Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Trang 1

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin vàviệc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợiích vô cùng to lớn Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của côngnghệ thông tin.

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển cácứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNGNGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồntồn tin học hố trong quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hố là một trongcác công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lýmới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môitrường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được vớinhu cầu thực tế

Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰCPHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong côngty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tinquản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.

Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Chương V: Đánh giá hệ thống

Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này khôngthể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viênđóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn.

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn CôngNghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tìnhhướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này

Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện:

Đinh Trọng Vinh

MỤC LỤC

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thị Hoà

Trang 2

II Mô hình tổ chức dữ liệu ……… 8

III Mô hình vật lý dữ liệu ……… 9

IV Mô hình thông lượng ……… 14

V Mô hình quan niệm xử lý ………16

VI Mô hình tổ chức xử lý ……… 18

VII Mô hình vật lý xử lý ……… 22

Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……… 23

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ……… 23

II Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 ……… 24

III Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ……… 31

Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……… 33

Trang 3

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chếbiến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng côngnghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch vàquản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhânviên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao Vìnhững lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mớiđang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Tranghiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho cácchi nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà nhữngnăm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng hiện nay việc đầutư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đềkhó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảomật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhânsự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty Hệthống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tinquản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũngcòn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lýkhối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thânthiện với người sử dụng

2 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ởCông ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang làmột chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuất cácmặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí,nước yến, kẹo xốp, …) Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sảnphẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (KhánhHồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak).

2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

Trang 4

2.2 Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách.

- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinhdoanh, giới thiệu sản phẩm.

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hìnhsố lượng hàng hố trong kho.

3 Các quy trình quản lý như saua Quy trình quản lý nhập hàng

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, sốlượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho vàdanh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sáchvà số lượng các mặt hàng cần nhập về.

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh

doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinhdoanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tinđầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập,đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tớibộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty.

- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:

Trang 5

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hốnhư là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).

Trong đó:

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.

b Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu insẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loạivà ngày nhận hàng Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nàođó.

- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhậnhàng một số ngày quy định.

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét Nếu kháchhàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từchối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theođơn đặt hàng.

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời sosánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợcho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượtdưới mức tồn tối thiểu.

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấyđủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơngiá, ngày hẹn trả tiền.

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất

Trang 6

4 Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanha Mẫu phiếu đặt hàng

Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và kháchđặt hàng.

CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC TẾCHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG Điện thoại: 834223 Fax: 834225 E-mail:

PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.NHA TRANG BRANCH

Họ và tên khách hàng: ……… Tel: ………….Địa chỉ: ……… Đường: ……… Phường: ……… Quận: …………MS thuế: ……… Giao hàng: ………giờ, ngày …… tháng………năm………Người nhận đặt hàng: ……… Đặt hàng TEL:

STTMẶT HÀNGSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀN12345678910TỔNG CỘNGLƯU Ý: * Phương thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………ngày Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.

* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: ……… ngày mua hàng ………Trị giá……… Ngày ………… tháng …… năm ……GĐ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT KD – TT Kiểm tra Đặt hàng

Trang 7

b Mẫu phiếu nhập kho

Đơn vị : ………Địa chỉ : ………

PHIẾU NHẬP KHO

Số ……Ngày … tháng … Năm …….

Mẫu số : 01 – VT

Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKTNgày 1 tháng 11 năm 1995

Của Bộ Tài Chính

- Họ và tên người giao hàng: ……… - Theo ……… số……… ngày ……… tháng…………năm…… Của ……… Nhập tại kho : ………

STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ

(SẢN PHẨM, HÀNG HỐ)Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnTheo chứng từThực nhậpABCD1234CỘNGxxxxx ngày …… tháng …… năm ….

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

Trang 8

Xuất tại kho: ………

STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hố)Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnYêu cầuThực xuấtABCD1234CỘNG:Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………

Xuất, ngày …… tháng …… năm …… Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn Người nhận Thủ kho

Trang 9

d Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn

Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.

II PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN1 Phân tích

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản

lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách muahang), Hàng hố, Kho.

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: - Họ khách hàng

- Tên khách hàng- Tên giao dịch- Địa chỉ- Số điện thoại- Số fax

- Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:+ Số nhà

+ Đường+ Huyện+ Tỉnh + Thành phố+ Quốc gia

OFFICIAL RECEIPTPHIẾU THU

Date: ……/ …… / ………CREDIT

TÀI KHOẢN GHI CÓ ………

RECEIVED FORM M/S

Nhận của ……… ……… POST

Bộ phận công tác ………BEING

Về khoản: ……….

Số tiền ……… ……… đồng (bằng chữ) ……… ……….

Kèm theo ……… Chứng từ gốcDate: …… / ……… / …………

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP

MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾNHA TRANG BRANCH

CHI NHÁNH TP.NHA TRANGMST: 360024563.1.004.1

Số …… Mẫu số 3 - TM

Trang 10

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:- Tên kho- Địa chỉ kho- Điện thoại kho- Số fax

Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.

3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thốngDữ liệu vào:

- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điệnthoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.

- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, sốlượng tồn tối đa.

- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.

Dữ liệu ra :

- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng- Danh sách chi tiết về các mặt hàng- Danh sách chi tiết về các kho hàng- In ra danh sách các đơn đặt hàng.

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.- In ra các phiếu thanh tốn.

- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ vàsố lượng hàng tồn ton cuối kỳ.

- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.In ấn các hố đơn chứng từ.

Chức năng trung tâm :

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn vàtính tốn giá trị hàng hố.

- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việcxuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng.

Trang 11

Chức năng của nhà quản lý như:+ Lập đơn đặt hàng,

+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,+ Lập phiếu thanh tốn,

+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.

Trang 12

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồihệ thống và những hệ thống con.

- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,kết xuất, truyền đạt thông tin.

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạtđộng với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuấtnhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danhmục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ

thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp vàkhách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu

thanh tốn.

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: - Mã khách hàng

- Họ khách hàng- Tên khách hàng- Tên giao dịch- Địa chỉ- Số điện thoại- Số fax

- Số tài khoản ngân hàng

 Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:+ Số nhà

+ Đường+ Huyện+ Tỉnh + Thành phố+ Quốc gia

b Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:

- Mã mặt hàng- Tên mặt hàng- Nhóm hàng

- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)- Đơn vị tính

Trang 13

- Số lượng tồn tối thiểu- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:- Mã kho- Tên kho- Địa chỉ kho- Điện thoại kho- Số fax

- Thủ kho

d Quản lý đơn đặt hàng:

- Mã đơn đặt hàng- Số lượng đặt hàng- Đơn giá đặt hàng- Ngày giao

e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)

- Mà phiếu nhập xuất hàng- Số lượng nhập xuất hàng- Đơn giá nhập xuất hàng- Ngày nhập xuất hàng- Ngày hẹn trả tiền

f Quản lý phiếu thanh tốn:

- Mã phiếu thanh tốn- Ngày thanh tốn- Số tiền

g Quản lý ngân hàng:

- Mã ngân hàng- Tên ngân hàng

2 Các chức năng của hệ thống

 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tênhàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp).

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.

 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàngcủa Công ty.

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin vềhàng hố, thông tin về kho hàng.

- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.

 Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.

- Thông tin ra: báo cáo thống kê.

 Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hànghố.

- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.

Trang 14

2 Sơ đồ chức năng chi tiết.

a Chức năng quản lý nhập hàng.

Giải thích các chức năng:

- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết

phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cungcấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhàcung cấp đó có khả năng cung ứng.

- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm

đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp,địa chỉ, điện thoại, …).

- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cungcấp đặt mua hàng.

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ

BÁO CÁO

TÌM KIẾMQUẢN

LÝ NHẬP HÀNG

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

GHI NHẬN

NHÀ CUNG

CẤP MỚI

LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU

NHẬP HÀNG

THANH TOÁNCHỌN

NHÀ CUNG

CẤP THÍCH

KHỚP VỚI ĐƠN HÀNG

VỀCẬP

NHẬT DANH MỤC HÀNG

Trang 15

- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng

hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng vànhận hàng về công ty.

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật

lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,…

- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với

lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầuhay chưa.

- Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì

bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhàcung cấp.

b Chức năng quản lý xuất hàng.

- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ

lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên kháchhàng, địa chỉ, điện thoại, …).

- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng

thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điềukiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từchối bán hàng.

- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ

phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng.

- Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành

xuất hàng cho khách mua hàng.

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập

nhật lại danh mục hàng.

- Thanh tốn: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh tốn,

tiến hành thu tiền bán hàng.

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

GHI NHẬN KHÁCH

HÀNG MỚI

GIẢI QUYẾT

ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU

XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

THANH TOÁNGIẢI

QUYẾT XUẤT HÀNG

Trang 16

c Chức năng thống kê và báo cáo.

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý.

- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý.

- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tồn trong kho theo

tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.

d Chức năng tìm kiếm.

Giải thích các cức năng:

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi

nhà cung cấp yêu cầu.

- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi

khách hàng yêu cầu.

TÌM KIẾM

TÌM KIẾM PHIẾU

NHẬP HÀNG

TÌM KIẾM PHIẾU

CHITÌM

KIẾM PHIẾU

XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

THỐNG KÊ HÀNG

THỐNG KÊ HÀNG XUẤT

THỐNG KÊ HÀNG

THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT

Trang 17

- Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra.

- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năngcon.

- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh.

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNGHoạt động

giao dịch xuất nhập

Thông tin về hàngĐơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiềnHàng hoá

Thông boá hoá đơn saiY/C tìm kiếm ĐĐH/ PTTThống kê

Báo cáo

Thông tin về hàngĐơn đặt hàngTừ chối

Hoá đơn

Phiếu trả tiềnY/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Hàng hoáYêu cầu thống kê

BAN QUẢN LÝ

Trang 18

2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNGQuản lý

xuất hàng

Thông tin về hàngĐơn đặt hàng

Hoá đơnTừ chối

Phiếu trả tiềnThông báo HĐ saiThông boá HĐ sai

Y/C tìm kiếmThông tin về hàng

Đơn đặt hàngTừ chối

Hoá đơnPhiếu trả tiền

Y/C tìm kiếm

Y/C thống kêQuản lý

nhập hàng

BAN QUẢN LÝ

Thống kêTìm

Trang 19

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnha Chức năng quản lý nhập hàng

Lập phiếu thanh toán

Khớp đơn với hàng về

Thanh toánGhi nhận

NCC mớiChọn

Lập đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàngNhà cung cấp

Phiếu nhập hàngDanh mục hàng

Ban quản lý

Thông tin về hàng hoá, nhà CCTừ chối

Thông tin về NCC mới

T/t về NCC được chọn

Đơn đặt hàng

Thông báo hoá đơn sai

Cập nhật DM hàng

Lập phiếu nhập hàng

Hoá đơnPhiếu trả tiềnLập báo

Phiếu thanh toán

Trang 20

b Chức năng quản lý xuất hàng

toánLập phiếu

thanh toánGhi nhận

KH mới

Giải quyết đơn đặt

Khách hàng

Phiếu xuất hàngDanh mục hàng

Thông tin về hàng hoá

Từ chốiThông tin về KH mới

Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Lập phiếu xuất hàng

Hoá đơn

Phiếu trả tiềnĐơn đặt hàng

Phiếu thanh toán

Thông báo về hoá đơn sai

Giải quyết xuất hàngĐơn ĐH

được giải quyết

Phiếu xuất hàng

Phiếu phát hàng

Lập báo

Trang 21

c Chức năng thống kê

d Chức năng tìm kiếm

Nhà CC

Tìm kiếm phiếu nhập hàng

Tìm kiếm phiếu

Tìm kiếm phiếu TT

Phiếu nhập xuất Phiếu thanh toánY/ c tìm kiếm PN

Y/C tìm kiếm PX

Y/c tìm kiếmPTT

Khách hàng

Y/C tìm kiếm PTTBan quản lý

Thống kê hàng nhập

Lập nhật ký nhập xuất chi tiết

Thống kê hàng tồn

Thống kê hàng xuất

Phiếu N/XYêu cầu thống kê

Yêu cầuYêu

Yêu cầu thống kê

Trang 22

V MÔ HÌNH THỰC THỂ

1 Một số khai niệm về mô hình thực thể

 Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệmlogic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.

 Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay mộtsự kiện đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu giữ là có íchcho hệ thống.

 Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn. Thuộc tính: Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta xét đến

những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đó chínhlà các thuộc tính Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thường được biểudiễn bằng các trường hoặc cột trong bảng.

 Quy tắc xác định các thuộc tính của thực thể:

- Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lĩnhvực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể.

Trang 23

- Liên kết Nhiều – Nhiều:

Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểuthực thể B.

Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểuthực thể A.

Trên đây là sơ lược lý thuyết về việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thốngthông tin Từ sự phân tích đầu vào và đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữliệu, ta sẽ thấy rõ về cơ sở dữ liệu của hệ thống.

2 Xác định các thực thể của hệ thống và các thuộc tính của chúng

Với bài tốn quản lý giao dịch xuất nhập hàng, hệ thống gồm có các thực thểvà thuộc tính như sau (sau khi đã chuẩn hố):

hàng): - Mã KH- Họ KH- Tên KH- Tên giao dịch- Số nhà KH- DT khách hàng- Fax KH

- Tài khoản- ST nợ có thể- Mã huyện

Trang 24

- Mã HSX- Mã DVT- Mã nhóm

 Quản lý kho <KHO>:

- Mã kho- Tên kho- DT kho- Fax kho- Số nhà kho- Thủ kho - Mã đường

- Mã DDH- Mã KH- Ngày DH- Hạn ngày giao

- Mã DDH- Mã hàng- Số lượng DH- Đơn giá DH

 Quản lý phiếu nhập xuất hàng <NXHANG>:

- Mà PNXH- Mã DDH- Mã kho- Ngày NXH- Ngày HTT- Ngày lập PNX

- Mà PNXH- Mã hàng- Số lượng NXH- Đơn giá NXH

- Mã PTT- Mã PNXH- Ngày TT- Số tiền

Trang 25

 Quản lý đường <DUONG>:

- Mã đường- Tên đường

- Mã NH- Tên NH

 Quản lý huyện <HUYEN>:

- Mã huyện- Tên huyện- Mã tỉnh

 Quản lý tỉnh <TINH>:

- Mã tỉnh- Tên tỉnh- Mã nước

 Quản lý nước <NUOC>:

- Mã nước- Tên nước

 Quản lý hãng sản xuất <HANGSX>:

- Mã HSX- Tên HSX- Mã nước

 Quản lý đơn vị tính <DONVITINH>:

- Mã DVT- Tên DVT

 Quản lý nhóm hàng <NHOM>:

- Mã nhóm- Tên nhóm

KHÁCH HÀNG

Mã KHHọ KH Tên KH Tên giao dịchSố nhà KHDT khách hàngFax KH

Tài khoảnST nợ có thểMã huyệnMã đườngMã NH

Mã huyệnTên huyệnMã tỉnh

Mã đườngTên đường

Mã khoTên khoDT khoFax khoSố nhà khoThủ khoMã đường

Mã tỉnhTên tỉnhMã nước

Mã nướcTên nước

HÃNG SX

Mã HSXTên HSXMã nước

DV TÍNH

Mã DVTTên DVT

MẶT HÀNG

Mã hàngTên hàngSL tồn TTSL tồn TDMã HSXMã DVTMã nhóm

Mã nhómTên nhóm

NGÂN HÀNG

Mã NHTên NH

Mã DDHMã KHNgày DHHạn ngày giao

Mã DDHMã hàngSố lượng DHĐơn giá DH

NX HÀNG

Mã PNXHMã DDHMã khoNgày NXHNgày HTTNgày lập PNX

THANH TOAN

Mã PTTMã PNXHNgày TTSố tiền

DÒNGNX HÀNG

Mã PNXHMã hàngSố lượng NXHĐơn giá NXH

Trang 26

VI MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU

Mô hình này chính là lược đồ cơ sở dữ liệu của hệ thống Đây là bước trunggian chuyển đổi giữa mô hình thực thể (gần với người sử dụng) và mô hình vật lýdữ liệu (mô hình trong máy tính), chuẩn bị cho việc cài đặt hệ thống.

Từ mô hình thực thể ở trên ta chuyển thành mô hình tổ chức dữ liệu của bàitốn như sau :

NUOC(MaNuoc, TenNuoc)

TINH(MaTinh, TenTinh, MaNuoc)HUYEN(MaHuyen, TenHuyen, MaTinh)DUONG(MaDuong, TenDuong)

HANG SX(MaHSX, TenHSX, MaNuoc)DVTINH(MaDVT, TenDVT)

Trang 27

NGANHANG(MaNH, TenNH)

KHACHHANG(MaKH, HoKH, TenKH, TenGiaoDich, SoNhaKH,

DTKhachHang, FaxKH, TaiKhoan, STNoCoThe, MaDuong, MaHuyen, MaNH)

DONDHANG(MaDDH, NgayDH, HanNgaygiao MaKH)DONGDONDH(MaDDH, MaHang, SoLuongDH, DonGiaDH)

NXHANG(MaPNXH, NgayNXH, NgayHTT, Ngày lập PNX, MaDDH,

DONGNXHANG(MaPNXH, MaHang, SoLuongNXH, DonGiaNXH)THANHTOAN(MaPTT, MaPNXH, NgayTT, SoTien)

VII MÔ HÌNH VẬT LÝ DỮ LIỆU

Các bảng được thiết kế trong hệ thống:

NUOC(MaNuoc, TenNuoc)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tồn vẹn

Ý nghĩa: Mỗi nước có một mã số riêng để phân biệt các nước với nhau.

TINH(MaTinh, TenTinh, MaNuoc)

MaTinh : Số thứ tự của tỉnh trong nước Việt Nam có dưới 100 tỉnh, nên tachọn 2 ký tự để đánh số thứ tự của tỉnh.

2 Ký tự đầu là mã nước.

2 Ký tự tiếp theo là số thứ tự tỉnh trong nước.

TênTinh: Bắt đầu là Tp cho thành phố trực thuộc trung ương, T cho tỉnh vàtiếp theo là tên tỉnh hay thành phố.

Ví dụ:

MaTinh = VN01 có TenTinh = Tp.Hà Nội.

MaTinh = VN02 có TenTinh =T.Quảng Ninh.

Ý nghĩa: Mỗi một tỉnh có một mã số riêng để phân biệt các tỉnh với nhau HUYEN(MaHuyen, TenHuyen, MaTinh)

Trang 28

MaHuyen = VN0201 có TenHuyen =Tp Hạ Long.

Ý nghĩa: Mỗi huyện được phân biệt bởi một mã huyện khác nhau ở trong một

Tỉnh cũng như phân biệt với các huyện khác ở các tỉnh khác, vì trong mã huyệnta có kèm theo 2 kí tự của mã tỉnh nên có thể phân biệt được rằng ta đang biễudiễn mã của các huyện ở trong tỉnh nào.

MaDuong = PCT có TenDuong = Phan Chu Trinh.

MaDuong = NTMK có TenTinh = Nguyễn Thị Minh Khai.

Ý nghĩa: Mỗi tên đường có một mã riêng để phân biệt giữa các đường với nhau.

HANG SX(MaHSX, TenHSX, MaNuoc)

Tên thuộc tính Liểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tồn vẹn

MaHSX : Hai ký tự đầu là mã nước, hai ký tự sau là số thứ tự hãng sản xuấttrong nước.

TenHSX : Tên của hãng sản xuất.

MaNuoc : Mã nước của nước có hãng sản xuất đó.Ví dụ:

MaHSX = ML01 có TenHSX = INTERFOODS PROCESSING ….MaHSX = JP01 có TenHSX = HITACHI.

Ý nghĩa: Mỗi hãng sản xuất có một mã riêng để phân biệt giữa các hãng sảnxuất với nhau.

DONVITINH(MaDVT, TenDVT)

Trang 29

MaDVT: Viết tắt ký tự đầu của tên đơn vị tính.TenDVT : Tên đơn vị tính.

Ví dụ :

MaDVT = T có TenDVT = Thùng.MaDVT = H có TenDVT = Hộp.

Ý nghĩa: Mỗi đơn vị tính có một mã riêng để phân biệt giữa các đơn vị tính vớinhau.

NHOM(MaNhom, TenNhom)

MaNhom : Dùng một chữ cái để ký hiệu nhóm.TenNhom : Tên nhóm hàng.

Ví dụ:

MaNhom = A có TenNhom = Nhóm hàng dùng ngay.

MaNhom = B có TenNhom = Nhóm hàng phải qua chế biến mới dùng

MaNhom = C có TenNhom = Nhóm hàng bánh kẹo.

Ý nghĩa: Mỗi nhóm hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các nhóm với nhau.

MATHANG(MaHang, TenHang, SLTonTT, SLTonTD, MaDVT, MaHSX,

MaHang : 1 ký tự đầu tiên là mã nhóm, 3 ký tự tiếp theo là số thứ tự mặthàng trong nhóm.

MaDVT : Mã đơn vị tính của đơn vị tính.MaHSX : Mã hãng sản xuất của hãng sản xuất.MaNhom : Mã nhóm của nhóm hàng.

Ví dụ:

MaHang = A001 có TenHang = Bird’s Nest.

Trang 30

MaKho : 4 ký tự đầu là các ký tự viết tắt tên đường, 1 ký tự sau là số thứ tựkho trên đường đó.

TenKho : Tên kho hàng.Ví dụ:

MaKho = NTMK1 có TenKho = Kho nước.MaKho = NTMK2 có TenKho = Kho bánh kẹo.

Ý nghĩa: Mỗi kho có một mã riêng để phân biệt giữa các kho với nhau.

KHACHHANG(MaKH, HoKH, TenKH, TenGiaoDich, SoNhaKH,

DTKhachHang, FaxKH, TaiKhoan, STNoCoThe, MaDuong, MaHuyen, MaNH)Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tồn vẹn

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	1,47 MB