GIÁO TRÌNH EXCEL-2000

Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel MỤC LỤC MỤC LỤC 1 Bài 1: Làm quen với Excel 9 I. Tổng quan về Excel 9 I.1. Giới thiệu Excel 9 I.2. Đặc điểm của Excel 2000 9 II. Khởi động và thoát khỏi Excel 9 II.1. Khởi động Excel: 9 II.2. Thoát khỏi Excel: 10 III. Màn hình làm việc của Excel 11 III.1. Màn hình Excel 11 III.2. Định dạng màn hình Excel 12 IV. Giới thiệu bảng tính của Excel 12 IV.1. Sổ tính toán 12 IV.2. Trang tính 12 Câu hỏi và bài tập 14 Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp 15 I. Các kiểu dữ liệu trong Excel 15 I.1. Kiểu hằng 15 I.1.1. Text 15 I.1.2. Number 15 I.2. Kiểu công thức 16 I.3. Kiểu logic và các lỗi 16 II. Cách nhập chữ tiếng Việt 16 II.1. Kiểu gõ VNI 16 II.2. Kiểu gõ TELEX 16 Trang 1 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel III. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 17 III.1. Quy tắc chung 17 III.2. Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh 17 Ví dụ: Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp 18 IV. Các kiểu dữ liệu trong Excel 18 IV.1. Kiểu hằng 18 IV.1.1. Text 18 IV.1.2. Number 18 IV.2. Kiểu công thức 19 IV.3. Kiểu logic và các lỗi 19 V. Cách nhập chữ tiếng Việt 19 V.1. Kiểu gõ VNI 19 V.2. Kiểu gõ TELEX 19 VI. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 20 VI.1. Quy tắc chung 20 VI.2. Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh 20 VI.3. Gõ dữ liệu kiểu text 22 VI.4. Gõ dữ liệu kiểu số 22 VI.5. Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng 22 VII. Các phương tiện sửa và xoá 23 VII.1. Sửa dữ liệu 23 VII.2. Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới 23 VII.3. Xoá dữ liệu 24 VIII. Tìm kiếm và thay thế 24 VIII.1. Tìm kiếm: 24 VIII.2. Thay thế: 24 IX. Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính 25 IX.1. Di chuyển con trỏ ô bằng chuột 25 IX.2. Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím 25 Trang 2 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel IX.3. Dùng hộp hội thoại GoTo 26 X. Các thao tác với file dữ liệu 26 X.1. Ghi file hiện thời vào đĩa 26 X.2. Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác 27 X.3. Mở một file có đã trên đĩa 28 X.4. Tạo một file mới 29 X.5. Đóng file hiện thời 29 Câu hỏi và bài tập 29 Bài 3: Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính 32 XI. Định dạng cột, dòng, ô 32 XI.1. Thay đổi độ rộng cột 32 XI.1.1. Dùng chuột 32 XI.1.2. Dùng thực đơn 32 XI.2. Thay đổi độ cao hàng 32 XI.2.1. Dùng chuột 32 XI.2.2. Dùng thực đơn 32 XI.3. Nối và tách ô 33 XII. Cách chọn hàng, cột và ô 33 XII.1. Chọn hàng 33 XII.2. Chọn cột 33 XII.3. Chọn ô 33 XIII. Cách chèn hàng, cột và ô 33 XIII.1. Chèn hàng 33 XIII.2. Chèn cột 34 XIII.3. Chèn ô 34 XIV. Huỷ hàng, cột và ô 35 XIV.1. Huỷ hàng 35 XIV.2. Huỷ cột 35 XIV.3. Huỷ ô 35 Trang 3 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel XV. Các thao tác với các bảng tính trong một sổ tính 36 XV.1. Kích hoạt một bảng tính 36 XV.2. Đổi tên bảng tính 36 XV.3. Chèn thêm bảng tính mới 37 XV.4. Xoá bảng tính 37 XV.5. Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính 38 Câu hỏi và bài tập 39 Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản 41 XVI. Sử dụng Công thức trong Excel 41 XVI.1. Các phép toán 41 XVI.1.1. Phép toán số học 41 XVI.1.2. Phép toán nối chuỗi 41 XVI.1.3. Phép toán so sánh 41 XVI.2. Nhập công thức vào bảng tính 41 XVI.2.1. Quy tắc chung 41 XVI.2.2. Công thức đơn giản 42 XVI.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối 43 XVI.3.1. Địa chỉ tương đối: 43 XVI.3.2. Địa chỉ tuyệt đối: 43 XVII. Khái niệm hàm trong Excel 44 XVII.1. Nhóm hàm số 44 XVII.1.1. Hàm SQRT 44 XVII.1.2. Hàm ABS 44 XVII.1.3. Hàm ROUND 44 XVII.2. Nhóm hàm thống kê 45 XVII.2.1. Hàm Average 45 XVII.2.2. Hàm Max 45 XVII.2.3. Hàm MIN 45 XVII.2.4. Hàm SUM 46 XVII.2.5. Hàm COUNT 47 XVII.2.6. Hàm RANK 47 Trang 4 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel XVII.3. Nhóm hàm đổi kiểu 48 XVII.3.1. Hàm TEXT 48 XVII.3.2. Hàm VALUE 48 XVII.4. Nhóm hàm kí tự 48 XVII.4.1. Hàm LEFT 48 XVII.4.2. Hàm RIGHT 49 XVII.4.3. Hàm MID 49 XVII.4.4. Hàm UPPER 49 XVII.4.5. Hàm LOWER 50 XVII.4.6. Hàm PROPER 50 XVII.4.7. Hàm TRIM 51 XVII.5. Nhóm hàm điều kiện 51 XVII.5.1. Hàm IF 51 XVII.5.2. SUMIF 52 XVII.5.3. COUNTIF 52 XVII.6. Nhóm hàm ngày tháng 52 XVII.6.1. Date 52 XVII.6.2. WEEKDAY 52 XVII.6.3. DAY 52 XVII.6.4. MONTH 53 XVII.6.5. YEAR 53 XVII.7. Nhóm hàm logic 53 XVII.7.1. Hàm And 53 XVII.7.2. Hàm OR 53 XVII.7.3. Hàm NOT 54 XVII.8. Nhóm hàm tìm kiếm 54 XVII.8.1. Hàm VLOOKUP 54 XVII.8.2. Hàm HLOOKUP 55 XVII.9. Cách sử dụng hộp Function 55 Câu hỏi và bài tập 57 Bài 5: Sao chép và di chuyển dữ liệu 59 XVIII. Sao chép 59 XVIII.1. Sao chép dữ liệu 59 Trang 5 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel XVIII.2. Dùng chuột 59 XVIII.2.1. Dùng nút trái chuột 59 XVIII.2.2. Dùng nút phải chuột 60 XVIII.3. Dùng bộ đệm (clipboard) 60 XVIII.4. Sao chép bình thường 61 XVIII.5. Dán đặc biệt 61 XVIII.6. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu) 62 XIX. Di chuyển dữ liệu 62 XIX.1. Dùng chuột 62 XIX.1.1. Dùng nút trái chuột 62 XIX.1.2. Dùng nút phải chuột 63 XIX.2. Dùng bộ đệm (clipboard) 63 XIX.3. Di chuyển bình thường: 64 XX. Xoá dữ liệu: 64 XXI. Sao chép định dạng, chèn ghi chú 64 XXI.1. Sao chép định dạng: 64 XXI.2. Chèn ghi chú (Comment): 65 XXI.3. Chỉnh sửa và xoá ghi chú: 65 Câu hỏi và bài tập 66 Bài 6: Định dạng cho dữ liệu 67 XXII. Định dạng cho dữ liệu kiểu số 67 XXIII. Định dạng ngày tháng 68 XXIV. Định dạng vị trí 69 XXIV.1. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu 70 XXIV.2. Tạo đường viền ô 70 XXIV.3. Tô màu 71 Bài 7: Định dạng trang và In ấn 73 XXV. Định dạng trang 73 Trang 6 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel XXV.1. Định dạng trang 73 XXV.1.1. Page 73 XXV.1.2. Margins 74 XXV.1.3. Header/Footer 74 XXV.1.4. Sheet 75 XXVI. In 76 Câu hỏi và bài tập 77 Ôn tập 78 XXVII. Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu 78 XXVIII. Nhập, sửa, xoá dữ liệu 78 XXVIII.1. Nhập hằng: 78 XXVIII.2. Nhập công thức: 78 XXVIII.3. Sửa toàn bộ dữ liệu 78 XXVIII.4. Sửa một phần dữ liệu: 78 XXVIII.5. Xoá dữ liệu 78 XXIX. Các thao tác với hàng, cột, ô 79 XXIX.1. Chọn hàng, cột ô 79 XXIX.2. Chèn thêm hàng, cột, ô 79 XXIX.3. Huỷ thêm hàng, cột, ô 79 XXIX.4. Thay đổi độ rộng cột 79 XXIX.5. Thay đổi độ cao hàng 79 XXX. Các thao tác với một bảng tính 79 XXX.1. Kích hoạt bảng tính 79 XXX.2. Các thao tác với sheet 80 XXXI. Một số hàm thông dụng 80 XXXI.1. Các hàm thống kê 80 XXXI.2. Các hàm đổi kiểu 80 XXXI.3. Các hàm kí tự 80 XXXI.4. Các hàm toán học 80 Trang 7 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel XXXI.5. Các hàm logic 81 XXXI.6. Cách sử dụng hộp Function 81 XXXII. Sao chép và di chuyển dữ liệu 81 XXXII.1. Sao chép dữ liệu 81 XXXII.2. Di chuyển dữ liệu 81 XXXIII. Cơ sở dữ liệu 82 XXXIV. Sắp xếp dữ liệu 82 XXXV. Biểu đồ 82 XXXVI. Định dạng cho dữ liệu và in ấn 82 Trang 8 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel Bài 1: Làm quen với Excel I. Tổng quan về Excel I.1. Giới thiệu Excel Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000. Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại. Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh hoạ, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập. I.2. Đặc điểm của Excel 2000 Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ Windows 95 trở lên do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng và trang trí, khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau: Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000. Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 97 sẽ không tương thích với các phiên bản trước, tuy nhiên nếu cần Excel 97 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước. Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x. * Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (Xử lí bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web). II. Khởi động và thoát khỏi Excel II.1. Khởi động Excel: Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau: Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình) Trang 9 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel Cũng có thể khởi động Excel bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng (shortcut) của Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh Office Bar II.2. Thoát khỏi Excel: Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau: C1: Chọn File\ Exit C2: Nhắp chuột trái vào nút ở góc bên phải thanh tiêu đề. C3: Nhắp đúp chuột trái trên biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề. C3: ấn tổ hợp phím Alt+F4. C4: Nhắp chuột trái trên biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close. C5: Nhắp chuột phải trên biểu trượng trên thanh Taskbar khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close. Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, khi đóng Excel sẽ xuất hiện thông báo như sau: Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hăy kích nút No, quay trở lại chọn Cancel để huỷ bỏ thao tác. Trang 10 [...]... tính Trang 11 Ph¹m Ngäc Thiªm – Nam §Þnh gi¸o tr×nh exel III.2 Định dạng màn hình Excel Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bầy, tuy nhiên có thể làm ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách mở trình đơn View và chọn: Formula Bar : Thanh công thức Status Bar : Thanh trạng thái ToolBar : Thanh công cụ, có nhiều thanh công cụ như:... tác với tệp I Các kiểu dữ liệu trong Excel Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu: - Hằng (constant value) - Công... với tệp IV Các kiểu dữ liệu trong Excel Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu: - Hằng (constant value) - Công... More sheets , xuất hiện hộp hội thoại Activate, kích vào tên bảng tính cần thiết và kích nút OK XV.2 Đổi tên bảng tính Tên ngầm định Excel đặt cho các bảng tính là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ bảng tính nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính Excel cho phép đổi tên các bảng tính . Excel I.1. Giới thiệu Excel Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính. Excel 95, Excel 97, Excel 2000. Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web). II. Khởi động và thoát khỏi Excel II.1. Khởi động Excel: Để