Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên

Chuyên đề thực tập chuyên ngành MỤC LỤC HOÁ ĐƠN GTGT 13 (Liên 1:Lưu) 13 Ngày 31 tháng 07 năm 2010 13 Mẫu số: 01 GTKT-3LLQV/2010B0016184 13 Biểu 8 38 Biểu 09 41 Biểu 10 45 Biểu 12 51 Biểu 13 60 SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI MỞ ĐẦU Mục tiêu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là lợi nhuận và lợi nhuận tối đa, do vậy lợi nhuận được coi là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích các chủ doanh nghiệp mở rộng, phát triển sản xuất kinh doanh nâng cao năng suất lao động. Mà đối mặt với các doanh nghiệp là thương trường với sự chọn lọc đào thải rất khắt khe, với mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt, nhu cầu tiêu dùng trên thị trường lại thường xuyên biến đổi. Để đạt đươc mục tiêu trên quả là một vấn đề khó khăn vất vả đối với các nhà doanh nghiệp. Vậy con đường nào giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và vươn lên mạnh mẽ trong cơ chế thị trường đầy nghiệt ngã này? Phải chăng đó là cả một nghệ thuật, là cả một quá trình. Điều đó buộc các doanh nghiệp phải luôn nhận thức được rằng có bán hàng thì mới đảm bảo được thu hồi vốn đã bỏ ra và tăng tích luỹ đồng thời nâng cao được đời sống cho công nhân viên trong doanh nghiệp. Như vậy hoạt động tiêu thụ đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Do vậy việc xác định đúng đắn kết quả bán hàng rất quan trọng. Ngoài các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng là rất cần thiết. Điều đó giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra hạn chế cần khắc phục và phát huy những nhân tố tích cực để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tạo điều kiện để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán bán hàng, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được về tổ chức kế toán bán hàng trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên em đã lựa chọn đề tài : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên để làm đề tài nghiên cứu và viết chuyên đề. SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nội dung chuyên đề gồm 3 chương : Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Chương 2 : Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Chương 3 : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Trong quá trình thực tập em đã nhận được sự chỉ dẫn và giúp đỡ trực tiếp của cô giáo, Thạc sĩ Bùi Thị Minh Hải và các cán bộ kế toán tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế chưa nhiều nờn khú tranh khỏi thiếu sót. Kính mong được sự chỉ bảo giúp đỡ của cô giáo và các cán bộ kế toán tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI HƯNG YấN. 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty. Ở công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên sản phẩm tiêu thụ là nước uống tinh khiết. Khả năng tiêu thụ nước uống phần nhiều phụ thuộc vào thời tiết, tiêu thụ sẽ tăng mạnh vào những ngày hè nắng nóng và ngược lại sẽ giảm rõ rệt vào những ngày mùa đông giá lạnh. Một khó khăn lớn cho quá trình tiêu thụ nước uống tinh khiết của Công ty là sự cạnh tranh gay gắt của sản phẩm nước uống tinh khiết sản xuất trong nước, đó là chưa kể những nhãn hiệu nước uống tinh khiết nổi tiếng trên thị trường quốc tế. Bên cạnh đó, chính sách khuyến mại của cỏc hãng nước khác cũng phần nào lấn át chính sách khuyến mại của công ty. Những vấn đề trên quả thực là khó khăn đối với công ty buộc công ty phải xem xét giải quyết một cách kịp thời, phải tổ chức sản xuất như thế nào để sản phẩm của công ty có thể cạnh tranh được trên thị trường nước uống đóng chai đầy sôi động, quyết liệt. 1.1.1. Danh mục hàng bán của công ty Thực tế , Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm để hạ giá thành và tiếp cận thị trường. Nhờ có sự đổi mới thiết bị công nghệ và đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, có tay nghề và tinh thần trách nhiệm trong công việc nên chất lượng sản phẩm đã tăng, giá cả lại hợp lý. Do đó, sản phẩm của Công ty đã cạnh tranh và phần nào chiếm lĩnh được thị trường. Thành phẩm của Công ty là nước uống tinh khiết với chủng loại khác nhau : Bình 18,9l, chai với các kích cỡ khác nhau : 330ml, 500ml, 1500ml. SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Hiện tại Công ty cú cỏc sản phẩm chính : - Bình 18,9l có vòi và không có vòi - Chai 330ml thường - Chai 500ml xanh - Chai 1500ml thường 1.1.2. Thị trường của Công ty Công ty đã rất quan tâm đến việc nghiên cứu, mở rộng thị trường, tạo điều kiện để sản phẩm của mình có thể hòa nhập với thị trường Hà Nội và ngoài tỉnh, phân phối hợp lý sản phẩm tiêu thụ ở cỏc vựng Hải Phòng. Hải Dương, Quảng Ninh… 1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty . Hiện nay, để phù hợp với đặc thù tổ chức công tác tiêu thụ thành phẩm của mình cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, Công ty đã áp dụng các phương thức bán hàng - Công ty mở quầy bán lẻ ngay tại công ty để bán cho khách hàng mua nước tinh khiết khối lượng ít. Đây là phương thức giao hàng trực tiếp, khách hàng thanh toán tiền ngay. - Với những khách hàng mua với số lượng lớn Công ty sẽ giao hàng miễn phí đến địa chỉ của khách hàng , còn với những khách hàng mua lẻ mà không có điều kiện để trực tiếp đến công ty mua, Công ty sẽ giao hàng về tận nhà khách hàng với một mức phí tùy thuộc vào số lượng khách hàng mua. 1.2.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty. Để tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả cao, Công ty đang cố gắng ngày càng nâng cao chất lượng , đảm bảo tuyệt đối vệ sinh công nghiệp, xử lý môi trường nước thải, mọi thủ tục đối với khách hàng đều được giải quyết nhanh chóng, tiện lợi và Công ty đã thực hiện quản lý công tác tiêu thụ trờn cỏc mặt sau : - Về thành phẩm : Không nhập kho thành phẩm chưa đủ tiêu chuẩn, chất lượng kộm gõy mất uy tín với khách hàng. SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Công ty luôn luôn tạo điều kiện để khách hàng lấy hàng nhanh nhất và bộ phận viết phiếu cũng như quản lý không gây khó khăn cho khách hàng. Việc hạch toán thành phẩm được kế toán thực hiện hàng ngày và cuối tháng đối chiếu với sản phẩm tồn kho của mình. - Về giá bán : Công ty cố gắng tối đa việc ổn định giá trong một thời gian dài, cho dù giá thành thay đổi. Như vậy công ty đã tạo điều kiện khuyến khích người tiêu dùng yên tâm khi đến với sản phẩm của mình. - Về quản lý giá vốn hàng bán : Cùng với việc quản lý tốt thành phẩm, việc tập hợp chi phí và tính giá thành đầy đủ, chính xác và kịp thời mới có thể làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh và hạch toán, định giá bán sản phẩm. Tiết kiệm nguyờn, nhiờn vật liệu, hạ giá thành sản phẩm là vấn đố luụn đặt ra trong quá trình sản xuất của Công ty. Nhưng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm chỉ thực sự tốt khi chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo. Qua 5 năm hoạt động, sản phẩm của công ty đã tiêu thụ ngày càng tăng, phải chăng do chất lượng sản phẩm đã được nâng cao và Công ty đã quản lý tốt cỏc khõu của quá trình sản xuất và tiêu thụ. • Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu Công ty sử dụng phần mềm kế toán nờn cỏc đối tượng liên quan như các loại thành phẩm, các khách hàng của Công ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mó hoỏ, khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán. Và trong quá trình sản xuất kinh doanh, các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Phần mềm kế toán sẽ làm việc với các đối tượng cần quản lý trên cơ sở những thông tin đã được mó hoỏ, do vậy gia tăng tốc độ xử lý thông tin. * Cỏch mó hoỏ thành phẩm ở Công ty: Thành phẩm của Công ty có nhiều loại do rất nhiều khách hàng lớn của Công ty là các khách sạn, nhà hàng đăng ký logo riêng và để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác từng loại thành phẩm trong SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành quá trình xử lý thông tin, giảm thời gian nhập số liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán FAST, Công ty đã tiến hành mó hoỏ cỏc loại thành phẩm cũng như các loại vật tư, hàng hoỏ khỏc, hình thành danh mục thành phẩm (nằm trong danh mục hàng hoá). Đây là danh mục quản lý toàn bộ thành phẩm của Công ty về tên, đơn vị tính, tài khoản thành phẩm và đặc biệt là “mó” của từng loại thành phẩm. Mã thành phẩm được đặt theo số : -Bình 18,9l có vòi: TP01 - Bình 18,9l khụng vũi: TP02 -Chai 330ml thường: TP03 - Chai 500ml xanh: - Chai 1500ml: TP05 - Ngoài ra các khách sạn, nhà hàng có logo riêng mỗi thành phẩm có mã riêng SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Việc cập nhật danh mục được thực hiện như sau:cửa sổ phần mềm xuất hiện vào Kế toán hàng tồn kho -> Danh mục từ điển ->Danh mục hàng hóa vật tư được hiển thị. Sau khi danh mục xuất hiện, nhấn F4 để thêm mới. Nhập các thông tin cần thiết vào cỏc ụ như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tớnh… Nhập xong, nhấn nút “Nhận” để lưu thông tin vừa nhập. Nếu muốn khai báo thêm loại thành phẩm khỏc thỡ sau khi ấn nhận để lưu thành phẩm mới ta tiếp tục ấn F4 để khai báo thành phẩm mới. Thành phẩm của Công ty được mó hoỏ như sau, hiện tại công ty có 35 mã thành phẩm. CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC UỐNG TINH KHIẾT CỔ PHẦN HÀ NỘI- HƯNG YấN DANH MỤC THÀNH PHẨM SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Danh mục các đối tượng cần quản lý: Bên cạnh việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản, công tác kế toán còn đòi hỏi phải theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng của tài khoản. Vì vậy, chương trình đã thiết lập danh mục các đối tượng cần quản lý. Danh mục này dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả về tên đối tượng, địa chỉ, điện thoại và đặc biệt là về mã đối tượng. Danh mục các đối tượng cần quản lý cũng được xây dựng và mở rộng tương tự như danh mục thành phẩm. Cụ thể: khi cửa sổ phần mềm hiện ra,vào Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển ->Danh mục khách hàng. Nếu muốn thêm mới vào danh mục khách hàng ấn F4 và điền các thông tin cần thiết của khách hàng vào bảng: Tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại……Vỡ công ty có rất nhiều khách hàng, các hộ gia đình, cơ quan, nhà hàng, khỏch sạn…nờn kế toán của công ty đã mã hóa tên khách hàng. Tên khách hàng được mã hóa với cả phần chữ và số, chữ là biểu thị cho tên quận được viết tắt ví dụ quận Hoàn Kiếm là HK; Ba Đình là BD… Phần số được đánh từ 01……từ những khách hàng đầu tiên. Danh mục các đối tượng cần quản lý có thể sử dụng với nhiều tài khoản khác nhau như TK 131, TK 331, TK 334… Trích dẫn danh mục các đối tượng cần quản lý: SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC UỐNG TINH KHIẾT CỔ PHẦN HÀ NỘI-HƯNG YấN DANH MỤC CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN QUẢN LÝ *Danh mục chứng từ sử dụng: Để hạch toán tiêu thụ thành phẩm, kế toán ở Công ty cổ phần Hà Nội-Hưng Yên sử dụng các chứng từ sau: + Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu thu + Bảng kê hóa đơn bán lẻ + Tờ khai thuế giá trị gia tăng + Các chứng từ liên quan khác SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 9 [...]... ……… … Xuất bán hàng cho Khách sạn Hà Nội Xuất bán hàng cho Khách sạn Fortuna Xuất bán hàng cho Khách sạn Maisont HN Xuất bán hàng cho Công ty CP ĐT CN Xuất bán hàng cho Công ty giảI pháp phần mềm Xuất bán hàng cho Công ty EBARA Xuất bán hàng cho Công ty Lake side Xuất bán hàng cho Khoa đào tạo quốc tế trường KTQD Xuất bán hàng cho Công ty HAPACO Xuất bán hàng cho Công ty Syrena Xuất bán hàng cho Khách... Xuất bán hàng cho Công ty Lake side Xuất bán hàng cho Khoa đào tạo quốc tế 13111HN 13111HN 13111HN 87.272 471.817 1/07/10 1/07/10 1/07/10 1/07/10 1/07/10 1/07/10 1/07/10 trường KTQD Xuất bán hàng cho Công ty HAPACO Xuất bán hàng cho Công ty Syrena Xuất bán hàng cho Khách sạn Hòa Bình Xuất bán hàng cho Nhà hàng Sao Biển Xuất bán hàng cho Công ty SAS Xuất bán hàng cho Khách sạn Holidays Xuất bán hàng. .. Xuất bán hàng cho khách sạn Melia Xuất bán hàng cho khách sạn EDEN Xuất bán hàng cho Phố Biển Xuất bán hàng cho Khách sạn Hà Nội Xuất bán hàng cho Khách sạn Fortuna Xuất bán hàng cho Khách sạn Maisont HN Xuất bán hàng cho Công ty CP ĐT CN Xuất bán hàng cho Công ty giải pháp phần 13111HN 13111HN 13111HN 13111HN 13111HN 13111HN 13111HN 13111HN 1/07/10 1/07/10 1/07/10 mềm Xuất bán hàng cho Công ty EBARA... Long Xuất bán hàng cho Khách sạn Maisont HN Xuất bán hàng cho Khách sạn Horison Xuất bán hàng cho Khách sạn Fortuna Xuất bán hàng cho Khách sạn Hà Nội Xuất bán hàng cho Khách sạn Khách sạn Sofitel Metropole Xuất bán hàng cho Khách sạn Tiên Thủy Xuất bán hàng cho Khách sạn Sao Biển Xuất bán hàng cho Khách sạn EDEN Xuất bán hàng cho Khách sạn Syrena Xuất bán hàng cho Khách sạn Hòa Bình Xuất bán hàng cho... Xuất bán hàng cho Nhà hàng Sao Biển Xuất bán hàng cho Công ty SAS Xuất bán hàng cho Khách sạn Holidays Xuất bán hàng cho Khách sạn Intercontinential Xuất bán hàng cho Khách sạn Hòa Bình Xuất bán hàng cho Khách sạn Fortuna ………………………………………… …… ……………………………………… …… 31/07/10 31/07/10 31/07/10 18018 18019 18021 31/07/10 31/07/10 31/07/10 Xuất bán hàng cho Phố Biển Xuất bán hàng cho Khách sạn Hòa Bình Xuất bán. .. ấn enter Muốn xem Nhật ký bán hàng ta nháy vào Sổ nhật ký bán hàng Ngoài ra, sau khi nhập hóa đơn phần mềm sẽ tự động chuyển vào bảng kê hóa đơn bán hàng, tại đây ta có thể tìm và xem bất kì một hóa đơn bán hàng nào đã đựơc nhập (có thể tìm theo mã công ty) Từ màn hình giao diện phần mềm chọn Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Báo cáo bán hàng -> Bảng kê hóa đơn bán hàng Cửa sổ vào hóa đơn đó... công ty Điều phối viên của công ty có trách nhiệm viết hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đồng thời viết vào thẻ giao hàng thành phẩm và số lượng khách hàng mua Sau đó, giao vận có trách nhiệm giao hàng cho khách và lấy chữ ký cũng như số tiền mà khách hàng thanh toán ngay Hàng ngày Kế toán bán hàng và công nợ phải thu sẽ kiểm tra số liệu trên hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và thẻ giao hàng. .. danh mục được thực hiện như đối với danh mục thành phẩm hoặc danh mục các đối tượng cần quản lý Trích dẫn danh mục hệ thống tài khoản SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI HƯNG YấN 2.1 Kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Do Công ty cổ phần Hà Nội- Hưng Yên nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ... 1/07/10 Xuất bán hàng cho Công ty HAPACO 88.000 80.000 8.000 1/07/10 16951 1/07/10 Xuất bán hàng cho Công ty Syrena 96.000 87.273 8.727 1/07/10 16952 1/07/10 Xuất bán hàng cho Khách sạn Hòa Bình 270.000 245.450 24.550 1/07/10 16953 1/07/10 Xuất bán hàng cho Nhà hàng Sao Biển 35.200 32.000 3.200 1/07/10 17001 1/07/10 Xuất bán hàng cho Công ty SAS 250.000 227.270 22.730 1/07/10 17002 1/07/10 Xuất bán hàng cho... Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Trường hợp giao hàng về địa chỉ của khách hàng: đối với những khách hàng mua với số lượng ít, nhà xa không có điều kiện mua trực tiếp tại Công ty, Công ty sẽ chở đến địa chỉ của khách hàng với phí vận chuyển được xác định trước còn với những khách hàng mua với khối lượng lớn Công ty sẽ giao miễn phí Sau khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc fax đơn hàng sang công . Yên. Chương 2 : Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Chương 3 : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên. Trong quá trình thực tập em đã nhận được. ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI HƯNG YấN. 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty. Ở công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên sản phẩm tiêu thụ là nước uống tinh. Hà Nội – Hưng Yên em đã lựa chọn đề tài : Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Hà Nội – Hưng Yên để làm đề tài nghiên cứu và viết chuyên đề. SVTH: TRần Kim Anh Lớp: KTB - K39 1 Chuyên