quản lý kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng.doc

quản lý kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng

CH ƯƠ NG 1

MÔ T Đ TÀI Ả Ề

Ch ng đ u tiên lu n văn trình bày các k t qu thu đ c trong quá ươ ầ ậ ế ả ượ trình kh o sát hi n tr ng Qua đó làm rõ các yêu c u tin h c hóa Cách ti p ả ệ ạ ầ ọ ế

c n gi i quy t v n đ cũng đ c gi i quy t ch ng này.ậ ả ế ấ ề ượ ả ế ở ươ

1.1 Kh o sát hi n tr ng ả ệ ạ

1.1.1 Gi i thi u chung v n đ ớ ệ ấ ề

Đ n v chung ABC kinh doanh m t hàng s t thép xây d ng Đ nh p ơ ị ặ ắ ự ể ậ hàng, Công ty l p đ n đ t hàng và g i đ n nhà cung c p Sau đó, nhà cung ậ ơ ặ ở ế ấ

c p l p các hóa đ n xu t hàng cho đ n v đ t hàng ( có th có nhi u hóa ấ ậ ơ ấ ơ ị ặ ể ề

đ n) V i m i hóa đ n, nhà cung c p s xu t làm nhi u l n và đ c ghi ơ ớ ỗ ơ ấ ẽ ấ ề ầ ượ

nh n qua các phi u nh p hàng g m các thông tin chính nh : s phi u nh p ậ ế ậ ồ ư ố ế ậ hàng, ngày l p phi u, đ n v , m t hàng, s l ng, đ n giá, thành ti n, đ n ậ ế ơ ị ặ ố ượ ơ ề ơ

v tính, s h p đ ng, s hóa đ n…ị ố ợ ồ ố ơ

Cu i m i kỳ ( tháng), n u l ng đ t hàng trong kỳ ch a nh p thì s ố ỗ ế ượ ặ ư ậ ẽ

đ c chuy n nh p kỳ ( tháng) sau Trong tr ng h p l ng đ t hàng ch aượ ể ậ ở ườ ợ ượ ặ ư

đ c nh p h t hàng mà nhà cung c p không còn hàng xu t thì s đ c ghi ượ ậ ế ấ ấ ẽ ượ

nh n qua phi u báo h t g m các thông tin chính: S phi u báo h t, ngày ậ ế ế ồ ố ế ế báo h t, đ n v , s h p đ ng, s hóa đ n, m t hàng, s l ng h t, đ n giá ế ơ ị ố ợ ồ ố ơ ặ ố ượ ế ơ thành ti n…ề

B ph n k toán theo dõi vi c nh p hàng, và l p phi u thanh toán ộ ậ ế ệ ậ ậ ế

g m: S phi u chi, ngày l p, đ n v , s h p đ ng, di n gi i, s ti n thanh ồ ố ế ậ ơ ị ố ợ ồ ễ ả ố ề toán

1.1.2 Ph m vi đ tài ạ ề

Ch ng trình xây d ng nh m m c đích ph c v công vi c qu n lý ươ ự ằ ụ ụ ụ ệ ả kinh doanh t i m t c a hàng kinh doanh v t li u xây d ng, bao g m nh ng ạ ộ ử ậ ệ ự ồ ữ nghi p v chính sau:ệ ụ

 Qu n lý đ t hàng.ả ặ

 Qu n lý vi c nh p theo đ n đ t hàng.ả ệ ậ ơ ặ

 Qu n lý xu t hàng.ả ấ

 Qu n lý nh ng kho n thanh toán gi a c a hàng v i các ả ữ ả ữ ử ớ khách hàng và nhà cung c p.ấ

 Qu n lý t n kho hàng hóa.ả ồ

 Qu n lý doanh thu bán hàng, cho bi t k t qu kinh doanh ả ế ế ả hàng tháng

Đây là m t ch ng trình có tính cách xây d ng m t h th ng thông tin ộ ươ ự ộ ệ ố

đ tin h c hóa các nghi p v cho đ n v ABC bao g m t các nghi p v ể ọ ệ ụ ơ ị ồ ừ ệ ụ trong t ng b ph n c a đ n v ừ ộ ậ ủ ơ ị

Trong ph n này, xây d ng m t h th ng l u tr c s d li u phù h p ầ ự ộ ệ ố ư ữ ơ ỡ ữ ệ ợ

v i nhu c u, h tr các công vi c trên.ớ ầ ỗ ợ ệ

1.1.3 Nghiên c u hi n tr ng và gi i quy t v n đ ứ ệ ạ ả ế ấ ề

Trong c a hàng kinh doanh v t li u xây d ng h th ng t ch c các b ử ậ ệ ự ệ ố ổ ứ ộ

ph n có s h tr l n nhau bao g m: Ban đi u hành, b ph n bán hàng, b ậ ự ỗ ợ ẫ ồ ề ộ ậ ộ

ph n k toán, b ph n kho, b ph n tài chínhậ ế ộ ậ ộ ậ

1.1.3.1 Ban đi u hành ề

Qu n lý và phân ph i ho t đ ng c a công ty.ả ố ạ ộ ủ

Qu n lý và đi u hành ho t đ ng c a nhân viên.ả ề ạ ộ ủ

Phân lo i khách hành.ạ

Quy t đ nh giá chính th c cho t ng m t hàng Tuy nhiên giá đ c chia ế ị ứ ừ ặ ượ theo t ng lo i tùy vào khách hàng ( khách hàng mua s l ng nhi u, khách ừ ạ ố ượ ề hàng th ng xuyên…)ườ

Nh n báo cáo t các b ph n khác nh : k toán, hành chính, bán ậ ừ ộ ậ ư ế

hàng… T đó có cách nhìn v tình hình công ty, th hi u khách hàng… đ ừ ề ị ế ể

có k ho ch đ nh h ng, phát tri n nh m đáp ng yêu c u th hi u khách ế ạ ị ướ ể ằ ứ ầ ị ế hàng và ti n tri n c a công ty.ế ể ủ

1.1.3.2 B ph n hành chính ộ ậ

Ghi chép nh ng chi phí v v n chuy n, mua hàng t nhà cung c p, ữ ề ậ ể ừ ấ

ch đ ti n l ng nhân viên…ế ộ ề ươ

Xem năng su t đ có ch đ khen th ng đ i v i nh ng cá nhân có ấ ể ế ộ ưở ố ớ ữ thành tích góp ph n phát tri n công ty ho c k lu t đ i v i cá nhân không ầ ể ặ ỷ ậ ố ớ hoàn thành nhi m v hay có bi u hi n tiêu c c.ệ ụ ể ệ ự

Bên c nh đó ph i theo dõi bi n đ ng giá c và đây là bi n đ ng theo ạ ả ế ộ ả ế ộ

th i gian T đó đ a ra b n giá phù h p cho t ng lo i hàng ờ ừ ư ả ợ ừ ạ

1.1.3.3 B ph n bán hàng ộ ậ

Tr c ti p t i c a hàng: T i c a hàng công vi c bán hàng là l p đ n đ t ự ế ạ ử ạ ử ệ ậ ơ ặ hàng c a khách Khách hàng ph i đăng ký b ph n bán hàng các thông tin ủ ả ở ộ ậ

v mình đ d liên l c và qu n lý nh : tên khách hàng, đ a ch liên l c, s ề ể ễ ạ ả ư ị ỉ ạ ố

đi n tho i,… và m i khách hàng đ c qu n lý b ng mã s riêng và khách ệ ạ ỗ ượ ả ằ ố hàng dùng mã s đó đ mua hàng hay đ t hàng.ố ể ặ

V t li u đ c tr ng bày t i c a hàng, khách hàng có th ch n nh ng ậ ệ ượ ư ạ ử ể ọ ữ

lo i v t li u… b ng cách t ch n t qu y hay thông qua t b ng giá Khi ạ ậ ệ ằ ự ọ ừ ầ ờ ả khách hàng mua hàng, b ph n bán hàng trao đ i thông tin cùng khách ộ ậ ổ hàng, ch u trách nhi m h ng d n, làm đ n đăng ký mua hàng ( trong ị ệ ướ ẫ ơ

tr ng h p khách hàng mua) Sau khi ti p nh n yêu c u trên b ph n này ườ ợ ế ậ ầ ộ ậ

s làm hóa đ n và thanh toán ti n.ẽ ơ ề

Trong tr ng h p nhi u công ty, các doanh nghi p… có yêu c u đ t ườ ợ ề ệ ầ ặ hàng, mua v i s l ng l n thì c a hàng nhanh ch ng làm phi u đ t hàng, ớ ố ượ ớ ử ố ế ặ phi u thu có giá tr thu cho t ng lo i hàng và giao hàng theo yêu c u.ế ị ế ừ ạ ầ Công vi c c th cho b ph n bán hàng:ệ ụ ể ộ ậ

Theo dõi đ c hàng hóa trong kho.ượ

Nhân viên bán hàng c n ph i nh p nh ng thông tin c n thi t c a t ng ầ ả ậ ữ ầ ế ủ ừ

m t hàng vào Ch ng trìng t t o mã s riêng c a khách hàng.ặ ươ ự ạ ố ủ

Nh p thông tin khách hàng v i mã s riêng bi t.ậ ớ ố ệ

Theo dõi, xác đ nh th i gian giao hàng.ị ờ

1.1.3.4 B ph n kho ộ ậ

Ch c năng chính c a b ph n kho là nh p hàng, xu t hàng cho b ứ ủ ộ ậ ậ ấ ộ

ph n bán hàng, theo dõi s l ng hàng t n kho.ậ ố ượ ồ

Nhân viên ph i th ng xuyên ki m tra đ bi t đ c s l ng hàng hóaả ườ ể ể ế ượ ố ượ

b h h ng, s p h t hay quá h n, khi đó ph i đ xu t ban đi u hành có k ị ư ỏ ắ ế ạ ả ề ấ ề ế

ho ch x lý.ạ ử

1.1.3.4.1 Qu n lý hàng hóa ả

V t li u đ c l y t các công ty buôn bán v t li u khác, nh ng nhà ậ ệ ượ ấ ừ ậ ệ ữ cung c p t nhân, c c công ty trong n c hay ngoài n c… Công ty còn có ấ ư ấ ướ ướ

th là đ i tác cho nh ng công ty khác.ể ố ữ

Các m t hàng kinh doanh đ u ph i có m t lo i mã s riêng đ phân ặ ề ả ộ ạ ố ể

bi t v i hàng hóa khác Các m t hàng đ u ph i đ y đ thông tin nh : tên ệ ớ ặ ề ả ầ ủ ư hàng hóa, chi ti t hàng hóa, giá c , thông tin nhà s n xu t…ế ả ả ấ

Các qui đ nh v mã s c a c a hàng th ng đ c l u tr n i b do b ị ề ố ủ ử ườ ượ ư ữ ộ ộ ộ

ph n qu n lý đ t.ậ ả ặ

1.1.3.4.2 Quá trình đ t hàng v i nhà cung c p ặ ớ ấ

Hàng ngày nhân viên kho s ki m ta hàng hóa trong kho và đ xu t lênẽ ể ề ấ ban đi u hành c n x lý v vi c nh ng m t hàng c n nh p Trong quá trình ề ầ ử ề ệ ữ ặ ầ ậ

đ t hàng thì ban đi u hành s có trách nhi m xem xét các đ xu t.ặ ề ẽ ệ ề ấ

V nh ng m t hàng yêu c u và quy t đ nh lo i hàng, s l ng hàng ề ữ ặ ầ ế ị ạ ố ượ

c n đ t và ph ng th c đ t hàng v i nhà cung c p.ầ ặ ươ ứ ặ ớ ấ

1.1.3.4.3 Quá trình nh p hàng vào kho ậ

Quá trình nh p hàng theo nhi u cách khác nhau:ậ ề

Mua t bên ngoài ( công ty khác, đ i lý…)ừ ạ

Do b tr l i t qu y bán hàng.ị ả ạ ừ ầ

Sau khi nh n yêu c u đ t hàng qua đi n tho i hay fax, nhà cung c p sậ ầ ặ ệ ạ ấ ẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đ n hay b ng kê chi ti t các lo i m t ơ ả ế ạ ặ hàng c a t ng lo i Th kho s ki m tra lô hàng c a t ng nhà cung c p và ủ ừ ạ ủ ẽ ể ủ ừ ấ trong tr ng h p giao hàng hóa không đúng yêu c u đ t hàng hay kém ch tườ ợ ầ ặ ấ

l ng… thì th kho s tr l i nhà cung c p và yêu c u giao l i nh ng m t ượ ủ ẽ ả ạ ấ ầ ạ ữ ặ hàng b tr đó Trong khi làm vi c cho nh ng tr ng h p x y ra này thì th ị ả ệ ữ ườ ợ ả ủ kho ph i ghi l i nh ng hàng hóa nh p th c.ả ạ ữ ậ ự

K ti p th kho s ki m tra ch ng t giao hàng ( hóa đ n tr c ti p ế ế ủ ẽ ể ứ ừ ơ ự ế không kh u tr VAT, b ng kê hàng hóa, giá c ) đ gán giá tr thành ti n choấ ừ ả ả ể ị ề

t ng loai s n ph m Nh ng lo i hàng hóa này s đ c cung c p m t mã s ừ ả ẩ ữ ạ ẽ ượ ấ ộ ố

và đ c c p nh t ngay vào giá bán.ượ ậ ậ

Trong quá trình nh p, ch ng t giao hàng vào máy tính đ làm phi u ậ ứ ừ ể ế

nh p trong tr ng h p là m t hàng cũ thì s đ a vào danh sách có mã s ậ ườ ợ ặ ẽ ư ố này tr c đó trong t ng lo i hàng hóa Còn nh ng hàng hóa m i s đăng ký ướ ừ ạ ữ ớ ẽ hàng hóa m i trong danh m c hàng hóa.ớ ụ

Sau khi nh p xong ch ng t giao hàng, nhân viên nh p kho s in m t ậ ứ ừ ậ ẽ ộ phi u nh p đ l u tr trong h s ế ậ ể ư ữ ồ ơ

1.1.3.4.4 Quá trình xu t hàng ấ

Quá trình xu t hàng có nhi u hình th c sau:ấ ề ứ

Xu t hàng theo yêu c u c a đ n đ t hàng.ấ ầ ủ ơ ặ

Tr cho l i cho nhà cung c p cho tr ng h p hàng không đ t yêu c u, ả ạ ấ ườ ợ ạ ầ kém ch t l ng… kèm theo các gi y t có liên quan.ấ ượ ấ ờ

Xu t hàng đ thanh lý vì quá h n hay h h ng n ng ấ ể ạ ư ỏ ặ

Đ a ra các hình th c khuy n mãi do tình hình th tr ng, hay qu nh ư ứ ế ị ườ ả cáo thông qua các báo bi u, banner…ể

1.1.3.4.5 Đ nh giá ị

Vi c đ nh giá cho m t m t hàng tùy vào s quy t đ nh c a b ph n ệ ị ộ ặ ự ế ị ủ ộ ậ kho, giá không đúng v i giá khung khi nh p hàng mà c ng thêm các chi phí ớ ậ ộ phát sinh khác

Công thức cụ thể

Giá nhập = giá mua + chi phí khác

Trong đó chi phí khác g m: thu nh p kh u, chi phí v n chuy n…ồ ế ậ ẩ ậ ể

Giá thành = giá nh p + chi phí khác ậ

Trong đó chi phí khác g m: kh u hao…ồ ấ

Giá v n = giá thành + chi phí khác ố

Trong đó chi phí khác g m: bao bì, qu ng cáo, nhân viên bán hàng…ồ ả

Giá bán = giá thị trường Lãi l = giá bán – giá v n ỗ ố

1.1.3.5 B ph n k toán th ng kê ộ ậ ế ố

Công vi c c a b ph n này là th c hi n các nghi p v nh th ng kê ệ ủ ộ ậ ự ệ ệ ụ ư ố các hóa đ n bán hàng, các phi u nh p kho, các đ n đ t hàng và doanh thu ơ ế ậ ơ ặ chi c a c a hàng vào cu i m i kỳ.ủ ử ố ỗ

Báo cáo giá tr thành ti n c a toàn b hàng hóa, báo cáo s ti n m i ị ề ủ ộ ố ề ỗ nhân viên bán đ c.ượ

Th ng kê hàng hóa: Nhân viên k toán ph i ki m tra quá trình nh p ố ế ả ể ậ

xu t hàng Đa ph n các ch ng t là phi u nh p, phi u xu t, đ n đ t hàng…ấ ầ ứ ừ ế ậ ế ấ ơ ặ

th ng kê các lo i hàng hóa bán ch y nh t hay ch m nh t.ố ạ ạ ấ ậ ấ

Th ng kê năng su t c a nhân viên trong t ng công vi c.ố ấ ủ ừ ệ

1.1.3.6 B ph n qu n tr ộ ậ ả ị

Công vi c c a b ph n này là th c hi n các nghi p v qu n lý v ệ ủ ộ ậ ự ệ ệ ụ ả ề nhân viên, c ng c và đ m b o c s d li u luôn “ refresh”.ủ ố ả ả ơ ở ữ ệ

1.2 Yêu c u tin h c quá ầ ọ

1.2.1 N i dung đ tài ộ ề

V i nhu c u thông tin và qui mô kinh doanh ngày càng m r ng cho cácớ ầ ở ộ công ty, doanh nghi p nh m t o s thu hút cũng nh gi i quan tâm v mua ệ ằ ạ ự ư ớ ề bán, có th quan h h p tác và trao đ i tr c ti p nh ng v n đ c n thi t v ể ệ ợ ổ ự ế ữ ấ ề ầ ế ề mua bán, hay tìm hi u v chính công ty, hàng hóa c a mình Do đó ch ng ể ề ủ ươ trình này đòi h i ph i ti n l i, đ n gi n, đ p m t, d dùng và cách h ng ỏ ả ệ ợ ơ ả ẹ ắ ể ướ

d n s d ng ch ng trình sao cho d hi u, các thao tác d dàng, luôn c p ẫ ử ụ ươ ể ể ễ ậ

nh t nh ng s n ph m, m t hàng m i c a công ty mình.ậ ữ ả ẩ ặ ớ ủ

V i nhân viên qu n lý.ớ ả

Ch ng trình đòi h i nhân viên ph i th ng xuyên theo dõi các thông ươ ỏ ả ườ tin v hàng hóa, x lý đúng yêu c u, đúng ch c năng do nhân viên nh p vàoề ử ầ ứ ậ

và thao tác d dàng v i công vi c qu n lý d li u ph i đáp ng đ c yêu ễ ớ ệ ả ữ ệ ả ứ ượ

c u.ầ

Nhân viên ph i nh p các thông tin cho các v t li u m i, nhà cung c p ả ậ ậ ệ ớ ấ

m i, khách hàng m i vào trong d li u và có s ki m tra v tính chính xác, ớ ớ ữ ệ ự ể ề đúng đ n c a d li u.ắ ủ ữ ệ

Nhân viên đ c phép ch nh s a, xóa nh ng thông tin sai, không phù ượ ỉ ử ữ

h p.ợ

Theo dõi quá trình mua bán c a công ty.ủ

1.2.2 Mô t yêu c u ả ầ

Yêu c u ch c năng ầ ứ

 Tra c u:ứ

Hàng hóa: tìm ki m thông tin v v t li u lo i hàng.ế ề ậ ệ ạ

Đ n đ t hàng: thông tin v hàng hóa đã đ c đ t mua.ơ ặ ề ượ ặ

Khác: Các thông tin v các h ng d n h tr k thu t, h ng d n mua ề ướ ẫ ỗ ợ ỹ ậ ướ ẫ hàng, các văn b ng kinh doanh, gi i thi u c a hàng ằ ớ ệ ử

 L u tr :ư ữ

Hàng hóa đây là h th ng d li u v qu n lý hàng hóa, bao g m các ệ ố ữ ệ ề ả ồ thông tin v hàng hóa: tên, chi ti t, lo i, giá Trong đó các thao tác v hàng ề ế ạ ề hóa là thêm chi ti t t ng v t li u.ế ừ ậ ệ

Lo i hàng: d li u thông tin qu n lý v các hàng hóa có trong kho nh ạ ữ ệ ả ề ư

lo i hàng, tên hàng.ạ

Khách hàng: đây là h th ng d li u v qu n lý khách hàng, bao g m ệ ố ữ ệ ề ả ồ các thông tin v khách hàng, h , ten và email ề ọ

Đ n đ t hàng: đây là h th ng d li u v qu n lý đ n đ t hàng, bao ơ ặ ệ ố ữ ệ ề ả ơ ặ

g m các thông tin v đ n đ t hàng, card, đ a ch , ngày mua các thao tác ồ ề ơ ặ ị ỉ thêm h y.ủ

Phi u xu t: d li u qu n lý n i dung các thông tin xu t.ế ấ ữ ệ ả ộ ấ

Phi u nh p: d li u qu n lý n i dung các thông tin nh p t đ n đ t ế ậ ữ ệ ả ộ ậ ừ ơ ặ hàng

Quy n: d li u qu n lý n i dung các thông tin v quy n c a nhân viên ề ữ ệ ả ộ ề ề ủ khi đăng nh p h th ng.ậ ệ ố

 Tính toán

Tính doanh thu

P = Q.p

Trong đó P: doanh thu, Q: s l ng bán ra, p: giáố ượ

Tính s l ố ượ ng t n kho ồ

SL t n= TK đ u kì + SL nh p – SL xu t ồ ầ ậ ấ Tính toán khác

N u hàng l y đi m t đ n v thì s l ng hàng s gi m đi.ế ấ ộ ơ ị ố ượ ẽ ả

Ti n chi phí khi di chuy n, giao hàng, đ t hàng.ề ể ặ

Tính giá thành nh p xu t.ậ ấ

K t xu t.ế ấ

Hi n th danh sách hàng hóa.ể ị

Hi n th đ n đ t hàng.ể ị ơ ặ

Hi n th thông tin t ng m t hàng.ể ị ừ ặ

Hi n th danh sách khách hàng.ể ị

Hi n th danh sách nhà cung c p.ể ị ấ

Hi n th thông tin hàng hóa c n xu t.ể ị ầ ấ

Th ng kê tình hình nh p, xu t, t n kho.ố ậ ấ ồ

Th ng kê thu chi vào cu i m i kỳ.ố ố ỗ

Th ng kê hàng hóa bán đ c.ố ượ

Th ng kê khách hàng.ố

Th ng kê đ n đ t hàng.ố ơ ặ

Theo dõi

Theo dõi giá thành, khách hàng

Theo dõi hàng mua

Theo dõi hàng nh p.ậ

Theo dõi hàng ch a nh p.ư ậ

Theo dõi hàng h t.ế

Báo cáo

Báo cáo công nợ

Báo các doanh thu

1.3 Cách ti p c n và gi i quy t v n đ ế ậ ả ế ấ ề

1.3.1 Cách ti p c n ế ậ

Dùng ph ng pháp h ng đ i t ng đ ti p c n v n đ rõ h n, t o ươ ướ ố ượ ể ế ậ ấ ề ơ ạ

1.3.2 Gi i quy t v n đ ả ế ấ ề

Có nhi u cách đ gi i quy t v n đ Nh ng đây, lu n văn ch n phânề ể ả ế ấ ề ư ở ậ ọ tích– thi t k h ng đ i t ng b ng ngôn ng UML – Unified Modeling ế ế ướ ố ượ ằ ữ Language đ gi i quy t v n đ đ t ra G m các b c sau:ể ả ế ấ ề ặ ồ ướ

 Mô hình hóa nghi p v :ệ ụ

D a trên kh o sát th c tr ng, lu n văn s d ng các công c c a UML ự ả ự ạ ậ ử ụ ụ ủ

đ mô hình hóa các nghi p v ể ệ ụ

 Phân tích:

b c này, lu n văn phân tích đ đ a ra nh ng mô hình t ng quát

quan sát tr ng thái tĩnh c a các nghi p v , quy trình c a m i nghi p v và ạ ủ ệ ụ ủ ỗ ệ ụ các Actor ( tác nhân ) S d ng các công c c a UML.ử ụ ụ ủ

 Thi t k :ế ế

T k t qu m c phân tích, tri n khai thi t k đ đ t đ c các k t ừ ế ả ở ứ ể ế ế ể ạ ượ ế

qu sau:ả

Thi t k c s d li u.ế ế ơ ở ữ ệ

Thi t k ng d ng.ế ế ứ ụ

 Cài đ tặ

Th c hi n cài đ t các k t qu đã thi t k trên VISUAL STUDIO.NETự ệ ặ ế ả ế ế

 Th nghi mử ệ

Ch y ch ng trình nhi u l n trên h đi u hành Windos XP.ạ ươ ề ầ ệ ề