Tiểu luận chu trình chi phí tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi gh

CHUăTRÌNHăCHIăPHÍăT I CÔNGăTYăTNHHăTH Că NăCH NăNUÔIăG&H GV:ăTri uăVi tăC ng TP H Chí Minh, 11/2014... Tài li u tham kh o: Khóaălu năt tănghi pă“Chuătrìnhămua,ănh păkhoănguyênă v tăli

CHUăTRÌNHăCHIăPHÍăT I CÔNGăTYăTNHHăTH Că NăCH NăNUÔIăG&H

GV:ăTri uăVi tăC ng

TP H Chí Minh, 11/2014

Tài li u tham kh o:

Khóaălu năt tănghi pă“Chuătrìnhămua,ănh păkhoănguyênă

v tăli uăvàăthanhătoánăchoănhàăcungăc păt iăCôngătyăTNHH

th că năch nănuôiăG&H”

<http://luanvan.net.vn/luan-van/khoa-luan-chu-trinh-mua-nhap-kho-nguyen-vat- lieu-va-thanh-toan-cho-nha-cung-cap-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan-nuoi-gh-62552/>

Nguy n Th H ng K114050860

Võ Th Kim Nhung K114050894

Tr n Th H ng Nh K114050898

V Th Huy n Thanh K114050913

M C L C

L i m đ u: 3

I Gi i thi u v công ty 3

1 C c u t ch c 3

2 T ch c công tác k toán c a công ty 4

II Chu trình chi phí t i công ty 5

1 t hàng v i nhà cung c p 6

2 Nh n hàng 9

3 Ghi nh n hóa đ n và thanh toán 12

III Chu trình chi phí đ xu t: 15

M c l c các hình trong bài

Hình 1: S đ t ch c c a công ty

Hình 2: T ch c b máy k toán c a công ty

Hình 3: S đ dòng d li u c p 1 chu trình chi phí

Hình 4: S đ dòng d li u c p 1 x lỦ đ t hàng

Hình 5: L u đ luân chuy n ch ng t x lỦ đ t hàng

Hình 6: S đ dòng d li u c p 1 x lỦ nh n hàng

Hình 7: L u đ luân chuy n ch ng t x lỦ nh n hàng

Hình 8: S đ dòng d li u c p 1 x lỦ ghi nh n hóa đ n và thanh toán

Hình 9: L u đ luân chuy n ch ng t x lỦ ghi nh n hóa đ n và thanh toán

Hình 10: L u đ luân chuy n ch ng t chu trình chi phí ( xu t)

L iăm ăđ u

Chu trình chi phí là m t trong nh ng chu trình quan tr ng trong quá trình ho t

đ ng c a công ty Nh t là trong th i đ i kinh t c nh tranh, vi c thi t l p và ki m soát chu trình này đ m b o v a phù h p v i đi u ki n c a công ty, v a đem l i hi u qu t t

nh t, h n ch đ c các sai sót có th x y ra là m t v n đ quan tr ng

hi u rõ h n v chu trình chi phí và m i quan h gi a các ho t đ ng trong chu trình, nhóm xin trình bày v chu trình chi phí th c t t i công ty TNHH th c n ch n nuôi G&H Qua đó rút ra đ c nh ng u khuy t đi m c a chu trình t i công ty và đ a

ra bi n pháp nh m hoàn thi n h n vi c th c hi n các ch tiêu đã đ a ra

I Gi i thi u v công ty

Công ty TNHH th c n ch n nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thu c Khu công nghi p Hòa Phú, V nh Long là công ty TNHH 2 thành viên tr lên 100%

v n đ u t Malaysia:

- Chuyên s n su t th c n ch n nuôi cho gia súc, gia c m

- Bán buôn th c n và nguyên v t li u làm th c n cho gia súc, gia c m

- Kinh doanh xu t nh p kh u nguyên li u th c n ch n nuôi

Cho t i th i đi m hi n t i, công ty ch có 37 cán b công nhân viên, tuy v y h u

h t l c l ng lao đ ng t i công ty đ u đ c đào t o

Trong công ty, m i ho t đ ng s n xu t kinh doanh đ u đ t d i s lãnh đ o c a Ban Giám đ c, ti p đ n là các phòng ban h tr cho Ban Giám đ c Các phòng ban có

ch c n ng, nhi m v khác nhau nh ng đ u có quan h ch t ch trong công tác xây

d ng và phát tri n công ty

Hình 1:ăS ăđ ăt ăch căc aăcôngăty

Ban giám đ c

Phòng qu n đ c

s n xu t

Phòng tài chính

Phòng k toán

Phòng nhân s

Phòng kinh

doanh

Phòng

marketing

Phòng xu

t-nh p kh u Phòng sales

Phòng k thu t,

v n hành Phòng KCS, hàng m u Phòng pha tr n thu c

Ch c n ng nhi m v c a t ng phòng ban chính:

- Ban Giám đ c: Lãnh đ o công ty, ch u trách nhi m toàn di n ho t đ ng trong công ty

- Phòng kinh doanh: Ti m hi u v đ i tác cung c p nguyên v t li u v ch t

l ng, giá c đ mua đ c hàng ch t l ng và giá c phù h p Tr c ti p ch u trách nhi m th c hi n các ho t đ ng mua hàng và ti p th bán hàng t i khách hàng

- Phòng nhân s : Theo dõi tình hình bi n đ ng, t ng gi m nhân s trong công ty, tham gia đ y đ các lo i b o hi m, h p đ ng và đ ngh t ng l ng khi phù

h p, có nhi m v b o qu n h s vi c làm và s sách liên quan đ n công nhân viên trong công ty

- Phòng tài chính: lên k ho ch v tài chính trong công ty

- Phòng k toán: Ghi nh n các nghi p v kinh t phát sinh t i công ty, b o qu n

s sách, s li u k toán đã báo cáo lên c p trên và c quan nhà n c, th c hi n theo chu n m c k toán hi n hành và pháp lu t T ng h p báo cáo hàng tháng, quỦ, n m

- Phòng qu n đ c s n xu t: Ki m soát hàng t n kho Giám sát s n xu t s n ph m cung ng cho phòng kinh doanh trong n c bán cho khách hàng v i ch t l ng

t t nh t theo đúng tiêu chu n mà phòng KCS đã ki m tra l y m u Hàng tháng

ph i h p v i phòng k toán ki m kê hàng t n kho đ lên báo cáo x lỦ hàng đ tránh tr ng h p xu t đi hàng đã quá h n s d ng và xu t sai hàng

Hình 2:ăT ăch căb ămáyăk ătoánăc aăcôngăty

Nhi m v c a t ng v trí K toán:

 K toán tr ng:

- Giám sát toàn b ho t đ ng c a phòng k toán

- T ch c công tác K toán cho nhân viên

- Tham m u cho Ban Giám đ c và ch u trách nhi m đ i v i các báo cáo tài chính

- i chi u và duy t nh ng ch ng t cho các nghi p v kinh t phát sinh th ng xuyên

- H ng d n và b sung nh ng thi u sót trong ph n hành c a nhân viên

N i g i báo cáo: Ban Giám đ c

 K toán t ng h p:

- T ng h p s li u c a các K toán viên đ l p Báo cáo tài chính

- Cùng v i K toán tr ng phân tích tình hình tài chính c a công ty trong m i

th i đi m phát hành cáo cáo, đ cung c p các thông tin tài chính cho Ban Giám

đ c đ l p chi n l c kinh doanh

N i g i báo cáo: K toán tr ng

 K toán nguyên v t li u: Ch u trách nhi m và ki m tra tình hình xu t - nh p – t n kho nguyên v t li u và báo cáo lên K toán t ng h p

 K toán thanh toán: Th c hi n các công tác k toán c a ph n hành công n ph i thu và ph i tr

 K toán bán hàng: Xu t hóa đ n, nh n đ n đ t hàng, ch m sóc khách hàng, l u

tr hóa đ n Hàng tháng ki m tra hóa đ n đ u ra v i đ n hàng

 Th qu : Thu ti n, chi ti n khi phát sinh nghi p v chi ti n m t Ph i h p v i Ban Giám đ c ki m kê qu hàng tháng và khi có yêu c u

Hình th c s k toán: công ty dùng hình th c s nh t kỦ chung đã ph n ánh và cung c p k p th i tình hình tài s n và ngu n v n, tình hình th c hi n các ch tiêu kinh

t tài chính, t đó giúp lãnh đ o công ty quy t đ nh đúng đ n k p th i các ph ng án kinh doanh

II Chu trình chi phí t i công ty

Mua,ănh păkhoănguyênăv tăli uăvàăthanhătoánăti năchoănhàăcungăc p

Ho t đ ng mua nguyên v t li u thanh toán ti n g m 4 ho t đ ng c b n:

- t mua nguyên v t li u

- Nh p kho nguyên v t li u

- Ghi nh n hóa đ n

- Thanh toán cho nhà cung c p

Các ho t đ ng này t o ra các quan h thông tin luân chuy n trong chu trình và

v i các đ i t ng bên ngoài h th ng Hình sau mô t s đ dòng d li u c p 1 c a chu trình

Hình 3: S đ dòng d li u c p 1 chu trình chi phí

1 t hàng v i nhà cung c p

ây là ho t đ ng đ u tiên c a chu trình, ho t đ ng này bao g m các ho t đ ng sau:

 Khi có nhu c u s n xu t, phòng qu n đ c s n xu t l p k ho ch s n xu t và thông báo cho phòng kinh doanh Nhân viên phòng kinh doanh c a công ty s

l p phi u yêu c u mua hàng

 Phi u này đ c g i t i tr ng phòng kinh doanh ki m tra và ký xác nh n, sau

đó g i lên cho Ban giám đ c ký duy t Phi u yêu c u mua hàng sau khi đ c

ký duy t đ c chuy n v phòng kinh doanh Phòng kinh doanh ki m th c hi n

th t c l a ch n nhà cung c p phù h p Sau đó trao đ i v i nhà cung c p v nguyên v t li u c n mua và l p đ n đ t hàng, chuy n cho Ban Giám đ c xét duy t

 n đ t hàng đ c l p làm 3 liên, liên 1 l u gi t i b ph n, liên 2 g i cho

ng i bán, liên còn l i g i cho b ph n k toán thanh toán

Phòng qu n

đ c SX

Nhà cung c p

Ngân hàng

S sách, báo cáo

t hàng 1.0

Nh n hàng 2.0

Ghi

nh n

H 3.0

Thanh toán 4.0

 Sau khi đ t mua nguyên v t li u, nhân viên phòng kinh doanh s xu ng kho trao

đ i v vi c chu n b nh p kho

Ho t đ ng đ t hàng v i ng i cung c p đ c mô t qua s đ dòng d li u chi

ti t nh sau:

Hình 4 :ăS ăđ dòng d li u c p 1 x lýăđ t hàng

L u đ ch ng t x lý đ t hàng:

Hìnhă5:ăL uăđ ăch ngăt ăx ălýăđ tăhàngă

Nh n xét:

 n đ t hàng ch l p 3 liên, v i s l ng này khi luân chuy n trong chu trình

không đ đáp ng nhu c u s d ng c a các b ph n B ph n nh n hàng và b

ph n yêu c u không có đ n đ t hàng đ làm c s đ i chi u, ki m tra khi nh n

L p Phi u YCMH

Xét duy t

YCMH đã duy t

YCMH

YCMH

A

A

B

B

YCMH đã duy t

L p n

đ t hàng – Xét duy t

n đ t h

n đ t hàng

N

Ng i bán

YCMH đã duy t

N

K toán thanh tóan Phòng qu n

đ c s n xu t

hàng nên khi nh n hàng s không xác đ nh đ c là lô hàng ng i bán chuy n

đ n có chính xác v m u mã và s l ng nh lô hàng mà công ty đ t hàng v i

ng i bán hay không

Vì v y, đ n đ t hàng nên l p thêm 2 liên n a, m t liên g i cho b ph n nh n hàng, liên còn l i g i cho b ph n yêu c u

 B ph n kinh doanh kiêm trách nhi m b ph n mua hàng

B i vì phòng kinh doanh th c hi n quá trình đ t hàng, l a ch n nhà cung c p,

vi c kiêm nhi m c ch c n ng mua hàng d d n đ n nhân viên đ t hàng thông

đ ng v i nhà cung c p, gây thi t h i cho đ n v

ki m soát t t, b ph n mua hàng ph i đ c t ch c đ c l p v i các phòng ban khác và ch u trách nhi m th c hi n m i nghi p v mua nguyên v t li u t bên ngoài Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô nh , vi c t ch c b

ph n mua hàng ki n cho chi phí th c hi n th t c này v t quá l i ích Do đó, nhóm đ xu t khâu mua hàng nên giao cho m t cá nhân đ c l p và đ c giám sát ch t ch , tách bi t v i phòng kinh doanh

 Phi u yêu c u mua hàng không nh t thi t ph i do Ban Giám đ c xét duy t Công vi c này nên giao cho tr ng phòng kinh doanh

2 Nh n hàng

- T i ngày giao hàng, ng i bán ti n hành giao hàng và phi u giao hàng cho doanh nghi p theo đúng đ a ch đã th a thu n

- B ph n nh n hàng s ti n hành đ i chi u hàng giao so v i n đ t hàng do phòng kinh doanh chuy n xu ng v ch ng lo i, s l ng, ch t l ng…và l p biên b n nh n hàng v các m t hàng th c t đã nh n Biên b n nh n hàng đ c

l u t i b ph n nh n hàng n đ t hàng đ c chuy n tr l i cho Phòng kinh doanh

- Nguyên v t li u đã đ c nh p kho đ y đ , phi u giao hàng đ c chuy n đ n cho th kho đ ti n hành l p phi u nh p kho Th kho và ng i giao nguyên

v t li u ký vào phi u nh p kho hoàn t t quá trình nh n hàng

- Phi u nh p kho đ c l p làm 3 liên, liên 1 giao k toán nguyên v t li u, liên

2 giao cho k toán thanh toán đ ghi s và làm th t c thanh toán, phi u giao hàng đ c tr v cho b ph n nh n hàng l u

- C n c vào liên th 3, th kho ti n hành l p và ký vào th kho ghi nh n vi c

nh p kho nguyên v t li u Sau đó, liên 3 đ c l u t i b ph n kho

Các ho t đ ng này t o ra dòng thông tin chi ti t sau:

Hình 6 :ăS ăđ dòng d li u c p 1 x lý nh n hàng

L u đ ch ng t x lỦ nh n hàng

Hình 7 :ăL uăđ ăch ngăt ăx ălýănh năhàng

L p

PNK

Phi u giao hàng (đã ki m tra)

Phi u nh p kho

đã kỦ

Phi u nh p kho

đã kỦ

Phi u nh p kho

Ghi th

kho

C

Nhà cung c p

Phi u giao hàng

(đã ki m tra)

Phi u giao

hàng

A

Ki m hàng, l p

BBNH

C

K toán

thanh toán

K toán NVL

Th kho

Biên b n nh n

hàng

PGH đã

ki m tra

Phòng kinh doanh

H

H

Phòng kinh doanh

N

Nh n xét:

 M t nhi u th i gian và th t c r c r i khi Phòng kinh doanh và b ph n nh n hàng s d ng chung 1 liên n đ t hàng

Vì v y, c n có m t n đ t hàng đ c l u s n t i b ph n nh n hàng đ quá trình nh n hàng di n ra nhanh chóng, k p th i

 Th c t , công ty G&H có quy mô nh , đ ti t ki m chi phí, b ph n nh n hàng

và b ph n kho không c n ph i tách bi t thành hai b ph n riêng l

3 Ghi nh n hóa đ n và thanh toán

Quy trình ch p thu n hóa đ n và thanh toán bao g m các ho t đ ng:

- Khi nguyên v t li u v đ n kho, nhân viên kho s thông báo cho b ph n kinh doanh đ trao đ i v i khách hàng v vi c xu t hóa đ n bán hàng Hóa đ n bán hàng đ c ng i bán chuy n đ n cho Phòng kinh doanh , sau đó phòng kinh doanh s chuy n cho b ph n k toán

- Nh n đ c hóa đ n ng i bán, k toán thanh toán ki m tra hóa đ n, so sánh đ i chi u các thông tin trên hóa đ n v i các thông tin trên đ n đ t hàng và phi u

nh p kho N u các thông tin trên hóa đ n phù h p, đ y đ và chính xác thì k toán thanh toán ch p nh n hóa đ n, ghi nh n thông tin v ngh a v thanh toán

và l p y nhi m chi

- y nhi m chi đ c g i cho giám đ c ký phê duy t đ th c hi n thanh toán Các

ch ng t khác đ c l u t i b ph n

- y nhi m chí sau khi đ c phê duy t s chuy n qua ngân hàng làm th t c thanh toán ti n cho ng i bán, sau khi thanh toán xong, y nhi m chi đ c ngân hàng g i v công ty

- Khi nh n đ c y nhi m chi, k toán thanh toán ti n hành ghi vào s chi ti t

ph i tr y nhi m chi đ c l u t i b ph n

Hình sau mô t thông tin v ho t đ ng ch p nh n hóa đ n và thanh toán ti n cho nhà cung c p

Hình 8:ăS ăđ dòng d li u c p 1 x lý nh năhóaăđ năvàăthanhătoán

L u đô luân chuy n ch ng t

Hìnhă9:ăL uăđ ăch ngăt ăx ălýăhóaăđ năvàăthanhătoánăchoănhàăcungăc p

Nh n xét:

- Hình th c thanh toán công ty (l p y nhi m chi g i t i ngân hàng ) : hình th c thanh toán này thu n ti n, nhanh chóng và tránh đ c nh ng r i ro có th x y

ra nh m t mát ti n hay bi n th tài s n

- y nhi m chi nên l p làm 2 liên, m t liên g i cho ngân hàng, m t liên l u t i

đ n v

- Vi c k toán n ph i tr và k toán thanh toán ph i đ c tách làm hai b ph n riêng bi t đây k toán n ph i thu đ m nhi m luôn vai trò làm k toán thanh toán, vi c không có s tách r i gi a ch c n ng ghi chép và ch c n ng th c hi n nghi p v chi tr Vi c không tôn tr ng nguyên t c b t kiêm nhi m d d n đ n

kh n ng sai ph m, gian l n

- S tách r i gi a hai ch c n ng là ki m tra, ch p nh n thanh toán (do k toán thanh toán đ m nh n) v i xét duy t chi qu đ thanh toán là m t bi n pháp

UNC

D

Xét duy t

UNC đã xét duy t

Ngân hàng

H

D

i chi u, ktra, l p UNC

PNK

ki m soát h u hi u Tuy nhiên, Ban Giám đ c khi xét duy t UNC nên có đ y

đ ch ng t làm c n c xét duy t Và vi c xét duy t chi qu nên giao m t b

ph n khác ( b ph n tài v ) th c hi n, c bi t trong tr ng h p v ng m t ban giám đ c t i đ n v Nh v y s gi m b t đ c kh i l ng công vi c c a Ban Giám đ c

III Ki n ngh s aăđ i chu trình chi phí

M c dù chu trình chi phí c a công ty th c n ch n nuôi G&H còn nhi u h n ch , tuy nhiên v n đ m b o đ c yêu c u c n thi t cho ho t đ ng c a công ty Tuy nhiên,

đ đ m b o cho s m r ng và phát tri n lâu dài, công ty nên thi t l p b ph n ki m soát n i b và hoàn thi n chu trình chi phí

T ng h p các nh n xét c a các ho t đ ng trong chu trình chi phí, nhóm xin đ

xu t chu trình chi phí đ c i thi n cho ho t đ ng mua nguyên v t li u thanh toán ngay

t i công ty TNHH th c n ch n nuôi G&H nh hình sau

Xét duy t

H đã duy t(5 liên)

H (5 liên) YCMH

A

B

B

Phòng qu n đ c

s n xu t

Xét duy t,

L p n

đ t hàng

A

Ng i bán

YCMH đã

duy t

N

K toán thanh tóan

H (5 liên)

H

L p

PNK

Phi u giao hàng (đã ki m tra)

Phi u nh p kho

đã kỦ

Phi u nh p kho

Phi u nh p kho

Ghi th

kho

C

Nhà cung c p

Phi u giao hàng (đã ki m tra)

Phi u giao hàng

L p biên b n

nh n

hàng

C

K toán

thanh toán

K toán NVL

Th kho

Biên b n nh n

hàng

PGH đã

ki m tra

H

H

Phòng mua hàng

P.Qu n đ c SX

N