Báo cáo tổng hợp về công tác tổ chức nhân sự tại Công ty Cổ phần Xây lắp Vinaconex HOÀNG NAM

Kỹ năng lãnh đạo BÀI TẬP MÔN: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO Lớp chuyên ngành: Quản lý kinh tế 51A _____________________ Danh sách nhóm: 1. Phan Thị Mai Anh 2. Lê Thị Hồng Hạnh 3. Vũ Mạnh Hùng 4. Nguyễn Thanh Hương : CQ510293 : CQ511257 : CQ511658 : CQ511719 I. Cơ sở lý luận về tạo động lực cho nhân viên trong tổ chức 1. Khái niệm và vai trò của việc tạo động lực làm việc cho nhân viên 1.1. Khái niệm Động lực là động cơ thúc đẩy tất cả các hành động của con người. Đây là một trạng thái nội tại, cung cấp sinh lực và hướng con người vào những hành vi có mục đích. Nền tảng của động lực là các cảm xúc, mà cụ thể, nó dựa trên sự né tránh, những trải nghiệm cảm xúc tiêu cực và tìm kiếm những cảm xúc tích cực. Tạo động lực làm việc là dẫn dắt nhân viên đạt được những mục tiêu đã đề ra với nỗ lực lớn nhất. 1.2. Tầm quan trọng của việc tạo động lực Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng năng suất lao động chịu tác động của 2 biến số năng lực và động lực. Trong đó năng lực là tổng hợp các yếu tố giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm. Để cải thiện năng lực cần thời gian dài. Trái lại, động lực làm việc của nhân viên có thể được nâng cao nhanh chóng thông qua chính sách quản lý và chính sách đãi ngộ. Như vậy, khi các cấp quản lý có chính sách đãi ngộ hiệu quả sẽ góp phần to lớn trong việc nâng cao động lực làm việc của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất làm việc của tổ chức. 2. Các học thuyết tạo động lực thúc đẩy người lao động 2.1. Học thuyết nhu cầu của Maslow 1 Được tôn trọng Nhu cầu Xã hội Nhu cầu an toàn Nhu cầu sinh lý Tự khẳng định bản thân Kỹ năng lãnh đạo Theo Maslow nhu cầu của con người được chia thành 5 mức độ và tăng dần theo hình thang như sau: Trong đó được chia: − 3 nhu cầu tối thiểu: + Nhu cầu sinh lý: là những nhu cầu nhưăn mặc, ở, đi lại… + Nhu cầu an toàn: Là các chếđộ như BHXH, BHYT được đáp ứng đầy đủ cho người lao động theo quy định của nhà nước + Nhu cầu xã hội: là quan hệ nhân sự giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau trong cùng một đơn vị… một cách phù hợp và hợp tác. − 2 nhu cầu bậc cao: 2 Kỹ năng lãnh đạo + Nhu cầu được tôn trọng: sau khi những nhu cầu tối thiểu được đáp ứng người lao động sẽ có những nguyện vọng như: có chức danh, địa vị của từng người lao động được khẳng định ở những lĩnh vực nhất định. + Nhu cầu khẳng định bản thân: những người lao động luôn muốn có được môi trường làm việc thoải mái, được giao những công việc mang tính chất thách thức để họ chứng tỏđược năng lực của bản thân mình.  Ý nghĩa của học thuyết: − Xác định được người lao động ở mức độ nhu cầu nào − Tìm cách đáp ứng dựa vào 2 cơ sở căn bản sau: Mục tiêu của tổ chức; Khả năng tài chính trong từng thời kỳ 2.2. Học thuyết về sự tăng cường tích cực của B.F.Skinner (Học thuyết cải biến hành vi) Học thuyết này cho rằng người lao động đi làm có 2 thái cực hành vi là tích cực và tiêu cực. Vì vậy, để quản lý họ thì các nhà quản lý phải xây dựng 2 công cụ là thưởng và phạt. Theo đó, hành vi được thưởng có xu hướng được lập lại nhiều lần, còn hành vi bị phạt thì phải được loại bỏ dần vì nếu nhấn mạnh quá vào phạt thì sẽ gây xu hướng tiêu cực cho người lao động.  Ý nghĩa của học thuyết: − Xây dựng chuẩn mực hành vi: nhóm khuyến khích (tích cực) và nhóm tiêu cực. − Xây dựng hệ thống thưởng phạt gắn kết với những hành vi đã được ấn định. − Tuyên truyền giải thích cho người lao động hiểu rõ. − Thực hiện theo những điều đã cam kết 2.3. Học thuyết về sự kỳ vọng (Victor Room) 1 nỗ lực 1 kết quả 1 phần thưởng Động lực nỗ lực kết quả thực tế phần thưởng kỳ vọng Theo học thuyết này khi người chủ công nhận kết quả làm việc của người lao động bằng cách trao phần thưởng sẽ là cách tốt nhất để khuyến khích người lao động hăng say làm việc hơn nữa. 3 Kỹ năng lãnh đạo  Ý nghĩa của học thuyết: − Khuyến khích tạo ra kỳ vọng cao của người lao động đối với tổ chức. − Cho người lao động thấy rõ mối quan hệ giữa nỗ lực với kết quả làm việc, thể hiện qua cách đánh giá thực hiện công việc một cách công bằng. 2.4. Học thuyết hệ thống hai yếu tố Nhóm hai yếu tố tác động đến việc tạo động lực cho người lao động là môi trường và động lực. − Các yếu tố thuộc môi trường: Điều kiện làm việc, sự hướng dẫn trong công việc, quan hệ nhân sự, tiền lương, liên quan đến chính sách nhân sự – thực hiện chính sách nhân sự trong tổ chức. Tác động của yếu tố này là làm ngăn ngừa sự không thoả mãn trong lao động. Yếu tố này có trước vàđộng lực có sau. − Các yếu tố động lực: thừa nhận thành tích, sự thăng tiến trong công việc, địa vị, sự thành đạt, bản thân công việc người lao động đảm nhận có hấp dẫn hay tạo điều kiện cho người lao động phấn đấu hay không? Sự phân chia trách nhiệm, nhiệm vụ trong công việc.  Ý nghĩa của học thuyết: − Nhấn mạnh yếu tố môi trường − Sự phân chia trách nhiệm, nhiệm vụ trong công việc. 3. Các công cụ tạo động lực cho người lao động 3.1. Công cụ kinh tế Các công cụ kinh tế tạo ra sự quan tâm vật chất thiết yếu của đối tượng quản lý, chức đựng nhiều yếu tố kích thích kinh tế. Nó tạo ra tác động nhạy bén, linh hoạt, phát huy được tính chủ động, sáng tạo của con người và phân hệ trong tổ chức. Nếu sử dụng công cụ kinh tế đúng đắn, các lợi ích được thực hiện thỏa đáng thì người lao động sẽ hăng hái hoàn thành các nhiệm vụ chung. Các công cụ kinh tế bao gồm công cụ kinh tế trực tiếp và công cụ kinh tế gián tiếp: 4 Kỹ năng lãnh đạo − Công cụ kinh tế trực tiếp: tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp, bồ dưỡng, chế độ phân chia lợi nhuận, biến người lao động thành chủ sở hữu… − Công cụ kinh tế gián tiếp: các chính sách mà doanh nghiệp áp dụng như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm thất nghiệp, kế hoạch về hưu, nghỉ lễ, nghỉ ốm, thai sản; chế độ nghỉ dưỡng, du lịch, trang bị máy móc thiết bị như máy vi tính, di động, nhà ăn, nhà ở…; chính sách đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên. 3.2. Công cụ tâm lý, giáo dục Công cụ tâm lý là kiến thức và sự nhạy cảm tâm lý của nhà quản lý. Nguyên tắc ở đây là cần đối xử với con người phù hợp với đặc điểm tâm lý của họ để đạt kết quả cao trong công việc. Công cụ giáo dục là những tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và sự nhiệt tình của họ trong công việc. Đặc trưng của công cụ này là tính thuyết phục, làm cho con người phân biệt được phải – trái, đúng – sai, đẹp – xấu, thiện – ác, từ đó nâng cao tính tự giác làm việc và sự gắn bó với tổ chức. 3.3. Công cụ tổ chức Công cụ tổ chức là vị thế của người lao động trong tổ chức, hệ thống cấp bậc. Theo hướng tác động này, người lãnh đạo ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động… nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong tổ chức. 3.4. Công cụ hành chính Công cụ hành chính là hệ thống pháp luật, văn bản hành chính và biện pháp chế tài xử lý của tổ chức. Đây là hướng hoạt động nhằm điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý. Theo đó, người lãnh đạo đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện. Sử dụng công cụ hành chính đòi hỏi người lãnh đạo phải có quyết định rõ rang, dứt khoát. II. Phân tích thực trạng các công cụ tạo động lực tại công ty Triều Nhật 1. Công cụ kinh tế 1.1. Công cụ kinh tế trực tiếp.  Tiền lương 5 Kỹ năng lãnh đạo Công ty TNHH Triều Nhật trả lương cho người lao động áp dụng hệ thống thang bảng lương do nhà nước ban hành. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và áp dụng cho tất cả nhân viên trong Công ty. Chế độ trả lương thời gian ở công ty là chế độ trả lương thời gian đơn giản cộng với phần lương trách nhiệm. Số ngày làm việc thực tế trong tháng của từng người được xác định dựa vào bảng chấm công. Việc chấm công do nhân viên nhân sự chấm. Đến ngày 24 hàng tháng cán bộ nhân sự gửi lương chấm công cho trưởng phòng xem và ký duyệt, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt lần cuối. Căn cứ vào đó kế toán tiền lương tính ra số tiền phải trả cho từng người trong tháng. Bảng 1: Bảng lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng tháng 01/2008 STT Họ và tên Chức danh Lương cơ bản Ngày công thường Lương thực tế Phụ cấp Tổng thu nhập 1 Lương Thị Phương Hạnh TP 1,500,000 26 1,850,000 550,000 3,900,000 2 Nguyễn Thị Thu Huyền NV 1,000,000 25 1,250,000 2,250,000 3 Phùng thi Luyến NV 1,200,000 26 1,500,000 2,700,000 4 Bùi Thị Hưng NV 1,200,000 25 1,560,000 2,760,000 5 Trần Thị Mai Hương NV 800,000 24 1,000,000 1,800,000 6 Lê Phương Thùy TP 1,200,000 25 1,760,000 300,000 3,260,000 7 Lê Thị Tuyến NV 1,200,000 26 1,400,000 2,600,000 8 Nguyễn Văn Sơn NV 1,300,000 25 1,650,000 2,950,000 6 Kỹ năng lãnh đạo  Đánh giá: Hình thức trả lương ngày khuyến khích người lao động đi làm đầy đủ số ngày công trong tháng. Người lao động đã được hưởng thêm phần lương trách nhiệm, khiến cho họ gắn bó với công việc hơn, làm việc có hiệu quả hơn.  Tiền thưởng Ngoài việc quan tâm đến tiền lương, Công ty còn quan tâm đến tiền thưởng dành cho người lao động. Hiện nay Công ty áp dụng 2 hình thức tiền thưởng là: khen thưởng thường xuyên và khen thưởng theo đợt. Khen thưởng thường xuyên Hình thức khen thưởng: − Đối với tập thể: Tổ có thành tích xuất sắc nhất (01 tổ); Tổ có thành tích xuất sắc (03 tổ) − Đối với cá nhân: Hằng năm, công ty có bình bầu nhân viên xuất sắc của năm. Đối với hình thức khen thưởng này, mỗi bộ phận sẽ bình bầu, đánh giá kết quả thi đua của từng cá nhân để bầu ra cá nhân xuất sắc nhất bộ phận trong năm. Bảng 2: Mức thưởng cho các cá nhân và tập thể xuất sắc năm ST T Danh hiệu khen thưởng Mức thưởng 1 Nhân viên xuất sắc trong năm 2007 01 tivi LCD LG 21 inches và 2.000.000 đ 2 Tổ xuất sắc nhất trong năm 2007 10.000.000 đ/tổ 3 Tổ xuất sắc năm 2007 3.000.000 đ/tổ (Nguồn Phòng kế toán) Cụ thể về chi phí thưởng năm của công ty TNHH Triều Nhật trong năm 2007 như sau: 7 Kỹ năng lãnh đạo Bảng 3: Bảng kê chi phí thưởng năm cho các cá nhân và tập thể xuất sắc STT Danh hiệu Cá nhân, tập thể đạt Chi phí thưởng VNĐ 1 Nhân viên bàn xuất sắc nhất Nguyễn Phương Duy 7.000.000 2 Nhân viên Bếp xuất sắc nhất Trịnh Bá Công 7.000.000 3 Nhân viên lễ tân xuất sắc nhất Nguyễn Thị Hà 7.000.000 4 Tổ xuất sắc nhất Tổ 2, Bộ phận bàn 10.000.000 5 Tổ xuất sắc 1 Tổ 1, Bộ phận bếp 3.000.000 6 Tổ xuất sắc 2 Tổ 2, Bộ phận Lễ Tân 3.000.000 7 Tổ xuất sắc 3 Tổ 1, Bộ phận bàn 3.000.000 Tổng cộng 40.000.000 Ngoài các mức thưởng theo danh hiệu thi đua cá nhân và tập thể, toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ được hưởng mức thưởng lương tháng 13 theo quy định của nhà nước. Khen thưởng theo đợt Hiện tại, công ty đang áp dụng các hình thức khen thưởng theo đợt như: Khen thưởng hàng tháng; Khen thưởng theo dự án, Khen thưởng cho các sáng kiến cải tiến chất lượng dịch vụ. − Khen thưởng hàng tháng: Hàng tháng Công ty sẽ đánh giá hiệu qủa làm việc của từng công nhân viên. Mức thưởng thực tế áp dụng cho tháng tương ứng cụ thể như sau: 8 Kỹ năng lãnh đạo + Xuất sắc: 1,2* mức thưởng bậc tương ứng. + Giỏi: 1,1* mức thưởng bậc tương ứng. + Khá: 1,0* mức thưởng bậc tương ứng. + Trung bình: 0,9* mức thưởng bậc tương ứng. + Yếu: 0,8* mức thưởng bậc tương ứng. Mức thưởng bậc tương ứng là: 800.000 VNĐ. − Khen thưởng theo dự án: Do đặc thù của ngành nghề, công ty TNHH Triều Nhật thường có các dự án nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng nhằm tăng doanh số của công ty như: + Làm bánh nướng, bánh dẻo bán phục vụ tết Trung Thu + Làm mứt, kẹo phục vụ tết Nguyên Đán + Làm bánh ngọt hình trái tim phủ Socola phục vụ ngày lễ tình nhân 14/2 + Dự án xây dựng khu nhà nghỉ an dưỡng phục vụ vui chơi giải tríở Sơn Tây Mức thưởng theo dự án không cố định mà do Giám đốc quyết định, tùy thuộc vào mức độ thành công của dự án mà có chế độ thưởng thích hợp cho các nhân viên tham gia vào dự án. Mức thưởng thấp nhất cho một dự án là 500.000đ/nhân viên tham gia. Bảng 4: Bảng kê chi tiết thưởng theo dự án năm STT Tên dự án Số người tham gia Thưởng dựán VNĐ Mức thưởng /Người VNĐ 1 Bánh trung thu 5 15.000.000 3.000.000 2 Bánh Valentine 5 10.000.000 2.000.000 3 Bánh mứt kẹo tết 10 30.000.000 3.000.000 9 Kỹ năng lãnh đạo Nguyên Đán 4 Khu an dưỡng 20 20.000.000 1.000.000 Tổng cộng 75.000.000 Khen thưởng cho các sáng kiến cải tiến chất lượng dịch vụ Việc đánh giá mức thưởng cho các sáng kiến phải được Giám đốc phê duyệt và đánh giá là có tầm quan trọng và ứng dụng thực tế, đem lại lợi nhuận cho công ty. Mức thưởng tối thiểu đối với sáng kiến được Giám đốc phê duyệt là: 1.000.000đ. Trong năm 2007, có 03 cá nhân được khen thưởng theo chế độ khen thưởng này. 10 [...]... lý tổ sẽ làm việc với phòng tổ chức và nếu sau khi tổ trưởng về giải thích mà ngừơi nhân viên đó vẫn chưa cảm thấy thỏa đáng thì có thể trực tiếp lên hỏi rõ người cán bộ phụ trách về tiền lương Công tác này cũng thực hiện nghiêm túc nên tạo sự công khai về hệ thống trả công cho người lao động tại Công ty 18 Kỹ năng lãnh đạo Công ty có một ưu điểm rất lớn đó là đội ngũ lãnh đạo và nhân viên làm việc tại. .. nghiệp trong Công ty rất tốt, không xảy ra mâu thuẫn đồng nghiệp 4 Công cụ tổ chức Giám đốc là người có quyền cao nhất trong Công ty Nhiệm vụ quản lý chung mọi hoạt động trong Công ty Giám đốc điều hành là người phụ trách về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra thuận lợi, nhịp nhàng Chức năng chủ yếu của phòng hành chính nhân sự là thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm báo chất lượng... thành công việc đã được giao 2.3 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Thực tế tại Công ty, các phong trào đã phát triển mạnh bằng giải văn nghệ, thể dục thể thao…thường xuyên được tổ chức nhân dịp các ngày lễ như 2/9, 30/4… và được rất nhiều người lao động tham gia hưởng ứng Công ty có tổ chức cho nhân viên tham gia khóa học: Xây dựng văn hóa doanh nghiêp.” Nhằm giúp cho nhân viên Công ty hiểu biết hơn về văn... của Công ty Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện đào tạo và tái đào tạo nhân viên Công ty Tổ chức quản lý nhân sự cho toàn Công ty Xây dựng qui chế lương thưởng, các 19 Kỹ năng lãnh đạo biện pháp khuyến khích kích thích người lao động làm việc, thực hiên các chế độ cho người lao động Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động trong Công. .. trong Công ty Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự là lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng quý và hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc... lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc Tổ chức việc đào tạo nhân viên công ty Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của Công ty Xây dựng và thực hiện các chính sách đối với người lao động Tổ chức theo... nước, đối với người lao động đang công tác trực tiếp tại công ty, không may bị qua đời vì bất cứ lý do gì thì đều được công ty hỗ trợ tiền mai táng cố định có sự tham gia của công đoàn là 200.000đ/người Còn đối với người thân (bố, mẹ, vợ, chồng, con) thì được Công đoàn công ty hỗ trợ 100.000đ/người, ngoài ra còn có sự hỗ trợ của Công đoàn phòng, tổ nơi người lao động công tác trực tiếp − Tiền các ngày... lượng làm việc cho nhân viên − Trong công tác tổ chức, nên xây dựng chính sách mở cho người lao động tham gia vào việc xây dựng tổ chức, việc này tạo nên tính dân chủ cao trong việc kích thích người lao động góp ý trong công tác xây dựng, tạo cho người lao động thấy mình − được quan tâm đến trong tổ chức Các trưởng phòng ban, là những người trực tiếp lãnh đạo nhân viên trong công ty phải tự mình nhận... cho công ty 2 Công cụ tâm lý, giáo dục 2.1 Bầu không khí làm việc Chủ trương của Công ty là tạo nên một bầu không khí làm việc thân thiện giữa những người công nhân với nhau, giữa cán bộ quản lý với công nhân của mình Công ty đề cao việc xây dựng một bầu không khí xã hội trong Công ty là bình đẳng nhưng không qúa tự do Các biện pháp mà Công ty đã áp dụng để xây dựng bầu không khí tâm lý tại nơi làm việc... của công ty Nhân viên có say mê làm việc và rèn luyện sau mỗi khóa đào tạo, điều này chắc chắn sẽ làm cho nhân viên thấy gắn bó với công ty hơn, từ đó hiệu suất làm việc cũng sẽ tăng theo  Đánh giá: Công ty TNHH Triều Nhật là một trong số ít các công ty tư nhân có quy mô không lớn nhưng rất quan tâm đến công tác đào tạo nhân viên Chính quan điểm chú trọng đầu tư vào yếu tố con người của công ty đã . yêu cầu, chiến lược của Công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện đào tạo và tái đào tạo nhân viên Công ty. Tổ chức quản lý nhân sự cho toàn Công ty. Xây dựng qui chế lương thưởng,. cao tính tự giác làm việc và sự gắn bó với tổ chức. 3.3. Công cụ tổ chức Công cụ tổ chức là vị thế của người lao động trong tổ chức, hệ thống cấp bậc. Theo hướng tác động này, người lãnh đạo. phụ trách về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra thuận lợi, nhịp nhàng. Chức năng chủ yếu của phòng hành chính nhân sự là thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm báo chất