Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi gh

0 CHUăTRÌNHăCHIăPHÍăTI CÔNGăTYăTNHHăTHCăNăCHNăNUÔIăG&H GV:ăTriuăVităCng TP H Chí Minh, 11/2014 1 Tài liu tham kho: Khóaălunăttănghipă“Chuătrìnhămua,ănhpăkhoănguyênă vtăliuăvàăthanhătoánăchoănhàăcungăcpătiăCôngătyăTNHH thcănăchnănuôiăG&H”. <http://luanvan.net.vn/luan-van/khoa-luan-chu-trinh-mua-nhap-kho-nguyen-vat- lieu-va-thanh-toan-cho-nha-cung-cap-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan-nuoi-gh- 62552/> Nhóm 12 – Lp K11405B Nguyn Th Hng K114050860 Võ Th Kim Nhung K114050894 Trn Th Hng Nh K114050898 V Th Huyn Thanh K114050913 ng Th Vân K114050952 2 MC LC Li m đu: 3 I. Gii thiu v công ty 3 1. C cu t chc 3 2. T chc công tác k toán ca công ty 4 II. Chu trình chi phí ti công ty 5 1. t hàng vi nhà cung cp 6 2. Nhn hàng 9 3. Ghi nhn hóa đn và thanh toán 12 III. Chu trình chi phí đ xut: 15 Mc lc các hình trong bài Hình 1: S đ t chc ca công ty Hình 2: T chc b máy k toán ca công ty Hình 3: S đ dòng d liu cp 1 chu trình chi phí Hình 4: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ đt hàng Hình 5: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ đt hàng Hình 6: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ nhn hàng Hình 7: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ nhn hàng Hình 8: S đ dòng d liu cp 1 x lỦ ghi nhn hóa đn và thanh toán Hình 9: Lu đ luân chuyn chng t x lỦ ghi nhn hóa đn và thanh toán Hình 10: Lu đ luân chuyn chng t chu trình chi phí ( xut) H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 3 Liămăđu Chu trình chi phí là mt trong nhng chu trình quan trng trong quá trình hot đng ca công ty. Nht là trong thi đi kinh t cnh tranh, vic thit lp và kim soát chu trình này đm bo va phù hp vi điu kin ca công ty, va đem li hiu qu tt nht, hn ch đc các sai sót có th xy ra là mt vn đ quan trng.  hiu rõ hn v chu trình chi phí và mi quan h gia các hot đng trong chu trình, nhóm xin trình bày v chu trình chi phí thc t ti công ty TNHH thc n chn nuôi G&H. Qua đó rút ra đc nhng u khuyt đim ca chu trình ti công ty và đa ra bin pháp nhm hoàn thin hn vic thc hin các ch tiêu đã đa ra. I. Gii thiu v công ty Công ty TNHH thc n chn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuc Khu công nghip Hòa Phú, Vnh Long là công ty TNHH 2 thành viên tr lên 100% vn đu t Malaysia: - Chuyên sn sut thc n chn nuôi cho gia súc, gia cm. - Bán buôn thc n và nguyên vt liu làm thc n cho gia súc, gia cm. - Kinh doanh xut nhp khu nguyên liu thc n chn nuôi. 1. Căcuătăchc Cho ti thi đim hin ti, công ty ch có 37 cán b công nhân viên, tuy vy hu ht lc lng lao đng ti công ty đu đc đào to. Trong công ty, mi hot đng sn xut kinh doanh đu đt di s lãnh đo ca Ban Giám đc, tip đn là các phòng ban h tr cho Ban Giám đc. Các phòng ban có chc nng, nhim v khác nhau nhng đu có quan h cht ch trong công tác xây dng và phát trin công ty. Hình 1:ăSăđătăchcăcaăcôngăty Ban giám đc Phòng qun đc sn xut Phòng tài chính Phòng k toán Phòng nhân s Phòng kinh doanh Phòng marketing Phòng xut- nhp khu Phòng sales Phòng k thut, vn hành Phòng KCS, hàng mu Phòng pha trn thuc H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 4 Chc nng nhim v ca tng phòng ban chính: - Ban Giám đc: Lãnh đo công ty, chu trách nhim toàn din hot đng trong công ty. - Phòng kinh doanh: Tim hiu v đi tác cung cp nguyên vt liu v cht lng, giá c đ mua đc hàng cht lng và giá c phù hp. Trc tip chu trách nhim thc hin các hot đng mua hàng và tip th bán hàng ti khách hàng. - Phòng nhân s: Theo dõi tình hình bin đng, tng gim nhân s trong công ty, tham gia đy đ các loi bo him, hp đng và đ ngh tng lng khi phù hp, có nhim v bo qun h s vic làm và s sách liên quan đn công nhân viên trong công ty - Phòng tài chính: lên k hoch v tài chính trong công ty. - Phòng k toán: Ghi nhn các nghip v kinh t phát sinh ti công ty, bo qun s sách, s liu k toán đã báo cáo lên cp trên và c quan nhà nc, thc hin theo chun mc k toán hin hành và pháp lut. Tng hp báo cáo hàng tháng, quỦ, nm. - Phòng qun đc sn xut: Kim soát hàng tn kho. Giám sát sn xut sn phm cung ng cho phòng kinh doanh trong nc bán cho khách hàng vi cht lng tt nht theo đúng tiêu chun mà phòng KCS đã kim tra ly mu. Hàng tháng phi hp vi phòng k toán kim kê hàng tn kho đ lên báo cáo x lỦ hàng đ tránh trng hp xut đi hàng đã quá hn s dng và xut sai hàng. 2. Tăchc công tác kătoánăca công ty Hình 2:ăTăchcăbămáyăkătoánăcaăcôngăty H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 5 Nhim v ca tng v trí K toán:  K toán trng: - Giám sát toàn b hot đng ca phòng k toán. - T chc công tác K toán cho nhân viên. - Tham mu cho Ban Giám đc và chu trách nhim đi vi các báo cáo tài chính. - i chiu và duyt nhng chng t cho các nghip v kinh t phát sinh thng xuyên. - Hng dn và b sung nhng thiu sót trong phn hành ca nhân viên. Ni gi báo cáo: Ban Giám đc.  K toán tng hp: - Tng hp s liu ca các K toán viên đ lp Báo cáo tài chính. - Cùng vi K toán trng phân tích tình hình tài chính ca công ty trong mi thi đim phát hành cáo cáo, đ cung cp các thông tin tài chính cho Ban Giám đc đ lp chin lc kinh doanh. Ni gi báo cáo: K toán trng.  K toán nguyên vt liu: Chu trách nhim và kim tra tình hình xut - nhp – tn kho nguyên vt liu và báo cáo lên K toán tng hp.  K toán thanh toán: Thc hin các công tác k toán ca phn hành công n phi thu và phi tr.  K toán bán hàng: Xut hóa đn, nhn đn đt hàng, chm sóc khách hàng, lu tr hóa đn. Hàng tháng kim tra hóa đn đu ra vi đn hàng.  Th qu: Thu tin, chi tin khi phát sinh nghip v chi tin mt. Phi hp vi Ban Giám đc kim kê qu hàng tháng và khi có yêu cu. Hình thc s k toán: công ty dùng hình thc s nht kỦ chung đã phn ánh và cung cp kp thi tình hình tài sn và ngun vn, tình hình thc hin các ch tiêu kinh t tài chính, t đó giúp lãnh đo công ty quyt đnh đúng đn kp thi các phng án kinh doanh. II. Chu trình chi phí ti công ty Mua,ănhpăkhoănguyênăvtăliuăvàăthanhătoánătinăchoănhàăcungăcp Hot đng mua nguyên vt liu thanh toán tin gm 4 hot đng c bn: - t mua nguyên vt liu. - Nhp kho nguyên vt liu. - Ghi nhn hóa đn. - Thanh toán cho nhà cung cp. H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 6 Các hot đng này to ra các quan h thông tin luân chuyn trong chu trình và vi các đi tng bên ngoài h thng. Hình sau mô t s đ dòng d liu cp 1 ca chu trình. Hình 3: S đ dòng d liu cp 1 chu trình chi phí 1. t hàng vi nhà cung cp ây là hot đng đu tiên ca chu trình, hot đng này bao gm các hot đng sau:  Khi có nhu cu sn xut, phòng qun đc sn xut lp k hoch sn xut và thông báo cho phòng kinh doanh. Nhân viên phòng kinh doanh ca công ty s lp phiu yêu cu mua hàng.  Phiu này đc gi ti trng phòng kinh doanh kim tra và ký xác nhn, sau đó gi lên cho Ban giám đc ký duyt. Phiu yêu cu mua hàng sau khi đc ký duyt đc chuyn v phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh kim thc hin th tc la chn nhà cung cp phù hp. Sau đó trao đi vi nhà cung cp v nguyên vt liu cn mua và lp đn đt hàng, chuyn cho Ban Giám đc xét duyt.  n đt hàng đc lp làm 3 liên, liên 1 lu gi ti b phn, liên 2 gi cho ngi bán, liên còn li gi cho b phn k toán thanh toán. Phòng qun đc SX Nhà cung cp Ngân hàng S sách, báo cáo t hàng 1.0 Nhn hàng 2.0 Ghi nhn H 3.0 Thanh toán 4.0 H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 7  Sau khi đt mua nguyên vt liu, nhân viên phòng kinh doanh s xung kho trao đi v vic chun b nhp kho. Hot đng đt hàng vi ngi cung cp đc mô t qua s đ dòng d liu chi tit nh sau: Hình 4:ăSăđ dòng d liu cp 1 x lýăđt hàng H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 8 Lu đ chng t x lý đt hàng: Phòng kinh doanh Phòngăgiámăđc Hìnhă5:ăLuăđăchngătăxălýăđtăhàngă Nhn xét:  n đt hàng ch lp 3 liên, vi s lng này khi luân chuyn trong chu trình không đ đáp ng nhu cu s dng ca các b phn. B phn nhn hàng và b phn yêu cu không có đn đt hàng đ làm c s đi chiu, kim tra khi nhn Lp Phiu YCMH Xét duyt YCMH đã duyt YCMH YCMH A A B B YCMH đã duyt Lp n đt hàng – Xét duyt n đt h n đt hàng N Ngi bán YCMH đã duyt N K toán thanh tóan Phòng qun đc sn xut H thng thông tin k toán Nhóm 12 - K11405B 9 hàng nên khi nhn hàng s không xác đnh đc là lô hàng ngi bán chuyn đn có chính xác v mu mã và s lng nh lô hàng mà công ty đt hàng vi ngi bán hay không. Vì vy, đn đt hàng nên lp thêm 2 liên na, mt liên gi cho b phn nhn hàng, liên còn li gi cho b phn yêu cu.  B phn kinh doanh kiêm trách nhim b phn mua hàng. Bi vì phòng kinh doanh thc hin quá trình đt hàng, la chn nhà cung cp, vic kiêm nhim c chc nng mua hàng d dn đn nhân viên đt hàng thông đng vi nhà cung cp, gây thit hi cho đn v.  kim soát tt, b phn mua hàng phi đc t chc đc lp vi các phòng ban khác và chu trách nhim thc hin mi nghip v mua nguyên vt liu t bên ngoài. Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô nh, vic t chc b phn mua hàng kin cho chi phí thc hin th tc này vt quá li ích. Do đó, nhóm đ xut khâu mua hàng nên giao cho mt cá nhân đc lp và đc giám sát cht ch, tách bit vi phòng kinh doanh.  Phiu yêu cu mua hàng không nht thit phi do Ban Giám đc xét duyt. Công vic này nên giao cho trng phòng kinh doanh. 2. Nhn hàng - Ti ngày giao hàng, ngi bán tin hành giao hàng và phiu giao hàng cho doanh nghip theo đúng đa ch đã tha thun. - B phn nhn hàng s tin hành đi chiu hàng giao so vi n đt hàng do phòng kinh doanh chuyn xung v chng loi, s lng, cht lng…và lp biên bn nhn hàng v các mt hàng thc t đã nhn. Biên bn nhn hàng đc lu ti b phn nhn hàng. n đt hàng đc chuyn tr li cho Phòng kinh doanh. - Nguyên vt liu đã đc nhp kho đy đ, phiu giao hàng đc chuyn đn cho th kho đ tin hành lp phiu nhp kho. Th kho và ngi giao nguyên vt liu ký vào phiu nhp kho hoàn tt quá trình nhn hàng. - Phiu nhp kho đc lp làm 3 liên, liên 1 giao k toán nguyên vt liu, liên 2 giao cho k toán thanh toán đ ghi s và làm th tc thanh toán, phiu giao hàng đc tr v cho b phn nhn hàng lu. - Cn c vào liên th 3, th kho tin hành lp và ký vào th kho ghi nhn vic nhp kho nguyên vt liu. Sau đó, liên 3 đc lu ti b phn kho. [...]... tra, ch p nh n thanh toán (do k toán m nh n) v i xét duy t chi qu thanh toán là m t bi n pháp 14 Nhóm 12 - K11405B ki m soát h u hi u Tuy nhiên, c khi xét duy y ch ng t xét duy t Và vi c xét duy t chi qu nên giao m t b ph n khác ( b ph n tài v ) th c hi n, c bi ng h p v ng m t ct y s gi m b c kh ng công vi c c a c III Ki n ngh s i chu trình chi phí 15 Phòng kinh doanh Nhóm 12 n hàng B ph n nh- K11405B... toán công ty (l p y nhi m chi g i t i ngân hàng ) : hình th c thanh toán này thu n ti c nh ng r i ro có th x y t mát ti n hay bi n th tài s n y nhi m chi nên l p làm 2 liên, m t liên g i cho ngân hàng, m i Vi c k toán n ph i tr và k toán thanh toán ph c tách làm hai b ph n riêng bi t toán n ph m nhi m luôn vai trò làm k toán thanh toán, vi c không có s tách r i gi a ch ghi chép và ch c hi n nghi p v chi. .. k toán thanh toán ch p nh n thông tin v thanh toán và l p y nhi m chi y nhi cg c ký phê duy th c hi n thanh toán Các ch ng t i b ph n y nhi m chí s c phê duy t s chuy n qua ngân hàng làm th t c thanh toán ti i bán, sau khi thanh toán xong, y nhi c ngân hàng g i v công ty - Khi nh c y nhi m chi, k toán thanh toán ti n hành ghi vào s chi ti t ph i tr y nhi i b ph n 12 Nhóm 12 - K11405B Hình dòng d li... i Th c t , công ty G&H có quy mô nh ti t ki m chi phí, b ph n nh n hàng và b ph n kho không c n ph i tách bi t thành hai b ph n riêng l 3 - Khi nguyên v t li u v n kho, nhân viên kho s thông báo cho b ph n kinh i v i khách hàng v vi c xu óa i bán chuy n cho Phòng kinh doanh , phòng kinh doanh s chuy n cho b ph n k toán - Nh i bán, k toán thanh toán ki i chi i các thông tin trên t hàng và phi u nh p... tin chi ti t sau: Hình 6 dòng d li u c p 1 x lý nh n hàng 10 Nhóm 12 - K11405B B ph n nh n hàng B ph n kho C Phòng kinh doanh hàng PNK BBNH hàng A C thanh toán Phòng kinh doanh kho N Hình 7 11 Nhóm 12 - K11405B N M t nhi u th i gian và th t c r c r i khi Phòng kinh doanh và b ph n nh n hàng s d t hàng Vì v y, c n có m n t i b ph n nh quá trình nh n hàng di n ra nhanh chóng, k p th i Th c t , công ty . dài, công ty nên thit lp b phn kim soát ni b và hoàn thin chu trình chi phí. Tng hp các nhn xét ca các hot đng trong chu trình chi phí, nhóm xin đ xut chu trình chi phí đ. ngh saăđi chu trình chi phí Mc dù chu trình chi phí ca công ty thc n chn nuôi G&H còn nhiu hn ch, tuy nhiên vn đm bo đc yêu cu cn thit cho hot đng ca công ty. Tuy nhiên,. trong chu trình, nhóm xin trình bày v chu trình chi phí thc t ti công ty TNHH thc n chn nuôi G&H. Qua đó rút ra đc nhng u khuyt đim ca chu trình ti công ty và đa ra bin pháp