Trong nhà trường, văn phịng cĩ vai trị rất quan trọng. Văn phịng nhà trường là nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản vật tư, thực hiện các chế độ chính sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh thực hiện tốt các nhiệm vụ dạy và học. Chính vì vậy, văn phịng nhà trường vừa thực hiện chức năng quản trị vừa thực hiện chức năng hành chính. Với chức năng hành chính, văn phịng nhà trường là trạm thơng tin. Để thực hiện vai trị là một trạm thơng tin, văn phịng phải thực hiện một số chức năng sau:
2.4.1. Chức năng tiếp nhận và truyền đạt thơng tin
- Văn phịng tiếp nhận và chuyển giao tồn bộ cơng văn giấy tờ trong nội bộ nhà trường hoặc giữa nhà trường với các cơ quan khác, thực hiện đầy đủ các khâu của cơng tác văn thư.
- Văn phịng là nơi tiếp giáo viên, nhân viên, học sinh và các đối tượng khác đến liên hệ cơng việc.
- Sắp xếp các cuộc gặp gỡ, giao tiếp giúp hiệu trưởng chủ động làm việc. - Văn phịng là nơi đặt điện thoại để tiếp nhận và truyền đạt thơng tin.
- Văn phịng là nơi ghi nhớ đầy đủ các sự việc cần thiết, gĩp phần giải quyết cơng việc đúng lúc, kịp thời, khơng bị trùng lập.
2.4.2. Chức năng theo dõi và phối hợp
- Văn phịng nhà trường là bộ phận trực tiếp giúp Hiệu trưởng theo dõi, liên lạc và phối hợp với các tổ chức, bộ phận và các chức danh trong nhà trường. - Với vị trí là đầu mối giao lưu thơng tin, qua văn phịng các tổ chức, bộ phận trong nhà trường sẽ hỗ trợ, tương tác nhau thực hiện nhiệm vụ.