ vấn đề trên, đề mục tiêu cần đạt củng cố hoàn thiện cấu tổ chức, sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ v.v… cho cơng tác văn thư hành Trên sở mục tiêu kế hoạch đề ra, hiệu trưởng cho xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành 2.1.2 Yêu cầu kế hoạch - Phải bám sát bảo đảm thực chức năng, nhiệm vụ nhà trường đạo quan quản lý cấp - Nêu rõ công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hồn thành - Cơng việc phải xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hồn, có trọng tâm, trọng điểm - Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm tồn trường Bảo đảm có tính khả thi, tránh ơm đồm nhiều nội dung mà khả thực ít; phân bổ quỹ thời gian cho hợp lý 2.1.3 Quy trình lập kế hoạch Bước 1- Nghiên cứu, chọn công việc dự kiến nội dung công việc đưa vào kế hoạch: - Thu thập đầy đủ thơng tin, liệu có liên quan Cần rà sốt hồ sơ hoạt động trước nhằm xác định cơng việc cịn tồn đọng trình tự ưu tiên giải thời gian dự kiến tới - Tham khảo ý kiến phận liên quan cần thiết vấn đề dự liệu, tính khả thi việc thực hiện, định đạo từ quản lý cấp v.v… Bước 2- Xây dựng dự thảo nêu rõ: - Tên công việc cần thực thi - Tên người, phân chịu trách nhiệm - Hình thức thực - Thời gian thực Bước 3- Ban hành thức để tổ chức thực Việc xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành giúp hiệu trưởng nắm bắt quản lý tồn cơng việc cách chi tiết, cụ thể từ có phân phối nguồn lực hợp lý cho hoạt động giáo dục nhà trường Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành cịn giúp phận cá nhân chủ động cơng việc Ngồi ra, kế hoạch năm học công tác văn thư hành đảm bảo tính ổn định tương đối tránh lúc nhàn rỗi lúc lại bận rộn 2.2 Xây dựng cấu tổ chức quản lý công tác văn thư hành nhà trường 2.2.1 Xây dựng máy - Đìều lệ trường Tiểu học (điều 18) Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định hiệu trưởng quản lý hành nhà trường - Điều lệ trường Tiểu học (điều 17) Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định nhà trường phổ thơng có tổ hành chính-quản trị Tổ hành - quản trị giúp hiệu trưởng thực công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục hoạt động khác nhà trường - Tổ hành - quản trị có tổ trưởng hay hai tổ phó hiệu trưởng định Tuỳ theo quy mô trường lớp điều kiện vật chất, hiệu trưởng xác định chức năng, nhiệm vụ biên chế sau đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt Cụ thể là: Bộ phận văn thư hoạt động điều hành tổ trưởng tổ hành quản trị hay đạo trực tiếp Hiệu trưởng Khi nghiên cứu xây dựng biên chế công tác văn thư nhà trường cần dựa vào yếu tố sau: + Cơ cấu tổ chức trường + Khối lượng công việc công tác văn thư + Số lượng văn bản, tài liệu nhà trường bao gồm văn đến, văn đi, văn nội Trên sở phân tích yếu tố bố trí nhà trường nhân viên kiêm nhiệm hay chuyên trách Việc bố trí nhân lực có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao suất chất lượng hoạt động toàn trường Tuỳ theo lực, trình độ mà bố trí làm cơng việc cho phù hợp Cán văn thư ngồi u cầu trình độ chun mơn cần phải có phẩm chất cần thiết trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm Lựa chọn nhân thích hợp đáp ứng u cầu, địi hỏi cơng tác văn phịng 2.2.2 Xây dựng quy chế làm việc phân công công việc Để quản lý có hiệu cơng tác văn thư hành chính, Hiệu trưởng cần: 1) đạo xây dựng quy chế làm việc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ cho tổ văn phòng cho người phận 2) Thiết kế phân công công việc phù hợp Thực tế cho thấy, nơi có quy định cụ thể, phù hợp với cơng việc thẩm quyền giao việc điều hành có nhiều thuận lợi Trái lại, nơi chức năng, nhiệm vụ xây dựng qua loa việc tổ chức điều hành cơng việc hay gặp khó khăn hiệu Thiết kế cơng việc khoa học quản lý cơng việc thuận lợi Thiết kế cơng việc có ý nghĩa quan trọng tạo khả chun mơn hố công việc Khi thiết kế công việc cần ý số yếu cầu: - Nội dung công việc phải rõ ràng, cặn kẽ - Tạo khả sáng tạo cho người thực thi - Tạo khả hợp tác giải cơng việc - Có khả kiểm tra công việc cách dễ dàng, thuận lợi Khi phân công công việc cần ý đến đặc điểm trội cá nhân, bảo đảm thực quy định pháp luật qui định ngành GD-ĐT 2.2.3 Xây dựng chế phối hợp Nhà trường hệ thống mở đơn vị chức nhà trường tạo nên hệ thống quan hệ mở nhiều cấp độ khác Nếu tạo phối hợp, hợp tác đơn vị, cá nhân công việc, Hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành hiệu Hiệu trưởng cần: - Làm cho đơn vị, cá nhân nhà trường hiểu rõ tầm quan trọng có trách nhiệm với cơng tác văn thư hành - Xây dựng chế phối hợp phận văn thư hành với đơn vị, cá nhân nhà trường - Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế hồn cảnh riêng trường để xây dựng chế phối hợp cho phù hợp nhằm quản lý tốt công tác văn thư hành nhà trường 2.3 Chỉ đạo thực cơng tác văn thư hành nhà trường 2.3.1 Theo dõi, đạo cơng tác hành – giáo vụ - hồ sơ Trong nhà trường, công tác hành – giáo vụ ln gắn chặt với hoạt động giảng dạy, học tập giáo viên học sinh Công tác nhằm hỗ trợ, thúc đẩy, kiểm tra để đưa hoạt động dạy học vào nề nếp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục Thực chất công tác việc thu thập, xử lý truyền đạt thông tin việc dạy học nhằm giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời điều chỉnh để đưa định quản lý đắn Để quản lý công tác này, hiệu trưởng cần: - Chỉ đạo tổ chuyên môn phận xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm dựa kế hoạch năm học nhà trường - Hướng dẫn việc lập thời gian biểu công tác theo tuần, tháng, năm, học kỳ, năm học để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra hoạt động nhà trường - Giám sát, theo dõi hoạt động giảng dạy tồn trường tổ chun mơn - Theo dõi nề nếp giảng dạy, học tập giáo viên học sinh - Xây dựng lịch sinh hoạt quản lý lịch sinh hoạt nhà trường Theo quy định Nhà nước, Thủ trưởng quan, tổ chức phải trực tiếp đạo thường xuyên đôn đốc công tác công văn giấy tờ Lập hồ sơ nhà trường nội dung quan trọng công tác công văn giấy tờ, nên hiệu trưởng phải trực tiếp đạo thường thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ Trách nhiệm tổ trưởng hành chính-quản trị giúp hiệu trưởng trực tiếp đạo công tác lập hồ sơ nhà trường.Trách nhiệm chuyên trách văn thư – lưu trữ giúp hiệu trưởng, tổ trưởng hành chính-quản trị mặt nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ hướng dẫn cán bộ, nhân viên nhà trường lập hồ sơ Trách nhiệm đơn vị, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ theo dõi việc thực chức nhiệm vụ đơn vị với phân cơng, phân nhiệm rõ ràng để người có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao 2.3.2 Theo dõi, đạo văn phòng Để quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả, hiệu trưởng cần đạo: - Địa điểm đặt văn phịng vị trí thuận lợi cho việc liên hệ - Diện tích văn phịng phù hợp với yêu cầu công việc - Cung cấp đủ trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phòng - Sắp xếp, trang trí văn phịng hợp lí tạo môi trường giao lưu, tiếp xúc thuận lợi - Chú ý xây dựng văn hóa văn phịng, đặc biệt thái độ tiếp đón văn phịng xem “bộ mặt” nhà trường 2.3.3 Chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng - Nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường trước yêu cầu đặt cho cơng tác văn thư hành tiến độ phát triển vũ bảo khoa học công nghệ, hiệu trưởng cần: + Yêu cầu nhân viên tự học tập, nghiên cứu thường xuyên trao đổi giúp đỡ vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhà trường + Hướng dẫn nghiên cứu văn để thực nghiêm túc + Cử học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nâng cao + Tạo điều kiện giao lưu, học hỏi điển hình tiên tiến ngành - Trong đạo cơng tác văn thư hành chính, hiệu trưởng cần kịp thời tổng kết, rút kinh nghiệm; đề nghị khen thưởng, biểu dương cá nhân, phận làm tốt cơng tác đồng thời phê bình nhắc nhở cá nhân, phận chưa hoàn thành nhiệm vụ, xảy sai sót cơng việc 2.4 Kiểm tra cơng tác văn thư hành nhà trường Kiểm tra cơng tác tất yếu, quan trọng q trình tổ chức, điều hành hoạt động nhà trường Đối với hoạt động nào, tổ chức hoạt động cần phải kiểm tra để đánh giá, chất lượng hiệu hoạt động từ rút kinh nghiệm, điều chỉnh nhằm đạt chất lượng hiệu cao Để quản lý tốt công tác văn thư hành nhà trường, Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra Trong phạm vi quyền hạn trách nhiệm mình, Hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra nhằm bảo đảm cơng tác văn thư hành nhà trường tuân thủ theo luật định đạt hiệu quản lý Kiểm tra cơng tác văn thư hành bao gồm : 1) kiểm tra công tác văn thư; 2) kiểm tra công tác lập hồ sơ, sổ sách; 3) kiểm tra công tác lưu trữ 2.4.1 Nội dung kiểm tra - Kiểm tra công việc nêu kế hoạch có thực thi? mức độ thực thi? vấn đề chưa làm được? ngun nhân, trở ngại gì? So sánh kết đạt so với mục đích u cầu chung cơng tác - Kiểm tra việc làm cụ thể cá nhân, phận để đến đánh giá: có làm theo quy định chức năng, nhiệm vụ giao phó? Để thực nội dung trên, hiệu trưởng cần sâu kiểm tra: + Soạn thảo văn bản, luân chuyển, lưu trữ công văn đi, công văn đến + Quản lý dấu + Quản lý hồ sơ, sổ sách - Kiểm tra tính hiệu quả, hiệu lực cơng việc 2.4.2 Phương pháp kiểm tra Trong q trình quản lý cơng tác văn thư hành chính, có phải áp dụng biện pháp kiểm tra toàn diện, có áp dụng biện pháp kiểm tra thơng thường mang tính chun đề Có thể áp dụng số phương pháp kiểm tra sau: - Kiểm tra hồ sơ, sổ sách - Quan sát thao tác hoạt động nhân viên, phận thực thi - Trao đổi, trò chuyện với nhân viên người phụ trách - Tự đánh giá cá nhân, phận - Sự phản hồi thông tin từ cán bộ, giáo viên, công nhân viên, học sinh, phụ huynh… - Báo cáo người phụ trách… Nếu kiểm tra tốt, việc điều hành ngăn ngừa sai lầm, phát kịp thời chỗ không phù hợp để điều chỉnh kịp thời Sau kiểm tra cần đánh giá, rút kinh nghiệm để đề biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư hành Để kiểm sốt cơng tác văn thư hành cách thường xuyên, hiệu trưởng cần có hệ thống tiếp nhận thơng tin xác cơng việc điều hành Tóm lại: quản lý cơng tác văn thư - hành nhà trường trách nhiệm hiệu trưởng Muốn quản lý công tác có hiệu quả, hết, hiệu trưởng cần phải có nhận thức đắn cơng tác đồng thời đề biện pháp quản lý phù hợp với hồn cảnh, điều kiện nhà trường Tóm tắt Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ nội dung cơng tác văn thư hành nhà trường Để cơng tác văn thư hành đạt chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực đồng biện pháp sau: - Công tác kế hoạch + Xây dựng kế hoach hoạt động cơng tác văn thư hành phù hợp với điều kiện cụ thể nhà trường + Cụ thể hố kế hoạch hoạt động cơng tác văn thư hành thành kế hoạch tháng - Cơng tác tổ chức + Xây dựng, củng cố máy + Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức công việc cụ thể + Phân công công việc phù hợp - Công tác đạo + Theo dõi, đạo công tác học viên – giáo viên + Theo dõi, đạo văn phòng + Đào tạo, bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ + Khen thưởng, phê bình - Công tác kiểm tra + Kiểm tra nội dung thực thi cơng tác văn thư hành + Kiểm tra tiến độ quy trình làm việc ∃ Xin cho biết nhận định Anh/Chị học xong phần Đặt hai, ba câu hỏi thể suy nghĩ Anh/Chị nội dung quản lý cơng tác văn thư hành Chia sẻ câu hỏi với đồng nghiệp Những kiến thức giúp Anh/Chị điều quản lý nhà trường nay? Sau học xong chương Anh/Chị quản lý cơng tác văn thư hành nhà trường nào? Anh/Chị có ý tưởng để quản lý cơng tác văn thư hành nhà trường ngày tốt ≅ Anh/Chị hiểu khái niệm hành quản trị? Hãy nêu vị trí, vai trị cơng tác hành - quản trị nhà trường Anh/Chị hiểu công tác văn thư? Hãy nêu vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư nhà trường Yêu cầu công tác văn thư nhà trường gì? Trình bày nội dung quản lý công tác văn thư hành nhà trường Trình bày quy trình xử lý văn đi, đến nhà trường Hồ sơ gì? Việc lập hồ sơ có ý nghĩa, tác dụng nào? Hãy nêu nội dung công tác lập hồ sơ Hãy nêu trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ nhà trường Tài liệu lưu trữ khác với loại tư liệu sách báo khác chỗ nào? 10 Hãy trình bày yêu cầu quản lý công tác văn thư hành chính? 11 Trình bày biện pháp quản lý cơng tác văn thư hành chính? Tài liệu học viên cần đọc thêm Các văn quy phạm pháp luật - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn thi hành, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004 - Luật Giáo dục 2005 - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia - Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng phủ ban hành điều lệ cơng tác, cơng văn giấy tờ công tác lưu trữ - Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 Chính phủ hướng dẫn thực số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia - Quyết định số 909/QĐ-TTg ngày 14/8/2003 thủ tướng phủ việc phê duyệt chương trình đổi cơng tác xây dựng, ban hành nâng cao chất lượng văn quy phạm pháp luật - Quy định tạm thời viết hoa văn bản, ban hành kèm theo định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ - Thơng tư số 33/BT ngày 10/12/1992 Bộ trưởng chủ nhiệm văn phịng Chính phủ thẩm quyền, hình thức văn quản lý nhà nước - Điều lệ trường Trung học theo định 23/2000/QĐ-BGD&ĐT ngày 11/7/2000 Bộ GD&ĐT - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ – Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn quản lý hành nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Học viện hành quốc gia-Nhà xuất Giáo dục 1997 Giáo trình Hành cơng NXH Chính trị quốc gia Hà Nội 2004 Giáo trình hành văn phịng quan nhà nước NXB Đại học quốc gia Hà Nội Tập giảng Một số vấn đề hành học NXB Chính trị quốc gia Hà Nội 2003 Đề cương giảng văn quản lý nhà nước, trường Cán quản lý giáo dục đào tạo 1, Hà Nội 2005 TS Dương văn Khảm (chủ biên): Cơng tác văn thư lưu trữ NXB Chính trị quốc gia Hà Nội 2004 Nguyễn Đình Sản: Quản trị học NXB Thống kê Vương Đình Quyền; Lý luận phương pháp công tác văn thư NXB Đại học quốc gia Hà Nội 2005 148 ... soạn thảo quản lý văn nhà trường để giải khó khăn thuận lợi cơng tác văn nhà trường B CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG I KHÁI QT VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG Một... tác văn thư - Công tác lập hồ sơ, sổ sách - Công tác lưu tr? Nội dung công tác hành nhà trường 2.1 Cơng tác văn thư 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư Trong trình hoạt động nhà trường cần đến công. .. là: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lý công văn, giấy tờ quan Công tác bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải văn quản lý văn trình trước lưu văn - Công tác văn thư tồn