Hướng dẫn xếp thời khóa biểu

Bước 1. Khởi tạo dữ liệu thời khóa biểu Công việc đầu tiên cần phải thực hiện là khởi tạo một tệp (file) thời khóa biểu mới cho nhà trường. Mỗi thời khóa biểu (của một học kỳ) là một tệp có phần mở rộng *.TKB. - Nếu là lần đầu tiên sử dụng phần mềm, nhà trường cần và bắt buộc phải dùng lệnh Tạo tệp dữ liệu mới để tạo ra tệp dữ liệu cho trường mình. Việc khởi tạo dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua 4 bước như sau: - Nếu đã có một tệp dữ liệu TKB từ các năm học hoặc học kỳ trước thì không cần khởi tạo mới tệp dữ liệu như trên nữa. Có 2 cách làm như sau: (1) Dùng ngay tệp dữ liệu cũ, đổi tên sau đó thay đổi các thông số chính của thông tin thời khóa biểu bằng lệnh Thuộc tính trường học từ thực đơn Nhập dữ liệu. Các tham số cần thay đổi như Học kỳ, Niên khóa, Địa điểm, Chương trình đào tạo, Khối lớp hệ thống. (2) Khởi tạo dữ liệu học kỳ mới từ dữ liệu cũ (học kỳ hoặc năm học trước đó). Lệnh Khởi tạo dữ liệu học kỳ là một lệnh mới của phần mềm TKB. (Hệ thống/Khởi tạo dữ liệu học kỳ) Lệnh này sẽ tự động tạo ra một tệp TKB mới lấy dữ liệu kế thừa từ tệp TKB của học kỳ trước hay năm học trước. Bước 2. Nhập, điều chỉnh dữ liệu gốc thời khóa biểu. Công việc tiếp theo là cần nhập toàn bộ dữ liệu gốc của thời khóa biểu. Chữ "gốc" ở đây được hiểu là các dữ liệu chỉ cần nhập một lần và hầu như không thay đổi trong nhà trường. Các dữ liệu gốc cần nhập là: - Thông tin về Chương trình đào tạo. Phần mềm TKB hỗ trợ hoàn toàn cho các trường có đa chương trình đào đạo. Để thực hiện xếp thời khóa biểu cho các nhà trường này, người dùng cần khai báo các chương trình đào tạo hiện có như: Ban A, Ban C… cùng với số tiết chuẩn tương ứng. Thực hiện khai báo chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Thuộc tính trường học/Chương trình đào tạo. Nhập số tiết chuẩn tương ứng cho từng Chương trình đào tạo, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Số tiết chuẩn của môn học. Tại cửa sổ này, người dùng chọn chương trình đào tạo, ca học sáng hay chiều và nhập số tiết chuẩn cho từng môn học của các khối lớp khác nhau. - Danh sách khối lớp và lớp học. Thực hiện nhập danh sách lớp, từ thực đơn chính chọn lệnh: Nhập dữ liệu/Nhập lớp. Tại cửa sổ Nhập danh sách lớp, người dùng nhập danh sách các lớp học trong nhà trường, tích chọn các thuộc tính của lớp học gồm: Khối sáng hay chiều, khối lớp, chương trình đào tạo, vị trí… Chú ý: Phần mềm TKB cho phép nhập nhanh tất cả các lớp cách nhau bằng dấu cách - Danh sách giáo viên Nhập danh sách giáo viên trong nhà trường, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập giáo viên. Trong cửa sổ Nhập danh sách giáo viên người dùng nhập: Họ tên giáo viên, Mã giáo viên và các thông tin khác như: giới tính, ngày sinh,…(nếu cần). Chú ý: Phần mềm tự động lấy “Mã giáo viên” là nhóm ký tự cuối cùng trong mục “Tên giáo viên” tương ứng với tên giáo viên; nếu trong nhà trường có các giáo viên trùng tên thì cần phải thêm các thông tin trong phần “Mã giáo viên” để phân biệt các giáo viên này. Các giáo viên trong nhà trường cần có các mã khác nhau (tên có thể trùng nhau). Ngoài việc cho phép nhập Danh sách giáo viên trực tiếp, phần mềm TKB còn cho phép nhập danh sách giáo viên từ file Excel có sẵn trong Nhà trường - Danh sách nhóm, tổ giáo viên Việc xác lập danh sách tổ, nhóm giáo viên nhằm giúp cho việc nhập phân công giảng dạy dễ dàng, nhanh chóng và chính xác; đồng thời giải quyết nhanh các yêu cầu của tổ nhóm giáo viên đặt ra. Thực hiện xác lập tổ nhóm giáo viên, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập nhóm giáo viên. Tại cửa sổ Nhập nhóm giáo viên người dùng cần nhập tên nhóm, lựa chọn thành viên nhóm từ danh sách giáo viên và các môn học mà nhóm này đảm nhiệm. - Danh sách môn học Danh sách môn học đã được phần mềm tự động khởi tạo trong bước “Khởi tạo dữ liệu”. Bước này nhằm giúp người dùng có thể thêm, sửa, xóa và sắp xếp các môn học trong danh sách đã có, cho phù hợp với thực tế của Nhà trường. Thực hiện nhập danh sách môn học, từ thực đơn chính người dùng chọn: Nhập dữ liệu/Nhập môn học. - - Danh sách phòng học (bao gồm phòng học bộ môn và đa năng). Phần mềm TKB hoàn toàn hỗ trợ mô hình phòng học bộ môn và đa năng, để thực hiện nhập dữ liệu phòng học người dùng lần lượt thực hiện theo các bước: + Nhập phòng học: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Nhập phòng học, trong cửa sổ Nhập danh sách phòng người dùng cần nhập Mã phòng, Tên phòng và tích chọn các thông số khác như: Kiểu phòng, vị trí, số lượng học sinh… + Gán tính chất phòng học: Thực chất của bước này là xác định các phòng học bộ môn đã nhập ở bước trên được phép dạy các môn học gì? và các khối lớp nào?. Thực hiện việc gán tính chất phòng học, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Tính chất phòng bộ môn. + Phân công lớp học theo phòng bộ môn: Công việc này nhằm cụ thể các lớp nào? và môn học nào? được phép (bắt buộc phải) học trong phòng bộ môn. Thực hiện công việc này, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Phân công lớp học theo phòng bộ môn. School@net Bước 3. Nhập bảng PCGD và ràng buộc thời khóa biểu. Các ràng buộc chính của thời khóa biểu là nhóm các dữ liệu có nhiệm vụ định hình khuôn dạng của thời khóa biểu. Đây là nhóm các lệnh rất quan trọng của bài toán và phần mềm thời khóa biểu. Các lệnh thuộc nhóm nhập, điều chỉnh ràng buộc chính bao gồm: - Các tính chất sư phạm môn học được gán với từng lớp hoặc nhóm lớp. Phần mềm TKB hỗ trợ xếp Thời khoá biểu với 17 thuộc tính của môn học như: Có cặp tiết xếp liền, chỉ học một tiết một ngày, không học tiết 5… Các ràng buộc này được gán cho từng môn học, từng khối thậm chí đến từng lớp cụ thể. Để nhập tính chất sư phạm của môn học, từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Thuộc tính môn học. Từ cửa sổ Nhập ràng buộc môn học, tuy theo đặc điểm của Nhà trường để lựa chọn các yêu cầu cụ thể. Trong công việc xếp Thời khoá biểu, phần khó nhất luôn là làm sao có thể đáp ứng được các yêu cầu hết sức phức tạp và đa dạng mà các giáo viên đặt ra. Để giải quyết yêu cầu này phần mềm TKB cho phép người dùng khai báo hơn 20 yêu cầu ràng buộc của giáo viên và nhóm giáo viên. + Nhóm yêu cầu chung: số tiết dạy lớn nhất trong buổi, Thời gian chờ dạy lớn nhất, Tổng thời gian chờ dạy trong tuần… + Nhóm yêu cầu theo buổi: dạy từ tiết đến tiết, các yêu cầu trên tiết (Bận, Hạn chế, Nghỉ, Họp), chỉ dạy vào các ngày… Nhập yêu cầu giáo viên: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu giáo viên, trong cửa sổ Nhập yêu cầu giáo viên người dùng lựa chọn giáo viên cần nhập và tích chọn các thông số về yêu cầu của giáo viên này. Nhập yêu cầu của nhóm giáo viên: Từ thực đơn chính người dùng chọn Nhập dữ liệu/Yêu cầu của nhóm giáo viên việc nhập yêu cầu ràng buộc của nhóm giáo viên hoàn toàn tương tự như cho giáo viên. Khi nhập yêu cầu cho nhóm giáo viên đồng nghĩa yêu cầu đó sẽ được gán cho toàn bộ các thành viên của nhóm. Giả sử: khi nhập yêu cầu “Họp” cho nhóm giáo viên Toán – Lý tại tiết 5 chiều thứ 4 thì toàn bộ các giáo viên trong nhóm này sẽ không xếp tiết vào vị trí đó, để có thể tham gia họp tổ bộ môn. - Thông tin địa điểm trường. Trong thực tế, Nhà trường có thể có nhiều địa điểm học khác nhau xa cách về mặt địa lý. Vì vậy, trong quá trình xếp Thời khóa biểu cần phải tính toán tính hợp lý trong việc di chuyển của Giáo viên. Phần mềm TKB hỗ trợ xếp Thời khóa biểu với 10 địa điểm nhà trường, trong quá trình xếp có tính toán và xem xét đến tính hợp lý của điều kiện thực tế trên. Để sử dụng tính năng này người dùng cần thực hiện các công việc sau: + Khai báo các địa điểm nhà trường: Từ thực đơn chính người dùng chọn Hệ thống/Thuộc tính trường học chọn “Địa điểm” và khai báo các địa điểm nhà trường. + Gán địa điểm trường học: Công việc này xác định các lớp học nào? sẽ học ở địa điểm nào? (Việc gán địa điểm trường học đã giới thiệu trong phần “Nhập danh sách lớp học” khi khai báo thông tin về vị trí lớp học) Nhập bảng Phân công giảng dạy (PCGD) Bảng phân công giảng dạy (hay còn gọi là Phân công chuyên môn) là phần dữ liệu quan trọng nhất và phức tạp nhất của mọi thời khóa biểu. Bảng này cho biết giáo viên A dạy lớp nào? Dạy môn gì? Và số tiết dạy trong một tuần là bao nhiêu? Bảng dữ liệu PCGD được nhập theo từng buổi sáng/chiều. Riêng các lớp 2b thì cần nhập chung một bảng PCGD chung được gọi là PCGD2b. Trước khi nhập dữ liệu phân công giảng dạy, cần chú ý các thông tin sau cần nhập xong trước và kiểm tra lại chính xác: - Thông tin phân phối tiết chuẩn cho các Chương trình đào tạo. Thông tin này cần thiết để phần mềm sẽ gán tự động mặc định số tiết cần dạy trong một tuần cho các giáo viên trong khi nhập bảng PCGD. Chú ý rằng phân phối tiết chuẩn này sẽ thay đổi theo kế hoạch giảng dạy từng năm của mỗi Sở Giáo dục và Đào tạo. - Thông tin nhóm chuyên môn của giáo viên trong nhà trường. Nếu các nhóm chuyên môn của giáo viên đã được thiết lập thì phần mềm sẽ cho phép nhập bảng PCGD theo từng nhóm chuyên môn, ví dụ nhập PCGD cho từng tổ Văn, Toán, Ngoại ngữ, rất thuận tiện. Nhập phân công giảng dạy trực tiếp từ phần mềm [...]... trình xếp thời khóa biểu Khi đã và đang trong quá trình xếp thì việc sửa đổi dữ liệu bảng PCGD phải làm rất cẩn thận Phần mềm TKB sẽ tự động kiểm soát quá trình này đảm bảo không bị xảy ra lỗi logic mâu thuẫn giữa PCGD và dữ liệu đã xếp trên thời khóa biểu Bước 4 Chuẩn bị xếp thời khóa biểu Công việc chuẩn bị xếp thời khóa biểu bao gồm một loạt các thao tác quan trọng cần làm trước khi thực hiện lệnh xếp. .. người dùng thao tác thủ công trực tiếp lên dữ liệu Thời khóa biểu như: xếp 1 tiết, xóa 1 tiết học, xếp cả 1 lớp, 1 giáo viên, khóa dữ liệu một số ô trên thời khóa biểu + Người dùng có thể xếp trực tiếp một tiết học lên thời khóa biểu lớp hoặc giáo viên, việc này cho phép người dùng rất linh hoạt trong quá trình xếp Để xếp 1 tiết học cụ thể trên thời khóa biểu, hãy chọn thông tin tiết học này trong khung... chỉnh dữ liệu thời khóa biểu Sau khi đã xếp xong thời khóa biểu, công việc tiếp theo là điều chỉnh, tinh chỉnh, tối ưu thời khóa biểu Đây là một công việc vô cùng phức tạp và đồ sộ Phần mềm TKB cung cấp rất nhiều các công cụ hỗ trợ mạnh cho người dùng thực hiện công việc tinh chỉnh thời khóa biểu - Phần mềm TKB đã đưa ra 5 màn hình quan sát, cho người dùng nhìn tổng thể thông tin Thời khóa biểu của Nhà... sau: Bước 5 Xếp tự động 100% thời khóa biểu. Sau khi đã chuẩn bị xong toàn bộ công việc trong bước 4 thì bước tiếp theo sẽ là lệnh xếp toàn bộ dữ liệu thời khóa biểu Đây là lệnh quan trọng nhất của phần mềm TKB Sau khi đã điền các tham số theo yêu cầu, chỉ cần bấm nút Bắt đầu, đợi một vài phút, bấm nút Kết thúc là chúng ta đã có một thời khóa biểu hoàn chỉnh Để có thể xếp được toàn bộ thời khóa biểu cần... quá trình xếp tự động Nếu cài đặt lựa chọn này thì môn Sinh hoạt này cần phải xếp trước và đó là một điều kiện tiên quyết của lệnh SF Giữ nguyên trạng thái thời khóa biểu hiện thời: nếu lựa chọn này được kích hoạt thì tất cả các tiết đã xếp trên thời khóa biểu trước khi thực hiện lệnh SF sẽ được khóa lại Tối ưu thời khóa biểu: có thực hiện hay không bước 5 của qui trình thực hiện lệnh SF Chú ý nhìn... phòng, sau đó chọn phòng truyền thống Bước 7 Tối ưu hóa dữ liệu thời khóa biểu Như đã trình bày trong bài trước, tinh chỉnh dữ liệu là công việc rất quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong quá trình xếp và hoàn thiện một thời khóa biểu Phần mềm TKB đã cung cấp một số lượng rất lớn các công cụ hỗ trợ xếp tay, tinh chỉnh thời khóa biểu Bên cạnh các việc có thể tỉnh chỉnh và đánh giá trực tiếp bằng... bằng cách nháy chuột phải trên ô thời khóa biểu và chọn chức năng Khóa dữ liệu, hoặc dùng lệnh: Lệnh chính/Đặt – hủy khóa dữ liệu và chọn dữ liệu TKB cần khóa - Phần mềm TKB còn cùng cấp các công cụ hỗ trợ tinh chỉnh dữ liệu Thời khóa biểu bao gồm lệnh xếp tự động một tiết học có điều kiện CX, lệnh giải phóng một tiết Pust out và lệnh dịch chuyển tiết Move To + Lệnh xếp tự động tiết học có điều kiện... tiết CHAOCO < 30 tiết trong tuần Ba lệnh xếp trước các tiết trên được thực hiện hoàn toàn giống nhau, thứ tự các thao tác như sau: 1 Lựa chọn tiết cần xếp trong mục Xếp môn học (Xếp tiết không học, Chào cờ, Xếp môn học, Xếp tiết GVCN) 2 Chọn phạm vi thực hiện (theo toàn trường hoặc theo từng khối lớp) 3 Tích chọn các tiết cần xếp trên lưới Thời khóa biểu - Xếp tiết giáo viên chủ nhiệm (GVCN) Lệnh này... tin phòng học truyền thống cho phép người dùng quan sát và in thời khóa biểu của các phòng học truyền thống (là phòng học theo sơ đồ lớp) trong nhà trường Bước 9 Sử dụng các công cụ hỗ trợ của phần mềm Phần mềm TKB có khá nhiều công cụ hỗ trợ quan trọng giúp người xếp thời khóa biểu trong các công việc quản lý, theo rõi và xếp thời khóa biểu của mình 1 Tinh chỉnh bảng PCGD Chức năng này cho phép thực... "xấu" Với chức năng tô màu các tiết xấu, người xếp thời khóa biểu sẽ nhận biết nhanh chóng các vị trí trên thời khóa biểu bị "xấu" và nếu muốn làm tốt lên phải dịch chuyển các tiết xấu này đến các vị trí khác Bộ 8 tiêu chí đánh giá tiết học được cho trong bảng sau: 2 Đánh giá giáo viên Trong phần mềm TKB đã đưa ra nhiều phương án và cách đánh giá thời khóa biểu của giáo viên Tuy nhiên cách đánh giá theo . liệu đã xếp trên thời khóa biểu. Bước 4. Chuẩn bị xếp thời khóa biểu. Công việc chuẩn bị xếp thời khóa biểu bao gồm một loạt các thao tác quan trọng cần làm trước khi thực hiện lệnh xếp tự động. liệu Thời khóa biểu như: xếp 1 tiết, xóa 1 tiết học, xếp cả 1 lớp, 1 giáo viên, khóa dữ liệu một số ô trên thời khóa biểu + Người dùng có thể xếp trực tiếp một tiết học lên thời khóa biểu. trạng thái thời khóa biểu hiện thời: nếu lựa chọn này được kích hoạt thì tất cả các tiết đã xếp trên thời khóa biểu trước khi thực hiện lệnh SF sẽ được khóa lại. Tối ưu thời khóa biểu: có thực