ĐỀ CƯƠNG ÔN THI LIÊN THÔNG MÔN: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ LÝ THUYẾT A. Tài liệu lưu trữ & công tác lưu trữ I. Tài liệu lưu trữ 1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ 1.1. Khái niệm. 1.2. Đặc điểm. 2. Các loại hình tài liệu lưu trữ. 2.1. Tài liệu hành chính. 2.2. Tài liệu khoa học kỹ thuật. 2.3. Tài liệu văn học nghệ thuật 2.4. Tài liệu nghe nhìn. 2.5. Tài liệu điện tử. 3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 3.1. Ý nghĩa chính trị. 3.2. Ý nghĩa kinh tế. 3.3. Ý nghĩa Văn hoá - xã hội. 3.4. Ý nghĩa khoa học 3.5. Ý nghĩa trong hoạt động quản lý. 3.6. Ý nghĩa trong đời sống của công dân. II – Công tác lưu trữ 1. Khái niệm công tác lưu trữ; 2. Nội dung của công tác lưu trữ; 3. Nguyên tắc công tác lưu trữ B. Phân loại và xác định giá trị tài liệu I. Phông lưu trữ và phân loại tài liệu 1.Khái niệm phông lưu trữ 1.1. Phông lưu trữ quốc gia 1.2. Phông lưu trữ cơ quan. 1.3. Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. 1.4. Phông lưu trữ liên hợp. 1.5. Sưu tập lưu trữ. 2. Điều kiện thành lập phông lưu trữ 3. Xác định giới hạn phông lưu trữ 4. Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ 4.1 . Phân loại tài liêụ phông lưu trữ cơ quan 4.1.1. Khái niệm phông lưu trữ cơ quan. 4.1.2 . Các bước phân loại tài liệu phông liệu trữ cơ quan. 4.1.2.1- Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. 4.1.2.2- Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại: 4 phương án 4.12.3- Lập hồ sơ lưu trữ. 4.1.2.4- Hệ thống hoá hồ sơ. II. Xác định giá trị tài liệu 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu 1.1 Khái niệm. 1.2 Mục đích. 1.3 Yêu cầu. 2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 3.1 . Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu 3.2 . Tiêu chuẩn tác giả tài liệu; 3.3 . Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông; 3.4 . Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin 3.5 . Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; 3.6 . Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ; 3.7 . Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu 3.8 . Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; 3.9 . Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài liệu. 4. Bảng Thời hạn bảo quản tài liệu 4.1 . Khái niệm; 4.2 . Các loại bảng thời hạn bảo quản 4.2.1. Bảng Thời hạn bảo quản mẫu. 4.2.2. Bảng Thời hạn bảo quản chuyên ngành. 5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 5.1 . Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 5.2 . Hội đồng xác định giá trị tài liệu 5.3 . Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; 5.4 . Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. C. Thu thập và bổ sung tài liệu I - Khái niệm, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu 1 . Khái niệm 2 . Nội dung 2 3 . Nguyên tắc 4 . Mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam II – Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1 . Nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ cơ quan; 2 . Nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập bổ sung tài liệu; 3 . Yêu cầu của việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. III – Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1 . Nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; 2 . Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử đối với thu thập bổ sung tài liệu; 3 . Yêu cầu của thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử. D. Thống kê tài liệu lưu trữ I – Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc của thống kê tài liệu lưu trữ 1 . Khái niệm ; 2 . Mục đích, ý nghĩa; 3 . Yêu cầu; 4 . Nguyên tắc thống kê. II - Nội dung và phương pháp thống kê 1 . Đối tượng thống kê; 2 . Nội dung và phương pháp thống kê. 2.1. Nội dung thống kê. 2.2. Phương pháp thống kê. III – Các loại công cụ thống kê và tra cứu 1 . Sổ nhập tài liệu 1.1. Cấu tạo. 1.2. Phương pháp đăng ký. 2 . Sổ xuất tài liệu 2.1. Cấu tạo. 2.2. Phương pháp đăng ký. 3 . Báo cáo thống kê tổng hợp 3.1. Cấu tạo. 3.2. Phương pháp lập. 4 . Mục lục hồ sơ 4.1. Cấu tạo. 4.2. Phương pháp lập. E. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ I – Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý 3 1. Khái niệm 2. Mục đích 3. Yêu cầu 4. Nguyên tắc II- Các công việc chuẩn bị chỉnh lý 1. Giao nhận tài liệu; 2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; 3. Khảo sát tài liệu; 4. Thu thập bổ sung tài liệu; 5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý. III – Các công việc trong giai đoạn trực tiếp chỉnh lý 1. Phân loại, xác định giá trị tài liệu 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; 3. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ; 4. Đánh số tờ . 5. Viết mục lục văn bản; 6. Viết chứng từ kết thúc; 7. Viết bìa hồ sơ 8. Hệ thống hoá hồ sơ; 9. Xây dựng công cụ tra cứu 10. Sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp, dán nhãn; 11. Sắp xếp cặp, hộp lên giá tủ; IV - Tổng kết chỉnh lý 1. Lập báo cáo tổng kết chỉnh lý; 2. Lập hồ sơ chỉnh lý; 3. Bàn giao tài liệu. THỰC HÀNH 1 - Xây dựng phương án phân loại tài liệu 2 - Phân loại tài liệu 3. Xác định giá trị tài lieuj lưu trữ 4 - Lập và Đăng ký Sổ Nhập-Xuất tài liệu 5- Lập kế hoạch Chỉnh lý tài liệu 6. Lập Mục lục hồ sơ GV PHỤ TRÁCH Nguyễn Thị Thanh Linh 4 . ĐỀ CƯƠNG ÔN THI LIÊN THÔNG MÔN: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ LÝ THUYẾT A. Tài liệu lưu trữ & công tác lưu trữ I. Tài liệu lưu trữ 1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ 1.1. Khái. 1.Khái niệm phông lưu trữ 1.1. Phông lưu trữ quốc gia 1.2. Phông lưu trữ cơ quan. 1.3. Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. 1.4. Phông lưu trữ liên hợp. 1.5. Sưu tập lưu trữ. 2. Điều kiện. của công dân. II – Công tác lưu trữ 1. Khái niệm công tác lưu trữ; 2. Nội dung của công tác lưu trữ; 3. Nguyên tắc công tác lưu trữ B. Phân loại và xác định giá trị tài liệu I. Phông lưu trữ