II. HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH 1 Những yêu cầu đối với việc quản lý cơng tác văn thư hành chính
2. Hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành chính trong trường phổ thơng
2.2 Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường
- Thực trạng cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường
- Những yêu cầu bức thiết cho cơng tác văn thư, cơng tác lập hồ sơ sổ sách, cơng tác lưu trữ.
- Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn thư hành chính - Yêu cầu cải cách hành chính đối với cơng tác này.
Từ những vấn đề trên, đề ra các mục tiêu cần đạt trong củng cố và hồn thiện cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ v.v… cho cơng tác văn thư hành chính. Trên cơ sở mục tiêu kế hoạch đề ra, hiệu trưởng cho xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành chính.
2.1.2 Yêu cầu đối với kế hoạch
- Phải bám sát và bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường và chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên.
- Nêu rõ cơng việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hồn thành - Cơng việc phải được sắp xếp cĩ hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hồn, cĩ trọng tâm, trọng điểm.
- Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm của tồn trường. Bảo đảm cĩ tính khả thi, tránh ơm đồm quá nhiều nội dung mà khả năng thực hiện được ít; phân bổ quỹ thời gian cho hợp lý.
2.1.3 Quy trình lập kế hoạch
Bước 1- Nghiên cứu, chọn cơng việc và dự kiến nội dung cơng việc đưa vào kế hoạch:
- Thu thập đầy đủ các thơng tin, dữ liệu cĩ liên quan. Cần rà sốt hồ sơ về những hoạt động trước đĩ nhằm xác định những cơng việc cịn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tới.
- Tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan về sự cần thiết của các vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện, quyết định và chỉ đạo từ quản lý cấp trên..v.v…. Bước 2- Xây dựng dự thảo trong đĩ nêu rõ:
- Tên các cơng việc cần thực thi - Tên người, bộ phân chịu trách nhiệm - Hình thức thực hiện
- Thời gian thực hiện
Bước 3- Ban hành chính thức để tổ chức thực hiện.
Việc xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành chính giúp hiệu trưởng nắm bắt
và quản lý tồn bộ cơng việc này một cách chi tiết, cụ thể từ đĩ cĩ sự phân phối nguồn lực hợp lý cho các hoạt động giáo dục trong nhà trường. Xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành chính cịn giúp các bộ phận và cá nhân chủ động trong cơng việc. Ngồi ra, kế hoạch năm học của cơng tác văn thư hành chính sẽ đảm bảo tính ổn định tương đối tránh lúc quá nhàn rỗi lúc lại quá bận rộn.
2.2 Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường trường
2.2.1 Xây dựng bộ máy
- Đìều lệ trường Tiểu học (điều 18) và Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định hiệu trưởng quản lý hành chính trong nhà trường
- Điều lệ trường Tiểu học (điều 17) và Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định nhà trường phổ thơng cĩ tổ hành chính-quản trị. Tổ hành chính - quản trị giúp hiệu trưởng thực hiện các cơng tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác trong nhà trường.
- Tổ hành chính - quản trị cĩ tổ trưởng và một hay hai tổ phĩ do hiệu trưởng chỉ định. Tuỳ theo quy mơ trường lớp và các điều kiện vật chất, hiệu trưởng xác định chức năng, nhiệm vụ và biên chế sau đĩ đề nghị cấp trên cĩ thẩm quyền phê duyệt. Cụ thể là: Bộ phận văn thư hoạt động dưới sự điều hành của tổ trưởng tổ hành chính quản trị hay dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng. Khi nghiên cứu xây dựng biên chế cơng tác văn thư trong nhà trường cần dựa vào các yếu tố sau:
+ Cơ cấu tổ chức của trường
+ Khối lượng cơng việc của cơng tác văn thư
+ Số lượng văn bản, tài liệu của nhà trường bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ.
Trên cơ sở phân tích những yếu tố trên cĩ thể bố trí trong nhà trường nhân viên kiêm nhiệm hay chuyên trách. Việc bố trí nhân lực cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của tồn trường. Tuỳ theo năng lực, trình độ mà bố trí làm cơng việc cho phù hợp.
Cán bộ văn thư ngồi những yêu cầu về trình độ chuyên mơn cần phải cĩ các phẩm chất cần thiết như trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm. Lựa chọn nhân sự thích hợp đáp ứng được yêu cầu, địi hỏi của cơng tác văn phịng
2.2.2 Xây dựng quy chế làm việc và phân cơng cơng việc
Để quản lý cĩ hiệu quả cơng tác văn thư hành chính, Hiệu trưởng cần: 1) chỉ đạo xây dựng quy chế làm việc trong đĩ qui định rõ chức năng, nhiệm vụ cho tổ văn phịng cũng như cho từng người trong bộ phận này. 2) Thiết kế và phân cơng cơng việc phù hợp. Thực tế cho thấy, ở những nơi cĩ những quy định cụ thể, phù hợp với cơng việc và thẩm quyền được giao thì ở đĩ việc điều hành cĩ nhiều thuận lợi. Trái lại, ở những nơi chức năng, nhiệm vụ chỉ được xây dựng qua loa thì ở đĩ việc tổ chức điều hành cơng việc hay gặp khĩ khăn và kém hiệu quả. Thiết kế cơng việc khoa học thì quản lý cơng việc sẽ thuận lợi. Thiết kế cơng việc cĩ ý nghĩa quan trọng là tạo ra khả năng chuyên mơn hố cơng việc. Khi thiết kế cơng việc cần chú ý một số yếu cầu: - Nội dung cơng việc phải rõ ràng, cặn kẽ
- Tạo khả năng sáng tạo cho người thực thi - Tạo khả năng hợp tác khi giải quyết cơng việc
- Cĩ khả năng kiểm tra cơng việc một cách dễ dàng, thuận lợi.
Khi phân cơng cơng việc cần chú ý đến đặc điểm nổi trội của cá nhân, bảo đảm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và qui định của ngành GD-ĐT.
2.2.3 Xây dựng cơ chế phối hợp
Nhà trường là một hệ thống mở và các đơn vị chức năng trong nhà trường cũng tạo nên một hệ thống quan hệ mở ở nhiều cấp độ khác nhau. Nếu tạo được sự phối hợp, hợp tác của các đơn vị, cá nhân trong cơng việc, Hiệu trưởng sẽ quản lý cơng tác văn thư hành chính hiệu quả hơn. Hiệu trưởng cần:
- Làm cho mỗi đơn vị, cá nhân trong nhà trường hiểu rõ tầm quan trọng và cĩ trách nhiệm với cơng tác văn thư hành chính.
- Xây dựng cơ chế phối hợp giữa bộ phận văn thư hành chính với các đơn vị, cá nhân trong và ngồi nhà trường.
- Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế cũng như hồn cảnh riêng của từng trường để xây dựng cơ chế phối hợp cho phù hợp nhằm quản lý tốt cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường.