td461

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao nhiệm vụ quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý tổ chức và tiến tới đạt mục tiêu chung. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức. Trong giai đoạn cạnh tranh và hội nhập như hiện nay đòi hỏi bất kỳ một tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải năng động nắm bắt kịp sự thay đổi của thị trường. Muốn như vậy việc đầu tiên là tổ chức phải có một cơ cấu tổ chức quản lý có hiệu quả. Chính vì thế cải tiến bộ máy quản lý của công ty là công việc bắt buộc khi trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý còn bộc lộ những hạn chế và chưa phù hợp với yêu cầu của môi trường kinh doanh. Hiện nay công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động là một doanh nghiệp nhà nước mới tiến hành sang cổ phần hoá. Do chuyển sang loại hình sở hữu mới mặc dù đã có những thay đổi cơ chế tổ chức bộ máy quản lý song trên thực tế quá trình hoạt động gắn với môi trường kinh doanh bộ máy cơ cấu này còn bộc lộ nhiều hạn chế chính vì vậy đòi hỏi phải được cải tiến để thích nghi với môi trường, nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh. Trong thời gian đi thực tập tại công ty, xuất phát từ những tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân, em đã quyết định lựa chọn đề tài: "Cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hơp tác lao động( OLECO)" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mục đích của đề tài : nhằm hoàn thiện kiến thức đã học , tiếp thu tích luỹ thêm kinh nghiệm thực tiễn. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu : cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động(OLECO), các phòng ban chức năng, vị trí quản lý của công ty. Đề tài sử dụng số liệu sơ cấp, thứ cấp, đó là số liệu thống kê của công ty và phương pháp thống kê để tổng hợp đánh giá. Bố cục của đề tài: Chương I: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức Chương II: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO) Chương III: Một số giải pháp nhằm cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần xây dựng, dich vụ và hơp tác lao động ( OLECO) Do nôi dung đề tài khá phức tạp và năng lực trình độ hạn chế , thời gian không có nhiều nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em kính mong nhận được những đóng góp , sự chỉ bảo của thầy giáo. Đồng thời em cũng xin cảm ơn các cô chú trong phòng tổ chức hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như cung cấp số liệu và đóng góp ý kiến để em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG I Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG MỘT TỔ CHỨC 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1.1.1.Cơ cấu " Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung"( Tiến sỹ Trần Xuân Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hội- Nhà xuất bản lao động xã hội- 2001-trang 31) 1.1.2 Tổ chức " Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác với nhau, cùng làm việc hướng tới các mục tiêu chung, và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định"( Ducan, 1981) ( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- Giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 207) " Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt mục tiêu chung".( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn - Giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 208) Mỗi khái niệm về tổ chức lại nhấn mạnh vào các khía cạnh khác nhau. Nếu như khái niệm thứ nhất của Ducan nhấn mạnh về yếu tố con người trong tổ chức thì định nghĩa thứ hai nhấn mạnh vào sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng tạo nên tổ chức. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức " Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức" ( Griffin và Moorhead 2001). (Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 208) Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 " Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân ) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định , được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định" ( Tiến sỹ Đoàn Thị Thu Hà, Tiến sỹ Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị học- Nhà xuất bản Hà Nội- trang 170) Cơ cấu tổ chức xác định các công việc được chính thức phân công tập hợp như thế nào. Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức chính là bố trí, sắp xếp và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức được thể hiện rõ trong sơ đồ cơ cấu tổ chức. 1.1.4 Bộ máy quản lý " Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức"( Tiến sỹ Trần Xuân Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hôi- Nhà xuất bản lao động xã hội 2002- trang 32) 1.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý " Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý tổ chức và tiến tới mục tiêu xác định" ( GS.TS Nguyễn Thành Độ và TS Nguyễn Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị kinh doanh- Nhà xuất bản lao động xã hội- 2004 - trang 142). 1.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.2.1. Các yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chức Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.2.1.1 Chuyên môn hoá công việc Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động được hiểu là một công việc không chỉ do một cá nhân thực hiện mà được chia thành nhiều bước do một cá nhân riêng lẻ hoàn tất. 1.2.1.2 Bộ phận hoá Sau khi phân công công việc theo chuyên môn hoá, việc tập hợp các công các loại dịch vụ , sản phẩm của tổ chức - Bộ phận hoá theo khách hàng do khách hàng trong mỗi bộ phận có việc đó thành các nhiệm vụ chung để phối hợp với nhau. Bộ phận hoá theo đó là cách mà những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhau và được phân bố cho những nhóm làm việc. Có 4 phương pháp bộ phận hoá - Bộ phận hoá theo chức năng: là tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc dựa trên các chức năng kinh doanh như marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính - Bộ phận hoá theo sản phẩm : các nhiệm vụ cũng được phân bố hoá dựa trên những loại vốn và nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hang. Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu vào quá trình hoạt động vì người lao động trong tổ chức còn phải hoạt động để thực hiện bất kỳ một công việc nào cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với khách hàng. - Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ: là những nhóm hoạt động hay những nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.2.1.3 Phạm vi quản lý Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp mà một người quản lý có thể điều hành hiệu quả Phạm vi quản lý rộng và hẹp: + Phạm vi quản lý rộng: khi có số lượng lớn nhân viên chịu giám sát trực tiếp của người quản lý + Phạm vi giám sát hẹp: được xác định khi một nhà quản lý điều hành một số lượng nhỏ nhân viên dưới quyền 1.2.1.4 Tập quyền và phân quyền Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tập chung ở cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức Phân quyền là tổ chức mà ở đó các quy định về tổ chức đều có sự tham gia đóng góp của nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất Tập quyền và phân quyền là hai khái niệm mâu thuẫn nhưng cùng thống nhất trong một tổ chức. Để quản lý tốt không chỉ biết tập quyền mà còn đòi hỏi phân quyền. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới một quy mô và một trình độ phát triển nhất định khiến cho người lãnh đạo không thể đảm đương mọi việc quản lý của tổ chức Bên cạnh khái niệm tập quyền và phân quyền còn một khái niệm thường được sử dụng trong tổ chức đó là uỷ quyền. Uỷ quyền là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Như vậy uỷ quyền cũng là một hình thức của phân quyền nhưng nó không phân quyền hoàn toàn mà vẫn gắn liền với người lãnh đạo uỷ quyền, người được uỷ quyền ra quyết định dựa trên cơ sở nhân danh , không những phải tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước người trao quyền mà còn phải chịu trách nhiệm trước tổ chức Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.2.1.5 Chính sách hoá. Là mức độ tiêu chuẩn hoá của các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức. Mục đích: Dự đoán và kiểm soát hành vi của người lao động khi họ thực hiện công việc trong tổ chức. 1.2.1.6 Hệ thống điều hành Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất của tổ chức( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- giáo trình hành vi tổ chức- NXB thống kê- 2003- trang 219) Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý , đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành Hệ thống điều hành có mối quan hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý. Phạm vi quản lý có thể ảnh hưởng tới lượng quyền lực cấp bậc trong tổ chức. Nếu phạm vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực giảm đi còn nếu phạm vi quản lý hẹp thì số cấp bậc quyền lực tăng. Hệ thống điều hành cũng liên quan đến quy mô của tổ chức, quy mô tổ chức càng lớn thì nhu cầu phối hợp các hoạt động trong tổ chức càng tăng thì hệ thống điều hành cũng tăng. 1.2.2 Yêu cầu khi xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý * Tính thống nhất về mục tiêu Để một tổ chức hoạt động có hiệu quả thì việc đưa và thực hiện đúng như mục tiêu là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu như cơ cấu tổ chức đó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng để thực hiện, thúc đẩy hoạt động theo những mục tiêu nhất định *Tính tối ưu Cơ cấu tổ chức thực hiện các chức năng quản lý phải đảm bảo đầy đủ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 mối quan hệ giữa các khâu các cấp quản lý. Tức là cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận, con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều phải thiết lập được mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất *Tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống xảy ra cả bên trong và bên ngoài của tổ chức Do đó cơ cấu tổ chức phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn bắt kịp với sự vận động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận động mau lẹ , năng động của đối tượng quản lý *Tính hiệu quả Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động có hiệu quả khi cơ cấu chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quản cao nhất Tiêu thức đánh giá mức độ hiệu quả là mối tương quan giữa việc xây dựng cơ cấu tổ chức, chi phí cho việc hoạt động của cơ cấu này với kết quả thu được *Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp các hoạt động nhiệm vụ của tất cả các bọ phận trong tổ chức 1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người ta tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng độc lập. Cùng với sự vận động của quản lý , các hệ thống quản lý đã phát triển nhiều cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý có Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 những đặc điểm và được áp dụng trong những phạm vi điều kiện nhất định. Sau đây là một vài cơ cấu thông dụng, được sử dụng phổ biến * Cơ cấu theo trực tuyến Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản có cấp trên chỉ huy và một số cấp dưới thực hiện. Toàn bộ vấn đề quản lý được quản lý theo một kênh liên hệ đường thẳng Đặc điểm: người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về mọi mặt kết quả của đơn vị mình Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng Hạn chế: việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến * Cơ cấu theo chức năng Nhiệm vụ quản lý được chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người cán bộ được chuyên môn hóa Đặc điểm:Chức năng quản lý được phân biệt theo từng đơn vị chuyên môn hoá, lãnh đạo đơn vị chức năng trực tiếp ra mệnh lệnh tác động lên đối Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Người lãnh đạọ tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 1 Các đối tượng quản lý Người lãnh đạo cấp 1 Các đối tượng quản lý Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 tượng, người lãnh đạo phối hợp các chức năng Ưu điểm: Chuyên môn hoá lao động, thu hút được các chuyên gia có trình độ lành nghề, chuyên môn cao Nhược điểm: Người thừa hành có quá nhiều thủ trưởng dó đó bị nhiễu, rối loạn thông tin Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng * Cơ cấu trực tuyến chức năng Là kiểu kết hợp giữa trực tuyến với chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, trong đó các nhiệm vụ quản lý giao cho các đơn vị chức năng riêng biệt làm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo cao nhất của tổ chức Đặc điểm của cơ cấu: lãnh đạo các cơ quan chức năng tư vấn chuẩn bị các quyết định nhưng đưa tới người thực hiện qua lãnh đạo tổ chức. Mỗi cấp thực hiện chỉ nhận nhiệm vụ từ một trung tâm. Người lãnh đạocao nhất vẫn chịu trách nhiệm thực hiện mọi chức năng quản lý Ưu điểm: người lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp sức thực hiện Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo chức năng A Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3