Đàm phán thương mại trong kinh doanh quốc tế

Thông qua nội dung từng phần, giúp khái quát các vấn đề cần lưu ý trong quá trình đàm phán thương mại với kinh doanh quốc tế, bao gồm các bước trong quá trình từ :chuẩn bị, thực hiện, kết thúc giai đoạn đàm phán. Các hình thức đàm phán phổ biến trên thế giới và các ví dụ về đàm phán thương mại quốc tế.

MỤC LỤC 1. Khái quát về đàm phán thương mại 4 1.1. Khái niệm 4 1.1.1. Đàm phán là gì? 4 1.1.2. Thương mại là gì ? 5 1.1.3. Đàm phán thương mại là gì? 5 2. Quá trình đàm phán 5 2.1. Giai đoạn chuẩn bị chung. 5 2.1.1. Ngôn ngữ: 5 2.1.2. Thông tin: 7 2.1.3. Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng 8 2.2. Giai đoạn chuẩn bị cụ thể. 14 2.3. Giai đoạn tiếp xúc 17 2.4. Giai đoạn đàm phán 19 2.4.1. Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày 19 2.4.2. Nhận và đưa ra nhượng bộ 20 2.4.3. Phá vỡ những bế tắc. 20 2.4.4. Tiến tới thỏa thuận 21 2.5. Giai đoạn kí hợp đồng. 22 2.6. Giai đoạn rút kinh nghiệm. 23 3. Các phương thức đàm phán. 25 3.1. Đàm phán qua thư. 25 3.1.1. Nội dung của hình thức đàm phán bằng thư 25 3.1.2. Các ưu nhược điểm của đàm phán qua thư. 25 3.1.3. Những điểm cần lưu ý khi trao đổi qua thư. 26 3.2. Đàm phán trực tiếp. 26 3.2.1. Nội dung. 26 3.2.2. Kỹ thuật đàm phán trực tiếp. 27 4. Một số tình huống, bài tập kinh nghiệm. 40 Tình huống 1: 40 Tình huống 2: 41 1. Khái quát về đàm phán thương mại 1.1. Khái niệm 1.1.1. Đàm phán là gì? Theo Joseph Burnes (1993) “ Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết các vấn đề ngăn cách đó.” Theo hai giáo sư Roger Fisher và William Ury , tác giả của nhiều công trình nghiên cứu nổi tiếng về đàm phán thì “ Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, đươc thiết kế nhằm đi đến thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.” Tóm lại :Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia. - Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình. - Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay “xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó. - Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà sẽ có giới hạn lợi ích nhất định. 1.1.2. Thương mại là gì ? Thương mại là hoạt động trao đổi của cải, hàng hóa, dịch vụ, kiến thức, tiền tệ v.v giữa hai hay nhiều đối tác, và có thể nhận lại một giá trị nào đó (bằng tiền thông qua giá cả) hay bằng hàng hóa, dịch vụ khác như trong hình thức thương mại hàng đổi hàng (barter). Trong quá trình này, người bán là người cung cấp của cải, hàng hóa, dịch vụ cho người mua, đổi lại người mua sẽ phải trả cho người bán một giá trị tương đương nào đó. 1.1.3. Đàm phán thương mại là gì? Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong đó các bên, có nền tảng văn hóa khác nhau, tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất. 2. Quá trình đàm phán 2.1. Giai đoạn chuẩn bị chung. 2.1.1. Ngôn ngữ: Trong đàm phán, ngôn ngữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Để đàm phán hợp đồng thương mại. cần thành thạo tiếng quốc ngữ, cần rèn luyện để có cách hành văn trong sáng, chuẩn xác, không mắc lỗi chính tả, thổ ngữ… Trong giao dịch ngoại thương, cần thành thạo các ngoại ngữ ( nhất là tiếng anh), ngoài ra cần học các ngoại ngữ thông dụng khác như: Hoa, Nhật, Hàn… Những kinh nghiệm về sử dụng ngôn ngữ: - Nói rõ và chậm. - Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương. Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể bị mất. - Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ hội nói. - Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói. - Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghĩa vẫn còn mù mờ. - Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm. - Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được . - Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói. - Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch. - Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần. - Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý. - Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi. - Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau . - Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm. - Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết . 2.1.2. Thông tin: Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia. Để đạt được thành công trong đàm phán, việc chuẩn bị kỹ các thông tin là rất quan trọng. Có hai loại thông tin chính như sau: Thông tin về đối tác: Loại thông tin - Tìm hiểu tiểu sử đối tác - Điều tra những giao dịch và mức độ đạt mục tiêu của đối tác - Những cuộc thương lượng đối tác không thành công cùng nguyên nhân của chúng - Kỹ năng đàm phán của đối tác - Cá tính, phong cách, quan điểm của đối tác - Các hồ sơ tranh tụng trong quá khứ của đối tác Ước định về đối tác - Bám sát những thông tin, chứng cứ của đối tác - Nhận dạng mục tiêu của đối tác: ưu tiên hàng đầu, ưu tiên trung bình, ưu tiên thấp - Ước định điểm mạnh của đối tác. Cần biết rằng đối tác có thể có một chương trình hành động được che đậy. - Phân tích những điểm yếu của đối tác. Thông tin về hàng hóa: - Tên gọi và các khía cạnh thương phẩm học của hàng hóa (giá trị, công dụng, qui cách, phân loại, bao bì, ) - Tình hình sản xuất các mặt hàng đó (thời vụ, nguồn nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất, ) - Chu kỳ sống sản phẩm - Thông tin về thị trường - Tình hình chung về chính trị, văn hóa, xã hội, con người, - Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, GDP, biến động chỉ số giá, - Cơ sở hạ tầng, chính sách ngọai thương, hệ thống ngân hàng, tín dụng - Điều kiện vận tải, tình hình cước phí, bảo hiểm - Điều kiện liên quan đến hàng hóa kinh doanh: giá cả, dung lượng trên thị trường, thị hiếu, các kênh tiêu thụ. Phân tích và tổng hợp thông tin: - Nghiên cứu, phân tích thông tin và rút ra những kết luận tiền đề - Chọn lọc, đánh giá các kết luận tiền đề để sắp xếp thứ tự quan trọng - Rút ra các thông tin, tư liệu có giá trị. - Tổng hợp tình hình, kết luận 2.1.3. Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng 2.1.3.1. Các loại năng lực và ưu thế Có mười loại năng lực và ưu thế có thể ảnh hưởng tới kết quả đàm phán - thương lượng. Ta cần chú ý ở đây là mọi cái chỉ "có thể", bởi vì nếu như một người có một số năng lực và ưu thế tốt mà không biết sử dụng chúng cũng coi như không. * Ưu thế Cương vị và chức vụ trong một tổ chức hay công ty mang lại những lợi thế nhất định cho một người. Ví dụ ông trưởng phòng kỹ thuật có tiếng nói rất trọng lượng và ảnh hưởng rất lớn tới mọi quyết định trong phạm vi phòng kỹ thuật nhưng lại ít hoặc rất ít trọng lượng cũng như ảnh hưởng tới phòng tài chính - kế toán. * Quyền lực và tính pháp lý Quyền lực và tính pháp lý tạo cho người đàm phán - thương lượng những ưu thế nhất định. Người ta sẽ đánh giá thấp những ai và những gì không hợp pháp. Ví dụ như những ai tự phong chức vụ cho mình để đi đàm phán - thương lượng khi bị phát hiện ra, người ta coi anh ta chằng ra gì. * Kiến thức và kinh nghiệm Những người có kiến thức và kinh nghiệm có những ưu thế rất lớn trong đàm phán - thương lượng. Một người thông minh và khôn ngoan là người biết sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm của mình đúng lúc và đúng chỗ nếu không, những kiến thức và kinh nghiệm của mình sẽ trở nên vô tác dụng, thậm chí lại làm hại cho chính bản thân. Ví dụ một người có kiến thức uyên bác mà đi đâu cũng vỗ ngực ta đây thì sẽ bị cho là kiêu căng, tự phụ và bị cô lập, ghét bỏ. * Bản chất con người Bản chất con người càng trung thực bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu, nhất là trong đàm phán - thương lượng. Bao giờ người ta cũng quan tâm đến những gì anh đã làm theo lời hứa chứ không ai đánh giá chỉ có lời hứa không. Chúng ta thường nói với nhau "Hãy xem những gì anh ta làm, đừng nghe những gì anh ta nói". * Khen thưởng và khuyến khích Khen thưởng và khuyến khích là một yếu tố quan trọng để tạo nên ưu thế. Nhiều người lãnh đạo chỉ thích dùng khen thưởng để điều hành thay cho cho mệnh lệnh. * Phê bình và phạt Phê bình và phạt cũng là một cách tạo nên ưu thế trong đàm phán - thương lượng. Người công nhân sẽ nhận nhiệm vụ và làm việc tốt mặc dù giám đốc chỉ mới đàm phán - thương lượng với công nhân thôi, bởi vì nếu không thì ông ta sẽ phạt hoặc cúp lương theo quyền hạn mà ông ta có. * Giới tính Nếu hai bên là cùng giới tính thì là một chuyện, nhưng khác giới nhiều khi là một chuyện khác. Chiến thuật "nghiêng nước nghiêng thành" nhiều khi phát huy tác dụng trong đàm phán - thương lượng. Ngoài ra, người phụ nữ thường được hưởng cái "quyền ưu tiên" hơn. Người phương Tây thường có câu "Lady first" trong một giao tiếp xã hội và kinh doanh. * Cách xử lý Chúng ta có các xử lý sau đây: a) Có phân tích, định hướng và giải quyết có phương pháp. b) Định hướng nhiệm vụ và mục tiêu, tập trung vào vấn đề cơ bản. c) Giúp đỡ, định hướng các mối quan hệ, tập trung vào tình cảm. d) Kết hợp cả ba cách trên. Tùy vào từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể mà ta có cách xử lý phù hợp. Có người ly dị gia đình vì một lý do nào đó nhưng vẫn giữ được các mối quan hệ tốt với vợ (hoặc chồng) và con cái. Cách cư xử ở đây thuộc vào cách (c) nói trên. Biết cư xử đúng, phù hợp với hoàn cảnh và trường hợp cụ thể là tạo ra một sức mạnh hỗ trợ cho người đàm phán đạt được thành công. * Không dùng sức mạnh (vũ lực) Trong nhiều trường hợp, không dùng sức mạnh có khi lại mang những lợi thế to lớn. Một bài học lịch sử mà dân tộc ta đã trải qua là trong cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nước, đế quốc Mỹ đã sử dụng các sức mạnh quân sự dã man nhất hòng làm khuất phục [...]... bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, tài liệu đàm phán Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau: - Xác định các mục tiêu đàm phán: ... Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì Trong giai đoạn này cũng cần xác định rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán - Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán. .. hoặc một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp - Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét... đó 7 Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán (Nếu có) 8 Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện 2.5 Giai đoạn kí hợp đồng Trong thương mại quốc tế khi kết thúc quá trình đàm phán có thể sẽ xảy ra hai trường hợp sau:  Đàm phán không đi đến thống nhất: Khi phía đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán có thể xuất hiện những thông tin làm cho... vấn đề đàm phán - Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số công việc như thành lập đoàn đàm phán, chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán, đặc biệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán. .. rút kinh nghiệm Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút kinh nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Kinh nghiệm đàm phán khi đối tác là người nước ngoài: 1) Phía Việt Nam ta cần chuẩn bị tốt về mặt ngôn ngữ: Phải hiểu và làm cho đối tác hiểu đúng, chính xác ý đồ kinh doanh. .. là công việc thiết yếu để đàm phán thành công Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi Chính vì vậy, giai đoạn chuẩn bị có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cuộc đàm phán Trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục... vận dụng những gì đã học của bạn vào một số hoàn cảnh cụ thể 2.1.3.3 Chuẩn bị thời gian và địa điểm Địa điểm đàm phán - Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình - Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng - Đàm phán ở địa điểm trung lập Thời gian đàm phán Lưu ý: - Cần có thời gian để giải lao - Thời gian trống cho phép trưởng đòan và chuyên gia có ý kiến tham... các kỹ năng thương mại như chúng ta đang học là kỹ năng đàm phán 5) Phải xây dựng được mục tiêu, đường lối, chiến lược trong hợp tác kinh doanh với đối tác nước ngoài 6) Phải tạo dựng niềm tin với đối tác, cũng như tìm hiểu để có niềm tin vào đối tác: đối tác hiểu mình và mình cũng hiểu đối tác 7) Lợi ích kinh tế là mục tiêu lớn nhất của hoạt động kinh doanh, do vậy nếu lợi ích kinh tế mà mình có thể... phương thức đàm phán 3.1 Đàm phán qua thư 3.1.1 Nội dung của hình thức đàm phán bằng thư Hình thức lâu đời là thư tín Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan