Vũ Quốc Thông 9/30/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHƢƠNG 01 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Giảng viên: Vũ Quốc Thông Mục tiêu Sau học xong chương này, người học có thể: Trình bày chất hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP) Giải thích ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Mô tả doanh nghiệp kinh doanh thiết lập hệ thống ERP Trình bày tác động mơi trường ERP đến việc kiểm sốt hệ thống thơng tin Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Nội dung Chương bao gồm nội dung: Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hệ thống ERP) Sơ lược ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh việc thiết lập hệ thống ERP Mơi trường ERP việc kiểm sốt hệ thống thông tin BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (H/T ERP) Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Sơ lược ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh việc thiết lập hệ thống ERP Mơi trường ERP việc kiểm sốt hệ thống thông tin Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Cùng suy nghĩ… Khi trƣờng, bạn nghĩ làm việc đâu ? Bạn nghĩ bạn chuẩn bị báo cáo cho cấp quản lý nhƣ ? Xu hƣớng kinh doanh công nghệ Xu hƣớng kinh doanh công nghệ tác động đến cách thức phân bổ nguồn lực tổ chức Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Nâng cao phối hợp hoạt động phịng ban tổ chức […] Giảm chi phí hoạt động (operational cost!) […] Gia tăng việc tích hợp hệ thống thông tin […] Sử dụng công nghệ phục vụ cho kinh doanh […] Giảm chi phí cơng nghệ thơng tin […] Phản ứng nhanh với nhu cầu thị trƣờng (quickly respond to line-of-business) […] Yêu cầu: nhận biết ý trình bày thuộc lĩnh vực cách điền vào chỗ […] kinh doanh >> [BU] ; công nghệ >> [IT]; kinh doanh công nghệ >> [BT] Thảo luận BUSINESS in IT or IT in BUSINESS Xu hƣớng tồn cầu hóa cạnh tranh mở rộng […] Sự phân bổ lực lƣợng lao động không đồng […] Sự thay đổi cấu trúc tổ chức […] Các tổ chức kinh doanh phối hợp cung ứng, sản xuất tiêu thụ (B2B) […] Gia tăng tuân thủ trao đổi mậu dịch […] Mở rộng việc sử dụng thiết bị di động tham gia mạng xã hội […] Phát sinh nhu cầu nâng cấp, đơn giản hóa chuẩn hóa hệ thống thơng tin […] Vai trị nhân viên tổ chức thay đổi theo hƣớng hòa nhập kiến thức kỹ […] Duy trì việc kinh doanh hệ thống thông tin lạc hậu […] Chuyển việc cho bên khác thực (outsouring) […] Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Nhu cầu thông tin tổ chức kinh doanh Cấu trúc dọc luồng thông tin ngang Tổ chức kinh doanh Thảo luận Mua hàng Sản xuất Kế toán Bán hàng 10 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận Mục tiêu là… Quyết định tơi là… Vì họ tranh cãi? 11 11 Thảo luận Các phòng/ban phải làm để chia sẻ thơng tin tốt hơn? 12 12 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Doanh nghiệp nghĩ hỗ trợ Hoạt động theo cách DN cần Dễ sử dụng Phù hợp với nhu cầu DN Phục vụ việc định Một hệ thống… 13 Giải pháp ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Theo quan điểm CNTT (IT) Gói phần mềm cho phép doanh nghiệp (DN) tự động tích hợp phần lớn xử lý kinh doanh, chia sẻ liệu chung toàn DN, cho phép truy cập thông tin môi trƣờng thời gian thực Theo quan điểm quản trị (Management) Giải pháp quản lý đƣợc tổ chức dựa tảng công nghệ thông tin 14 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Giải pháp ERP Định nghĩa ERP Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to deliver an integrated suite of business applications ERP tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes, such as those found in finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain (Gartner - world's leading IT research and advisory company) 15 Giải pháp ERP …Operational end-to-end processes… Hoạt động hướng quy trình Sự phối hợp + luồng thơng tin = QUY TRÌNH Tổ chức kinh doanh 16 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận Yêu cầu: nhận biết quy trình sau: a Có tham gia phịng ban nào? b Có chứng từ đƣợc ln chuyển? c Quy trình phục vụ cho mục đích tổ chức KD? 17 Thảo luận - Ai tham gia ? - Những chứng từ đƣợc luân chuyển ? >> Quy trình …………… 18 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Thảo luận - Ai tham gia ? - Những chứng từ đƣợc luân chuyển ? >> Quy trình …………… 19 Thảo luận - Ai tham gia ? - Những chứng từ đƣợc luân chuyển ? >> Quy trình …………… 20 10 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Bài tập thực hành Các lỗi thƣờng gặp 65 MƠI TRƯỜNG ERP VÀ VIỆC KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Sơ lược ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh việc thiết lập hệ thống ERP Môi trường ERP việc kiểm sốt hệ thống thơng tin 66 32 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Title Liệu rằng… hệ thống cơng ty OUV có an tồn mơi trường ERP?” 67 Thảo luận Yêu cầu: sinh viên Suy nghĩ rủi ro xảy mơi trƣờng máy tính – nối mạng? - Rủi ro 1… - Rủi ro 2… - Rủi ro 3… - …… 68 33 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Do mơi trƣờng máy tính tiềm ẩn nhiều rủi ro, vận hành hệ thống thơng tin địi hỏi ngƣời sử dụng phải có trình độ chun mơn kiến thức tin học, hệ thống 69 Thảo luận Theo mô hình hoạt động hệ thống thơng tin (I-P-O model)… 70 34 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận Yêu cầu: sinh viên nhận biết rủi ro xảy q trình xử lý thơng tin? Giai đoạn Rủi ro xảy Nhập liệu (Data Collection) - Dữ liệu dễ bị thay đổi trƣớc đƣợc nhập vào hệ thống - Dữ liệu không xác, khơng đầy đủ khơng đảm bảo đƣợc chất lƣợng thông tin (GIGO: Garbage In Garbage Out) Xử lý lưu trữ liệu (Data Processing and Management) - Gian lận chƣơng trình phần mềm: thay đổi chƣơng trình cho phép truy cập thao tác khơng hợp lệ liệu; phá hủy chƣơng trình hệ thống Virus - Gian lận hoạt động: sử dụng nguồn lực tin học sai mục đích VD sử dụng máy tính chứa liệu cơng ty cho mục đích cá nhân… - Thay đổi, xóa, phá hủy lấy cắp tập tin liệu lƣu hệ thống Kết xuất thông tin (Information Generation) 71 -Lấy cắp, chuyển thông tin đến sai đối tƣợng, sử dụng thơng tin với mục đích khơng - Các hành động tìm kiếm thơng tin xóa thùng rác (Trash, Recycle Bin) máy tính đƣợc dùng để kết xuất thơng tin Khung kiểm sốt mơi trƣờng máy tính Khung kiểm sốt hệ thống tập trung cho mơi trƣờng máy tính – gọi COBIT coso Committee of Sponsoring Organizations COBIT Control Objectives for Information and Related Technology 72 35 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Lịch sử phát triển COBIT * 73 Khung kiểm soát COBIT Tham khảo tài liệu COBIT_4.1.pdf 74 36 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Khung kiểm soát COBIT COBIT giải vấn đề kiểm sốt 03 điểm chính: u cầu kinh doanh: để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh, thông tin cần thỏa mãn tiêu chuẩn (07): hữu hiệu, hiệu quả, bảo mật, toàn vẹn, sẵn sàng, tuân thủ đáng tin cậy Nguồn lực CNTT: bao gồm người, sở hạ tầng, hệ thống ứng dụng thơng tin Quy trình CNTT: đƣợc chia thành 04 vùng/lĩnh vực (domain) bao gồm hoạch định tổ chức; hình thành triển khai; phân phối hỗ trợ; giám sát đánh giá hệ thống thông tin 75 COBIT – quy trình CNTT 76 37 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 COBIT – quy trình CNTT Hoạch định tổ chức (plan and organise) Thiết lập tầm nhìn chiến lƣợc ứng dụng CNTT Phát triển chiến thuật hoạch định, liên lạc quản lý việc thực theo tầm nhìn chiến lƣợc 77 COBIT – quy trình CNTT Mua sắm triển khai (acquire and implement) Nhận diện giải pháp khả thi Phát triển hoặc/và mua sắm giải pháp CNTT Tích hợp giải pháp CNTT vào quy trình hoạt động – tùy chỉnh (customize) Quản lý quy trình CNTT hành/đã triển khai 78 38 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 COBIT – quy trình CNTT Chuyển giao hỗ trợ (deliver and support) Chuyển giao dịch vụ CNTT cần thiết Đảm bảo dịch vụ an toàn liên tục Cung cấp dịch vụ hỗ trợ Giám sát đánh giá (monitor and evaluate) Giám sát đánh giá tác vụ thực quy trình hệ thống 79 Các chức kiểm soát HTTT Kiểm soát ngăn ngừa (Preventive controls – P controls) Kiểm soát phát (Detective controls – D contrls) Kiểm soát sửa sai (Corrective controls – C controls) Các chức đƣợc sử dụng thiết lập “nút” kiểm sốt quy trình thơng tin VD 80 39 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Các chức kiểm soát HTTT Nút kiểm soát? 81 Các ký hiệu sử dụng sơ đồ dòng liệu DFD Square ? Round Rectangle ? Open Rectangle ? Lines and arrows ? Các mảng/lĩnh vực kiểm soát HTTT Kiểm soát chung (general controls): loại kiểm soát cho số hay toàn thể ứng dụng hệ thống Kiểm sốt chung có ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm sốt ứng dụng Ví dụ: an tồn sở hạ tầng cho máy móc, thiết bị phần cứng, phân quyền truy cập hệ thống… Kiểm soát ứng dụng (application controls): liên quan đến ứng dụng xuất trình xử lý nghiệp vụ Ví dụ: theo dõi xác, tính hồn chỉnh đắn liệu đƣợc nhập vào hệ thống… 84 40 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Kiểm sốt chung kiểm soát ứng dụng Kiểm soát chung Khác Bán hàng thu tiền Kiểm soát ứng dụng Hàng tồn kho Mua hàng phải trả 85 Thảo luận u cầu: Tình phân quyền cho vai trị phối hợp quy trình mua hàng hệ thống thông tin Suy nghĩ thao tác (quyền) đƣợc cấp cho vai trò? GĐBPSX GĐBPMH NVMH 86 41 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Phân quyền hệ thống Phân quyền hệ thống (access controls – segregation of duties) Đặc thù hệ thống ERP “hệ thống dùng chung – chia sẻ nhiều ngƣời” Việc quản lý phân quyền nhƣ hiệu quả? 87 Kế hoạch an toàn liệu hệ thống Kế hoạch an toàn liệu hệ thống (securing centralized database) Đặc thù hệ thống ERP “cơ sở liệu tập trung” Nếu sở liệu không hoạt động, lƣu chuyển thông tin tổ chức kinh doanh thất bại toàn (single point of failure) 88 42 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận 10 Yêu cầu: sinh viên xác định nguyên nhân dẫn đến việc sở liệu hệ thống ERP không hoạt động? - Nguyên nhân 1… - Nguyên nhân 2… - Nguyên nhân 3… - …… Trùm khủng bố Osama bin Laden 89 Title Nhƣ vậy, kế hoạch để an toàn liệu cho hệ thống ERP gì? 90 43 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Sao lƣu phục hồi sở liệu hệ thống Sao lưu (Backup) - Lƣu trữ trƣờng hợp liệu hệ thống máy tính có cố - Di dời liệu, phục vụ cho công tác kiểm tra, làm việc hỗ trợ hệ thống Phục hồi (Restore) - Tái lập tình trạng liệu kế toán hệ thống máy từ liệu lƣu 91 Sao lƣu phục hồi sở liệu hệ thống Trên hệ thống ERP – minh họa… 92 44 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Tóm tắt chƣơng Sau học xong chương này, người học có thể: Trình bày chất hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP) Giải thích ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Mô tả doanh nghiệp kinh doanh thiết lập hệ thống ERP Trình bày tác động mơi trường ERP đến việc kiểm sốt hệ thống thơng tin 93 Tài liệu tham khảo Donna Kay and Ali Ovlia 2011, AIS: The Crossroads of Accounting and IT, Pearson Publisher, 1st edition Chapter 11 (pp 326 – 327) Introduction to Epicor ERP documentation Overview part (pp - 11) IT Governance Institute 2006, IT Control Objectives for Sarbanes-Oxley © IT Governance Institute, 2nd edition Appendix M (pp 121 – 125) Magal S R and Word J 2012, Integrated Business Processes with ERP Systems Wiley Publisher, 1st edition Chapter (pp 1- 15) Ross J., Vitale W and Michael R 2000, The ERP Revolution: Surviving vs Thriving Information Systems Frontiers Journal, vol (2) Motivation for an ERP (pp 234 – 235) Shehab E M et al., Enterprise resource planning: An integrative review Business Process Management Journal, vol 10 (4) Evolution of ERP (pp 363 – 365) 94 45 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Tài liệu tham khảo http://openerpvn.blogspot.com http://www.erpsoftware360.com/erp-software.htm http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg852966.aspx http://www.gartner.com/technology/research/it-glossary (keyword: ERP) http://www.isaca.org/Knowledge-Center/cobit/Pages/Downloads.aspx (COBIT4.1 doc) http://openerpviet.com/forum/forumdisplay.php?82-Các-Mơ-Hình-Phần-Mềm-ERP http://www.youtube.com/watch?v=dl3ZxTTlrF8 Panorama Consulting) (ERP solutions comparision – 95 46 ... Thông 9/30/2 014 SƠ LƯỢC VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Sơ lược ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh việc... thiết lập hệ thống ERP Mơi trường ERP việc kiểm sốt hệ thống thông tin BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (H/T ERP) Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ... KINH DOANH VÀ VIỆC THIẾT LẬP HỆ THỐNG ERP Bản chất hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Sơ lược ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh việc thiết lập hệ thống