XV.1. Kích hoạt một bảng tính
Trong một sổ tính (workbook) có rất nhiều bảng tính (sheet), để kích hoạt một bảng tính, hãy làm như sau:
Cách 1: Kích chuột vào tên bảng tính cần kích hoạt.
Nếu không nhìn thấy tên bảng tính cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để hiện tên bảng tính cần kích hoạt trongdanh sách các bảng tính và kích vào tên nó.
Nút Tác dụng
chuyển tới tên bảng tính tiếp sau chuyển tới tên bảng tính cuối cùng chuyển tới tên bảng tính ngay trước đó chuyển tới tên bảng tính đầu tiên
Cách 2: kích nút phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh sách các bảng tính. Kích chuột vào tên bảng tính cần kích hoạt. Nếu số bảng tính trên sổ tính nhiều hơn 16 sheet, kích tiếp vào More sheets..., xuất hiện hộp hội thoại
Activate, kích vào tên bảng tính cần thiết và kích nút OK.
XV.2. Đổi tên bảng tính
Tên ngầm định Excel đặt cho các bảng tính là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ bảng tính nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính. Excel cho phép đổi tên các bảng tính theo các bước sau:
1. Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet. Xuất hiện thực đơn ngắn:
2. Kích tiếp vào Rename. Một quầng đen bao quanh tên cũ.
3. Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp 10A). 4. ấn phím enter.
XV.3. Chèn thêm bảng tính mới
Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một sổ tính. Chúng ta có thể chèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:
1. Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các bảng tính, ví dụ Sheet 3. Xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích vào Insert..., xuất hiện hộp hội thoại Insert.
3. Kích chọn Worksheet và kích OK. Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện thời và đẩy bảng tính cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải.
XV.4. Xoá bảng tính
Excel còn cho phép xoá các bảng tính. Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó đều bị xoá sạch. Các bước thực hiện như sau:
1. Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá. Xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích tiếp vào Delete. Xuất hiện thông báo hỏi ta có thực sự muốn xoá bảng tính hay không?
XV.5. Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính
Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc chuyển một bảng tính tới file khác hoặc có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống hệt nhau.
Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:
1. Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích vào Move or Copy..., xuất hiện hộp hội thoại sau
3. Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó. Nếu chỉ di chuyển hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp này. Nếu muốn di chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn (New book).
4. Trong hộp Before sheet, chọn tên bảng tính sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau khi di chuyển hoặc sao chép.
5. Kích OK nếu muốn di chuyển bảng tính.
Câu hỏi và bài tập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Nêu các thao tác chọn hàng, cột và ô.
2. Nêu các thao tác chèn và huỷ các hàng, cột, ô.
3. Nêu sự khác nhau giữa việc huỷ một ô và xoá dữ liệu trong một một ô.
4. Hãy nêu cách làm cho độ rộng của 5 cột liền nhau trong một bảng tính vừa khít nội dung của chúng chỉ bằng hai động tác chuột.
5. Điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng bằng chuột và bằng thực đơn khác nhau như thế nào về độ chính xác.
6. Thực hành các thao tác kích hoạt bảng tính theo hướng dẫn trong bài.
7. Mở file BD10A.xl và BD10B.xls, chèn thêm cột giới tính và điền dữ liệu theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.
Mẫu 1: A B C D E F G 1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 A 4 5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK
7 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8
8 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9
9 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6
10 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9
11 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8
12 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 Nữ 4 5 4 5
13 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 Nữ 9 7 10 8
14 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 Nam 9 8 7 8 15 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 Nữ 9 9 8 10 16 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 Nữ 6 7 7 5 Mẫu 2: A B C D E F G 1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 B 4
5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK
7 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7
8 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4
9
3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9
10 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8
11 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9
12 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10
13 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7
14 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10
15 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10
16 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8
8. Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ thành tên mới là HKI-10A và HKI-10B.
9. Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xoá chúng đi. 10. Nêu sự khác nhau giữa xoá file và xoá bảng tính.
11.Sao chép sheet HKI-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HKI-10A
Sau đó tự vào điểm học kì II cho các bạn.
Làm tương tự đối với file BD10B.xls.
12. Sao chép các sheet HKI-10A và HKI-10B sang cùng file mới có tên là
Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản XVI. Sử dụng Công thức trong Excel
XVI.1. Các phép toán
Khái niệm: Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính. Một công thức đôi khi chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như 5+4+10 = 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như dq = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq +xysin2q
Trong Excel, công thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng "=". Dạng tổng quát của công thức trong Excel như sau:
= <Biểu thức>
Trong đó, <biểu thức> là tập hợp các hằng, các địa chỉ ô, các hàm, các phép toán (toán tử),...Các phép toán trong một công thức có dạng sau:
XVI.1.1. Phép toán số học
+ (cộng), / (chia)
- (trừ), ^ (phép luỹ thừa) * (nhân), % (phần trăm)
XVI.1.2. Phép toán nối chuỗi
chuỗi 1 & chuỗi 2 &… & chuỗi n
Ví dụ: “Hà nội” & “ Việt nam” = “Hà nội Việt nam”
XVI.1.3. Phép toán so sánh
> lớn hơn, >= lớn hơn hoặc bằng < nhỏ hơn, <= nhỏ hơn hoặc bằng = bằng, <> khác
XVI.2. Nhập công thức vào bảng tính
XVI.2.1. Quy tắc chung
1. Kích hoạt một ô trống sẽ chứa giá trị của công thức. 2. Gõ dấu =
3. Gõ biểu thức. 4. Ấn phím Enter.
Sau khi ấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân công thức hiện trên dòng nhập dữ liệu.
XVI.2.2. Công thức đơn giản
Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35. Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:
1. Chọn ô chứa kết quả. 2. Gõ = 45 - 10
3. Ấn phím Enter. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngay sau khi ấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên thanh công thức (Formula bar) thì xuất hiện công thức vừa gõ vào.
Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào công thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.
Ví dụ 1:
Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức: =20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60. Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tự động biến thành 120.
Ví dụ 2:
Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10" và trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu - khối 10".
Chú ý:
Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói quen, nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ không hiện kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự.
• Trong công thức cho phép gõ dấu cách.
• Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và ấn phím enter, Excel sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hãy kích vào nút Yes. Nếu muốn tự sửa công thức, kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi tương tự như sau:
Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ văn bản trong ô chứa công thức. Hãy tự sửa lỗi và ấn phím Enter.
XVI.3. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có 2 loại địa chỉ: địa chỉ tuơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
XVI.3.1. Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ tương đối.
Ví dụ : = B5+F4-D6
Khi sao chép công thức (nhấn chuột & drag) các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ trên sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành =C6+C5+E7
XVI.3.2. Địa chỉ tuyệt đối:
Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối theo dòng và cột.
Ví dụ: =$B$5+$F4-D$6
- $B$5 : Đặt giá trị tuyệt đối cả cột lẫn dòng (có thể nhấn F4).
- $F4 : Đặt giá trị tuyệt đối theo cột.
- D$6 : Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng.
Khi sao chép công thức (nhấn chuột & drag), các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ 3 sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành =$B$5+$F5+E$6
XVII. Khái niệm hàm trong Excel
Giả sử trong các ô A3, B3, C3, D3, E3, F3 chứa các số. Để tính tổng các số này chúng ta có thể dùng công thức sau: =A3+B3+C3+D3+E3+F3, nhưng cách dùng nhanh hơn cả là sử dụng hàm =SUM(A3:F3).
Cú pháp chung của hàm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
<tên hàm> ([Đối số])
trong đó:
<tên hàm> được sử dụng theo tên quy ước của Excel.
[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng nhau.
Sau đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số hàm hay dùng nhất.
XVII.1. Nhóm hàm số
XVII.1.1. Hàm SQRT
Hàm căn bậc hai. Cú pháp:
SQRT(number)
Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT trả lại giá trị lỗi #NUM!.
Ví dụ:
SQRT(16) bằng 4
SQRT(-16) bằng #NUM! SQRT(ABS(-16)) bằng 4
XVII.1.2. Hàm ABS
Trả lại giá trị tuyệt đối của số. Cú pháp:
ABS(number)
Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối. Ví dụ:
ABS(2) bằng 2 ABS(-2) bằng 2
Nếu A1 chứa -16, thì SQRT(ABS(A1)) bằng 4
XVII.1.3. Hàm ROUND
Làm tròn số Cú pháp:
ROUND(number,num_digits)
Trong đó, number là số muốn làm tròn. Num_digits chỉ định số chữ số muốn làm tròn. Nếu num_digits lớn hơn 0 (zero), thì số được làm tròn đến số xác định sau số thập phân. Nếu num_digits bằng 0, thì number được làm tròn tới phần nguyên. Nếu
num_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân. Ví dụ:
ROUND(2.15, 1) bằng 2.2 ROUND(2.149, 1) bằng 2.1 ROUND(-1.475, 2) bằng -1.48 ROUND(21.5, -1) bằng 20 XVII.2. Nhóm hàm thống kê XVII.2.1. Hàm Average
Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các đối số. Cú pháp:
AVERAGE(number1,number2, ...)
Trong đó: Number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số.
Ghi chú:
• Các đối số có thể là các hằng số, tên hoặc địa chỉ ô chứa số. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Nếu địa chỉ ô nằm trong đối số chứa văn bản, các giá trị logic hoặc các ô trống thì các giá trị này được bỏ qua. Tuy nhiên, các ô chứa các giá trị bằng 0 đều được tính.
Ví dụ:
Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì: AVERAGE(A1:A5) bằng 11
AVERAGE(A1:A5, 5) bằng 10
XVII.2.2. Hàm Max
Hàm này trả lại giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị. Cú pháp:
MAX(number1,number2,...)
Trong đó: number1,number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị lớn nhất của chúng.
Ghi chú:
• Các đối số có thể là các hằng số, các ô trống, các giá trị logic hoặc văn bản đại diện cho số. Các đối số là các giá trị lỗi hoặc văn bản không thể chuyển thành số được sẽ gây ra lỗi trong công thức.
• Nếu một đối số là địa chỉ vùng, chỉ có những giá trị số trong vùng mới được tính trung bình. Các ô trống, các giá trị logic, các giá trị văn bản và các địa chỉ trong vùng được bỏ qua. Nếu muốn tính trung bình cả cho các giá trị logic và văn bản thì dùng hàm MAXA thay thế.
• Nếu hàm không chứa đối số sẽ cho giá trị bằng 0. Ví dụ:
Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì: MAX(A1:A5) bằng 27
MAX(A1:A5,30) bằng 30
XVII.2.3. Hàm MIN
Cú pháp:
MIN(number1,number2, ...)
Trong đó: number1, number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị nhỏ nhất của chúng. Đặc điểm của các đối số này hoàn toàn tưng tự như các đối số của hàm MAX.
Ví dụ:
Nếu A1:A5 chứa các số 10, 7, 9, 27, và 2, thì: MIN(A1:A5) bằng 2
MIN(A1:A5, 0) bằng 0
XVII.2.4. Hàm SUM
Hàm này cho giá trị là tổng các số Cú pháp:
SUM(number1,number2, ...)
Trong đó, number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số muốn tính tổng giá trị của chúng. Các đối ở đây có thể là các giá trị, danh sách địa chỉ các ô, một vùng ô.
Ghi chú:
• Các số, các giá trị logic và văn bản đại diện cho số mà ta gõ trực tiếp trong danh sách đối số đều được tính (xem hai ví dụ đầu tiên ở dưới đây).
• Nếu một đối số là một vùng địa chỉ thì chỉ có những giá trị số trong vùng này được tính. Các ô trống, các giá trị logic hoặc các giá trị lỗi trong vùng này bị bỏ qua (xem ví dụ thứ ba).
• Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text mà không thể chuyển thành số sẽ gây lỗi. Ví dụ:
SUM(3, 2) bằng 5 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SUM("3", 2, TRUE) bằng 6 vì các giá trị văn bản chuyển thành giá trị số và giá trị logic TRUE chuyển thành số 1.
Khác với ví dụ trên, nếu A1 chứa "3" và B1 chứa TRUE, thì:
SUM(A1, B1, 2) bằng 2 vì các tham chiếu tới các giá trị không phải là số không được chuyển thành số.
Nếu các ô A2:E2 chứa 5, 15, 30, 40, và 50, thì: SUM(A2:C2) bằng 50
SUM(B2:E2, 15) bằng 150
Chú ý:
• Khi cần dùng hàm SUM, hãy sử dụng nút AutoSum ( ) trên Toolbar thực hiện phép tính nhanh hơn. Các bước thực hiện như sau:
1. Chọn ô muốn chứa kết quả. (Khi cộng một cột, hãy kích hoạt ô phía dưới sát ô cuối cùng của cột. Khi cộng một hàng, hãy kích hoạt ô sát phía bên phải của hàng).