Chương 1 Tồng quan về hệ thống kế toán máy

Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 1 / 18 Tài liệu tham khảo hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MÁY Chương sách cung cấp bức tranh tổng quan về hệ thống kế toán trên môi trường có ứng dụng công nghệ thông tin. Từ những khái niệm và quan điểm đúng về phần mềm kế toán (PMKT) đến cách thức phân loại cũng như các chỉ tiêu cơ bản để lựa chọn PMKT. Nội dung chương này đồng thời tóm lược quy trình triển khai một PMKT dạng viết sẵn. Tiếp theo là phần giới thiệu một số PMKT trên thị trường và những lưu ý cho người học khi mới thao tác làm quen với PMKT. Chương tài liệu hướng dẫn nhằm hệ thống lại các nội dung thuộc chương 1 của sách giáo trình chính “Giáo trình kế toán máy Misa – kế toán doanh nghiệp”. Do đó, chương 1 của Tài liệu này được sử dụng kèm với giáo trình chính. Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể:  Giải thích các khái niệm và quan điểm đúng về PMKT  Trình bày các cách phân loại và một số chỉ tiêu cơ bản để lựa chọn PMKT  Mô tả quy trình ứng dụng PMKT dạng viết sẵn  Làm quen với PMKT Kết cấu chƣơng Khái niệm phần mềm kế toán (PMKT) Cách thức phân loại và các chỉ tiêu để lựa chọn PMKT Quy trình triển khai (ứng dụng) PMKT viết sẵn Làm quen với PMKT  Quan điểm về kế toán máy  Mô hình hoạt động của PMKT  Lợi ích của việc ứng dụng PMKT  Các tiêu chuẩn và điều kiện của một PMKT  Các cách phân loại PMKT  Một số chỉ tiêu để lựa chọn PMKT  Giới thiệu một số PMKT thương phẩm  Thao tác ban đầu trên PMKT Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 2 / 18 Một số gợi ý ban đầu Chắc hẳn, bạn đã từng sử dụng các tiện ích văn phòng trên máy tính; ví dụ như phần mềm Microsoft Word để hỗ trợ soạn thảo văn bản. Đối với công việc kế toán trên môi trường máy, bạn đã từng dùng phần mềm Microsoft Excel để thực hiện việc ghi chép kế toán hay chưa? Excel hỗ trợ tính toán cũng như trình bày thông tin, bảng biểu dưới dạng thức hàng và cột khá tốt. Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp chuyên biệt cho công tác kế toán – đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô. Bạn đã từng nghe nói hoặc đã trải nghiệm công việc thực tế với phần mềm kế toán? Như vậy:  Phần mềm kế toán là gì? Hoạt động ra sao?  Làm thế nào để đưa một phần mềm kế toán vào tổ chức? Và bắt đầu sử dụng cho công tác kế toán? I. Khái niệm phần mềm kế toán (PMKT) Định nghĩa của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại, phần mềm kế được xem là: - Một công cụ hỗ trợ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. - Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Và độ chính xác của các báo cáo đầu ra phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công. Để hiểu sâu về định nghĩa trên nhằm giải thích được bản chất của hệ thống kế toán máy, cần phải tìm hiểu quan điểm đúng đắn khi đề cập đến kế toán trên môi trường máy vi tính. Quan điểm về kế toán máy Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động cho tổ chức. Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để hỗ trợ người dùng xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, kết xuất và in ấn thông tin ra sổ kế toán, báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Phần mềm kế toán được phát sinh từ nhu cầu kế toán thực tế với sự phát triển của công nghệ thông tin . Dưới góc nhìn tổng quan của hệ thống thông tin, phần mềm kế toán được xem là hệ thống các chương trình máy tính dùng để hỗ trợ người dùng xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 3 / 18 thời gian trong công việc ghi chép và lưu trữ. Nhờ vào điều kiện tin học hóa, càng ngày công tác kế toán càng chuyển sang hướng trình bày và phân tích thông tin. Lợi ích của việc sử dụng CNTT là vai trò hỗ trợ đối với công tác kế toán. Rất nhiều người hiện nay vẫn giữ trạng thái tâm lý rằng “Có phần mềm kế toán là giúp doanh nghiệp hết tất cả.” – quan điểm đó chưa đúng hoàn toàn về kế toán máy. Máy tính không thể thay người kế toán đọc nghiệp vụ và ghi định khoản đúng! Chương trình phần mềm - hệ thống máy vi tính chỉ có tác dụng trợ giúp trong công tác thống kê, phân loại, xử lý tính toán, còn lại tổ chức thu thập dữ liệu, và phân tích thông tin vẫn do người được đào tạo kế toán giữ vai trò chủ đạo. Mô hình hoạt động của PMKT Phần mềm kế toán được thiết kế theo mô hình cơ bản của hệ thống thông tin. Các hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm ba (03) công đoạn: Hình 1-1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào - Trong công đoạn này người sử dụng (NSD) phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay (key-in) hoặc nhập khẩu (import) vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Hiện nay, hầu hết các tổ chức đều có ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào kế toán ở những mức độ khác nhau. Với sự hỗ trợ của CNTT, dữ liệu sau khi được nhập vào chương trình máy tính, sẽ được xử lý tự động để kết xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Từ đó, người kế toán có thể giảm thiểu Chương trình phần mềm - hệ thống máy vi tính chỉ có tác dụng trợ giúp trong công tác thống kê, phân loại, xử lý tính toán, còn lại tổ chức thu thập dữ liệu, và phân tích thông tin vẫn do người được đào tạo kế toán giữ vai trò chủ đạo. Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 4 / 18 - Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Công đoạn 2: Xử lý - Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất sổ sách và báo cáo kế toán trong công đoạn sau. - Trong công đoạn này, sau khi NSD quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) thì phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. Công đoạn 3: Kết xuất thông tin đầu ra - Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán ở công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. - Tùy theo nhu cầu của NSD thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, NSD có thể thêm, bớt hoặc chỉ nh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Lợi ích của việc ứng dụng PMKT Nếu nhìn nhận kế toán là công việc đi cùng với hoạt động của tổ chức và sản phẩm thông tin do kế toán tạo ra được sử dụng cho cả đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức, ứng dụng phần mềm hỗ trợ công tác tác toán sẽ mang lại những lợi ích: - Đối với tổ chức hoạt động kinh doanh o Người kế toán trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách và báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán cho phép cung cấp tức thì bất kỳ số liệu kế toán đã nhập vào hệ thống tại mọi thời điểm khi người quản lý có yêu cầu. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy nội dung của các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. Phần mềm kế toán được thiết kế theo mô hình cơ bản của hệ thống thông tin, bao gồm ba (03) công đoạn: - Nhập dữ liệu đầu vào - Xử lý - Kết xuất thông tin đầu ra o Các kế toán viên sẽ không phải thực hiện việc tính toán, ghi chép bằng tay. Trong điều kiện sử dụng phần mềm, kế toán viên chỉ cần nắm vững quy trình hoạch toán, không cần quá chú ý đến chi tiết nghiệp vụ, vẫn có thể nhập liệu và kết xuất được báo cáo chính xác. Sự trợ giúp của phần mềm kế toán sẽ rất hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm khi ghi chép chi tiết về các nghiệp vụ. Việc ứng dụng PMKT sẽ mang lại lợi ích cho các đối tượng: - Bên trong tổ chức - Bên ngoài tổ chức Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 5 / 18 o Ở vị trí giám đốc tài chính của đơn vị, phần mềm kế toán hỗ trợ cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của tổ chức theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng. o Giám đốc điều hành của tổ chức có ứng dụng phần mềm kế toán có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu qu ả. Ngoài ra, hoạt động kế toán trên phần mềm còn giúp tổ chức tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, báo cáo đầu ra, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt của các đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. - Đối với bên ngoài: cơ quan thuế và kiểm toán độc lập o Phần mềm kế toán được sử dụng trong tổ chức sẽ tạo điều kiện dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán tại đơn vị. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một PMKT Phần này trích yếu một số nội dung cốt lõi của Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán". - Một phần mềm kế toán cần đạt các tiêu chuẩn: o Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng (NSD) tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. o Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. o Phần mềm kế toán phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. o Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. - Một phần mềm kế toán cần đảm bảo các điều kiện: o Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, về mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán. o Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp NSD vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản về hệ thống. o Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, và ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. - Một tổ chức nên hội đủ các điều kiện sau khi quyết định ứng dụng phần mềm kế toán: o Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: Tổ chức nên lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học; Và xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế toán trên máy vi tính. Ví dụ. Quy chế quản lý và sao lưu dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 6 / 18 o Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức nên lựa chọn hoặc đào tạo cán bộ có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp vụ kế toán và tin học; xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy ; Và quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu. Ví dụ. Phân quyền truy cập và thao tác trên hệ thống. II. Cách thức phân loại và các chỉ tiêu để lựa chọn PMKT Phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng mà tổ chức dự định triển khai cần cân nhắc và lựa chọn trong quá trình tin học hóa kế toán. Trong phần này, một số điểm cần lưu ý đối với các đơn vị về việc cân nhắc cũng như tiến hành lựa chọn một phần mềm kế toán. Các cách thức phân loại PMKT Hiện nay, chúng ta có một số cách để phân loại phần mềm kế toán (PMKT) phổ biến như sau: - Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT dạng front office và dạng back office). Theo cách phân loại này, các PMKT hỗ trợ bán lẻ đặt ở cửa hàng, quầy giao dịch. Ví dụ, hệ thống Point Of Sales - POS là PMKT dạng front office. PMKT front office đóng vai trò hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và phiếu giao hàng cho khách hàng. Một số phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, các PMKT front office có tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán hàng và truy vấn tồn kho. Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị được thiết lập ở phía văn phòng – back office dùng để nhập liệu và xử lý các chứng từ kế toán, hỗ trợ lưu trữ cũng như kết xuất các báo cáo kế toán: báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và những phân tích thống kê tài chính. o Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán: Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công ty mẹ ) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán". - Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT dạng đóng gói và dạng tự viết). PMKT đóng gói được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành “hộp sản phẩm” với các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Ưu điểm của PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai thấp. Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT dạng thương phẩm đóng gói. PMKT tự viết là phần mềm được đặt hàng đến nhà cung cấp; thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp với ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu đặc thù. Ví dụ, PMKT của các công ty sản xuất trong ngành dược phẩm sẽ xử lý chứng từ và tính giá thành theo những quy trình đặc trưng tùy theo từng đơn vị. Để đáp ứng được những yêu cầu cụ thể này, PMKT dạng tự viết sẽ có chi phí phát triển cao, thường khó cập nhật và nâng cấp nên có thể dẫn đến rủi ro về hệ thống khi vận hành. Các cách phân loại PMKT phổ biến: - Theo bản chất nghiệp vụ - Theo hình thức sản phẩm - Theo nguồn gốc, xuất xứ Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 7 / 18 - Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT nước ngoài và trong nước). PMKT được phát triển bởi nhà cung cấp nước ngoài có ưu điểm chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp và ứng dụng công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, giá thành của các PMKT có nguồn gốc từ nước ngoài là khá cao; các vấn đề về bảo trì, hỗ trợ có thể gặp khó khăn. Ngoài ra, khi triển khai PMKT nước ngoài có thể phát sinh những vấn đề về địa phương hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hướng dẫn thông thường là tiếng Anh, hệ thống tài khoản Việt Nam không có sẵn trong phần mềm, yêu cầu về cấu hình phần cứng của máy tính cao. Trong khi đó, các PMKT có nguồn gốc trong nước có thể có cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với PMKT nước ngoài. Ưu điểm của PMKT trong nước là giá thành thấp, có thể bảo hành nhanh chóng do nhà cung cấp phần mềm trong nước có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tại địa phương. Hơn nữa, PMKT trong nước thường phù hợp với môi trường kế toán của Việt Nam ngay từ ban đầu. Một số chỉ tiêu để lựa chọn PMKT Khi tiến hành lựa chọn một phần mềm kế toán (PMKT) để hỗ trợ cho công tác kế toán tại đơn vị, người sử dụng (NSD) cần thiết lập một bảng danh sách các điều kiện (checklist) để xem xét và đánh giá các PMKT trước khi quyết định lựa chọn một PMKT. Một số chỉ tiêu nên được NSD xem xét khi lựa chọn PMKT: - Về nguồn gốc, xuất xứ của PMKT, NSD nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng. Điều này sẽ có lợi cho tổ chức trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành PMKT. - Các vấn đề liên quan trong quá trình sử dụng, NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tư phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng cảnh báo trên hệ thống (ví dụ: xuất kho lớn hơn tồn kho, PMKT sẽ phản ứng như thế nào? ), tài liệu hướng dẫn cho người dùng cuối, khả năng bản địa hóa của phần mềm (ví dụ: đáp ứng về giao diện cho kế toán người Việt, các xử lý kế toán đặc trưng ở môi trường Việt Nam như kết chuyển cuối kì…). - Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh: NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo kế toán. - Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật: NSD cần lưu ý đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng như kiểm tra các lỗi lập trình trên phần mềm (nếu có) thông qua giai đoạn chạy thử phần mềm. - Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai: NSD nên lưu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần mềm khác. Ví dụ: việc kết xuất dữ liệu ra các định dạng chuẩn như .xml để nhập khẩu vào các phần mềm khác. - Các yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu: phần mềm phải có khả năng hỗ trợ phân quyền cho từng đối tượng người sử dụng cụ thể, cập nhật nhật ký sử dụng (log system), mã hóa dữ liệu lưu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; phần mềm phải cung cấp chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu hoạt động đúng về mặt kỹ thuật. Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 8 / 18 III. Quy trình triển khai (ứng dụng) PMKT viết sẵn Về nguyên tắc, các tổ chức có thể lựa chọn giữa 02 giải pháp phần mềm sau: - Tự phát triển (hay tự viết) chương trình phần mềm kế toán (internal application development). Doanh nghiệp có thể thuê công ty phát triển phần mềm hay tự duy trì đội ngũ phát triển hệ thống. Giải pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp có chu trình kế toán đặc thù và hội đủ điều kiện về nguồn lực kinh tế. - Bước 1: Đặt mua phần mềm - Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính - Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống o Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ, hình thức sổ, pp tính giá xuất kho ) o Lập danh mục: tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, vật tư; hàng hóa o Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo người dùng phần mềm, tiến hành phân quyền cho người dùng hoặc nhóm người dùng o Nhập số dư đầu cho các tài khoản, các đối tượng chi tiết khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tư, hàng hóa - Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm - Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm (chế độ sao lưu và phục hồi dữ liệu) - Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán - Mua phần mềm kế toán trọn gói (accounting software package). Nhiều đơn vị với quy mô nhỏ hơn có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán bằng cách lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán thương phẩm. Một số công ty cung cấp giải pháp phần mềm sẽ hỗ trợ tư vấn cũng như quá trình triển khai phần mềm kế toán dạng đóng gói cho doanh nghiệp. Phạm vi của môn học này là hỗ trợ về kiến thức kế toán máy cho Sinh Viên trên phần mềm kế toán (PMKT) dạng trọn gói. Tài liệu hướng dẫn này sẽ tóm lược về quy trình triển khai (ứng dụng) PMKT dạng viết sẵn. Các bước triển khai đối với PMKT dạng viết sẵn bao gồm: Một số bước gợi ý trong quy trình triển khai (ứng dụng) PMKT dạng viết sẵn: - Bước 1: Đặt mua PMKT - Bước 2: Cài đặt PMKT - Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống - Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu - Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống - Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 9 / 18 IV. Làm quen với PMKT Trong phần này, Tài liệu sẽ giới thiệu qua một số phần mềm thương phẩm (dạng đóng gói) trên thị trường và hướng dẫn các thao tác ban đầu trên một PMKT. Giới thiệu một số PMKT Một số PMKT có nguồn gốc nước ngoài MYOB (website: http://myob.com): là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch vụ, hỗ trợ các giải pháp kế toán - tài chính - quản trị doanh nghiệp. Đối tượng MYOB ch ủ yếu nhắm đến l à các doanh nghiệp vừa và nhỏ. QuickBooks (website: http://quickbooks.intuit.com ): là phần mềm kế toán của Tập đoàn Intuit của Mỹ. Phần mềm này có nhiều gói sản phẩm khác nhau phù hợp với quy mô doanh nghiệp theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (giá từ khoảng 100USD – 1.000USD). PeachTree (website: http://www.peachtree.com ): là dòng sản phẩm phần mềm kế toán của tập đoàn phần mềm Sage – Anh. PeachTree có các sản phẩm phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởi nghiệp cho đến khi doanh nghiệp phát triển về quy mô kinh doanh: Basic, Standard, Advanced, Premium. Sage AccPac (website: www.sageaccpac.com): là một trong các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp của tập đoàn phần mềm Sage dành cho đối tượng các doanh nghiệp lớn. Một số PMKT có nguồn gốc trong nước Theo cuộc khảo sát BITCup 2011, giải pháp phần mềm kế toán được doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn nhiều nhất là: ACSoft, Bravo, Effect, ESoft, Fast, MISA, Vacom, Vic, Trong đó, MISA-SME của MISA được người dùng đặc biệt đánh giá cao tiện ích sử dụng: thân thiện, thao tác đơn giản, có cảnh báo khi nh ập sai số liệu nằm ngoài phạm vi cho phép. MISA-SME cũng được đánh giá cao về giải pháp kỹ thuật (dễ nâng cấp, thích ứng với hệ điều hành hiện tại, ). Công ty Cổ phần MISA (website: http://www.misa.com.vn): Được thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những thương hiệu mạnh nhất trên thị trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phí thấp. Ưu điểm của các dòng sản phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, Chuyển đổi phương cách làm việc từ thao tác thủ công sang môi trường máy tính sẽ tạo ra những khó khăn nhất định trong giai đoạn ban đầu đối với người kế toán. Việc khó khăn và mất phương hướng thao tác trên màn hình máy tính được tìm ra là do người sử dụng ban đầu đã cố gắng nhớ mọi thao tác kỹ thuật trên màn hình hoặc đi quá sâu vào một vài hạch toán chi tiết TRƯỚC KHI tìm hiểu đủ kiến thức tổng quan về hệ thống để có thể từng bước điều khiển một cách logic các quy trình trên hệ thống kế toán máy. Đối với người mới sử dụng PMKT, cần trang bị kiến thức tổng quan về hệ thống để có thể từng bước điều khiển một cách logic các quy trình trên hệ thống kế toán máy. Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 10 / 18 dễ học, dể sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện. MISA-SME có nhiều gói sản phẩm khác nhau, đáp ứng tối đa nhu cầu của các doanh nghiệp mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Trình bày tổng quan về PMKT Misa SME 2012: http://download.misa.com.vn/Film/Web/SME2012/Demo/index.html Công ty Cổ phần Phần mềm EFFECT (website: http://www.effectvn.com): Là một trong những nhà cung cấp có thương hiệu tại Việt Nam về giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp với các s ản phẩm về Phần mềm kế toán và Hệ thống quản lý tổng thể Effect- ERP. Các sản phẩm của công ty được viết theo đơn đặt hàng nên có mức giá khá cao so với những phần mềm kế toán khác phụ thu ộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp dụng và độ phức tạp trong quản lý. Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (website: http://fast.com.vn): Thành lập từ năm 1997, là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam. Phần mềm kế toán của Fast được xây dựng trên cơ sở Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói. Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt (website: http://www.lacviet.com.vn): Thành lập từ năm 1994, là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam. AccNet là phần mềm kế toán quản trị tài chính doanh nghiệp thuộc nhóm phần mềm đóng gói, nhắm đến đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thao tác ban đầu trên PMKT Phần mềm kế toán (PMKT) sẽ rất nhiều và đa dạng. Tổ chức này có thể sử dụng PMKT Misa, tổ chức khác lại dùng PMKT MYOB… Học thực hành trên tất cả các PMKT là điều không thể. Tuy nhiên, bạn sẽ phải khởi đầu thao tác trên một PMKT kế toán cụ thể để hiểu rõ nguyên tắc làm việc cơ bản của kế toán máy. Tài liệu này đến với Sinh viên trong ngữ cảnh Sinh viên học ngành kế toán và đang có những bước ban đầu tiếp xúc với kế toán máy. Khi bắt đầu tiếp cận một PMKT, hãy giữ quan điểm rằng bạn sử dụng PMKT là để tìm hiểu nguyên tắc hoạt động cơ bản của kế toán máy; chứ không phải với mục tiêu là dồn hết sức chỉ để thông thạo một phần mềm duy nhất. Xem như bạn đang học lái xe gắn máy! Nguyên tắc cơ bản của lái xe là làm cách nào khởi động máy, điều khiển cho xe lăn bánh rồi vận hành thăng bằng và xử lý tốt các tình huống phát sinh trên đường đi cho đến khi dừng xe, tắt máy. Bạn có thể tập lái với xe SuperDream chẳng hạn. Sau đó, bạn có thể chuyển qua lái xe Wave Alpha rồi xe máy Air Blade đến điều khiển chiếc xe Nouvo… Đâu biết được trong tương lai, bạn sẽ điều khiển chiếc xe gắn máy hiệu nào nữa đây? Dù các xe gắn máy khác hiệu nhưng nguyên tắc vận hành xe gắn máy về cơ bản là tương tự nhau. Hình 1-2: Điều khiển một hệ thống Gợi ý các bước cần thiết đối với thao tác ban đầu khi tiếp cận một PMKT: - Bước 1: Khởi động được phần mềm - Bước 2: Tiếp cận được giao diện chính - Bước 3: Tìm hiểu thông tin về các phân hệ cơ bản trên phần mềm - Bước 4: Khi khảo sát ban đầu qua mỗi phân hệ, phân loại các chức năng nào thuộc nhóm nhập liệu hoặc nhóm kết xuất thông tin [...]... ở Chương sau của tài liệu Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 11 / 18 Tiêu điểm Khái niệm phần mềm kế toán 1 Trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại đơn vị, phần mềm là một trong các yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin kế toán Một số khái niệm cơ bản liên quan đến phần mềm kế toán là: - Phần mềm kế toán là một công cụ hỗ trợ ghi chép, lưu trữ, tính toán, ... quy định Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay B Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được... trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán đã được quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính... http://tapchiketoan.vn/3/so-sach-ke-toan-duoi-hinh-thuc-ke-toan-tren-may-vi-tinh) Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 13 / 18 Bài đọc thêm 1- 1 (tiếp theo) Câu hỏi: 1 Có ý kiến cho rằng: “Hình thức kế toán trên máy vi tính là hình thức độc lập so với các hình thức kế toán khác được quy định?” Nhận định về ý kiến trên và giải thích 2 Trình bày tóm tắt trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính? (Gợi ý trả lời ở cuối chương) Câu hỏi ôn tập 1 Trình... tóm tắt trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính? Theo sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính, trình tự ghi sổ được mô tả tóm lược qua các bước sau: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để xử lý nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm Phần mềm kế toán được thiết kế sẵn sẽ tự động cập nhật... chức năng kết xuất thông tin (ví dụ: trong phân hệ Quỹ tiền mặt, các chức năng Phiếu thu, Phiếu chi thuộc nhóm chức năng nhập liệu Trong khi đó, chức năng Sổ quỹ là chức năng hỗ trợ kết xuất thông tin và in ra sổ sách) Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 12 / 18 Bài đọc thêm 1- 1: Sổ sách kế toán dƣới hình thức kế toán trên máy vi tính A Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính:... sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Đáp án và gợi ý giải bài tập Bài 1 Phần mềm kế toán được thiết kế theo mô hình cơ bản của hệ thống thông tin Các hoạt động trên phần mềm kế toán bao gồm: Nhận dữ liệu đầu vào, xử lý, và kết xuất thông tin đầu ra Việc so sánh giữa kế toán thủ công và kế. .. đề in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định pháp luật hiện hành Về phương diện thiết kế hệ thống, hình thức kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán đã được quy định với mục tiêu là hỗ trợ nhập liệu, xử lý lưu trữ dữ liệu và kết xuất ra các mẫu sổ theo một hoặc nhiều hình thức kế toán trước khi in... với các đề tài sau: 1 Theo bạn, có những mức độ nào khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán? 2 Từ những hiểu biết về khai niệm phần mềm kế toán, bạn hãy tìm hiểu thêm về các yếu tố cấu thành dữ liệu kế toán? 3 Bạn hãy trình bày tóm lược mô hình hoạt động của phần mềm kế toán? 4 Bạn hãy trình bày tóm lược các cách phân loại phần mềm kế toán? 5 Trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ngoài... dụng phần mềm kế toán? 2 Đề xuất một số chỉ tiêu để lựa chọn phần mềm kế toán? 3 Mô tả quy trình triển khai phần mềm kế toán viết sẵn (dạng đóng gói)? Bài tập tự kiểm tra (có gợi ý trả lời ở cuối chương) Bài 1 Từ những hiểu biết về mô hình hoạt động của phần mềm kế toán (PMKT), bạn hãy so sánh giữa kế toán thủ công và kế toán trên môi trường máy tính? Bài 2 Quy trình thương mại tổng quan trên PMKT . Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 1 / 18 Tài liệu tham khảo hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MÁY Chương sách. Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 13 / 18 Bài đọc thêm 1- 1: Sổ sách kế toán dƣới hình thức kế toán trên máy vi tính A. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy. kiến thức tổng quan về hệ thống để có thể từng bước điều khiển một cách logic các quy trình trên hệ thống kế toán máy. Hệ thống thông tin kế toán – Vũ Quốc Thông trang 10 / 18 dễ học, dể