Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

3/2/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn CHƢƠNG 01 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN GV ThS Vũ Quốc Thông Mục tiêu nội dung • Trình bày tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn • Khởi tạo sở liệu kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn • Cơ sở liệu kế toán 3/2/2014 Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Tình dẫn nhập (Mô phỏng: Marshall B Romney & Paul J Steinbart Accounting Information Systems 12e) 3/2/2014 Tình kinh doanh V&N – Sau nhiều năm làm việc công ty thƣơng mại lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử, Việt Nam định mở cửa hàng V&N, chuyên buôn bán mặt hàng điện tử Việt Nam thuê địa điểm trung tâm thành phố để đặt cửa hiệu kinh doanh  Trong q trình kinh doanh, thơng tin cần thiết để cơng ty đối tƣợng liên quan định? Tình kinh doanh V&N Những AI cần Thông Tin để định kinh doanh V&N? a) Những thơng tin đối tượng bên ngồi V&N cần? b) Những thơng tin ban quản lý V&N cần? c) V&N thu thập, lƣu trữ, xử lý truyền thông tin nhƣ cho hiệu quả? 3/2/2014 Quan điểm sản phẩm thông tin Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin SẢN PHẨM - Quan điểm SP thông tin cần phù hợp với người sử dụng - Quan điểm SP thông tin bị ảnh hƣởng q trình tạo thơng tin Sự thể thông tin người sử dụng Thông tin 3/2/2014 - Quan điểm SP thông tin cần phù hợp với người sử dụng Ngƣời sử dụng SP ai? Nguồn lực kinh tế đƣợc sử dụng để tạo SP ? SP đƣợc sử dụng nhƣ nào? SP mang lại lợi ích kinh tế gì? Joseph Moses Juran (28/12/1904- 28/02/2008) nhà tƣ vấn quản trị kỷ 20, nghiên cứu truyền bá vấn đề “chất lƣợng” “quản trị chất lƣợng” Ơng viết nhiều sách có giá trị có tính kinh điển lĩnh vực Ơng ngƣời nghiên cứu đề xuất nguyên lý Pareto 80-20 (80% vấn đề bị gây 20% nguyên nhân) áp dụng hiệu nguyên lý quản lý chất lƣợng… (theo Wikipedia) - Quan điểm SP thông tin bị ảnh hƣởng q trình tạo thơng tin Thơng tin đƣợc hình thành xem xét nhƣ SP vật lý Q trình tạo SP thơng tin việc quản lý trình tạo ảnh hƣởng tới chất lƣợng SP thông tin Wang R Y., et al 1998 Manage your Information as a Product Sloan Management Review vol 39, pp 95-105 10 3/2/2014 Tình kinh doanh V&N – Mặc dù dựa kinh nghiệm để định, Việt Nam biết họ thành cơng có nhiều thơng tin hữu ích chuẩn bị định kinh doanh >> V&N cần hệ thống thông tin cho doanh nghiệp! 11 Hệ thống thông tin quản lý 12 3/2/2014 Hệ thống (HT) • Một hệ thống tập hợp bao gồm thành phần (hệ thống con) phối hợp với để thực đạt đƣợc mục tiêu chung HT.1 HT.2 Mục tiêu HT.4 HT.3 Ví dụ? 13 Hệ thống thơng tin • Hệ thống thông tin hệ thống hỗ trợ thu thập liệu đầu vào; xử lý, lƣu trữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng Dữ liệu Xử lý, lưu trữ Thông tin Information System (IS) 14 3/2/2014 Hệ thống thông tin http://www.unilever.com Dữ liệu Thông tin 15 Hệ thống thông tin Mặt hàng? Số lƣợng bán lần giao dịch? Đơn giá bán thời điểm? Doanh thu tuần, tháng, quý? Tổ chức bán hàng Khoản giảm trừ doanh thu? Báo cáo lợi nhuận tuần, tháng, quý? Báo cáo dự kiến đặt hàng? Báo cáo dự đoán nhu cầu mặt hàng thị trƣờng? Báo cáo dự đoán tƣơng lai phát triển mặt hàng? 16 3/2/2014 Dữ liệu - Thông tin Dữ liệu (Data): Những kiện dƣới dạng „thô‟ hoạt động hay nghiệp vụ mà chƣa đƣợc tổ chức hay xếp lại Nó khơng có ý nghĩa xem xét Ví dụ: Hóa đơn bán hàng số 007 Đơn giá mua vải Silk: 150,000 VNĐ/mét … Thông tin (Information): liệu qua xử lý xếp Nó nội dung có ý nghĩa hữu ích ngƣời sử dụng Ví dụ: 17 Báo cáo tài Báo cáo quản trị Bài tập thảo luận • Từ hiểu biết liệu thông tin, Sinh Viên thảo luận cách thức nhìn nhận: “Với ngƣời liệu, với ngƣời khác thơng tin” Cho ví dụ? 18 3/2/2014 • Căn theo cấu thông tin doanh nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại: 19 Hệ thống thơng tin kế tốn 20 10 3/2/2014 Hệ thống thơng tin kế tốn Một lĩnh vực riêng biệt nhƣng kết hợp… Hệ thống thông tin (IS) Quản lý lưu trữ liệu Lưu trữ xử lý liệu Hệ thống thơng tin Kế tốn (AIS) Nhập liệu Ra Nghiệp vụ định phát sinh Sử dụng thông tin kiểm tra liệu Kế toán (Accounting) Đối tượng bên Ban quản lý Kiểm toán nội Đối tượng bên Nhà đầu tư, chủ nợ Cơ quan pháp quyền Kiểm toán độc lập 21 Hệ thống thơng tin kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn: hệ thống thơng tin; bao gồm nguồn lực: ngƣời, thiết bị máy móc, đƣợc thiết kế với mục đích biến đổi liệu tài liệu liên quan khác trở thành thơng tin kế tốn… Accounting Information System (AIS) 22 11 3/2/2014 Hệ thống thơng tin kế tốn (*) • Cấu trúc Phần mềm Phần cứng Dữ liệu (chứng từ…) Thông tin (báo cáo kế toán) Con người Cơ sở liệu Các thủ tục HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 23 Làm quen với phần mềm kế toán 24 12 3/2/2014 Dẫn nhập … 25 Quan điểm kế toán máy… Kế tốn máy khơng làm giảm bớt khối lƣợng cơng việc, tăng tốc độ xử lý, mà cịn giúp cơng tác kế tốn ngày chuyển sang hƣớng trình bày phân tích thơng tin Tuy nhiên, chƣơng trình phần mềm kế tốn khơng thể thay ngƣời 26 kế toán 13 3/2/2014 Phần mềm kế tốn (PMKT) Cơng cụ ghi chép, … Xử lý kế tốn phải tn thủ … Độ xác báo cáo phụ thuộc … 27 Bài tập thảo luận Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý KẾ TỐN THỦ CƠNG KẾ TỐN MÁY Nhập liệu đầu vào Ghi chép thủ cơng Chứng từ (hóa đơn bán hàng, phiếu thu, chi…) Nhập liệu qua bàn phím dùng máy quét Xử lý / lưu trữ liệu Lƣu trữ biến đổi liệu sổ nhật ký thành thông tin lƣu sổ Tự động xử lý lƣu trữ chƣơng trình dạng tệp tin (table – database) Ghi chép thủ công sổ - Sổ nhật ký - Sổ Kết xuất thông tin Thủ công, tổng hợp báo -Báo cáo quản trị cáo tay - Báo cáo tài - Báo cáo hỗ trợ khai thuế Tự động kết xuất theo chƣơng trình 28 14 3/2/2014 Mơ hình hoạt động PMKT Cơng đoạn 1: Nhập liệu đầu vào Ngƣời sử dụng (NSD) phân loại chứng từ phát sinh trình hoạt động kinh tế sau nhập vào hệ thống Tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể, chứng từ sau nhập vào phần mềm đƣợc lƣu trữ vào máy tính dƣới dạng nhiều tệp Công đoạn 2: Xử lý Công đoạn thực việc lƣu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa liệu chứng từ nhập công đoạn trƣớc; làm kết xuất sổ sách, báo cáo kế tốn cơng đoạn sau Cơng đoạn 3: Kết xuất báo cáo đầu Căn vào kết xử lý công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu NSD Từ đó, NSD xem, lƣu trữ, in ấn xuất liệu để phục vụ cho mục đích phân tích, thơng kê, quản trị kết nối với hệ thống 29 phần mềm khác TT 103/2005/BTC 30 15 3/2/2014 Tiếp cận PMKT Phần mềm kế toán SSP Phần mềm kế toán Fast Phần mềm kế toán Misa …… http://ssp.com.vn/product.php?ltp=vn%7C3%7C9%7Cquan-tri-ke-toan-ssp-accounting.ssp http://www.misa.com.vn/tabid/95/ProductID/116/Phan-mem-Ke-toan-Doanh-nghiepvua-va-nho-MISA-SME-NET-2012.aspx http://fast.com.vn/fast-accounting/tinh-nang-san-pham/71-phan-mem-ke-toan-fastaccounting.html 31 Minh họa Cách tiếp cận PMKT Điều khiển hệ thống  Bước 1: Khởi động đƣợc phần mềm  Bước 2: Tiếp cận đƣợc giao diện  Bước 3: Tìm hiểu thơng tin phân hệ phần mềm THEO HƢỚNG QUY TRÌNH  Bước 4: Khi khảo sát qua phân hệ, phân loại chức thuộc nhóm nhập liệu; xử lý nhóm kết xuất, truy vấn thơng tin 32 16 3/2/2014 Trang Web http://www.misa.com.vn File cài đặt http://download.misa.com.vn/misasoftware/MISASME2012/R 8Hotfix/MISA_SME.NET_2012_R8_Hotfix.zip Giáo trình kế tốn máy Misa http://download.misa.com.vn/misasoftware/GiaoTrinhKeToanMa y/Doanhnghiep/Giaotrinh/KTM_Ke_toan_DN_SME2012.pdf Số liên lạc – hỗ trợ kỹ thuật: 1900 8677 Bài tập thảo luận Yêu cầu Sinh Viên mở phần mềm kế toán; làm quen với giao diện đọc thông tin Phân Hệ phần mềm kế toán Tham khảo: Hỗ trợ (HELP) 34 17 3/2/2014 SV yêu cầu trang bị USB cá nhân:  Sử dụng  Không nhiễm virus  Dung lượng trống > 500 MB Khởi tạo sở liệu kế toán 36 18 3/2/2014 Tạo liệu kế toán 37 38 19 3/2/2014 Thơng tin liệu kế tốn 39 Bài tập thực hành Trên PMKT, thiết lập liệu kế toán THUCHANH_CTYXYZ 40 20 3/2/2014 Sao lƣu phục hồi sở liệu Sao lưu (Backup) - Lƣu trữ trƣờng hợp liệu hệ thống máy có cố - Di dời liệu, phục vụ cho công tác kiểm tra, làm việc hỗ trợ hệ thống Phục hồi (Restore) - Tái lập tình trạng liệu kế tốn hệ thống máy từ liệu lƣu 41 Sao lƣu phục hồi sở liệu Công cụ quản lý liệu Tham khảo: SaoLuu-PhucHoiDL_TV1.0.pdf 42 21 3/2/2014 Bài tập thực hành Sao lưu sở liệu XYZ, đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_Blank.zip Phục hồi sở liệu ABC, từ tập tin: THUCHANH_CTYABC_REF.zip 43 DNVVN va HTTT_ThongVu.pdf 44 22 3/2/2014 Sau học xong chƣơng này, bạn có thể: • Trình bày hệ thống thơng tin kế tốn • Khởi tạo sở liệu kế toán Bài đọc: - tài liệu Tổng quan KT máy.pdf - thông tƣ TT103/2005/BTC.pdf 45 23 ... thơng tin hữu ích chuẩn bị định kinh doanh >> V&N cần hệ thống thông tin cho doanh nghiệp! 11 Hệ thống thông tin quản lý 12 3/2/2 014 Hệ thống (HT) • Một hệ thống tập hợp bao gồm thành phần (hệ thống. .. Hệ thống thơng tin kế tốn 20 10 3/2/2 014 Hệ thống thơng tin kế tốn Một lĩnh vực riêng biệt nhƣng kết hợp… Hệ thống thông tin (IS) Quản lý lưu trữ liệu Lưu trữ xử lý liệu Hệ thống thơng tin Kế. .. lý truyền thông tin nhƣ cho hiệu quả? 3/2/2 014 Quan điểm sản phẩm thông tin Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin SẢN PHẨM - Quan điểm SP thông tin cần phù hợp với người sử dụng - Quan điểm