2 Quản lý hoạch toán nguyên vật liệu.DOC

`qD

Lời nói đầu

Hoạt động trong cơ chế thị trường có điều tiết vĩ mô của nhà nước, đồng thời chịu nhiều sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi và có lãi Để đạt được những yêu cầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất Nó giám sát và quản lý chặt chẽ, phản ánh khách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra: giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến các chỉ tiêu trên Do đó quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu cũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt được yêu cầu đã đề ra.

Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đề này hy vọng sẽ vận dụng được cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ góp phần nhỏ bé trong ý kiến của mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiện hơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong thực tiễn.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần I: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12.Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện.

Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng như kiến thức Tôi rất mong được sự góp ý của thầy giáo để bài viết được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Phần I

Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất

1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

a Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới Do đó nếu thiếu vật tư không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và xây dựng nói riêng Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không có nguyên vật liệu, nhưng khi có rồi thì nguyên vật liệu đó phải đảm bảo quy cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất.

b Yêu cầu quản lý:

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau Dưới chế độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày càng được coi trọng Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm với sự hao phí ít nhất nhưng lại thu được hiệu quả kinh tế cao nhất.

Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thì trước hết hạch toán vật liệu cũng phải chính xác Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Đó là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn được các nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, xuất

phát từ chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các khâu sau:

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

2 Phân loại và đánh giá vật liệu.

a Phân loại vật liệu:

Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết được từng thứ từng loại nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau Song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được dựa thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm )

Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phương pháp nhất định Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế.

* Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (chưa có VAT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp

bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) - các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.

- Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận.

- Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được).

* Giá vốn thực tế xuất kho.

Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau:

- Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ:

Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá vật liệu giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

tồn đầu kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho Giá thực tế xuất kho = Số lượng x đơn giá bình quân

- Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập xuất và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó.

- Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước:

Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước với lượng xuất kho lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho

số xuất thuộc lần nhập trước), được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Như vậy giá vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.

- Tính theo giá nhập sau xuất trước:

Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho.

- Phương pháp giá hạch toán:

Giá hạch toán được sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp Cuối tháng điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán:

Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL

tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu.

3 Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu

a Chứng từ sử dụng:

Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm:

Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT)

Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH)

b Sổ chi tiết vật liệu

Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Số số dư

c Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu*Phương pháp thẻ song song

Nội dung của phương pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán.

- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.

- ở phòng kế toán:Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Phương pháp này ghi chép đơn giản nhưng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng kế toán Nó được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

-ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống như phương pháp trên.

- ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.

* Phương pháp sổ số dư:

- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt số lượng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho và số dư theo chỉ tiêu số lượng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Phương pháp này có nhiều ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc để kiểm tra giám sát thường xuyên Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lượng mà phải xem số liệu trên thẻ kho Do đó nó được áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tương đối cao.

4 Kế toán tổng hợp vật liệu.

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phương pháp sau:

a Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp này ghi chép một cách thường xuyên liên tục, nó được áp dụng ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn.

* TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu

Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho

Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL

Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: giá thực tế NVL tồn kho

Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối tượng khác nhau:

TK 331 - Phải trả người bán

Bên nợ: + Số tiền đã thanh toán cho người bán

+ Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng

+ Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả.

+ Số tiền ứng trả trước cho người bán, nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán

+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán

Dư nợ (nếu có) : số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho người bán

TK 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường.

Bên nợ: + Giá trị hàng đang đi trên đường.

+ Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên có: + Giá trị hàng đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.

+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa nhập kho Ngoài ra còn có các TK liên quan như:

- Khi thanh toán số chiết khấu,giảm giá mua hàng được hưởngvà giá trị hàng trả lại do không đúng chất lượng qui cách theo hợp đồng:

- Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nếu xác định là của doanh nghiệp: Nợ 152

Có 338 (3381)

Nếu thừa không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh vào TK 002 "vật tư hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công"

- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh

Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính nếu giá hoá đơn lớn hơn giá

Có 152 (chi tiết liên quan) - Xuất kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài

Nợ 154 (chi tiết liên quan) Có 152

- Xuất vật liệu góp vốn liên doanh đơn vị khác: Nợ 128, 228: giá trị vốn góp

Có 152

Có 412 (chênh lệch tăng do giá vốn góp>thực tế) Nợ 412 (chênh lệch giảm do giá trị vốn góp < thực tế) - Xuất bán cho vay:

+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên Nợ 111 - số bồi thường vật chất đã thu

Nợ 334 - trừ vào tiền lương Nợ 1388 - số bồi thường phải thu

Có 152

Ghi đỏ

+ Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý Nợ 1381

Có 152

- Giảm do đánh giá lại Nợ 412

Có 152 (số chênh lệch giảm)

b Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp này thường áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá với qui cách mẫu mã rất khác nhau có giá trị thấp, hàng hoá vật tư xuất dùng thường xuyên.

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán.

Nhược điểm: Độ chính xác về giá trị vật tư hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của công tác quản lý tại kho quầy bến bãi.

Kế toán sử dụng TK 611 - mua hàng

TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ.

Bên nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ Bên có: + Giá thực tế vật tư hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ + Giá thực tế vật tư hàng hoá xuất trong kỳ

+ Giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa được xác định là

- Đối với TK 152, khác với phương pháp kê khai thường xuyên các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua hàng đang đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611.

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên.

Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu như sau:

- Căn cứ giá thực tế vật liệu hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 6111 lúc đầu kỳ.

Nợ 611