Bài tập lớn
Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống.
Trang 2I.Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin:1.Kế hoạch phỏng vấn:
Thời điểm bắt đầu:8h30 Thời điểm kết thúc:9h00 -Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng.
-Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ.
-Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số giấy tờ và xin fép được ghi âm.
Các yêu cầu đòi hỏi:Phải là người của cửa hàng và trực tiếp tham gia các công việc có liên quan Xin phép được ghi âm Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời
Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của người được hỏi.
Trang 32.Phiếu phỏng vấn:
Dự án:Quản lý kinh doanh Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc
Người hỏi:
Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng trong kho
theo định kì không?
Trả lời: Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong kho từng tháng một.
Câu 2: Cửa hàng của chị có nhiều chủng loại thuốc không?
Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có đủ đầu thuốc để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng.
Câu 3: Cửa hàng của chị khi nhập hàng về thường làm những thủ tục gì?
Trả lời:Chúng tôi phải xem xet chất lượng hàng nêu hàng ấy đã quá hạn thì không nhập.Sau đó viết phiếu nhập kho và lưu vào thẻ kho.
Câu 4:Nhưng loại thuốc trong kho đã quá hạn dùng được xử lý như thế nào?
Trả lời:Chúng tôi lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy Câu 5: Các chỉ có phải lập bản báo caó
gửi lãnh đạo cửa hàng không? Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ
Đánh giá chung:
- Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích.
- Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn.
Trang 43.Lưu đồ công việc(ghi khi phỏng vấn):
Trang 54.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT
Ngày:28/04/06
Công việc: nhập xuất hàng Điều kiện ban đầu(kích hoạt):
- Một số loại thuốc trong kho đã hết.
- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp.
- Đề nghị cung ứng của khách hàng.
Thông tin đầu vào:Đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ ghi hàng Kết quả đầu ra:Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá.
Nơi sử dụng:Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ Tần xuất:Tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng ngày Quy tắc:
- Những đơn hàng có loại muốn dùng phải có chỉ thị của bác sĩ thi phải thông qua ban lãnh đạo
- Khi bán thuốc phải hỏi rõ người mua hàng.
- Quy định một người cụ thể làm những công việc cụ thể.
- Phải bán đúng giá quy định Lời bình:
- Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển
5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu:
Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang: Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT:
Ngày:28/04/06
Trang 6Tên dữ liệu:Cửa hàng thuốc Hoành Bồ Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc
Cấu trúc và khuôn dạng:Kiểu kí tự và số T1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc mỗi
quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm kê hàng trong kho.Sau đó lập bản dự trù mua hàng nộp lên công ty để mua hàng T2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ hay người
tiêu dùng có nhu cầu mua thuốc thì tiến T3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân viên
cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó nộp cho lãnh đạo cửa hàng.
Nhân viên cửa hàng
Cuối tuần
7.Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu:
STT Tên-Vai trò Công việc liên quan D1 Bản kiểm kê hàng:ghi lại các mặt hàng trong kho T1
D3 Bảng giá:Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi
Trang 7II Mô tả bài toán:
- Cửa hàng cuối mỗi tháng và mỗi quý sau khi đối chiếu sổ ghi hàng đến kiểm tra thực tế sẽ lên bảng danh mục kiểm tra tháng hoặc quý.Sau đó lập bản dự trù mua hàng gửi lên công ty để nhập thuốc
- Khi công ty gửi thuốc xuống,cửa hàng sau khi kiểm tra thuốc sẽ được nhập vào trong kho để bộ phận kho quản lý.
- Khi có yêu cầu mua thuốc:
+ Đối với các quầy thuốc bán lẻ và bệnh viện: lập đơn yêu cầu mua thuốc gửi cho cửa hàng,nhân viên cửa hàng căn cứ vào đơn yêu cầu để lấy thuốc trong kho và viết hóa đơn thanh toán
+ Đối với khách mua lẻ: đưa ra đơn thuốc của bác sĩ Nhân viên cửa hàng căn cứ đơn thuốc giao thuốc cho khách Hàng lưu vào sổ ghi hàng
Gửi hoá đơn TT Yêu cầu mua
Trang 8
IV Biểu đồ phân rã chức năng:
Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.Nhập hàng
1.1Lập bản dự trù mua hàng
Cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đối chiếu sổ sách đến kiểm kê thực tế lấy số liệu lên bảng danh mục kiểm kê tháng hoặc quí :hàng tồn, hàng nào hết 2.3 Lập phiếu xuất kho
2.5 Tạo hóa đơn thanh toán
2.4 Vào sổ nhập xuất 3.4 Viết phiếu thu chi 3.5 Vào sổ thu chi 2.4 Vào sổ bán hàng
theo đơn
Trang 9hoặc đã quá hạn sử dụng căn cứ vào bảng danh mục kiểm kê lập bản dự trù mua hàng
1.2 Kiểm tra đơn hàng
Sau khi công ty gửi hàng xuống căn cứ vào đơn hàng trong bản dự trù mua hàng để kiểm tra hàng có đúng với nhu cầu hay chưa trước khi nhập kho 1.3 Lập phiếu nhập
Sau khi đã kiểm tra đơn hàng đúng với yêu cầu thì lập phiếu nhập kho : : tên mặt hàng ,mã số ,đơn vị ,số lượng(theo chứng từ và thực nhập) ,đơn giá …
1.4 Nhập hàng vào kho
Sau khi có phiếu nhập kho thì bộ phận kho chuyển hàng vào trong kho để quản lí 1.5 Vào sổ nhập xuất
Căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ nhập xuất để quản lí các mặt hàng thuốc:ngày tháng nhập ,tồn kì đầu,nhập ? lô sản xuất ,hạn dùng
1.6Tạo hóa đơn thanh toán
Dựa vào bảng giá và phiếu nhập số lượng hàng là bao nhiêu để viết hóa đơn thanh toán cho công ty
2.Xuất hàng
2.1 Yêu cầu mua hàng
khi có yêu cầu mua hàng gửi đến cửa hàng
+Với yêu cầu của của bệnh viện và các quầy thuốc bán lẻ cần có phiếu yêu cầu mua hàng
+ Với khách mua lẻ : Đưa đơn thuốc của bác sĩ 2.2 Kiểm tra hàng:
khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng cần kiểm tra hàng yêu cầu còn trong kho hay không nếu không thì thông báo đã hết
2.3 Lập phiếu xuất kho
Nếu hàng còn trong kho thì lập phiếu xuất hàng 2.4 Vào sổ nhập xuất
Căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ nhập xuất: số lượng, đơn giá… 2.5 Vào sổ bán hàng theo đơn
Nếu bán cho khách mua lẻ thì vào sổ quản lí bán hàng theo đơn thuốc 2.6 Tạo hóa đơn thanh toán
Căn cứ vào phiếu xuất kho , kiểm tra thực tế,bảng giá viết hóa đoen thanh toán cho khách hàng
3.Thanh toán
3.1Tiếp nhận hóa đơn thanh toán khi có yêu cầu thanh toán
3.2 Kiểm tra hđtt
kiểm tra xem có đúng là hóa đơn chứng từ thật hay không sau đó căn cứ vào hóa đơn thanh toán ,kiểm tra đơn hàng,kiểm tra sổ sách xem có khớp không
3.4 Kiểm tra dư nợ
sau khi đã xác nhận đúng hóa đơn thanh toán thi tiến hành kiểm tra dư nợ:cửa hàng nợ công ty , các quầy thuốc bán lẻ hay là bệnh viện nợ cửa hàng
3.5 Viết phiếu thu chi 3.6 Và sổ thu chi
Căn cứ vào phiếu thu chi để vào sổ thu chi
4.Báo cáo
Trang 104.1 yêu cầu báo cáo
Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo đơn vị mà cửa hàng của hàng trực thuộc,hoặc là cuối mỗi tháng thì gửi báo cáo lên lãnh đạo
4.2 Báo cáo
Khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc cuối tháng làm báo cáo thì tổng hợp các số liệu từ các sổ sách (nhập xuất ,thu chi ) làm báo cáo gửi cho lãnh đạo
V.Các hồ sơ dữ liệu có liên quan 8 Hóa đơn thanh toán
STT Ký hiệu Tên hồ sơ DL Hoá đơn thanh toán Phiếu thu chi
Sổ nhập xuất
Sổ bán hàng theo đơn thuốcSổ thu chi
Trang 119.Phiếu thu chi
VII.Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức
1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:
D6 Phiếu xuất kho D7 Bảng giá thuốc D8 Hóa đơn thanh toán
D9 Phiếu thu chi
Trang 122.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
Trang 13B-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc xuất hàng D8 Hóa đơn thanh toán D4 Phiếu y/c mua hàng
D6 Phiếu xuất kho
theo đơn thuốc D10 Sổ nhập xuất
KHÁCH HÀNG
