Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ kinh doanh xăng dầu tại công ty TNHH MTV hóa dầu quân đội

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN - - KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN HỖ TRỢ KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY TNHH MTV HÓA DẦU QUÂN ĐỘI SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hà Vân MSSV: 10762147 GV Hướng Dẫn: Th.S Nguyễn Cao Tùng Thành Phố Hồ Chí Minh – Tháng Năm 2011 i KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân LỜI CẢM ƠN  Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Cao Tùng, người tận tình hướng dẫn em thực Khóa luận tốt nghiệp Văn phòng khoa CNTT tạo điều kiện tốt cho em trình thực Em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến tất thầy cô khoa CNTT, truyền đạt cho em kiến thức hữu ích thực tế suốt bốn năm học tập rèn luyện mái trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh, khoa Công nghệ thông tin, ngành Hệ thống thông tin Quản lý Xin cảm ơn người bạn, anh chị khóa trước truyền đạt kinh nghiệm bổ ích giúp em thực Khóa luận Dẫu nhiều cố gắng song thiếu nhiều kinh nghiệm hiểu biết nên tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp Q thầy cơ, giúp em khắc phục hồn thiện Khóa luận củng cố, nâng cao kiến thức Một lần em xin cám ơn Quý nhà trường thầy Nguyễn Cao Tùng Em kính chúc thầy gia đình ln ln mạnh khỏe i KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …….……………………………………………………………………… ii KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …….……………………………………………………………………… iii KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI I Giới thiệu nơi thực đề tài Giới thiệu doanh nghiệp Bộ máy tổ chức doanh nghiệp II Quy trình nghiệp vụ .4 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ Mô tả sơ đồ Các biểu mẫu 15 III Phân tích vấn đề 17 Mục tiêu 17 Yêu cầu, chức phần mềm 17 IV Xác định yêu cầu tin học hóa 18 Bộ phận Kho 18 Bộ phận Kinh doanh 18 Bộ phận Cung ứng 18 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 19 I Phân tích mức ý niệm 19 Mơ hình ý niệm truyền thơng 19 Mô hình ý niệm liệu 22 Mơ hình ý niệm xử lý 39 II Phân tích mức tổ chức / vật lý 54 Mơ hình tổ chức xử lý 54 Mơ hình vật lý liệu 64 CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU CÁC KIẾN THỨC CĨ LIÊN QUAN 77 I Các lý thuyết tin học 77 Các khái niệm 77 Những thành phần HTTT 77 Vai trò cần thiết phát triển HTTT quản lý doanh nghiệp 78 II Phương pháp luận MERISE 79 Giới thiệu phương pháp MERISE 79 iv KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Ý tưởng phương pháp MERISE 79 Nội dung phương pháp MERISE 80 III Công cụ AMC Designor 82 CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 84 I Xây dựng sở liệu 84 Xây dựng bảng lưu liệu 84 Relationship bảng sở liệu 89 II Sơ đồ chức chương trình 92 III Giao diện chức thực 93 Đăng nhập vào chương trình 93 Cửa số chương trình 93 Chức quản lý bán hàng 101 Chức quản lý mua hàng 104 Chức quản lý kho 107 Chức lập báo cáo 111 IV Hướng dẫn cài đặt chương trình 116 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 118 I So sánh kết với yêu cầu đề 118 II Ưu điểm chương trình 118 III Khuyết điểm chương trình 119 IV Hướng phát triển chương trình 119 PHỤ LỤC: 120 v KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Chương 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI I Giới thiệu nơi thực đề tài Giới thiệu doanh nghiệp Công ty TNHH thành viên hóa dầu quân đội (Military Petrochemical Company Limited) thành viên Cơng ty Cổ phần Hóa Dầu Quân Đội -thành lập Vaxuco (công ty XNK Bộ Quốc Phòng), Military Bank (Ngân hàng Quân Đội) Petrolimex (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam) Thành lập ngày: 23/07/2009 Vốn kinh doanh: 50.000.000.000VNĐ Tên đối ngoại: Military Petrochemical Company Limited (Mipec Co.,Ltd) Lĩnh vực hoạt động: - Kinh doanh sản phẩm dầu, mỡ nhờn - Kinh doanh sản phẩm hóa dầu dầu khí - Chế biến, sản xuất kinh doanh sản phẩm lọc hóa dầu, dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hóa chất - Đại lý bán buôn, bán lẻ xăng dầu Hệ thống kho bể: Cơng ty có hệ thống 8.000m3 kho bể chứa dầu gốc, nhựa đường, hóa chất với cầu cảng 15.000WT xuất nhập đồng bộ, tiêu chuẩn Hệ thống phân phối: - Các chi nhánh trực thuộc - Hệ thống Tổng đại lý, Đại lý, Cửa hàng bán lẻ tồn quốc - Hệ thống khách hàng: Cơng nghiệp, Vận tải, Hàng hải - Khách hàng Quân đội KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Bộ máy tổ chức doanh nghiệp Công ty hoạt động với ban giám đốc gồm giám đốc điều hành chịu trách nhiệm với toàn hoạt động cơng ty phó giám đốc chịu trách nhiệm mảng hoạt động: xăng dầu, dầu nhờn hóa chất Bên phịng ban nhà máy sản xuất Nhiệm vụ cụ thể phịng ban: Phịng tài kế tốn: tổng hợp, ghi chép lại số liệu, tình hình tài Cơng ty; báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc; thơng qua tình hình tài giúp Giám đốc đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Phịng kinh doanh: xây dựng kế hoạch kinh doanh, thực hợp đồng mua bán xăng dầu, mua bán nguyên vật liệu sản xuất dầu nhờn Thực tổng kết báo cáo Thực vai trò đảm bảo nguồn cung ứng cho phận kinh doanh, bán lẻ Phòng bán lẻ xăng dầu: tiếp thị bán lẻ xăng dầu Phòng tổng hợp: quản lý giấy tờ sổ sách, công văn, dấu, điều động xe định tuyển mộ, tuyển dụng nhân Phịng cơng nghệ đầu tư: quản lý vấn đề kỹ thuật, dây chuyền sản xuất, hệ thống thông tin máy móc thiết bị sử dụng cơng ty Phịng kinh doanh hóa chất: tiếp thị lẻ hóa chất Phịng kinh doanh dầu nhờn: tiếp thị bán lẻ dầu nhờn Nhà máy sản xuất dầu nhờn: vận hành, sản xuất dầu nhờn theo tiêu chuẩn quốc tế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh dầu nhờn Phịng tài kế tốn Phịng kinh doanh Phịng bán lẻ xăng dầu Phó giám đốc phụ trách kinh doanh xăng dầu Phòng tổng hợp Phòng cơng nghệ đầu tư Phó giám đốc phụ trách kinh doanh hóa chất Phịng kinh doanh hóa chất Phòng kinh doanh dầu nhờn Nhà máy sản xuất dầu nhờn KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân II Quy trình nghiệp vụ Sơ đồ quy trình nghiệp vụ a Quy trình xử lý kí hợp đồng KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Nguyễn Thị Hà Vân Lập phiếu chi trả nhà cung cấp: phận kế toán – thủ quỹ thực chi trả tiền mua hàng, phận cung ứng thực cập nhật phiếu nhằm theo dõi việc thực chi trả, đồng thời để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán Phiếu chi thực theo phiếu nhập kho để có số tiền phải thu Các giá trị số tiền lần chi này, hình thức lần tốn nhập vào tùy theo tình hình thực tế Một phiếu nhập kho toán theo nhiều lần, lần phát sinh phiếu chi khác có chung mã phiếu nhập kho - Theo dõi việc thực đơn hàng: Chọn nhà cung cấp thời gian, sau click button Xem grid view hiển thị đơn hàng chưa thực xong số lượng lại 106 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Chức quản lý kho - Quản lý phiếu nhập kho: theo dõi phiếu nhập kho lập với chi tiết phiếu nhập bao gồm: mặt hàng, nhập vào bể nào, số lượng nhập, đơn giá nhập, thành tiền loại mặt hàng Từ form ta mở form để tạo phiếu nhập kho - Lập phiếu nhập kho: phát sinh nhập kho, phận kho ghi nhận thông qua chức Các bước thực gồm có: chọn nhà cung cấp từ combobox, sau chọn nhà cung cấp combobox Đơn đặt hàng hiển thị đơn hàng chưa thực xong nhà cung cấp để người dùng lựa chọn, sau lựa chọn đơn hàng, DataGridView bên hiển thị chi tiết mặt hàng số lượng chưa thực đơn hàng để tham khảo, sau xác định số lượng nhập người dùng tiến hành chọn bể để nhập vào từ combobox nằm DataGridView Nếu bể chứa, ta tách lượng hàng thành dịng thực nhập vào bể khác Số lượng thành tiền phiếu nhập load theo kiểu đơn giá * số lượng hiển thị giá trị tham khảo, người dùng điều chỉnh lại cho phù hợp Mã phiếu nhập hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “PNK_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi phiếu nhập theo 107 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân ngày, với “xxxx” số thứ tự phiếu nhập ngày Sau xác nhận thông tin lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật phiếu nhập xuống sở liệu Sẽ có cảnh báo dừng trình cập nhật lại chưa chọn đầy đủ bể cho mặt hàng Button “Tiếp tục” sử dụng trường hợp phát sinh phiếu nhập kho lúc - Quản lý phiếu xuất kho: theo dõi phiếu xuất kho lập với chi tiết phiếu xuất bao gồm: mặt hàng, xuất từ bể nào, số lượng xuất loại, đơn giá xuất, thành tiền loại mặt hàng Từ form ta mở form để tạo phiếu xuất kho 108 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Nguyễn Thị Hà Vân Lập phiếu xuất kho: phát sinh xuất kho, phận kho ghi nhận thông qua chức Các bước thực gồm có: chọn khách hàng từ combobox, sau chọn khách hàng combobox Đơn đặt hàng hiển thị đơn hàng chưa thực xong khách hàng để người dùng lựa chọn, sau lựa chọn nhập theo đơn hàng, DataGridView bên hiển thị chi tiết mặt hàng số lượng chưa thực đơn hàng để tham khảo, sau xác định số lượng nhập người dùng tiến hành chọn bể để nhập vào từ combobox nằm DataGridView Nếu bể khơng đủ đáp ứng số lượng mặt hàng đó, ta tách lượng hàng thành dịng thực nhập vào bể khác Số lượng thành tiền phiếu xuất load theo kiểu đơn giá * số lượng hiển thị giá trị tham khảo, người dùng điều chỉnh lại cho phù hợp Mã phiếu xuất hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “PXK_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi phiếu xuất theo ngày, với “xxxx” số thứ tự phiếu xuất ngày Sau xác nhận thông tin lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật phiếu xuất xuống sở liệu Sẽ có cảnh báo dừng q trình cập nhật 109 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân lại chưa chọn đầy đủ bể cho mặt hàng Sau thực cập nhật phiếu nhập kho mới, có nhu cầu in Hóa đơn xuất hàng, click vào button “In hóa đơn” Button “Tiếp tục” sử dụng trường hợp phát sinh phiếu xuất kho lúc - Kiểm tra hàng tồn kho hành: để tiện cho việc theo dõi tình trạng mặt hàng, form cho phép ta xem lượng hàng tồn kho thời số lượng phát sinh nhập, phát sinh xuất loại hàng 110 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Chức lập báo cáo Chức phục vụ cho việc lập báo cáo thống kê theo dõi nhằm hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình nhập hàng, xuất hàng, mua hàng, bán hàng tình trạng phát sinh tăng giảm hàng hóa tồn kho Giao diện bao gồm radio button để lựa chọn cách thức lọc liệu, combobox để chọn đối tượng cần lọc theo datetimepicker để giới hạn thời gian lọc liệu nhằm đưa báo cáo cần thiết xác cho phận kinh doanh Báo cáo hiển thị phần CrystalReportViewer bên tùy theo việc lựa chọn cách thức lọc liệu - Báo cáo tổng hợp nhập hàng 111 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Báo cáo tổng hợp xuất hàng - Nguyễn Thị Hà Vân Báo cáo tổng hợp bán hàng 112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Báo cáo tổng hợp mua hàng - Nguyễn Thị Hà Vân Báo cáo tồn kho 113 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân - Báo cáo chi tiết nhập theo Nhà cung cấp - Báo cáo chi tiết xuất theo Khách hàng 114 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân - Báo cáo chi tiết nhập xuất kho - Báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng 115 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Nguyễn Thị Hà Vân Báo cáo chi tiết mua hàng theo nhà cung cấp IV Hướng dẫn cài đặt chương trình Trong file cài đặt có file setup với biểu tượng: Click vào biểu tượng bước cài đặt Chọn “Everyone ” nhiều nhiều người dùng chung máy tính 116 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Sau chạy xong trình cài đặt, cửa số cuối Click close, kiểm tra ta có kết cuối cùng: biểu tượng hình Desktop: hiển thị tương tự Programs Menu 117 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân Chương 5: KẾT LUẬN I So sánh kết với yêu cầu đề Kết đạt đáp ứng hầu hết yêu cầu đề chức thực cho phận - Xây dựng mơ hình ý niệm liệu hồn chỉnh đầy đủ quy trình bán hàng, mua hàng, nhập kho, xuất kho, toán, chi trả … - Quản lý cập nhật nhanh chóng thơng tin xuất kho, nhập kho, tồn kho hàng hóa - Quản lý danh mục khách hàng, theo dõi đơn đặt hàng việc thực đơn đặt hàng, giá cả, việc toán tiền hàng … - Quản lý danh mục nhà cung cấp hàng hóa, đặt hàng việc thực việc mua hàng nhập kho, giá cả, nhận hàng theo dõi việc trả tiền hàng … - Quản lý số cơng việc liên quan đến việc xuất, nhập, tồn kho hàng hóa - Quản lý lượng hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho … lượng hàng đặt mua, đặt bán II Ưu điểm chương trình - Đáp ứng phần yêu cầu đặt quy trình nghiệp vụ quan trọng : lập đơn đặt hàng bán mua, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, quản lý tình trạng nhập xuất hàng hóa quản lý lượng hàng đặt mua, đặt bán… Đảm bảo thông tin thông suốt, cập nhật kịp thời, hỗ trợ cho việc kinh doanh - Xây dựng thiết kế giao diện chương trình đơn giản, thân thiện với người dùng, xác chức - Xây dựng nhiều báo cáo thống kê hỗ trợ doanh nghiệp đưa định 118 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân III Khuyết điểm chương trình - Do bị hạn chế thời gian thông tin nên chưa sâu vào vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm quản lý công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp - Việc kết nối đến sở liệu trực tiếp nên nhiều hạn chế - Mối quan hệ đơn hàng phiếu nhập kho, đơn hàng phiếu xuất kho Tuy kiểm tra vấn đề số lượng không quản lý vấn đề thời gian, địa điểm, nhân viên thực số quy tắc quản lý liên quan - Chưa giải vấn đề cần chuyển kho hàng hóa để thuận tiện cho việc giao dịch, hay việc hàng hóa gởi tạm kho bên - Chưa giải thỏa đáng phát sinh việc thay đổi đơn hàng - Chưa quản lý phân quyền cho phịng ban, nhân việc với cơng việc cụ thể riêng biệt, không can thiệp vào chức khơng cần thiết tránh gây sai sót - Chưa áp dụng nhiều cơng nghệ đại vào khóa luận mà đơn giản ứng dụng có sẵn Visual Studio 2005 IV Hướng phát triển chương trình - Do giới hạn thời gian lực nên em giải thực phần đề tài Nếu có thêm thời gian em cố gắng giải tất vấn đề tồn đọng đề tài khuyết điểm chương trình - Kinh doanh xăng dầu phân hệ lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp, lâu dài, xây dựng ứng dụng quản lý mảng kinh doanh khác sâu vào phần kế toán, xây dựng hệ thông tin quản lý nhân nhằm quản lý quyền hạn, trách nhiệm công việc thực nhân viên, phòng ban Tất nhằm tạo ứng dụng thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp cách chặt chẽ 119 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân PHỤ LỤC: * Tài liệu tham khảo:  Các cơng cụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin AMC*DESIGNOR – Trần Thành Trai/Phan Mỹ Trinh  Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý – Trần Thành Trai  SQL Server 2005 – Trần Xuân Hải/Nguyễn Tiến Dũng  Và số tài liệu khác từ Internet * Phần mềm sử dụng:  Sử dụng phương pháp luận Merise công cụ Power AMC để phác thảo hệ thông tin hệ thông tin ý niệm, hệ thông tin logic, hệ thông tin vật lý v.v…  Thiết kế sở liệu hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 2005  Sử dụng công cụ Microsoft Visual Studio.NET 2005 với ADO.NET để tạo ứng dụng Win ngôn ngữ C# 120 ... Kinh doanh sản phẩm dầu, mỡ nhờn - Kinh doanh sản phẩm hóa dầu dầu khí - Chế biến, sản xuất kinh doanh sản phẩm lọc hóa dầu, dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hóa chất - Đại lý bán buôn, bán lẻ xăng dầu. .. trách kinh doanh xăng dầu Phịng tổng hợp Phịng cơng nghệ đầu tư Phó giám đốc phụ trách kinh doanh hóa chất Phịng kinh doanh hóa chất Phịng kinh doanh dầu nhờn Nhà máy sản xuất dầu nhờn KHÓA LUẬN... chuyền sản xuất, hệ thống thông tin máy móc thiết bị sử dụng cơng ty Phịng kinh doanh hóa chất: tiếp thị lẻ hóa chất Phịng kinh doanh dầu nhờn: tiếp thị bán lẻ dầu nhờn Nhà máy sản xuất dầu nhờn: vận