Đồ án xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Lời nói đầu Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Cơng nghệ thơng tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi ích vơ cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ ngun của chúng ta là kỹ ngun của cơng nghệ thơng tin. Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng cơng nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CƠNG TY CƠNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong các cơng tác hoạt động chính của cơng ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên mơi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế. Qua thời gian tiếp xúc với CƠNG TY CƠNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tơi được các cơ chú và anh chị trong cơng ty gợi ý và giúp đỡ, tơi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thơng tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Với đề tài này tơi chia thành 5 chương như sau: Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng Chương II : Giới thiệu các cơng nghệ liên quan Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống Chương IV: Xây dựng chương trình Chương V: Đánh giá hệ thống Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong q thầy cơ giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cơ Bùi Thị Hồ– GV bộ mơn Cơng Nghệ Phần Mềm – khoa Cơng Nghệ Thơng Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong q trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện: Đinh Trọng Vinh SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thò Hoà MC LC LI NểI U 1 MC LC 2 Chng 1: KHO ST V PHN TCH HIN TRNG 3 I. Gii thiu v Cụng ty 3 II. Phõn tớch hin trng 4 Chng 2: PHN TCH V THIT K H THNG 8 I. Mụ hỡnh quan nim d liu 8 II. Mụ hỡnh t chc d liu 8 III. Mụ hỡnh vt lý d liu 9 IV. Mụ hỡnh thụng lng 14 V. Mụ hỡnh quan nim x lý 16 VI. Mụ hỡnh t chc x lý 18 VII. Mụ hỡnh vt lý x lý 22 Chng 3: GII THIU CC CễNG NGH LIấN QUAN 23 I. Gii thiu v Visual Basic 6.0 23 II. Lm vic vi Microsoft Visual Basic 6.0 24 III. Kh nng kt ni vi c s d liu ca Visual Basic 31 Chng 4: XY DNG CHNG TRèNH 33 I. Phn d liu 33 II. Mt s giao din chớnh 34 III. Mt s Module chớnh 36 Chng 5: NH GI H THNG 39 TI LIU THAM KHO 40 SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 2 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Giới thiệu tổng qt Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Cơng ty cơng nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng cơng nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của cơng ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh. Cơng ty cơng nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng cơng ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và khơng đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thơng tin quản lý kinh doanh khơng còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thò Hoà Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của cơng ty. Hệ thống quản lý hàng hố và cơng nợ được tích hợp chung trong hệ thống thơng tin quản lý kinh doanh của cơng ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. 2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở cơng ty Qua q trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Cơng ty, tơi nắm được một số hiện trạng của Cơng ty như sau: Cơng ty cơng nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Cơng ty ở Malaysia. Tổng Cơng ty chun sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Cơng ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hồ, Ninh Thuận, Phú n, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak). 2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Cơng ty Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. - Tổng cơng ty: tổng cơng ty chun sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của cơng ty. - Các chi nhánh của cơng ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. 2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Cơng ty SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thò Hoà T NG CƠNG TYỔ CÁC CHI NHÁNH CÁC SHOP CÁC I LÝĐẠ CC hàng PP hàngPP hàng Vai trò và chức năng của các bộ phận trong cơng ty là : - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Cơng ty. - Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách. - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm. - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hố trong kho. 3. Các quy trình quản lý như sau a. Quy trình quản lý nhập hàng - Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng cơng ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thơng tin về chi nhánh cơng ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. - Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng cơng ty. - Nếu được tổng cơng ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. - Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thơng tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. - Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng cơng ty. - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thò Hoà T ng giá tr = ổ ị ∑ s l ng nh p * đ n giá nh pố ượ ậ ơ ậ BAN GIÁM CĐỐ B PH N Ộ Ậ KINH DOANH B PH N K Ộ Ậ Ế TỐN B PH N Ộ Ậ KHO - Mi ln nhp hng v thỡ phi tin hnh cp nht li danh mc hng hoỏ nh l thờm mt hng (nu ú l mt hng mi), cp nht li s lng, tớnh li n giỏ (bng phng phỏp tớnh n giỏ bỡnh quõn gia quyn). Trong ú: Dgbqck: n giỏ bỡnh quõn cui k. Tgtondk: tng giỏ tn u k. Tgnhaptk: tng giỏ nhp trong k. Sltondk: s lng tn u k. Slnhaptk: s lng nhp trong k. b. Quy trỡnh qun lý xut hng - Khi mt khỏch hng cn mua hng thỡ lm mt n t hng theo mu in sn bao gm : Phn u gm nhng thụng tin y v khỏch hng, phn th hai l danh sỏch mt hng t mua, s lng, n giỏ tng loi v ngy nhn hng. Khi t hng, cú th khỏch hng t mt s tin no ú. - Khi mua hng, khỏch hng cú th tr tin trc hay hn tr sau khi nhn hng mt s ngy quy nh. - n t hng c a n b phn kinh doanh xem xột. Nu khỏch hng cũn n tr hn quỏ mt s tin quy nh thỡ b phn kinh doanh t chi bỏn hng. Nu hng tn kho thỡ cung cp cho khỏch hng theo n t hng. - Hng ngy b phn kinh doanh xem xột cỏc n t hng ng thi so sỏnh tn kho, lm giy bỏo cho khỏch hng nhn hng, giy bỏo n cho khỏch hng v t hng cho nh cung cp khi lng hng tn vt di mc tn ti thiu. - Mi ln xut hng u phi lm mt phiu xut bao gm : Thụng tin y v khỏch hng, danh sỏch mt hng, s lng, ngy nhp xut, n giỏ, ngy hn tr tin. - Cỏch tớnh tng giỏ tr hng xut: SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 6 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ haptkSSltondk TgnhaptkTgtondk dgbqck ln+ + = T ng giỏ tr = s l ng xu t * n giỏ xu t c. Thng kờ. - nh k hng thỏng phi bỏo cỏo xut, nhp tn hng hoỏ trong thỏng theo mu ó nh. - Ti bt k thi im no, nu c yờu cu ca ngi cú thm quyn thỡ phi bỏo cỏo tỡnh hỡnh hng hoỏ ca tng loi, tng kho, tỡnh hỡnh cụng n. 4. Mt s mu n t c s dng trong quỏ trỡnh hot ng kinh doanh a. Mu phiu t hng Mu phiu t hng ny dựng chung cho c cụng ty t mua hng v khỏch t hng. SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 7 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ S l ng hng t n = s l ng hng nh p s l ng hng xu t CễNG TY CN CB TH C PH M QU C T CHI NHNH THNH PH NHA TRANG i n tho i: 834223 Fax: 834225 E-mail: PHI U T HNG (Khụng cú giỏ tr thanh toỏn) INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD. NHA TRANG BRANCH H v tờn khỏch hng: Tel: . a ch : ng: Ph ng: Qu n: MS thu : Giao hng: gi , ngy thỏngn m Ng i nh n t hng: t hng TEL: STTM T HNGS L NG N GITHNH TI N 12345678910T NG C NG L U í: * Ph ng th c thanh toỏn: Ti n m t: Tr ch m: ngy. Tr ti n phi u tr c m i nh n giao hng phi u sau. Ph i ki m tra s l ng, ch t l ng hng khi nh n. Ch nh n i l i hng múp, rỏch bao bỡ, xỡ n c Trong vũng 03 ngy. * Cụng n c c a khỏch hng s HDD: ngy mua hng Tr giỏ Ngy thỏng n m G DUY T TR NG PHềNG GIM ST TT NHN VIấN TT KD TT Ki m tra t hng b. Mu phiu nhp kho SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 8 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 9 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ n v : a ch : PHI U NH P KHO S Ngy thỏng . N m . M u s : 01 VT Ban hnh theo Q s : 1141 TC/Q /C KT Ngy 1 thỏng 11 n m 1995 C a B Ti Chớnh - H v tờn ng i giao hng: - Theo s ngy thỏngn m C a Nh p t i kho : STTTấN, NHN HI U, QUY CCH, PH M CH T V T T (S N PH M, HNG HO) Mó s n v tớnhS L NG n giỏThnh ti n Theo ch ng t Th c nh p ABCD1234C NGxxxxx ngy thỏng n m . TH TR NG N V NG I NH N NG I GIAO NG I L P PHI U c. Mu phiu xut kho SVTH: ẹinh Troùng Vinh Lụựp: TH40 - 10 - GVHD: Buứi Thũ Hoaứ n v : a ch : PHI U XU T KHO Ngy thỏng . N m . S : N : Cú: H v tờn ng i nh n hng: a ch (b ph n): Lý do xu t kho: Xu t t i kho: STTTấN, NHN HI U, QUY CCH, PH M CH T V T T (S n ph m hng hoỏ) Mó s n v tớnhS L NG n giỏThnh ti n Yờu c uTh c xu t ABCD1234C NG: T ng s ti n (Vi t b ng ch ): Xu t, ngy thỏng n m Ph trỏch b ph n Ph trỏch k toỏn Ng i nh n Th kho [...]... tiền g Quản lý ngân hàng: - Mã ngân hàng - Tên ngân hàng 2 Các chức năng của hệ thống • Quản lý nhập hàng: quản lý các thơng tin về nhập hàng hố - Thơng tin vào: các thơng tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp) - Thơng tin ra: danh mục hàng cần nhập • quản lý xuất hàng: quản lý các thơng tin liên quan trong cơng tác xuất hàng của Cơng ty - Thơng tin vào:... CÁO THỐNG KÊ HÀNG NHẬP THỐNG KÊ HÀNG XUẤT SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 THỐNG KÊ HÀNG TỒN - 20 - THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT GVHD: Bùi Thò Hoà Giải thích các chức năng: - Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc theo u cầu của ban quản lý - Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc theo u cầu của ban quản lý - Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng. .. tham gia vào việc xử lý các thơng tin • Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thơng tin: - Hệ thống thơng tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi hệ thống và những hệ thống con - Nhiệm vụ của hệ thống thơng tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, kết xuất, truyền đạt thơng tin II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN Hệ thống thơng tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thơng tin hoạt động với... Điện thoại kho - Số fax - Thủ kho d Quản lý đơn đặt hàng: - Mã đơn đặt hàng SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 16 - GVHD: Bùi Thò Hoà - Số lượng đặt hàng - Đơn giá đặt hàng - Ngày giao e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) - Mà phiếu nhập xuất hàng - Số lượng nhập xuất hàng - Đơn giá nhập xuất hàng - Ngày nhập xuất hàng - Ngày hẹn trả tiền f Quản lý phiếu thanh tốn: - Mã phiếu thanh... chủ yếu của một hệ thống thơng tin giao dịch xuất nhập hàng hố Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết hơn III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG 1 Sơ đồ phân rã tổng thể HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG QUẢN LÝ NHẬP HÀNG QUẢN LÝ XUẤT HÀNG THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO TÌM KIẾM 2 Sơ đồ chức năng chi... với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập Đầu vào của hệ thống là thơng tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về q trình giao dịch xuất nhập 1 Các đối tượng u cầu quản lý Qua q trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà... các thơng tin cơ bản khách hàng u cầu, thơng tin về hàng hố, thơng tin về kho hàng - Thơng tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng • Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh - Thơng tin vào: các u cầu thống kê - Thơng tin ra: báo cáo thống kê • Tìm kiếm: tìm kiếm các thơng tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hố - Thơng tin vào: các u cầu tìm kiếm - Thơng tin ra:... PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN 1 Phân tích Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hang), Hàng hố, Kho a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Cơng ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng) đều được Cơng ty quản lý những thơng tin chính sau: - Họ khách hàng - Tên khách hàng - Tên giao dịch... Đơn đặt hàng Giải quyết đơn đặt hàng Ghi nhận KH mới Từ chối Hố đơn Đơn ĐH được giải quyết Khách hàng Khách hàng Đơn đặt hàng b Chức năng quản lý xuất hàng Thơng báo về hố đơn sai Lập phiếu xuất hàng Danh mục hàng Phiếu xuất hàng Phiếu phát hàng Giải quyết xuất hàng Phiếu xuất hàng Phiế u trả tiền Lập phiếu thanh tốn Phiếu thanh tốn SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 Lập báo cáo - 26 Ban quản lý Hố đơn... Hoà Thanh tốn u cầu thống kê c Chức năng thống kê Thống kê hàng nhập Ban quản lý u cầu u cầu u cầu thống kê Thống kê hàng xuất Phiếu N/X SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 Lập nhật ký nhập xuất chi tiết - 27 - GVHD: Bùi Thò Hoà Thống kê hàng tồn d Chức năng tìm kiếm Y/ c tìm kiếm PN Nhà CC Tìm kiếm phiếu nhập hàng Tìm kiếm phiếu TT Phiếu nhập xuất Phiếu thanh tốn Tìm kiếm phiếu xuất hàng Y/C tìm kiếm . tra, kết xuất, truyền đạt thơng tin. II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN Hệ thống thơng tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thơng tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và. KẾ HỆ THỐNG I. HỆ THỐNG THƠNG TIN • Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành nên một thể thống nhất. • Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống. hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thơng tin về khách hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc thống