TRÌNH BÀY VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH CHỦ YẾU TẠI NGÂN HÀNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH BÀI NHÓM MÔN HỌC KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Đề tài: TRÌNH BÀY VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH CHỦ YẾU TẠI NGÂN HÀNG Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Loan Lớp: CH K15 A Nhóm thực hiện: Nhóm 8  Vương Thị Minh Tâm (NT)  Nguyễn Thị Ánh Hồng  Hồ Thị Thanh Diệu  Vũ Kim Lộc  Đặng Trịnh Bạch Huy TP.Hồ Chí Minh, Tháng 07 Năm 2014 A. Tổng quan về ngân sách Trang 1 1. Khái niệm Ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hoá và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm để đạt được các mục tiêu đã đề ra . Từ định nghĩa ngân sách cần xem xét các đặc điểm: − Ngân sách phải được lượng hoá: điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. − Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần trong bảng ngân sách. − Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể. Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc), không được coi là bảng ngân sách. − Ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng. 2. Tầm quan trọng của ngân sách Phối hợp hoạt động và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp: Quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản trị ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ lại với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công to lớn nếu như tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho mục đích chung . Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể ra sao, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng như cho tất cả doanh nghiệp. Trao đổi thông tin: Để có thể thực hiện một ngân sách, các thành viên cần phải Trang 2 biết việc gì có thể và không thể thực hiện được đối với bộ phận của mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản trị trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp. Thống nhất mục tiêu: Sử dụng kế hoạch ngân sách đòi hỏi các nhà quản trị phải đề ra mục tiêu phấn đấu trong tương lai nhất quán, thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách. Kiểm soát thực hiện kế hoạch: Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng uỷ thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hưởng đến chiến lược của doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn được so sánh với kết quả dự toán. Nếu như hai kết quả này không khớp với nhau cần phải có sự can thiệp để đưa ra những biện pháp phù hợp. Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy, bất kỳ sự quản trị nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tuỳ tiện. Ý đồ xây dựng kế hoạch ngân sách là để có được bức tranh toàn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng như từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế, sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể được cụ thể hoá và cả tập thể sẽ biết cách vượt qua bất cứ khó khăn nào. Động viên mọi nguồn lực: Một khi các thành viên ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách , họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Đó chính là một sự động viên quan trọng đối với các thành viên trong doanh nghiệp. Tất cả các nhân tố vừa được đề cập ở trên đều quan trọng , nhưng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch tốt sẽ giúp kiểm soát được doanh nghiệp 3. Một số loại ngân sách phổ biến trong ngân hàng Trang 3 Ngân sách doanh thu: dự báo lượng doanh thu trong thời kỳ tương ứng. Ngân sách này có thể phân ra cho từng bộ phận hoặc từng phòng ban. Ngân sách tiếp thị: Để đưa sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng, các ngân hàng cần phải tiến hành các hoạt động tiếp thị. Chi phí cho các hoạt động tiếp thị dự kiến của ngân hàng trong một thời kỳ tương ứng được tập hợp lại trong ngân sách tiếp thị. Ngân sách chi phí cho các phòng ban chức năng: Cùng lúc với việc lập ngân sách chung cho cả ngân hàng, nhà quản trị ở tất cả các phòng ban, bộ phận cũng phải dự trù kinh phí hoạt động cho giai đoạn sắp tới. Dự trù chi phí này được gọi là ngân sách chi phí cho các phòng ban chức năng. Ngân sách tiền mặt: là một trong những ngân sách quan trọng của ngân hàng. Một bảng ngân sách tiền mặt thường đưa ra dự báo về: • Lượng tiền mặt thu và chi trong kỳ kế hoạch • Thời điểm thu và chi • Số tiền mặt có đầu kỳ B. Tiến trình hoạch định và kiểm soát ngân sách chủ yếu của ngân hàng TMCP Á Châu 1. Tiến trình hoạch định và kiểm soát ngân sách Bước Lập ngân sách Bộ phận kiểm soát 1 Xác định và lập kế hoạch ngân sách cho các hoạt động trong từng giai đoạn nhất định của ngân hàng, chẳng hạn như: hàng tháng, hàng quý, hàng năm. 2 Xác định những khoản chi phí dự kiến trong giai đoạn tới và sắp xếp theo hạng mục. Các hạng mục ngân sách có thể bao Cần đánh giá kỹ các khoản chi tiêu để các khoản chi phí được dự toán là hợp lý Trang 4 gồm: lương nhân viên, thuê văn phòng, thiết bị… và tránh bị thổi phồng (hoặc dự toán quá mức) ngân sách. Đồng thời đánh giá các khoản chi phí có tuân thủ theo các quy định không? 3 Dự tính thu nhập của ngân hàng. 4 Phân tích sự chênh lệch giữa thu và chi. Điều chỉnh các khoản này để cân đối ngân sách. Xác định những khoản chi nào cần giảm bớt. 5 Xây dựng kế hoạch cho những tình huống bất thường, ví dụ: tình trạng khủng hoảng kinh tế 6 Trình bày dự thảo ngân sách và báo cáo thu chi với ban giám đốc để lấy ý kiến đóng góp hoặc chấp thuận . 7 Theo dõi ngân sách theo tiến độ thực hiện ngân sách và điều chỉnh kế hoạch. Tiến hành thay đổi và hoàn thiện kế hoạch thu chi, cũng như thời gian tiến hành các khoản chi và thu Đánh giá tiến độ trong việc thực hiện kế hoạch của ngân sách. 8 Định kỳ phải tiến hành báo cáo những khoản chi và cần báo cáo rõ về bất kỳ sự khác biệt nào giữa mức ngân sách đề xuất và những chi tiêu thực tế. Định kỳ tiến hành kiểm soát những khoản chi và xem xét sự khác biệt nào giữa mức ngân sách đề xuất và những chi tiêu thực tế. Trang 5 Đảm bảo những khoản đã chi là hợp lý và liên quan trực tiếp đến các mục tiêu ban đầu của đề xuất. Ngoài ra, vào cuối kỳ, bộ phận kiểm soát có thể so sánh ngân sách với các báo cáo tài chính thực tế để đảm bảo tuân thủ đúng các qui định về tài chính. Trong quá trình hoạch định ngân sách cần xem xét những ảnh hưởng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản trị có thể tác động đến sự thành công. Do đó, cần có kế hoạch phòng bị hoặc có khả năng xem xét lại các chiến lược cần phải đưa vào kế hoạch. Một số yếu tố bên ngoài có thể tác động đến việc lập kế hoạch ngân sách của ngân hàng bao gồm: - Thể chế chính sách của chính phủ - Các điều kiện chính trị - Kinh tế toàn cầu - Các yếu tố kinh tế - xã hội địa phương 2. Ví dụ cụ thể về ngân sách chủ yếu tại ngân hàng Á Châu – PGD Trung Sơn năm 2014 ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2013 Kế hoạch 2014 +/- % Chi tiết 2014 Qúy 1 Qúy 2 Qúy 3 Qúy 4 Thu nhập FTP Tiền 8,451.0 10,141.0 2,341.0 20.0% 2,272.0 2,478.0 2,549.0 2,842.0 Trang 6 gửi FTP Tín dụng 5,883.0 7,060.0 1,630.0 20.0% 1,210.0 1,600.0 1,936.0 2,314.0 Dịch vụ thanh toán 654.0 980.0 326.0 50.0% 266.0 220.0 218.0 276.0 Phí bảo lãnh 132.0 172.0 40.0 30.0% 35.0 38.0 42.0 57.0 Phí thanh toán quốc tế 16.9 20.3 3.4 20.0% 4.2 4.8 5.3 6.0 Thẻ và ATM 180.0 234.0 54.0 30.0% 46.0 52.0 62.0 74.0 Ngân hàng điện tử 67.7 88.0 20.3 30.0% 18.0 21.0 23.0 26.0 Thu khác 16.7 20.0 3.3 20.0% 5.0 5.0 5.0 5.0 Tổng thu 15,401.3 18,715.3 3,314.0 21.5% 3,856.2 4,418.8 4,840.3 5,600.0 Chi phí Lương nhân viên 1,745.0 1,920.0 175.0 10.0% 480 480 480 480 Đào tạo 48.0 48.0 0.0 0.0% 12 12 12 12 Dự phòng 653.8 850.0 196.2 30.0% 175 200 225 250 Thuê trụ sở 1,600.0 1,800.0 200.0 12.5% 450 450 450 450 Thuê bảo vệ 60.0 60.0 0.0 0.0% 60 60 60 60 Văn phòng phẩm 99.7 120.0 20.3 20.3% 30 30 30 30 Công tác phí 72.0 54.0 -18.0 -25.0% 13.5 13.5 13.5 13.5 Điện 63.2 84.0 20.8 33.0% 21 21 21 21 Qùa tặng khách hàng 33.3 80.0 46.7 40.2% 20 20 20 20 Điện thoại 32.7 36.0 3.3 10.0% 9 9 9 9 Đường truyền 36.0 36.0 0.0 0.0% 9 9 9 9 Trang 7 Internet Tiếp thị, quảng cáo 140.0 120.0 -20.0 -14.3% 30 30 30 30 Bảo trì máy móc 60.0 60.0 0.0 0.0% 15 15 15 15 Mua sắm khác 108.0 68.0 -40.0 -37.0% 12 26 12 18 Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch 207.6 266.8 59.2 28.5% 30.8 90.0 46.0 100.0 Tổng chi 4,959.3 5,602.8 643.5 13.0% 1,367.3 1,465.5 1,432.5 1,517.5 Lợi nhuận 10,442.0 13,112.5 2,670.5 25.6% 2,448.9 2,953.3 3,407.8 4,082.5 Kế hoạch ngân sách tại PGD Trung Sơn được lập dựa trên số liệu thực hiện của năm 2013 và định hướng phát triển năm 2014 do hội sở ngân hàng Á Châu đặt ra. Sau 6 tháng đầu năm, hoạt động thu chi và kiểm soát ngân sách PGD Trung Sơn đã đạt kết quả như sau: Đề mục Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Tuyệt đối Phần trăm Doanh thu FTP Tiền gửi 4750 4826 76 1.60% FTP Tín dụng 2810 2245 -565 -20.11% Dịch vụ thanh toán 486 465 -21 -4.32% Phí bảo lãnh 73 82 9 12.33% Phí thanh toán quốc tế 9 8.2 -0.8 -8.89% Thẻ và ATM 98 104 6 6.12% Ngân hàng điện tử 39 39.7 0.7 1.79% Thu khác 10 4 -6 -60.00% Trang 8 Tổng thu 8275 7773.9 -501.1 -6.06% Chi phí Lương nhân viên 960 957 -3 -0.31% Đào tạo 24 24 0 0.00% Dự phòng 375 485 110 29.33% Thuê trụ sở 900 900 0 0.00% Thuê bảo vệ 120 120 0 0.00% Văn phòng phẩm 60 58 -2 -3.33% Công tác phí 27 27 0 0.00% Điện 42 37.6 -4.4 -10.47% Qùa tặng khách hàng 40 39 -1 -2.50% Điện thoại 18 24.6 6.6 36.67% Đường truyền Internet 18 18 0 0.00% Tiếp thị, quảng cáo 60 60 0 0.00% Bảo trì máy móc 30 23 -7 -23.33% Mua sắm khác 38 30 -8 -21.05% Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch 120.8 - 120.8 - Tổng chi 2,832.8 2,803.2 -29.6 3.22% Lợi nhuận 5,442.2 4,970.7 -471.5 -8.66% Trong 6 tháng đầu năm, so với kế hoạch đề ra thì lợi nhuận của phòng giao dịch Trung Sơn không đạt so với kế hoạch là 8.66%, mức tuyệt đối là 471.5 triệu đồng. Nguyên nhân dẫn đến sự sụt giảm này chủ yếu đến từ mức lợi nhuận mua bán vốn với hội sở (FTP) của tín dụng không đạt so với hoạch định, do trong 6 tháng đầu năm hoạt động tín dụng của phòng giao dịch không những không phát triển được mà còn giảm đi. Nguyên nhân thứ hai có thể nói đến là xuất hiện những khoản nợ xấu mới, dẫn đến việc hội sở trích lập dự phòng cao hơn so với kế hoạch phòng đã đặt ra, tuy nhiên phần chi phí tăng thêm này đã được bù đắp từ phần dự trù chi phí phát sinh ngoài kế hoạch nên tổng chi phí 6 tháng đầu năm không vượt quá phần kế hoạch đã Trang 9 đưa ra. Nếu như phòng giao dịch Trung Sơn quản lý những khoản nợ vay tín dụng tốt hơn, duy trì mức nợ xấu không tăng hoặc giảm so với năm 2013 thì tổng chi phí phát sinh sẽ giảm được một phần, góp phần cải thiên lợi nhuận của chung của phòng giao dịch. Đánh giá về tiến trình hoạch định và kiểm soát ngân sách tại PGD Trung Sơn – Ngân hàng ACB năm 2014: α) Ưu điểm: Đối với tiến trình hoạch định của ngân hàng ACB đã lập ra từng bước cụ thể rõ ràng, đồng thời quy trình kiểm soát ngân sách cũng đã được thiết kế đan xen từng bước nhằm kiểm tra, giám sát được các khoản thu chi trong việc lập ngân sách. Tại PGD Trung Sơn, đã xây dựng được kế hoạch ngân sách cho từng quý: dự tính doanh thu, chi phí cụ thể cho từng hạng mục; Có dự trù khoản chi phí phát sinh cho những tình huống bất thường xảy ra. β) Nhược điểm: Tại hội sở ACB chưa có các hướng dẫn, tiến trình lập ngân sách cũng như bộ phận kiểm soát phù hợp với từng quy mô cho từng chi nhánh và phòng giao dịch . Lãnh đạo của PGD Trung Sơn của Ngân hàng ACB chỉ tiến hành báo cáo chi tiết những khoản chênh lệch giữa chi thực tế so với dự toán vào cuối mỗi năm chứ không báo cáo ở cuối mỗi quý. PGD Trung Sơn của Ngân hàng ACB tuy có dự trù khoản chi phí phát sinh cho những tình huống bất thường xảy ra nhưng chưa xây dựng những kế hoạch cho những tình huống bất thường. Trang 10 . thu và chi trong kỳ kế hoạch • Thời điểm thu và chi • Số tiền mặt có đầu kỳ B. Tiến trình hoạch định và kiểm soát ngân sách chủ yếu của ngân hàng TMCP Á Châu 1. Tiến trình hoạch định và kiểm soát. GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH BÀI NHÓM MÔN HỌC KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Đề tài: TRÌNH BÀY VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH CHỦ. của phòng giao dịch. Đánh giá về tiến trình hoạch định và kiểm soát ngân sách tại PGD Trung Sơn – Ngân hàng ACB năm 2014: α) Ưu điểm: Đối với tiến trình hoạch định của ngân hàng ACB đã lập ra