Sổ kế toán, phân loại sổ kế toán
ĐỀ TÀI: SỔ KẾ TỐN? PHÂN LOẠI SỔ KẾ TỐN? LIÊN HỆ VỚI HỆ THỐNG SỔ CỦA HÌNH THỨC NHẬN KÝ CHUNG. A. Sổ kế tốn I. Sổ kế tốn 1. Khái niệm: Sổ kế tốn là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối lien hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tìa chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế tốn, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế tốn. 2. Ý nghĩa: Trong q trình thu nhận và xử lý thơng tin về hoạt động kinh doanh của các đơn vị, các chứng từ chỉ phản ánh thơng tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng biệt chưa có tác dụng đối với cơng tác quản lý tổng hợp. Cần tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên từng chứng từ vào sổ kế tốn để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn. Như vậy, sổ chính là phương tiện vật chất để thực hiện cơng tác kế tốn. Đây là khâu trung tâm của tồn bộ cơng tác kế tốn, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ cơng tác tính tốn, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết cho quản lí thường được lấy từ sổ kế tốn. 3. Nội dung chủ yếu của sổ kế tốn - Ngày, tháng ghi sổ. - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dung làm căn cứ ghi sổ. - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. - Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 4. Yêu cầu đối với sổ kế toán Xuất phát từ nhu cầu tập hợp và hệ thống hóa các thông tin trên cơ sở chứng từ gốc phục vụ cho công tác quản lý mà mẫu sổ kế toán được xây dựng với những kết cấu khác nhau. Việc xây dựng hệ thống sổ kế toán tại các đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết cấu sổ phải khoa học , hợp lý, đảm bảo thuận cho công việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước. - Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. - Sổ kế toán cần được xây dựng thiết kế phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật. - Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thông sổ kế toán do Bộ Tài Chính quy đinh để chọn một hệ thống sổ kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị mình. I. Các loại sổ kế toán Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứngtừ gốc, sổ kế toán áp dụng ở các đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của các đối tượng kế toán. Do sổ kế toán có kết cấu, nội dung phản ánh và hình thức biểu hiện khác nhau nên cần thiết phải phân loại sổ kế toán sổ kế toán dể sử dụng thuận lợi và có hiệu quả. Dựa vào đặc điểm khác nhau của sổ có thể chia sổ kế toán thành các loại sau: 1. Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ.Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. a. Sổ kế toán tổng hợp: Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát. Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo giá trị. Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ví dụ mẫu sổ: Sổ nhật ký chung Năm……… Ngày …tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b. Sổ kế toán chi tiết: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Khái niệm: Là loại kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng ở dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý. Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Ví dụ : hàng hóa được mua về theo hóa đơn nào, của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính…. Ví dụ mẫu sổ: Sổ chi tiết vật liệu(sản phẩm hàng hóa) Năm……… Tài khoản… Tên kho…… c. Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu năm Cộng Khái niệm: Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể về các nghiệp vụ , tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết trên các sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10 trong hình thức kế toán nhật ký_ chứng từ Ví dụ mẫu sổ: SỔ CÁI Năm ……. Tên tài khoản…… Số hiệu…… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối Số tiền Số Ngày Nợ Có Số Ngày Nợ Có Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết 2. Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ. Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau: a. Sổ ghi theo hệ thống Khái niệm: Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Ví dụ sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: SỔ CÁI Năm ……. Tên tài khoản…… Số hiệu…… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có - Cộng PS tháng - Số dư cuối tháng - Cộng lũy kế Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b. Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Khái niệm: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thơi gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan…. Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ… Ví dụ mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm…… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng tháng - Lũy kế đầu quý Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị c. Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: Khái niệm: là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán. Sổ được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phản ánh trên sổ. Ví dụ sổ cái các tài khoản theo hình thức nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí sổ cái… Mẫu sổ nhật ký sổ cái: NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm……… TT dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 131 TK511 TK Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số đầu năm - Cộng số PS - Số dư cuối tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán 3. Phân loại theo cấu trúc sổ a. Sổ kết cấu kiểu một bên: Khái niệm: là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản). b. Sổ kết cấu kiểu hai bên: [...]... thức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, sổ kế toán được chia thành 2 loại: sổ tờ rơi và sổ đóng thành quyển a Sổ tờ rơi Khái niệm: là loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán hàng tháng Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho sự phân công lao động ghi sổ kế toán, tuy nhiên việc bảo quản khó...Khái niệm: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán c Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Khái niệm: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ VD: Nhật ký sổ cái d Sổ kết cấu kiểu bàn cờ:... ghi vào sổ theo trình tự thời gianphats sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức Nhật ký chung: - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký đặc biệt): sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật lý mua hàng, sổ nhật ký bán hàng - Sổ cái - Các sổ kế toán chi... tờ sổ b Sổ đóng thành quyển Khái niệm: là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển và được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số trang , giữa các sổ phải có dấu giáp lai Ví dụ: Sổ nhật ký các mở theo tháng, sổ cái của hình thức chứng từ mở theo năm 5 Phân. .. loái sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối tượng được theo dõi VD: Nhật ký chứng từ số 8 Phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu số có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị 4 Phân loại theo hình thức tổ chức sổ Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán. .. chứng từ mở theo năm 5 Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ Với tiêu thức phân loại này những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội dung liên quan đến cùng 1 đối tượng kế toán sẽ dc tập hợp và phản ánh trên cùng 1 sổ Theo tiêu thức phân loại này sổ kế toán dc chia thành những loại sổ sau: a Sổ tài sản bằng tiền: Được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền trong... như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí quản lí… g Sổ vốn-quỹ: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản… Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong quá trình xử lí thông tin và tổng hợp số liệu B Liên hệ với hệ thống sổ. .. như số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng… b Sổ vật tư: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm… c Sổ tài sản cố định: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình… d Sổ công nợ: Được sử dụng để theo dõi các... (Ký tên, đóng dấu) Họ tên:…… Họ tên:…… 4 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết a Sổ chi tiết hoạt động Bộ (Sở) : Mẫu số S61a-H Họ tên:…… Đơn vị : SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG Nguồn kinh phí : Chương : .Loại : .Khoản : Từ ngày : .… Đến ngày : Chứng từ Số Diễn giải Tiểu mục Ngày Ghi nợ TK Ghi 661 661 có TK Lập, ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên) (Chữ... thống sổ kế toán mà hình thức nhật ký chung áp dụng 1 Sổ nhật ký chung Bộ, (Sở) : ……… Mẫu số : S03 a -H Đơn vị : ………… (Ban hành theo quy định số: 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm…………… Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 Đã ghi sổ 5 DIỄN GIẢI 4 STT dòng 6 Số hiệu tài SỐ PHÁT SINH Nợ Có 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ . tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ. Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi. đối tượng kế toán. Do sổ kế toán có kết cấu, nội dung phản ánh và hình thức biểu hiện khác nhau nên cần thiết phải phân loại sổ kế toán sổ kế toán dể