td461

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG MỘT TỔ CHỨC 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1.1.1.Cơ cấu " Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thứ

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức nhất định Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao nhiệm vụ quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý tổ chức

và tiến tới đạt mục tiêu chung Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức Trong giai đoạn cạnh tranh và hội nhập như hiện nay đòi hỏi bất kỳ một

tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải năng động nắm bắt kịp sự thay đổi của thị trường Muốn như vậy việc đầu tiên là tổ chức phải có một cơ cấu tổ chức quản lý có hiệu quả Chính vì thế cải tiến bộ máy quản lý của công ty là công việc bắt buộc khi trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý còn bộc lộ những hạn chế và chưa phù hợp với yêu cầu của môi trường kinh doanh

Hiện nay công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động là một doanh nghiệp nhà nước mới tiến hành sang cổ phần hoá Do chuyển sang loại hình sở hữu mới mặc dù đã có những thay đổi cơ chế tổ chức bộ máy quản lý song trên thực tế quá trình hoạt động gắn với môi trường kinh doanh bộ máy

cơ cấu này còn bộc lộ nhiều hạn chế chính vì vậy đòi hỏi phải được cải tiến để thích nghi với môi trường, nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh

Trong thời gian đi thực tập tại công ty, xuất phát từ những tìm hiểu, nghiên

cứu của bản thân, em đã quyết định lựa chọn đề tài: "Cải tiến cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hơp tác lao động( OLECO)" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Mục đích của đề tài : nhằm hoàn thiện kiến thức đã học , tiếp thu tích luỹ thêm kinh nghiệm thực tiễn

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu : cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công

ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động(OLECO), các phòng ban chức năng, vị trí quản lý của công ty

Đề tài sử dụng số liệu sơ cấp, thứ cấp, đó là số liệu thống kê của công ty

và phương pháp thống kê để tổng hợp đánh giá

Bố cục của đề tài:

Chương I: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức

Chương II: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công

ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO)

Chương III: Một số giải pháp nhằm cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý tại công ty Cổ phần xây dựng, dich vụ và hơp tác lao động ( OLECO)

Do nôi dung đề tài khá phức tạp và năng lực trình độ hạn chế , thời gian không có nhiều nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em kính mong nhận được những đóng góp , sự chỉ bảo của thầy giáo Đồng thời em cũng xin cảm ơn các cô chú trong phòng tổ chức hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như cung cấp số liệu và đóng góp ý kiến để em hoàn thành chuyên đề này

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ

MÁY QUẢN LÝ TRONG MỘT TỔ CHỨC

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1.1.1.Cơ cấu

" Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung"( Tiến sỹ Trần Xuân Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hội- Nhà xuất bản lao động xã hội- 2001-trang 31)

1.1.2 Tổ chức

" Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác với nhau, cùng làm việc hướng tới các mục tiêu chung, và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định"( Ducan, 1981) ( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- Giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 207)

" Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt mục tiêu chung".( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn - Giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 208)

Mỗi khái niệm về tổ chức lại nhấn mạnh vào các khía cạnh khác nhau Nếu như khái niệm thứ nhất của Ducan nhấn mạnh về yếu tố con người trong tổ chức thì định nghĩa thứ hai nhấn mạnh vào sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng tạo nên tổ chức

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

" Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức" ( Griffin và Moorhead 2001) (Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 208)

" Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân ) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định , được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định" ( Tiến sỹ Đoàn Thị Thu Hà, Tiến sỹ Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị học- Nhà xuất bản Hà Nội- trang 170)

Cơ cấu tổ chức xác định các công việc được chính thức phân công tập hợp như thế nào Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức chính là bố trí, sắp xếp và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung Cơ cấu tổ chức được thể hiện rõ trong sơ đồ cơ cấu

tổ chức

1.1.4 Bộ máy quản lý

" Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực

kỳ quan trọng, ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức"( Tiến sỹ Trần Xuân Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hôi- Nhà xuất bản lao động xã hội 2002- trang 32)

1.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

" Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý tổ chức và tiến tới mục tiêu xác định" ( GS.TS Nguyễn Thành Độ và TS Nguyễn Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị kinh doanh- Nhà xuất bản lao động xã hội- 2004 - trang 142)

1.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.2.1.1 Chuyên môn hoá công việc

Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động được hiểu là một công việc không chỉ do một cá nhân thực hiện mà được chia thành nhiều bước

do một cá nhân riêng lẻ hoàn tất

1.2.1.2 Bộ phận hoá

Sau khi phân công công việc theo chuyên môn hoá, việc tập hợp các công các loại dịch vụ , sản phẩm của tổ chức

- Bộ phận hoá theo khách hàng do khách hàng trong mỗi bộ phận có việc

đó thành các nhiệm vụ chung để phối hợp với nhau Bộ phận hoá theo đó là cách mà những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhau và được phân bố cho những nhóm làm việc

Có 4 phương pháp bộ phận hoá

- Bộ phận hoá theo chức năng: là tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc dựa trên các chức năng kinh doanh như marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính

- Bộ phận hoá theo sản phẩm : các nhiệm vụ cũng được phân bố hoá dựa trên những loại vốn và nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hang

Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu vào quá trình hoạt động vì người lao động trong tổ chức còn phải hoạt động để thực hiện bất kỳ một công việc nào cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với kháchhàng

- Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ: là những nhóm hoạt động hay những nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý

1.2.1.3 Phạm vi quản lý

Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp

mà một người quản lý có thể điều hành hiệu quả

1.2.1.4 Tập quyền và phân quyền

Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tập chung ở cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức

Phân quyền là tổ chức mà ở đó các quy định về tổ chức đều có sự tham gia đóng góp của nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất

Tập quyền và phân quyền là hai khái niệm mâu thuẫn nhưng cùng thống nhất trong một tổ chức Để quản lý tốt không chỉ biết tập quyền mà còn đòi hỏi phân quyền Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới một quy mô và một trình độ phát triển nhất định khiến cho người lãnh đạo không thể đảm đương mọi việc quản lý của tổ chức

Bên cạnh khái niệm tập quyền và phân quyền còn một khái niệm thường được sử dụng trong tổ chức đó là uỷ quyền Uỷ quyền là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định Như vậy uỷ quyền cũng là một hình thức của phân quyền nhưng nó không phân quyền hoàn toàn mà vẫn gắn liền với người lãnh đạo uỷ quyền, người được uỷ quyền ra quyết định dựa trên cơ sở nhân danh , không những phải tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước

Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý , đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành

Hệ thống điều hành có mối quan hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý Phạm

vi quản lý có thể ảnh hưởng tới lượng quyền lực cấp bậc trong tổ chức Nếu phạm vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực giảm đi còn nếu phạm vi quản

lý hẹp thì số cấp bậc quyền lực tăng Hệ thống điều hành cũng liên quan đến quy mô của tổ chức, quy mô tổ chức càng lớn thì nhu cầu phối hợp các hoạt động trong tổ chức càng tăng thì hệ thống điều hành cũng tăng

1.2.2 Yêu cầu khi xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

* Tính thống nhất về mục tiêu

Để một tổ chức hoạt động có hiệu quả thì việc đưa và thực hiện đúng như mục tiêu là hết sức quan trọng Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu như cơ cấu tổ chức đó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng để thực hiện, thúc đẩy hoạt động theo những mục tiêu nhất định

*Tính tối ưu

Cơ cấu tổ chức thực hiện các chức năng quản lý phải đảm bảo đầy đủ

mối quan hệ giữa các khâu các cấp quản lý Tức là cơ cấu tổ chức phải có đầy

đủ các phân hệ, bộ phận, con người để thực hiện các hoạt động cần thiết Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều phải thiết lập được mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất

*Tính tin cậy

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp các hoạt động nhiệm

vụ của tất cả các bọ phận trong tổ chức

1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người

ta tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng độc lập

Cùng với sự vận động của quản lý , các hệ thống quản lý đã phát triển nhiều cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý có

những đặc điểm và được áp dụng trong những phạm vi điều kiện nhất định Sau đây là một vài cơ cấu thông dụng, được sử dụng phổ biến

* Cơ cấu theo trực tuyến

Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản có cấp trên chỉ huy và một số cấp dưới thực hiện Toàn bộ vấn đề quản lý được quản lý theo một kênh liên hệ đường thẳng

Đặc điểm: người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về mọi mặt kết quả của đơn vị mình

Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởngHạn chế: việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp

Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến

* Cơ cấu theo chức năng

Nhiệm vụ quản lý được chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người cán bộ được chuyên môn hóaĐặc điểm:Chức năng quản lý được phân biệt theo từng đơn vị chuyên môn hoá, lãnh đạo đơn vị chức năng trực tiếp ra mệnh lệnh tác động lên đối

Người lãnh đạọ tuyến 1

Người lãnh đạo tuyến 1

Các đối tượng quản lý

Người lãnh đạo cấp 1

Các đối tượng quản lý

tượng, người lãnh đạo phối hợp các chức năng

Ưu điểm: Chuyên môn hoá lao động, thu hút được các chuyên gia có trình

độ lành nghề, chuyên môn cao

Nhược điểm: Người thừa hành có quá nhiều thủ trưởng dó đó bị nhiễu, rối loạn thông tin

Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng

* Cơ cấu trực tuyến chức năng

Là kiểu kết hợp giữa trực tuyến với chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, trong đó các nhiệm vụ quản lý giao cho các đơn vị chức năng riêng biệt làm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo cao nhất của tổ chức

Đặc điểm của cơ cấu: lãnh đạo các cơ quan chức năng tư vấn chuẩn bị các quyết định nhưng đưa tới người thực hiện qua lãnh đạo tổ chức Mỗi cấp thực hiện chỉ nhận nhiệm vụ từ một trung tâm Người lãnh đạocao nhất vẫn chịu trách nhiệm thực hiện mọi chức năng quản lý

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo

chức năng A

Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3

của các đơn vị chức năng bằng phương án chuyên môn, hướng dẫn và kiểm tra, có sự giúp sức của các chuyên gia

Sơ đồ 3: cơ cấu trực tuyến chức năng

* Cơ cấu trực tuyến tham mưu

Người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham gia ý kiến chuyên gia

Ưu điểm: Tận dụng được tài năng, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức

Người lãnh đạo cấp 1

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo

chức năng A

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo cấp 2

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo

chức năng A

Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3 Đối tượng quản lý 1

Sơ đồ 4: Cơ cấu trực tuyến tham mưu

1.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Muốn hình thành và hoàn thiện một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến nó.Có nhiều nhân tố ảnh hưởng nhưng

có thể chia thành hai nhóm nhân tố

Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3

Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2

Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 1 Tham mưu 2

Các đối tượng quản lý

Các đối tượng quản lý

tổ chức của các doanh nghiệp nhà nước Khi nhiệm vụ kế hoạch được giao càng lớn thì số cấp quản lý cũng đồng thời tăng lên, tức là tăng quy mô các phòng ban Ngược lại kế hoạch nhiệm vụ được giao càng nhỏ thì số cấp quản

lý cũng giảm xuống và cơ cấu phòng ban cũng thu hẹp

- Công nghệ:

Để phân biệt các công nghệ với nhau các nhà nghiên cứu đã lấy mức độ thông lệ của công nghệ để làm tiêu chí phân biệt Công việc hay nhiệm vụ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ chức mang tính bộ phận hoá cao.Những công nghệ mang tính thông lệ cao thường gắn liền với

cơ cấu tổ chức tập quyền Ngược lại công nghệ không mang thông lệ cao thường là những những công nghệ này dựa rất nhiều vào kiến thức và hiểu biết của chuyên gia chuyên ngành và thường gắn với với những tổ chức trao quyền

- Môi trường của tổ chức:

Các yếu tố kinh doanh thay đổi thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức của công ty Cạnh tranh mang tính khu vực

và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp Sự biến động ngày càng mạnh của môi trường và thị trường đã dẫn đến các các kiểu cơ cấu tổ chức hiện tại ngày càng trở lên lạc hâu và không còn phù hợp Chính vì vậy đòi hỏi phải có tư duy mới về cơ cấu

tổ chức, đào tạo và bố trí sử dụng lao động quản lý thích ứng với hoàn cảnh mới

- Quy mô và cơ cấu tổ chức

Khi lựa chọn cơ cấu tổ chức, quy mô tổ chức cần phải quan tâm vì nó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hoá, có nhiều cấp quản lý hơn, nhiều luật lệ và quy định, bộ phận hoá cao hơn các tổ chức

- Trình độ năng lực của người lãnh đạo cũng như ý chí của họ

Trình độ năng lực,cũng như ý chí của người lãnh đạo có ảnh hưỏng mạnh

mẽ đến cơ cấu tổ chức Người lãnh đạo là người có vai trò quyết định, định hướng hoạt động của tổ chức, chính vì vậy nếu người lãnh đạo có trình độ cao thì tất yếu sẽ lựa chọn mô hình tiên tiến và đường lối hoạt động phù hợp Nếu người lãnh đạo có trình độ chuyên môn kém thì họ thường duy trì cơ cấu tổ chức lạc hậu, ít khi có sự thay đổi cho phù hợp môi trường kinh doanh

- Mối quan hệ trong tổ chức

Đó là mức độ thể hiện quyền lực, mức độ kiểm soát của những người lãnh đạo và mức độ hợp tác giữa các nhân viên Quan hệ bên trong tổ chức ảnh hưởng đến số cấp và phạm vi quản lý nhân viên trong doanh nghiệp

1.2.4 Sự cần thiết phải tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.2.4.1 Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng, quyết định tới toàn bộ các hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức được ví như một bộ khung,

để toàn bộ tổ chức hoạt động một cách nhất quán, là một tổ chức trong một tổ chức Chính vì thế cơ cấu tổ chức càng gọn nhẹ, hợp lý , phù hợp thích ứng nhanh với môi trường, đặc biệt là môi trường cạnh tranh mạnh mẽ như trong giai đoạn hiện nay sẽ giúp tổ chức thực hiện được các mục tiêu một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao

Cơ cấu tổ chức gắn liền với cơ cấu lao động, trong đó cơ cấu tổ chức quyết định cơ cấu lao động, vì thế hoàn thiện cơ cấu tổ chức tất yếu phải hoàn thiện cơ cấu lao động Cơ cấu lao động là một trong những nguồn lực quan trọng nhất giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra Đặc biệt trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý lại bao gồm những con người thực hiện chức năng quản

lý của tổ chức.Chính vì vậy một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ

có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà trong các bộ phận đó cần có sự phân công bố trí lao động hợp lý để thực hiện chuyên môn hoá, bộ phận hoá Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các bộ phận và nhân viên quản lý , sự phân chia công việc cho các cán bộ quản lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý thì vai trò vủa người cán bộ quản lý càng được đề cao, góp phần hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao với kết quả cao

Chính vì thế, một tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc chủ yếu vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức đó có hiệu quả hay không

1.2.4.2 Tính tất yếu phải tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO)

Cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng trong hoạt động của công

ty, đây là tổ chức trong một tổ chức, có vai trò quan trọng quyết định, định hướng điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm giúp tổ chức hoạt động theo cách thức nhất định để hoàn thành được những mục tiêu, chiến lược đã

đề ra

Trong giai đoạn vừa qua, nước ta gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO, chính vì thế đã tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi nhưng cũng đầy khõ khăn thách thức đối với các công ty trong nước Để hoạt động

có hiệu quả trong môi trường cạnh tranh phức tạp này đòi hỏi các công ty trong nước phải có hướng phát triển linh hoạt, phát huy lợi thế của mình, muốn như vậy cần có sự thay đổi bộ máy quản lý gọn nhẹ, có các quyết định kịp thời, chính xác, chính vì thế cần tiến hành hoàn thiện bộ máy quản lý cho hợp lý

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho các cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức

10/2006 Công ty OLECO tiến hành Cổ phần hoá doanh nghiệp, thay đổi từ loại hình sở hữu 100% vốn nhà nước sang Công ty cổ phần nhà nước chiếm 51% vốn điều lệ Hình thức sở hữu quyết định đến quan hệ tổ chức và quản lý nên công ty đã tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Do chuyển đổi sang một mô hình mới nên khi tiến hành hoạt động, áp dụng vào trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy mới này cũng

bộc lộ một vài điểm còn hạn chế, chính vì vậy cần phải cải tiến cho phù hợp hơn.

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, DỊCH VỤ VÀ HỢP TÁC LAO ĐỘNG

(OLECO)

2.1 Khái quát về công ty

2.1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty

* Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO)

Công ty Cổ phần Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động tiền thân là công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động- Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, là doanh nghiệp nhà nước hạng I, được thành lập theo quyết định số507 QĐ/TCCB- LĐ ngày 3/11/1992 của bộ trưởng bộ thuỷ lợi( Nay là bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn) trên cơ sở hợp nhất 3 đơn vị thuộc bộ: Công ty hợp tác lao động với nước ngoài, Xí nghiệp Xây dựng 4 và Xí nghiệp

đá Gia Thanh trực thuộc Bộ NN& PTNT, tiền thân của Công ty là công ty Xây dựng thuỷ lợi 3 ( Bộ thuỷ lợi)

Thực hiện nghị định số 64/2002/ NĐ- CP ngày 19/6/2002 của chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần, quyết định

số 65/2003/ QĐ- TTg ngày 22/4/2003 của thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc

bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Ngày 09 tháng 12 năm 2004 Bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ký quyết định số:4474/2004/QĐ- BNN- TCCB" Chuyển công ty

Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động doanh nghiệp nhà nước hạng I thành Công ty cổ phần Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động"

Ngày 30 tháng10 năm 2006 Công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động đã được sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép số

0103014419 Chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty Cổ phần

* Trụ sở công ty

Trụ sở: Km 10 quốc lộ 1A- đường Ngọc Hồi- Tứ Hiệp-Thanh Trì-Hà NộiĐiện thoại: 0486114481

Fax: 84-4-8611334

Email: oleco@.vnn.vn; oleco@saigonnet.vn

Website: www.olecovn.Com; olecovn.Com.vn

Địa chỉ: Km 10 - đường Ngọc Hồi- Tứ Hiệp- Thanh Trì- Hà Nội

+ Trung tâm đào tạo và bồi dưỡng lao động Xuất khẩu

Điạ chỉ : Km 16+ 500 Quốc lộ 1A- Duyên Thái- Thường Tín- Hà Tây+ Xí nghiệp thương mại dịch vụ và đầu tư

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty

* Ngành nghề kinh doanh của công ty:

Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiêu, thuỷ điện nhỏ, công trình giao thông dân dụng, công nghiệp thuộc hệ thống công trình thuỷ lợi

- Xây dựng nhà ở

- Khai thác , vận tải vật liệu xây dựng

- Tổ chức đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài và làm dịch vụ

- Xuất nhập khẩu vật tư xây dựng công trình thuỷ lợi

- Dịch vụ xăng dầu

- Đào tạo và bồi dưỡng lao động xuất khẩu

- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35KV

- Thi công công trình cấp thoát nước

Tuy nhiên hai ngành nghề hoạt động chủ yếu của công ty : Xây dựng và Xuất khẩu lao động

* Thị trường kinh doanh

Đối với lĩnh vực Xây dựng: Công ty xây dựng trên nhiều địa bàn thuộc miền Bắc và miền Trung

Đối với lĩnh vực xuất khẩu lao động: Thị trường xuất khẩu lao động chính của công ty trong những năm gần đây: Hàn quốc, Đài loan, Các tiểu vương quốc Ả Rập

2.1.3 Mục tiêu, chiến lược của công ty

Xây dựng công ty Cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động thành công ty có thương hiệu:" Uy tín- chất lượng- Văn hoá - Phát triển bền vững"

Mục tiêu: Mục tiêu của công ty là sử dụng vốn có hiệu quả để phát triển sản xuất kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho

người lao động, tăng lợi ích cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty.

2.1.4 Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty

* Số liệu lao động của công ty trong những năm gần đây

Bảng 2.1 : Số liệu lao động

(nguồn : Phòng hành chính tổng hợp)

Theo số liệu bảng trên thì số lượng lao động của công ty có sự giảm đáng

kể từ năm 2005 sang 2006 Điều này là do 10/2006 Công ty tiến hành chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần, cơ cấu lại tổ chức Chính

vì vậy công ty đã bố trí sắp xếp lại nhân lực đồng thời xin nhà nước tiếp tục giải quyết chế độ cho một số lao động dôi dư

Từ năm 2006 sang 2007 lại có sự tăng vọt lao động ( 79 lao động), nguyên nhân là do Công ty cổ phần Xây dựng Dịch vụ và hợp tác lao động là Công ty thực hiện chức năng xuất khẩu lao động, lượng lao động tăng đó là lao động ký hợp đồng ngắn hạn với công ty 1-3 năm để ra nước ngoài làm việc

* Phân loại theo trình độ lao động

Theo thống kê số lao động của công ty năm 2007

Số động nữ 54 lao động chiếm tỷ lệ 20.77%

Số lao động nam là 206 lao động chiếm tỷ lệ 79.23%

* Số lượng cán bộ tham gia quản lý điều hành là 31 người trong tổng số lao động chiếm 11.9% Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm lao động quản lý của nghành xây lắp chiếm 8- 12%

- Số cán bộ chuyên môn kỹ thuật ở bậc cao đẳng, đại học là 69 người bao gồm kỹ sư thuỷ lợi, kỹ sư giao thông, kế toán chiếm 26.54%, trung cấp

là 20 người chiếm 7.7%; nhân viên phục vụ 16 người chiếm 6.15%, 155 công nhân chiếm 59.61%

* Lao động ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn là 181 người chiếm 69,61 %

Lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1-3 năm là 79 người chiếm 30,39%

Với đặc thù của nghành xây dựng, thường phải thi công các công trình

ở xa nên việc đưa công nhân của công ty đến trực tiếp thi công gặp nhiều khó khăn nên công ty thường thuê lao động phổ thông ở tại địa phương Lực lượng lao động này không có hợp đồng lao động Chính vì thế số lượng lao động rất khó quản lý

Mặt khác hoạt động xuất khẩu lao động của công ty đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài và làm dịch vụ diễn ra một cách thường xuyên, đây là lao động có hợp đồng từ 1-3 năm, việc ký kết và kết thúc hợp đồng thường xuyên thay đổi Hơn nữa lực lượng lao động này làm việc tại nước ngoài nên

để quản lý gặp nhiều khó khăn

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Theo hồ sơ thông tin năng lực pháp lý của công ty ta có bảng số liệu tài chính đã được kiểm toán của công ty

Bảng 2.2 : Báo cáo tài chính của công ty

5 Lợi nhuận trước khi trừ thuế 1550839 365824

6 Lợi nhuận sau khi trừ thuế 1116604 263393

( Nguồn: Hồ sơ thông tin năng lực pháp lý công ty OLECO) Nhìn vào bảng số liệu có thể thấy lợi nhuận của công ty có sự giảm sút đáng kể từ năm 2005 so với năm 2004 Đây là giai đọan công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên nguyên nhân chính

là do công ty phải giải quyết , xử lý một số vấn đề tài chính trước khi chuyển sang cổ phần

Bảng 2.3: Báo cáo thực hiện kế hoạch năm 2007

(đơn vị: triệu đồng)

tt Nội dung Sản lượng Chênh lệch Doanh thu Chênh lệch

Kế hoạch

Thực

Kế hoạch

Thực hiện +/ - %

Theo bảng số liệu về tình hình kinh doanh của công ty năm 2007 ta thấy:

- Tất cả các nội dung kinh doanh của công ty đều chưa hoàn thành chỉ tiêu theo kế hoạch đề ra

Một vài nguyên nhân:

- thị trường xuất khẩu lao động có nhiều diễn biến phức tạp , thị trường đưa tu nghiệp sinh sang Hàn quốc lâu nay là nguồn thu chủ yếu của công ty đang có nguy cơ thu hẹp trước nguy cơ chấm dứt do chính sách của chính phủ hàn quốc, các thị trường khác cũng có diễn bíên phức tạp

- Thị trường xây dựng trong nước cũng gặp nhiều khó khăn , cơ chế chính sách còn thiếu tính ổn định linh hoạt cho các hoạt động giảm giá đấu thầu, sự biến đổi của giá cả trong giai đoạn cuối năm 2007

- Lực lượng lao động của công ty hiện có tuổi đời bình quân cao được đào tạo trong thời ký bao cấp nên không phù hợp với sự phát triển của công

ty trong giai đoạn hiện nay

- Đội ngũ lao động gián tiếp còn đông, trình độ hạn chế

2.2 Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Trước khi tiến hành công tác cổ phần hoá vào 10/2006 công ty có sơ đồ

bộ máy quản lý

Sơ đồ 5 : Mô hình công ty trước khi tiến hành cổ phần hoá

( Nguồn: phòng tổ chức hành chính)

Sau khi tiến hành cổ phần hoá, cơ cấu tổ chức bộ máy công ty đã có nhiều cải tiến so với mô hình cũ Đó là sự có mặt của các phòng ban mới: hội đồng quản trị, ban kiểm soát , ngoài ra là sự sát nhập hai phòng là phòng tổ chức cán bộ và phòng hành chính quản trị thành phòng tổ chức hành chính

Công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động ( OLECO) là một công ty cổ phần có quy mô vừa, với số lao động hiện tại là 260 lao động

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Phòng tổ chức cán bộ

Phòng hành chính quản trị

Các đơn

vị thi

công

Xí nghiệp XLI

Xí nghiệp XD4

- Phòng XKLĐ I, Phòng XKLĐ II

Trung tâm ĐT&BD LĐXK

Trung tâm du lịch TM

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban giám đốc, các phòng ban chức năng như: phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

là mô hình trực tuyến chức năng

Sơ đồ 6: Mô hình bộ máy tổ chức công ty cổ phần Xây dựng dịch vị và

hợp tác lao động hiện nay.

(Nguồn: hồ sơ thông tin năng lực pháp lý công ty)

Theo mô hình này tổng giám đốc là người có toàn quyền điều hành mọi hoạt động của công ty , chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật Tổng giám đốc có quyền hạn trực tuyến

Các phòng tổ chức hành chính, kỹ thuật, tài chính kế toán là các phòng

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

Phó tổng giám đốc phụ trách XDCB Phó tổng giám đốc phụ trách XKLĐ

Phòng kế hoạch kỹ thuật

Phòng tài chính kế toán

Phòng tổ chức hành chính

I

Xí nghiệp XD4

XNTM , dịch

vụ, đầu tư

phòng XKLĐ 1 Phòng XKLD 222ii

Trung tâm ĐT&

BD LĐXK

Trung tâm du lịch và Tmại

tổng giám đốc ra các quyết định nghiệp vụ đồng thời cũng trực tiếp quản lý các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc công ty về các vấn đề liên quan đến chức năng của phòng mình được tổng giám đốc uỷ quyền Hai phó tổng giám đốc được tổng giám đốc uỷ quyền trực tiếp quản lý các đơn vị xí nghiệp Một phó tổng giám đốc phụ trách mảng Xuất khẩu lao động, một phó tổng giám đốc phụ trách mảng xây dựng.

2.2.2 Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban

1 Hội đồng quản trị

*Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông

*Hội đồng cổ đông có quyền và nhiệm vụ như sau:

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty

- Kiến nghị loại cổ phần, tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại

- Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty

- Quyết định phương án đầu tư và các dự án trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật doanh nghiệp

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay cho vay và hợp đồng khác có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty

- Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm , cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng của công ty,

giám đốc các xí nghiệp, trung tâm và các trưởng phòng ban Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó

- Giám sát Tổng giám đốc và người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty

2 Ban kiểm soát

* Quyền và nghĩa vụ của ban kiểm soát

Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

Kiểm tra tính pháp lý , hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn thận trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính

Thẩm định báo cáo tài chính kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm

và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị

Kiến nghị hội đồng quản trị họp Đại hội cổ đông các biện pháp sửa đổi,

bổ sung , cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý , điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

3 Ban giám đốc điều hành

* Tổng giám đốc

Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

Có quyền và nghĩa vụ:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị

- Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế nôi bộ doanh nghiệp

- Tuyển dụng lao động

*Các phó tổng giám đốc : là người giúp việc cho tổng giám đốc, được phân công uỷ quyền giải quyết một số công việc của tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về những lĩnh vực được giao

Trong qúa trình điều hành phần việc được giao, nếu phát sinh các vấn

đề liên quan đến chủ trương chính sách, tổ chức, nhân sự phải báo cáo cho tổng giám đốc và chỉ thực hiện sau khi có chủ trương của tổng giám đốc

4 Các phòng ban chức năng

Các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ tham mưu nghiệp vụ giúp việc cho tổng giám đốc, có nhiệm vụ nghiên cứu, tuân thủ chế độ chính sách, pháp luật của nhà nước, thực hiện đúng điều lệ của tổ chức và hoạt động của công

ty được hội đồng quản trị phê chuẩn

Trưởng phòng: là người điều hành mọi hoạt động của phòng mình theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm mọi mặt trước tổng giám đốc

Phó phòng: là người giúp việc, chịu trách nhiệm những phần việc được trưởng phòng giao

Mọi cán bộ nhân viên trong phòng, theo trách nhiệm chuyên môn, nghề nghiệp được giao, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính chính xác trung thực của

số liệu , thông tin mà mình tổng hợp báo cáo Khi được lãnh đạo công ty trực tiếp giao nhiệm vụ vẫn nghiêm chỉnh châp hành

4.1 Mối quan hệ giữa các phòng ban

Các phòng ban xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, tổ chức hệ thống quản

lý có hiệu quả, cung cấp thông tin kinh tế nội bộ theo định kỳ quý, 6 tháng, năm tạo điều kiện để các phòng chức năng thực hiện tốt chức năng tham mưu cho tổng giám đốc

4.2 Chức năng của phòng kỹ thuật

Đây là phòng nghiệp vụ của công ty, giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý trên các lĩnh vực công tác sản xuất kinh doanh, tiếp thị đấu thầu.Tổ chức quản lý và giám sát kỹ thuật, sử lý kỹ thuật, tiến độ thi công và xác định chi phí sản xuất, giá thành xây dựng công trình, các dự án; quản lý

xe máy thiết bị thi công

Nhiệm vụ của phòng:

+ Tham mưu cho tổng giám đốc Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo định hướng phát triển của ngành và của nhà nước

+ Lập kế hoạch SX -KD chi tiết trên các mặt, lập báo cáo thống kê định

kỳ để tổng giám đốc có đủ lượng thông tin cần thiết điều hành quản lý hiệu quả trong SX KD theo tháng, quý năm

+Giúp các xí nghiệp trực thuộc trong việc quản lý , giám sát kỹ thuật.Lập và đôn đốc tiến độ thi công, quản lý giá, định mức và công nghệ trên các công trường

+ Đề xuất các giải pháp khoán, xác nhận các chi phí hợp lý làm cơ sở cho việc thanh toán, quyết toán các công trình

+ Đối với các công trình công ty trực tiếp thi công , phòng kế hoạch kỹ thuật kết hợp với công trường, chủ đầu tư lập biên bản nghiệm thu phần xây dựng cơ bản hoàn thành, hoàn chỉnh thủ tục thu hồi vốn, lập hồ sơ hoàn công khi công trình hoàn thành và bảo vệ kết quả kiểm toán, bàn giao

4.3 Phòng tổ chức hành chính

Sau khi tiến hành cổ phần, công ty sát nhập hai bộ phận là phòng tổ chức cán bộ và phòng hành chính quản trị thành phòng tổ chức hành chính

* Chức năng của phòng:

- Chức năng tổ chức: giúp tổng giám đốc thực hiện chức năng quản lý

và chức năng phục vụ trên lĩnh vực: tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động và thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động của công ty

Nhiêm vụ:

+Lập kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ trong đó có cán

bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và đội ngũ kế cận trong quy hoạch cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty( bố trí, sắp xếp, đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động, đào tạo và bồi dưỡng, đánh giá và nhận xét )

+ Tổ chức bộ máy các phòng ban nghiệp vụ và quản lý sản xuất trong công ty Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chức năng và nhiệm vụ các phòng ban , xí nghiệp đơn vị trực thuộc

+ Tuyển chọn và hợp đồng lao động cho sản xuất và đảm bảo chất lượng, đúng chế độ chính sách như bộ luật lao động mà nhà nước quy định

Bố trí sắp xếp, sử dụng hợp lý đối với người lao động trong công ty

+ Thực hiện tốt các chế độ chính sách của Đảng và nhà nước đã ban hành đối với người lao động, phổ biến kịp thời những chế độ chính sách mới

để mọi người biết và thực hiện

+ Quản lý hồ sơ, lý lịch, sổ Lao động, sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động đảm bảo đầy đủ theo quy định để làm cơ sở giải quyết chế độ cho người lao động

+ Theo dõi và hướng dẫn các đơn vị quản lý lao động, ngày công, giờ công trrực tiếp sản xuất và công tác nhằm nâng cao năng suất lao độngvà hiệu quả công tác của người lao động đồng thời làm cơ sở để tính lương

+ Tham mưu cho hội đồng lương cuả công ty để xét duyệt, nâng bậc lương hàng năm cho công nhân trực tiếp sản xuất( qua thi nâng bậc hàng năm) và cán bộ nhân viên gián tiếp theo đúng chế độ, đối tượng, tiêu chủân của nhà nước ban hành

+Kết hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng tài chính kế toán xây dựng bản chi phí tiền lương trên một đơn vị sản phẩm trình duyệt bộ để làm

cơ sở xây dựng tổng quỹ lương hàng năm

+ Tập hợp và làm tham mưu cho tổng giám đốc, hội đồng thi đua, khen thưởng và kỷ luật của công ty để xét thi đua cho cá nhân, tập thể

- Chức năng hành chính

Giúp tổng giám đốc quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ, hồ sơ tài liệu đi, đến; quản lý về mặt tài sản như: trụ sở làm việc, nhà ở đất đai của

Đảm bảo các điều kiện thông tin liên lạc cho mọi hoạt động của cơ quan; Bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động trong công ty

4.4 Phòng tài chính kế toán

Là phòng nghiệp vụ trong bộ máy quản lý của công ty, giúp Tổng giám đốc thực hiện công tác quản lý về công tác tài chính kế toán

* Nhiệm vụ của phòng:

Quản lý và theo dõi toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn hiện có của công

ty Mở sổ sách ghi chép đầy đủ hoạt động tăng giảm tài sản, tiền vốn hiện có

và chế độ báo cáo hàng năm trên lĩnh vực này

Thực hiện chế độ hạch toán kế hoạch tập trung của công ty, có phân cấp hạch toán cho các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc theo tính chất quy mô

Tham mưu trong việc sử dụng các nguồn vốn hợp lý, đúng mục đich nhằm bảo toàn và phát triển vốn, có phương án sử lý những tài sản thừa

Trích nộp đầy đủ nghĩa vụ của công ty và người lao động cho nhà nước như thuế, bảo hiểm xã hội và các loại thuế khác theo quy định

Tổ chức công tác hạch toán, kế toán đầy đủ và chính xác trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty để biết kết quả lãi, lỗ, rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác quản lý

Cùng với phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tổ chức hành chính xây dựng định mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm

Lập các kế hoạch tài chính tháng, quý, năm trình tổng giám đốc, tìm các nguồn vốn nhằm chủ động về vốn phục vụ hoạt động công ty

2.2.3 Bố trí lao động ở các phòng ban

3 UVHĐQT-phó tổng giám đốc ĐH kỹ sư thuỷ lợi 32

4 UVHĐQT- giám đốc XN4 ĐH kỹ sư thuỷ lợi 18

5 UVHĐQT- trưởng phòng XKLĐ ĐH cử nhân Ktế 25

( Nguồn : Hồ sơ thông tin năng lực pháp lý)

Đánh giá số lượng:

Số lượng các thành viên trong hội đồng quản trị là phù hợp với quy mô vừa của công ty, đảm bảo đúng yêu cầu là số lượng thành viên là số lẻ thuận lợi cho việc ra các quyết định

Đánh giá chuyên môn nghiệp vụ:

Hội đồng quản trị gồm các thành viên có trình độ đại học có thâm niên công tác cao, kinh nghiệm làm việc thực tiễn chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, có kỹ năng quản lý kinh tế chính vì vậy phù hợp với vai trò ra các quyết định chiến lược phát triển công ty

Ở công ty, hội đồng quản trị gồm 2 thành viên đại diện cho cổ phần của nhà nước, có kinh nghiệm quản lý thì tất cả các thành viên còn lại đều là các cá nhân gắn bó lâu năm với công ty, được sự tín nhiệm của người lao động vì vậy việc đưa ra đường lối phát triển công ty đạt được sự nhất trí cao của người lao động

Tuy nhiên các thành viên trong hội đồng quản trị đồng thời cũng kiêm nhiệm các chức danh quản lý khác trong công ty, một mặt tạo ra thuận lợi là các thành viên này định hướng bộ phận hoạt động theo chủ trương của hội đồng quản trị, nhưng hạn chế việc kiêm nhiệm này cũng tạo cho chức năng điều hành thiếu tính khách quan.

2 Ban kiểm soát

Gồm 3 thành viên : 01 trưởng ban

02 uỷ viên đều hoạt động kiêm nhiệm

01 trưởng ban: là kế toáncó trình độ đại học - 16 năm kinh nghiệm

01 uỷ viên có trình độ đại học

01 uỷ viên còn lại có trình độ cao đẳng

Nhìn chung các thành viên đáp ứng được yêu cầu công việc, hơn nữa trưởng ban kiểm soát còn là thành viên phòng tài chính kế toán công ty, hai thành viên còn lại ở phòng kế toán xí nghiệp nên nắm rõ được tình hình, số liệu tài chính, thuận lợi cho việc kiểm soát

3 Ban giám đốc điều hành

Gồm 3 thành viên: 01 tổng giám đốc và 02 phó tổng giám đốc