Đồ án tốt nghiệp “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang”

Đồ án tốt nghiệp “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang”

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi ích vô cùng to lớn Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công nghệ thông tin

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế

Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công

ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình

Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan

Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Chương V: Đánh giá hệ thống

Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn Công Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này

Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện:

Đinh Trọng Vinh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ……… …… 1

MỤC LỤC ……… 2

Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ……… 3

I Giới thiệu về Công ty……… 3

II Phân tích hiện trạng ……… 4

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ……… 8

I Mô hình quan niệm dữ liệu ……… 8

II Mô hình tổ chức dữ liệu ……… 8

III Mô hình vật lý dữ liệu ……… 9

IV Mô hình thông lượng ……… 14

V Mô hình quan niệm xử lý ………16

VI Mô hình tổ chức xử lý ……… 18

VII Mô hình vật lý xử lý ……… 22

Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……… 23

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ……… 23

II Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 ……… 24

III Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ……… 31

Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……… 33

I Phần dữ liệu……… 33

II Một số giao diện chính ……… 34

III Một số Module chính ……… 36

Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ……… 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 40

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1 Giới thiệu tổng quát

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng hiện nay việc đầu

tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân

sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý

khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng

2 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …) Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh

Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak)

2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty

- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý

2.2 Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty

- Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách

- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình

số lượng hàng hố trong kho

3 Các quy trình quản lý như sau

a Quy trình quản lý nhập hàng

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

BỘ PHẬN KHO

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách

và số lượng các mặt hàng cần nhập về

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới

bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty

- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền)

Trong đó:

Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập

haptk S

Sltondk

Tgnhaptk Tgtondk

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ

Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ

Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ

b Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in

sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,

phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại

và ngày nhận hàng Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào

đó

- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận

hàng một số ngày quy định

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét Nếu khách

hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ

chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo

đơn đặt hàng

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so

sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ

cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt

dưới mức tồn tối thiểu

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy

đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn

giá, ngày hẹn trả tiền

- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất

c Thống kê

- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng

theo mẫu đã định

- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì

phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công

nợ

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

4 Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh

a Mẫu phiếu đặt hàng

Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách

đặt hàng

CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC TẾ CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG

Điện thoại: 834223 Fax: 834225

E-mail:

PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

NHA TRANG BRANCH

Họ và tên khách hàng: ……… Tel: …………

Địa chỉ: ……… Đường: ……… Phường: ……… Quận: …………

MS thuế: ……… Giao hàng: ………giờ, ngày …… tháng………năm………

* Phương thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………ngày

Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách

bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày

* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: ……… ngày mua hàng ………Trị giá………

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 - GVHD: Bùi Thị Hoà

- Họ và tên người giao hàng: ………

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 15 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

c Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị : ………

Địa chỉ : … ………

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … Năm ……

Số : …………

Nợ:………

Có: … ………

Họ và tên người nhận hàng: ………

Địa chỉ (bộ phận): ………

Lý do xuất kho: ………

Xuất tại kho: ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hố) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………

Xuất, ngày …… tháng …… năm ……

d Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn

Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang

OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU

Date: ……/ …… / ………

CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP

MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ

NHA TRANG BRANCH

CHI NHÁNH TP.NHA TRANG

MST: 360024563.1.004.1

No

Số …… Mẫu số 3 - TM

II PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN

1 Phân tích

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản

lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua

hang), Hàng hố, Kho

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,

tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:

Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách

hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc

thống kê và in ấn các thông tin

Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao

3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

Dữ liệu vào:

- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện

thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể

- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất

(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số

lượng tồn tối đa

- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho

Dữ liệu ra:

- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng

- Danh sách chi tiết về các mặt hàng

- Danh sách chi tiết về các kho hàng

- In ra danh sách các đơn đặt hàng

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng

- In ra các phiếu thanh tốn

- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và

số lượng hàng tồn ton cuối kỳ

- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu

In ấn các hố đơn chứng từ

Chức năng trung tâm:

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và

+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh

 Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người

nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ Các hệ thống con của hệ thống

kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:

- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực

tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp

tham gia vào việc đề xuất các quyết định

- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham

gia vào việc xử lý các thông tin

 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi

hệ thống và những hệ thống con

- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,

kết xuất, truyền đạt thông tin

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt

động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất

nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh

mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ

thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và

khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu

thanh tốn

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp

và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Số tài khoản ngân hàng

 Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

+ Số nhà

+ Đường

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên

hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng

của Công ty

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về

hàng hố, thông tin về kho hàng

- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng

 Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh

- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê

- Thông tin ra: báo cáo thống kê

 Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng

hố

- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm

- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin

giao dịch xuất nhập hàng hố Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình

bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một

cách chi tiết hơn

III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG

1 Sơ đồ phân rã tổng thể

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN

LÝ XUẤT HÀNG

THỐNG

KÊ VÀ BÁO CÁO

TÌM KIẾM

QUẢN

LÝ NHẬP

HÀNG

2 Sơ đồ chức năng chi tiết

a Chức năng quản lý nhập hàng

Giải thích các chức năng:

- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết

phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung

cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà

cung cấp đó có khả năng cung ứng

- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm

đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp,

địa chỉ, điện thoại, …)

- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung

cấp đặt mua hàng

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI

LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

THANH TOÁN

VỀ

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng

hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và

nhận hàng về công ty

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật

lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,

…

- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với

lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu

hay chưa

- Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì

bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhà

LẬP PHIẾU XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

THANH TOÁN

GIẢI QUYẾT XUẤT HÀNG

Giải thích các chức năng:

- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ

lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách

hàng, địa chỉ, điện thoại, …)

- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng

thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều

kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ

chối bán hàng

- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ

phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng

- Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành

xuất hàng cho khách mua hàng

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập

nhật lại danh mục hàng

- Thanh tốn: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh tốn,

tiến hành thu tiền bán hàng

c Chức năng thống kê và báo cáo

Giải thích các chức năng:

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tồn trong kho theo

tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

d Chức năng tìm kiếm

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

THỐNG

KÊ HÀNG NHẬP

THỐNG

KÊ HÀNG XUẤT

THỐNG

KÊ HÀNG TỒN

THỐNG

KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT

Giải thích các cức năng:

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi

nhà cung cấp yêu cầu

- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi

- Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà

bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”

TÌM KIẾM

TÌM KIẾM PHIẾU NHẬP HÀNG

TÌM KIẾM PHIẾU THU

TÌM KIẾM PHIẾU CHI

TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG

- Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hồn tất quá trình xử lý cần

mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó

phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

 Phân mức:

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra

- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng

con

- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

Hoạt động giao dịch xuất nhập hàng

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Từ chối

Phiếu trả tiền Hàng hoá Thông boá hoá đơn sai Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Thống kê Báo cáo

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Từ chối

Hoá đơn Phiếu trả tiền Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT Hàng hoá

Yêu cầu thống kê

BAN QUẢN

LÝ

2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Thông tin về hàng Đơn đặt hàng

Thông tin về hàng

Đơn đặt hàng Danh mục hàng

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 36 - GVHD: Bùi Thị Hoà

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Chức năng quản lý nhập hàng

Khớp đơn

Ghi nhận NCC mới

Chọn

NCC

Lập đơn đặt hàng

Thông báo hoá đơn sai

Khách hàng

Khách hàng

Phiếu xuất hàng Danh mục hàng

Thông tin về hàng hoá

Từ chối

Thông tin về KH mới

Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Lập phiếu xuất hàng

Hoá đơn

Phiếu trả tiền Đơn đặt hàng

Phiếu thanh toán

Thông báo về hoá đơn sai

Giải quyết xuất hàng

Đơn ĐH được giải quyết

Phiếu xuất hàng

Phiếu phát hàng

c Chức năng thống kê

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 40 - GVHD: Bùi Thị Hoà

Thống kê hàng xuất

Phiếu N/X

Yêu cầu thống kê

Yêu cầu

Yêu cầu

Yêu cầu thống kê