giao trinh word co ban

MỤC LỤC BÀI 1: MỞ ĐẦU 5 1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 5 1. Mở một ứng dụng xử lí văn bản 5 2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu 6 3. Mở một số tài liệu 7 4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu 7 5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm 8 6. Đóng tài liệu 8 7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help 9 2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN 9 1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang 9 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ 9 3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ 9 3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 10 1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác 10 2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website 10 BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ 11 I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 11 1. Chèn thêm một ký tự, một từ, một câu, một vài dòng văn bản 11 2. Sử dụng lệnh Undo: 11 3. Thêm một đoạn paragraph 11 4. Chèn các kí hiệu/ký tự đặc biệt 11 5. Chèn một dấu ngắt trang 12 2. LỰA CHỌN DỮ LIỆU 12 1. Đánh dấu chọn một ký tự, một từ một câu, toàn bộ văn bản 12 3. SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA 13 1 1. Dùng công cụ sao chép và dán 13 2. Sao chép và di chuyển khúc văn bản giữa nhiều tài liệu đang mở 14 3. Xóa một đoạn văn bản 14 4. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 14 1. Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một câu trong một văn bản 15 2. Dùng công cụ thay thế một từ, một câu trong một văn bản 16 I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ 17 1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ 17 2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân 17 3. Dùng chữ có các màu khác nhau 18 4. Dùng các lựa chọn căn lề và dàn đều cả hai lề 18 5. Thụt đầu dòng 18 6. Thay đổi độ dãn dòng 18 7. Sao chép khuôn dạng từ một khúc văn bản đã chọn 19 2. ĐỊNH DẠNG CHUNG 19 1. Sử dụng và thiết lập dấu nhảy cột (tab) để căn thẳng cột: trái, phải, giữa, theo dấu chấm thập phân: 19 2. Thêm đường viền biên (border) cho mọi tài liệu: 19 3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng và liệt kê đánh số: 20 3. KHUÔN DẠNG MẪU 21 1. Chọn một khuôn mẫu cho tài liệu ( Template) thích hợp để dùng cho một công việc cụ thể 21 2. Làm việc với một khuôn mẫu cho một công việc cụ thể 21 BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU 23 I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG 23 1. Áp dụng một styles có sẵn cho một tài liệu 23 2. Chèn thêm số trang cho một tài liệu 25 2. ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG 26 1. Thêm đầu trang và chân trang cho một tài liệu 26 2 2. Thêm ngày tháng, tác giả, số trang 26 3. Áp dụng các định dạng chữ cơ bản trong đầu trang và chân trang 26 3. KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP 26 4. BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28 1. Thay đổi bài trí của tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước trang… 28 2. Thay đổi mép lề của tài liệu 29 BÀI 5: IN ẤN 32 I. CHUẨN BỊ IN 32 1. Xem một tài liệu trước khi in 32 2. Dùng các lựa chọn in cơ sở 32 3. In một tài liệu từ máy in đã cài đặt sẵn 32 BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35 I. BẢNG 35 1. Tạo bảng biểu đơn giản 35 2. Thay đổi thuộc tính ô: định dạng chữ, kích thước, màu 35 3. Thêm và xóa cột dòng 36 4. Thêm các đường viền cho bảng 37 5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động 37 2. HÌNH VẼ VÀ ẢNH 37 1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu 37 2. Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô nền 38 3. Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu 38 4. Co giãn một hình 38 3. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU 39 1. Nhập một bảng tính vào tài liệu 39 2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu 39 4. TRỘN VĂN BẢN 40 3 1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động 40 2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu 42 4 BÀI 1: MỞ ĐẦU 1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Mở một ứng dụng xử lí văn bản Khái niệm chung về WINWORD: Microsoft Word (Word) là một chương trình soạn thảo văn bản chạy trong môi trường Window. Chỉ sau một khoảng thời gian ngắn học sử dụng Winword ở mức độ cơ bản, ta có thể soạn thảo nhanh chóng, sáng sủa các tài liệu thông thường như một bản tin, bản hợp đồng, Sử dụng Winword cùng với một loạt các chương trình phụ trợ như Equation, Word Art, Draw có thể tạo ra được một tài liệu với các đối tượng đồ hoạ phong phú. Khởi động chương trình 1. Vào Start/Programs/Microsoft Word. 2. Nhấn đúp chuột tại biểu tượng của chương trình Winword (biểu tượng này thường ở trên nền màn hình hoặc trên thanh biểu tượng Ms Office phía góc trên bên trái màn hình) Cửa sổ Word sau khi khởi động 5 Sau khi khởi động cửa sổ chương trình Winword sẽ được mở ra, trong đó có sẵn một cửa sổ rỗng để nhập văn bản gọi là cửa sổ tài liệu (cửa sổ có tiêu đề Document 1). Trong cửa sổ tài liệu có con trỏ văn bản (là một vạch đứng nhấp nháy chỉ vị trí sẽ hiện ra ký tự đánh vào) Ngoài ra cửa sổ chương trình Word còn có các thành phần quan trọng khác: 3. Các thanh công cụ (Tool Bar) nằm kề dưới thanh tiêu đề, trên đó gồm các công cụ xử lý văn bản, bấm một công cụ, một lệnh tương ứng sẽ được thực hiện. Thường có thanh tiêu chuẩn (Standard) và thanh định dạng (Formating) hiện sẵn. 4. Thanh trạng thái (Status Bar) nằm ở đáy cửa sổ, trên đó hiển thị một số thông tin về tài liệu đang soạn thảo như số thứ tự trang hiện thời, vị trí hiện tại của con trỏ, 5. Thanh cuộn đứng (ở sát cạnh phải) và thanh cuộn ngang (ở sát cạnh đáy) sử dụng để cuộn tài liệu lên, xuống, sang phải, sang trái để hiện các phần bị khuất. 6. Mỗi người có thể thay đổi các thành phần của màn hình cho phù hợp với công việc của mình (xem phần nâng cao). 2. Mở một tài liệu đã có sẵn, sửa đổi một vài chỗ và ghi lưu. 7. Chọn lệnh File\Open hoặc biểu tượng Open hộp thoại Open hiện ra 6 8. Trong khung Look in tìm file tài liệu muốn mở, chọn Open để mở file cần sửa đổi, sau khi sửa đổi chọn File\Save As xuất hiện hộp thoại Save As. Sau khi sửa bạn muốn đổi tên thành file khác thì đánh tên trong hộp File Name. Nếu không bạn nhấn vào biểu tượng máy sẽ mặc định tên file cũ và lưu đè lên file cũ. 3. Mở một số tài liệu. Tương tự như mở một tài liệu. Tuy nhiên tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ được kích hoạt, muốn mở một tài liệu khác đã được mở trước đó ta nháy mục Window để hiện Menu dọc Window, chọn số thứ tự tương ứng với cửa sổ được kích hoạt. Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Word lên màn hình, ta mở tất cả các tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange All. 4. Tạo một tài liệu mới và ghi lưu. − Bắt đầu soạn một tài liệu mới (Mở cửa sổ tài liệu mới) thì bấm dụng cụ New (hoặc chọn lệnh File\New\Blank Document), nếu xuất hiện hộp thoại New, 7 chọn OK. Chương trình sẽ mở thêm một cửa sổ tài liệu mới (trang giấy trắng) có con trỏ văn bản, sẵn sàng nhập văn bản. − Chọn lệnh File\Save,gõ tên file tài liệu vào mục File name và chọn thư mục sẽ chứa file tài liệu đó trong mục Save in, chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi vào thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My document). 5. Ghi lưu một tài liệu đang có trên đĩa cứng, đĩa mềm. Để lưu giữ tài liệu ta phải ghi ra đĩa. Trong quá trình soạn tài liệu ta phải làm thao tác này nhiều lần. Chọn lệnh File\Save, có 2 khả năng xảy ra: 9. Nếu là tài liệu mới soạn (đây là lần đầu tiên ghi ra đĩa), sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Gõ ngay tên file tài liệu (vào mục File name) và chọn thư mục sẽ chứa file tài liệu đó (trong mục Save in). Chọn OK. File tài liệu sẽ được ghi vào thư mục được chọn (hoặc thư mục ngầm định My document). 10.Nếu tài liệu trên màn hình là tài liệu có sẵn trong đĩa (đã có sẵn tên file) ta chỉ mở ra xem sửa hoặc đánh thêm vào, thì sự thay đổi của tài liệu đó đựoc ghi lại theo tên đã có mà không đưa ra hộp thoại Save As. 6. Đóng tài liệu. Chỉ việc đóng cửa sổ của chương trình hoặc mở thực đơn File, chọn Exit. Trước khi kết thúc cần tiến hành ghi các tài liệu đang soạn ra đĩa, nếu không máy sẽ hỏi bạn có lưu file không. Nếu chọn No chương trình sẽ thoát ngay và không lưu. Còn chọn Yes chương trình sẽ thoát và lưu với tên file mặc định, rồi đóng các cửa sổ tài liệu lại (xem phần sau) 8 7. Sử dụng chức năng trợ giúp -Help Vào Help trên thanh Toolbar chọn Microsoft Word Help hoặc dùng phím tắt Alt+H / F1 2. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN. 1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang. Có 4 kiểu xem tài liệu trên màn hình: 11.Kiểu Normal: Trong kiểu này, văn bản không có lề, không hiện cột văn bản 12.Kiểu Online Layout: Trong kiểu này, văn bản được thể hiện thành hai phần riêng biệt: nửa trái hiện tiêu đề và tên các thành phần chính trong văn bản; nửa phải hiện nội dung của văn bản. 13.Kiểu Page Layout: Nhìn được số trang, tiêu đề đầu\cuối trang; văn bản giống như khi được in ra giấy. 14.Kiểu Outline: Cho phép nhìn văn bản theo từng mức khác nhau tính từ phía lề trái của trang, sâu nhất là 9 mức. 15.Kiểu Master Document: Gần như kiểu Outline, không hiện ranh giới trang của văn bản. Để chọn một cách ta dùng menu View, hoặc nháy chuột vào một trong 4 nút ở đầu trái thanh cuốn ngang. Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh View/Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen. 2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.Muốn xem toàn bộ màn hình vào View chọn Full Screen. 3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không muốn xuất hiện trên màn hình. Hoặc chọn View\Toolbars\Customize xuất hiện 9 bảng Customize chọn tab Toolbars để sửa đổi hiển thị. Chọn Comamands để xem các lệnh của các thanh công cụ. 3. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 1. Ghi lưu một tài liệu dưới một khuôn dạng khác Trong Word có thể lưu được các file dưới các dạng tệp thuần chữ (TXT), tệp Rich Text Format (RTF), tệp khuôn mẫu tài liệu, tệp của phần mềm khác, phiên bản khác… Vào File\Save As xuất hiện bảng Save As (như phần trên) rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Save. 2. Lưu tài liệu dưới dạng thích hợp để đưa lên Website. Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter. 10 [...]... một tư liệu, khi đó Word tạo ra tệp mẫu Normal, là tệp mẫu không chứa nội dung và định dạng Tác dụng: Các tệp mẫu của Word giúp bạn tạo được rất nhiều kiểu tư liệu khác nhau, từ các bản fax đến các bản ghi nhớ Cách tạo: 84.Chọn File/New, xuất hiện hộp thoại New 85.Nhắp Tab Momos 86.Chọn khuôn mẫu Contemporary Memo 87.Nhắp nút OK 88.Lúc này Word sẽ tạo mới một tư liệu dựa trên tệp mẫu Contemporary Memo... Down: Từ con trỏ đến hết văn bản + All: Tìm trong toàn bộ văn bản Match Case: Nếu được đánh dấu thì Winword sẽ tìm các ký tự và từ chính xác như đã nhập vào khung Find What Find Whole Word Only: Nếu được chọn, Winword sẽ tìm một từ như đã nhập vào trong khung Find What Nếu không chọn mục này thì Winword sẽ tìm luôn tất cả các từ cùng vần Use Pattern Matching: Cho phép tìm các từ, ký tự hoặc số theo... cắt khối đưa vào vùng nhớ tạm 39.Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối 13 40.Bấm nút Paste trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn bản đang lưu trong vùng nhớ tạm vào vị trí con trỏ Sao chép khối văn bản 41.Chọn khối cần di chuyển 42.Bấm nút Copy trên thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl+C để sao chép khối vào vùng nhớ tạm 43.Chuyển con trỏ tới vị trí mới sẽ đặt khối 44.Bấm... khi kéo điểm mốc, cần chọn các đoạn cần dịch lề 125 Khi kéo điểm mốc phải đặt chuột chính xác tại mốc cần kéo Đặc biệt, mốc bên trái có 3 con chạy nhỏ: con chạy phía trên cùng để dịch riêng dòng đầu của đoạn, con chạy 29 dưới cùng (hình ô vuông) để dịch lề cả đoạn, con chạy giữa để dịch lề cả đoạn trừ dòng đầu Sử dụng hộp thoại Paragraph đề chọn khoảng phía trước/ phía sau của đoạn (Spacing before/... Việt) 46.Nhấn nút Find Next, Winword sẽ dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được bôi đen nằm sát hộp thoại 47.Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản 48.Nhấn nút Find Next để tìm tiếp 49.Nhấn nút Cancel để kết thúc Các lựa chọn trong hộp thoại Find Find What: Nhập văn bản cần tìm kiếm Search: Chọn hướng tìm + Up: Từ con trỏ về đầu đoạn văn + Down: Từ con trỏ đến hết văn bản + All:... CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP 1 Bật/ tắt công cụ kiểm tra chính tả (spell-check) và sửa lỗi khi cần AutoCorrect là một chức năng tự động sửa lỗi, Winword cho phép thay thế một từ này (viết sai) thành một từ khác (viết đúng) trong đó việc thay thế là hoàn toàn tự động 26 Thực hiện việc này bằng cách: Mở trình đơn Tools\AutoCorrect Option xuất hiện hộp thoại: Ta định nghĩa các cặp từ ngữ cần sửa lỗi tự động: Trong... trí đó, chèn một dấu ngắt phần bằng lệnh Insert \ Break Trong hộp thoại Break vừa xuất hiện, chọn Continuous, chọn OK Một dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở vị trí con trỏ (là một đường ngang trên dấu có ghi End of Section nếu ở trong chế độ hiển thị Normal View) Nếu chèn sai vị trí dấu ngắt phần có thể đặt con trỏ vào dấu, gõ phím Delete xoá bỏ, chèn dấu mới vào vị trí chính xác 2 LỰA CHỌN DỮ LIỆU 1 Đánh... BẢNG 1 Tạo bảng biểu đơn giản 146 Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu lập bảng 147 Chọn lệnh Table \ Insert Table 148 Sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table: 26 Gõ một số chỉ số lượng cột của bảng (vào khung Number of Columns) 27 Chọn khung Number of Rows, xoá số gợi ý, gõ một số chỉ số lượng hàng của bảng 28 Chọn OK Một bảng rỗng gồm nhiều hàng và cột sẽ được chèn vào vị trí con trỏ Giữa các hàng và các cột có... bất kỳ trên vùng chọn hoặc bấm các phím Ctrl + A 34.Huỷ bỏ sự chọn chọn: bấm chuột tại bất cứ vị trí nào trong văn bản Có thể bấm các phím để chọn văn bản 35.Để con trỏ tại đầu phần văn bản cần chọn 36.Nhấn giữ phím SHIFT, gõ các phím di chuyển con trỏ theo hướng đến cuối phần văn bản đó (các phím mũi tên, Home, End, ) 3 SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA 1 Dùng công cụ sao chép và dán Để tạo một khúc sao đúp... đặc biệt Dùng Symbol 24.Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn 25.Chọn Insert / Symbol 26.Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn chọn 27.Nhấp chuột tại ký tự muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert 28.Nhấn Close để kết thúc 11 5 Chèn một dấu ngắt trang Trong một văn bản dài ngầm định chỉ gồm 1 Section, khi cần từ một vị trí nào đó ngắt sang phần mới, để con trỏ ở vị trí đó, chèn một . bản Khái niệm chung về WINWORD: Microsoft Word (Word) là một chương trình soạn thảo văn bản chạy trong môi trường Window. Chỉ sau một khoảng thời gian ngắn học sử dụng Winword ở mức độ cơ bản, ta. Start/Programs/Microsoft Word. 2. Nhấn đúp chuột tại biểu tượng của chương trình Winword (biểu tượng này thường ở trên nền màn hình hoặc trên thanh biểu tượng Ms Office phía góc trên bên trái màn hình) Cửa sổ Word. mới, để con trỏ ở vị trí đó, chèn một dấu ngắt phần bằng lệnh Insert Break Trong hộp thoại Break vừa xuất hiện, chọn Continuous, chọn OK. Một dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở vị trí con trỏ